Afholdt den: Torsdag den 30. oktober 2014 Til stede: Stig Torp Kaspersen KAB, Driftschef Søren Pedersen KAB, Økonomimedarbejder Jakob Monrad Nielsen KAB, Sekretær Malene Ahlgren KAB, Driftsleder Lars Andreasen SAB, Driftslederassistent Mikkel Bang-Mikkelsen SAB samt 19 beboere fra 18 lejemål Referent: Malene Ahlgren Dagsorden 1. Velkomst og valg af dirigent 2. Valg af stemmeudvalg og referent 3. Bestyrelsens beretning 4. Fremlæggelse af regnskab for 1. august 2013 til 31. juli 2014 5. Behandling af indkomne forslag 6. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer for 2 år På valg er Rolf Johansson På valg er Martin Dahl Sørensen Valg af 1 bestyrelsesmedlem for 1 år Vakant (Julia Knipschildt udtrådt) 7. Valg af suppleanter 8. Eventuelt Pkt. 1 Velkomst og valg af dirigent Bestyrelsens kontaktperson Claus Aarestrup bød velkommen til afdelingsmødet i Stefansgården og foreslog, at Stig Torp Kaspersen blev valgt som dirigent. Stig Torp Kaspersen blev valgt som dirigent. Pkt. 2 Valg af stemmeudvalg og referent Stig Torp Kaspersen takkede for valget og konstaterede, at mødet var korrekt indvarslet og dagsordenens punkter i overensstemmelse med vedtægterne. Stemmeudvalg: Allan Christensen og Martin Dahl. Malene Ahlgren blev foreslået og valgt som referent. Pkt. 3 Bestyrelsens beretning Bestyrelsens kontaktperson fremlagde afdelingens beretning, der havde følgende hovedpunkter: Nye medlemmer i afdelingsbestyrelsen, og resten af bestyrelsen er forholdsvis ny. Trods begyndervanskeligheder er samarbejdet godt i afdelingsbestyrelsen. Altaner, skal godkendes af kommunen. Altaner skal afstemmes med de øvrige altaner på bebyggelser i området. Evt. kan en arbejdsgruppe ansøge kommune i foråret 2015. Vaskeri, der brændte, har fået malet nye farver på væggene. Vaskemaskiner skal udskiftes denne vinter. Udskiftningen vil komme i udbud til 3 leverandører. Der skal tages stilling til, hvilke typer, styringssystemer, størrelser mm, som der ønskes. Der vendes tilbage til dette. De 1/7
nye tørretumblere kører på gas og ikke el, hvilket betyder en hurtigere tørretid. Opslagstavle, nye stole mm. mangler stadig. To-do-liste. Udskiftning af nøgler. Nøglebrikker mangler til toiletter, miljøstation og cykelrum. Barnevognsrum i gården, er pt. på stand-by, da der skal være samme type tag som på miljøstationen. Cykelrum skal males. Nyt stativ til cykler. Der er bevilliget 25.000,00 kr. til forundersøgelse til udvidelse af beboerlokale. Kældergangene er blevet malet, cykelrum mangler pt. Der er afsat 70.000,00 kr. til bedet ved Stefansgade/Humlebækgade. Der mangler en arbejdsgruppe hertil. Der er afsat 7.000,00 kr. til småindkøb til beboerlokale, termokander, service etc. Der er afsat 20.000,00 kr. til bevægelsescencorer i kælder. Overdækning af cykelstativer i gården afventer. Nøglebrikker til porte er i orden nu, og automatisk døråbning er installeret. Bordtennisbord er opsat. Lejlighedssammenlægnings-projektet er igangværende. Miljøstations-projektet er igangværende. Fortsat ingen SMS-service på tørretumblere, pga. problemer med iværksætning. Der er startet en ny social kontakteperson i afdelingen. Erhvervslejemål, der er åbnet et par nye butikker. Det er godt, da afdelingen ellers skal stå for omkostningerne til at fjerne butiksinventar og sætte erhvervslejemålet i stand. Det kunne nemt løbe op i et par hundrede tusinde kroner. Der har været problemer med at leje beboerlokalet på Lundtoftegade, men det er løst nu. Det er aftalt i