2.5.1.4. Belægning og udnyttelse af kapacitet i HEV Udgiver Fagligt ansvarlig Hospitalsenheden Vest Tommy Jan-Gunnar Andersson/TOMMAN/RegionMidtjylland Version 7 Kvalitetsansvarlig Dorthe Astrid Hansen/DORHAE/RegionMidtjylland Gældende fra 22-06-2016 Ledelsesansvarlig Jens Friis Bak/JENBAK/RegionMidtjylland Næste revision 09-06-2019 Ændringskommentar Fremover skal kontakten ved patienter, der skal akut indlægges fra et hospitalsambulatorium til eget sengeafsnit ikke foregå via hospitalsvisitationen, men direkte til relevant person i eget sengeafsnit. Formål Målgruppe Definition af begreber Fremgangsmåde Hospitalsvisitationen Dokumentation Ansvar Referencer Formål At sikre nødvendig kapacitet og optimalt patientflow i Hospitalsenheden Vest Dette ved, at sikre entydighed omkring: - forudsigelig drift - håndtering af overbelægningssituationer - placering af behandlingsansvaret - kompetence til visitation af akutte patienter - kommandoveje generelt Målgruppe Alle afdelinger med sengeafsnit og afdelinger, som deltager i eller bidrager til kapacitetskonferencen, dog undtagen Børneafdelingen Definition af begreber Overbelægning: Når behovet for sengepladser, på et givet tidspunkt, overstiger det disponible antal sengepladser. Belægningsprocent: Forholdet mellem antal indlagte patienter og antal disponible seng omregnet i procent Kapacitet: Antal disponible senge Disponible seng: Antal normerede senge fratrukket senge, som ikke benyttes pga. ombygning, ferie osv. For eksempel: Når et afsnit renoveres, når der er vakante stillinger, isolationsstuer, omfattende langtidssygemeldinger. Afdelingen justerer selv antallet af disponible senge i EPJ. Normeret seng: Det antal senge, som ligger til grund for tildelingen af lønkroner / afdelingen ansætter personale til Udskrevet: 05-07-2016 af Anonymous 1 af 6
Bufferplads: Fysisk plads til en seng Låneseng: En seng hvor patientens opholdsadressen er forskellig fra stamafdelingen Ledig seng: En disponibel seng, hvor patienten ikke er fysisk tilstede - er på orlov, har en åben indlæggelse eller indkaldt til dagen efter Patientflow: Bevægelsen af en patient gennem et indlæggelsesforløb Tavlemøde: Tværfaglig møde i sengeafsnittet, hvor de enkelte patienter gennemgås med særlig henblik på overblik, priotering af stuegang, angivelse af tidspunkt for udskrivelse. Anbefales afvikles inden kl. 09.00. Kapacitetskonference: Et systematisk ledet, kort, dagligt, tværfagligt, struktureret, fokuseret, obligatorisk planlægningsmøde på en fast lokalitet for repræsentanter fra alle relevante afdelinger på et sygehus. Man rapporterer, gennemgår og reagerer på indlæggelser, udskrivninger og overflytninger i tidsrummet 8-18 for at give overblik over udbud og efterspørgsel og planlægge på tværs af hospitalet med det formål at forbedre flow. Fremgangsmåde Forudsigelig drift, optimalt patientflow og minimering af unødig ventetid for patienten, sikres i HEV ved, at: Hospitalsvisitationen Hospitalsvisitationen varetager visitation af patienter til akut indlæggelse i HEV Der afholdes tavlemøder på alle sengeafsnit Der afholdes kapacitetskonferencer alle ugens dage, hvor alle relevante bidragsydere deltager Der foreligger en plan for tiltag, når hospitalet mangler kapacitet (overbelægning) På vegne af hospitalsledelsen modtager Hospitalsvisitationen alle henvendelser om indlæggelse af akutte patienter i HEV (der er 4 undtagelser, se nedenfor). Dette for at sikre, at det er hospitalsvisitationen, der har overblikket, så patientflowet kan tilpasses afdelingernes aktuelle og kommende belægning. Retningslinjerne for visitationen af akutte patienter til HEV findes i 2.5.1.1. Hospitalsvisitation, HEV. Alle henvendelser vedr. akutte indlæggelser fra alment praksis, vagtlægesystemet, den præhospitale organisation, Falck og forespørgsel om ledig kapacitet fra andre sygehuse skal ske til Hospitalsvisitationen på tlf. 7843 2222. Undtagelser: Visitationen af nedestående patientgrupper sker udenom hospitalsvisitationerne. Det gælder: Kapacitetskonference 1. Fødende de indlægges direkte på relevant fødeafdeling, og henvisning sker også direkte til fødeafdeling 2. Patienter med STEMI dvs mistanke om stor blodprop i hjertet. De triageres præhospitalt, og henvises direkte til Skejby 3. Patienter med mistanke om apopleksi dvs mistanke om blodprop i hjernen. Disse patienter triageres præhospitalt, og henvises direkte til AUH eller Holstebro, efter henvendelse til trombolysevagten på tlf. 7843 7055 4. Patienter til akut indlæggelse fra et hospitalsambulatorium til eget sengeafsnit. Skal patienten indlægges akut i andet speciale, sker henvendelsen via hospitalsvisitationen. Formålet med kapacitetskonferencerne er at afklare: hvorvidt visistationsretningslinjerne kan/skal følges om relevante undersøgelser kan udføres mere rationelt Udskrevet: 05-07-2016 af Anonymous 2 af 6
