Brønderslev-Dronninglund Kommune Brønderslev Rådhus, Ny Rådhusplads 1, 9700 Brønderslev. Tlf. 9945 4545 - Fax 9945 4500 Dronninglund Rådhus, Rådhusgade 5, 9330 Dronninglund. Tlf. 9947 1111 - Fax 99 47 11 12 Dato: C. Beskrivelse af den fremtidige opgaveløsning og forslag til organistering. Projektnr. 5 Projekttitel 1.0: Fælles IT-strategiplan. Deltagere i projektgruppe Jens Søltoft Brønderslev Kommune Karen Thirup Dronninglund Kommune Beskrivelse af den fremtidige opgaveløsning og forslag til organisering IT-strategi for Brønderslev-Dronninglund Kommune. 1. Vision. Borgerservice, sammenhæng og effektivitet. IT har i mange år først og fremmest fokuseret på kontorarbejdspladserne. Der er foretaget store investeringer i PCere, kontorprogrammer, fagsystemer m.v. med det formål at øge produktivitet, kvalitet og sikkerhed i administrationen. Nu flytter fokus sig fra administrationen til borgerne. Denne udvikling er kun lige begyndt, og den bakkes i øjeblikket stærkt op af Regeringen, KL og udbydernes kraftige satsning på digital borgerservice. Bedre borgerservice er derfor det primære mål med IT-strategien. Knyttet til dette mål er der to andre mål, som begge er forudsætninger for at målet om bedre borgerservice kan realiseres. Det er den sammenhængende kommune og den effektive kommune. Visionen bliver at få borgerne til at anvende elektroniske selvbetjeningsløsninger i maksimalt omfang og i forlængelse heraf at få indrettet de bagvedliggende arbejdsgange således, at de matcher den elektroniske borgerbetjening. Brønderslev-Dronninglund Kommune skal være en forbilledlig, højteknologisk offentlig virksomhed med borgerne i centrum. Kommunen skal benytte de nye teknologier i dialogen med borgerne og virksom- Side 1/8
hederne og skal samtidig være en attraktiv arbejdsplads, der tiltrækker og fastholder kvalificeret arbejdskraft. Udfordringen for kommunen er at skabe et sammenhængende IT-løft, der over en kort årrække skaber store og varige gevinster for kommunen, borgerne og virksomhederne. Brønderslev-Dronninglund Kommune skal give borgerne, virksomhederne og andre samarbejdspartnere høj kvalitet og effektivitet i den service, kommunen tilbyder. Grundlaget for beslutninger skal være lettere og hurtigere tilgængeligt samtidig med, at der skal flyttes ressourcer fra administrationen til borgerbetjeningen. Derfor skal de ressourcer, der er i administrationen, udnyttes bedre. Medarbejdernes kvalifikationer og evner skal udnyttes fuldt ud, og der skal ske en forenkling af arbejdsgangene. Brønderslev-Dronninglund Kommune skal bevæge sig hen mod flere døgnåbne selvbetjeningstilbud, som kan give både bedre service til borgere og virksomheder og bedre udnyttelse af ressourcerne i kommunen. 2. Konkrete mål for IT-anvendelse. 2.1 Borgerservice. At yde en optimal servicering af borgere og virksomheder ved at tilbyde nem adgang til al elektronisk information og kommunikation. Udstrakte selvbetjenings- og informationssøgningsmuligheder døgnet rundt via Internet, telefon og andre nye medier. Det skal være muligt at hente oplysninger, indsende ansøgninger og blanketter døgnet rundt på alle områder, hvor der ikke er brug for et personligt skøn. 2.2 Sammenhæng. For borgere, foreninger og virksomheder skal Brønderslev- Dronninglund Kommune fremtræde som én kommune. Data og informationer afgivet ét sted vil øjeblikkeligt være tilgængelig for andre medarbejdere knyttet til samme sag. IT skal medvirke til at styrke åbenheden i kommunen jf. kommunikationspolitikken Medarbejdere, afdelinger, institutioner og forvaltninger skal med høj kvalitet og effektivitet og ved hjælp af IT-netværk og - værktøjer kunne udføre de opgaver, der følger af decentraliseringen af ansvar til institutionerne. 2.3 Effektivitet. At sikre og videreudvikle rationalisering og effektivisering af arbejdsopgaver ved anskaffelse og anvendelse af velafprøvet ny tek- Side 2/8