afdelingsbestyrelsen, at man skal være bedre til at drøfte tingene førend en beslutning fortages. Afdelingsbestyrelsen trækker de tre forslag vedrørende lejlighedssammenlægninger. Vand i kældrene. Andre steder har løsningen været at få regnvandsbassiner. - Et projekt, hvor man afleder vand fra tagrender ned i et organisk bassin. Her er vi startet med at opsamle regnvand fra den nye miljøstation, som skal bruges i parken til vanding i byhaven. Måske kan det senere udvides med en blok eller to. KBH Kommune giver støtte til opførsel af regnvandsbassiner, man skal ansøge kommunen. Kloak-vand i stue-lejligheder. Der forslås, at man kan få lavet en 5-årlig rensning i bunden af faldstammerne. Kriminalitet i Stefansgården. Der har været taget initiativer omkring; ulovlig fremleje. flere indbrud eller forsøg på indbrud i Stefansgården. Hash-salg i gården. Ulovlig parkering ved Stefansgade, som spærrer indkørslen, f.eks. for Brandvæsnet. Der skal følges op på brandskikring. Ventelister. Kommunens anvisningsret over hver 3. bolig er uundgåelig. Den såkaldte 59. Samarbejdet med henholdsvis SAB og KAB skal blive bedre. Der er kommet ny administrerende direktør i KAB, Jens Elmelund. Smadrede hoveddøre til lejligheder. Skal laves først og dernæst skal man finde ud af, hvem der skal betale udgiften, lejeren eller afdelingens forsikring. Maling af opgange. 2/7
Bestyrelsens kontaktperson sluttede af med at sige, at der var omtalt 75 emner i beretningen, og at det er mange år siden, der har været behandlet så mange emner på et år. Herefter gav dirigenten plads til kommentarer til beretningen. Et medlem fra arbejdsgruppen til lejlighedssammenlægninger følte ikke, at afdelingsbestyrelsen havde været samarbejdsvillig. Det blev oplyst, at der havde været korrespondance mellem afdelingsbestyrelsen, arbejdsgruppen og forretningsfører Anne Mette Fredsgaard Svendsen fra KAB. Arbejdsgruppen mente ikke, at der havde været tid nok til at behandle emnet, og var overrasket over afdelingsbestyrelsens opstillede forslag. Ligeledes mente arbejdsgruppen ikke, at afdelingsbestyrelsen tog kontakt til gruppen, og er ked af den manglende dialog imellem parterne. Bestyrelsens kontaktperson opponerede hertil og påpegede, at afdelingsbestyrelsen på sidste afdelingsmøde flere gange blev opfordret til at komme med tillægsforslag til forslaget om lejlighedssammenlægninger til næste møde, altså dette afdelingsmøde. At det altså er det, afdelingsbestyrelsen nu har gjort. Endvidere forsøgte bestyrelsen i efterårsferien at indkalde til et møde om emnet, men ingen havde tid. Det samme gjorde sig gældende i vinters. Alle havde travlt, og det var meget svært at finde tidspunkter, hvor alle kunne deltage. Derfor dårligere kontakt end ønskeligt. Dirigenten foreslår, at der sker en opfølgning på sagen i afdelingen. En beboer mente, at bestyrelsens kontaktperson gav en dårlig præsentation af den nye sociale kontaktperson. Manglende info om, hvad arbejdet består i og indebærer. Samme beboer har fået stjålet cykelejendele, hvorfor beboeren undlader at benytte cykelkælderen, trods den ny-opsatte kameraovervågning. Slutteligt roste beboeren bestyrelsen for at have været handlekraftig i denne sag. En beboer ville vide, om afdelingsbestyrelsen kan udsende beretningen skriftlig, og herved have et punkt på dagsordenen bemærkning/kommentarer til beretningen. Bestyrelsens kontaktperson svarede, at han vil arbejde på at udsende den næste beretning skriftlig til omdeling en uge