OPEN ESDH
OM OPEN ESDH Open ESDH er resultatet af en række kundedrevne innovationsprojekter til det grønlandske selvstyres forsyningsvirksomhed, Nukissiorfiit, og en række danske offentlige institutioner. Open ESDH er en platform til sags- og dokumenthåndtering, proceskontrol og integreret styring af arbejdsgange, baseret på Alfresco Enterprise CMS og Alfresco Share portalen. Open ESDH giver brugeren mulighed for at sikre effektive arbejdsgange. Alfresco er basis Open ESDH er baseret på Enterprise Content Management Systemet Alfresco. Alfresco har omfattende referencelister blandt offentlige myndigheder verden over, og i Danmark er systemet efterhånden også godt repræsenteret. Alfresco har stor fokus på web 2.0 teknologier, og systemet er velegnet til ESDH, intranet, projektstyring, dokumenthåndtering og workflow. Alfresco er udviklet med hovedvægt på adgangskontrol, bruger- og versionsstyring. Alfresco har en omfangsrig håndtering af læse- og skriverettigheder. Rettigheder kan gives på alle niveauer, fra et helt site til dokumentniveau. Alfrescos rettighedssystem rummer en fælles metode til autentificering, der understøtter LDAP, AD, NTLM og Single Sign-on (SSO). Alfresco følger Noark-standarden, som FESD også bygger på, for dokumenthåndtering. 1
De overordnede værktøjer Open ESDH giver organisationen et overblik, hvad angår projekt- og sagsstyring og dokumenthåndtering. Illustrationen ovenfor samler Open ESDHs funktioner. Udover fildrev og intranet indeholder Open ESDH: en intuitiv webbrugergrænseflade, der samler alle trådene og giver brugeren et overblik og en række søgemuligheder dokumentkort, journalisering en stifinder, der spejler drevstrukturen med sager og mapper integration til Office- programmer (MS Office og LibreOffice) integration til Outlook og Webmail, så det er nemt at gemme mails på sager integration til ERP med mulighed for push- pull ledelses- og rapporteringsværktøjer 2
DOKUMENTHÅNDTERING I sagsdelen af Open ESDH samles dokumenter og øvrige oplysninger, der knytter sig til samme emne, opgave eller sag. Dokumenterne og informationer journaliseres på en sådan måde, at alle informationer gøres let tilgængelig for kolleger og for eftertiden. Journaliseringen strukturerer placeringen af sagen, indholdet gøres automatisk tilgængeligt for søgning, og maskinel registrering sikrer unik identifikation af sagen og dens dokumenter. Alt er søgbart i Open ESDH, der følger den internationalt anerkendte NOARK-standard, som den danske FESD-standardisering bygger på. Samme dokument kan nås på mange måder Der er en bred vifte af måder at tilgå dokumenterne på i Open ESDH. Tanken bag designet er, at dokumenterne skal være tilgængelige på en måde, der giver bedst mening i den enkelte arbejdssituation. Alle dokumenter i Open ESDH kan åbnes og gemmes både via webportalen Share, direkte fra LibreOffice eller Microsoft Office (via Sharepoint protokollen), med Windows Stifinder og fra et e- mailprogram. Medarbejderen får et preview af indholdet i dokumentet, så det er hurtigt at orientere sig om, hvorvidt dokument er det rigtige, inden man åbner det med Microsoft Office eller LibreOffice. Samme mappestruktur går igen, uanset om dokumentet åbnes via webportalen Share, Windows Stifinder eller e-mailprogrammet. Alle filer i ESDH-systemet får et unikt nummer med et dokument-id. Hvis dokumentet placeres under en sag, knyttes sagens ID automatisk til dokumentet. 3
Sikkerhed mod fejlplacering og sletning Så snart en fil er overført til Open ESDH, er den sikret mod brugerfejl og uheld. Hver gang en fil overskrives, sørger systemet for, at der dannes en ny version af filen, så man altid kan gå tilbage til tidligere versioner af samme dokument. Filer, der slettes fra Open ESDH, overføres til en skjult skraldespand, som administratorer kan tilgå i tilfælde af fejlagtig sletning. Journaliseringen strukturerer placeringen af sagen, indholdet gøres automatisk tilgængeligt for søgning, og maskinel registrering sikrer unik identifikation af sagen med alle dens dokumenter og øvrige oplysninger. Rettigheder, tagging og metadata Open ESDH rummer: avanceret rettighedsstyring brugervenligt interface til at tilknytte metadata til dokumenter (forfatter, publiceringsdato etc.) tagging (emneord, der beskriver, hvad dokumentet handler om) og tag clouds workflow (godkendelsesprocedurer, redaktør/brugerfaciliteter) indbygget e-mail, alarmer og advis-funktioner automatisk versionering af dokumenter, noter med videre 4
