Nørrevang Bo- og Aktivitetscenter Drifts- og Kirsten Dyrholm Hansen Afdelingschef Birgit Petersen Institutionsleder Gyldigheden af aftalen bekræftes herved: Egon Fræhr Borgmester Sonja Miltersen Direktør
1. Drifts- og udviklingsaftaler i Vejen Kommune Aftalestyring er en central del af styringsprincipperne i Vejen Kommune. Aftalestyring finder sted inden for rammerne af visionerne og værdigrundlaget. Aftalestyring skal være med til at sikre, at Vejen Kommune udfører sine opgaver økonomisk fornuftigt og med høj kvalitet og dermed fremstår som en moderne og serviceorienteret virksomhed. Intentionen med aftalestyring er at skabe en klar sammenhæng mellem de politisk fastlagte overordnede visioner og værdier og de konkrete handlinger i afdelinger og institutioner. Drifts- og udviklingsaftalen udgør grundlaget for de gensidige aftaler og regler, der skal gælde mellem afdelingschefen og institutionslederen. Drifts- og udviklingsaftalen er et styringsredskab for afdelingschefen og institutionslederen. Drifts- og udviklingsaftalen skal synliggøre de mål, som institutionen arbejder med og udgør dermed et redskab til dialog om kommunens vision, målsætninger og udvikling. Denne aftale erstatter drifts- og udviklingsaftalen for 2013. Aftalens varighed Aftalen gælder fra 1. januar 2014 til 31. december 2014. 2. Arbejdsområde Bo- og beskæftigelsescenter Nørrevang varetager en række opgaver inden for voksne personer med nedsat fysisk og/eller psykisk funktionsevne. Botilbudet er normeret til 26 beboere. Nørrevangs Beskæftigelsescenter er et aktivitets- og samværstilbud til voksne personer med nedsat fysisk eller psykisk funktionsniveau. Beskæftigelsescenteret er normeret til 22 dagcenterpladser. Lovgivning, som regulerer botilbudsområdet er serviceloven 107, hvoraf det bestemmes at kommunalbestyrelsen skal tilbyde ophold i boformer, der er egnet til længerevarende ophold til personer, som på grund af betydelig og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne har behov for omfattende hjælp til almindelige daglige funktioner eller pleje, omsorg eller behandling, og som ikke kan få dækket disse behov på anden vis. Lovgivning, som regulerer dagcenterdelen er servicelovens 104, hvoraf det bestemmes, at kommunalbestyrelsen skal tilbyde aktivitets- og samværstilbud til personer med betydelig nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller med særlige sociale problemer til opretholdelse eller forbedring af personlige færdigheder eller af livsvilkårene. På Nørrevang får man, en individuel udredning i et fælles tilbud. 2
3. Indsatsområder og mål Byrådet har fastlagt følgende indsatsområder og overordnede målsætninger på aktivitetsområdet: Tema: Effektivisering. Effektiviseringsstrategi Byrådet har i marts 2011 vedtaget en effektiviseringsstrategi. Strategien skal medvirke til at borgerne oplever en kommunal service hvor der er fokus på kvalitet i opgaveløsningen, for de ressourcer der er til rådighed. Arbejdet med effektivisering ses som et aktivt samarbejde mellem politikere, ledere, medarbejdere og borgere om at udvikle, nytænke og indføre nye løsninger, arbejdsmetoder og arbejdsgange. Byrådets mål Vejen kommunes institutioner skal opnå og dokumentere konkrete effektiviseringer. Det skal ske gennem en forbedringskultur og et systematisk ledelsesmæssigt fokus på effektivitet i den daglige opgaveløsning. Disse effektiviseringsgevinster tilfalder institutionerne selv, til at udvikle kerneydelserne. Opfølgning og metode: Afdelingscheferne udarbejder en halvårlig redegørelse, også for at få de gode historier frem. Redegørelsen videreformidles til direktion og byråd. Vejen kommunes har uddannet en række konsulenter der kan hjælpe med at optimere arbejdsprocesser. Institutionerne har mulighed for at få hjælp herfra. Effektiviseringssekretariatet samler og videreformidler gode historier, primært