UDBUDSBETINGELSER Indretningskoncept, budget, tidsplan og indretning af Dansk Design Centers og Design Societys nye lokaler i BLOX
Side 2 af 9 1. OVERORDNEDE RAMMER FOR UDBUDDET 1.1 Det ordregivende selskab Det ordregivende selskab, som er ansvarlig for gennemførelsen af denne udbudsforretning, er: Dansk Design Center ApS, Frederiksholms Kanal 30, 1220 København K, CVR.nr. 37287121 1.2 Om udbuddet Dansk Design Center udbyder hermed opgaven: Indretningskoncept, budget, tidsplan og indretning af Dansk Design Centers og Design Societys nye lokaler i BLOX. Der henvises til kravspecifikationen for oplysninger om indholdet af opgaven. Dansk Design Center opfordrer interesserede virksomheder til at afgive tilbud på udførelsen af opgaven i overensstemmelse med specifikationerne i nærværende udbudsmateriale. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud. 2. UDBUDSMATERIALET 2.1 Det samlede udbudsmateriale Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: 1. Kravspecifikation 2. Nærværende udbudsbetingelser 3. Kontraktudkast 4. Inventarliste 5. Plantegninger 6. Rosan Bosch behovsanalyse 7. BLOX mødelokaleoversigt 8. BLOX introduktion 9. Kommunikationsstrategi 10. Designguide 2.2 Tilgængelighed af udbudsmaterialet Alt materiale i forbindelse med udbuddet vil blive offentliggjort på Dansk Design Centers hjemmeside, www.danskdesigncenter.dk. 2
Side 3 af 9 3. PROCEDURE OG TIDSPLAN FOR UDBUDDET 3.1 Tidsplan for udbudsforretningen Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med følgende tidsplan: Tidsfrist Aktivitet 03.11.17 Udbuddet offentliggøres 10.11.17 kl 10.00-12 Spørgemøde i Dansk Design Center og rundvisning i BLOX 01.12.17 kl. 12.00 Frist for aflevering af tilbud 08.12.17 Valg af leverandør 11.12.2017 Præsentation af tilbud for projektgruppen i Dansk Design Center Dansk Design Center tager forbehold for ændringer i tidsplanen. 3.2 Spørgsmål til Dansk Design Center om udbuddet Al henvendelse vedrørende udbuddet skal ske skriftligt pr. email til: Dansk Design Center, att.: My Buemann, Art director, myb@ddc.dk Tilbudsgivere og andre interesserede opfordres til løbende i udbudsperioden at holde sig orienteret på Dansk Design Centers hjemmeside, www.danskdesigncenter.dk, hvor bl.a. eventuelle spørgsmål og svar vedrørende udbuddet gøres tilgængelige i anonymiseret form. Der kan stilles spørgsmål frem til den 20. november 2017. Det er forventningen, at spørgsmål besvares max to hverdage efter de er stillet. 3.3 Spørgemøde og rundvisning i BLOX Der vil blive afholdt spørgemøde og rundvisning i BLOX den 10.11.17 kl. 10.00-12. Dansk Design Center tager forbehold for ændringer af denne dato. Tilmeldning til spørgerunde og rundvisning er nødvendig, og skal ske til My Buemann, Art director, myb@ddc.dk. 3.4 Form og procedurekrav til aflevering af tilbud m.v. a. Sprog Tilbud skal afgives skriftligt og med relevante illustrationer, modeller, visualiseringer og budget, jf. kravspecifikationen. Tilbuddet skal være affattet på dansk. b. Datering og underskrift på tilbud Tilbud skal være dateret og underskrevet af tilbudsgiver. c. Format og øvrige formkrav for aflevering af tilbud Tilbud skal afleveres i mindst to eksemplar i papirformat samt et digitalt eksemplar på USB-stik. Det er udelukkende tilbudsgivers ansvar, at det afleverede materiale er læsbart for Dansk Design Center, hvorfor digitale filer fx kan være i PDF-format eller i MS Word- eller Excel-format. 3
Side 4 af 9 Tilbud afleveres til: Dansk Design Center, Frederiksholms Kanal 30, 1220 København K Att. My Buemann, Art director d. Tilbudsfrist Tilbud skal være afleveret inden tilbudsfristens udløb (01.12.2017 kl. 12.00). e. Forbehold for annullation af udbudsforretningen Indtil udbudsforretningen er afsluttet med indgåelse af en gensidigt underskrevet, endelig kontrakt, vil udbudsforretningen kunne annulleres af Dansk Design Center, såfremt institutionen finder, at der er saglig grund hertil, fx hvis der ikke indkommer kvalificerede tilbud, eller hvis der indtræffer begivenheder, der har betydning for Dansk Design Centers indflytning i et nyt lejemål. f. Alternative tilbud Der kan ikke afleveres alternative tilbud. g. Udgifter til tilbudsmaterialets udarbejdelse m.v. Tilbudsgivers udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud er Dansk Design Center uvedkommende. Dansk Design Center forbeholder sig ret til at beholde det indkomne materiale. De i det udvalgte tilbudsmateriale indeholdte informationer er Dansk Design Centers ejendom. h. Forhandlingsforbud Dansk Design Center gør opmærksom på, at institutionen som ordregiver ikke vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Der må i overens-stemmelse med EU-retten kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiver bør drage omsorg for, at tilbuddet er affattet således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddet er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, herunder navnlig angiver samtlige priser (inkl. rabatter o. lign.), og at tilbuddet er præcist i enhver henseende. 4
