Rudersdal Kommunes Kvalitetsledelsessystem Ledelsens evaluering 2015 Analyserapport og konklusion November 2015 ToM
Indhold 1. Indledning...3 2. Punkter til afklaring vedrørende DS/EN ISO 9001:2015...4 3. Væsentlige ændringer og handlinger...4 4. Opfølgning fra sidste år...6 5. Intern audit i ToM 2015...7 6. Ekstern audit i NPM 2014...8 7. Brugertilfredshed...9 8. Status for afvigelser, korrigerende og forebyggende handlinger...9 9. Ledelsessystemets struktur... 10 10. Forslag til forbedringer af kvalitetsledelsessystemet... 10 11. VTS... 11 12. Konklusion... 12 Bilag 1 Rapporter fra Interne audits i ToM 2015... 14 2
1. Indledning Dette er analyserapporten for kvalitetsledelsessystemet (KLS) inklusiv vejtrafiksikkerhedsledelsessystemet (VTS) gældende for henholdsvis Teknik og Miljø og Vej i Rudersdal Kommune, udarbejdet på baggrund af ledelsens evaluering den 19. oktober 2015 vedrørende kvalitetsledelsessystemet i Teknik og Miljø, samt særskilt ledelsens evaluering vedrørende vejtrafiksikkerhedsledelsessystemet den 2. november 2015 i Vej, Rudersdal Kommune. Analyserapporten er udarbejdet i oktober/november efter gennemførelse af intern audit i Teknik og Miljøs afdelinger: Vej, Natur, Park og Miljø, Rudersdal Ejendomme og Drift i perioden den 1. oktober til den 6. oktober 2015 og inden den eksterne audit for Vej og Natur, Park og Miljø henholdsvis den 16. og 17. november 2015 samt 8. december 2015. Der har desuden været afholdt ekstra intern audit af chefgruppen indenfor VTS d. 2. november 2015 Følgende har været deltagere ved ledelsens evalueringer: KLS: Områdechef for Teknik og Miljø: Allan Carstensen Afdelingschef Natur, Park og Miljø/ KLS-chef: Maria Cathrine Nielsen Afdelingschef Vej/ VTS-chef: Mohamed Ouazzani Afdelingschef Drift: Peter Bjørno Jensen Systemansvarlig for VTS: Kit Lærke Knudsen Systemansvarlig for KLS: Sanne Gärtner VTS: Områdechef for Teknik og Miljø: Allan Carstensen Afdelingschef Vej/ VTS-chef: Mohamed Ouazzani Systemansvarlig for VTS: Kit Lærke Knudsen Systemansvarlig for KLS: Sanne Gärtner Den samlede konklusion fra ledelsens evalueringer er refereret i pkt. 12. 3
2. Punkter til afklaring vedrørende DS/EN ISO 9001:2015 Kvalitetspolitik og overordnede kvalitetsmål: I forbindelse med den generelle gennemgang af KLS-systemet er kvalitetspolitikken og de overordnede kvalitetsmål tidligere på året fornyet og godkendt af Kommunalbestyrelsen, og er derfor ikke taget op til revision på denne ledelsens evaluering. Der er sidenhen formuleret en Vejtrafiksikkerhedspolitik og tilhørende overordnede mål som tilsvarende skal godkendes af Kommunalbestyrelsen. Nedenstående overskrifter har ved denne ledelsens evaluering for KLS været drøftet, med henblik på at skabe bevidsthed om hvordan vi i organisationen håndterer disse krav fra kvalitetsstandarden samt skaber en fælles forståelse i chefgruppen for, hvordan vi bedst muligt integrerer KLS i det daglige arbejde. Samtidig skulle drøftelsen bruges til at kvalificere beskrivelserne vedrørende de nævnte emner i de overordnede ledelsesprocesser og tværgående støtteprocesser. Der vil derfor i denne rapport ikke være en opsummering af drøftelserne, idet der henvises til de overordnede ledelsesprocesser og tværgående støtteprocesser som er blevet opdateret på baggrund af konklusionerne fra ovenstående drøftelser. Punkter fra drøftelsen: Rammer og Vilkår (Kontekst) Interessenter Risiko og muligheder Processers samspil Lederskab og forpligtelse Ressourcer Brugertilfredshed 3. Væsentlige ændringer og handlinger Siden seneste eksterne opfølgningsaudit i NPM 17. november 2014 er processen med at udbrede kvalitetsledelse til hele Teknik og Miljø blevet sat i gang. Denne proces har også været forberedelse til at opgradere certifikatet til den nye kvalitetsledelsesstandard DS/EN ISO 9001:2015. Vej-afdelingen forventes ligesom NPM ved udgangen af året være certificeret efter denne standard, mens Drift (administration) og Rudersdal Ejendomme forbereder sig til certificering i 2016. Sideløbende i 2015 har Vej-afdelingen forberedt sig på at blive certificeret efter 4
vejtrafiksikkerhedsledelsesstandarden DS/ISO 39001:2013 (VTS). I arbejdet med VTS er der fokus på risikoreduktion i forbindelse med trafiksikkerhed, således at antallet af dræbte og alvorlige tilskadekomne på Rudersdal Kommunes vejnet på sigt nedbringes til nul. Der arbejdes hen mod VTS-målet gennem de to centrale planer Trafikhandlingsplanen og Årlig Uheldsanalyse. Det er et arbejde Vej allerede udfører, men med VTS-systemet gøres det mere systematisk og med større bevidsthed i hele afdelingen. Nedenfor er lavet en opsummering af hvilke væsentlige ændringer og handlinger der er foretaget i og omkring kvalitetsledelsessystemet i løbet af 2015: Udvidelse og tilpasning af systemet: Nyt layout, ny håndbogsstruktur i kvalitetsledelsessystemets styringsprogram D4 Gennemgang og omskrivning samt tilføjelse af nye overordnede ledelsesprocesser og tværgående støtteprocesser. Ved udvidelsen med Vej, Drift (administration og Rudersdal Ejendomme, er der nu tilføjet fagprocedurer for en lang række ikke-lovbundne opgaver der varetages i ToM. Tilpasning af KLS-systemet med henblik på at leve op til kravene i DS/EN ISO 9001:2015 Opbygning af VTS-system i Vej-afdelingen med henblik på at leve op til kravene i DS/ISO 39001:2013 I arbejdet med procedurerne har der været fokus på snitflader, både internt i de enkelte afdelinger, på tværs i Teknik og Miljø, samt eksternt. Organisation: Organisationen for KLS er blevet præciseret og fremgår af organisationsdiagrammet. Herunder: a. Mohamed Ouazzani (MOOU) udpeget til VTS-chef b. Kit Lærke Knudsen (KITK) udpeget til VTS-systemansvarlig c. Interne auditorer udpeget blandt KLS-redaktørerne Brug og drift af systemet: KLS-redaktører er blevet oplært til og varetager nu redigering/opdatering af procedurer. KLS-redaktører oplært i håndtering af afvigelser og forbedringsområder, herunder brug af Request-modulet i D4. KLS-dag afholdt i september 2015 for NPM, Vej og Drift (administration) med fokus på henholdsvis håndtering af afvigelser og forbedringsområder, herunder brug af Request-modulet i D4, samt forberedelse til intern audit ved afholdelse af audit-workshops. Opstart af nyhedsbrevet KLS-NEWS som værktøj til fortsat at holde fokus på og kommunikere omkring KLS. Opsamlingen på kvalitetsmål er koordineret i et fælles skema for TOM og er integreret med status på virksomhedsplanen for ToM Ønskede mål med hensyn til certifikater i 2015: NPM certificeret efter DS/EN ISO 9001:2015 Vej certificeret efter DS/EN ISO 9001:2015 Vej certificeret efter DS/ ISO 39001:2013 5