via nyhedsbrevet KomVejen. På baggrund af de politisk udmeldte indsatsområder og målsætninger vil vi arbejde med følgende klare mål: Nr. Mål Baggrund Handleplan Opfølgningsmetode Politisk/social og ældreafdelingens fastsatte mål: 1. At indsatsen på det specialiserede socialområde sigter mod, at sætte borgeren i centrum for at understøtte deres selvstændighed og handlekompetence. At alle indsatser og udvikling af disse Større selvstændighed og bedre mestring af sygdom og funktionstab vil for hovedparten af borgerne der serviceres indenfor det specialiserede socialområde give større livskvalitet og mulighed for at Fortsætte den målrettede fokus på paradigmeskifte via kompetenceudvikling og udvikling/videreudvikling af følgende indsatser: Fortsat implementering af velfærdsteknologi, som kan gøre borgere hel eller delvis Indsamle de gode historier. 2 gange årligt foretages en evaluering af iværksatte indsatser. Evaluere indsatsen ved udgangen af 3
indtænker borgeren med det formål, at skabe sammenhæng i den samlede indsats. At indsatsen samtidig er med til at skabe tryghed og et menighedsfuldt hverdagsliv for borgerne og deres pårørende. opretholde en aktiv hverdag. selvhjulpne og/eller øge deres livskvalitet. Videreudvikling af differentierede aktivitetstilbud med særlig fokus i forhold til psykisk syge, på udvikling af samarbejdet med frivillige, og integrering af psykisk sårbare på aktivitetscentre i deres nærmiljø. 2014. Sikre helhed i indsatser med særlig fokus på sammenhængen i den samlede indsats til psykisk syge og senhjerneskadede. Fokus på det gode hverdagsliv i bostedernes herunder kompetenceudvikling af medarbejdere. Risikostyring med forebyggelse af fejl i forbindelse med medicinhåndtering. Via indberetning om utilsigtede hændelser til risikomaneger. 2. At styringen og ressourceanvendelsen på det specialiserede socialområde tager udgangspunkt i kommunens værdier, og sikre effektive og ubureaukratiske arbejdsgange. Effektive og ubureaukratiske arbejdsgange kan sikre kvaliteten af hjælpen til borgerne. Fælles vision for den samlede ledelse i Social og Ældre er, at den er kendt for en professionel og engageret ledelse som styrker borgernes ressourcer og handlekompetencer. Arbejdet bygger på et fundament af tværgående faglighed, sammenhæng i opgaveløsningen, nytænkning og fælles ansvar. Udvikling af samarbejdet på tværs af drift og myndighed mellem social og ældre. Implementering af velfærdsteknologiske og IT løsninger, hvor det kan være med til at effektivisere arbejdsgange og sikre bedre kvalitet i opgaveløsningen. Risikostyring med forebyggelse af arbejdsskader og arbejdsbetingede lidelser. Ved udgangen af 2014 udarbejdes en oversigt over implementerede velfærdsteknologisk e og IT løsninger med et skøn over deres funktionalitet og effektiviseringsgevi nst. Månedlig opfølgning på ressourceanvendels e og sygefravær. Direktionens mål: 3. Intet 4
Fælles mål: 4. Se under punkt 1. og 2. Institutionens egne mål: 5. Sætte fokus på og forbedre det psykiske arbejdsmiljø på Nørrevang Det sidste halve år, har der været en væsentlig stigning i sygefraværet. Travlhed stress Dårlig stemning Boldundersøgelse/ Trivselsundersøgelse Huskursus Fast punkt på personalemøder Lave en ny trivselsundersøgel se sidst på året MUS samtaler 6. Forbedre forholdet til byen. Fortælle hvem vi er. I Skodborg har der været megen modstand mod, at Nørrevang blev ændret fra et ældrecenter til et bofællesskab mange læserbreve og negativ omtale. I personalegruppen er der stor kreativitet og foreløbig vil vi: Invitere byen ind til forskellige arrangementer. Indrette butik i glasburet Evaluere og justere hvert enkelt initiativ. Være opmærksomme på de arrangementer, der er i byen og deltage. 7. Få lavet mål og værdier for Nørrevang. Fokus på kerneydelsen. Nørrevang har nu været i gang i et år og personalet efterspørger mål og værdier. Se også baggrund for psykisk arbejdsmiljø. Bruge interne og eksterne samarbejdspartnere. Evt. en kursusrække. Løbende evaluere om målene bliver implementeret. 4. Budgettet Budgettet for Bo og aktivitetscenter Nørrevang udgør 7,6 mio. kr. Budgettets hovedposter fremgår af nedenstående tabel. 5