løbende identifikation og afhjælpning af barrierer for gode patientforløb Kapacitetskonferencen bidrager til, at patienten er i den rigtige seng på det rigtige tidspunkt, når sengekapaciteten på hospitalet udnyttes optimalt. Der holdes kapacitetskonferencen mandag - fredag kl 9.00 og kl. 11.30. I weekender og på helligdage sikres en telefonisk koordination mellem hospitalsvisitationen og koordinator på MM. Det elektroniske kapacitetsskemaet udfyldes ved kapacitetskonferencen. Kapacitetsskemaet sende pr. mail af hospitalsvisitationen alle dage efter kl. 11.30 til hospitalsledelsen, alle afdelingsledelser samt enkelte funktionsledere. Kapacitetskonference afholdes iht. nedenstående: Kapacitetskonference kl. 09.00 (mandag -fredag): Deltagere: Hospitalsvisitationen, ASA, MM, ITA (Herning og Holstebro), røntgen (Herning og Holstebro), akutmodtagelsen (Holstebro) Hvor: som videokonference mellem Herning (konferencerum akutafdelingen) og Holstebro (konferencerum Medicinsk modtagelsen) Mødeleder: Hospitalsvisitationen Mødelederens opgave er at åbne og lukke mødet, sikre en status over antal indlagte patienter, forventede overflytninger og udskrivelser. Sikre aftale for visitationsretningslinjer under hensyntagen til eventuelle kapacitetsudfordringer i de enkelte afsnit. Belægningstal: Hospitaslvisitationen indhenter belægningstal fra følgende afsnit mellem kl. 08.30-09.00: MSA, HSA, A1, A2, Onk, O, U, ØNH, N1 og N2. MM medbringer belægningstal fra M1, M2, M3. ASA, ITA og akutmodtagelsen medbringer egne belægningtal til konferencen. Kapacitetskonference kl. 11.30 (mandag - fredag): Deltagere: Hospitalsvisitationen, ASA, MSA, HSA, A1, A2, Onk, akutmodtagelsen (Holstebro), MM, M1, M2, M3, O, U, N1, N2 og ØNH Hvor: som videokonference mellem Herning (konferencerum akutafdelingen) og Holstebro (konferencerum Medicinsk modtagelsen) Mødeleder: Hospitalsvisitationen Mødelederens opgave er at åbne og lukke mødet, sikre en status over antal indlagte patienter, forventede overflytninger og udskrivelser. Sikre aftale for visitationsretningslinjer under hensyntagen til eventuelle kapacitetsudfordringer i de enkelte afsnit. Belægningstal: medbringes til konference af koordinator/afdelingssygeplejerske fra de enkelte afsnit. ITA Holstebro kontaktes pr. telefon af MM koordinator inden konferencen og ITA, Herning kontaktes pr. telefon af hospitalsvisitationen inden konferencen. Kapacitetskonference weekend og på helligdage: Afholdes ikke som videokonference. Der er telefonisk kontakt mellem hospitalsvisitationen og koordinator på MM kl. 09.00 og kl. 11.30 mhp aftaler omkring visitationsretningslinjerne. Inden den telefonisk kontakt kl. 09.00 gøres følgende: Hopsitalsvisitationen indhenter belægningtal fra: ASA, MSA, HSA, A1, A2, Onk, ITA (Herning) O, U, N1, N2 og ØNH MM indtenter belægningtal fra: M1, M2, M3, ITA (Holstebro) og akutmodtagelsen (Holstebro) Inden den telefoniske kontakt kl. 11.30 gøres følgende: Herning: ASA, A1, A2, MSA, HSA og Onk mødes i Hospitalsvisitationen Holstebro: MM indhenter belægningtal fra alle afsnit i Holstebro. Der er ikke et fysisk møde. Udskrevet: 05-07-2016 af Anonymous 3 af 6
Modtager et afsnit patienter som ikke er meldt via hospitalsvistationen og dette påvirker kapaciteten i et sådan omfang at de aftalet visitationsretningslinjer ikke kan efterleves, påhviler det afsnit at kontakte hospitalsvisitationen straks med henblik på ændring af visitationsretningen. Hospitalsplan for procedurer ved mangel på kapacitet Procedurer differentieres i forhold til 3 forskellige belægningsniveauer. Niveau Definition Procedurer, gælder døgnet rundt 1 Afdelingen har ikke tilstrækkelig kapacitet, men der er ledig kapacitet i HEV: Patient kan indlægges i en låneseng på en anden afdeling. (i stedet for afdeling, læses navnet på eget afsnit, eksempelvis