Greve og Nyborg Kommuner

Rapport: Benchmarking af visitation i Frederiksberg, Gladsaxe, Ballerup, Greve og Nyborg Kommuner Dato: 12. december 2012 Side 1 af 40

Indhold 1. Indledning 3 2. Konklusion 4 3. Metode 6 4. Produktivitetsbenchmarking 8 4.1. Visitationsopgaven generelt 8 4.1.1. Sager i forhold til medarbejdere 8 4.1.2. Sager i forhold til medarbejdere 10 4.1.3. +65 og +80 årig 12 4.1.4. Færdigbehandlede patienter på sygehus 15 4.1.5. Anvendelse af midlertidige boliger 18 4.2. Visitationsopgaven inden for specifikke opgaveområder 19 4.2.1. Opgaveområder visitation alene 19 4.2.2. Opgaveområder administrative opgave i visitationen 24 5. Benchmark af organisation og processer 26 5.1. Fagligt grundlag for visitation 26 5.1.1. Redskaber til visitation 26 5.1.2. Anvendelse af differentierede plejepakker til plejeboliger 29 5.2. Organisatoriske rammer 29 5.2.1. Tværgående visitation på tværs af fagområder 29 5.2.2. Forskellige krav til samarbejde med sygehus 30 5.2.3. Krav til sagsbehandlingstid - servicemål 32 5.2.4. Krav til besøg ved visitation 33 5.3. It-understøttelse 34 5.3.1. It-understøttelse 34 5.4. Kvalitet i opgaveløsningen 36 5.4.1. Kompetencer 36 5.4.2. Kvalitet i sagsbehandling 38 Dato: 12. december 2012 Side 2 af 40

1. Indledning KMD Management Consulting har i samarbejde med Frederiksberg, Gladsaxe, Greve, Ballerup og Nyborg Kommune gennemført et projekt omkring benchmark og optimering af visitation på ældreområdet. Projektets formål er dels: At gennemføre en benchmarkanalyse baseret på kvantitative data om produktivitet og effektivitet samt kvalitative data om organisation og processer på visitationsområdet At tilvejebringe et inspirationsgrundlag, der kan anvendes til at etablere optimale arbejdsbetingelser for medarbejderne, og sikre en administrativ praksis, der er effektiv, og samtidig giver en høj kvalitet for borgerne. KMD har i dialog med kommunerne udviklet metoden for benchmarkanalysen. I den er det fastlagt, hvilke opgaver der skal benchmarkes samt hvilke nøgleindikatorer, som skal anvendes til at måle produktivitet/effektivitet. Det er i forhold til hårde data fx antal visitationer pr. medarbejder og kvalitative data, fx om organisation, kompetence mv. Analysen indeholder desuden en vurdering af procesunderstøttelse af visitationen inden for arbejdsgange, it-understøttelse og kompetence & læring, hvor en lang række underlæggende processer under disse tre overordnede kategorier er udfoldet. I nedenstående skema fremgår hvilke områder som er de primære fokusområder. Fokusområder: Visitation til hjemmehjælp til hjemmeboende (nyvisiteringer, revisiteringer og ydelsesjustering) Visitation/bevilling af hjælpemidler, forbrugsgoder, biler og boligændringer til hjemmeboende Visitation af træning efter servicelovens 86 (herunder visitation til træning til hverdagen) Visitation til hjemmehjælp, hjælpemidler, boligændringer og træning til hjemmeboende i forbindelse med udskrivninger fra hospital Visitation til midlertidig og varig bolig (herunder ældreboliger, plejeboliger, aflastningsboliger, akutboliger og midlertidige døgnpladser til borgere, der ikke kan udskrives til eget hjem). Dato: 12. december 2012 Side 3 af 40

2. Konklusion I rapporten gennemgås som nævnt en benchmarkanalyse baseret på kvantitative data om produktivitet og effektivitet samt kvalitative data om organisation og processer på visitationsområdet. Udgangspunktet for denne kobling har været både at se på produktivitet i de enkelte kommuner og samtidig forsøge at identificere om forskellige organisationsformer og arbejdstilrettelæggelse har en betydning for ressourceforbrug og effektivitet. Det kan overordnet konkluderes, at der ikke umiddelbart kan ses sammenhæng mellem organisationsformer/arbejdstilrettelæggelse og ressourceforbrug/effektivitet. Forskellene i ressourceforbrug/effektivitet er typisk så store, at organisation/arbejdstilrettelæggelse ikke kan forklare forskellene. Fx kan der være en faktor 2,3 i forskel på antal sager pr. medarbejder. Der er et potentiale til at forbedre effektiviteten i visitationen ved i højere grad at benytte digitale værktøjer i selve borgerbesøget. I alle kommuner er der peget på, at dækningen er for ringe/ustabil, hvilket gør det vanskeligt at bruge løsningerne. Undersøgelsen viser også forskelle i andelen af borgerbesøg ud samtlige visitationer, men generelt vurderer medarbejderne, at der er et passende antal borgerbesøg. Hvis vi ser andelene af besøg i forhold til produktiviteten (antal visitationer/antal årsværk), så har Frederiksberg og Gladsaxe som har en højere produktivitet en lavere andel besøg end Nyborg og Ballerup. Der er store forskelle på hvor mange liggedage kommunerne betaler for. Der har været en hypotese om at boligmassen til ældre har en betydning. Dette har vi ikke kunne vise har en betydning i undersøgelsen. Derudover har vi ikke kunne vise nogen tendens til at større ressourceanvendelse på visitation i forbindelse med hospitalsudskrivninger har en betydning for nedbringelse er liggedagene. Det betyder, at hver kommune kan se på sit ressourceforbrug og sammenlige det med de andre kommuner og tage udgangspunkt i, at det primært er et udtryk for egne prioriteringer af ressourcerne. Kommunerne har imidlertid peget på, at der burde være en kobling til serviceniveau, da antagelsen er, dels at et ekstra ressourceforbrug til visitation kan give bedre styring af udgifter og dels, at et mindre serviceniveau vil stille større krav til sagsbehandlingen, da det tager længere tid at give afslag end tilsagn. Serviceniveau indgår ikke i denne undersøgelse, men kommunerne og KMD har i samarbejde indsendt en ansøgning til Kommune Kredits Uddannelsesfond med henblik på at opnå økonomisk støtte til at gennemføre en benchmark af serviceniveau/udgifter og koble dette til ressourceforbrug på visitation. Dato: 12. december 2012 Side 4 af 40

Generelt vurderer kommunerne at have en høj kvalitet i opgaveløsningen. I undersøgelsen viser en tendens til, at kvalitetsvurderingen stiger, hvis medarbejderne har de nødvendige redskaber, udnytter hinandens kompetencer på tværs og har de rette kompetencer selv. Det kunne antages, at jo flere ressourcer jo bedre vurdering af kvalitet. Dette gør sig imidlertid ikke gældende systematisk. Greve har den højeste vurdering af kvalitet og det største ressourceforbrug og Frederiksberg har lavest vurdering af kvaliteten og mindste ressourceforbrug. Men Gladsaxe som har et lavt ressourceforbrug har den næst højeste vurdering af kvaliteten i sagsbehandlingen. Dato: 12. december 2012 Side 5 af 40