før mødet. Pkt. 4 Fremlæggelse af regnskab for 1. august 2013 til 31. juli 2014 Dirigenten gav herefter ordet til økonomimedarbejder Jakob Monrad Nielsen. Han gennemgik kort regnskabet via uddelte kopier. En beboer ville vide, hvad overskuddet på 500.000,00 bliver brugt til? Økonomimedarbejderen svarede, at det er nogle af de penge, som har betalt for miljøstationen på 185.000,00 kr. Et bestyrelsesmedlem ville vide, hvorfor der er brugt 50.000,00 kr. mere til maling af kældergange og cykelrum, især når kun gangene var malet, dvs. kun halvdelen af opgaven? Driftsleder Lars Andreasen oplyste, at opgangsdørene også blev malet ved samme lejlighed. Dirigenten konkluderede, at der ikke var yderligere kommentarer til regnskabet, og satte det til afstemning. Imod: 0 Blank: 0 For: 38 3/7
Regnskabet blev enstemmigt godkendt. Pkt. 5 Behandling af indkomne forslag Der var indkommet i alt 9 forslag til afdelingsmødet. Afdelingsbestyrelsen trak de 3 forslag vedr. lejlighedssammenlægninger tilbage. Forslag 1 Udskiftning af varmemålere på radiatorerne denne vinter. Bestyrelsen var bekymret over, om beboerne har betalt korrekt, og om målerne viser forkert samt om det ville kunne nås inden aflæsningen i januar. Nogle i forsamlingen syntes, at det er trygt med tilsyn ved måleraflæsningen, og spurgte ind til, om tilsynet ved måleraflæsning er lovpligtigt. Driftschefen svarede, at tilsynet ikke er lovpligtigt, og at han ikke er oplyst om ukorrekte aflæsninger af målerne. Han anbefalede dog, at målerne udskiftes. Dirigenten satte herefter forslaget til afstemning, og det blev enstemmigt vedtaget. Driftslederen indskød til sidst, at der ikke har været vinduesudskiftning siden i 90érne, og at driften gerne vil efterse og smøre hængslerne i vinduerne. Forslag 2 Cykeloprydning to gange i et kalenderår, marts og oktober. Der udspandt sig en debat om, hvorvidt man kunne afmærke cykler med strips, og om hvordan man kunne fjerne dem. Alle var enige om, at cykler, der ikke har en ejermand, burde fjernes. Dirigenten satte forslaget til afstemning, og forslaget blev enstemmigt vedtaget. Forslag 3 Butikslejemål tilbydes afdelingens interesserede ved ny udlejning. Afdelingsformanden oplyste hertil, at han har talt med Mette Abrahamsen i Udlejningen i KAB, og at der findes lejekontrakter til erhvervslejemål med tre forskellige klausuler: - Butiksejer kan selv finde en nye lejer, - det kaldes aftalt afståelse. - Butiksejer kan spørge afdelingsbestyrelse, det kaldes ikke-aftalt afståelse, og - Butiksejer kan opsige, og erhvervslejemålet går til den person, som afd.best. bestemmer. Forsamlingen diskuterede mulighederne og et flertal ønskede, at udlejning går gennem KAB, interessenter skal skrive sig op på venteliste, evt. med beboerfortrinsret. Dirigenten satte forslaget til afstemning. For: 12 Imod: 24 Forslaget blev forkastet. 4/7
Forslag 4 Kommunens boliganvisning ved hver 3. bolig udgår, hvis naboen til den opsagte lejlighed ønsker at overtage denne. Afdelingsbestyrelsen tilbagetrak forslaget, da forslaget ikke kan vedtages lokalt i afdelingen. Forslag 5 Der skal mindst være 2 personer registreret via lejemålet, herunder ved folkeregistret. Afdelingsbestyrelsen tilbagetrak forslaget, da dette skal afgøres i organisationsbestyrelsen og dermed ikke afgøres lokalt. Forslag 6 De beboere, der får tilbudt en lejlighedssammenlægning, skal mindst 1 af disse have boet minimum 5 år i en KAB-administreret ejendom. Afdelingsbestyrelsen tilbagetrak forslaget, da