Budget Nørrevang bodel 2014 000 Puljer mv. 0 400 Personaleudgifter 6.331.700 500 Materiale - og aktivitetsudgifter 87.000 600 It, inventar og materiel 74.900 700 Grunde, arealer og bygninger 88.900 800 Betaling andre offentlige myndigheder -1.083.500 200 Ledelse og administration 1.083.300 Nettobudget 6.582.300 Antal beboere i Nørrevang bodel Antal brugere Antal pladser B2014 B2014 26 fuldtidspladser 26 fuldtidspladser Budget Nørrevang aktivitetstilbud 2014 000 Puljer mv. 0 400 Personaleudgifter 527.900 500 Materiale - og aktivitetsudgifter 77.700 600 It, inventar og materiel 121.200 700 Grunde, arealer og bygninger 419.200 800 Betaling andre offentlige myndigheder -175.000 200 Ledelse og administration 48.600 Nettobudget 1.019.600 Antal brugere i beskæftigelsescenter Nørrevang Antal brugere Antal pladser B2014 B2014 19 fuldtidspladser 21 fuldtidspladser Såfremt der etableres et STU forløb er det den enkelte forstander der er økonomisk ansvarlig for STU forløbet. Budgetforudsætninger: Institutionen er omfattet af lønsumsstyring. Institutionen er omfattet af overførselsadgang mellem budgetårene. Der henvises i øvrigt til de vedlagte bilag 1 og 2. 5. Kompetencer og ansvar Afdelingschefen indgår drifts- og udviklingsaftalen med lederen af daginstitutionen inden for rammerne af den politiske og administrative organisation. 6
Institutionslederen har ansvaret for den daglige drift af institutionen såvel fagligt som økonomisk, administrativt og personalemæssigt. Drifts- og udviklingsaftalen får gyldighed ved borgmesterens og direktørens underskrift på forsiden. 6. Opfølgning på drifts- og udviklingsaftalen Institutionslederen har ansvar for, at der følges op på mål og økonomi i drifts- og udviklingsaftalen. Med mindre andet aftales lokalt skal institutionslederen som minimum fremsende en skriftlig redegørelse til afdelingschefen umiddelbart efter aftaleperiodens ophør. Redegørelsen skal indeholde en opfølgning på de mål, der er fastsat i aftalen. Redegørelsens præcise form fastlægges af den enkelte afdelingschef. Redegørelsen danner grundlag for den årlige opdatering af aftalen. 7. Bilag til aftalen Bilag 1: Lønsumsstyring Bilag 2: Overførselsadgang Bilag 3: Kompetencer Bilag 4: Øvrige administrative forhold Bilag 1: Lønsumsstyring Ved lønsumsstyring har den decentrale leder den fulde kompetence over såvel lønbudget som personale. Den decentrale leder har mulighed for at omplacere lønmidler til driftsbudgettet og omvendt. Lønsumsstyring indebærer således en udstrakt grad af frihed for den enkelte institution. Dog kan der ikke ske permanente udvidelser af normeringen uden godkendelse i Byrådet. Generelt: Lønudgiften til den decentrale leder indgår i institutionens budget, men indgår ikke som en del af lønsumsstyring. Lønbudgettet til fagpersonale er fastsat ud fra en beregnet gennemsnitsløn og det forventede aktivitetsniveau (fx antal børn) i den pågældende institution. Det betyder, at det konkrete lønbudget kan justeres i løbet af året afhængig af det faktiske aktivitetsniveau. Gennemsnitslønnen fremskrives hvert år med KL s vejledende satser. Lønbudgettet til øvrige personalegrupper fastlægges i henhold til tildelingsmodellen på området. Størstedelen af barselsudgifterne dækkes i kraft af en central barselspulje. I praksis betyder det, at institutionen tilføres dagpengerefusionen. Derudover tilføres institutionen 80 pct. af differencen mellem dagpengerefusionen og lønudgiften, mens institutionen selv skal finansiere op til 20 pct. af differencen. Udgifter til korterevarende vikardækning er indregnet i budgetterne. Vikardækningen er forskellig fra område til område. Der henvises til selve drifts- og udviklingsaftalen. 7
