K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T ET F A K U L T E T S S E K R E T A R I A T ET SCIENCE Digitaliseringsråd K O M M I S S O R I U M 5. DECEMBER 2016 Vedr. Kommissorium for SCIENCE Digitaliseringsråd LEDELSESSEKRETARIATET Sagsbehandler Tina Skriver Didriksen, Ledelsessekretariatet BÜLOWSVEJ 17 1870 FREDERIKSBERG C Baggrund SCIENCE Ledelsesteam (SLT) besluttede den 30. august 2016 at nedsætte et SCIENCE Digitaliseringsråd. Bilag 1 Om digitalisering ved SCIENCE udtrykker visionen for Digitaliseringsrådets arbejde, idet Digitalisering skal understøtte Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultets overordnede formål: At skabe, samle og vedligeholde troværdig viden inden for de natur- og biovidenskabelige fagdiscipliner, og gøre den akkumulerede viden tilgængelig til gavn for samfundet. DIR 35330096 tinad@science.ku.dk www.science.ku.dk REF: TSD Formål Digitaliseringsrådet skal med visionære forslag og anbefalinger medvirke til, at SCIENCE udnytter digitaliseringens muligheder i relation til forskning, uddannelse/karriereparathed, formidling samt administration, herunder at fakultetet foretager de nødvendige investeringer på området. Rådet har en rådgivende funktion over for dekanen. Rådet skal frem mod marts 2017 udforme en handlingsplan på baggrund af visionspapiret i bilag 1 og løbende rådgive dekanen i relation til digitalisering. Herudover skal Rådet: kommunikere den digitale handlingsplan til alle ansatte bakke op om initiativer, der sikrer implementering af handlingsplanen identificere og prioritere strategiske tiltag på tværs af fakultetet fremme kommunikationen mellem eksisterende aktiviteter koordinere støtte til udvikling af digitale kompetencer udvikle den digitale handlingsplan
Succeskriterier SCIENCE skal være blandt de førende universitetsmiljøer i relation til udnyttelse af digitaliseringens muligheder. SIDE 2 AF 3 Rådet kan i øvrigt selv beslutte konkrete succeskriterier. Bindinger Rådet skal efterleve gældende KU-politikker og standarder for digitaliseringsområdet. Der henvises til bl.a.: KU s digitaliseringsstrategi (bilag 2): https://intranet.ku.dk/medarbejderguide/it/strategi_og_sikkerhed/digitaliseringsstrategi/ Sider/default.aspx Rektors hyrdebrev (bilag 3): ch%20data.pdf samt til følgende oplæg: Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi http://www.digst.dk/digitaliseringsstrategi/strategi-2016-2020 Digitaliseringsstyrelsen https://intranet.ku.dk/research/rcr/rules-norms-andinstitutions/documents/university%20of%20copenhagen's%20policy%20on%20resear http://www.digst.dk/digitaliseringsstrategi/digitaliseringsstrategi-2011-15/digitaliseringsstrategiens-initiativer/digitale-universiteter Organisering Rådet består af syv eksterne repræsentanter udpeget af fakultetsdirektionen, bl.a. i samråd med SCIENCE Advisory Board, én studerende, én tekniskadministrativ medarbejder og én videnskabelig medarbejder ved SCIENCE udpeget af Akademisk Råd, tre institutledere udpeget af institutlederne samt SCIENCE s fakultetsdirektion. Dekanen er formand for Rådet. SCIENCE Ledelsessekretariat varetager sekretariatsfunktionen for Rådet. Dekanen kan beslutte at tilknytte yderligere personer til Rådet. Medlemmer Rådets medlemmer er: Dekan John Renner Hansen, SCIENCE (formand) Institutleder Hanne Andersen, Institut for Naturfagenes Didaktik, SCIENCE Prodekan for uddannelse Grete Bertelsen, SCIENCE Head of Strategy, Transport and Logistics Division Morten Bo Christiansen, Mærsk Direktør for Center for It, Medico og Telefoni Torben Dalgaard, Region Hovedstaden IT-direktør Torben Fabrin, Arla Foods