3. Metode Som nævnt indledningsvis har KMD udviklet en metode for benchmarkanalysen i samspil med kommunerne, som ud fra tilgængelige data skal anvendes til at måle produktivitet/effektivitet. Elementerne er data om produktion fx antal visiterede til hjemmehjælp, se skema nedenfor og personaleressourcerne til visitation. Data om produktion er dels trukket ud af omsorgssystem og dels andre registreringssystemer i kommunerne. Data om ressourcer er baseret dels på en ledelsesmæssig opgørelse af personaleressourcer antal stillinger. Konkret har hver leder i kommunerne oplyst, hvilke medarbejdere der har været ansat i kommunen, og hvordan de har fordelt deres arbejdstid på de opgaver, som indgår i benchmarkanalysen. På baggrund af disse oplysninger er der udregnet et timetal til hver opgave. Derudover er der gennemført en spørgeskemaundersøgelse hos samtlige medarbejdere, hvor de opgør, hvilke opgaver de løser og, hvad omfanget er i timer til de respektive opgaver. Herefter har KMD udregnet gennemsnittet mellem de to dataindsamlingsmodeller og anvendt data til at udregne de nedennævnte KPI er. Det kan i øvrigt oplyses, at der maksimalt var 2 % afvigelse mellem ledernes og medarbejdernes vurdering af deres timetal til opgaverne. Opgørelsen af ressourcer er således særdeles valid. Med udgangspunkt i produktion og ressourceforbrug er der udarbejdet KPI er for produktivitet. I nedenstående skema fremgår eksempler på KPI er. Hovedproces Volumedriver KPI Visitation hjemmehjælp for hjemmeboende og evt. beboere på plejecentre Visitation hjemmehjælp for hjemmeboende og evt. beboere på plejecentre Visitation/tildeling af hjemmesygepleje Antal visiterede til hjemmehjælp Antal nye borgere bevilget hjemmehjælp Antal modtagere af hjemmesygepleje Antal visiterede pr. årsværk Antal nyvisiteringer pr. årsværk Antal modtagere pr. årsværk Bevilling af hjælpemidler til alle borgere Visitation/koordination ved udskrivelse fra hospitaler Visitation af midlertidig og varig bolig Sagsbehandling og fastlæggelse af træningsbehov efter Serviceloven Antal bevillinger Antal anmodninger om kommunal foranstaltning ved udskrivninger Antal boliger og antal indflytninger Antal visiterede træningsforløb Antal bevillinger pr. årsværk Antal udskrivninger pr. årsværk Antal boliger og indflytninger pr. årsværk Antal visiterede pr. årsværk Dato: 12. december 2012 Side 6 af 40

Administrative opgaver Antal borgere/sager Antal borgere/sager pr. årsværk Projekt- og udviklingsopgaver Antal borgere/sager Antal borgere/sager pr. årsværk Ledelse Antal borgere/sager Antal borgere/sager pr. årsværk Andre opgaver Antal borgere/sager Antal borgere/sager pr. årsværk Ud over ovennævnte KPI er er der suppleret med generelle data, fx antal borgere over 65 år, antal plejeboliger, antal færdigbehandlede patienter indlagt på sygehus mv. og disse er sat i forhold til det samlede ressourceforbrug til visitationsopgaven i kommunerne. Det er valgt at perioden for måling er 1.1.2012 til 30.6.2012. Dernæst er der gennemført en analyse af procesunderstøttelse af visitationen inden for arbejdsgange, it-understøttelse og kompetence & læring, hvor en lang række underlæggende processer under disse tre overordnede kategorier er udfoldet. l Analysen er gennemført som en spørgeskemaundersøgelse hos samtlige medarbejder - sendt/besvaret elektronisk. Der var en besvarelsesprocent på 89,5% Dato: 12. december 2012 Side 7 af 40

4. Produktivitetsbenchmarking I det følgende fremgår nøgledata om ressourcer og produktion. Der ses på visitationsopgaven generelt, herunder Antal sager i forhold til medarbejdere Antal medarbejdere pr. +65 og +80-årig Antal færdigbehandlede patienter på sygehus (i dage) og antal midlertidige boliger og plejeboliger. 4.1. Visitationsopgaven generelt 4.1.1. Sager i forhold til medarbejdere Indledningsvis vil vi vise, hvordan ressourcefordelingen er mellem de forskellige opgaver i visitationen i de fem kommuner. Dato: 12. december 2012 Side 8 af 40

Dato: 12. december 2012 Side 9 af 40

Som det fremgår af figurerne, så kan der være stor forskel på prioritering/ressourcefordeling mellem kommunerne, Nyborg og Greve Kommune prioriterer fx en stor del af deres ressourcer til hjælpemiddelområdet og mindre til hjemmepleje. I det følgende udfoldes produktivitet konkret i forhold til opgavevaretagelsen. 4.1.2. Sager i forhold til medarbejdere En indikator for kommunens produktivitet på visitationsområdet er antallet af sager pr. medarbejder. Dette kan udfoldes yderligere ved at adskille på medarbejdere, der alene varetager visitation, medarbejdere der varetager administration og sidst sager i forhold til antal ledere. Diagram: Det gennemsnitlige antal sager pr. årsværk - alle medarbejdere og ledere Dato: 12. december 2012 Side 10 af 40

Diagram: Det gennemsnitlige antal sager pr. årsværk ledere Diagram: Det gennemsnitlige antal sager pr. årsværk, der arbejder med administration(inkl. ledere) Dato: 12. december 2012 Side 11 af 40

Diagram: Det gennemsnitlige antal sager pr. årsværk, der arbejder med visitation/bevilling 4.1.3. +65 og +80 årig En anden indikator for kommunens produktivitet på visitationsområdet er antallet af borgere pr. medarbejder (herunder visitation alene, administration og ledelse). I dette afsnit ses på medarbejder ift. antal borgere +65 og +80 år. Typisk vil de +80-årige udgøre det største træk på ressourcer i visitationen, men der er dog også et træk for de +65-årige, hvorfor det er relevant at se på begge aldersgrupper. Diagram: Antal borgere +65 i forhold til antal medarbejdere visitation Dato: 12. december 2012 Side 12 af 40

Diagram: Antal borgere +65 i forhold til antal medarbejdere administration Diagram: Antal borgere +65 i forhold til antal medarbejdere - visitation og administration Dato: 12. december 2012 Side 13 af 40

Diagram: Antal borgere +80 i forhold til antal medarbejdere visitation Diagram: Antal borgere +80 i forhold til antal medarbejdere administration Dato: 12. december 2012 Side 14 af 40

Diagram: Antal borgere +80 i forhold til antal medarbejdere - visitation og administration Når der ses på diagrammerne for antal borgere +65 og for +80 i forhold til antal medarbejdere visitation og administration, så er det entydigt, at Frederiksberg har det mindste ressourceforbrug pr. borger. Derudover er der en spredning på mellem 50 og 100 % fra de mest til de mindst ressourceforbrugende. 4.1.4. Færdigbehandlede patienter på sygehus En indikator for både service for borgerne og kommunens evne til effektivt at samarbejde med sygehus er antallet af færdigbehandlede patienter ventende på en kommunal foranstaltning. I projektet er der blevet peget på, at antages at være en sammenhæng mellem antallet af midlertidige boliger og plejeboliger kommunen har til rådighed og antallet af færdigbehandlede patienter indlagt på sygehus. Ligeledes kan antal plejeboliger også have en betydning. I det følgende vises derfor fire diagrammer, som viser antal liggedage, antal midlertidige boliger pr. +80-årig, antal plejeboliger pr. +80 årig og det gennemsnitlige antal liggedage på sygehus pr. midlertidig bolig. Diagram: Antal liggedage på sygehus færdigbehandlede Dato: 12. december 2012 Side 15 af 40