4. Opfølgning fra sidste år Intern audit udført i 2014 Ved den interne audit i 2014 blev der rejst 3 større afvigelser, 6 mindre afvigelser og 11 forbedringsforslag. Vedrørende de større afvigelser drejede det sig om manglende journalisering af dokumenter på sager, en manglende VVM-screening, samt manglende kendskab, særligt blandt nyansatte til kvalitetsledelsessystemet. Alle større afvigelser og tilsvarende de mindre afvigelser er alle siden oprettet, behandlet og lukket igen. Forbedringsforslag er ligeledes oprettet, størstedelen er effektueret og implementeret i systemet. Herunder kan særligt nævnes: Fokus på brug af Request-modulet i D4 og introduktion til alle brugere. Fokus på intern kommunikation omkring KLS Seneste ledelsesevaluering (2014) Der har været gennemført ledelsens evaluering den 20. oktober 2014. Områdechefen og Kvalitetsledelseschefen vurderede i den anledning, at kvalitetsledelsessystemet fungerer og bidrager til at leve op til Rudersdal Kommunes fastsatte kvalitetspolitik og mål og til kravene i DN/EN ISO 9001:2008. Det fremadrettede arbejde for det kommende år blev opdelt i to hovedpunkter: Udvidelse og tilpasning af systemet Brug og drift af systemet Under disse overskrifter blev der opstillet en række konkrete arbejdspunkter i analyserapportens afsnit 9. Forslag til forbedringer af kvalitetsledelsessystemet. Herunder følger en status på disse punkter (se i øvrigt også under afsnit 3 væsentlige ændringer): Udvidelse og tilpasning af systemet Gennemskrivning af overordnede ToM-procedurer og tilpasning af hele KLS-systemet til udvidelsen med flere afdelinger Overordnet set kunne det være gavnligt at gennemgå systemets overordnede og tværgående procedurer ud fra tanken om, at systemet i højere grad også skal kunne rumme en række opgaver, som ikke er lovbundne. Brug af KLS-redaktører i hver afdeling til vedligehold og revision af procedurer. Gennemført Fortsat tilpasning i 2016. Påbegyndt - Fortættes gennem 2016. Gennemført 6
Tilpasning af KLS-systemet til den nye ISO-standard 9001:2015 Fortsat fokus på snitflader mellem NPM (og øvrige afdelinger) samt til Byplan Gennemført Brug og drift af systemet Præcisering af, hvem, herunder både KLS-chef, systemansvarlige, teamkoordinatorer samt alle øvrige medarbejdere, der har ansvar for henholdsvis passende introduktion for nye medarbejdere til anvendt kvalitetsledelse samt vedligeholdelse af systemet. Generel gennemgang af KLS-systemet i forhold til, om der mangler fagspecifikke procedurer på ikke lovbundne opgaver (opgaver af mere projektrelateret karakter). Intern kommunikation vedrørende kvalitetsledelse bør fremadrettet sættes i fokus. Brugen af Request-modulet bør gen-introduceres hos alle medarbejdere. Gennemført men skal tages op igen i 2016. Arbejdet fortsættes i 2016. Gennemført Gennemført 5. Intern audit i ToM 2015 Der blev fra den 1. til 6. oktober 2015 samt den 2. november 2015 gennemført intern audit af medarbejdere og chefer i henholdsvis Vej, Natur, Park og Miljø, Ejendomme og Drift (administration), samt af KLS-chefen, VTS-chefen og Områdechefen for Teknik og Miljø. Auditrapporterne er vedlagt som bilag til denne rapport, se bilag 1. Konklusioner fra intern audit 2015 Vej: Rigtig godt kendskab til kvalitetsledelsessystemet og de relevante fagspecifikke procedurer. Ved audit kunne de auditerede redegøre for både overordnede og tværgående ToM procedurer, samt egne tværgående procedurer og fagprocedurer, herunder fremvise relevante sager. Behov for, at præcisere procedurernes sammenhæng med VTS-standardens krav. Behov for at se på afdelingens systematik i forhold til KLS-målopfølgning. Behov for præcisering af VTS-standardens krav og sammenhæng med procedurerne. Forslag om at adskille KLS overordnede og VTS overordnede procedurer. 7
NPM: Rigtig godt kendskab til kvalitetsledelsessystemet og de relevante fagspecifikke procedurer. Ved audit kunne de auditerede redegøre for fagprocedurer og fremvise relevante sager. Fortsat behov for til stadighed at kommunikere vedrørende KLS, for at styrke afdelingens kendskab til de overordnede ledelsesprocesser og tværgående støtteprocesser. Særligt i forhold til nye medarbejdere, viste nødvendigheden af fokus på kommunikationssystemet omkring KLS sig. Ledelsen i NPM udviste bredt og godt kendskab til kravene i standarden, herunder det ændrede mind-set der er i skiftet fra den gamle kvalitetsstandard til den nye 9001:2015. Gode gennemgåede fagprocedurer, dog fremkom flere forbedringsforslag som vil kunne udvikle og forbedre procedurerne og systemet yderligere. Ejendomme: Kvalitetsledelsessystemet i Rudersdal Ejendomme er under opbygning, og der er rigtig mange gode og relevante procedurer for afdelingens forskellige arbejdsgange. Godt kendskab til de relevante fagspecifikke procedurer. Ved audit kunne de fleste auditerede redegøre for fagprocedurer og fremvise relevante sager. Behov for bedre kendskab til de overordnede ledelsesprocesser og de tværgående støtteprocesser og kvalitetsledelse generelt. Indførelse af en fast proceduredag, hvor der både bliver talt kvalitetsledelse generelt og bliver arbejdet med procedurer anses for at være et godt tiltag. Drift: Godt kendskab til kvalitetsledelsessystemet og et rigtig godt kendskab til de relevante fagspecifikke procedurer. Ved audit kunne de auditerede redegøre for fagprocedurer og fremvise relevante sager. Behov for at se på afdelingens kendskab til de overordnede ledelsesprocesser og de tværgående støtteprocesser. 6. Ekstern audit i NPM 2014 DNV:GL gennemførte den 17. november 2014 ekstern opfølgningsaudit (periodisk audit P2) i NPM. I auditrapporten bemærkede ledende auditor følgende positive forhold: God forståelse for at anvende kvalitetssystemets styringsredskaber: afvigelsesbehandling, intern audit, ledelsesevaluering Positiv tilgang til at arbejde med procedurer og skabeloner med henblik på at sikre god og ensartet sagsbehandling 8
