Risikostyring- Notat med kommentarer

Risikostyring- Notat med kommentarer Vedr.: Emne: Universitetssygehuset Køge; Risikostyring er og korrigerede handlinger til de enkelte emner i Risikologen Åboulevarden 21 Postbox 510 DK-8100 Aarhus C T: [+45] 8731 4400 Fra: Per Christensen / pch@bascon.dk / M: [+45] 5219 1654 Dato: 8. august 2013 Baunegårdsvej 73A DK-2900 Hellerup T: [+45] 3975 7000 info@bascon.dk www.bascon.dk 1 Formål... 2 1.1 Opdeling af notatet... 2 2 Uddybninger til risikologgen... 3 2.1 Hovedpunkt A. Generelle planforudsætninger... 3 2.1.1 ID nr.: A1.0... 3 2.1.2 ID nr.: A2.0... 4 2.1.3 ID nr.: A2.1... 5 2.1.4 ID nr.: A3.0... 6 2.1.5 ID nr.: A4.0... 7 2.1.6 ID nr.: A4.1... 8 2.1.7 ID nr.: A5.0... 9 2.1.8 ID nr.: A6.0... 10 2.2 Hovedpunkt B. Økonomi/Tidsplan... 11 2.2.1 ID nr.: B1.0... 11 2.2.2 ID nr.: B2.0... 12 2.2.3 ID nr.: B3.0... 13 2.3 Hovedpunkt C. Organisation/ Styring... 14 2.3.1 ID nr.: C1.0... 14 2.3.2 ID nr.: C2.0... 15 2.3.3 ID nr.: C3.0... 16 2.3.4 ID nr.: C4.0... 17 2.3.5 ID nr.: C5.0... 18 2.3.6 ID nr.: C6.0... 19 2.3.7 ID nr.: C8.0... 20 2.3.8 ID nr.: C9.0... 21 2.3.9 ID nr.: C9.1... 22 2.3.10 ID nr.: C10.0... 23 2.3.11 ID nr.: C11.0... 24 2.4 Hovedpunkt D. Projektfasen... 25 2.4.1 ID nr.: D1.0... 25 2.4.2 ID nr.: D2.0... 26 2.4.3 ID nr.: D3.0... 27 2.4.4 ID nr.: D4.0... 28 2.5 Hovedpunkt E. Udførelsesfasen... 29 2.5.1 ID nr.: E1.0... 29 2.5.2 ID nr.: E1.1... 30 2.5.3 ID nr.: E1.2... 31 2.5.4 ID nr.: E2.0... 32 2.6 Hovedpunkt F. idriftsættelse/ drift... 33 2.6.1 ID nr.: F1.0... 33 1 / 34

2.6.2 ID nr.: F2.0... 34 1 Formål Formål med nærværende notat er at give yderligere kommentarer, samt uddybe de korrigerede handlinger for hvert risikoemne, som er påført i risikologgen. Samt at få beskrevet historikken af det enkelte risikoelement. Risikostyringsværktøjet for USK projektet består af følgende dokumenter. Styringsmanualen, som er godkendt af regionsrådet. Risikostyringsmanualen, som er del af Projekthåndbogen Risikologen Notat Vejledningen til Risikologen Notat er og korrigerede handlinger 1.1 Opdeling af notatet Notat er opdelt i 6 hovedpunkter iht. styringsmanualen, benævnt med nedstående bogstav, som endvidere er en del af ID. nummeret. A. Generelle planforudsætninger B. Økonomi og tidsplan C. Organisation og styring D. Projektfasen E. Udførelsesfasen F. Idriftsættelse/drift ID nr. henviser til ID nr. i Risikologgen For at sikre forståelsen og sammenhænget mellem risikologen og nærværende notat for de enkelte risikoelementer, er teksten under hovedoverskrifterne Beskrivelse og Påvirkning på projektet identiske i begge dokumenter. Nærværende notat vil løbende blive opdateret ved ændringer i de enkelte risikoelementer. Samt når der tilgår nye risikoelementer. Afsluttede risikoelementer vil blive fjernet fra notatet, og samlet i andet et dokument, således der er tilgang til historikken. 2 / 34

