6. december 2013 Stillings- og funktionsbeskrivelse Filadelfia fællesadministrative stab Økonomi, Løn og Personale, IT og Udvikling Afdelingschef- Stabschef
Chef til Filadelfias fælles administrative stab Filadelfia er med specialhospitalet i front inde i en større fornyelses-, omstillings- og effektiviseringsproces. Målet er at synliggøre og fremtidssikre denne vigtige landsdækkende selvejende sundheds- og socialorganisation med højt specialiserede og specialiserede behandlinger til patienter og borgere med epilepsi og erhvervet hjerneskade på internationalt anerkendt niveau med høj forskningsaktivitet. Fornyelsen og omstillingen har målrettet været rettet mod en 2 styrket dialog med de 5 regioner og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse om Filadelfias specialiserede hospitalsydelser, kvalitet og økonomi på overordnet ledelses- og sundhedsfagligt niveau styrket dialog med de nærliggende sjællandske og østjyske kommuner om sociale døgn- og dagtilbud og evt rehabilitering til mennesker med fysisk og psykisk udviklingshæmning fælles vision med ledsagende strategier for de nærmeste år skal gøre ledere og medarbejdere til et endnu stærkere, kompetent og udadvendt hold der kan levere ydelser til tilfredse brugere og opdragsgivere Filadelfias bestyrelsen og den ny direktion (administrerende direktør og direktør med sundhedsfaglig baggrund) besluttede medio 2012 At Filadelfia i 2014 skal udgøre - Et Center of execellence for patienter med epilepsi eller erhvervet hjerneskade med dokumenteret højeste kvalitet, økonomisk effektivitet, forskning i topklasse og tæt dialog ked patienter, pårørende og samarbejdspartnere. Et vigtigt skridt for den nye direktion har været at samle kræfterne indenfor det administrative område - for at sikre de nødvendige kompetencer til at bistå og løse opgaver ift direktion og den samlede organisation med høj kvalitet og effektivitet. Resultatet er blevet en samlet fælles administrativ stab under en fælles stabschef (afdelingschef) for funktionsledere og medarbejdere indenfor økonomi, løn og personale og IT. Senest er også uddannelseskoordinatoren og innovationskonsulenten blevet en del af den fælles administrative stab. Fusionen af disse tidligere søjleopdelte funktioner er forløbet godt - med en stadigt større forståelse og udvikling frem mod en betydningen af en fælles kultur og betydningen af stabsrollen som direktionens rådgiver og forlængede arm og med særskilte administrative kompetencer. Direktion og afdelingschefer (22 i alt) har parallelt med denne udvikling også forstået betydningen af den administrative stabs betydning og kvaliteter. Stillingen som afdelingschef stabschef er en spændende stilling med ansvar, bredde og kompetencer i hele det administrative felt og samtidigt med forventninger og muligheder ift såvel drift som udvikling.
En række udfordringer af mere grundlæggende karakter indenfor det økonomiske og styringsmæssige felt for hospitalsområdet er ved at være bragt i god gænge. 3 Der resterer dog stadigt at få udformet og virkeliggjort et ledelsesinformations-system indenfor Filadelfias samlede områder Specialhospitalet, Specialskole og specialrådgivning samt sociale døgn- og dagtilbud. Den nye afdelingschef stabschef har tætte daglige relationer til direktionen med såvel driftsmæssige, økonomiske, styringsmæssige men også strategiske opgaver. Hertil kommer efterhånden stærke bånd og faglig brobygning til Filadelfias centrale samarbejdspartnere. Den nye chef refererer til direktionen ved den adm direktør, og har foruden god ledelseserfaring især stærke økonomiske og planlægningsmæssige kompetencer erhvervet i sygehusvæsenet og gerne også med kendskab til socialområdet. Lidt baggrund Filadelfia har 116 års kompetenceopbygning, er placeret geografisk i Dianalund med rigtigt gode bus- og togforbindelse til Slagelse og i nogen grad også til Sorø. Filadelfias hovedaktiviter er beliggende i Dianalund og dertil kommer de sociale døgntilbud i Sorø Kommune og i Juelsminde Kommune (Østjylland). Filadelfia er en non-profit institution med egen bestyrelse, et landsdækkende specialhospital med forskning og udvikling og kompetencer på internationalt niveau, en specialskole og sociale døgn- og dagtilbud. Det er en stolt organisation med ca 750 ledere og medarbejdere - og et budget på omkring 350 mio kr - som er optaget af at levere høj kvalitet til tilfredse patienter og borgere indenfor svær epilepsi og erhvervet hjerneskade med tilgrænsende lidelser i landet. Den offentlige sektor er nu og de nærmeste år stillet over for en periode med 0- vækst - efter ti år med betydelig vækst ikke mindst på sundhedsområdet. Det betyder øget fokus på prioritering af aktivitet, økonomi, produktivitet og effektivitet i regionerne kort sagt fortsat fortsat omstilling og forandring. Filadelfia har været under pres i efteråret 2011, men har netop indgået en 4-årig driftsoverenskomst med regionerne med Region Sjælland som driftsoverenskomstpart. Specialhospitalet består af Epilepsihospitalet og dertil Center for neurorehabilitering. Specialhospitalet bidrager til det danske sundhedsvæsen med højt specialiseret og specialiseret udredning og behandling (godkendt af Sundhedsstyrelsen i Specialeplanen i hhv 2010 og 2012, og revideret i 2013). Hospitalet er indenfor epilepsi med tilgrænsende lidelser indskrevet i Sundhedsloven i 79 med statslig bevilling og med mulighed for yderligere bevillinger ved bilateralt indgåede aftaler med de enkelte regioner. Specialhospitalet er desuden godkendt i 2012 af Sundhedsstyrelsen til udredning og behandling på specialiseret niveau indenfor neurorehabilitering.