Ledende auditor nævnede følgende væsentlige forbedringsområder: En videreudrulning af kvalitetssystemet til også at omfatte andre afdelinger indenfor Teknik og Miljø kan bidrage til at styrke de tværgående processer Det vil være relevant at tage udgangspunkt i virksomhedsplanen, når der skal formuleres mål og handlingsplaner. Ligeledes kan ledelsessystemet anvendes til at sikre, at der udarbejdes procedurer og værktøjer, at der fastsættes kompetencer og ressourcer til at gennemføre virksomhedsplanen. Produktionsplanlægning: Udvikle og implementere værktøjer med henblik på løbende at sikre et overblik over de nødvendige ressourcer til at udføre opgaverne. Ledende auditor rejste ingen afvigelser ved ekstern audit 2014. Der er således ingen hverken væsentlige eller mindre væsentlige afvigelser der skal følges op på inden næste audit i november 2015. 7. Brugertilfredshed I gennemgangen af Kvalitetsledelsessystemet har der været behov for at se på, hvordan der fremadrettet arbejdes mere systematisk med brugertilfredshed og interessenters behov og krav. I den forbindelse har chefgruppen gennem proceduren Brugertilfredshed under de tværgående støtteprocesser præciseret hvordan der indsamles viden om interessenters behov og krav gennem kommunens centrale borgerundersøgelse der foretages hvert 3. år. Næste undersøgelse er i 2016. Derudover er det præciseret, at der på ledelsens evaluering laves status på hvilke tiltag der i øvrigt på initiativ fra de enkelte afdelinger har haft fokus på interessenters tilbagemeldinger, behov og krav. Denne årlige opsamling skal på sigt gerne generere viden omkring hvilke indsatser der er anvendelige til indsamling af information, og som kan give input til virksomhedsplanen og dermed kvalitetsmålene for de enkelte afdelinger. 8. Status for afvigelser, korrigerende og forebyggende handlinger Siden sidste eksterne audit den 17. november 2014 er der via medarbejderobservationer og gennemgange rejst følgende større og mindre afvigelser: 8 Større afvigelser (alle er afsluttet) 16 Mindre afvigelser (heraf er der fortsat enkelte der observeret fra intern audit 2015 der er under behandling) 9
Der er desuden indmeldt en række forbedringsforslag både som medarbejderobservationer og i forbindelse med intern audit 2015. En række af disse forbedringsforslag er fortsat åbne men er tildelt behandlingsansvarlig. 9. Ledelsessystemets struktur Punktet skal berøre den tværgående struktur og systemets opbygning i D4, desuden overvejelser og beslutninger vedrørende snitflader og roller for de implicerede afdelinger og relevante aktører inden for Kvalitetsledelsessystemet. Der blev på mødet truffet beslutning om at arbejde videre med følgende punkter: Hver afdeling under ToM fremadrettet skal have en særskilt systemansvarlig. Dette vurderes nødvendigt når kvalitetsledelsen udbredes til alle afdelinger både for at dele arbejdsbyrden ud, men også for at gøre systemet mere dynamisk og mindre sårbart ved eventuelt medarbejderskifte. Ved denne organisation udestår der afklaring af snitflader til de overordnede systemansvarlige for henholdsvis KLS og VTS. I samme forbindelse blev det nævnt at en diskussion af ressourceforbrug for KLS er sat på dagsordenen ved det forestående chefseminar. Der skal tages stilling til hvilke kompetencer og i den forbindelse hvilken efteruddannelse auditorer i KLS-systemet fremadrettet skal have. VTS- systemet i nogen grad adskilles fra KLS-systemet forstået sådan, at der oprettes en række selvstændige overordnede ledelsesprocesser udelukkende gældende for Vej som relaterer sig udelukkende til VTS-standarden og som derfor placeres i Vejs håndbog i D4. 10. Forslag til forbedringer af kvalitetsledelsessystemet Da kvalitetsledelsessystemet også i det næste år vil skulle underkastes en række større ændringer, idet yderligere to afdelinger under ToM endegyldigt skal være med i systemet, er en række af det sidste års forslag til forbedringer videreført, på trods af at der allerede har været arbejdet med disse. Overordnet set er de mest relevante forbedringspunkter der bør fokuseres på det kommende år relateret til udvidelsen med flere afdelinger og snitfladerne internt i ToM og til de øvrige afdelinger i Kommunen som indgår i de processer der drives i ToM. 10
Fortsætte arbejdet med at få Rudersdal Ejendomme og Drift (administration) certificeret i 2016 efter DS/EN ISO 9001:2015 Videreføre og i tydeligere grad afklare hvem der, i ToM s KLS organisation, har ansvar for at introducere nye medarbejdere til KLS. Udarbejde passende undervisningsmateriale til introduktion af nye medarbejdere. Så de der udpeges til introduktionsgivere kan varetage nice-to-know / need-to know- undervisning af nye. Fortsat fokus på at få beskrevet processer for ikke lovbundne opgaver i alle afdelinger ud fra en risikobetragtning. Fortsat arbejde på at få beskrevet snitfladerne i procedurerne, så også samspillet mellem de mange processer tydeliggøres denne vej. 11. VTS Ved den interne audit i Vej blev der observeret 2 større afvigelser: 1. Det var nødvendigt at etablere overordnede VTS procedurer, på de områder hvor VTS adskiller sig fra KLS 2. Der manglede en procedure for kommunikation Afvigelserne er lukket ved at få etableret de overordnede VTS procedurer på et ekstra niveau kun gældende for Vej. En ny kommunikationsprocedure indgår blandt de overordnede VTS procedurer. Da VTS ledelsessystemet ikke er certificeret endnu og ikke har fungeret i Vej tidligere, er ledelsens evaluering udelukkende fremadskuende. Det er besluttet at arbejde videre med følgende systemforbedringer: Kvalitetsbeskrivelser for veje skal færdiggøres sådan at grænsefladen mellem Vej og Drift er lettere og mere klar i håndteringen. Der skal udarbejdes en ny Trafikhandlingsplan idet eksisterende udløber ved årsskiftet. Det forventes, at den eksisterende forlænges indtil en ny plan er godkendt af Kommunalbestyrelsen. 11
