Økonomiudvalget Administration og tværgående puljer Mio. kr. Administration og tværgående Oprindeligt Korrigeret Forventet regnskab Afvigelse ml korr og forv regnskab Stabe og forvaltninger 358,4 356,5 364,3 7,7 Rednings beredskab 16,2 16,2 16,2 0,0 Lønpuljer, kompetenceudvikling mv. 34,3 34,3 29,9-4,4 Udbetaling Danmark 14,2 14,2 14,2 0,0 Tjenestemandspensioner og præmier 56,9 56,9 52,9-4,0 Interne forsikringspuljer 19,8 19,8 19,0-0,7 Lov og cirkulæreprogram 0,0 0,0 0,0 0,0 Diverse udgifter og indtægter 3,4 3,4 3,4 0,0 Budgetaftaler 37,3 40,3-0,6-40,8 Driftsudgifter i alt 540,4 541,6 499,4-42,1 Det forventede regnskab ovenfor bliver i årets løb korrigeret for puljer mv., som skal fordeles/registreres på andre bevillingsområder. Bemærkninger til opfølgningen pr. 28. februar 2015 Jobcenter. Der forventes et merforbrug på 3 mio. kr. Baggrunden for merforbruget er personaletilpasninger som følge af integration, beskæftigelsesreform og øvrige reformer. Der forventes i forbindelse med beskæftigelsesreformen flyttet fra foranstaltninger for forsikrede ledige (konto 5) til samtaler for forsikrede ledige (konto 6). Der er endvidere i lov og cirkulæreprogrammet beløb til konto 6 i forbindelse med samme reform. Endelig er der også forventning om, at der i forlængelse af orienteringssagen om konsekvenserne at det større antal integrationsflygtninge, skal flyttes beløb fra integrationsområdet til konto 6 efter en nærmere defineret model i forbindelse med opfølgningen pr. 31. maj 2015. Børn og skole, familieafdelingen. Myndighedstet under familieafdelingen er under pres i 2015, jf. notat fra Børn og skoleudvalget. Forvaltningen er i øjeblikket i gang med at analysere det nuværende forbrug på myndighedstet og vil herefter udarbejde en handleplan med henblik på at bringe forbruget på myndighedstet i overensstemmelse med den mæssige ramme. Centrale puljer. Der forventes en mindreudgift på 4 mio. kr. vedr. barselsfonden. Årsagen til mindreudgiften er et stort fald i antallet af barselssager. På tjenestemandspensioner forventes der en mindreudgift på 4 mio. kr. Årsagen er nettoafgang af ansatte tjenestemænd og hermed lavere præmie samt fald i antallet af lærere fra den lukkede gruppe med pensionsudbetalinger. Vedrørende forsikringspuljen foretages der en neutral omplacering svarende til at de administrative udgifter forbundet med ordningen fuldt ud finansieres indenfor denne. Endelig nulstilles bufferpuljen vedr. serviceudgifter på 40,8 mio. kr. Dette modsvares af nulstilling af modpost under finansforskydninger, så ændringen samlet set er neutral.
Politisk organisation Mio. kr. Politisk organisation Oprindeligt Korrigeret Forventet regnskab Afvigelse ml disp og forv regnskab Fælles formål 0,3 0,3 0,4 0,1 Kommunalbestyrelsesmedlemmer 12,5 12,5 12,5 0,0 Kommissioner, råd og nævn 1,4 1,4 1,2-0,2 Valg 2,1 2,1 2,0-0,1 Driftsudgifter i alt 16,3 16,3 16,1-0,2 Der forventes ikke på nuværende tidspunkt (pr. 28. februar 2015) væsentlige afvigelser til tet, hvorfor tabellen ovenfor ikke er kommenteret yderligere. Mål Det er et mål for Randers Kommune, at 80 % af kommunikationen med borgere og virksomheder er digital inden udgangen af 2015. Bemærkninger Administrationen arbejder aktivt med denne dagsorden. Indsatsområderne for at fremme den digitale kommunikation er rettet mod borgerne og mod de interne arbejdsgange og procedurer i administrationen: At indførelsen af digital post er implementeret i hele organisationen, dvs. at alle relevante fagsystemer i kommunen kan sende post til en Digital Postkasse, ligesom det sikres, at arbejdsgangene omkring posthåndtering optimeres, så Randers Kommune kan realiseres de gevinster som er forudsat. At bølge 4 i bølgeplanen for obligatorisk selvbetjening implementeres. At det bliver nemmere at tilgå Randers Kommune digitalt både som virksomhed og borger, herunder at der i tilknytning til bølgeplanen sikres sammenhæng mellem Min Side på borger.dk og MitRanders via Randers.dk, og at selvbetjeningsløsninger til virksomheder optimeres via virk.dk, ligesom virksomhedsrelevant kommunikation forbedres på randers.dk At vejledning om brug af digital post selvbetjeningsløsninger forbedres i forhold til målgrupperne, herunder ved anvendelse af nye medieplatforme som fx video og sociale medier. At der implementeres en selvbetjeningsløsning for klager til for husleje- og beboerklagenævn i sammenhæng med ESDH-system for behandling af sager. Sol