2 Uddybninger til risikologgen 2.1 Hovedpunkt A. Generelle planforudsætninger 2.1.1 ID nr.: A1.0 Beskrivelse: Forekommer der arkæologiske fund på byggegrunden Risikoniveau: Lav Konsekvens: 3 Sandsynlighed: 1 Forsinkelse byggestart grundet arkæologiske udgravninger Sikre at der foretages en arkæologisk vurdering om der vil forekomme arkæologiske fund på grunden og i det tilfælde at dette kan forkommen, at igangsætte en forundersøgelse på grunden. Der har været taget kontakt til Køge museum.. Der bygges på en eksisterende byggegrund, hvor det nye byggeri vil blive placeret på områder, som har været undersøgt af Køge museum. Køge museum vil blive bedt om at via et officielt brev at bekræfte at de ikke ønsker at foretage en arkæologiske. Endvidere vil det nye sygehus blive bygget op til det eksisterende sygehus. Derfor vil det med høj sandsynlighed være opgravet jord som det kommen sygehus vil blive placeret på. Med baggrund i at det kommende sygehusbyggeri bliver placeret på en eksisterende byggegrund, samt at byggegrunden før har været undersøgt for arkæologiske undersøgelse er risikoniveauet vurderet til et lavt niveau. 3 / 34

2.1.2 ID nr.: A2.0 Beskrivelse: VVM redegørelse igangsættes for sent Risikoniveau: Medium Konsekvens: 4 Sandsynlighed: 1 Forsinkelse af projektet grundet manglende udmelding om myndighedskrav. Evt. forcering til indhentning af mistet tid. Der er generelt krav om VVM redegørelse ved store projekter. Især helipad kræver normalt VVM redegørelse Der er afholdt 3 møder med kommunen om emnet og der er aftalt kommende møde i august. BHR har udarbejdet et procesnotat for det fremadrettede arbejde. Køge Kommune har nedsat en arbejdsgruppe og udvalgt den ansvarlige kontaktperson. Køge kommune har udmeldt at VVM redegørelsen kan være udarbejdet med udgangen af 2014, i det tilfælde at Køge Kommune får en VVM anmeldelse i løbet af september 2013. Region Sjælland vil fremsende en VVM anmeldelse i september 2013. 4 / 34

2.1.3 ID nr.: A2.1 Beskrivelse: "Frøer i mosen" Risikoniveau: Lav Konsekvens: 2 Sandsynlighed: 1 Forsinkelse i forbindelse med undersøgelse af eventuelle forekomster af naturfredet natur(flora og dyreliv). Ændring af projektets omfang Sikre at der foretages en undersøgelser om der er naturfredet emner i området. I forbindelsen med VVM redegørelsen vil det sikres at dette emne blive undersøgt. Med baggrund i at det kommende sygehusbyggeri bliver placeret på en eksisterende byggegrund, samt at området før har været undersøgt for naturfredet flora og dyreliv er risikoniveauet vurderet til et lavt niveau. 5 / 34

2.1.4 ID nr.: A3.0 Beskrivelse: Nabo utilfredshed, trafik, omfang af byggeri, ændringer ift. tidligere Risikoniveau: Medium Konsekvens: 3 Sandsynlighed: 3 Klager i forbindelse med offentlige høring, læserbreve i lokale medier, påvirkning af lokale og regionale politikere Sikre at Naboerne og andre interessenter bliver informeret med at højt informationsniveau. BH har udviklet en informationsfolder som omdeles i sygehuses nabolag. Der vil blive udsendt informationsmateriale til borgere omkring sygehuset. Informationer om byggeriet vil blive lagt ud på sociale it-medier. Der sikre via informationstavle trafikale ændringer. Der sikre at skolevejen bliver ført udenom byggepladsen. Det er vigtigt at der løbende bliver informereret om projekt i de offentlig og sociale medier. USK projektet er på Face Book. Samt har projektet sin egen hjemmeside, hvor der løbende bliver orienteret om projektet stade. Der er udarbejdet informationsbrochure, som skal uddeles til borgerne omkring sygehuset. Køge Kommune vil invitere borgerrepræsentanter til borgermøde om udviklingen af projektet, i den indledende fase indtil der foreligger en ny lokalplan for området. Hvorefter Region Sjælland vil viderefører dialogen om projektets udvikling med den sammen gruppe borgerrepræsentanter. 6 / 34

2.1.5 ID nr.: A4.0 Beskrivelse: Manglende eller forsinket myndighedsgodkendelse Risikoniveau: Medium Konsekvens: 4 Sandsynlighed: 2 Kan give forsinkelse af opstart af byggeriet. Byggeri må forceres eller RS må påtage en risiko ved tidlig igangsætning Sikre via opfølgning og dialog at diverse myndighedsgodkendelser forligger iht. Projektets tidsplan Løbende igennem projektet skal der afholdes møder med Kommunen. Sikre at kommunen får projektet rettidigt i forhold til deres behandlingstid og projektet overordnet tidsplan. Sikre/minimere at der ikke skal søges om dispensationerne i projektet i forhold til normgrundlaget. Der udarbejdes en møde plan mellem kommunen og projektet, for derigennem at sikre at den løbende dialog med kommunen fastholdes Der har været afholdt indledende møder med Køge kommune, som på nuværende tidpunkt har udpeget sagsbehandleren.. 7 / 34