Trafiksikkerhedsspørgsmål indarbejdes i den centrale Borgerundersøgelse i 2016. Dermed kan det registreres hvad en betydelig interessentgruppe mener om håndteringen af trafiksikkerheden på det kommunale vejnet. Der skal fokuseres mere på at inddrage resultater fra interessent undersøgelsen Børns transportvaner, som gennemføres hvert 2. år, og på oplysninger opnået gennem VSP (Vej, Skole og Politi) samarbejdet. I forbindelse med Uheldsanalyse 2014 udpeges kommende års indsatsområder. 12. Konklusion Ved ledelsens evaluering af KLS den 19. oktober 2015 er konklusionen at kvalitetsledelsessystemet er velfungerende og fungerer som et godt værktøj i Teknik og Miljø for ledelsen og den enkelte medarbejder. Det konkluderes samtidig, at alle medarbejdere er engagerede i systemet og bidrager til stadige forbedringer, samt ser en god nytteværdi i brugen af systemet. Der skal ske en bredere vidensdeling af de tværgående og overordnede procedurer så alle medarbejdere både kender og bruger disse procedurer bedre end i dag. Ved ledelsens evaluering for VTS d. 2. november 2015 er konklusionen at også VTS procedurerne er kommet godt fra start og vejtrafiksikkerhedsledelsessystemet er klar til at fungere som et nyt værktøj i Vej. Der er rigtig god forankring hos Vejafdelingens medarbejdere. Dog skal de overordnede procedurer bearbejdes og formidles i det videre arbejde med VTS. Status for kvalitetsledelsessystemet og VTS sættes på dagsordenen på Rudersdal Kommunes Miljø og Teknik Udvalgsmøde i januar 2016. Maria Cathrine Nielsen Mohamed Ouazzani Allan Carstensen KLS-Chef VTS-Chef Områdechef Teknik og Miljø 12
13
Bilag 1 Rapporter fra Interne audits i ToM 2015 14
Kvalitetsledelse for ToM - Vej Rapport over intern audit 1. oktober 2015 Audit nr. 2015-1 1. oktober 2015 Den 1. oktober 2015 blev der gennemført Intern Audit af ToM- Vej s Kvalitetsledelsessystem (9001), herunder også VTS (39001). Audit var den første i vejafdelingen og omfattede alle fire fagområder Trafik, Anlæg, Myndighed og Vedligehold. Fremadrettet vil blive ført en langsigtet plan med det formål at regulere hvilke procedurer der løbende gennemgås ved fremtidige audits. Audithold bestod af: Kit Lærke Knudsen Sanne Gärtner Anne Louise Hjermind Systemansvarlige: Kit Lærke Knudsen Sanne Gärtner Auditerede: Se program Rapporten er modtaget, og dens konklusioner er accepteret og forstået: Dato 9.10.2015 Underskrifter: For ledelsen Mohamed Ouazzani Maria C. Nielsen og Allan Carstensen For auditholdet Sanne Gärtner Kit Lærke Knudsen og Anne Louise Hjermind 15
Formål Referencedokumentation Formålet med denne audit var: at auditere de overordnede ledelsesprocesser og tværgående støtteprocesser for ToM i henhold til kvalitetsledelse at auditere de tværgående Vej-procedurer i henhold til VTS samt de fagspecifikke procedurer for Trafik, Anlæg og vedligehold at gennemgå delmål og handlingsplaner. Afprøvningen af kvalitetsledelsessystemet, herunder VTS, blev foretaget på grundlag af auditering af relevante sagsbehandlere. Kravgrundlag: DS/EN ISO 9001:2015 og DS/ISO 39001:2013 Systemgrundlag: ToM s Kvalitetshåndbog vedrørende overordnede ledelsesprocesser og tværgående støtteprocesser, samt håndbogen Vej. Omfang De auditerede aktiviteter: Administration af vejområdet i Rudersdal Kommunes Vej-afdeling. Audit blev gennemført efter nedenstående auditprogram og dækkede udover de overordnede ledelsesprocesser og tværgående støtteprocesser, samt faglige procedurer for den del af sagsbehandlingen, som vedrører VTS, Trafik, Anlæg, Myndighed og Vedligehold. Der blev ved audit fokuseret på implementeringen af kvalitetsledelsessystemet og herunder VTS-standarden, opnåelse af fastsatte mål, anvendelse af fagprocedurer og viden om håndtering af afvigelser. Auditprogram 9.00-9.15 Åbningsmøde 9.15-10.30 Trafik; Maj-Britt Tinglev, Michael Didrichsen, Stig Echroll, Helle Riis Henriksen 10.30-10.45 Myndighed; Margit Hansen, Michael Didrichsen, Stig Echroll 11.45-12.15 Frokost 12.15-13.30 Anlæg og Vedligehold; Arne Larsen, Janni Elkjær Hansen, Karsten Kristensen 13.30-14.15 Audit af ledelse: Mohamed Ouazzani 14.15-15.15 Rapport 15.30-15.45 Lukkemøde Avigelser og forbedringsforslag fra Audit 2015 Der blev i forbindelse med Intern audit den 1. oktober 2015 konstateret følgende observationer: 2 større afvigelser (S), 1 mindre afvigelse (M), samt 10 forbedringsforslag (F), se nedenstående tabel. Auditresultater Ref. Reference til Audit bemærkninger Afvigelser - Observationer. Observ 16
audit krav grundlag ation kategor i 1 Generelt Flere rettelser på procedurer: - Tydeligere sammenhæng med VTS-standarden - TSR skriv Ny anlæg ind i overskrift og hvem vurderer om der skal laves TSR (mere specifik). - TGR mangler at tilføje uafhængigheden - TSI tjekliste link i procedure mangler, vejbestyrelse skal rettes til vejmyndighed. Skriv eksisterende vejnet ind i overskrift. F-1 2 O00.06 Kvalitetspolitik og kvalitetsmål 3 P03.01 Udførelse af trafiktællinger KLS systematisk målopfølgning og kendskab Der er behov for at se på afdelingens systematik i forhold til KLS-målopfølgning. Der skal gives status hvert kvartal, og det skal afklares hvordan det sikres at det sker. Hvem husker afdelingen på det? Dokumentation og ansvar for at måleudstyr virker her tænkes primært tællemaskiner og sekundært fartvisere, eventuel en fælles under ToM Tværgående. F-2 F-3 4 VTS Mangler i fht VTS-standardens krav: - Beskrivelse for organisering, roller og ansvar VTS adskilt fra KLS - Overordnet VTS kontekst og scope - VTS interessentanalyse 5 O-procedurer Forslag om at prioritere de overordnede ledelsesprocesser efter hensigt/vigtighed i stedet for alfabetisk S-1 F-4 6 O00.07 Lovgivning 7 P00.09 Tilsyn med det kommunale vejnet 8 P00.04 Akuthenvendelser uden for arbejdstid 9 P00.20 PSS- Plan for Kodeord og brugernavn til Schultz sættes ind i proceduren. Generel diskussion: Tilsyn med det kommunale vejnet frekvens i forhold til ressourcer + formål og dokumentation (skema?), samspil med VTS politik Afklar om Akuthenvendelser uden for arbejdstid bør flyttes til ToM tværgående PSS afklaring af procedure mellem Vej og Ejendomme pågår F-5 F-6 F-7 F-8 17