Informationsspecialist Jette Fugl, Københavns Universitetsbibliotek Frederiksberg, SCIENCE Studerende Jeppe Hagedorn Hansen, SCIENCE Museumsdirektør Peter C. Kjærgaard, Statens Naturhistoriske Museum, SCIENCE Branchedirektør Adam Lebech, DI Digital Prodekan for myndigheds- og erhvervssamarbejde Erik Bisgaard Madsen, SCIENCE Institutleder Mads Nielsen, Datalogisk Institut, SCIENCE Prodekan for forskning Morten Pejrup, SCIENCE Head of Engagement & Digital Natives Morten Petersen, Google Danmark Innovationschef Hanne Shapiro, Teknologisk Institut Vicedirektør Marianne Sørensen, Digitaliseringsstyrelsen Professor Brian Vinter, Niels Bohr Institutet, SCIENCE Fakultetsdirektør Henrik Zobbe, SCIENCE SIDE 3 AF 3 Tidsramme Digitaliseringsrådet etableres per 5. december 2016 som en permanent funktion på SCIENCE, men evalueres løbende og første gang efter to år. Økonomi/ressourcer Der forventes afholdt fire møder om året, og det samlede tidsforbrug pr. medlem forventes under 20 timer årligt. Der kan trækkes på ressourcer efter nærmere aftale hos fx SCIENCE IT, Datalogisk Institut og andre institutter. Rådet har ikke et selvstændigt budget til iværksættelse af initiativer, men kan fremsætte indstilling om iværksættelse af initiativer til fakultetsdirektionen, som træffer endelig beslutning og sikrer de nødvendige ressourcer til initiativet. Fakultetsdirektionens beslutning træffes som udgangspunkt efter drøftelse i SCIENCE Ledelsesteam (SLT) og/eller SCIENCE Administrative Forum (SAF). Godkendt den 5. december 2016
K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T ET F A K U L T E T S S E K R E T A R I A T ET Bilag 1 til kommissorium for SCIENCE Digitaliseringsråd S A G S N O T A T 05. DECEMBER 2016 Vedr. Om digitalisering ved SCIENCE LEDELSESSEKRETARIATET Om digitalisering ved SCIENCE Digitalisering skal først og fremmest understøtte Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultets overordnede formål: At skabe, samle og vedligeholde troværdig viden inden for de natur- og biovidenskabelige fagdiscipliner, og gøre den akkumulerede viden tilgængelig til gavn for samfundet. Dette formål udmøntes gennem følgende tre videnstrømme, som hver for sig og sammen er dybt afhængige af digitale metoder og tidsvarende redskaber: Forskning og vidensudveksling Uddannelse Formidling til omverdenen BÜLOWSVEJ 17 1870 FREDERIKSBERG C DIR 35330096 tinad@science.ku.dk www.science.ku.dk REF: CLTH Forskning og vidensudveksling med nationale og internationale partnere Digitalisering er en integreret del af forskningsprocessen, fra indsamling af de primære data, over databehandling og datalagring til publikation af nye resultater. Handlinger skal sikre: at moderne digitale metoder bliver udbredt på hele SCIENCE på tværs af fagdiscipliner at der er let, uhindret og vedvarende adgang til at gemme og senere tilgå data og de analyseprogrammer, som danner grundlag for de offentliggjorte resultater
at dataindsamling, data og databehandling er dokumenteret, så andre forskere - offentlige og private, nationale og internationale - efter gældende regler kan få adgang til, forstå og bruge data og resultater at indsamling, behandling og opbevaring af forskningsdata lever op til de standarder, som Københavns Universitet til enhver tid fordrer for området. SIDE 2 AF 2 Uddannelsesprogrammer Digitalisering skal være en integreret del af curriculum for fakultetets uddannelser. De studerende skal som en naturlig del af undervisningen anvende digitale redskaber, hvis metodik er relevant for de centrale problemstillinger ved digitalisering, og som bidrager til de studerendes fremadrettede erhvervsparathed. Læringsprocesserne skal støttes af integrerende redskaber, som letter forståelsen, og som kan gøre feedback-processen mere smidig og anvendelig. Overveje udvikling af hele eller dele af programmer, som er 100 % E- læring. Disse udbydes af SCIENCE og/eller i samarbejde med strategiske, internationale partnere. Formidling til omverdenen Digitale værktøjer skal anvendes til at lette tilgængeligheden af forskningsresultaterne, herunder styrke samarbejde mhp. at skabe øget videnoverførsel til og dermed konkurrencekraft i samfundet, idet digitalisering er en af de vigtigste teknologidrivere (jf. sundhedsområdet, landbruget, finanssektoren, m.fl.). Konkret skal bl.a. overvejes løsninger til mobile enheder og udnyttelsen af big data, at samtænke digitalisering til tiltrækning af nye globale samarbejdspartnere, at tilbyde adgang til ekspertise/know how, samt etablering af partnerskaber (communities) bl.a. via SCIENCE Business Communication. Godkendt den 5. december 2016