2.1.6 ID nr.: A4.1 Beskrivelse: Forsinkelse af lokalplan og kommuneplantillæg. Risikoniveau: Medium Konsekvens: 4 Sandsynlighed: 3 Projektet bliver forsinket grundet uafklaret rammeforudsætninger. Sikre at der igangsættes en dialog med kommunen for at sikre at kommunens tidsplan for lokalplanen og kommuneplanen udarbejdes iht. Projektets tidsplan Der har været afholdt indledende møder med Køge kommune Køge kommune har udmeldt at en ny lokalplan og et nyt tillæg til kommuneplanen kan være udarbejdet med udgangen af 2014. Hvilket vil være rettidigt set fra projekt overordnet tidsplan. I samarbejde med Køge kommune afholdes der faste møder, for at sikre at Køge kommune har alle de relevante informationer og rettidigt. 8 / 34

2.1.7 ID nr.: A5.0 Beskrivelse: Skærpede kommunale plankrav Risikoniveau: Medium Konsekvens: 4 Sandsynlighed: 3 Grundet myndighedskrav pålægges projektet at gennemfører supplerende tiltag. Anlægsbudgettet må justeres for at imødekomme kommunale myndighedskrav. Sikres via en dialog med kommunen at der ikke kommer skærpede krav, og hvis det kan forekomme at få denne viden så tidligst som muligt for at minimere tids konsekvenser og økonomien Løbende igennem projektet skal der afholdes møder med Kommunen. Der udarbejdes en møde plan mellem kommunen og projektet, for derigennem at sikre at den løbende dialog med kommunen fastholdes. Kommunen løbende bliver holdt orienteret om projektet udstrækning og planmæssige forhold, som kan indarbejdes i den kommende lokal og kommune plan Vinderprojektet er fremsendt til Kommunen. Ved dialogen bliver kommunen holdt orienteret om projektet planmæssige forhold. For derigennem at sikre kommunens plankrav ikke kolliderer med projektet. 9 / 34

2.1.8 ID nr.: A6.0 Beskrivelse: Ændrede rammeforudsætninger Risikoniveau: Medium Konsekvens: 4 Sandsynlighed: 2 Ændrede rammevilkår som ikke har betydning for KF midlerne, men ændringer i projektet. Sikre at ændrede rammevilkår bliver formidlet af beslutningstagerne ned til projektorganisationen så tidligt som muligt. Igennem de indledende faser af projektet afholdes der fastlagte møder med de ansvarlige beslutningstagere for derigennem at være på forkant med udviklingen af eventuelle rammeændringer. Samt bidrage med konsekvens beregninger for ønskede ændringer, for derigennem at bidrage med at træffe de mest optimale beslutninger. Det må forventes at i et projekt af denne størrelse og tidsmæssige udstrækning vil komme ændringer i de oprindelige rammeforudsætninger, som var udgangspunkt for projektet udformning. 10 / 34

2.2 Hovedpunkt B. Økonomi/Tidsplan 2.2.1 ID nr.: B1.0 Beskrivelse: Markedssituationen i byggebranchen, forøget prisudvikling grundet øget aktivitet i byggebranchen generelt. Risikoen for at prisudviklingen overstiger den afsatte pulje på 4 % af anlægsbudgettet iht. Styringsmanualen. Risikoniveau: Medium Konsekvens: 4 Sandsynlighed: 2 Projektets anlægsøkonomi forøges og der skal gennemføres korrigerende tiltag, som vil påvirke byggeriets omfang eller kvaliteten. Kan også have tidsmæssige konsekvens såfremt der skal om projekteres. Følger udviklingen i byggebranchen, for at tage højde for denne udvikling i anlægsbudgetkalkulationerne. Der skal udvikles en udbudsstrategi som tager højde for markedssituationen, for at sikre at der er en fornuftig konkurrenceudsættelse af arbejderne. Udbudsstrategien skal foreligge i projektforslagsfasen, således at hovedprojektet kan udarbejdes iht. udbudsstrategien. Der er afsat 4 % af anlægsbudgettet iht. Styringsmanualen. Der skal udarbejdes optimeringskataloger, der kan indarbejdes i projektet. Optimeringskataloget skal udarbejdes i forslagsfasen og skal være på ca. 5 % af anlægsrammen Der er afsat 4 % af den totale anlægsramme til at imødekomme en ugunstig markedssituation, som er i alt 160 mio. kr. Risikoemnet er hvis dette beløb på de 160 mio. kr. ikke er tilstrækkeligt. Iht. til styringsmanualen skal der udarbejdes et Change requst /optimeringskatalog i forslagsfasen for at imødekomme de økonomiske risikoen der er i et projekt. Optimeringskataloget skal udarbejdes således det omfatter ca. 5 % af den samlede anlægsramme ca. 200 mio. kr. Projektet skal udbydes i 2 etaper som ligger tidsmæssigt i forlængelses af hinanden, hver etaper er på ca. 50 % af anlægsrammen, hvorved markedssituationen kan varierer for de 2 etaper. 11 / 34