Side 5 af 9 4. KRAV TIL TILBUDDETS FORM OG INDHOLD Tilbuddet skal indeholde og disponeres efter følgende hovedafsnit: 4.1 Tilbudsgivers kontaktoplysninger og underskrift a. Den juridiske person Tilbudsgiver skal i tilbudsmaterialet klart og tydeligt angive, hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for ordregiver. Tilbudsmaterialet skal endvidere være tydeligt forsynet med hovedansvarlig kontaktperson. Tilbudsgiver skal underskrive tilbuddet. Digital underskrift kan anvendes. Tilbudsgiver opfordres til at anføre underskrift(er) på den side der beskriver, hvem der byder på opgaven. b. Tilbud afgivet af konsortium eller partnerskab Hvis tilbud afgives af et konsortium eller partnerskab omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget (projektansvarlig), som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftale med. Deltagerne hæfter solidarisk. Såfremt et konsortium eller partnerskab får tildelt kontrakten, skal hvert medlem af konsortiet eller partnerskabet afgive skriftlig erklæring om solidarisk hæftelse for kontraktens opfyldelse. 4.2 Tilbudsgivers opgaveforståelse Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af tilbudsgivers overordnede forståelse af opgaven. 4.3 Tilbudsgivers opgaveløsning, aktiviteter og leverancer Baseret på kravspecifikationen skal det sandsynliggøres, at tilbudsgiver er i stand til at løfte opgaven gennem: Relevante referencer, casebeskrivelser, aktivitetes og procesbeskrivelse samt leverancer. Tilbuddet skal indeholde konkrete og fyldestgørende forslag til aktiviteter, der gennemføres for at nå de overordnede målsætninger for opgaven. Endvidere skal tilbuddet indeholde et konkret budgetforslag for afholdelse af udgifter i forbindelse med opgaveudførslen. 5
Side 6 af 9 4.4 Tilbudsgivers organisering og kompetencer i bemandingen a. Organisationsdiagram og kompetencer mv. Kvalifikationer og kompetencer for projektteamet skal beskrives og dokumenteres i tilbuddet. I den forbindelse kan der vedlægges, herunder referencer for lignende opgaver. b. Oplysninger om brug af underleverandører eller samarbejdspartnere Hvis tilbudsgiver agter at anvende en eller flere underleverandører eller samarbejdspartnere til udførelsen af den udbudte opgave eller dele heraf, skal underleverandørernes eller samarbejdspartnernes navne angives klart og entydigt i tilbuddet, såvel som det skal beskrives til hvilke dele af opgavens udførelse disse påtænkes anvendt. Tilbudsgiver skal endvidere vedlægge dokumentation fx i form af tilbud fra underleverandører og skriftlige hensigtserklæringer eller interesseretilkendegivelser fra partnere. 4.5 Tilbudsgivers tidsplan Tilbud skal indeholde en detaljeret tidsplan for opgaven. Planen kan fx indeholde en angivelse af omfanget (antal timer) af de ydelser, der tilbydes leveret, samt en tidsplan med konkrete milepæle, f.eks. start, aktiviteter og afslutning af opgaven. 4.6 Pris Tilbuddet skal angive en fast, samlet pris eksklusiv moms på udførelsen af hele opgaven som beskrevet. Som en del af tilbuddet skal udarbejdes to versioner af budgetoverslaget. En stor version hvor max beløbet er 750.000 ekskl. moms., samt en lille version, hvor en mindre del af beløbet bliver brugt, fx ved at visse aktiviteter eller ydelser udelades. Vederlaget forfalder og udbetales som fastsat i Dansk Design Centers kontraktudkast. Tilbuddet skal indeholde et overskueligt budget. Tilbudsgiver opfordres til at angive et estimat over forventet ressourceallokering fordelt på de forskellige personalegrupper, fx projektleder, konsulenter, kontormedarbejdere, studentermedhjælpere, osv. samt estimerede rammer for indkøb af inventar, materialer, udførsel af evt. specialfremstillinger. 4.7 Vedståelsesfrist Det skal tydeligt anføres i tilbuddet, at tilbuddet mindst skal vedstås i fire måneder fra tilbudsfristens udløb, dvs. mindst indtil den 31.03 2018. 4.8 Forbehold Tilbudsgiver er berettiget til at tage forbehold over for dele af udbudsmaterialet forudsat, at der ikke er tale om forbehold overfor væsentlige elementer. Eventuelle 6