nologi. IT-systemet skal bidrage til effektivisering af administrative arbejdsgange i forvaltningerne og på de store serviceområder ældreområdet, skoler, børneområdet m.v. IT-systemet skal også bidrage til at ressourcerne anvendes de rigtige steder. Med bedre informationssystemer kan der løbende evalueres på forholdet mellem ressourcer, faktisk givede ydelser og brugertilfredshed. Hurtig og bedre personlig betjening ved hjælp af målrettede informationssystemer, der giver den enkelte medarbejder umiddelbar adgang til alle relevante data og regler, for her og nu at kunne afgøre en sag eller yde en service. At sikre en fortsat udvikling, omstillingsparathed og trivsel hos medarbejderne ved inddragelse af relevant IT. At sikre, at medarbejderne opfatter IT som et vigtigt hjælpemiddel og et middel til egen udvikling og omstillingsparathed ved, at der altid gives undervisning ved nyanskaffelser og, at der løbende foregår en relevant og koordineret IT-efteruddannelse 3. Indsatsområder. 3.1 Anbefalinger. Brønderslev-Dronninglund Kommunes IT-strategi for indsatsområder følger anbefalingerne fra Ministeriet for Videnskab Teknologi og Udvikling samt KL vedrørende IT-arkitektur og digital forvaltning. 3.2 Digital administration, Elektronisk sags- og dokumenthåndtering. De overordnede mål med den digitale administration er for det første effektivisering, for det andet organisatorisk læring og for det tredje åbenhed i administrationen. I projektet indføres elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH), der er en af de afgørende forudsætninger for at udvikle den digitale administration og for at tilbyde borgerne nye servicemuligheder via Internettet. Samtidig gøres det muligt for administrationen at forenkle og effektivisere arbejdsgangene. Elektronisk sags- og dokumenthåndtering skaber grundlaget for indførelse af elektronisk arkivering som afløser for den papirbaserede. Det elektroniske arkiv er netop en af de afgørende forudsætninger for at give borgerne elektronisk adgang til kommunens sagsbehandling og for at give borgerne adgang til, via kommunens hjemmeside, at følge deres egne sager. Det betyder, at der via de politiske udvalgs dagsordner skal skabes adgang til de (elektroniske) bilag og sagsmapper, der ligger til grund for den politiske behandling. På kommunens hjemmeside vil der Side 3/8
blive offentliggjort postlister over ind og udgående post med direkte adgang til dokumenterne. Samtidig bliver der mulighed for f.eks. elektronisk aktindsigt og offentliggørelse af sagsmapperne om politisk aktuelle sager. Realiseringen af kvalitets- og effektiviseringsgevinsterne i den digitale administration sker gennem en systematisk organisatorisk udviklingsindsats. Den organisatoriske indsats fokuserer på udvikling af medarbejdernes kompetencer, deling af viden og på udnyttelse af mulighederne for hensigtsmæssig tilrettelæggelse og forenkling af arbejdsgange og ansvarsområder og til fjernelse af administrative rutineopgaver. 3.3 Fælles IT-platform. Med infrastruktur menes kommunens fælles netværk, den ensartede bestand af udstyr, arbejdspladser og programmer. Brønderslev-Dronninglund Kommunes fælles IT-platform skal som hovedmål understøtte kommunens IT-vision og strategi. Herunder skal den fælles infrastruktur understøtte helhedssynet og mulighederne for tværgående udveksling af viden og informationer. 