Dagsorden til driftsrådsmøde for akutområdet

Transkript

1 Dagsorden til driftsrådsmøde for akutområdet Deltagere: Jens Friis Bak, Karen Vilsgaard, Tommy Andersson, Marianne Knudsen, Hans- Jørgen Frederiksen, Bodil Overgaard, Michael L. Rasmussen, Hanne-Birgit Falkesgaard, Tonny Hansen, Annebirthe Bo Hansen, Karina Willemoes, Viggo Kragh Jørgensen, Torben Bæk Hansen, Lone Geertsen og Henrik G. Iversen (ref.) Hospitalsenheden Vest Staben Strategi og Plan Gl. Landevej Herning Afbud: Ida Götke, Else Ammitzbøll Rasmussen, Else Folmer, Elsebeth Borg, Gitte Kjær Nielsen, Karin Geisler, Steen Husted og Inge Lund Petersen. Dato Henrik G. Iversen Tel / Henrik.g.iversen@vest.rm.dk Journalnr Side 1 Referat fra mødet i driftsrådet for akutområdet Tirsdag den 9. april 2013, kl Udvalgsværelse 1, Regionshospitalet Herning Mødeleder: Cheflæge, Jens Friis Bak (formand for driftsrådet). 1. Godkendelse af dagsorden + tilføjelse af punkter til evt. - Dagsordenen blev godkendt. 2. Opfølgning fra sidste møde, 3. oktober 2012 (jf. medsendte referat) Punkt 4: Harmonisering af arbejdsgange, sekretariatsfunktionen i Akutafdelingen o Best-practice (Onkologisk Afdeling) lægerne skriver selv direkte ind ved morgenkonferencen o Ensartet sagsgange udarbejde retningslinjer (de ledende lægesekretærer mødes) o Afdelingerne skal afslutte deres egne ting så der ikke sendes noget videre. Punkt 5: Henvisning af thorax-patienter til røntgen efter kl. 23 o Hver enkelt afdeling tager op, og undersøger, om det er relevant at ændre praksis på området i forhold til uhensigtsmæssige rutiner. o Kan tallene opgøres på afdelingsniveau (fordele de thoraxundersøgelser) Punkt 9: Orientering fra Akutafdelingen o Medbringe statistik som viser hvor mange patienter Akutafdelingen selv udskriver. o Hans Schmidt, DRG inviteres med henblik på orientering af hvorledes DRGindtjeningen registreres i forhold til de akutte patienter. Hvem får for hvad etc.? [Red.: Hans Schmidt er forhindret i at deltage i dagens møde pga. anden mødeaktivitet] Bilag: Referat fra mødet 3. oktober, 2012

2 - Punkt 4: Blev drøftet under punkt 5 på dagens møde. Jf. referatet vedr: Akutsekretariatets opgaver hvordan kan vi optimere brugen af sekretærfunktionen i nattetimerne - Punkt 5: Problemet er ganske lille (data på området er vedhæftet referatet). - Punkt 9: 2012: Tal fra Tommy. Akutafdelingen udskriver færre selv trenden. Akutafdelingen får flere patienter fra Medicinsk Afdeling. 3. Gennemgang af kommissorium for driftsrådet for akutområdet i Hospitalsenheden Vest I henhold til kommissoriet skal der årligt ske en evaluering af kommissoriet med henblik på evt. justeringer og fornyelse. Kommissoriet er senest blevet revideret af driftsrådet 24. januar Bilag: - Kommissorium, driftsrådet for akutområdet Hospitalsenheden Vest - Rådet ændrer navn til: Driftsrådet for den akutte patient. - Sprogbruget i forhold til dette tilrettes i kommissoriet. - Baggrund: Slettes. - Urinvejskirurgisk Afdeling og Børneafdelingen skrives i kredsen af faste deltagere. - Der skal skrives i kommissoriet, hvem der er: Faste deltagere plus at andre inviteres ad hoc i forhold til indhold. - Invitere den lokale person i forhold til Præhospitalet til at indgå fast i gruppen overlæge Rikke Mærkedahl, Anæstesiologisk Afdeling. - Kommunerne håndteres i anden regi. Evt. repræsentant fra kommunerne. Sagen kunne rejses i klyngestyregruppen om det kunne være relevant, at en der fra deltager (Henrik taler med Ditte Rask Rasmussen og Ida Götke vedr. dette). 4. Triagering af akutte patienter i Hospitalsenheden Vest Brug af vitalparametre og kontaktårsagskort (den model Akutafdelingen bruger er på med linje med DEPT) Der er etableret triage i kardiologien og i Børneafdelingen. Hvilken model bruges og hvilken type af kontaktårsagskort? Triagering, DNV-Gødstrup? - Hensigtsmæssigt med samme model for triage i DNV-Gødstrup harmonisere den. Der skal arbejdes hen i mod én model baseret på DEPT. - Tommy kontakter Troels Niemann og pædiatrien i forhold til deres model. - Punktet tages med videre i traumerådet (v. Jesper Dalsgaard). Tommy kontakter Jesper vedr. dette herunder hvad skal udløse et traumakald? Side 2