4 Specialhospitalet har på de sidste 1½ år været igennem en økonomisk tilpasning og omstilling samt dertil en fornyelse indenfor det sundhedsfaglige områdeudformning af 23 patientforløbspakker, indførelse af effektmål og en styrkelse af fokus på kvalitet i hospitalets ydelser. Specialhospitalet leverer desuden også specialiseret udredning og behandling indenfor søvn og neurofysiologi - med aftaler indenfor den sjællandske og syddanske geografi. En væsentlig del af tilpasningen har været i de kliniske afdelinger og også Filadelfias fælles afdelinger administration, teknisk og serviceafdelinger. Foruden specialhospitalet har Filadelfia også en specialskole, så børn med epilepsi under indlæggelse og børn med ADHD kan undervises iht loven om folkeskole. Filadelfia har særlige kompetencer indenfor børne-neuropsykologi, og tilbyder test og observation af børn. Selv om mange borgere/patienter med kroniske lidelser indenfor epilepsi kan mestre deres eget liv, så kan en del ikke. Det kræver professionel støtte for denne gruppe af patienter og borgere med epilepsi og andre samtidige lidelser at kunne mestre deres liv. Filadelfia tilbyder sociale døgn- og dagtilbud til disse patient-/borgergrupper. Evalueringen af kommunalreformen i 2007 har vist, at der ikke på alle måder tages hånd om særligt udsatte borgere i de nuværende kommunale tilbud. Filadelfia kan bekræfte at der for særlige grupper bl.a. dem med epilepsi og erhvervet hjerneskade er behov for at styrke de offentlige tilbud. Aktuelt er Filadelfia ved at videreudvikle og styrke disse de social- døgn- og dagtilbud. Endvidere har Filadelfia også indledt et udviklingssamarbejde med de vestsjællandske kommuner mhp at kunne støtte deres opgaver indenfor neurorehabilitering. Samlet er Filadelfia på vej langs en fornyet kurs, som skal tydeliggøre for omverdenen, at en sammenhængende værdikæde for patienter med svær epilepsi. erhvervet hjerneskade og tilgrænsende giver rigtig god mening for patienter- og borgergrupper med særlige behov. Filadelfia vil gøre en forskel som en vigtig brik i dansk sundheds- og socialvæsen for patient- og borgergrupper med særlige behov. Alle områder og afdelinger har været involveret i Filadelfias fornyede kurs. Filadelfia er allerede nået langt, og der er parathed og vilje til de næste skridt for at nå i mål virkeliggørelsen af visionen og de 4 strategier. Dette udviklingsarbejde vil den nye chef også være involveret aktivt i. I løbet af 2014 vil ledere og medarbejdere igen skulle pejle omverdenens tendenser og udfordringer for at sætte den videre kurs og nye milepæle. Et udviklingssamarbejde der skal finde sted i tæt parløb med bestyrelsen.