MM, U, ASA, MSA osv) Den pågældende afdeling, hvis kapacitet er fyldt, har selv ansvar for at indgå aftaler med anden afdeling om muligheden for anvendelse af en låneseng i den pågældende afdeling. Koordinationen sikres mellem afdelingssygeplejersken/ansvarshavende på de to afsnit. Belægningstal kan hele døgnet oplyses via hospitalsvisitationen. Efter indgået aftale om brug af låneseng, skal den afdeling, som har indgået aftalen sikre at hospitalsvisitationen får besked. Dette skal sikre, at hospitalsvisitationen har et opdateret samlet overblik over hele kapaciteten i Hospitalsenheden Vest. 2 Afdelingen har ikke tilstrækkelig kapacitet, og der er meget begrænset ledig kapacitet i HEV: Patienter kan ikke umiddelbart placeres i en låneseng, af patientsikkerhedsmæssige årsager. 3 Ingen kapacitet - patienterne kan ikke rummes i HEV Afdelingssygeplejerske/ansvarshavende kontakter egen afdelingsledelse i forhold til udfordringer med kapaciteten. Den pågældende afdeling, hvis kapacitet er fyldt, har selv ansvar for at indgå aftaler med anden afdeling om muligheden for anvendelse af lånesenge i anden afdeling eller sikre en aftale om anvendelse af buffersenge i en afdeling. I tilfælde af, at der benyttes buffersenge har afdelingen selv ansvaret for at bemande disse senge. Belægningstal kan hele døgnet oplyses via hospitalsvisitationen. Efter indgået aftale om brug af en låneseng eller buffersenge, skal den afdelingen, som har indgået aftalen sikre at hospitalsvisitationen får besked. Dette skal sikre, at hospitalsvisitationen har et opdateret samlet overblik over hele kapaciteten i Hospitalsenheden Vest Hospitalsvisitationen kontakter afdelingsledelsen i akutafdelingen Afdelingsledelsen i akutafdelingen kontakter Hospitalsledelsen Hospitalsledelsen træffer beslutning om iværksættelse af tiltag, f.eks.: - overflytning til andre sygehuse - nedsætte/aflyse elektiv aktivitet Patienter, som kan indlægges i låneseng. Forudsætninger for indlæggelse i låneseng på anden afdeling end diagnosen umiddelbart foreskriver.: Udskrevet: 05-07-2016 af Anonymous 4 af 6
Behandlingsansvaret påhviler stamafdelingen Patienten er ikke multisyg Patientens tilstand og monitoreringsbehov, muliggør at patienten kan flyttes til et afsnit/speciale. Der er udarbejdet en behandlingsplan for patienten Patienterkategorier, som kan placeres i låneseng Medicinsk stabil patient Onkologisk stabil patient Intravenøs behandling - hvis det ikke kan foregå i hjemmet Blodtransfusion Patienter med diagnoser som f.eks: erysipelas, pneumoni, pyelonefrit Intravenøs behandling - hvis det ikke kan foregå i hjemmet Blodtransfusion Magnesium infusion Patienter i onkologisk behandling med f.eks. febril peni, tværsnitssyndrom Stabil patient fra kirurgisk regi (Urinvejs-, Øre-næse-hals, Kirurgisk- ) Urinvejskirurgisk: Patienter til blodtransfussion Patienter indlagt med pyelonefrit Patienter med UVI til I/V behandling Patienter i i/v behandling der ikke kan administreres udenfor sygehusregi Øre-Næse-Hals: Kirurgisk: Patienter med kræft hvor der er behov for rehabilitering og en palliativ indsats Sikker/ukompliceret absces, der skal insideres Stabile patienter, som er opereret for brok eller blindtarmsbetændelse til IV/opfølgende behandling eks. pga. comorbiditet. Patienten skal være smertemæssig stabil. Neurologisk stabil patient Ortopædkirurgisk stabil patient Apopleksipatienter, der er udredt, diagnosticeret og sat i behandling. Afventer typisk plan for rehabiliteringsniveau eller plads til rehabilitering Patienter med bækkenbrud Patienter med hoftebrud efter 1. postoperative døgn og uden restriktioner Dokumentation Patientrelaterede oplysninger dokumenteres i patientens journal. Udskrevet: 05-07-2016 af Anonymous 5 af 6
Ansvar På Hospitalsledelsens vegne har Hospitalsvisitationen ansvar for at visitation af akutte patienter tilpasses afdelingernes aktuelle og kommende belægning. Afdelinger Sengeafdelinger har ansvar for at sikre flow i egne patientforløb, så Hospitalsenheden som helhed kan varetage hospitalets samlede opgaver. Afdelingsledelsen skal sikre at der er tilstrækkeligt personale, så patienten tilbydes sufficient pleje og behandling. Behandlingsansvaret påhviler den afdeling, patienten har som stamafdeling. Referencer 1. 2.5.1.1. Hospitalsvisitation, HEV Udskrevet: 05-07-2016 af Anonymous 6 af 6