2.2.2 ID nr.: B2.0 Beskrivelse: Manglende sammenhæng mellem tidsplan og årlig budgetramme efter 2014, aftalt imellem regionerne og staten Risikoniveau: Medium Konsekvens: 4 Sandsynlighed: 2 En ændret økonomisk ramme end det budgetteret vil medfører en reduceret projektering og byggeaktivitet, der vil medføre forlænget byggetid og evt. kompensation til entreprenører. Hvis det er muligt bliver der indarbejdet en elastisk i aftaleforhold med entreprenørerne. Løbende opdatering af anlægsbudgettet ajour iht. byggeriets fremdrift. Udmelde realistiske budgetrammer. Udarbejde afværgeplan i det tilfælde at budget rammen bliver reduceret i forhold til den udmeldte budgetramme Budgetrammerne for de enkelte projekter afhænger af den statslige udmeldte budgetramme, samt af Regionernes interne fordeling af budgetrammen. For at imødekomme at projektet få tildelt den ønskede budget for de relevante år, er det vigtigt at projektets budget for det pågældende budgetår, udmeldes realistisk, og at projektet kan dokumentere dette. Det vil få konsekvenser hvis det udmeldte budget bliver beskåret både for tid, kvalitet og omfang af byggeriet. 12 / 34

2.2.3 ID nr.: B3.0 Beskrivelse: Indeksering af budget PL - indeks kontra byggeindekset. Risikoen for at indekseringen medfører omkostninger der overstiger den afsatte pulje på 3 % af anlægsbudgettet iht. Styringsmanualen. Risikoniveau: Lav Konsekvens: 2 Sandsynlighed: 2 Grundet forskellig udvikling mellem PL-indeks og byggeindekset medfører det en reduceret anlægssum til byggeriet. Udvikling af budgetstyringsværktøj som tager højde for differencen imellem PL-indeks og byggeindeks. En differencerede indeksering af BA og IT/medico budgettet i forhold til den faktiske markedsudvikling. Risiko pulje anvendes ligeledes til at kompenserer for differencen i PL indeks og byggeindeks. Afsat 3 % i udførelsesrisiko af anlægsbudgettet iht. styringsmanualen. Der er afsat 3 % af den totale anlægsramme til at imødekomme en ugunstig markedssituation mht. indekseringen, som er i alt 120 mio. kr. Risikoemnet er hvis dette beløb på de 120 mio. kr. ikke er tilstrækkeligt. Iht. til styringsmanualen skal der udarbejdes et Change requst /optimeringskatalog i forslagsfasen for at imødekomme de økonomiske risikoen der er i et projekt. Optimeringskataloget skal udarbejdes således det omfatter ca. 5 % af den samlede anlægsramme ca. 200 mio. kr. 13 / 34

2.3 Hovedpunkt C. Organisation/ Styring 2.3.1 ID nr.: C1.0 Beskrivelse: Drift organisationen prioriterer ikke deltagelse Risikoniveau: Lav Konsekvens: 3 Sandsynlighed: 1 Manglende ejerskab til de valgte løsninger. Forkerte løsninger, samt manglende ejerskab til projektet i den efterfølgende drift fase. Sikre at drift organisationen løbende bliver informeret og inddraget i projektet, og i det tilfælde at projektet ikke bliver prioriteret, bliver dette informeret til "programledelsen" Brugergruppen har ansvaret for at udpege medlemmer fra drift organisationen til de respektive arbejdsgrupper. Det er vigtigt at formanden, TRG og projektteamets repræsentant i de respektive arbejdsgrupper har en føling med at de enkelte medarbejde i arbejdsgrupperne er engageret og tager ejerskab. Og melder tilbage til henholdsvis brugergruppen og programledelse hvis der er problemstilling der skal løses. Der udarbejdes kommissorium for den enkelte arbejdsgruppe, således at rammerne for driftorganisationen er fastlagt, for at den enkelte medarbejder ved hvad der forventes, for at projektet kan bliver ført i den rigtige retning, og inden for de fastlagte rammer. 14 / 34