københavns universitet KU Digital Vi gør det nemt
Forord KU Digital styrker forskning, uddannelse og samarbejde KU Digital er Københavns Universitets digitaliseringsstrategi. Den skal bidrage til at fremme målene i vores strategi 2016 ved at styrke forskning, uddannelse, samarbejdet med omverdenen og lette og effektivisere administration. Med KU Digital bliver det tydeligt, at digitalisering ikke handler om it-løsninger, men om at styrke udviklingen af vores kerneopgaver gennem digitale indsatser. Derfor tager KU Digital udgangspunkt i de behov, forskere, studerende og administrativt ansatte oplever. Samtidig åbner KU Digital op for muligheder, vi endnu ikke har fantasi til at forestille os. Tak til alle jer, der har bidraget med jeres erfaringer, ønsker og visioner. Jeg er sikker på, at rigtig mange vil genkende de udfordringer, I har peget på, og som vi med KU Digital nu tager fat på at løse. KU Digital er hele universitetets strategi for digitalisering. Det er vores fælles opgave at føre den ud i livet og dermed give vores bidrag til universitets fremtid. Jørgen Honoré, universitetsdirektør 3
Vision Med KU Digital deler vi visionen om, at det skal være nemt at udfolde sit talent på Københavns Universitet hvad enten man er studerende, forsker, underviser eller administrativ medarbejder. KU Digital er en rejse mod fremtidens universitet, hvor den digitale arbejdsdag fungerer så du kan koncentrere dig om dine kerneopgaver. KU Digital. Vi gør det nemt. Digitalisering skal give bedre mulighed for at samarbejde internationalt 4 5
Mål og indsatser Digitaliseringen sker inden for 5 målområder: Uddannelse, forskning, samarbejde, administration og infrastruktur. 7 mål sætter retningen for udnyttelse af digitalisering på Københavns Universitet. 20 indsatser konkretiserer, hvordan vi realiserer målene. Digitalisering skal understøtte den kreative søgning efter ny viden 6 7
Uddannelse: mål 1 Studerende skal møde et sammenhængende, brugervenligt og tidstro digitalt studiemiljø Det digitale studiemiljø skal aktivt bidrage til, at de studerende gennemfører studierne. De skal opleve, at det er nemt at skabe et overblik med korrekt, let tilgængelig og rettidig information. Indsatser Vi vil skabe nem adgang for studerende til studierelevante informationer gennem hele studieforløbet. Vi vil skabe mere ensartede og brugervenlige indgange til systemerne. Vi vil have et digitalt studiemiljø, hvor den studerende kan fokusere på at blive bedre og dygtigere inden for sin faglighed. Derfor skal vi digitalt understøtte hele studieforløbet for hver enkelt studerende fra valg af kurser over gennemførsel af undervisningen til eksamener og beskæftigelse. Det er afgørende, at de studerende kan træffe valg og planlægge deres studier på et oplyst grundlag. Derfor skal de let kunne følge med i deres studieproces her og nu og de muligheder, de har på næste studietrin. 8 9