3 5. Akutsekretariatets opgaver hvordan kan vi optimere brugen af sekretærfunktionen i nattetimerne (ledende lægesekretær i Akutafdelingen, Marianne Knudsen deltager i mødet) - Marianne Knudsen holdte et oplæg vedr. akutsekretariatets opgaver (Oplægget er vedhæftet referatet) - Arbejdstilsynet har givet påbud der skal udarbejdes handleplan - Kerneopgaven er at skrive journaler (nogle mere akutte end andre) - Der visse steder en opfattelse af, at sekretariatet er en naturlig forlængelse af sekretariaterne. Dette er ikke realistisk der må ske en prioritering af arbejdsopgaverne. - Prioritering er: Indlæggelsesjournaler/tilsyn IT-notater Operationer Stuegang Skadekort inklusiv røntgen Skadekort - andre - Alle notater skrives inden for prioriteringen i den rækkefølge de er oprettet i Mirsk/Max Manus. Haste-notater markeret med rødt opprioriteres - Hvad er ikke akutte skriveopgaver: Notater uanset type på patienter, der er udskrevne er ikke akutte. Indlæggelsesjournaler dikteret EFTER patienten er udskrevet er ikke akutte Indlæggelsesjournaler på patienter, der møder i dagtid, bør dikteres løbende og tidstro og skrives af afdelingernes egne sekretærer. Indlæggelsesjournaler på patienter der indlægges i aftenvagten skal vi skrive - men bør dikteres løbende og tidstro, så sekretariatets aftenbemanding kan håndtere disse. Ikke afvente diktering til efter midnat. Sekretariatet bemandet med 1 sekretær efter midnat. Operationer med knivtid start og knivtid slut indenfor dagtid, bør dikteres løbende og tidstro og skrives af afdelingernes egne sekretærer. Ikke-akutte henvisninger skrives af afdelingernes egne sekretærer. Ikke-akutte henvisninger er henvisninger til udredning, kontrol om 1 uge eller mere. Akutte henvisninger er henvisning til røntgen under indlæggelse, psykiatrisk tilsyn osv. Patienter noteres på patientliste eller der oprettes note i Mirsk/Max Manus Elektive (subakutte) ortopædkirurgiske patienter, som opereres i Herning med henblik på at udnytte OP-kapacitet optimalt, indlægges efterfølgende i ASA. Der er tidskrævende sekretæropgaver i disse forløb, da der ofte skal oprettes røntgenhenvisning, bookes tider til ambulatorium, oprettes genoptræningsplan. Løsning: Akutsekretær skriver operationsbeskrivelsen, ortopædkirurgiske sekretærer håndterer de afledte opgaver. Indlæggelsesjournaler på elektive medicinske patienter bør dikteres løbende og tidstro og skrives af afdelingernes egne sekretærer Ekkokardiografier - Akutsekretær skriver teksten i EPJ oprettelse i database m.m. klares af afdelingernes egne sekretærer dagen efter - Andre indsatsområder: Dobbeltjournaler Læger følge ikke SFI-skabeloner eller dikteringsvejledninger Medicinafstemning i medicinmodulet og samtidig indskrivning af patientens medicin tidskrævende/fejlkilde Side 3