2.3.2 ID nr.: C2.0 Beskrivelse: Manglende forventningsafstemning mellem projekts partner Risikoniveau: Lav Konsekvens: 2 Sandsynlighed: 2 Risiko for misforståelser og konflikter i og omkring projektorganisationen. Sikre at projektorganisationen løbende bliver informeret og inddraget i projektet. At der i starten af hver fase i projektet bliver afholdt en forventningsafstemnings workshop. For hver fase i projektet bliver der udarbejdet et organisationsdiagram, som viser ansvar- og kommunikationsvejen Det er vigtigt at der for hver fase af projektet er en klar entydig ansvar og kommunikationsstruktur og at denne bliver udmeldt til alle i projektet både for interne og eksterne partner i projektet. Der vil blive arbejdet med at sikre et højt informationsniveau, således at alle har adgang til de samme informationer og beslutninger, som bliver besluttet løbende i projektets levetid. Der bliver etableret en digital kommunikationsplatform i form af Byggeweb hvor alle informationer bliver tilgængelige for alle. 15 / 34

2.3.3 ID nr.: C3.0 Beskrivelse: Uklare beslutningskompetencer resulterer i flaskehalse - manglende fremdrift Risikoniveau: Lav Konsekvens: 3 Sandsynlighed: 1 En manglende beslutning kan føre til store forsinkelser og økonomiske følger. Der er risiko for kvalitetsproblemer, såfremt en beslutning tages i det forkerte regi. Sikre at alle i projektorganisationen er bekendt med organisationsdiagrammet og hvor i organisationen beslutningskompetencen ligger. Der udarbejdes en beslutningsplan, som løbende bliver informeret til projektdeltagerne For hver fase i projektet bliver der udarbejdet et organisationsdiagram, som viser ansvar- og kommunikationsvejen Det er vigtigt at der for hver fase af projektet er en klar entydig ansvar og kommunikationsstruktur og at denne bliver udmeldt til alle i projektet både for interne og eksterne partner i projektet 16 / 34

2.3.4 ID nr.: C4.0 Beskrivelse: Manglende kommunikation imellem projektets parter Risikoniveau: Lav Konsekvens: 3 Sandsynlighed: 1 Forsinkelser og misforståelser på alle niveauer i projektet Sikre at alle i projektorganisationen via en kommunikations- og beslutningsplan, ved hvem der skal kommunikeres til og på hvilket tidspunkt de respektive informationer/beslutninger skal være afklaret. Der udarbejdes en beslutningsplan, som løbende bliver informeret til projektdeltagerne Sikre at alle i projektorganisationen er bekendt med organisationsdiagrammet og hvor i organisationen beslutningskompetencen ligger. For hver fase i projektet bliver der udarbejdet et organisationsdiagram, som viser ansvar- og kommunikationsvejen Det er vigtigt at der for hver fase af projektet er en klar entydig ansvar og kommunikationsstruktur og at denne bliver udmeldt til alle i projektet både for interne og eksterne partner i projektet 17 / 34

2.3.5 ID nr.: C5.0 Beskrivelse: Modstand i klinisk basis organisationen Risikoniveau: Lav Konsekvens: 3 Sandsynlighed: 1 Overflytning af specialer, flytning af funktioner Sikre at den kliniske basis organisationen (Arbejdsgrupperne)løbende bliver informeret og inddraget i projektet, og at der løbende i hver fase bliver afholdt en workshop om projektets stade og indhold. Der vil blive udarbejdet et kommissorium for henholdsvis brugergruppen og de respektive arbejdsgrupper, for derigennem at sikre at alle i de nedsætte arbejdsgrupper ved hvilke kompetencer og beføjelser de har. Der vil blive arbejdet med at sikre et højt informationsniveau, således at alle har adgang til de samme informationer og beslutninger, som bliver besluttet løbende i projektets levetid 18 / 34

2.3.6 ID nr.: C6.0 Beskrivelse: Brugerproces skaber konflikt på grund af for høje krav der ikke kan imødekommes Risikoniveau: Lav Konsekvens: 3 Sandsynlighed: 1 Manglende ejerskab til projektet, samt der skabes unødige uro i drift organisationen, som vil have kvalitets mæssige og tidsmæssige påvirkning på projektet Sikre klare rammer for arbejdsgruppernes inddragelse i projektet, og at der udarbejdes en beslutningsplan inkl. hvem der har beslutningskompetencen. Der vil blive udarbejdet et kommissorium for henholdsvis brugergruppen og de respektive arbejdsgrupper, for derigennem at sikre at alle i de nedsætte arbejdsgrupper ved hvilke kompetencer og beføjelser de har. Der vil blive arbejdet med at sikre et højt informationsniveau, således at alle har adgang til de samme informationer og beslutninger, som bliver besluttet løbende i projektets levetid Der skal ved opstarten af hver arbejdsgruppe udmeldes projektet ambitionsniveau mht. omfang tid, kvalitet og økonomi. Der udarbejdes kommissorium for den enkelte arbejdsgruppe, således at rammerne er fastlagt, for at den enkelte medarbejder ved hvad der forventes, for at projektet kan bliver ført i den rigtige retning, og inden for de fastlagte rammer. 19 / 34