Målet er at åbningstider for Borgerservice tilpasses til opgavefordeling mellem Udbetaling Danmark og kommunen og til borgernes anvendelse af digital kommunikation. Innovationsprojekt behandling af klager. Kommunens interne kommunikation På baggrund af evaluering af Borgerservice i foråret 2015 foretages evt. justeringer af organisering og åbningstid. Der gennemføres et innovationsprojekt, der har til formål at sikre en hurtigere og mere effektiv behandling af klager fra borgerne. Projektet indebærer, at borgere, der klager, kontaktes direkte af forvaltningen indenfor 24 timer. Efter dialog og undersøgelse af muligheder for uddannelse og implementering, er projektet klar til at blive gennemført i sommer/efterår 2015. Kommunens interne kommunikation skal styrkes. Det understøtter, at kommunen er en effektiv og moderne organisation. Indsatsområderne er følgende: Der er i gangsat en revision af Intranettet Broen i forbindelse med et innovationsprojekt for hjemmesiden. Nyt CMS er identificeret og implementeres i 2015 samt primo 2016. I forlængelse af evaluering af personalebladet i efteråret 2014 igangsættes tiltag, der skal sikre mere effektive, digitale metoder til at udbrede bladet til medarbejdere. Der arbejdes således i forbindelse med nyt CMS ultimo 2015 med mobile muligheder for et personaleblad, en app-mulighed samt små, trykte reklamer for det digitale personaleblad på udvalgte kommunale arbejdspladser. Kommunikation om juridiske forhold styrkes i organisationen fx via Broen - med fokus på at øge tilgængeligheden og organisationen viden om juridiske forhold. Tiltaget gennemføres i 2015 sammenhæng med projekt mhp. styrket netværk af de juridiske funktioner i kommunen Øget digitalisering Administrationen arbejder aktivt med denne dagsorden. Indsatsområderne er både rettet mod borgere, virksomheder og de interne arbejdsgange og procedurer i administrationen. Som eksempler på tiltag der arbejdes med: It-understøttelse af afholdelse af interne møder og dialog med borgere ved brug af videokommunikation Nemmere adgang til systemer og data ved øget brug af trådløst netværk Udrulning af ESDH (SBSYS) til institutionerne Udbud af fælles løsning til Ledelsesinformation Ibrugtagning af Børneintra på daginstitutionsområdet Øget it-understøttelse af socialområdet på både myndigheds- som udførerområdet
Der er primo 2015 vedtaget en ny digitaliseringsstrategi for peioden 2015-2018. Strategien fastlægger rammerne og konkrete initiativer inden for digitalisering i de kommende år. At udvikle anvendelsen af ledelsesinformation gennem FLIS, så den anvendes relevant og systematisk på alle ledelsesniveauer og indgår ved opfølgningen. Optimering af koncernløsningen Projektet har som overordnet målsætning at videreudvikle og optimere koncernløsningen (itløsning omfattende økonomi, personale og indkøb indført fra 2013) og skabe en mere integreret, digitaliseret og dialogbaseret tilgang og udnyttelse af økonomi- og personaleområdet. Status på indsatsen Der er udviklet en rapport på skoleområdet, som sættes i drift fra det nye skoleår. Data valideres løbende. Økonomi- og skoledata er valide, øvrige data er der pt. større eller mindre udfordringer på. I bemærkningerne 2015-2018 er der anvendt FLIS nøgletal til sammenligning mellem 7-by kommunerne. 7-by samarbejdet er i løbende dialog med KL/KOMBIT om udviklingstiltag vedrørende datavalidering og benchmark-rapporter. Et udbud vedrørende ledelsesinformationssystem er under forberedelse. Projektet består af 3 spor. Det første spor er implementeringen af et e- rekrutteringssystem. Det andet spor indeholder et udfarende servicetjekteam, der på 3 år besøger alle decentrale aftaleenheder i Randers Kommune. Spor 3 er videreudviklingen af primært decentrale ledelsesinformationsrapporter. Der skal udmøntes en besparelse på 1 mio. kr. for projekt optimering af koncernløsning. Besparelsen hentes via anvendelsen af e-rekrutteringssystemet og er indarbejdet i basistet for 2015. Status spor 1 e-rekruttering Randers Kommune har marts 2014 taget e-rekruttering i brug i forbindelse med ansættelse af nye medarbejdere. E-rekruttering har betydet en mere ensartet præsentation af de ledige stillinger på Randers