Nyborg kan ikke ses i diagrammet, fordi der kun er 4 liggedage og Gladsaxe er ligeledes svær at se, da der kun er 21 liggedage. Tabel: Andel boliger pr. +80 årige i % Boligtyper Frederiksberg Gladsaxe Ballerup Greve Nyborg Antal plejeboliger (inkl. plejehjem og beskyttet bolig) pr. +80 årige 0,20 0,18 0,16 0,23 0,16 Antal almene ældreboliger pr. +80 årige 0,25 0,11 0,05 0,16 0,07 Antal midlertidige boliger (akut, genoptræning, aflastning mv.) pr. +80 årige 0,02 0,03 0,01 0,04 0,02 Antal boliger i alt pr. +80 årige 0,47 0,31 0,22 0,43 0,25 Der er således forskel mellem kommunerne i forhold til, hvor mange boliger der er pr. +80 årige. Frederiksberg Kommune som har flest boliger har 0,47 boliger pr. +80 årige, mens Ballerup har 0,22 boliger pr. +80 årige. Diagram: Antal boliger (plejebolig, almen ældrebolig, midlertidig bolig) i alt pr. +80 årig i forhold til antal liggedage på sygehus Dato: 12. december 2012 Side 16 af 40

Diagram: Antal midlertidige boliger i alt pr. +80 årig i forhold til antal liggedage på sygehus Som det kan ses er der tilsyneladende ingen sammenhæng mellem antallet af midlertidige boliger eller det samlede antal boliger og kommunens evne til at hjemtage færdigbehandlede patienter. Forklaringen skal derfor søges andet sted, fx samarbejde mellem visitation og sygehus, udføreres evne til hurtigt og kvalificeret at modtage udskrevne borgere. Vi har i denne undersøgelse ikke grundlag for at vurdere disse forklaringer (eller andre), men det bør undersøges nærmere i de respektive kommuner. Dato: 12. december 2012 Side 17 af 40

Diagram: Antal visitationer ved hospitalsudskrivninger pr. årsværk i forhold til antal liggedage på sygehus Ovenstående graf viser sammenhæng mellem ressourceforbruget på udskrivelse og antal liggedage på sygehus. Der er tilsyneladende ikke nogen sammenhæng mellem ressourceforbrug på visitation ved hospitalsudskrivninger og antallet af liggedage. Det kan således ikke konkluderes at der skal bruges flere ressourcer på visitation i forbindelse med udskrivninger for at nedbringe liggedagene. 4.1.5. Anvendelse af midlertidige boliger Kommunerne har påpeget, at midlertidige boliger kan anvendes til at forebygge, at der ligger færdigbehandlede patienter på sygehus, fordi de afventer en kommunal foranstaltning. Samtidig giver anvendelsen af midlertidige boliger mulighed for at foretage en udvidet visitation, fordi borgeren har tæt kontrakt med personalet under opholdet på den midlertidige plads. Ligeledes har kommunerne peget på, at jo større udbud af midlertidige boliger, jo færre ventende. Som det blev vist i tidligere er det ikke sådan, at de kommuner, der har få færdigbehandlede patienter indlagt på sygehus også har et væsentligt forskelligt udbud af midlertidige boliger og plejeboliger. Og der er stor forskel på antallet af liggedage, at det på ingen måde kan kobles til udbuddet af boliger. Vi har i dette projekt ikke analyseret serviceniveauet på udfører siden i fx hjemmeplejen. Vi kan derfor ikke pege på dette som en forklaring på forskellen. Det er dog vores erfaring fra andre lignende projekter, at det sjældent er forskel i serviceniveau, der er forklaring, men i stedet fokusering på at håndtere problemet i de forskellige kommuner både fra visitationens og udførers side. Dato: 12. december 2012 Side 18 af 40

4.2. Visitationsopgaven inden for specifikke opgaveområder I det følgende udfoldes kommunens produktivitet på visitationsområderne; hjemmepleje, hjemmesygepleje mv. det vil sige antallet af sager pr. medarbejder. Formålet er at give et mere nuanceret billede af ressourceforbruget i visitationen. Det skal dog bemærkes, at for nogle af visitationsområderne er ressourceforbruget så begrænset, at der vil være en så stor usikkerhed i datamaterialet, at tallene skal anvendes med stor forsigtighed.. Det gælder i forhold til visitation til dagcenter mv., hjemmesygepleje og træning efter serviceloven. I det følgende ses først på opgave knyttet til selve visitationen og derefter ses på administrative opgaver i visitationen. 4.2.1. Opgaveområder visitation alene Diagram: Det gennemsnitlige antal visiterede borgere til hjemmehjælp pr. årsværk Dato: 12. december 2012 Side 19 af 40

Diagram: Det gennemsnitlige antal nye sager pr. årsværk - visitation hjemmehjælp Diagram: Det gennemsnitlige antal sager pr. årsværk visitation hjemmesygepleje 4.000,00 3.500,00 3.000,00 2.500,00 2.000,00 1.500,00 1.000,00 500,00 - Det gennemsnitlige antal sager pr. årsværk - ift. nye modtagere af hjemmesygepleje I Nyborg er visitationen ikke involveret i hjemmesygepleje. Dato: 12. december 2012 Side 20 af 40

Diagram: Det gennemsnitlige antal bevillinger pr. årsværk - visitation hjælpemidler For at supplere vurderingen af produktivitet på hjælpemiddelområdet er der ligeledes set på antallet af sagsbehandlere i forhold til befolkningen - +65-årige. Diagram: Antal + 65-årige i forhold til sagsbehandlere visitation hjælpemidler Dato: 12. december 2012 Side 21 af 40

Diagram: Det gennemsnitlige antal sager pr. årsværk - visitation ved udskrivelse fra hospital Diagram: Det gennemsnitlige antal boliger pr. årsværk - visitation bolig For at supplere vurderingen af produktivitet på boligvisitationen er der set på antallet af indflytninger pr. årsværk. Dato: 12. december 2012 Side 22 af 40

Diagram: Det gennemsnitlige antal indflytninger pr. årsværk - visitation bolig Diagram: Det gennemsnitlige antal sager pr. årsværk - visitation træning Ligesom i diagrammerne for antal borgere +65 og for +80 i forhold til antal medarbejdere visitation og administration, så er det entydigt, at Frederiksberg har det mindste ressourceforbrug pr. borger generelt på visitationsområderne. Derudover er der på flere visitatsionsområder en endnu større spredning i ressourceforbrug mellem kommunerne. Inden for det gennemsnitlige antal sager pr. årsværk til visitation til hjemmepleje har Frederiksberg 2,3 gange så mange sager som Nyborg. Ligeledes kan der inden for de respektive kommuner være stor forskel på deres ressourceforbrug inden for specifikke visitations- Dato: 12. december 2012 Side 23 af 40

områder sammenlignet med de andre. Greve har således et forholdsvis højt antal sager på hjemmeplejeområdet, men ligger lavt, når der ses på hjælpemiddelområdet specifikt i forhold til de +65 årige. 4.2.2. Opgaveområder administrative opgave i visitationen Diagram: Det gennemsnitlige antal sager pr. årsværk, der arbejder med projekt- og udviklingsopgaver Diagram: Det gennemsnitlige antal sager pr. årsværk, der arbejder med administrative opgaver Dato: 12. december 2012 Side 24 af 40

Diagram: Det gennemsnitlige antal sager pr. årsværk, der arbejder med andre opgaver Dato: 12. december 2012 Side 25 af 40