2.3.7 ID nr.: C8.0 Beskrivelse: Sen afklaring med hensyn til hvilke funktioner i USK som skal være regionale Risikoniveau: Lav Konsekvens: 2 Sandsynlighed: 2 Det vurderes at projektet kan blive forsinket i de indledende faser indtil afklaringen foreligger Mulige regionale funktioner disponeres overordnet i helhedsplanen for at imødekomme en fremtidig udvidelse. Det skal sikre at alle afklaringer mht. placeringen af regionale funktioner er besluttet og godkendt inden færdiggørelse af byggeprogrammet og helhedsplanen Styregruppen skal have taget stilling til og givet projektet mandat til hvilke regionale funktioner der skal indarbejdes i projektet. 20 / 34

2.3.8 ID nr.: C9.0 Beskrivelse: Sen afklaring af klinisk struktur/ forandringsproces Risikoniveau: Lav Konsekvens: 2 Sandsynlighed: 2 Det vurderes at projektet kan blive forsinket i de indledende faser indtil afklaringen foreligger Sikre via dialog og forankring at der tages en beslutning i projektorganisationen om disse emner Det skal sikre at alle afklaringer mht. den kliniske struktur er besluttet og godkendt opstarten af byggeprogrammet og helhedsplanen Styregruppen skal have taget stilling til og givet projektet mandat til hvilken klinisk struktur der skal indarbejdes i projektet. 21 / 34

2.3.9 ID nr.: C9.1 Beskrivelse: Sen afklaring med hensyn til fremtidig sygehusledelse Risikoniveau: Lav Konsekvens: 3 Sandsynlighed: 1 At betydende beslutninger ikke kan træffes iht. projektets beslutning tidsplan Sikre forankringen opad til, indtil den kommende sygehusledelse er på plads Udarbejdes en beslutningsplan for beslutninger der skal træffes at sygehusledelsen Styregruppen skal med inddrages i udarbejdelsen af beslutningsplanen, og skal medvirke til at sikre at beslutninger træffes iht. projektets tidsplan. 22 / 34

2.3.10 ID nr.: C10.0 Beskrivelse: Sen etablering af projektkontor Risikoniveau: Lav Konsekvens: 2 Sandsynlighed: 1 Projektet mangler et hjemsted for at skabe ejerskab, og synergi mellem de forskellige interessenter i projekteringen af projektet Sikre tilstrækkeligt beslutningsgrundlag således, at styregruppen kan træffe beslutning. Det er besluttet hvor og hvorledes projektkontoret skal etableres 23 / 34

2.3.11 ID nr.: C11.0 Beskrivelse: Sen mobilisering fra bygherren og TR Risikoniveau: Lav Konsekvens: 3 Sandsynlighed: 1 Kan ligge i flere niveauer. Projektet kræver at der fra start er en høj grad af tilstedeværelse af alle parter. Hver part er forpligtet til at bringe sin organisation "up to scratch" Sikre at alle i projektorganisationen inkl. TR via en beslutningsplan og milestoneplan ved hvornår og hvilke leverancer der skal leveres, samt sikre en opfølgning på dette. Sikre at ved en bemandingsplan at alle parter i projektorganisationen har de nødvendige kompetencer og ressourcer til rådighed i alle faserne i projektet. Der skal udarbejdes proces og tidsplaner/milestoneplaner for alle delprocesser i projektet, således alle parter i projektet ved hvornår de respektive leverancer skal leveres, og at der afsættes en rimelig tidsperiode til at udføre leverancen. 24 / 34

2.4 Hovedpunkt D. Projektfasen 2.4.1 ID nr.: D1.0 Beskrivelse: Upræcis grænseflade imellem IT/medicoteknik på grund af delt ansvar bygherre / totalrådgiver Risikoniveau: Lav Konsekvens: 3 Sandsynlighed: 1 Delt ansvar mellem BA og IT/ medico leverancerne kan medfører, at der i projekt og udførelsesfasen kan være emner som ikke er medtaget i projektet eller afklaret i projektet. Sikre via grænseflademøder og notater at alle grænseflader er defineret og videre formidlet til de rette personer i projektorganisationen. Sikre at via en beslutningsplan og milestoneplan at alle ved hvornår og hvilke leverancer der skal leveres og ved hvilke informationer, der skal tilgår de relevante projektdeltagere, samt sikre en opfølgning af dette. Det er vigtigt at den regionale indkøbsfunktions bliver inddraget i dette arbejde. For at sikre at udstyret bliver indkøbt og leveret iht. projektets tidsplan. Det er vigtigt at udstyret bliver defineret mht. specifikationer og omfang, samt hvilket udstyr der skal genanvendes iht. projektets tidsplan. Der arbejdes med en fælles udstyrsdatabase, som er koblet om imod 3D moddelen af byggeriet. 25 / 34