dette skal afgøres i organisationsbestyrelsen og dermed ikke afgøres lokalt Forslag 7 Beskæring af hækkene i gården til 1,5 meter i højden. For: 14 Imod: 14 Blank: 8 Forslaget blev forkastet. Forslag 8 Opsætning af cykelstativ og flytning af 2 bænke mellem Hellebækgade 39 og 37. En diskussion udspandt sig beboerne imellem om manglende plads til cykler. Driftsleder opfordrede til, at man benytter cykelkælderen. Dirigenten satte forslaget til afstemning. For: 8 Imod: 12 Blank: 12 Forslaget blev forkastet. Forslag 9 Tilføjelse til husordenen om, hvordan beboerne skal forholde sig ved oversvømmelse i kældrene. Forslagsstiller anmodede om, at man skriver til beboerne om at rydde deres kælderrum og foretage en nedvaskning af væggene, og de, der ikke gør det, vil få fjernet deres ting. Hertil opstod en diskussion 5/7
om, hvad man kan, og ikke kan, skrive til beboerne. Driftschef oplyste, at det er et juridisk overgreb, at tømme folks kælderrum og opfordrede til, at man i stedet skriver en henstilling. Driftsleder forslog, at man ved et afdelingsmøde kan stille forslag om at udskifte trævæggene. Dirigenten ændrede derefter forslaget til, at der skal laves en info-folder. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. Pkt. 6 valg af 2 bestyrelsesmedlemmer for 2 år. For 2 år blev Rolf Johansson genvalgt. For 2 år blev Allan Christensen valgt For 1 år blev Gülay Sahin valgt Pkt. 7 Valg af suppleanter Der stillede ingen op til valg, og der blev derfor ikke valgt suppleanter. Pkt. 8 Eventuelt. En beboer havde følgende spørgsmål til KAB; - Har KAB har opgivet Stefansgården? Nej, det har KAB ikke, men noget af det, der frustrerer, kan skyldes det, der forklares i de følgende linier. - Hvorfor går de store lejligheder ikke til beboerne? Har beboerne ikke fortrinsret? SAB har vedtaget, at beboere i en afdeling har fortrinsret. Det vil sige, at de beboere, der står opnoteret på ventelisten, går forud i forhold til eksterne ansøgere, og det i nummeret rækkefølge. Hvis boligen går til kommunen, vil ingen hverken interne eller eksterne ansøgere - på ventelisten få den i tilbud. - Kommunen anviser lejemål til ressourcesvage personer, og man vil gerne vide, om Kommunen også vil betale for de lejere, der fraflytter deres lejemål af samme årsag? Nej, det vil kommunen ikke. Kommunen råder over et vis antal ledige boliger om året, som de efter serviceloven skal visitere til borgere, der har behov og opfylder en række kriterier hos kommunen. - Hvad vil KAB gøre ved, at Kommunen har anvisningsret til hver 3. bolig, og hvorfor har KAB ingen kompetencer til at trække en sådan bolig tilbage igen? KAB eller andre boligorganisationer kan intet gøre i forhold til de boliger, som kommunen visiterer til. Det er en del af bekendtgørelsen om udlejning af almene boliger og et led i Serviceloven. En beboer har stået på venteliste i 40 år til en 2-værlses, men er ikke tilbudt én endnu, hvorfor? Beboeren skal kontakte Udlejningen og høre ad. Der kan være flere grunde til, at beboeren ingen tilbud har fået. F.eks. kan beboeren være på bero, dette bliver man automatisk, hvis man ikke svarer på et tilbud, eller der kan være andre årsager. En beboer ønskede at få ikke-ryger-skilte opsat i opgange. En beboer ønskede at få opsat et skilt Privat område i gården. 6/7
Da der ikke var yderligere under eventuelt, takkede såvel dirigenten som afdelingsformanden for et godt møde. Dato: Claus Aarestrup, best. kontaktperson Stig Torp Kaspersen, Dirigent 7/7