5. Benchmark af organisation og processer I dette afsnit vil vi belyse disse fire forhold: Fagligt grundlag for visitation Organisatoriske rammer It-understøttelse Samlet oplevelse af kvalitet i sagsbehandling 5.1. Fagligt grundlag for visitation 5.1.1. Redskaber til visitation Kommunerne anvender forskellige udgaver af Fælles Sprog og lokalt tilpassede funktionsvurderinger og ydelseskataloger. Typisk anvender de i forskellig udstrækning funktionsvurderingen på tværs af de faglige områder. Ingen vurderer på nuværende tidspunkt, at de eksisterede funktionsvurderinger er tilstrækkelige til at kunne anvendes som det primære visitationsgrundlag på tværs af fagområderne. På Frederiksberg har man igangsat et projekt om at udvikle et fælles grundlag/metode, men det findes ikke på nuværende tidspunkt. I Greve har man fokuseret på at udvikle en lang række redskaber inden for hjælpemiddelområdet, hvor det vurderes at der er særlige behov for at sikre kvaliteten i sagsbehandlingen. Samtidig er det blevet klarlagt, at kravene til sagsbehandling er meget tilsvarende, men der kan dog godt være forskellighed inden for prioriteringen inden for de enkelte fagområder. Det er den samlede vurdering, at der ikke er så stor forskel i kravene til redskaberne til sagsbehandling, at de vil afspejle sig i det samlede ressourceforbrug i et sådant omfang, at det kan identificeres. Vi har i spørgeskemaundersøgelsen spurgt til om det vurderes, at visitatorerne har adgang til de relevante oplysninger om borgerne i KMD Care, der jo er det primære arbejdsredskab, hvilket fremgår af nedenstående tabel. Dato: 12. december 2012 Side 26 af 40

Har du adgang i CARE til de relevante oplysninger om borgeren fra de forskellige visitations- /bevillingsområder (fx hjælpemidler, hjemmepleje og træning)? Frederiksberg Ballerup Gladsaxe Nyborg Greve I meget høj grad 35,1% 31,0% 33,3% 25,0% 9,7% I høj grad 45,9% 55,2% 60,0% 57,1% 48,4% I nogen grad 13,5% 6,9% 3,3% 14,3% 16,1% I mindre grad 2,7% 0,0% 0,0% 0,0% 3,2% Slet ikke 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% Ved ikke / ikke relevant 2,7% 6,9% 3,3% 3,6% 22,6% Gennemsnit 4,17 4,26 4,31 4,11 3,83 I alt 37 29 30 28 31 I nedenstående tabel er spurgt mere bredt ind om visitatorerne har adgang til oplysninger om borgeren for at kunne løse visitationsopgaven effektivt. Det vurderes generelt lavere end ovenstående tabel, hvilket kan skyldes at der kan ligge oplysninger om borgeren i andre systemer fx KMD Sag som er relevante. Har du tilstrækkelig adgang til oplysninger om borgeren for at kunne løse dine visitationsopgaver effektivt? Frederiksberg Ballerup Gladsaxe Nyborg Greve I meget høj grad 8,1% 10,3% 3,3% 3,6% 6,5% I høj grad 56,8% 34,5% 66,7% 57,1% 38,7% I nogen grad 21,6% 34,5% 20,0% 28,6% 16,1% I mindre grad 5,4% 6,9% 0,0% 3,6% 9,7% Slet ikke 0,0% 0,0% 0,0% 3,6% 0,0% Ved ikke / ikke relevant 8,1% 13,8% 10,0% 3,6% 29,0% Gennemsnit 3,74 3,56 3,81 3,56 3,59 I alt 37 29 30 28 31 Som det fremgår af nedenstående tabel, så vurderer omkring halvdelen af de enten i meget høj grad eller i høj grad har det nødvendige overblik over, sagsstyring, ventelister, afgørelser, journaler, ydelsesbeskrivelser mv. Har du det nødvendige overblik over sagsstyring, venteliste, afgørelser, journaler, ydelsesbeskrivelse mv.? Frederiksberg Ballerup Gladsaxe Nyborg Greve I meget høj grad 10,8% 13,8% 3,3% 0,0% 3,2% I høj grad 48,6% 55,2% 23,3% 53,6% 45,2% I nogen grad 27,0% 24,1% 63,3% 32,1% 29,0% I mindre grad 5,4% 0,0% 3,3% 14,3% 0,0% Slet ikke 0,0% 3,4% 0,0% 0,0% 0,0% Ved ikke / ikke relevant 8,1% 3,4% 6,7% 0,0% 22,6% Gennemsnit 3,71 3,79 3,29 3,39 3,67 I alt 37 29 30 28 31 I nedenstående tabel er det blevet vurderet om visitatorerne har tilstrækkelig med redskaber til at gennemføre en visitation. Generelt scorer dette spørgsmål højt. I Greve vurderer godt 80 %, at de enten i meget høj grad eller i høj grad har tilstrækkeligt med værktøjer, mens Ballerup som scorer lavest med 55 %. Dato: 12. december 2012 Side 27 af 40

Har du tilstrækkeligt med redskaber til at gennemføre en visitation/bevilling, fx skabeloner til bevilling/afslag, test, udredning, funktionsvurdering mv.? Frederiksberg Ballerup Gladsaxe Nyborg Greve I meget høj grad 5,4% 10,3% 10,0% 0,0% 35,5% I høj grad 64,9% 44,8% 53,3% 60,7% 45,2% I nogen grad 18,9% 27,6% 26,7% 35,7% 0,0% I mindre grad 2,7% 3,4% 0,0% 0,0% 3,2% Slet ikke 0,0% 3,4% 0,0% 0,0% 0,0% Ved ikke / ikke relevant 8,1% 10,3% 10,0% 3,6% 16,1% Gennemsnit 3,79 3,62 3,81 3,63 4,35 I alt 37 29 30 28 31 Der er forholdsvis forskellige vurderinger af om en fælles funktionsvurdering, udredning, test mv. kan give en bedre kvalitet i opgaveløsningen. I Gladsaxe vurderes det højst, hvor 60 % svarer enten i meget høj grad eller i høj grad, mens i Greve vurderer 16 % enten i meget høj grad eller i høj grad, at en fælles funktionsvurdering mv. kan give en bedre kvalitet i opgaveløsningen. Kan en fælles funktionsvurdering, udred ninger, test mv. give en bedre kvalitet i opgaveløsningen? Frederiksberg Ballerup Gladsaxe Nyborg Greve I meget høj grad 8,1% 3,4% 10,0% 3,6% 3,2% I høj grad 40,5% 24,1% 50,0% 32,1% 12,9% I nogen grad 16,2% 20,7% 16,7% 42,9% 38,7% I mindre grad 5,4% 13,8% 0,0% 7,1% 6,5% Slet ikke 0,0% 3,4% 0,0% 0,0% 12,9% Ved ikke / ikke relevant 29,7% 34,5% 23,3% 14,3% 25,8% Gennemsnit 3,73 3,16 3,91 3,38 2,83 I alt 37 29 30 28 31 Respondenterne i spørgeskemaundersøgelsen har ligeledes skulle vurdere samarbejdet på tværs af visitations-/bevillingsområder. Generelt vurderes det også at fungere nogenlunde. Fungerer samarbejdet med andre visitations-/bevillingsområder optimalt? Frederiksberg Ballerup Gladsaxe Nyborg Greve I meget høj grad 2,7% 0,0% 0,0% 0,0% 3,2% I høj grad 24,3% 27,6% 36,7% 60,7% 38,7% I nogen grad 48,6% 48,3% 46,7% 25,0% 35,5% I mindre grad 16,2% 3,4% 6,7% 3,6% 3,2% Slet ikke 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 3,2% Ved ikke / ikke relevant 8,1% 20,7% 10,0% 10,7% 16,1% Gennemsnit 3,15 3,30 3,33 3,64 3,42 I alt 37 29 30 28 31 Nedenstående tabel viser om det vurderes at de udnytter hinandens kompetencer på tværs af fagområder. Udnytter I hinandens kompetencer optimalt på tværs af fagområderne? Frederiksberg Ballerup Gladsaxe Nyborg Greve I meget høj grad 10,8% 6,9% 10,0% 0,0% 12,9% I høj grad 18,9% 27,6% 46,7% 53,6% 16,1% I nogen grad 48,6% 31,0% 33,3% 35,7% 45,2% I mindre grad 13,5% 27,6% 3,3% 0,0% 9,7% Slet ikke 0,0% 3,4% 0,0% 3,6% 3,2% Ved ikke / ikke relevant 8,1% 3,4% 6,7% 7,1% 12,9% Gennemsnit 3,29 3,07 3,68 3,50 3,30 I alt 37 29 30 28 31 Dato: 12. december 2012 Side 28 af 40