5 Ansvarsområde Den nye afdelingschef- stabschef får ansvaret for ledere og medarbejdere i den nu fusionerede fælles administrative stab Overordnet ledelsesansvar for stabens ledere og medarbejdere Fagligt ansvarlig for økonomi- og planlægning indenfor hele Filadelfias virke og ansvarsområde Ansvar for effektiv og kvalitet i administration, styrings og ledelsesinformation samt HR under de fastlagte økonomiske og øvrige rammer Dertil kommer ansvar for Staben og dens virke indenfor egne servicefunktioner for Filadelfia som helhed Strategiske oplæg til direktionen Dedikeret ansvar på vegne af direktionen efter delegation. Deltagelse i forhandlinger m vift regioner og kommuner Deltagelse i bestyrelsens møder Arbejdsopgaver I overensstemmelse med dette ansvarsområde er de overordnede opgaver pt : at lede og udvikle opgaver og det interne samspil i den fælles administrative stab med dens faglige ledere og medarbejdere, herunder bl.a. Stimulere til fortsat videreudvikling og sammentømring af en professionel, flexibel og serviceorienteret kultur i den fælles administrative stab Ansvarlig for udvikling og trivsel, samarbejde, arbejdsmiljø, herunder afvikling af årlige MUS-samtaler med faglige ledere og medarbejdere. Ledelsesrepræsentant i det lokale kvalitetsudvalg. Formand for stabenes fælles MED-udvalg (Den administrative stab og Forskningsstaben) at have fokus på og udvikling af drifts- og økonomistyring for hospitalet (DRG-/DRGlignende takster) og økonomimodellen for specialhospitalet og dets afdelinger. Herunder at udvikle ledelsesinformation internt i Filadelfia og eksternt ift regioner (og kommuner) at budgetter indenfor aktivitet og indtægter/udgifter følges, rapporteres løbende og rettidigt overfor Filadelfias budgetansvarlige og i sidste instans direktionen at bistå direktionen i strategiske og centrale opgaver og medvirke i faste interne og eksterne ledelsesfora, herunder deltagelse i bestyrelsens møder at samarbejde med ministerier, regioner og kommuner som helt centrale partnere indenfor sundheds- og socialområdet Kompetencer Som chef kan du sige ja til langt de fleste af nedennævnte kompetencer Relevant akademisk uddannelse cand.oecon, cand. scient. pol., cand. polit., cand. merc. eller tilsvarende uddannelsesniveau
6 Ledelseserfaring fra en administrativ stab indenfor økonomi- og planlægning indenfor sygehus- og evt også socialområdet - gerne også med indsigt og erfaring for ledelsesopgaver indenfor IT og HR Evne og vilje til ledelse for at fremme et resultat i et fællesskab Motiverende og nærværende ledelsesstil Arbejder systematisk, analytisk og skaber dermed overblik. Har gode kommunikative og formidlingsmæssige evner. Forhandlingsevner Har personlig gennemslagskraft. Løn og ansættelsesvilkår Løn og ansættelsesvilkår forhandles med pågældendes faglige organisation på et niveau, der modsvarer de stillede forventninger Tiltrædelse Snarest muligt. Ansættelsesforløb Ansøgning fremsendes senest den 10.januar 2014. Vi ser gerne, at du søger online via www.filadelfia.dk. Alternativt kan ansøgningen, vedlagt oplysninger om uddannelse, tidligere beskæftigelse og med relevant dokumentation, sendes til personalekonsulent Charlotte Bertelsen, Filadelfia, Kolonivej 1, 4293 Dianalund. Efter ansøgningsfristens udløb er forløbet planlagt således : - ansættelsesudvalg gennemgår ansøgningerne - 1. ansættelsessamtale den 20.januar 2014 - indhentning af referencer og evt. test (vil blive oplyst) - 2.ansættelsessamtale den 23. januar 2014 (evt tests vil nærmere blive oplyst) - Forhandling og indgåelse af ansættelse i stillingen Du er velkommen til at ringe om stillingen Kontakt administrerende direktør Jens-Otto Skovgaard Jeppesen, tlf 58271000 og mobil 24945612 eller direktør Helle Hjalgrim tlf 58271009 og mobil 30585308. Supplerende materiale Du kan nedenfor orientere dig om - funktionsområderne i den fælles administrative stab - øvrige tætte medarbejdere i det administrative område - Filadelfias organisation og den ændrede administrative organisation - Filadelfias vision og strategier Endeligt er du velkommen til at gå på Filadelfias hjemmeside : www.filadelfia.dk
7 Supplerende materiale