Sikkerhed og Sundhed 10 VTS Der mangler en procedure for Kommunikation, jf. krav i VTS-standarden S-2 11 P01.01 Vedligehold af broer og bygværker på offentligt vejog stinet Vedligehold broer mangler link til intrakort og danbro, specificer interne grænseflade F-9 12 ToM Broer mangler overblik over antal, beliggenhed og ansvar for broer i parker og ved ejendomme M-1 13 Generelt faggruppe Vedligehold Vedligehold; kvalitetsbeskrivelser ikke endelig afklaret pågår F-10 Konklusion Kvalitetsledelsessystemet, herunder VTS i ToM - Vej er i hovedtræk velfungerende. Der er i afdelingen generelt et rigtig godt kendskab til kvalitetsledelsessystemet og de relevante fagspecifikke procedurer. Ved audit kunne de auditerede redegøre for både overordnede og tværgående ToM procedurer, samt egne tværgående procedurer og fagprocedurer, herunder fremvise relevante sager. Der er dog behov for, at præcisere procedurernes sammenhæng med VTS-standardens krav. Desuden viste audit, at der er behov for at se på afdelingens systematik i forhold til KLS-målopfølgning. Det er nødvendigt med en præcisering af VTS-standardens krav og sammenhæng med procedurerne. Det foreslås, at adskille KLS overordnede og VTS overordnede procedurer, men når muligt henvise fra VTS til KLS procedurer. Nærværende rapport for Intern Audit 2015 skal gøres til genstand for behandling jf. gældende procedurer for behandling af afvigelser med passende afhjælpende foranstaltninger, korrigerende handlinger og evt. forebyggende handlinger. Resultaterne af audit skal tages med i betragtning ved ledelsens evaluering, som skal gennemføres senest i oktober 2015. Alle større afvigelser skal være lukket, inden certificeringsprocessen ved et eksternt audithold kan indledes. 18
19
Kvalitetsledelse for ToM - NPM Rapport over intern audit 2. oktober 2015 Audit nr. 2015-1 9. oktober 2015 Den 2. oktober 2015 blev der gennemført Intern Audit af ToM- Natur, Park og Miljø s (NPM) Kvalitetsledelsessystem (9001). Audit var planlagt med støtte i den langsigtede auditplan jævnfør proceduren for Intern audit. Audit omfattede alle fagområderne Natur, Park, Virksomheder og Husdyrbrug, Affald, Olietanke og Jord. Fremadrettet vil den langsigtede plan blive videreført med det formål at regulere hvilke procedurer der løbende gennemgås ved fremtidige audits. Audithold bestod af: Kit Lærke Knudsen Christian Weile Lehm Sanne Gärtner Anne Louise Hjermind Systemansvarlige: Anne Louise Hjermind Sanne Gärtner Auditerede: Se program Rapporten er modtaget, og dens konklusioner er accepteret og forstået: Dato 9.10.2015 Underskrifter: For ledelsen Maria Cathrine Nielsen og Allan Carstensen For auditholdet: Sanne Gärtner, Kit Lærke Knudsen, Christian Weile Lehm og Anne Louise Hjermind 20
Formål Formålet med denne audit var: at auditere de overordnede ledelsesprocesser og tværgående støtteprocesser for ToM i henhold til kvalitetsledelse at sikre at NPM s system lever op til den nye kvalitetsstandard 9001:2015 at auditere de fagspecifikke procedurer for NPM, inden for Natur, Park, Virksomheder og Husdyrbrug, Affald, Olietanke og Jord at gennemgå delmål og handlingsplaner. Afprøvningen af kvalitetsledelsessystemet blev foretaget på grundlag af auditering af relevante sagsbehandlere. Referencedokumentation Kravgrundlag: DS/EN ISO 9001:2015 Systemgrundlag: ToM s Kvalitetshåndbog vedrørende overordnede ledelsesprocesser og tværgående støtteprocesser, samt håndbogen NPM. Omfang De auditerede aktiviteter: Administration af natur, park og miljøområdet i Rudersdal Kommunes NPM-afdeling. Audit blev gennemført efter nedenstående auditprogram og dækkede udover de overordnede ledelsesprocesser og tværgående støtteprocesser, samt faglige procedurer for den del af sagsbehandlingen, som vedrører Natur, Park, Virksomheder og Husdyrbrug, Affald, Olietanke og Jord. Der blev ved audit fokuseret på implementeringen af kvalitetsledelsessystemet, opnåelse af fastsatte mål, anvendelse af fagprocedurer og håndtering af afvigelser. Auditprogram 9.00-9.10 Åbningsmøde 9.10-10.00 YASS, MIWE, JDNI 10.00-10.30 KREA 10.30-11.00 TALA, AD 11.00-12.00 SUNB 12.00-12.30 Frokost 12.30-13.15 Audit af ledelse MCNI 13.15-14.00 Rapport 14.00-14.10 Lukkemøde Avigelser og forbedringsforslag fra Audit 2015 Der blev i forbindelse med Intern audit den 2. oktober 2015 konstateret følgende observationer: 1 større afvigelser (S), 2 mindre afvigelser (M), samt 7 forbedringsforslag (F), se nedenstående tabel. Auditresultater Ref. audit Reference til krav Audit bemærkninger Afvigelser - Observationer. Observ ation 21
grundlag 1 Det blev konstateret at der fortsat kan forbedres på kommunikation til nye medarbejdere omkring D4, så kendskab øges særligt til de overordnede ledelsesprocesser og tværgående støtteprocesser. kategor i S-1 Derudover skal kommunikation til erfarne sagsbehandlere vedrørende ændringer i systemet også skærpes fx kendskab til Kvalitetsmål/teammål og sammenhæng til virksomhedsplan. 2 Generel gennemgang af procedurer/manglende opdatering. Eksempler på manglende opdatering/gennemgang: M-1 3 Olietankproce durer Flere steder står der stadig TMU Henvisninger til gamle bilags og procedurenavne. Manglende/forkert nummerering af punkterne i procedureskabelonen. Manglende stillingtagen til procedureskabelonens punkt 5 omkring dokumentation. Forkortelser anvendt i procedurer skal fremgå af ordlisten i D4, fx MBL, JFL, IAB, MST mv Punktet om snitflader under procedureskabelonens afsnit 3 om ansvar bør gennemgås med henblik på blandt andet at få beskrevet snitfladerne til øvrige afdelinger. CB-kort ændres til intrakort Titler og formål bør gennemgås kritisk i fht at være mere sigende for procedurens indhold, fx Klagesager under virksomhed, 19 under Jord Gennemgang af bilag Procedurerne vedrørende olietanke trænger til en grundig gennemgang, fx: Borgerhenvendelser vedr. olietanke: Blåt ringbind findes ikke - diagram i bilag duer ikke flere døde links Etablering /sløjfning olietanke over 6000 L: Snitflade med virksomheder i fht tilsyn skal afklares, Der er også en problematik omkring større tanke hos private der M-2 22
skal afklares. Sløjfning olietanke under 6000 L: Bilag skal hedde både anmelde og afmeldeskema. Snitflader til forsyning som snart ændres til drift. Byplan skal med i snitflader vedr. olietanke de har grænseflade til BBR. Syn af olietanke og afmelding af olietanke: Det bør præciseres, at det ikke er et krav at der skal synes ved afmelding skal tilpasses i begge procedurer. I procedurer hvor der nævnes at udstyr skal med på tilsyn, skal der være styr på at listen er komplet og at udstyret findes i praksis. 4 IT-programmer/systemer der er nævnt i procedurer Her skal fremgå at man skal have adgang til brug af systemet...fx, høslet, dyrehold, tilsyn med virksomheder og landbrug - vedr. Parkweb, Geoenviron, og vedrørende Renoweb i proceduren Erhvervsaffaldsgebyr mv. 5 Det kunne være en ide at udarbejde en ny procedure for indgåelse af aftale om høsletsarealer og aftaler om dyrehold i proceduren bør være skabeloner for aftaler og henvisning til F2 sag med aftalegrundlag. F-1 F-2 Det bør fremgå tydeligt hvad driftens opgave er og hvad er snitfladen. I de eksisterende procedurer om dyrehold og høslet bør titlen ændres så det fremgår at det er vedligehold og ikke oprettelse. 6 Bjørneklo. Det ville være en hjælp med en henvisning til den generelle F2-sag vedr. bjørneklo. Der bør ryddes op i denne sag som indeholder skabeloner ( er i gang). 7 Der kunne med fordel udarbejdes klagevejledningsskabeloner til brug i de fagspecifikke procedurer, fx tilsyn, fx 19 og sikkert mange andre steder det kunne skabe ensartethed hvor muligt. 9 Asbest+ PCB Det kunne med fordel undersøges om der kunne laves en fælles KL-kode for sager hvor der både indgår PCB + asbest, alternativt bør retningslinjer for håndtering af både asbest og PCB i en sag vedr. sagsoprettelse gentænkes for at lette den F-3 F-4 F-5 23