5.1.2. Anvendelse af differentierede plejepakker til plejeboliger Det har i undersøgelsen været drøftet om differentieret visitation ved anvendelse af plejepakker til plejeboliger påvirker ressourceforbruget til visitation. På Frederiksberg visiteres 4 plejekategorier. Plejekategorierne bygger på fælles sprog 2. Der visiteres til en pakke ved indflytning og den reguleres efterfølgende, når borgeren har været en måned på plejecentret. Der er ikke tilknyttet økonomi til pakkerne. I Gladsaxe visiteres til plejepakker. Der visiteres til en pakke ved start og efter 2-3 mdr. revisteres borgeren. Der er økonomi tilknyttet pakkerne. I Ballerup visiteres ligeledes til plejepakker. I Nyborg visiteres ikke til plejepakker, men til en plads. I Greve bliver der visiteret til pakker. Der er fire pakker og økonomien er tilknyttet pakkerne. Der tildeles først en indflytningspakke og efter 28 dage laves en dialog-visitation med borgeren og udfører. Det er udføreren, som anmoder om en visitation, og den gennemføres i plejeboligen. Indflytningspakken bliver tildelt administrativt efter visitationen. Når der ses på ressourceforbruget, jf. tidligere tabeller om antal boliger og indflytninger pr. årsværk, så fremstår der ikke et mønster, hvor differentieret visitation til plejeboliger kan aflæses i øget brug af ressourcer. 5.2. Organisatoriske rammer 5.2.1. Tværgående visitation på tværs af fagområder På Frederiksberg er der en tværfaglig visitation, som omfatter hjemmepleje, træning og de mindre komplicerede hjælpemidler, Derudover er en specialiseret faglig opdeling i afdelinger, fx hjælpemiddelafdeling. Der er desuden et tværfagligt udskrivningsteam vedr. hospitalsudskrivelser. I Gladsaxe er der en faglig opdeling af visitationen i forskellige afdelinger, fx for hjemmeplejen/boliger, træning og hjælpemidler. Dog skal det bemærkes, at visitationen til hjemmepleje/boliger kan visitere til arbejdsredskaber, og har et team, som har det primære ansvar for samarbejde med sygehus. I Ballerup er der en faglig opdeling af visitationen i forskellige afdelinger, fx for hjemmeplejen/boliger, træning og hjælpemidler. Dato: 12. december 2012 Side 29 af 40

Opgaver Frederiksberg Ballerup Gladsaxe Nyborg Greve Der er desuden faste udskrivningskoordinator for det primære sygehus, som der samarbejdes med. I Nyborg er en faglig opdeling af visitation i forskellige afdelinger, fx for hjemmeplejen/boliger, træning og hjælpemidler. Inden for disse faglige enheder er der udskrivningskoordinatorer for hhv. hjemmepleje/boliger og for hjælpemidler I Greve er der en faglig opdeling af visitationen, fx for hjemmeplejen/boliger, træning og hjælpemidler. Der er ikke udskrivningskoordinatorer, men det håndteres af hver enkelt visitator inden for de respektive fagområder. Nedenstående tabel beskriver, hvor stor en andel af medarbejderne/lederne som er beskæftiget med de forskellige hovedopgaver inden for visitationsområderne. Der er forskelle mellem kommunerne på, hvor stor en andel som er beskæftiget med de forskellige hovedopgaver. Fx hjemmehjælp hvor 30 % af medarbejderne er beskæftiget i Greve, mens 60 % af medarbejderne er beskæftiget i Gladsaxe. I forhold til bevilling af hjælpemidler, så er 64 % af medarbejderne i Frederiksberg beskæftiget med visitering af hjælpemidler, hvilket er en noget større andel end de resterende kommuner. Som beskrevet overstående har Frederiksberg også en tværfaglig visitation, hvor lettere hjælpemidler kan visiteres af andre faggrupper end ergoterapeuter/fysioterapeuter. Der er ligeledes forskelle på, hvor mange som er beskæftiget med de administrative opgaver. ANTAL BESKÆFTIGEDE Antal beskæftigede pr. opgaveområde i % Visitation hjemmehjælp for hjemmeboende og evt. beboere på plejecentre ( 83, 84, 94 og 95) 44% 41% 60% 30% 35% Visitation/tildeling af hjemmesygepleje 39% 45% 43% 0% 26% Visitation/henvisning til dagcenter, daghjem og aktivitetscenter 33% 21% 57% 19% 32% Bevilling af hjælpemidler til alle borgere 64% 45% 33% 44% 48% Visitation/koordination ved udskrivelse fra hospitaler 25% 55% 23% 33% 42% Visitation af midlertidig og varig bolig 36% 52% 70% 33% 39% Sagsbehandling og fastlæggelse af træningsbehov efter Serviceloven ( 86) 17% 7% 57% 19% 32% Administrative opgaver 36% 76% 57% 52% 74% Projekt- og udviklingsopgaver 22% 69% 23% 37% 52% Ledelse 11% 10% 13% 7% 6% Andre opgaver 28% 45% 60% 37% 61% Frederiksberg har en tværfaglig visitation og anvender færrest ressourcer. De øvrige fire kommuner har en nogenlunde ensartet faglig opdeling og har et meget forskelligt ressourceforbrug. Der kan derfor ikke peges entydigt på at tværfaglig visitation er mindre ressourcekrævende. 5.2.2. Forskellige krav til samarbejde med sygehus På Frederiksberg er der et særligt udskrivningsteam der varetager alle henvendelser om hospitalsudskrivninger telefonisk og på fax. De modtager en udskrivningsrapport pr. fax fra hospitalet, Dato: 12. december 2012 Side 30 af 40

