Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Borgmesterens Afdeling Den 14. november 2005 Beskrivelse og analyse af Århus Kommunes erhvervsfremmeaktiviteter 1. Resume I tilknytning til budgettet for 2005 vedtog Århus Byråd i oktober 2004, at der gennemføres en beskrivelse og analyse af kommunens aktiviteter på erhvervsfremmeområdet. Formålet med analysen er, at styrke Erhvervsafdelingen, og dermed den erhvervsfremmende indsats, samt sikre en målrettet anvendelse af de midler, kommunen anvender på området. Herunder at fastholde den langsigtede, vedvarende indsats ( det lange seje træk ). Der er i perioden maj juni 2005 gennemført en undersøgelse af Århus Kommunes erhvervsfremmeaktiviteter. NIRAS Konsulenterne har stået for analysen. Århus Kommune Erhvervsafdelingen Borgmesterens Afdeling Rådhuset 8100 Århus C Sagsnummer M0/2005/02467 Sagsbehandler Ole Bjørnholt Telefon 8940 2200 Direkte telefon 8940 2190 Telefax 8613 3475 E-post erhv@aarhus.dk E-post direkte ob@erhv.aarhus.dk www.aarhuskommune.dk NIRAS Konsulenterne har sammenfattet deres konklusioner og anbefalinger under følgende overskrifter: - Opgaver, prioritering og ressourcer - Opgavevaretagelse og arbejdsform - Sammenhæng mellem vision og mål, strategi og indsats - Oganisation og kompetenceveje - Fysisk placering - Forslag til en nyorienteret strategi for Erhvervsafdelingen Opfølgningen på NIRAS Konsulenternes anbefalinger er sammenfattet i opfølgningspunkterne 1-13 under følgende overskrifter: - Medarbejdere, kompetencer, projekter og prioritering af ressourcer - Forstærkning af de udadvendte aktiviteter i forhold til erhvervslivet synliggørelse og kommunikation - Organisation, kompetenceveje og fysisk placering - Nyorientering af strategien indførelse af Den tredelte model Beskrivelse og analyse af Århus Kommunes erhvervsfremmeaktiviteter
Det skal her bemærkes, at kun opfølgningspunkterne 5, 9 og 10 angår forhold, som forudsætter byrådets godkendelse. De andre opfølgningspunkter relaterer sig til Erhvervsafdelingens arbejdsprocesser, prioriteringer, og kompetenceudvikling hos medarbejdere, som er eller snarest vil blive iværksat. 2. Beskrivelse af indstilling 2.1 Baggrund og formål Århus Kommune har satset på en erhvervspolitik, der har til formål at skabe økonomisk vækst gennem øget produktion, beskæftigelse og indkomstskabelse, og med et øget skattegrundlag til følge. Århus Kommune har fra starten været opmærksom på, at en målrettet erhvervspolitik skal realiseres via et bredt samarbejde og tætte netværk mellem alle relevante aktører. Dette var blandt andet årsagen til nedsættelsen af et bredt sammensat erhvervskontaktudvalg i Århus Kommune. Kommunen oprettede endvidere for ca. 15 år siden en egentlig kommunal erhvervsafdeling (en del af Borgmesterens Afdeling). Heri ligger der et signal om, at den erhvervspolitiske indsats er et højt prioriteret indsatsområde. Der ligger også et signal om, at Erhvervsafdelingens opgaver ikke skal være egentlige driftsopgaver i form af bl.a. konkret rådgivning til iværksættere og virksomheder (erhvervsservice). Men i al overvejende grad opgaver af strategisk/politisk og koordinerende karakter i form af forbedring af de generelle erhvervsmæssige rammebetingelser for erhvervsudviklingen. Erhvervsafdelingens indsats kan derfor ikke stå alene, men skal ses som et overordnet supplement til den indsats som udføres af andre aktører på det erhvervspolitiske område. De erhvervspolitiske strategier og handlingsplaner er blevet formuleret og realiseret i et samspil mellem virksomheder, organisationer, videninstitutioner og offentlige myndigheder. I tilknytning til budgettet for 2005 vedtog Århus Byråd i oktober 2004, at der gennemføres en beskrivelse og analyse af kommunens aktiviteter på erhvervsfremmeområdet. Formålet med analysen er, at styrke Erhvervsafdelingen, og dermed den erhvervsfremmende indsats, samt sikre en målrettet anvendelse Beskrivelse og analyse af Århus Kommunes erhvervsfremmeaktiviteter Side 2 af 11