Ved længerevarende sygdom modtager institutionerne sygedagpengerefusion (efter 21 dages sygefravær). På dagtilbuds- og skoleområdet samt på socialområdet er der afsat centrale puljer, som fordeles til de enkelte institutioner efter ansøgning. Ved længerevarende sygdom modtager institutionerne således sygedagpengerefusion samt et budgetbeløb til hel/delvis udligning af lønudgiften. I afregningsmodellen på ældreområdet er udgifter til vikardækning i forbindelse med sygdom delvist indregnet i timeprisen. Bilag 2: Overførselsadgang Reglerne for overførsler mellem budgetårene er: Højest 10 pct. af et års oprindelige driftsbudgetramme kan overføres til året efter. Et eventuelt underskud kan højest udgøre 5 pct. af et års oprindelige driftsbudgetramme. Underskud overføres til året efter. Institutioner, som er omfattet af styringsaftalen på det sociale område i Region Syddanmark, kan dog maksimalt overføre +/- 5 pct. af årets omkostningsbaserede budget, jf. takstprincipperne i styringsaftalen. Det omkostningsbaserede budget indeholder bl.a. overhead på 5 pct., afskrivninger, andel af centrale puljer og overskud/underskud i takstberegningen to år tidligere. Der skal udarbejdes en årlig redegørelse fra institutionerne med begrundelse og formål for eventuelle overførsler og eventuelle underskud. Institutioner må højest have underskud i tre på hinanden følgende år. Det betyder, at institutioner, der i 2011 har et underskud skal være i balance senest med udgangen af 2014. Alle overførsler mellem budgetårene skal godkendes som tillægsbevillinger i byrådet. 8
Bilag 3: Kompetencer Afdelingschefen indgår drifts- og udviklingsaftalen med lederen af institutionen på vegne af det politiske niveau og direktionen. Institutionslederen har ansvaret for den daglige drift af institutionen såvel fagligt som økonomisk, administrativt og personalemæssigt. Afdelingschefen har sammen med institutionslederen ansvar for, at der mellem området og institutionen etableres en dialog, som i det daglige er kendetegnet ved åbenhed, respekt og er kilde til gensidig støtte og udvikling. Afdelingschefen: - skal sikre, at områderne besidder og udvikler den kompetence, som er nødvendig for at støtte og betjene institutionerne i opgaveløsningen - er forpligtet til at yde faglig og økonomisk sparring og konsulentbistand til institutionen. - skal uddelegere økonomisk, personalemæssigt, fagligt og driftsmæssigt ansvar til institutioner og øvrige eksterne enheder - skal formidle relevant information fra politikere til institutionslederen og omvendt. Det gælder også lovændringer og beslutninger truffet af byrådet/ fagudvalg eller direktionen, som har indflydelse på vilkårene i drifts- og udviklingsaftalen - skal sikre betingelser for en udvikling i institutionerne, som over tid muliggør en stigende grad af uddelegering af ansvar og kompetence til institutionerne - skal løbende være i dialog med institutionslederen om de mål og aktiviteter, der aftales i drifts- og udviklingsaftalen. Institutionslederen: - har det daglige ansvar for institutionens drift og daglige ledelse. - har ansvar for, at institutionen overholder og lever op til de opstillede mål og krav i driftsog udviklingsaftalen - skal løbende overfor afdelingschefen foretage opfølgning på, om aftalens økonomiske rammer forventes opfyldt - skal gennem dialog og åbenhed bidrage til et godt og tværgående samarbejde mellem institutionerne og med administrationen, så både drift og udvikling sker i et helhedsperspektiv - skal delegere ansvar og kompetence til medarbejderne. Institutionslederne skal sikre, at medarbejderne får den nødvendige støtte hertil, blandt andet gennem kompetenceudvikling og ved at tilskynde, at medarbejderne