administrative del af sagen. Fx om brugen af ejendomssag skal fortsætte eller om der kan anvendes en eksisterende kode der dækker begge områder. 19 Ledelsens håndtering af ressourcebehov i fht KLS standardens krav bør beskrives bedre. 20 Kystberedskabsproceduren foreslås ophævet til tværgående F-6 F-7 Konklusion Kvalitetsledelsessystemet i ToM- NPM er i hovedtræk velfungerende og velimplementeret. Der er i afdelingen generelt et rigtig godt kendskab til kvalitetsledelsessystemet og de relevante fagspecifikke procedurer. Ved audit kunne de auditerede redegøre for fagprocedurer og fremvise relevante sager. Audit viste dog igen behovet for til stadighed at kommunikere vedrørende KLS, for at styrke afdelingens kendskab til de overordnede ledelsesprocesser og tværgående støtteprocesser. Særligt i forhold til nye medarbejdere, viste nødvendigheden af fokus på kommunikationssystemet omkring KLS sig. Ledelsen i NPM udviste bredt og godt kendskab til kravene i standarden, herunder det ændrede mind-set der er i skiftet fra den gamle kvalitetsstandard til den nye 9001:2015. Størstedelen af fagprocedurerne var gennemgået og opdateret, men flere forbedringsforslag som beskrevet i tabellen ovenfor vil kunne udvikle og forbedre procedurerne og systemet yderligere. Nærværende rapport for Intern Audit 2015 skal gøres til genstand for behandling jf. gældende procedurer for behandling af afvigelser med passende afhjælpende foranstaltninger, korrigerende handlinger og evt. forebyggende handlinger. Resultaterne af audit skal tages med i betragtning ved ledelsens evaluering, som skal gennemføres senest i oktober 2015. Alle større afvigelser skal være lukket, inden certificeringsprocessen ved et eksternt audithold kan indledes. 24
Kvalitetsledelse for ToM Drift Rapport over intern audit 6. oktober 2015 Audit nr. 2015-1 9. oktober 2015 Den 6. oktober 2015 blev der gennemført Intern Audit af ToM - Drifts Kvalitetsledelsessystem (9001). Denne audit var en prøve-audit med det formål at få en status på, hvor langt implementeringen af kvalitetsledelse er nået i Drift. Drift skal ikke igennem ekstern audit i 2016. Den interne audit omfattede fagområderne Drift Kirkegårde og Drift Vej. Fremadrettet vil der blive oprettet en langsigtet plan med det formål at regulere, hvilke procedurer der løbende gennemgås ved fremtidige audits. Audithold bestod af Systemansvarlig: Anne Louise Hjermind Susanne Nissen Bitsch Kit Lærke Knudsen Christian Weile Lehm Sanne Gärtner Auditerede: Se program Rapporten er modtaget, og dens konklusioner er accepteret og forstået: Dato 9.10.2015 Underskrifter: For ledelsen Peter Bjørno Jensen Maria Cathrine Nielsen og Allan Carstensen For auditholdet Susanne Nissen Bitch og Anne Louise Hjermind 25
Formål Formålet med denne audit var: at auditere de overordnede ledelsesprocesser og tværgående støtteprocesser for ToM i henhold til kvalitetsledelse at vurdere, hvor langt Drift er i opfyldelsen af kvalitetsstandardens (9001:2015) krav at auditere de fagspecifikke procedurer for Drift Kirkegårde og Drift Vej. at gennemgå delmål og handlingsplaner Afprøvningen af kvalitetsledelsessystemet blev foretaget på grundlag af auditering af relevante sagsbehandlere. Referencedokumentation Kravgrundlag: DS/EN ISO 9001:2015 Systemgrundlag: ToM s Kvalitetshåndbog vedrørende overordnede ledelsesprocesser og tværgående støtteprocesser, samt håndbogen Drift. Omfang Audit blev gennemført efter nedenstående auditprogram og dækkede de overordnede ledelsesprocesser og tværgående støtteprocesser samt faglige procedurer for den del af opgavevaretagelsen i Drift, som vedrører Drift Kirkegårde og Drift Vej. Der blev ved audit fokuseret på implementeringen af kvalitetsledelsessystemet, ved anvendelse af fagprocedurer, viden om håndtering af afvigelser og fastsættelse af mål. Auditprogram 8:45 10.00 Drift Kirkegårde: Keld Øder, Lis Ketilsøe og Dorte Søfelt 10.30-11.30 Drift Vej: Bruno Madsen og Erik Bornø 11.45-12.15 Frokost 12.45-13.30 Audit af ledelse: Peter Bjørno Jensen 13.30 14.15 Rapport 14.15 14.30 Lukkemøde Da Drift er beliggende på flere forskellige adresser, som ligger i stor afstand fra hinanden, blev der ikke holdt et fælles indledende møde, men i stedet en kort indledning ved hvert nyt audit område. Afvigelser og forbedringsforslag fra Audit 2015 Der blev i forbindelse med Intern audit den 6. oktober 2015 konstateret følgende observationer: 0 større afvigelser (S), 4 mindre afvigelser (M), samt 9 forbedringsforslag (F), se nedenstående tabel. Auditresultater 26
Ref. audit Reference til krav grundlag Audit bemærkninger Afvigelser - Observationer. Observ ation kategor i 1 Procedurer om gravsteder, urneflytning m.v. Det er i procedurerne ikke angivet, at opgaven er uddele-geret af Kirkeministeriet til kommunerne. Dette bør under henvisning til relevant lovgivning fremgå af proceduren fx af afsnittet Baggrund, anvendelse og gyldighed. M-1 2 Snitflader I afsnittet Snitflader bør det for visse af Drift Kirkegårds procedurer angives, at der er en snitflade til Kirkekontoret, da Kirkekontoret træffer afgørelser, som er vigtige for opgaveløsningen i Kirkegårdskontoret. M-2 For Drift vej er der bl.a. i procedurer vedrørende jordhåndtering en snitflade til RGS90.Snitflader til andre parter i såvel Rudersdal Kommune som eksterne parter bør generelt tænkes ind i procedurerne. 3 Snitflader Der er udarbejdet en fælles procedure Koordinering mellem Vej og Drift, som omhandlersnitflader mellem Vej og Drift. Proceduren ligger under Vej tværgående støtteprocesser, der bør i Drift ligge et link til denne procedure. F-2 4 Forkortelser og programnavne m.v. Forkortelser og programnavne i procedurerne bør føjes ind i D4s ordliste eller kort forklares i selve proceduren. Fx ASK og Brugerdata, som er hjælpe-/ registreringsprogrammer, der omtales bl.a. i proceduren Urneflytning/opgravning og Checkindtægter. Samt TIS-Web 3.7 i procedureren Aflæsning af førerkort og kortlæser i biler. F-3 5 Drift Vej En stor del af arbejdsopgaverne i Drift Vej registreres og følges løbende i programmet Microbizz. F-4 Det blev oplyst, at der er ved at blive udarbejdet en procedure for anvendelse af programmet. Denne procedure bør prioriteres højt, da programmet er en så central del at opgavevaretagelsen i Drift. 27
