Udbudsspecifikation vedr. indkøb af elektronisk handlingsplansværktøj Kolding Kommune, HR-Arbejdsmiljø ønsker et tilbud på levering af et elektronisk handlingsplansværktøj. Kolding Kommune ønsker, at indgå aftale med 1 leverandør, som en bindende aftale i en tidsbegrænset kontraktperiode. Kolding Kommune har 5 forvaltning, ca. 275 arbejdssteder og ca. 7000 medarbejdere. Kolding Kommunes arbejdsmiljøorganisation består af ca. 250 arbejdsmiljøgrupper, ca. 150 lokale MED-udvalg, 5 forvaltnings-med-udvalg og et Hoved-MED-udvalg. For at kunne styre arbejdsmiljøaktiviteterne på alle niveauer i arbejdsmiljø-/medorganisationen og tilvejebringe et bedre organisatorisk overblik over de igangværende aktiviteter, ønsker Kolding Kommune at anskaffe et elektronisk handlingsplansværktøj. Leverancens omfang og beskrivelse (kravspecifikation, ikke prioriteret) 1. Kolding Kommune vil som udgangspunkt at anvende handlingsplansværktøjet til styring af arbejdsmiljøaktiviteterne i tilknytning til Kolding Kommunes arbejdsmiljø-/medorganisation. 2. Handlingsplaner/skabeloner for arbejdsmiljøaktiviteterne skal indeholde alle AT s krav til arbejdsmiljøhandlingsplaner. 3. På sigt ønsker vi at det er muligt at værktøjet kan tilpasses så det kan anvendes til alle de typer af aktiviteter, som vi finder det hensigtsmæssigt at have planer for. Det kan således dreje sig om arbejdsmiljø, organisatoriske forandringer, faglige udviklingsprojekter, årsplaner, m.m. 4. Alle handlingsplaner skal som udgangspunkt være synlige for alle med adgang til værktøjet, men der skal være mulighed for den der opretter en handlingsplan at gøre denne fortrolig, så handlingsplanen alene kan ses/redigeres af den der har oprettet den (samt administratoren) 5. Det skal være muligt for administratoren at oprette og tilrette kategorier så handlingsplanerne. Der kan fx være tale om en kategori omhandler hvor den aktuelle handlingsplan stammer fra (APV-kortlægning, arbejdsmiljøgennemgang, audit, m.v.), hvilket arbejdsmiljømæssigt hovedtema handlingsplanen vedrører (Trivsel, støj, ergonomi, m.v.) 6. Der skal kunne laves udtræk/sorteringer baseret på de forskellige kategorier. 1
7. Der skal være mulighed for at hvert handlingsplan kan indeholde en aktivitetslog så alle aktiviteter i relation til handlingsplanen nemt kan registreres. 8. Det skal være muligt at etablere reminder funktioner til navngivne personer i forhold til de opgaver og deadlines som handlingsplanerne indeholder. 9. Det skal være muligt at tilknytte dokumenter (alle almindelige filtyper) og links i handlingsplanerne. 10. Der skal kunne linkes til andre handlingsplaner i værktøjet/databasen. 11. Der skal være gode muligheder for at lave rapporter såvel ud fra organisatorisk placering som kategorier og handlingsplanens status. 12. På arbejdspladsniveau skal der kunne udarbejdes rapporter som giver et godt overblik over arbejdspladsens handlingsplaner, kategorier og status og som kan formidles såvel ved udskrift som elektronisk. 13. Det skal være enkelt for administratorerne at flytte handlingsplaner til andre afdelinger og/eller personer end der hvor handlingsplanen er oprettet. Dette er bl.a. relevant når der sker organisatoriske ændringer. 14. Det ønskes desuden at det er muligt at eksportere alle data til Excel, så det er muligt at behandle dataene statistisk. 15. Det skal være muligt at bruge handlingsplansværktøjet til at formidle opgaver til de personer i Kolding Kommunes organisation, som har ansvar for at løse større eller mindre dele af de konkrete opgaver som knytter sig til handlingsplanen. Det kan fx være personer i Kommunale Ejendomme, HR- afdelingen, med flere. 16. Kolding Kommunes organisatoriske hierarki skal kunne uploades fra informationer fra Silkeborg Løn. Hierarkiet skal efterfølgende tilpasses manuelt, så såvel det ledelsesmæssige som det arbejdsmiljømæssige hierarki er i overensstemmelse med de faktiske forhold. 17. Brugernes rettigheder skal kunne styres enkelt, effektivt og nuanceret. Administratoren skal kunne uddelegere alle rettigheder til andre brugere. Alle brugere skal kunne se/læse alle handlingsplaner uanset hvor de er oprettet. 18. Brugerne på arbejdspladsniveau skal have rettigheder til at oprette handlingsplaner samt at skrive/redigere egne handlingsplaner og til at generere rapporter til brug for kommunikation til medarbejderne. 19. Brugerne skal frit kunne tilknyttes til en eller flere organisatorisk enheder. 20. Det skal være muligt at tilknytte flere brugere med skrive-/redigeringsadgang til samme enhed, så de har mulighed for flere brugere at arbejde med de samme handlingsplaner. 21. Der skal kunne oprettes en generel adgang, så alle medarbejdere i Kolding Kommune kan se/læse alle (ikke fortrolige) handlingsplaner i hele organisationen. Generelle krav: 22. Værktøjet skal være hoasted af tilbudsgiver og tilgås via internettet. 23. Opbevaringen af data skal være godkendt af datatilsynet. 24. Ved kontraktophør skal alle data overføres til Kolding Kommune i et åbent dataformat, så de kan konverteres/anvendes i andre systemer. 2
