1 PACTIUS er et kontraktstyringssystem, der på en nem og intuitiv måde sikrer et samlet kontraktoverblik og en effektiv styring af virksomhedens rettigheder og forpligtelser. Fra komplekst system til operationelt værktøj I en undersøgelse blandt danske virksomheder og myndigheder vurderer 84 pct., at de kan opnå gevinster ved bedre kontraktstyring, men 50 pct. har samtidig udfordringer med deres nuværende systemunderstøttelse, der i de fleste tilfælde er både kompleks og tung. Det viser en analyse af Bech-Bruun fra august 2015 baseret på 439 besvarelser fra danske virksomheder og myndigheder. Med PACTIUS ændres fokus fra at have en kompleks løsning til at have et let anvendeligt og operationelt værktøj, der både kan anvendes til alt fra simpel opbevaring af kontrakter til opfølgning på rettigheder, forpligtelser og komplekse leverancer på store it-, entreprise og outsourcing kontrakter. PACTIUS er udviklet ud fra princippet om less is more og med et indædt fokus på, hvad der er vigtigt for en contract manager. Samlet overblik over alle kontrakter Med PACTIUS får du et samlet overblik over alle dine kontrakter og kan med et enkelt klik åbne hovedkontrakten direkte fra hovedmenuen. Du har altid et overblik over tilhørende forpligtelser opdelt på udestående, forfaldne, opfyldte og ikke opfyldte forpligtelser. Du har mulighed for at søge og filtrere på en række forskellige oplysninger og kan på den måde hurtigt tilpasse overblikket efter de kriterier, som du finder vigtige. Med PACTIUS kan du bl.a. Få nemt overblik over alle kontrakt, forpligtelser og tilhørende opgaver. Nemt søge/filtrere blandt dine kontrakter, forpligtelser og opgaver. Eksportere aftaleparter, kontrakter, forpligtelser og opgaver til Excel. Nemt oprette og vedligeholde forpligtelser og opgaver til kontrakter. Blive notificeret om alle relevante hændelser i kontraktforløbet. Sikre, at der bliver fulgt op på alle forpligtelser. Sikre dokumentation for opfyldelse af forpligtelser. Skifte contract manager på mange kontrakter på en gang. Fritekstsøge i kontraktdokumenter på tværs af kontrakter.
2 Enkle operationer og få klik PACTIUS er lavet med udgangspunkt i, at det skal være nemt, hurtigt og intuitivt at oprette, ændre og slette oplysninger. Således kræves der fx kun et skærmbillede og få klik for at oprette eller ændre på en kontrakt og med et enkelt klik kan man hente hoveddokumentet frem direkte fra kontraktlisten. PACTIUS er egnet til contract managers, som har brug for hurtigt, nemt og simpelt at kunne rette og ændre i alle oplysninger. Kontraktoplysninger indberettes og ændres nemt og hurtigt, fx: Kontraktens start- og udløbsdato Kontraktansvarlig Kontraktens aftaleparter Kontaktpersoner hos modparten Intuitivt at oprette og ændre oplysninger Alle informationer kan ændres i PACTIUS på en nem og intuitiv måde. Oprettelser, ændringer m.v. sker med få klik og på enkelte og overskuelige skærmbilleder. Med PACTIUS skal det være nemt at kunne rette i allerede indberettede oplysninger. Således er det muligt at rette i alle typer af oplysninger Kontraktdokumenter Relaterede kontrakter Egne og modpartens rettigheder og forpligtelser.
3 Kontrakter kan nemt relateres til hinanden En kontrakt er indimellem en del af en større helhed. Dette gælder fx større aftalekomplekser, hvor man hurtigt kan miste det samlede overblik. Man kan med et enkelt klik hoppe mellem relaterede kontrakter, så man nemt kan komme rundt i det samlede aftalekompleks. Rammeaftaler, som typisk har en række underliggende leveranceaftaler. Med PACTIUS kan man nemt relatere hoved- og underaftaler til hinanden, således at selv de største og mest komplekse kontrakter kan deles op i relevante, fornuftige (og overskuelige) bestanddele. Entreprisekontrakter, som fx kan have tillægsaftaler (på ekstra byggearbejder), sikkerhedsstillelser for leverancer mv. Overblik over dokumenter En kontrakt består ikke kun af en hovedkontrakt og en række bilag. Efter underskrift vil der tilkomme yderligere dokumentation, og det er ofte svært at bevare overblikket i kontraktens samlede løbetid. PACTIUS er lavet med henblik på løbende at kunne registrere yderligere dokumentation i kontraktforløbet, fx: Korrespondancer Referater Leverancer/milepæle (fx godkendelser) Periodisk dokumentation (fx revisionserklæringer) Indsigelser mv. Kontrakter, der hænger sammen, kan være: Ved inddeling af dokumenter i dokumentkategorier kan man relatere dokumenter til specifikke områder og dermed gøre søgningen blandt mange dokumenter til en simpel sag. Indkøbskontrakter, hvor der af tredjemand (fx en bank) er udstedt en forudbetalingsgaranti på leverandørens vegne. It- og outsourcing kontrakter med individuelle tilkøbsydelser (fx service requests), eller hvor udvikling og drift ønskes adskilt.