3.4 Elektronisk borger- og virksomhedsservice Internet Udnyttelsen af Internettet er et af de strategiske fokusområder, der skal medvirke til at sætte kommunens Internetstrategi kraftigt i fokus med hensyn til interaktiv udnyttelse af Internettet, herunder borgernes muligheder for individuel service og adgang til egne data. Borgernes, virksomhedernes og øvrige samarbejdspartneres oplevelse af Brønderslev-Dronninglund Kommune som en åben, effektiv og serviceorienteret forvaltning skal styrkes og videreudvikles gennem fortsat aktiv udnyttelse af mulighederne for information og kommunikation via Internettet. Brønderslev-Dronninglund Kommunes hjemmeside på Internettet skal være en døgnåben elektronisk servicebutik, hvor det er let tilgængeligt at finde, afgive og modtage alle relevante informationer. Samtidigt skal hjemmesiden styrke den demokratiske udvikling i Brønderslev-Dronninglund Kommune ved at være et elektronisk mødested for åben dialog og debat om politiske målsætninger og handlingsplaner. Den nye informationsteknologi skaber også muligheder for et åbent elektronisk samspil og samarbejde mellem kommunens administration og andre administrationer, offentlige og private. Derved skabes der, sammen med omorganiseringer af arbejdsopgaverne internt i kommunen, der både vil være forudsætninger og følger heraf, grundlag for en fortsat modernisering af den kommunale administration og for Side 4/8
en øget kvalitet og effektivitet. 3.5 Medarbejderportal / Videnscenter / Intranet Som beskrevet i afsnittet omkring Digital administration, Elektronisk sags- og dokumenthåndtering, søges målene realiseret bl.a. gennem indførelse af en række løsninger, hvor en af disse er etableringen af et fælles tværgående videns- og arbejdscenter. Hensigten er, at arbejds- og videnscentret også kaldet Medarbejderportalen dels skal understøtte effektiviseringen af administrative arbejdsgange dels at styrke videndelingen på tværs af organisationen ved at systematisere og overskueliggøre den samlede mængde af kommunens elektroniske informationer. Et kendetegn ved den kommunale digitale administration er stadige og hastige forandringer af organisationens målsætninger, organisering, ydelser og det teknologiske grundlag. Der vil derfor være behov for systematisk at udvikle ledelsens og medarbejdernes forudsætninger for at tage de nye muligheder i anvendelse. 4. Konkrete projekter. 4.1 Etablering af fælles standardiseret IT-platform. En fælles standardiseret IT-platform omfatter den samlede kommunale IT-platform. Side 5/8
IT-platformen indeholder følgende elementer: net, hardware, software samt telefoni. Etableringen af en fælles standardiseret IT-platform er en forudsætning for, at opfylde målene for den kommunale IT-anvendelse. En fælles standardiseret IT-platform er endvidere en forudsætning for, at IT-anvendelsen bliver optimal økonomisk-, organisatorisk- og driftmæssigt set. 4.2 Anskaffelse og implementering af ESDH, Intranet og Selvbetjeningsløsninger. ESDH (Elektronisk Sags- og DokumentHåndtering), Intranet og Selvbetjeningsløsninger er grundelementerne i en fuld digital kommune. ESDH'en er en forudsætning for at kunne afvikle Intranet og Selvbetjeningsløsninger. Forudsætningen for at kunne implementere ESDH, Intranet og Selvbetjeningsløsninger er, at der er etableret en fælles IT-platform. Til sikring af overholdelse af anbefalingerne fra Ministeriet for Videnskab Teknologi og Udvikling samt KL vedrørende IT-arkitektur og digital forvaltning vælges ESDH-løsningen blandt FESD-vinderne. FESD er en forkortelse af: Det Fællesoffentlige Sags- og Dokumenthåndteringsprojekt. Formålet med FESD er at få etableret et ESDH-system, der kan anvendes af alle offentlige institutioner. FESD er med i SKI-aftalerne (Statens- og Kommunernes Indkøbsaftaler). Totalløsning. Der foreslås en totalløsning, der samler information, kommunikation og viden på ét sted således, at alle brugere henter og lagrer deres informationer gennem systemet. Alle brugere har i princippet adgang til alle oplysninger, dog begrænset af deres rettigheder. De enkelte elementer i totalløsningen er beskrevet i det efterfølgende. Side 6/8