Kommunes hjemmeside. Ansøgere har mulighed for at oprette en jobagent, såfremt man er interesseret i bestemte typer af stillinger i Randers Kommune. Der er pr.1. august 2014 oprettet 730 jobagenter. Dette er med til at brande Randers Kommune som en attraktiv arbejdsplads. Samtidig har lederne og de administrative medarbejdere fået et nemmere redskab til håndtering af hele ansættelsesprocessen. Effektivisering af processen er beregnet til 1 million kr. i besparede administrative ressourcer, samtidig med en mere professionel ansættelsesproces og branding af Randers Kommune. Status spor 2 serviceteam koncernløsning Der er pt gennemført 13 serviceteambesøg fordelt på sundheds-, -ældre børne- og familieområdet samt socialområdet. Erfaringerne fra besøgene er rigtig gode. Godt 97 % af deltagerne, der har besvaret spørgeskemaet, vurderer besøget som værende meget tilfredsstillende/tilfredsstillende og 84 % vurderer emnerne indenfor økonomi, personale og indkøb relevant/meget relevant. Særligt den dialogbaserede tilgang ude on location, hvor flere fagligheder er samlet på én gang vurderes positivt. Erfaringerne viser også, at aftaleenhederne generelt set udfører deres adm. opgaver med akkuratesse og til tiden. Efter besøgene kan der overordnet set konstateres en øget opmærksom på de områder, hvor der er påvist udfordringer. Besøgene har også medført igangsættelse af kurser, nye vejledninger, Optimering af IT systemerne SD løn og Prisme samt en øget dialog på tværs af staben, forvaltninger og enheder. Besøgene vurderes derfor som brugbare og fortsættes ud fra samme koncept og tidsplan på de resterende områder.
Status på spor 3 Der er nedsat en gruppe, der videreudvikler på rapporter til ledelsesinformation. Gruppens arbejde er til dels baseret på de erfaringer, der fremkommer gennem spor 2. En af de erfaringer, som bliver arbejdet med er ledelsestilsynsrapporten, der anvendes af de decentrale enheder til at få overblik over deres økonomi. Her efterlyses mulighed for at kunne disponere for fremtidige udgifter. Gruppen arbejder pt. på en løsning, der er anvendelig for de decentrale enheder. Gruppen vil fortsat løbende opsamle på de erfaringer, der tilgår fra spor 2. E-handel og tiltag til fremme af lokal handel Randers Kommune ønsker fortsat at digitalisere indkøbsprocessen samt fremme den lokale handel. Andelen af varer og tjenesteydelser, som købes via indkøbsaftaler og e- handel, skal øges. Det vil medvirke til at sikre Randers Kommune den bedste pris og til at effektivisere indkøbsprocessen (finde den rette vare, bestille og betale). Derudover ønsker Randers Kommune fortsat at fremme og understøtte den lokale handel ud fra en helhedsbetragtning. De konkrete mål for brugen af e-handel er, at der fortsat arbejdes med at øge brugen af Prisme indkøb således, at halvdelen af alle indkøb hos vores aftaleleverandører inden for varegrupperne fødevarer, sportsartikler og legetøj, foretages elektronisk via Prisme ved udgangen af 2015. Herudover iværksættes der i 2015 og frem en række tiltag til at fremme den lokale handel. Indsatsen for at nå målet omfatter: Indkøbsafdelingen og forvaltningerne besøger arbejdspladser, som køber ind (ovennævnte serviceteambesøg). Besøgene skal understøtte arbejdspladserne i at indrette indkøbsfunktionerne hensigtsmæssigt, benytte de arbejdsgange, som er fastlagt i forbindelse med implementering af Koncernløsningen og dermed høste gevinsterne af digitaliseringen af indkøbs- og betalingsfunktionerne. Dialog og samarbejde med de lokale indkøbere, leverandørerne og leverandøren af e-handelssystemet om at udvikle e- handelsløsningerne, så de bliver stadigt mere brugervenlige og tilgængelige Udbud, der i dag gennemføres via et indkøbsfællesskab, skal ud fra en helhedsbetragtning dvs. kriterier om økonomi, lokale hensyn, ressourcer samt kvalitet overvejes, om de fremadrettet skal gennemføres af Randers Kommune selv eller fortsat skal gennemføres via indkøbsfællesskaber. Dialog og samarbejde med lokale leverandører og decentrale indkøbere om at sikre lokale hensyn ud fra en helhedsbetragtning Forvaltningen er i færd med at udarbejde en sag om indhentede besparelser på indkøbsområdet. Sagen forventes fremsendt til byrådsbehandling inden sommeren 2015, og der vil heri indgå en uddybende status på ovenstående indsatser.