4 Nem operationalisering af kontrakten PACTIUS er lavet med fokus på en nem og hurtig nedbrydning af kontrakten i operationelle og strukturerede forpligtelser fx: Enkeltstående forpligtelser (fx leverancer, milepæle mv.) Periodiske forpligtelser (fx månedlige, kvartalsvise eller årlige leverancer mv.) Ad hoc forpligtelser (fx reaktionstider, stående forpligtelser mv.) I PACTIUS er det muligt på den enkelte forpligtelse at sondre mellem fx vigtighed, juridisk ansvarlig, ansvarlig for opfølgning, om opfølgningen skal dokumenteres mv. Der er herved mulighed for at operationalisere kontrakten helt ned i den mindste detalje afhængigt af den styringsdybde, som man har valgt i organisationen. Simpel opfølgning I form af opgaver, som kan deles ud mellem flere forskellige medarbejdere, så forskellige forpligtelser kan følges op af forskellige personer. Man kan sørge for, at de pågældende personer notificeres (via mail) om kommende opgaver. En bruger kan altid se en liste over egne opgaver. Opfølgning på et enkelt skærmbillede PACTIUS er lavet med fokus på at have så simpel en opfølgning som muligt samtidig med, at det er de rette personer, som følger op. Hver eneste registrering medfører ændringer i systemet, som man løbende kan se af den overordnede status fx pr. kontrakt, pr. leverandør eller for en given bruger. Opfyldelse af en opgave sker på et enkelt skærmbillede, hvor alle relevante oplysninger til brug for opfølgningen er samlet, og hvor man kan registrere status på opgaven, herunder om opgaven blev opfyldt eller ikke opfyldt. Overblik og søgning er nemt og intuitivt I PACTIUS er det nemt at få overblik over kontrakter, forpligtelser og opgaver. Endvidere kan man søge på tværs af oplysninger i sine lister, og man kan filtrere på enkelte kolonner. På oversigterne over kontrakter, forpligtelser og opgaver kan man indsætte specifikke søgekriterier for at få en liste over præcis de oplysninger, man leder efter (fx alle forpligtelser for en specifik contract manager eller alle kontrakter inden for en given udløbsdato). For dokumenter er der endvidere mulighed for, at man kan søge efter specifikke ord i de enkelte dokumenter (fritekstsøgning). Man kan sørge for, at opgaverne bliver markeret som forfaldne, hvis der ikke reageres på opgaven. Man kan sørge for, at opfyldelsen af en opgave skal dokumenteres.
5 Rapportering PACTIUS indeholder en række standardrapporter til brug for rapportering på kontrakter og forpligtelser. Man kan blandt andet hurtigt få overblik over alle kontrakter og tilhørende forpligtelser (fx over 3, 6 eller 13 måneder), herunder om forpligtelserne er opfyldt eller ikke opfyldt i perioden. Søgekriterier kan angives på de enkelte rapporter, så der kan filtreres på de data, som man ønsker at have med i rapporten. Derudover kan oplysninger generelt trækkes ud i Excel med henblik på efterfølgende rapportering. Opgaver kan trækkes ud både for at få et overblik over alle forfaldne opgaver på tværs af kontrakter og forpligtelser og for at få et overblik over, hvad der skal følges op på i den kommende periode (fx måned eller halvår). Standardrapporter For udløbne kontrakter eller kontrakter, der nærmer sig udløb. Til brug for overblik over status på forpligtelser. For brugeradgange. Eksportmuligheder På alle kontrakter, forpligtelser og opgaver til Excel med henblik på udarbejdelse af forskellige former for rapportering i Excel.
6 Er du interesseret i at vide mere eller får en uforpligtende demo? Kontakt os på T. 70 27 01 27 eller E. info@pactius.com PACTIUS er udviklet af Bech-Bruun i samarbejde med Gestion Pactius A/S Langelinie Allé 35 2100 København Ø www.pactius.com