2.4.2 ID nr.: D2.0 Beskrivelse: Udskiftning af personer i projektet (bygherre, totalrådgiver, bygherrerådgiver) Risikoniveau: Lav Konsekvens: 1 Sandsynlighed: 2 At opbygget viden går tabt hvis nøglepersoner udtræder af projektet. Sikre at al viden om projektet dokumenteres og gøres tilgængeligt via Byggeweb, og at der skal sikre at der foretages en grundig videns overførelse som dokumenteres. Det er sandsynligt at i et projekt af denne størrelse og udstrækning vil forekomme at personer bliver udskiftet. For at alle hurtigt kan komme ind i projektet og få viden om processer, er det vigtigt at der udarbejdes overordene retningslinjer for alle de væsentlige processer der er i projektet. Derfor bliver der udarbejdet en projekthåndbog som beskriver alle processer og retningslinjer indenfor eksempelvis kommunikation, styring af tid, økonomi, risiko, kvalitet, kontrakt, grænseflader, konflikter. 26 / 34

2.4.3 ID nr.: D3.0 Beskrivelse: Forsinkelse grundet uforudseelige forhold ved nedrivning og ombygning Risikoniveau: Medium Konsekvens: 3 Sandsynlighed: 2 Nedrivning og især renovering giver altid risiko for ubekendte faktorer. Sikre at der udføres miljøregistrering og -undersøgelser, af de bygningsværker der skal ombygges eller nedrives. Undersøger internt hvilke undersøgelser der har været udført i de bygninger som skal nedbrydes. Dialog med Køge Kommune for at sikre hvilke informationer, kommune skal have for at give nedbrydningstilladelse/byggetilladelse. Der har været på nuværende tidspunkt en forhåndsdialog med Køge Kommune om hvilken krav de har til den dokumentation, der skal foreligge, før der gives en nedrivningstilladelse, 27 / 34

2.4.4 ID nr.: D4.0 Beskrivelse: Vi risikerer at bygge fortidens sygehus på grund af manglende information om fremtidig udvikling Risikoniveau: Medium Konsekvens: 3 Sandsynlighed: 2 Trods af de dygtigste folk på sagen, kan det være vanskeligt på det korrekte beslutningstidspunkt, at forudsige hvad der sker på markedet 5-6-7 år ud i fremtiden. Via informationer om nye teknologier inden for kliniks drift og tekniske drift. Ved hvert faseskift afholdes en workshop om ny viden. På nuværende tidspunkt i projektet, er det ikke muligt at forudse hvilke områder man skal have fokus på. Der vil blive nedsat en innovationsgruppe, som har fokus på nye de udviklingsområder indenfor driften af sygehuset. 28 / 34

2.5 Hovedpunkt E. Udførelsesfasen 2.5.1 ID nr.: E1.0 Beskrivelse: Sygehusdrift bliver forstyrret grundet støv, støv elektroniske forstyrrelse fra maskiner. Evt. tilpasning af tidspunkter hvor i der kan bygges. Risikoniveau: Medium Konsekvens: 3 Sandsynlighed: 4 Sygehusdrift bliver forstyrret grundet støv, støv elektroniske forstyrrelse fra maskiner. Evt. tilpasning af tidspunkter hvor i der kan bygges. Sikres via faste møder mellem de respektive afdelinger, som berøres af byggeriet, og byggeledelsen, om hvilke forhold der skal tages højde for at undgå forstyrrelser i sygehusdriften. Sikre at der ved projekteringen af byggeriet tages højde for minimering af støj- og støv gener. At der udarbejdes en Plan for Sikkerhed og Sundhed PSS. Hvor det beskrives hvordan man skal forholdes sig til støj og støv gener i byggeriet. Der er flere elementer der skal tages højde for i projektet. Det skal sikres at man minimere støj og støv genrer i byggeriet, som især berører den eksisterende sygehusdrift. Endvidere skal det i projektet sikres at der er medtaget håndværker omkostningerne til arbejder der skal udføres eventuelt skal udføres uden for normal arbejdstid. 29 / 34

2.5.2 ID nr.: E1.1 Beskrivelse: Problematisk infrastruktur i forbindelse med byggeriet Risikoniveau: Lav Konsekvens: 2 Sandsynlighed: 2 Trafikafvikling og gener for den normale drift af sygehuset Sikre ved udarbejdelsen af PSS med tilhørende byggepladstegninger at alle trafikale forhold er indarbejdet i alle udførelsesfaserne. Sikre ved løbende at få opdateret byggepladsplaner, samt jævnligt koordinering med driften om kommende aktiviteter, som kan forstyrre driften og hvordan disse forstyrrelser minimeres. Der skal arbejdes med et højt informationsniveau for alle brugerne af sygehuset, leverandører og entreprenører om de trafikale forhold. Og der løbende bliver udmeldt om trafikale ændringer til alle. Det er vigtigt at man også inddrager Køge kommune, trafikselskaber løbende i de trafikale forhold/ændringer i og omkring sygehuset. 30 / 34