6 Drift Vej Arbejdsgangen for jordhåndtering er ikke helt klart beskrevet i procedurerne Jorddeponering og Deponering af materiale fra kantstensfejning. Procedurerne skal derfor rettes til, så de passer til de aktuelle arbejdsgange. M-3 Det bør endvidere tjekkes, om det samme gør sig gældende for andre procedurer i Drift Vej. 7 Drift generelt Der bør indføres et system til registrering af og påmindelse om fornyelse af tilladelser, kurser m.m., der skal fornys eller indhentes efter faste intervaller som fx. førerkort hvert 5 år, lovpligtige kurser og ny jorddeponeringstilladelse for fejegrus hvert år. F-5 Det samme gør sig gældende for aflæsning/ tømning af fx førerkort og bokse i lastbiler. 8 Drift F-6 9 Kompetencestyring Der er på nuværende tidspunkt ikke en registrering og styring af kompetencer i Drift, men Drift er med i et pilotprojekt omkring opbygning af et kompetencestyringssystem i Opus. F-7 10 Overordnede ledelsesprocesser Inden Drift omfattes fuldt ud af kravene i kvalitetsledelsesstandarden ultimo 2016, skal kompetencestyringen være på plads. Der var for Drift Vej fokus på at der for visse opgaver skulle oplæres flere personer. I flere af de overordnede ledelsesprocesser og de tværgående støtteprocesser står der afdelingsleder medens der i andre står afdelingschef. I dag er titlen afdelingschef. M-4 28
11 Overordnede ledelsesprocesser og Tværgående støtteprocess er Der var et generelt ønske om, at de Overordnede ledelsesprocesser og de Tværgående støtteprocesser bliver gennemgået og skrevet om, så de bliver lettere at forstå. Kvalitetsledelsessystemet skal være let tilgængeligt, og ikke et system for systemets skyld. Der var en holdning til at nogle af procedurerne virker, som om de mere er til for systemets skyld end for at være en forståelig baggrund for værdien af at have et kvalitetsledelsessystem i ToM. F-8 12 Generelt Drift overvejer at flytte nogle procedurer op i Drift Tværgående støtteprocesser. Det er endnu ikke klarlagt, hvilke procedurer, der kan komme på tale. F-9 29
Konklusion Kvalitetsledelsessystemet i ToM- Drift er i hovedtræk velfungerende. Der er i afdelingen generelt et godt kendskab til kvalitetsledelsessystemet og et rigtig godt kendskab til de relevante fagspecifikke procedurer. Ved audit kunne de auditerede redegøre for fagprocedurer og fremvise relevante sager. Såvel ledelse som medarbejdere ser kvalitetsledelsessystemet som en stor hjælp og sikkerhed i det daglige arbejde, men i særdeleshed i tilfælde af sygdom eller ved oplæring af nye medarbejdere, fordi der er en beskrivelse af mange af afdelingens arbejdsprocesser, som nye medarbejdere hurtigt vil kunne tilegne sig. Der er dog behov for, at se på afdelingens kendskab til de overordnede ledelsesprocesser og de tværgående støtteprocesser. Der var i afdelingen et generelt ønske om, at disse procedurer bliver gennemgået og skrevet om, så de bliver lettere at forstå, såfremt der er ønske om at alle skal læse og lære procedurerne. Nærværende rapport for Intern Audit 2015 skal gøres til genstand for behandling jf. gældende procedurer for behandling af afvigelser med passende afhjælpende foranstaltninger, korrigerende handlinger og evt. forebyggende handlinger. Resultaterne af audit skal tages med i betragtning ved ledelsens evaluering, som skal gennemføres senest i oktober 2015. Alle afvigelser skal være lukket, inden intern audit i efteråret 2016. 30
Kvalitetsledelse for ToM Ejendomme Rapport over intern audit 5. oktober 2015 Audit nr. 2015-1 9. oktober 2015 Den 5. oktober 2015 blev der gennemført Intern Audit af Rudersdal Ejendomme s Kvalitetsledelsessystem (9001). Denne audit var en prøve-audit med det formål at få en status på hvor langt implementeringen af kvalitetsledelse er nået i Ejendomme. Ejendomme skal ikke igennem ekstern audit i 2015. Den interne audit omfattede fagområderne Byggeri, Energi, Køb og Salg, Rengøring, Tilsyn med almene boliger, Udlejning samt Vedligehold. Fremadrettet vil der blive oprettet en langsigtet plan med det formål at regulere hvilke procedurer der løbende gennemgås ved fremtidige audits. Audithold bestod af Systemansvarlig: Sanne Gärtner Anne Louise Hjermind Christine Neergaard-Petersen Christian Weile Lehm Sanne Gärtner Auditerede: Se program Rapporten er modtaget, og dens konklusioner er accepteret og forstået: Dato 9.10.2015 Underskrifter: For ledelsen Mette Carstad Maria Cathrine Nielsen og Allan Carstensen For auditholdet Christine Neergaard-Petersen, Sanne Gärtner, Christian Weile Lehm og 31
Anne Louise Hjermind Formål Formålet med denne audit var: at auditere de overordnede ledelsesprocesser og tværgående støtteprocesser for ToM i henhold til kvalitetsledelse at vurdere hvor langt Ejendomme er i opfyldelsen af kvalitetsstandardens (9001:2015) krav og ikke mindst gøre brugerne opmærksomme på nogle af standardens krav at auditere de fagspecifikke procedurer for Ejendomme med henblik på videreudvikling af disse Afprøvningen af kvalitetsledelsessystemet blev foretaget på grundlag af auditering af relevante sagsbehandlere. Referencedokumentation Kravgrundlag: DS/EN ISO 9001:2015 Systemgrundlag: ToM s Kvalitetshåndbog vedrørende overordnede ledelsesprocesser og tværgående støtteprocesser, samt håndbogen Ejendomme. Omfang De auditerede aktiviteter: Administration af Ejendomsområdet i Rudersdal Ejendomme. Audit blev gennemført efter nedenstående auditprogram og dækkede udover de overordnede ledelsesprocesser og tværgående støtteprocesser, de faglige procedurer for den del af sagsbehandlingen, som vedrører Byggeri, Energi, Køb og Salg, Rengøring, Tilsyn med almene boliger, Udlejning samt