hvor der også er en funktionsvurdering (der er forsøg med elektronisk kommunikation - MedCom, men det er ikke fuldt integreret endnu). Hvis der er usikkerhed ringer de til afdelingen eller kontakter borgeren pr. telefon, men de fleste visitationer bliver gennemført uden kontakt til borgeren. De kan også blive indkaldt til en udskrivningskonference på sygehuset. Der er også en fremskudt visitation, hvor de er på udvalgte afdelinger på sygehusene (Frederiksberg og Bispebjerg Hospital). I Gladsaxe er der et team, som har det primære ansvar for samarbejde med sygehus. Der er endvidere udpeget en primær ansvarlig for telefonisk og elektronisk kontakt til sygehus, fx advis ved indlæggelse/forløbsplan mv. Gladsaxe gennemfører kun i begrænset omfang udskrivningskonferencer på sygehuset, og hvis borgerens behov er komplicerede, vil der oftest blive tildelt en midlertidig bolig. I Ballerup håndterer alle fagområder samarbejdet omkring udskrivning, men der er faste udskrivningskoordinator for det primære sygehus som der samarbejdes med. For de øvrige sygehuse, vil det være de respektive visitatorer, der har ansvaret. Dialogen med sygehus sker elektronisk, advis og lister over indlagte, og telefonisk ved henvendelse til udskrivningskoordinatoren. Udskrivningskoordinatoren får dagligt oplyst, hvilke borgere over 65 år, som er indlagt. Herefter tjekker udskrivningskoordinatoren om de modtager ydelser og er opsøgende på afdelingerne over for borgere over 65 år, dvs. taler med personalet, med borgeren og finder ud af, hvad de har behov for. Hvis der er behov for hjælpemidler vil en sagsbehandler fra hjælpemiddelafdelingen deltage i udskrivningskonferencen. I Nyborg er der udskrivningskoordinatorer for hhv. hjemmepleje/boliger og for hjælpemidler og et sekretariat der modtager alle henvendelser fra sygehus (telefonisk og elekronisk). Der er desuden en aftale med Region Syddanmark - Samboaftalen- der fastlægger kommunikationen mellem kommunen og sygehuset. Kommunikationen er elektronisk understøttet. De får fx beskeder om: - Indlæggelse - bruges til stop af leverancer - Forskellige typer af udskrivningsmeddelelser for alle borgere som modtager hjælp, inkl. færdigbehandlingsdato. - Genoptræningsplaner, forløbsplaner (komplicerede/ukomplicerede forløb), funktionsvurdering mv. I Nyborg tages som udgangspunkt ikke ud på hospitaler, men der kan dog gennemføres udskrivningskonference, hvis der er helt særlige forhold, der taler for det. I Greve håndterer alle fagområder selv udskrivninger, herunder de specifikke ydelser, som borgerne kan have behov for typisk hjemmepleje, plejebolig, træning og hjælpemidler. De har dog en fælles telefon, som de skiftes til at tage, når hospitalerne henvender sig til Greve om en konkret udskrivning. Der bliver ikke sendt nogle oplysninger elektronisk. Enten gennemføres en ud- Dato: 12. december 2012 Side 31 af 40

skrivningskonference eller også aftales i telefonen, hvad der skal ske. Det er kun de komplekse sager, hvor der er en udskrivningskonference. Som beskrevet ovenstående så er der forskellige måder at organisere samarbejdet med hospitalerne på, hvilket også kan læses i ovenstående tabel (antal beskæftigede), hvor Greve og Ballerup har den største andel der er involveret i hospitalsudskrivning. I nedenstående tabel viser, at kommunerne generelt vurderer, at der i nogen grad er et optimalt samarbejde med hospitalerne i forbindelse med udskrivninger. Fungerer samarbejdet med hospitalerne optimalt i forbindelse med udskrivninger? Frederiksberg Ballerup Gladsaxe Nyborg Greve I meget høj grad 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% I høj grad 10,0% 26,3% 25,0% 22,2% 0,0% I nogen grad 80,0% 57,9% 50,0% 77,8% 69,2% I mindre grad 10,0% 5,3% 12,5% 0,0% 15,4% Slet ikke 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% Ved ikke / ikke relevant 0,0% 10,5% 12,5% 0,0% 15,4% Gennemsnit 3,00 3,24 3,14 3,22 2,82 I alt 10 19 8 9 13 Det kan konstateres, at vurderingen af samarbejdet med sygehus ikke kan kobles til, hvordan man har organiseret samarbejdet med sygehus, da der kun er begrænset forskel i oplevelsen af samarbejdet, men betydelig forskel i ressourceforbruget. 5.2.3. Krav til sagsbehandlingstid - servicemål Det er antagelsen at høje krav til, hvor hurtigt ansøgninger skal behandles i visitationen kan påvirke kommunernes ressourceforbrug til opgaven. Dato: 12. december 2012 Side 32 af 40

Vi har spurgt ind til de fastsatte krav i kommunerne og kan konstatere, at der er lidt forskellige målsætninger. Nogle har fx 3 dage for visitation til hjemmepleje for hjemmeboende og andre 5, men de ligger alle i dette leje. Vi er i dialogen med kommunerne blevet gjort opmærksom på, at det er forskelligt i hvilken udstrækning de lever op til målsætningen. Nogle lever op til målsætningerne, mens andre har venteliste. Den lille spredning i målsætningerne og det faktum, at de ikke efterleves alle steder gør, at det ikke er muligt at vise, hvordan forskellige krav til sagsbehandlingstider konkret påvirker ressourceforbruget i visitationen. Det vil dog være vores vurdering, at en forskel på 2 dage i målsætningerne næppe vil påvirke ressourceforbruget væsentligt. 5.2.4. Krav til besøg ved visitation Generelt er det mere ressourcekrævende at gennemføre visitation ved besøg end hvis det fx sker telefonisk. Uens krav til besøg mellem kommunerne vil derfor påvirke kommunernes ressourceforbrug. Vi har i analysen set på kravene til besøg ved visitation til hjemmepleje og hjælpemidler mellem kommunerne og kan konstatere, at alle har som overordnet målsætning, at der skal gennemføres besøg. Vi har imidlertid også spurgt ind til omfanget af besøg i praksis. Medarbejderne har vurderet, hvor stor en andel af deres samlede antal visitationer gennemføres et borgerbesøg. I nedenstående tabel fremgår det, at andelen af borgersøg varierer fra knap 46 % til godt 24 % af alle visitationer/bevillinger. Der er således betydelig forskelle på andelen af borgerbesøg. I hvor stor en andel af alle dine visitationer/bevillinger besøger du en borger? Frederiksberg Ballerup Gladsaxe Nyborg Greve Observeret minimum 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Observeret maksimum 95,0 95,0 95,0 100,0 80,0 Gennemsnit 27,0 41,7 34,7 45,9 23,4 Respondenter 37 29 30 28 31 Hvis vi ser andelene af besøg i forhold til produktiviteten (antal visitationer/antal årsværk) se følgende figur, så har Frederiksberg og Gladsaxe som har en højere produktivitet og en lavere andel besøg end Nyborg og Ballerup. Greve er lidt anderledes, idet de har lav produktivitet, men vurdere også have en lav andel af borgerbesøg. Dato: 12. december 2012 Side 33 af 40

Det må dog alt andet lige forudsættes, at flere besøg er mere ressourcekrævende, men når det ikke afspejler sig tydeligere i tallene, så kan årsagen være, at den tid der anvendes til besøg kun udgør en begrænset del af den samlede arbejdstid for visitatorer. 5.3. It-understøttelse 5.3.1. It-understøttelse I spørgeskemaundersøgelsen har medarbejdere og ledere skulle vurdere en række spørgsmål som bl.a. omhandlede itunderstøttelse. I nedenstående tabel har respondenterne vurderet brugervenligheden i KMD Care. Tabellen viser en variation mellem kommunerne, hvor tilfredse de er med brugervenligheden. Gladsaxe Kommuner er mest utilfredse med brugervenligheden her er 40 % utilfredse med brugervenligheden. Hvor tilfreds eller utilfreds er du med brugervenligheden i CARE? Frederiksberg Ballerup Gladsaxe Nyborg Greve Meget tilfreds 5,4% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% Tilfreds 37,8% 51,7% 40,0% 60,7% 48,4% Hverken eller 27,0% 6,9% 20,0% 25,0% 16,1% Utilfreds 21,6% 31,0% 36,7% 10,7% 6,5% Meget utilfreds 5,4% 3,4% 3,3% 0,0% 6,5% Ved ikke / ikke relevant 2,7% 6,9% 0,0% 3,6% 22,6% Gennemsnit 3,17 3,15 2,97 3,52 3,38 I alt 37 29 30 28 31 Den forskellige vurdering af brugervenlighed kan dække over flere forskellige forhold. Kommunerne peger bl.a. på at der er mange klik i systemet, samt at KMD Care er en meget kompleks løsning som kan anvendes på mange forskellige måder. Der efterspørges mere rådgivning/erfaringsudveksling i forhold til at anvende løsningen på den mest effektive måde. Derudover efterspørges mere Dato: 12. december 2012 Side 34 af 40