4 Hastemarkeringer i dikteringssystem anvendes ikke korrekt og ensartet På baggrund af Mariannes fremlæggelse - og efterfølgende drøftelse - blev det besluttet, at Jens sender en mail til de ledende overlæger (inkl. Mariannes PowerPoint vedhæftet), hvor det angives, at: Sekretariatet i Akutafdelingen belastes af mange opgaver, som burde være løst i dagtiden. Lægerne har nogle opgaver med hensyn til, at: Indlæggelsesjournaler og operationsbeskrivelser bør dikteres tidstro OBS rækkefølge efter disponeringen i SFI en Korte journalnotater fra aftenstuegang skrives direkte ind i journalen (hvis det er noget, der omfatter registreringer, skal der en sekretær ind over) At der i medsendte PowerPoint er en række specialespecifikke hints. 6. Overbelægning arbejdet i de 4 spor Hospitalsenheden Vest har igennem en årrække arbejdet målrettet med at sikre en effektiv anvendelse af hospitalets ressourcer, men må samtidigt konstatere, at hospitalsenheden i betydelig grad er presset på sengekapaciteten, hvilket har resulteret i overbelægning. På den baggrund er der igangsat et udredningsarbejde med det fokus at se på, hvordan presset på den stationære kapacitet kan håndteres inden for de eksisterende økonomiske og bygningsmæssige rammer. Arbejdet er forankret i 4 spor, der hver især adresseres af en arbejdsgruppe med repræsentanter fra relevante afdelinger. Kommissorium og referater mv. fra møderne i de fire spor kan tilgås via de følgende links: - Arbejdet er forankret i 4 spor, der hver især adresseres af en arbejdsgruppe med repræsentanter fra relevante afdelinger, kommuner og almen praksis. - De 4 spor har hver deres fokus: - Spor 1 har fokus på den akutte patient, herunder henvisning, modtagelse og alternativer i hospitalsregi til akut indlæggelse. I arbejdsgruppen er der deltagelse fra almen praksis i form af den lokale vagtchef. I denne gruppe arbejdes der blandt andet med at få etableret flere akutambulatorier i hospitalet, herunder i regi af Kirurgisk og Ortopædkirurgisk Afdeling. - Spor 2 har fokus på overflytning af patienter fra Akutafdelingen til hospitalets øvrige afdelinger og fokus på flow og arbejdsgange i huset. Her ser man blandt andet også på en anden fordeling, således at nogle patienttyper permanent eller ad hoc kan flyttes fra Medicinsk Afdeling til anden stamafdeling, som f.eks. Urologisk Afdeling. - Spor 3 omhandler samling af børn på Børneafdelingen for at aflaste hospitalets øvrige stamafdelinger, særligt Medicinsk Afdeling. Sporet er aktuelt sat på standby. Side 4

5 - Spor 4 har fokus på hospitalets samspil med omgivelserne. I arbejdsgruppen er deltagelse af den kommunale formand for Klyngestyregruppen og den lokale praksiskoordinator. Drøftelserne i spor 4 omhandler særligt, hvad vi som hospital har brug for fra kommuner og almen praksis. - Parallelt med de 4 spor er der iværksat et arbejde, som skal belyse om enheden med fordel kan konvertere yderligere stationær operationsaktivitet til ambulant. Evt. frigjorte ressourcer på dette område skal anvendes til at skabe yderligere flow i de akutte patientforløb. - Samlet set fokuseres der på rigtig mange forskellige tiltag. Opsamling fra arbejdet forelægges hospitalsledelsen 21. maj 2013 med henblik på, at der træffes beslutninger om, hvordan det fremadrettet sikres, at der sker implementering af de besluttede tiltag. 7. Stamafdeling for patienter der skal flyttes fra akutafdeling til intensiv afsnit (ex rumperet aorta aneurysme, nylig case) - Akutafdelingens patienter kan ikke flyttes til Intensiv Afsnit uden en stamafdeling (Akutafdelingen er ikke en stamafdeling). - Jens: Vi giver Akutafdelingen beføjelse til at flytte patienten på Intensiv, at X- afdeling er stamafdeling, som får ansvaret. - Kollegial at man kommer og hjælper, hvis en kommer og spørger om det. 8. Supplerende samarbejdsaftale mellem Akutafdelingen og Medicinsk Afdeling Jf. medsendt bilag har Akutafdelingen og Medicinsk Afdeling justeret deres samarbejdsaftale. Aftalen herunder ændringerne vil der blive givet en kort orientering om på mødet. Implementering af aftalen forventes at være 1. maj, De grundlæggende ændringer består i, at: o Kl kommer speciallæge (beredskabsvagten) ned fra Medicinsk Afdeling og får overdraget patienterne - herunder får patienterne kategoriseret i de rigtige grenspecialer. Har en forventning om, at det vil være med til at øge flowet samt sikre en bedre overdragelse. o Der arbejdes fremadrettet med løbende overdragelse. 9. Orientering: Arbejdet i Akutklyngen, DNV-Gødstrup - Tommy gennemgik tegningerne jf. vedhæftede PowerPoint præsentation. - Ambulancehallen bliver muligvis lidt større så der kan være 8 ambulancer. - Der er stor tilfredshed med processen. Side 5

6 10. Evt. Overbelægning: - Dagens aktuelle problematik vedr. overbelægning blev drøftet. 11. Næste møde I 2013 er følgende møder planlagt: 4. juni kl , Udvalgsværelse 2, Regionshospitalet Herning. 10. september, kl , Udvalgsværelse 2, Regionshospitalet Herning. 17. december, kl , Udvalgsværelse 1, Regionshospitalet Herning. Link: På nedenstående link findes materiale vedr. driftsrådet for akutområdet, Hospitalsenheden Vest. Side 6