hjælper hinanden indbyrdes både inden for og på tværs af institutionerne - skal sikre åbenhed og et højt informationsniveau blandt medarbejdere og brugere gennem dialog og kommunikation - skal løbende være i dialog med afdelingschef om de mål og aktiviteter, der aftales i driftsog udviklingsaftalen. Såfremt forudsætningerne for drifts- og udviklingsaftalens gennemførelse ændres væsentligt, er afdelingschefen og den decentrale leder forpligtet til gensidig at informere herom. Samtidig kan der anmodes om regulering af det aftalte. Anmodningen rettes til drifts- og udviklingsaftalens anden part. Ændringer, der kan give anledning til genforhandling, er typisk lovændringer, ændring af interne regler i kommunen, byrådets beslutninger etc. 9
Det forudsættes, at den aftalestyrede institution altid drives inden for rammerne af lovgivningen og de øvrige gældende bestemmelser for kommunens drift, med mindre andet fremgår af drifts- og udviklingsaftalen. Bilag 4: Øvrige forhold Generelt Alle institutioner er underlagt byrådets generelle op- og nedskrivning af budgettet i årets løb, fx ændret pris- og lønskøn. Bevilling Alle driftsbevillinger er netto. Det vil sige, at den decentrale leder vil kunne øge sine udgifter, hvis indtægterne samtidig øges. Det er således en nettoramme, den decentrale leder skal overholde og ikke en ramme for udgifter og en ramme for indtægter hver for sig. Eventuelle undtagelser, som fx ved forældrebetaling, fremgår af drifts- og udviklingsaftalen. At der er tale om en nettobevilling forhindrer ikke, at der budgetteres/konteres brutto. Det vil sige, at alle indtægter og alle udgifter registreres og vises i budgettet/regnskabet og ikke kun nettobeløbet. Arbejdsskader Vejen Kommune er selvforsikrende, og der er afsat en central pulje på konto 6 til personskader. Ejendomsvedligeholdelse Der udlægges til den enkelte institution ca. 10 pct. af vedligeholdelsesudgifterne til bygninger. Det resterende placeres i en central pulje for hele kommunen. Institutionerne har ansvaret for den løbende ejendomsvedligeholdelse, mens Bygningsservice & Beredskab har ansvaret for den planlagte vedligeholdelse. De nærmere regler er beskrevet i dokumentet Bygningsvedligeholdelse, som er tilgængeligt i kommunens håndbog. Lån Den decentrale leder kan ikke på institutionens, skolens eller afdelingens vegne indgå aftale om lån i private eller offentlige pengeinstitutter. Leasing Leasingaftaler eller lignende aftaler, hvor man økonomisk binder kommunen udover regnskabsåret, kan alene indgås i samarbejde med Intern service Indkøb. Indtægtsdækket virksomhed Den decentrale leder har mulighed for under visse regler at udføre indtægtsdækket virksomhed. Indtægtsdækker virksomhed adskiller sig fra andre indtægtsgivende aktiviteter, som den decentrale leder har i løbet af et år, ved at være en særskilt permanent aktivitet. Det kan f.eks. være kantinedrift. Der er to grundlæggende regler for den indtægtsdækkede virksomhed. For det første skal den indtægtsdækkede virksomhed have en naturlig sammenhæng med institutionens, skolens eller afdelingens almindelige virksomhed. For det andet skal det registreringsmæssigt kunne adskilles fra den almindelige virksomhed. Herudover skal etablering af indtægtsdækket virksomhed som hovedregel forelægges direktionen. Den indtægtsdækkede virksomhed skal over en 3-årig periode balancere økonomisk eller give et overskud. Hvis det ikke er tilfældet, skal det overvejes, om virksomheden skal fortsætte. Et eventuelt overskud kan overføres til den almindelige virksomhed. 10
Indkøb Kommunale institutioner er forpligtede til at respektere kommunens indkøbsaftaler. Selvejende institutioner med kommunale tilskud er også omfattede af indkøbspolitikken i det omfang det er mulig i henhold til den gældende driftsoverenskomst. Der henvises i øvrigt til Vejen Kommunes indkøbspolitik. 11