uddannelse i løsningen som tips og tricks efter KMD Care er implementeret. Nedenstående tabel viser, at tilfredsheden med brugervenligheden stiger jo mere brugeren er uddannet/påklædt til at anvende KMD Care på en effektiv måde. En øget uddannelsesindsats vil formentlig øge tilfredsheden med KMD Care. Hvor tilfreds eller utilfreds er du med brugervenligheden i CARE set i forhold til om du er uddannet/påklædt til at anvende CARE på en effektiv måde? Gennemsnit Respondenter I meget høj grad 3,69 16 I høj grad 3,42 73 I nogen grad 2,86 42 I mindre grad 2,30 10 Slet ikke 0 I alt 3,21 141 Svartiderne i KMD Care er ligeledes blevet vurderet. Generelt er der rimelig stor utilfredshed med svartiderne i KMD Care, men der er også rimelig stor variation mellem kommunerne. Fra at godt 20 % er utilfredse til at knap 70 % er utilfredse med svartiderne. Hvor tilfreds eller utilfreds er du med svartiderne i CARE? Frederiksberg Ballerup Gladsaxe Nyborg Greve Meget tilfreds 2,7% 0,0% 3,3% 0,0% 0,0% Tilfreds 32,4% 20,7% 13,3% 7,1% 25,8% Hverken eller 37,8% 6,9% 10,0% 25,0% 29,0% Utilfreds 13,5% 37,9% 43,3% 57,1% 22,6% Meget utilfreds 8,1% 17,2% 26,7% 3,6% 0,0% Ved ikke / ikke relevant 5,4% 17,2% 3,3% 7,1% 22,6% Gennemsnit 3,09 2,38 2,21 2,38 3,04 I alt 37 29 30 28 31 Generelt vurderes det, at der er klare retningslinjer for anvendelsen af KMD Care i de enkelte kommuner. Fra en skala fra 1-5, hvor 5 er i meget høj grad scorer kommunerne omkring 4. Har I klare retningslinjer for, hvordan du skal anvende CARE i forbindelse med dine visitationsopgaver? Frederiksberg Ballerup Gladsaxe Nyborg Greve I meget høj grad 24,3% 17,2% 20,0% 7,1% 25,8% I høj grad 37,8% 69,0% 46,7% 67,9% 45,2% I nogen grad 29,7% 6,9% 30,0% 21,4% 0,0% I mindre grad 2,7% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% Slet ikke 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% Ved ikke / ikke relevant 5,4% 6,9% 3,3% 3,6% 29,0% Gennemsnit 3,89 4,11 3,90 3,85 4,36 I alt 37 29 30 28 31 Der er også blevet spurgt ind til om der løbende bliver arbejdet med at udvikle brugen af KMD Care. Nedenstående tabel viser, at der er forskel på, om der løbende bliver arbejdet med brugen af KMD Care fra at 75 % vurderer enten i meget høj grad eller i høj grad til at 23 % vurderer enten i meget høj grad eller i høj grad. Dato: 12. december 2012 Side 35 af 40

Bliver der løbende arbejdet med at udvikle brugen af CARE? Frederiksberg Ballerup Gladsaxe Nyborg Greve I meget høj grad 10,8% 3,4% 0,0% 7,1% 3,2% I høj grad 40,5% 58,6% 23,3% 67,9% 35,5% I nogen grad 37,8% 27,6% 43,3% 25,0% 19,4% I mindre grad 5,4% 3,4% 13,3% 0,0% 6,5% Slet ikke 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% Ved ikke / ikke relevant 5,4% 6,9% 20,0% 0,0% 35,5% Gennemsnit 3,60 3,67 3,13 3,82 3,55 I alt 37 29 30 28 31 Det er antagelsen at anvendelse at digitale værktøjer (fx Ipads, Smartsphones/PDA, computer) i visitationen hos borgeren kunne gøre visitationen mere effektiv I nedenstående tabel vurderes det, at visitatorerne i alle fem kommuner anvendes kun i begrænset omfang eller slet ikke anvender digitale værktøjer i visitationen hos borgere, hvad enten det er på sygehus eller i borgerens eget hjem. I alle kommuner er der peget på, at dækningen er for ringe/ustabil, hvilket gør det vanskeligt at bruge løsningerne. En mulighed kunne være at brugen kunne arbejde off-line i KMD Care, så det ikke er nødvendigt med en opkobling til nettet. Benytter du digitale værktøjer i forbindelse med borgerbesøg, som fx computer, ipad, PDA/smartphone? Frederiksberg Ballerup Gladsaxe Nyborg Greve I meget høj grad 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 6,5% I høj grad 5,4% 0,0% 0,0% 10,7% 9,7% I nogen grad 5,4% 6,9% 6,7% 0,0% 6,5% I mindre grad 8,1% 6,9% 20,0% 17,9% 19,4% Slet ikke 56,8% 62,1% 46,7% 53,6% 19,4% Ved ikke / ikke relevant 24,3% 24,1% 26,7% 17,9% 38,7% Gennemsnit 1,46 1,27 1,45 1,61 2,42 I alt 37 29 30 28 31 Da alle kommuner anvendes samme it-system og vurderingerne af anvendelsen af systemet ikke afviger markant, så er det vores vurdering, at it-udfordringer påvirker ens hhv. positivt og negativt for kommunerne. 5.4. Kvalitet i opgaveløsningen For at belyse den generelle oplevelse af kvalitet i sagsbehandlingen er der spurgt ind til en række spørgsmål, som omhandler kompetencer og kvalitet i opgaveløsningen. 5.4.1. Kompetencer Der er blevet spurgt ind til om medarbejderne/lederne har kompetencerne til at visitere til alle de områder/opgaver som man er ansvarlig for. Dette spørgsmål scorer forholdsvis højt. Frederiksberg som scorer lavest svarer godt 70 % at de enten i meget høj grad eller i høj grad har kompetencerne til at visitere til de opgaver som de har ansvar for. Det lidt lavere scorer kan skyldes at de har en mere tværfaglig visitation på nogen af områderne. Dato: 12. december 2012 Side 36 af 40