A. Den fælles administrative stab (funktioner) : 8 Økonomifunktionen december 2013. Medarbejdere: 1 Chefkonsulent 2 akademiske økonomikonsulenter 2 økonomimedarbejdere Opgaver: Budget Epilepsihospital/Specialhospitalet og institutioner (drift og investeringer/anlæg) Budget for 4 særskilte juridiske enheder heraf 2 med tilknytning til Filadelfia Årsaftaler med Filadelfias områder og afdelinger DRG-/DRG-lignende takster for hospitalet Samarbejde med SSI (DRG-enheden) og Region Sjælland og regionernes afregningsdatabank (CSC) Løbende aktivitets- og økonomiprognoser, styring og opfølgning ift Filadelfias bestyrelse, direktion og afdelinger Regnskaber i henhold til årsregnskabsloven for ovenstående Løbende betalinger og bogføring Kreditor- og debitorbogholderi Afstemning af bankkonti Fakturering for hospitals- og institutionspladser Diverse faktureringer Konsulentfunktion vedrørende brug af økonomisystemet (NASA, Region Sjællands) Konsulentfunktion ift budget- og bevillingsspørgsmål Afregning af moms og lønsumsafgift Administration af forsikringer Administration af Filadelfias fonde Kontakt med Region Sjælland, Region Midtjylland og Sorø Kommune vedrørende bevillingsspørgsmål Ansvar for struktur og kontoplan for Filadelfia og tilknyttede institutioner Principper for intern afregning mellem Epilepsihospitalet, Filadelfias institutioner og tilknyttede institutioner Baggrundsmateriale til fakturering Takststruktur og takster Fordelingsregnskaber Statistik, analyse og prognoser Leder : Afdelingschefen-Stabschefen (og chefkonsulent Lis Damm Golumbek) Løn og Personalefunktionen december 2013 Medarbejdere: 1 Leder for Løn og Personalefunktionen/afdelingen 3 personalekonsulenter Løn- og personaleadministration herunder tidsadministration og vagtplan Lønforhandlinger og konkrete forhandlinger.
Personalepolitik, retningslinjer og opfølgning heraf. Introduktion af nyt personale. Beregninger/opfølgning lønbudget/forbrug. Ledelsesinformation/HR portalen. E-Rekruttering. Leder : Gitte Fiirgaard IT-funktionen december 2013. 9 Medarbejdere: 1 Leder for IT-funktionen/afdelingen 1 projekt- og supportmedarbejder kliniske systemer 1 projekt og kommunikationsmedarbejder (delt 50% med direktionen) 2 IT-konsulenter 1 IT-medarbejder Drift, support, vedligeholdelse af IT installation med ca. 650 pc ere, 10 servere, 100 printere, videokonferenceudstyr og 800 brugere Drift og support af EPJ (OPUS nyt på vej sammen med Region Sjææland/Region Hovedstaden) Drift, support, vedligeholdelse af medicoteknik primært inden for neurofysiologien/søvn Drift, support, vedligeholdelse af Videoovervågning af patienter Ca 100 kameraer. Drift, support, vedligeholdelse af ca 120 systemer Varetagelse af opsætning af kliniske systemer Datatræk til forskning, ledelsesinformation og planlægning mm. Hotline i forhold til alt ovenstående. Projektledelse i forhold til IT-projekter Udvikling/programmering af kliniske databaser, systemintegration, internet/intranet og ledelsesinformation mm. AV-udstyr Diverse stabsopgaver Tætte samarbejdsrelationer med Region Sjællands IT-systemer Leder : Jens Glad Uddannelseskoordinatorfunktionen december 2013 Medarbejder : Uddannelseskoordinator Introduktion af nye medarbejdere Arrangere Kursus- og uddannelsesvirksomhed, obligatoriske og andet Evt. HR-området Sekretær for Filadelfias tværgående Uddannelsesråd vedr formaliseret videreuddannelse og anden uddannelse Koordinator : Anne Birgitte Møller Rolex
Innovation og omstillingsfunktionen december 2013 10 Medarbejder : Innovationskonsulent o.a. internt tilknyttede LEAN-konsulenter LEAN-strategi Innovation og ide-portal Sekretær for Styregruppen for et fornyet Filadefia, LEAN-delstrategien Koordinator : Innovationskonsulent Louise Sjøberg B. Øvrige tætte medarbejdere i det administrative område Direktionssekretariat - direktionssekretær Lis Moretto - sekretær Kirsten Inge Hansen Kommunikation og web-området - specialkonsulent i kommunikation oa Anders Frederik Madsen - projektleder i IT og webansvarlig Pernille Worm Kvalitet og akkreditering - kvalitetskoordinator Tina Fredsø Andersen - Conny Olsen (leder af fysio-/ergoterapien) De nævnte refererer direkte til direktionen C. Filadelfias organisation Filadelfia omfatter 3 hovedområder: Specialhospitalet Skole og Rådgivning Social døgn- og dagtilbud De 3 områder udgør tilsammen en sammenhængende kæde af ydelser for patienter og borgere med svær epilepsi og erhvervet hjerneskade :
11 Organisationen fremgår nedenfor Filadelfias vision, strategier og organisation samt ydelser 2013 kan findes på hjemmesiden www.filadelfias. dk