SAGSSTYRING Brugeren ser som det første status, overblik og tværgående opgavestyring. Udover sagsoverblikket får brugeren adgang til en række specialiserede sagstyper med egne arbejdsgange til blandt andet personale- og projektstyring. Alle sager tildeles titel og filnavn. Det er filnavnet, der blandt andet sikrer, at brugeren kan se alle sager som mapper i Windows stifinderen eller som en mappe i mailprogrammet. Desuden får sagen automatisk et unikt ID. Derudover indeholder ESDH-systemet følgende moduler og funktioner: Sagsstatus for løbende kontrol og fremdrift Stedtilknytning for sammenknytning af flere sager til afdelinger, projekter, personer og emner Kommentar for intern kommentering på sagen Kalender for overblik og planlægning Opgaver for processer og arbejdsgange tilknyttet sagen Facetter for afdeling og øvrige lokation Brugere og rettigheder for ejere og øvrige roller tilknyttet sagen Historik for logning af hændelser på sagen Postmappe for modtagelse af post til sagen Hurtig låsning af dokumenter for ejere og administratorer 5
ARBEJDSGANGE Arbejdsgange hjælper med at holde styr på den samlede sagsproces, de enkelte opgaver og de involverede personer. Fra sagen har brugeren overblik over tilknyttede arbejdsgange, og man kan se, hvem der er ansvarlig for de enkelte sager. Brugere, der er involveret i en arbejdsgang, bliver informeret via advis- og arbejdsgangsfunktionerne. Sagsopgave Arbejdsgangen Sagsopgave bruges til uddelegering af en opgave. Med Sagsopgave følger en række underkategorier, blandt andet Sagsopgave med opfølgning, der bruges til uddelegering af en opgave med mulighed for at revidere opgaven. Arbejdsgangen Sagsopgave med godkendelse bruges til at indhente godkendelse af en opgave. Det er muligt at videreudvikle arbejdsgangene, sådan at de imødekommer præcis de workflows, som den enkelte organisation har behov for. Rejsebestilling Arbejdsgangen Rejsebestilling bruges til at håndtere processen omkring bestilling, godkendelse og afregning af rejser. 6
SPECIALISEREDE SAGSTYPER Nedenfor gennemgås fire foruddefinerede specialsagstyper i Open ESDH. Det er muligt at lave tilpassede sagstyper med Alfresco og Open ESDH, og ofte kan man hente inspiration i de eksisterende typer såvel standardtyperne som de sagstyper, der allerede er specialiserede og tilpasset den enkelte organisation. De fire sagstyper er: Projektsag Personalesag Jobsag Driftssag Projektsag Projektsager er målrettet mod projektstyring og indeholder derfor specialiseringer, der hjælper brugerne med at dokumentere og kontrollere processen omkring et projektforløb. Projektoverblikket viser valgfrie faser, tilknyttede roller og status for de aktuelle arbejdsgange placeret i krydsfeltet for den enkelte projektfase og rolle. Projektlederen kan indberette status på udvalgte målepunkter til porteføljeledelsen, der kan overvåge alle projekternes udvikling og økonomi. Porteføljeledelsens værktøj giver overblik over status, fase og målepunkter på tværs af projekter. Projektledernes bemærkningerne til de enkelte målepunkter kan aflæses direkte i overblikket, og det er muligt at arrangere sager og projekter alt efter det aktuelle fokus. Under en sag samles alle dokumenter og oplysninger, der knytter sig til samme opgave eller samme sag. Øvrige dokumenter og informationer af betydning for sagen samles og journaliseres således, at alle informationer gøres let tilgængelige for eftertiden. 7