Uddannelse: mål 2 Vi skal videreudvikle digital undervisning og eksamen Nye digitale værktøjer og læremidler gør det muligt at tilpasse undervisningen mere målrettet til den enkelte studerende og giver bedre muligheder for at optimere undervisningen. Det skal vi blive endnu bedre til at udnytte. Det er vigtigt, at alle kan fokusere på at udnytte mulighederne i den digitale undervisning til gavn for de studerende. Derfor skal vi skabe klarhed over rettighedsspørgsmål og andre rammebetingelser for underviserne. Og så skal fremtidens eksamener gennemføres digitalt. Det er en naturlig forventning ligesom forventningen om, at vi kan bruge vores egen smartphone, computer eller tablet til de opgaver, vi har på Københavns Universitet. Indsatser Vi vil koordinere udviklingen af e-læring i undervisningen for at få det stærkeste faglige og didaktiske fundament for digital læring. Vi vil skabe klare aftaler og retningslinjer for undervisernes arbejde med e-læring. Vi vil give forskere og studerende mulighed for at bruge deres egne digitale værktøjer til deres opgaver på Københavns Universitet. Vi vil understøtte hele eksamensforløbet digitalt og sikre, at de studerende kan anvende digitale værktøjer til eksamen. 10 11
Forskning: mål 3 Forskere skal have tidssvarende digitale værktøjer til administration i forskning og undervisning Indsatser Vi vil minimere den tid, forskerne bruger på administrative opgaver, ved at digitalisere de administrative processer i forskning og undervisning. Forskere på Københavns Universitet skal bruge så meget tid som muligt på forskning og undervisning. Ved at skabe fælles digitale værktøjer, der effektiviserer og automatiserer de administrative processer for forskere, kan vi frigøre tid til både forskning og undervisning. Ofte er medarbejdere og studerende involveret i forskellige dele af den samme administrative proces. Derfor vil vi digitalt understøtte samarbejdet mellem dem, der indgår i de samme tværgående processer. De digitale værktøjer i selve forskningen er tæt forbundet til det enkelte forskningsområde. Derfor skal vi digitalisere, så forskningen på de enkelte fakulteter og institutter får de bedste vilkår med respekt for de fælles rammer. 12 13
Forskning: mål 4 Forskere skal have tidssvarende digitale løsninger til analyser og håndtering af forskningsdata Excellent forskning gør brug af de nyeste digitale værktøjer til at indsamle, analysere, gemme, modellere, simulere og visualisere data. Det viser den internationale udvikling på stort set alle forskningsområder. Samtidig stiller internationale partnerskaber nye krav til digitale kommunikationsmidler. Indsatser Vi vil gøre det nemt at få rådgivning om digitale værktøjer til forskning. Vi vil sikre, at forskerne kan opbevare, behandle, dele og tilgå forskningsdata fleksibelt og kontrolleret. Vi vil støtte forskerne i at dele viden om forskning, forskningsansøgninger og virtuelle forskernetværk. Det skaber et stort behov for detaljeret digital viden på en lang række områder, som den enkelte forsker ikke nødvendigvis er ekspert i. Det skal være nemt for forskerne at få kvalificeret rådgivning om valg af digitale platforme, leverandører, kontrakter og services, og at få viden om, hvad der er obligatorisk eller best practice. På den måde kan forskerne koncentrere sig om deres kerneopgave. Forskerne skal kunne håndtere deres forskningsdata med tidssvarende digitale løsninger, og de skal let kunne dele relevant viden om projekter og resultater. 14 15
Samarbejde: mål 5 Vi skal styrke samarbejdet på tværs og med omverdenen gennem effektive digitale værktøjer Københavns Universitet har med Strategi 2016 besluttet, at vi skal styrke samarbejdet både internationalt, nationalt og internt på universitetet. Her spiller effektive digitale værktøjer en central rolle. Vi ønsker at rekruttere internationale talenter og udenlandske studerende, og vi vil understøtte netværk mellem forskere, undervisere og erhvervsliv i hele verden. Her er høj kvalitet i vores engelsksprogede informationer og brugerflader afgørende. Indsatser Vi vil skabe fælles retningslinjer for studerendes og medarbejderes brug af de forskellige værktøjer til kommunikation. Vi vil skabe bedre og enklere websider på dansk og engelsk med en velfungerende søgefunktion. Vi vil give alumner mulighed for let interaktion og kommunikation med hinanden og med universitetet. Let tilgængelig, digital kommunikation og velfungerende kommunikationskanaler er også afgørende for vores samarbejde og interaktion på universitetet, med tidligere studerende og nationalt. Stadig flere åbne kommunikationskanaler og sociale netværk supplerer universitetets egne digitale kanaler. Tvivl om kanalerne må ikke stå i vejen for den effektive kommunikation. Derfor skal vi skabe klarhed over, hvornår vi bruger hvad. 16 17