2.5.3 ID nr.: E1.2 Beskrivelse: Skader på 3. part (patienter, ansatte etc.) på byggepladsen Risikoniveau: Lav Konsekvens: 3 Sandsynlighed: 1 Person skader. Ansvaret ligger hos byggeledelsen/ interne driftsorganisation. Sikre at der ved projekteringen af byggeriet tages højde for minimering utilsigtet hændelser At der udarbejdes en Plan for Sikkerhed og Sundhed PSS. Hvor det beskrives hvordan man skal forholdes sig til, og forhindre utilsigtet hændelser i og omkring byggeriet.. Sikre via arbejdsmiljøkoordinatoren som løbende sikre at alle sikkerhedsmæssige forhold på byggepladsen er intakte og tilstrækkelige. Samt sikre at dette dokumenteres Der skal være faste ugentlige sikkerhedsrunderingen. hvor et af fokuspunkterne skal være at sikre sikkerheden for 3 part skader. 31 / 34

2.5.4 ID nr.: E2.0 Beskrivelse: Komplikationer i flytteprocessen - tid, ansvar og manglende involvering Risikoniveau: Lav Konsekvens: 3 Sandsynlighed: 1 Risiko for forsinkelser i ibrugtagning i forbindelse med dårligt planlagt udflytning Sikres via en dedikeret arbejdsgruppe, som har til ansvar at planlægge og informere alle involveret parter, om flytninger, samt en grundig planlægning og gennemførelse af flytningerne. Sikre at der er udarbejdet en detaljeret tidplan for de respektiver flytninger. Sikre at alt det udstyr der skal flyttes fra andre afdelinger kan flyttes iht. den nuværende afdelings funktion og projektets tidsplan. Til dette formål udarbejdes en udstyr- og komponentliste, som skal flyttes fra en eksisterende afdeling. Der skal etableres en fast arbejdsgruppen, som løbende igennem projektets faser har ansvaret for at planlægge alle flytninger. Arbejdsgruppen skal som minimum bestå af medarbejdere fra Medico- og tekniske afdeling. Arbejdsgruppen skal som minimum sikre at Involvere relevante personer i de berørte afdelinger Der bliver taget stilling til hvilket udstyr, der skal flyttes med til det nye byggeri. Der udarbejdes en tidsplan med fornuftige tidsrammer for flytningerne Der bliver udført en idriftsættelse og klinisk test før udstyret bliver frigivet til driften 32 / 34

2.6 Hovedpunkt F. idriftsættelse/ drift 2.6.1 ID nr.: F1.0 Beskrivelse: Manglende ressourcer til commisionering/ idriftsættelse Risikoniveau: Lav Konsekvens: 3 Sandsynlighed: 1 Mangler ofte ressourcer, planlægning og økonomi til at udføre denne fase ordentlig. Sikre ved en tidlig planlægning, hvor der skal afsættes og planlægges hvilke ressourcer der er nødvendige til denne opgave. Samt at have fokus på dette ved udformningen af projekteringstidsplanen, hvor dette emne skal planlægges i detaljer. Det er vigtigt at dette emne bliver indarbejdet og beskrevet i projekteringen af projektet. Og at ansvaret ikke alene bliver delegeret til entreprenørerne. Det skal sikre at der bliver afsat tid til denne aktivitet og at denne aktivitet bliver formindsket ved forsinkelse af udførelsen i byggeriet 33 / 34

2.6.2 ID nr.: F2.0 Beskrivelse: Ubalance mellem behandlingskapacitet og udbygningstakt. Risikoniveau: Lav Konsekvens: 3 Sandsynlighed: 1 Der vil være overlap mellem at et afsnit er færdigt til den tilsvarende afdeling et andet sted kan nedlægges kan resulterer i at byggeriet må forceres Sikres i samarbejde med sygehuset at der ved planlægning af projektet er den nødvendige behandlingskapacitet, og at denne kapacitet skal indgå i projekteringen af byggeriet. Der udarbejdes en kapacitetsplan for de enkelte sygehusfunktioner, der bliver berørt af byggeriet, for at sikre at der under hele udførelsesperioden er der nødvendige sygehuskapacitet. h:\33xxx\33249 universitetssygehus køge\12 kvalitetssikring\03 risikovurdering\not001 risikostyring kommentar og handlinger til risokolog 2013-08-08 b.docx 34 / 34