Fakturering Der henvises til Lov 1203 omkring elektronisk fakturering hos offentlige myndigheder, der trådte i kraft pr. 1. februar 2005. Betalingsbetingelser 30 dage netto. Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål til udbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt til adressen: indkoeb@kolding.dk senest 15. juni 2013 kl. 12.00. Svar på spørgsmål vil løbende fremgå af hjemmesiden/aktuelle udbud. Alle spørgsmål vil blive besvaret senest 18. juni 2013. Tilbudsfrist Tilbud skal fremsendes til adressen: indkoeb@kolding.dk senest 01. august 2013 kl. 12.00. I emnefeltet anføres Tilbud på elektronisk handlingsplansværktøj. Tilbud modtaget efter tilbudsfristens udløb vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet, og tilbudsgiver vil modtage besked herom. Den samlede besvarelse af kravspecifikationen må ikke overstige 45 sider (inkl. skærmdumps, grafik og bilag). Tilbud modtaget efter tilbudsfristens udløb vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet, hvorfor tilbuddet afvises og tilbudsgiver vil modtage besked herom. Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver indtil 3 måneder at regne fra tilbudsfristens udløb, og kan accepteres af Kommunen ved afsendelse af accept inden tilbuddets vedståelsesfrist udløber. Tildelings-/Beslutningsproces Udbuddet vedr. køb af IT-værktøj af mindre værdi, hvorfor der ikke er lov krav til form og proces. For i praksis at kunne vurdere kravene til funktionalitet vil Kolding Kommune udpege en mindre brugergruppe som kan gennemføre test af det eller de værktøjer som findes relevante. Til vurderingen forventer Kolding Kommune at tilbudsgiver kan stille et relevant testmiljø til rådighed, så testene kan gennemføres medio august 2013. På baggrund af en samlet vurdering af tilbuddene og de gennemførte test vil Kolding Kommune vælge det tilbud, som Kolding Kommune ønsker at benytte. 3
Krav til tilbuddets indhold Kommunen ønsker en samlet pris for en 3 årig kontraktperiode på en løsning klar til i brug tagning. Prisen ønskes angivet ekskl. moms, men inkl. kørsel og hvad der ellers måtte være af tillægsydelser. Der skal angives en samlet pris, men del priser skal også fremgå af tilbudsmaterialet (eksempelvis delpris på: opsætning, licenser, implementering ol). Endvidere er det et krav at: Tilbuddet skal affattes på dansk og al korrespondance og øvrig kontakt skal foregå på dansk. Sammen med tilbuddet skal afleveres en udfyldt og underskrevet tro-og-loveerklæring. Erklæringen ses i Bilag 1. Tilbudsgiver afholder selv alle omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. Kommunen kan på ingen måde gøres ansvarlig for disse omkostninger uanset udfaldet af udbudsforretningen. Det modtagne tilbud returneres ikke. Kommunen har ejendomsret til tilbuddet med tilhørende bilag. De tilbudte priser skal indeholde alle med ydelsen forbundne omkostninger. Der kan ikke tages forbehold til krav i udbudsmaterialet. Mindre forbehold af uvæsentlig karakter prissættes af Kommunen. Der kan ikke afgives alternative tilbud. Såfremt flere leverandører byder i fællesskab, skal det angives hvilken leverandør, der optræder som kontraktansvarlig over for Kommunen. Aftalemæssige forhold Aftale vil blive indgået for en 3 årig periode med mulighed for forlængelse i 1 x 12 måneder på uændrede vilkår. Kommunen skal give besked senest 3 måneder før kontrakten udløber, såfremt forlængelse ønskes. Kommunens forbehold Kommunen forbeholder sig ret til at forkaste alle indkomne tilbud, såfremt der er saglig begrundelse herfor. Som saglig begrundelse anses f.eks. manglende politisk bevilling af midler. Aftaleindgåelse I tilfælde af aftaleindgåelse vil Bilag 3 blive benyttet. Aftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. 4
Bilag 1 ERKLÆRING om ubetalt forfalden gæld til det offentlige og samtykkeerklæring. - - - I henhold til lov nr. 1093 af 21. december 1994 samt efterfølgende Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 100.000 kr. Som forfalden gæld betragtes: Skyldig personlig skat, skyldig moms, skyldig A-skat, skyldig selskabsskat, skyldig ejendomsskat, skyldig forbrugsafgift og andre restancer til stat og kommune. Virksomhedens navn og adresse (stempel): Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 100.000 kr. Dato og underskrift Med min underskrift giver jeg samtidig lov til at oplysningerne må kontrolleres via fælleskommunale og centrale registre. Samtykket er gældende i forbindelse med det konkrete tilbud. Samtykkende tilbudsgivers SE/CVR-nr: CPR-nr.: 5
Bilag 3 Køb af elektronisk handlingsplansværktøj Det bekræftes herved, at aftale er indgået mellem: ORDREGIVER Kolding Kommune Indkøb og Forsikring Bredgade 1 6000 Kolding og KONTRAKTHAVER [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] Aftalegrundlag Aftalen er indgået på baggrund af Ordregivers udbudsmateriale af xx og Kontrakthavers tilbud af xx. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. Aftaleperiode Aftaleperioden er fra den xx 2013 til xx 2015. Aftalen kan opsiges af begge parter med et varsel på 6 måneder. Ordregiver kan forlænge aftalen i op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede kontraktvilkår. Meddelelse herom skal gives til Kontrakthaver senest 6 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører kontrakten uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. Fakturering Fakturering sker elektronisk i henhold til gældende lovgivning. Priser og prisregulering Priserne i aftaleperioden er de i Kontrakthavers tilbud af xx. I aftaleperioden accepteres kun dokumenterede prisreguleringer og kun efter aftale. Betalingsbetingelser 30 dage netto. Dato: Dato: Ordregiver Kontrakthaver 6