Arbejdsgange til projektsager Arbejdsgangen Kommentering bruges til at indhente kommentarer fra en række interessenter, der tilknyttes sagen og inddeles efter et rollebegreb, eksempelvis projektleder. Når en arbejdsgang tilknyttes en given rolle, vil opgaven blive tilbudt eller påtvunget alle personerne i den angivne rolle. Arbejdsgangen Kvalitetssikring og godkendelse bruges til at indhente kommentarer fra en række interessenter (roller). Personalesag En personalesag er målrettet håndtering af fortrolige og delte oplysninger mellem de ansatte og indeholder derfor specialiseringer, der hjælper til med at dokumentere og styre arbejdsgange relateret til personalehåndtering. Det er naturligvis muligt at begrænse, hvem der kan tilgå personalesager. Arbejdsgange til personalesager Arbejdsgangen Ansættelseskontrakt bruges til at styre processen omkring udarbejdelsen af en kontrakt. Arbejdsgangen Kursusansøgning bruges til anmodning om og opfølgning på kursus. 8
Jobsag En Jobsag er målrettet administrering af ansættelser og ansøgninger og indeholder derfor specialiseringer, der hjælper HR-medarbejderne med at dokumentere og håndtere processen omkring de forskellige forløb tilknyttet ansættelse, afslag etc. Jobsag tilknyttes typisk den relevante afdeling eller HR-funktionen, som dermed har overblik over igangværende ansættelser og uopfordrede ansøgninger. Et scenarie er, at lederen eller HRafdelingen udvælger de ansøgninger, ansættelsesudvalget skal tage stilling til. Ansættelsesudvalget kommenterer de enkelte ansøgninger og tildeler stjerner for hurtigt overblik. Når ansøgerne er udvalgt, indkaldes kandidaterne, og på sagens kalender kan man registrere aftaler og samtaler, så alle involverede kan følge processen. Ved ansættelse af en af kandidaterne kan relevante dokumenter knyttes til den nyansattes personalesag. Jobsager benyttes også som jobbank for uopfordrede ansøgninger. En arbejdsgang kontrollerer, om ansøgningen forældes, og en HR medarbejder opfordres af ESDH-systemet til at tage stilling til, om ansøgningen skal forblive aktiv i jobbanken. 9
Driftssag En Driftssag er målrettet rapporteringer for driftsstabilitet, -styring og kontrol og indeholder derfor specialiseringer, der hjælper med at dokumentere og styre processen omkring rapporteringer. Arbejdsgange til driftssager Driftssager kan tilknyttes en række aktører, der skal rapportere eller dokumentere udvalgte områder for eksempel i forbindelse med kvalitetssikring. Driftssagen kan indeholde adskillige rapporteringer, og en driftssag kan også kopieres, således at man undgår at skulle starte forfra og indtaste alle aktørerne og sagsoplysninger igen. 10
POSTFORDELING Fra centralt hold kan man med postfunktionen sende post direkte til brugere, sager eller grupper og sites. Dokumenter, der skal postomdeles, placeres i en række centralt placerede mapper og fordeles derefter automatisk af systemet. Postfordelingen gør det muligt at overføre materiale som for eksempel mails, breve (skannede) eller andre dokumenter, uanset ophav, direkte til personen, området eller emnet. Posten fordeles ved hjælp af den indbyggede funktionalitet, hvilket gør det muligt at sende post direkte ind til en sag eller et site, selvom brugeren, der postfordeler, ikke selv har adgang til området. 11
KONTAKT Har du lyst til at høre mere om Open ESDH eller om Magentas øvrige produkter og services, så kontakt os: tel +45 3336 9696 fax +45 3393 4199 http://www.magenta-aps.dk info@magenta-aps.dk CVR 25052943 Magenta ApS Studiestræde 14, 1. DK-1455 København K Magenta ApS Åbogade 15 8200 Aarhus N Om os Magenta har arbejdet med open source teknologier siden virksomhedens stiftelse i 1999. Virksomheden, der har 15 fastansatte medarbejdere samt en håndfuld freelancere tilknyttet, ledes af Morten Kjærsgaard. Magenta udvikler løsninger inden for web, ESDH, design og integration mellem fagsystemer. Siden 1999 har vi leveret IT-systemer til primært større offentlige institutioner. I dag er Magenta blandt de største danske kommercielle leverandører på open source-platformen. Magenta leverer implementering, rådgivning og support på følgende systemer: Alfresco CPR Broker Drupal Obvius Plone Derudover yder vi rådgivning, support og udvikling på en række Linux-distributioner, Apache, MySQL og LibreOffice/OpenOffice. 12