Vedligehold. Der blev ved audit fokuseret på implementeringen af kvalitetsledelsessystemet, anvendelse af fagprocedurer og videreudvikling af det igangsatte arbejde med at få beskrevet afdelingens processer. Auditprogram 9.00-9.15 Åbningsmøde 9.15-10.15 Byggeri: Kristian Stoltz Nielsen, Eske Ramvad 10.15-11.00 Energi: Heine Knudsen og Stefan Mar Vidisson 11.00-11.30 Tilsyn almene boliger: Henriette Bærentsen 11.30-12.00 Frokost 12.00-12.30 Udlejning: Anette Andersen og Gert Lysgaard 12.30-13.00 Administration: Bente Kongsdal Pedersen og Marian Byrholdt Lund 13.00-13.30 Audit af ledelse: Mette Carstad 13.30-14.15 Vedligehold: Morten Seltoft og Christian Brejner 14.15-15.00 Rapport 15.00-15.10 Lukkemøde Avigelser og forbedringsforslag fra Audit 2015 Der blev i forbindelse med Intern audit den 5. oktober 2015 taget højde for at systemet er i en opbygningsfase, hvorfor der nedenfor er henholdsvis en tabel med specifikke forbedringsforslag (F) til enkeltområder og procedurer (som oprettes i Request), samt en tabel med generelle observationer (O) som vil kunne anvendes i afdelingens videre arbejde med at udvikle procedurerne, samt anbefalinger til hvordan der kan arbejdes videre med KLS i afdelingen generelt. 32
Auditresultater Specifikke Ref. audit Reference til krav grundlag Audit bemærkninger Afvigelser - Observationer. Observ ation katego ri 1 Byggeri - Ibrugtagnings tilladelse I forhold til skemaet med kontrolpunkter fra Byplans byggetilladelse bør det beskrives hvornår/ hvor ofte i processen samt i hvilket forum der laves status på punkterne. F-1 2 Administratio n: Bygningsforsi kring 3 Etablering af CTS anlæg mv. 4 Fil- og Mappestruktu r 5 Procedure kontra vejledning 6 Skabelon for procedurer Skemaet i bilaget var forældet og skal udskiftes. Var ikke udskiftet efter skift af forsikringsselskab. Det bør overvejes om der ikke skal laves en slags tjekliste med overordnede metodepunkter i fht at spotte energiforbedringspotentiale på baggrund af observerede data. Systemet er meget sårbart når den viden er hos en enkelt person. Skal have status som en procedure man kan ikke vælge ikke at følge anvisningerne i dokumentet! Det skal præciseres hvem der har ansvaret for at lægge tegninger ind. Det bør overvejes hvordan man får kommunikeret ud til brugerne af ejendomme at de har en pligt til at melde ændringer ind. Der kom forslag om, at der i kvalitetsledelsessystemet er en klar definition af, hvad der er en procedure og hvad der er en vejledning. Der er i forbindelse med skrivning af procedurer blevet brugt forskellige skabeloner for opbygning af procedurerne. Som udgangspunkt skal Lang procedure anvendes. Det blev i den forbindelse foreslået, at der sendes en word-version ud for procedure opbygningen, så folk, F-2 F-3 F-4 F-5 F-6 33
7 Ejendoms administratio n. Almene boliger 8 PSS - Plan for Sikkerhed og Sundhed 9 Ejendoms administratio n 10 Ledelse Intern høring 11 Ledelse Kvalitetskontr ol der ikke er redaktører også ved, hvordan proceduren skal bygges op. Nogle af de opgaver, som varetages af Ejendomme er kommunen jf. lovgivningen vedrørende almene boliger forpligtet til at udføre. Dette bør under henvisning til relevant lovgivning fremgå af proceduren fx af afsnittet Baggrund, anvendelse og gyldighed. Der skal ske en afklaring af, om proceduren PSS - Plan for Sikkerhed og Sundhed, der i dag ligger under ToM Tværgående støtteprocesser beskriver behovet i både Vej og Ejendomme eller om der er så store forskelle afdelingerne imellem, at der skal være to procedurer én i Vej tværgående og én i Ejendomme tværgående. Bl.a. er der i Ejendomme krav til Bygherreansvar medens dette krav ikke findes i Vej. Der er aftalt møde herom i de to afdelinger. Kontraktforhold for kommunens ejendomme. Det skal undersøges om der er en snitflade til NPM og Vej, som der ikke er taget hånd om. Er der fx. en snitflade, som mangler og bliver Ejendomme inddraget nok, når andre afdelinger agerer på kommunens ejendom. Generelt skal en procedure være en hjælp til at løse en opgave. I den forbindelse påpegedes det, at procedureren Intern høring ikke hjælper til løsning af opgaven, men blot påpeger at der skal foretages en intern høring. Proceduren kan med fordel slettes, og det aktuelle krav om intern høring indføjes i de relevante procedurer. Proceduren Kvalitetskontrol kan med fordel strammes op med præcis de krav der stilles til kvalitetskontrol. Placering af proceduren under ToM Tværgående støtteprocesser bør tages op til overvejelse. Måske skal den ligge i de enkelte afdelingers Tværgående støtteprocedurer, hvor proceduren så mere præcist kan beskrive kvalitetskontrollen i den respektive afdeling. Dette blev bla. Drøftet i gruppen Byggeri og ved audit af F-7 F-8 F-9 F-10 F-11 34
leder. 12 Aktindsigt Der bør ikke være flere procedurer for det samme fx er der tre procedurer for aktindsigt, som er ens et langt stykke hen ad vejen, men alligevel beskrevet forskelligt. Der ud over er det vanskeligt at finde ud af hvilken procedure man skal vælge. 13 Ens procedurer Procedurerne bør samles, med en vejleding i efter hvilken lov der gives aktindsigt. Er der i en afdeling skrevet en procedure omkring et emne, skal den ikke skrives igen af en anden afdeling. Der bør være en kontrol af at der ikke ligger flere procedurer for det samme emne i forskellige afdelinger. F-12 F-13 14 Overordnede ledelsesprocesser og Tværgående støtteprocess er Der var et generelt ønske om, at de Overordnede ledelsesprocesser og de Tværgående støtteprocesser bliver gennemgået og skrevet om, så de bliver lettere at forstå. Det kunne evt. være en god idé, at få Kommunikation til at læse dem igennem med henblik på at stramme dem sprogligt op (skrive dem på dansk ). Alternativt kunne der for procedurerne skrives tjeklister eller suppleres med tegninger/flowdiagrammer. F-14 Generelle Ref. audit Reference til krav grundlag Audit bemærkninger Afvigelser - Observationer. Observ ation kategor i a Overordnede ledelsesproce sser I modsætning til fagprocedurerne var der et varierende kendskab til Overordnede ledelsesprocesser og de Tværgående støtteprocesser. O-1 og Tværgående støtteprocess er Der var overordnet set en forståelse for baggrunden for og værdien af kvalitetsledelsessystemet, men der bør i afdelingen tales om opbygningen af KLS og vigtigheden af at kende de overliggende procedurer. 35