Side 7 af 9 forbehold skal specificeres klart og præcist på en særskilt forbeholdsliste, der skal vedlægges tilbuddet. 5. EVALUERING AF TILBUD 5.1 Tildelingskriterium Valg af leverandør sker på baggrund af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Beslutningen om valg af leverandør træffes af Dansk Design Centers direktion i samråd med organisationens bestyrelse. 5.2 Underkriterier og vægtning af underkriterier Vurderingen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil ske på baggrund af følgende underkriterier med den angivne vægtning: Underkriterium Vægt Beskrivelse Kvalitet 40% Ved vurdering af dette kriterium vil der blive lagt vægt på tilbuddets evne til kvalitativt at imødekomme udbudsmaterialets formål og krav. Dette vil blive vurderet ud fra i hvor høj grad tilbuddet: på en fyldestgørende måde opfylder alle forhold i det samlede udbudsmateriale, herunder som angivet i kravspecifikationen. indeholder en konkretiseret og detaljeret beskrivelse af opgaveløsningen. indeholder aktiviteter af den fornødne relevans og kvalitet i forhold til at realisere projektets overordnede målsætninger. bygger på et velfunderet idégrundlag, og hvorvidt der er god sammenhæng mellem alle opgaveløsningens faser og aktiviteter. anvender metoder/organisation, der er egnet til at sikre, at der vil ske den fornødne inddragelse af ekspertise på de forskellige områder, som opgaven dækker. påpeger relevante risici og udfordringer og opstiller evt. bud på løsning heraf. demonstrerer, at tilbudsgiver har overblik over opgaven. formår at afgrænse opgaveløsningen på hensigtsmæssig måde. 7
Side 8 af 9 giver rimelig sikkerhed for, at tilbudsgiver udøver relevant kvalitetskontrol og opgavestyring med henblik på sikring af rettidig og korrekt opfyldelse af kontrakten samt sikring af det faglige ambitionsniveau, relevansen og kvaliteten af aktiviteterne i opgaven. Dette underkriterium vil blive bedømt ud fra tilbuddets beskrivelse af 4.2 Tilbudsgivers opgaveforståelse og 4.3 Tilbudsgivers opgaveløsning, aktiviteter og leverancer. Pris 30% Ved vurderingen af dette kriterium lægges der vægt på laveste samlede pris ekskl. moms og inklusiv eventuelle optioner. Organisering og kompetencer i bemandingen Dette underkriterium vil blive bedømt ud fra tilbuddets beskrivelse af 4.6 Pris. 20% Ved vurdering af dette kriterium lægges der vægt på,at organiseringen af opgaveløsningen modsvarer opgavens kompleksitet og omfang. Herunder vægtes, at relevante kompetencer og kvalifikationer i høj grad er til stede, og der lægges vægt på den tilbudte bemandings relevante erfaring med løsning af lignende opgaver. Der lægges endvidere vægt på begrundelsen for og beskrivelsen af, hvem der er tilknyttet som projektleder og kernemedarbejdere på opgaven. Dette underkriterium vil blive bedømt ud fra tilbuddets beskrivelse af 4.4 Tilbudsgivers organisering og kompetencer i bemandingen. Tidsplan 10% Ved vurdering af dette kriterium lægges der vægt på, at eventuelt timetal er tilpasset både den samlede projektperiode samt de enkelte aktiviteter, så det er realistisk, at de kan gennemføres uden forsinkelser i forhold til tidsplanen. Der lægges endvidere vægt på, om tilbuddet indeholder beskrivelse af relevante milepæle undervejs i projektet. Dette underkriterium vil blive bedømt ud fra tilbuddets beskrivelse af 4.5 Tilbudsgivers tidsplan. 8
Side 9 af 9 6. TILDELING OG AFTALEINDGÅELSE 6.1 Underretning om resultatet Ved Dansk Design Centers valg af leverandør vil alle tilbudsgivere blive samtidigt og skriftligt underrettet herom. Underretningen til den vindende tilbudsgiver om, at denne tilbudsgivers tilbud er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, er ikke et juridisk bindende tilsagn om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Der er ingen juridisk bindende kontrakt eller tilsagn herom, før der foreligger en gensidigt underskrevet kontrakt mellem Dansk Design Center og den valgte tilbudsgiver. 6.2 Indgåelse af kontrakt Aftale indgås på grundlag af vedlagte kontraktudkast. Kontrakten mellem Dansk Design Center og tilbudsgiver kan ikke underskrives før der er indgået en juridisk bindende aftale omkring Dansk Design Centers lejemål i BLOX. 9