Brugere Brugerkredsen kan opdeles i borgere/offentligheden, der får indgangsvinkel via Selvbetjeningsløsninger/Internettet. Politikere og medarbejdere får indgangsvinkel via intranettet/esdh De kommunale virksomheder får samme indgangsvinkel som politikere og medarbejdere. Intranettet. Med etableringen af et Intranet i organisationen får vi en fælles informations- og kommunikationsplatform for Rådhuset og virksomhederne, der er dybt integreret med vore andre IT-systemer. Intranettet er rettighedsstyret, så det vil være personaliseret på afdelings- og personniveau, hvilket giver stor mulighed for at udveksle/udnytte erfaring og viden på tværs af organisationen. Ressourcestyring bliver mere overskuelig og tilgængelig gennem intranettet, idet booking af f.eks. mødelokaler, biler og udstyr foregår direkte herfra. Som planlægningsværktøj er det samtidig muligt at se medarbejdernes kalenderaftaler på tværs af grupper og afdelinger. Intranettet bliver også et sted hvor grupper på tværs af organisationen kan oprette debatfora og her igennem kan udveksle erfaringer og løse opgaver/problemer. Udover at al information og viden på intranettet er søgbart, er det også muligt at abonnere på de områder, man har specifik interesse for, hvorved man automatisk får besked, når der kommer ny information på området. Intranettet kan automatisk arbejde sammen med andre database systemer/indhold og f.eks. vise diagrammer over sygefravær, økonomi, belægningsprocent etc. etc. Virkninger. Når systemet er fuldt integreret, foregår al sagsbehandling digitalt. Indgået post digitaliseres og indgår således direkte i sagsmaterialet. Sagsbehandlingen i virksomhederne kan med fordel på et lidt senere tidspunkt integreres i totalsystemet. De største virkninger vil være: Borgere/offentligheden vil få hurtigere og bedre ajourført viden via hjemmesiden. Den politiske ledelse vil få direkte adgang til en stor informationsmængde. I princippet helt ned til aktuelt sags- og dokumentniveau. Den administrative ledelse samt virksomhedslederne vil få et bedre ledelsesværktøj med mulighed for et større overblik over sagsgangen og sagsindholdet. Medarbejderne vil få mulighed for en mere smidig sagsbehandling. De manuelle arkiveringsrutiner vil blive formindsket og sagsakter Side 7/8
m.v. kan ikke gå tabt. Større værdi af investeringerne i hjemmearbejdspladser. 5. Organisatoriske, budgetmæssige og kompetencemæssige betingelser for at indfri strategien. 5.1 Organisatoriske. IT er et vigtigt strategisk forretningselement i Brønderslev- Dronninglund Kommune, og derfor er den ledelsesmæssige forankring af IT placeret i forretningsledelsen. Nye IT-systemer installeres med grundig baggrund i en forståelse for arbejdsgange - nuværende såvel som fremtidige. 5.2 Budgetmæssige. Betingelsen for at kunne indfri IT-strategien er, at de nødvendige ressourcer (økonomi, uddannelse m.m) bevilges. For at opnå en optimal styring af IT-området oprettes det som et selvstændigt politik område. 5.3 Kompetencemæssige. For at kunne omsætte forretningsledelsens IT-strategiske mål, til konkrete projekter og praktisk gennemførelse skal IT-organisationen skal være bemandet med de nødvendige kompetencer. Erfaringer og kompetencer til IT-projektledelse er afgørende for at sikre gode, synlige og realiserbare resultater. Der skal altid følge uddannelse med de IT-systemer, der installeres. Uddannelsen skal falde sammen med det nye systems installation. Side 8/8