Administration: mål 6 Vi skal løse administrative opgaver med brugervenlige, effektive og procesbaserede værktøjer Lovgivningen stiller krav om, at de studerende skal gennemføre studierne hurtigere. Hvis kravene ikke opfyldes, har det store økonomiske konsekvenser for universitetet og dermed for både forskning og uddannelse. Derfor har vi brug for nye og effektive værktøjer til at følge de studerendes studieprogression. I dag er der forskellige måder at løse de samme administrative opgaver på. Forskelle i arbejdsgange giver problemer med at skabe sammenhæng mellem processer, der går på tværs. Samtidig betyder det dyrere it eller manglende digitale løsninger. Med KU Digital vil vi skabe fælles digital understøttelse af fælles processer, hvor det gør en forskel. Indsatser Vi vil kunne følge og kontrollere de studerendes fremdrift på studierne, så vi kan handle hurtigt, når der er grund til det. Vi vil skabe digital understøttelse af fælles processer på tværs af Københavns Universitet, hvor det er relevant. Vi vil tage ledelsesansvar for at realisere gevinsterne ved de digitale værktøjer gennem målrettet organisatorisk implementering. Nye digitale værktøjer skaber kun værdi, hvis vi formår at indarbejde de nye muligheder i dagligdagen. Derfor skal vi fremover have lige så stort ledelsesmæssigt fokus på at realisere gevinsten som på at levere projektet. 18 19
Infrastruktur: mål 7 Vores it-løsninger skal være tilgængelige for alle i dagligdagen Digitale værktøjer spiller i dag en helt central rolle for både forskning, undervisning og administration. På fremtidens universitet vil kravene til digitalisering kun stige, og vi bliver mere og mere afhængige af, at værktøjerne altid virker. Det gælder både ved hverdagens opgaver og ved særlige spidsbelastninger. Vi er kommet langt, men vi er ikke i mål, før den enkelte forsker, studerende eller administrative medarbejder oplever, at deres digitale arbejdsdag fungerer, som den skal. Derfor skal vi sikre, at de digitale værktøjer altid virker, og at den digitale support forholder sig til hele brugssituationen. Det giver større effektivitet i arbejdet. Indsatser Vi vil skabe høj stabilitet for alle digitale værktøjer med udgangspunkt i den enkelte slutbrugers anvendelse. Vi vil give support, der forholder sig til hele slutbrugerens anvendelse. Vi vil have tilstrækkelig kapacitet til, at stabilitet og support fungerer for brugerne. Vi vil sikre digital kapacitet ved nyinvesteringer i bygninger og it. 20 21
Hvordan gør vi det? KU Digital er forankret i universitets ledelse. Hvert af de syv mål ejes af administrationen, primært med den relevante søjle som udførende. Søjlen planlægger og gennemfører den proces, der skal til for at gøre visionen om fremtidens universitet til virkelighed. Vi har i arbejdet med strategien identificeret en række udfordringer og sat ord på vores ambitioner i tæt samarbejde med universitets brugere. Nu skal vi i dialog med brugerne finde ud af, hvordan vi konkret skaber de løsninger, der sikrer, at vi kan koncentrere os om at udvikle vores kerneopgaver. Digitalisering skal gøre min hverdag mere enkel For flere af indsatserne er der allerede projekter i gang, der bringer os nærmere målene. Men foran os ligger arbejdet med at prioritere og planlægge de konkrete projekter, vi skal tage fat på først. 22 23
Bliv klogere på KU Digital på KUnet Her finder du film, artikler og hele digitaliseringsstrategien