Har du kompetencer til at visitere til alle områder, som du har ansvar for? Frederiksberg Ballerup Gladsaxe Nyborg Greve I meget høj grad 27,0% 31,0% 36,7% 21,4% 29,0% I høj grad 43,2% 51,7% 36,7% 53,6% 51,6% I nogen grad 13,5% 3,4% 16,7% 17,9% 3,2% I mindre grad 2,7% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% Slet ikke 5,4% 3,4% 0,0% 0,0% 0,0% Ved ikke / ikke relevant 8,1% 10,3% 10,0% 7,1% 16,1% Gennemsnit 3,91 4,19 4,22 4,04 4,31 I alt 37 29 30 28 31 Der er også blevet spurgt indtil om de har kompetencer til at Visitere til flere opgaver end de har kompetencer til. Der er større forskelle mellem kommunerne, samt der er en stor andel som har svaret ved ikke/ikke relevant. Generelt vurderer hovedparten af medarbejderne at de i enten mindre grad eller slet ikke har kompetencerne til at visitere til flere opgaver. Har du kompetencer til at visitere til flere områder end du har ansvar for? Frederiksberg Ballerup Gladsaxe Nyborg Greve I meget høj grad 8,1% 0,0% 6,7% 0,0% 0,0% I høj grad 21,6% 10,3% 10,0% 0,0% 3,2% I nogen grad 21,6% 10,3% 23,3% 7,1% 6,5% I mindre grad 10,8% 31,0% 16,7% 21,4% 6,5% Slet ikke 16,2% 31,0% 20,0% 32,1% 58,1% Ved ikke / ikke relevant 21,6% 17,2% 23,3% 39,3% 25,8% Gennemsnit 2,93 2,00 2,57 1,59 1,39 I alt 37 29 30 28 31 Nedenstående tabel viser, hvor en stor en andel som er uddannet/påklædt til at anvende Care på en effektiv måde. Generelt vurderer over halvdelen af medarbejderne at de enten i meget høj grad eller i høj grad er påklædt til at anvende Care på en effektiv måde. Er du uddannet/påklædt til at anvende CARE på en effektiv måde? Frederiksberg Ballerup Gladsaxe Nyborg Greve I meget høj grad 10,8% 27,6% 10,0% 0,0% 3,2% I høj grad 43,2% 44,8% 43,3% 64,3% 45,2% I nogen grad 32,4% 24,1% 33,3% 28,6% 19,4% I mindre grad 8,1% 0,0% 6,7% 7,1% 9,7% Slet ikke 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% Ved ikke / ikke relevant 5,4% 3,4% 6,7% 0,0% 22,6% Gennemsnit 3,60 4,04 3,61 3,57 3,54 I alt 37 29 30 28 31 Tabellen nedenstående viser medarbejdernes/ledernes vurdering af mulighederne for kompetenceudvikling. Der er ikke så store forskelle mellem kommunerne i vurdering af mulighederne for kompetenceudvikling. Ballerup som scorer højst vurderer 38 % at enten i meget høj grad eller i høj grad er gode muligheder for at udvikle sine kompetencer. Dato: 12. december 2012 Side 37 af 40

Har du gode muligheder for at udvikle dine kompetencer? Frederiksberg Ballerup Gladsaxe Nyborg Greve I meget høj grad 2,7% 3,4% 13,3% 3,6% 0,0% I høj grad 27,0% 34,5% 10,0% 32,1% 35,5% I nogen grad 45,9% 51,7% 53,3% 50,0% 32,3% I mindre grad 10,8% 3,4% 13,3% 7,1% 22,6% Slet ikke 5,4% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% Ved ikke / ikke relevant 8,1% 6,9% 10,0% 7,1% 9,7% Gennemsnit 3,12 3,41 3,26 3,35 3,14 I alt 37 29 30 28 31 5.4.2. Kvalitet i sagsbehandling Medarbejdere/leder har vurderet kvaliteten i sagsbehandlingen. Den overordnede konklusion er, at medarbejderne i høj grad vurderer, at der er god kvalitet i opgaveløsningen. Greve, som scorer højst, vurderer 90 %, at der enten i meget høj grad eller i høj grad er god kvalitet i sagsbehandlingen, mens Frederiksberg som scorer lavest med 65 % Oplever du, at I har en høj kvalitet i sagsbehandlingen? Frederiksberg Ballerup Gladsaxe Nyborg Greve I meget høj grad 10,8% 20,7% 13,3% 21,4% 38,7% I høj grad 54,1% 41,4% 73,3% 53,6% 51,6% I nogen grad 24,3% 34,5% 6,7% 21,4% 3,2% I mindre grad 2,7% 0,0% 0,0% 3,6% 0,0% Slet ikke 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% Ved ikke / ikke relevant 8,1% 3,4% 6,7% 0,0% 6,5% Gennemsnit 3,79 3,86 4,07 3,93 4,38 I alt 37 29 30 28 31 Nedenstående tabel viser om det vurderes at kvaliteten i opgaveløsningen kan øges ved at gennemføre flere/færre besøg hos borgerne. Hovedparten af medarbejderne vurderer at der er et passende antal besøg hos borgeren. Dog vurderer en større andel af medarbejderne i Ballerup at flere besøg kunne give en større kvalitet. Det interessante er, at Ballerup i forvejen vurderer at de gennemfører en forholdsvis høj andel af borgerbesøg sammenlignet med de andre kommuner. Kan kvaliteten i opgaveløsningen øges ved at gennemføre flere/færre besøg? Frederiksberg Ballerup Gladsaxe Nyborg Greve Flere besøg 27,0% 41,4% 13,3% 25,0% 25,8% Passende antal besøg 43,2% 34,5% 56,7% 50,0% 41,9% Færre besøg 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% Ved ikke / ikke relevant 29,7% 24,1% 30,0% 25,0% 32,3% I alt 37 29 30 28 31 De tre nedenstående tabeller viser, hvilke variabler som kan have indflydelse på vurderingen i kvaliteten i opgaveløsningen. Nedenstående tabel viser, at jo højere grad medarbejderne vurderer de udnytter hinandens kompetencer jo højere grad vurderer de også kvaliteten i opgaveløsningen. Dato: 12. december 2012 Side 38 af 40

Oplever du, at I har en høj kvalitet i sagsbehandlingen - set i forhold til om I udnytter hinandens kompetencer optimalt på tværs af fagområderne? Gennemsnit Respondenter I meget høj grad 4,25 12 I høj grad 4,04 48 I nogen grad 3,95 60 I mindre grad 3,82 17 Slet ikke 3,50 2 I alt 3,99 139 Ligeledes vurderes det, at jo højere grad medarbejderne vurderer de har kompetencerne, jo højere grad vurderer de også kvaliteten i opgaveløsningen. Oplever du, at I har en høj kvalitet i sagsbehandlingen set i forhold til om du har kompetencer til at visitere til alle områder, som du har ansvar for? Gennemsnit Respondenter I meget høj grad 4,30 43 I høj grad 3,89 73 I nogen grad 3,71 17 I mindre grad 3,00 1 Slet ikke 3,67 3 I alt 3,99 137 Der er ligeledes en tendens til at jo bedre medarbejderne vurderer at have tiltrækkelig med redskaber jo højere vurderer de også kvaliteten i opgaveløsningen. Oplever du, at I har en høj kvalitet i sagsbehandlingen - set i forhold til om du har tilstrækkeligt med redskaber til at gennemføre en visitation/bevilling, fx skabeloner til bevilling/afslag, test, udredning, funktionsvurdering mv.? Gennemsnit Respondenter I meget høj grad 4,37 19 I høj grad 4,06 82 I nogen grad 3,58 33 I mindre grad 3,67 3 Slet ikke 4,00 1 I alt 3,98 138 Undersøgelsen viser således, at der er en tendens til, at kvalitetsvurderingen stiger, hvis: Kompetencerne udnyttes på tværs Medarbejderne har de nødvendige kompetencer Medarbejderne der de nødvendige redskaber. Afslutningsvis vil vi koble vurderingen af kvalitet til ressourceforbruget til visitationsopgaven. Det kunne antages, at jo flere ressourcer jo bedre vurdering af kvalitet. Dette gør sig imidlertid ikke gældende systematisk. Greve har den højeste vurdering af kvalitet og det største ressourceforbrug (se følgende graf) og Frederiksberg har lavest vurdering af kvaliteten og mindste ressourceforbrug. Men Gladsaxe, som har et lavt ressourceforbrug, har den næst højeste vurdering af kvaliteten i sagsbehandlingen. Dato: 12. december 2012 Side 39 af 40