af de midler, kommunen anvender på området. Herunder at fastholde den langsigtede, vedvarende indsats ( det lange seje træk ). I den anledning blev NIRAS Konsulenterne efter at opgaven havde været i et udbud anmodet om at beskrive og analysere følgende områder: Erhvervsafdelingens basisydelser som strategiudvikling, betjening af erhvervskontaktudvalget, strategiske alliancer som Det Midtjyske Bysamarbejde og 11 kommunesamarbejdet, varetagelse af kommunens interesser i tilknytning til strukturreformen, markedsføring, administration af erhvervspuljen, internationale kontakter m.v. Sikring af fremdrift i projekter fra erhvervshandlingsplanen og ad hoc projekter. En forenkling af erhvervspuljeadministrationen. Bemanding og fysisk placering af kommunens aktiviteter på erhvervsfremmeområdet. Analysen af den fysiske placering skal ske med henblik på udflytning fra Rådhuset og placering i tilknytning til et dynamisk forsknings-, uddannelses-, erhvervseller kulturelt miljø. Analysen skal pege på fordele og ulemper ved forskellige placeringer. Muligheder og konsekvenser vedr. nye arbejdsformer - herunder yderligere netværks- og projektarbejde. Muligheden for større inddragelse af netværk fra erhvervslivet, de faglige organisationer og uddannelsesinstitutionerne. Der ønskes endvidere i fortsættelse heraf formuleret forslag til en nyorienteret strategi for Erhvervsafdelingen, hvor nøgleordene til overvejelse bl.a. er fornyelse, udfarende, visionær, nysgerrig, ambitiøs, udadvendt mod erhvervslivet, opfangning af nye trends, morgendagens vækstområder, utraditionelle netværk, lær af de bedste, fokusering. Århus-kontoret i Bruxelles indgår ikke som en del af analysen. Der skal i løbet af 2005 og 2006 på grund af kommunalreformen forhandles med nye samarbejdspartnere om finansiering og drift af dette kontor. 2.2 Undersøgelsen Der er i perioden maj juni 2005 gennemført en undersøgelse af Århus Kommunes erhvervsfremmeaktiviteter. NIRAS Konsulenterne har stået for analysen. Beskrivelse og analyse af Århus Kommunes erhvervsfremmeaktiviteter Side 3 af 11
Undersøgelsen har benyttet nedenstående arbejdsmetoder med henblik på bidrag til analysen: 17 dybdeinterviews med politiske og administrative nøglepersoner 2 rundbordssamtaler med hhv. institutioner og organisationer, samt virksomheder 313 telefoninterviews med virksomheder i Århusområdet 2 seminarer med Erhvervsafdelingens ansatte Der har i forbindelse med analysen været nedsat en styregruppe bestående af stadsdirektøren, samt to følgegrupper bestående af hhv. Lokalt MED-udvalg i Erhvervsafdelingen og Erhvervskontaktudvalgets formandskab. 2.3 Konklusioner og anbefalinger NIRAS Konsulenterne har sammenfattet deres konklusioner og anbefalinger under følgende overskrifter: Opgaver, prioritering og ressourcer Det anbefales, at: - den nuværende arbejdsdeling mellem overordnede/strategiske opgaver i Erhvervsafdelingen og konkret erhvervsservice hos andre aktører (for eksempel VirksomhedsStart & Vækst) opretholdes. - der gennem en proces tages skridt til at justere erhvervsafdelingens arbejdskultur, fokusering og prioritering af indsatsen således, at erhvervsfremmeaktiviteterne blive mere udadvendte og opsøgende - det overvejes om der er behov for at tilføre eller justere Erhvervsafdelingens kompetencer med henblik på at gøre indsatsen mere udadvendt og opsøgende Opgavevaretagelse og arbejdsform Det anbefales, at - der fortsættes med at afprøve forskellige metoder og procesværktøjer i forhold til samarbejdspartnere (workshops, tænketanke m.m.) - der arbejdes på at forøge kontakten med virksomheder og forskningsinstitutioner via netværksdannelser - der i højere grad arbejdes med virksomhedsklynger og Århus særlige styrkepositioner Beskrivelse og analyse af Århus Kommunes erhvervsfremmeaktiviteter Side 4 af 11
Sammenhæng mellem vision og mål, strategi og indsats Det anbefales, at - der arbejdes på at skabe mere klarhed og forenkling mht. sammenhængen mellem det overordnede og det konkrete f. eks. i forhold til erhvervshandlingsplanerne. NIRAS Konsulenter foreslår en tredelt model: 1. Vision (udadrettede) & mission (indadrettede), 2. Indsatsområder, 3. Projekter (se også nedenfor i forbindelse med forslag til en nyorienteret strategi) - der i højere grad arbejdes med projekter med fokus på videndeling og læring, ændring af rammevilkår og de erhvervsmæssige udfordringer - der altid i forhold til de konkrete initiativer og projekter udfærdiges målbare succeskriterier Organisation og kompetenceveje Det anbefales, at - der skabes et tydeligere og mere entydigt ophæng for Erhvervsafdelingen i den kommunale organisation. Det nævnes således i NIRAS Konsulenternes rapport, at der har været fokus på Erhvervsafdelingens manglende synlighed og politiske ophæng det dobbelte politiske tilhørsforhold (organisationen i Århus Kommune og Erhvervskontaktudvalget). NIRAS Konsulenterne anbefaler derfor, at Erhvervsafdelingen får stadsdirektøren som sit forankringspunkt. - det politiske ansvar i forhold til Erhvervsafdelingen bliver placeret i Borgmesterens Afdeling og Byrådet - Erhvervsafdelingens afdelingschef og stadsdirektøren får større bevillingskompetencer med henblik på at sikre hurtigere og smidigere beslutningsgange - der i forhold til Erhvervspuljen skabes mere klarhed over hvad den anvendes til - Erhvervspuljeudvalget omdannes til en styregruppe for erhvervshandlingsplanerne med stadsdirektøren som formand Fysisk placering Det anbefales, at - Erhvervsafdelingen fortsat i al væsentlighed skal arbejde strategisk/politisk, og denne opgave løses bedst tæt på det strategiske/politiske niveau. Det præciseres i anbefalingen, at denne tæthed gælder både det organisatoriske og fysiske - Erhvervsservice i forhold til iværksættere og virksomheder rekvireres hos eksterne eller placeres i åbne driftsenheder sammen med et iværksættermiljø. Beskrivelse og analyse af Århus Kommunes erhvervsfremmeaktiviteter Side 5 af 11
Forslag til en nyorienteret strategi for Erhvervsafdelingen Det anbefales, at - både Erhvervsafdelingens arbejde og udvikling bygges op over en tredelt model: 1. Vision ( det vi vil være kendt for ), 2. Indsatsområder ( derfor vil vi ), 3. Projekter ( det gør vi ) - se ovenfor i forbindelse med sammenhæng mellem vision og mål, strategi og indsats - der formuleres en mission og strategiske mål for Erhvervsafdelingen, der signalerer udadvendthed 2.4 Opfølgning - indsatsområder 1. Medarbejdere, kompetencer, projekter og prioritering af ressourcer Det er den generelle opfattelse blandt nøglepersoner og virksomheder, at medarbejderne i Erhvervsafdelingen står for kvalitet og en kvalificeret indsats. Medarbejderne betegnes som arbejdsomme, pligtopfyldende og fagligt dygtige. Der er en god overensstemmelse mellem de erhvervsmæssige behov/udfordringer og Erhvervsafdelingens indsatsområder. Men samtidig efterlyses det, at medarbejderne løbende udbygger deres erhvervsindsigt og forståelse, samt bliver mere udadvendte og resultatsøgende med henblik på at påvirke de erhvervsmæssige rammebetingelser og de udfordringer, som virksomhederne står overfor. Opfølgning 1: Erhvervsafdelingen vil på grundlag af en sammenligning mellem nuværende kompetenceprofil i afdelingen og de fremtidige krav til kompetencer udarbejde en kompetenceudviklingsplan for hver medarbejder, der efterfølgende implementeres. Kompetenceudviklingsplanerne vil være udarbejdet senest udgangen af 2005. Som en del af kompetenceudviklingsplanerne vil projektledelse og projekthåndtering indgå som et væsentligt element. Opfølgning 2: Tids- og prioriteringsplaner for alle projekter i medfør af Vækst i Århus IV er udarbejdet inden udgangen af 2005. Opfølgning 3: Mht. ledelse og håndtering af projekter vil der i Erhvervsafdelingen blive arbejdet efter en fælles projektværktøjskasse, f.eks. udarbejdelse af checklister for alle. Herunder, at der i alle projekter indgår formulering af mål (effekter, produkter og ydelser), re- Beskrivelse og analyse af Århus Kommunes erhvervsfremmeaktiviteter Side 6 af 11
sultatkrav/succeskriterier (konkrete præstationsforventninger) og målinger (resultatregistreringer) for at sikre fremdrift og opfølgning på projekterne, samt synliggøre Erhvervsafdelingens aktive medvirken. Dette vil blive koordineret med det eksisterende koncept for projektarbejde i Borgmesterens Afdeling. Endelig vil videnopsamling og videndeling i forbindelse med projekterne blive systematiseret. Opfølgning 4: Prioriteringen af indsatsområder - erhvervsfremme ift. erhvervsservice, klyngeområder ift. generelt, kommunesamarbejder etc. vil løbende blive justeret på årlige seminarer i Erhvervsafdelingen, og på grundlag af dokumentationsanalyser (eksempelvis klyngeanalyser). Opfølgning 5: Der udarbejdes en overordnet plan for erhvervsservice og dennes sammenhæng med erhvervsfremme inden udgangen af 2006. Som led i kommunalreformen overgår ansvaret for erhvervsservice (vejledning om start, drift og udvikling af virksomhed m.v.) til kommunerne. VirksomhedsStart & Vækst er i dag den centrale institution i Århus Kommune med hensyn til rådgivning af iværksættere og mindre virksomheder. Erhvervsafdelingen er allerede i dialog med VirksomhedsStart & Vækst om erhvervsservicen efter 1. januar 2007. 2. Forstærkning af de udadvendte aktiviteter i forhold til erhvervslivet synliggørelse og kommunikation Det efterlyses bredt, at Erhvervsafdelingen bliver mere udadvendt og at medarbejderne er mere proaktive og offensive i forhold til at udnytte muligheder og skabe partnerskaber. Blandt andet inden for Århus særlige styrkepositioner. Ovenstående handler i stor udstrækning om synliggørelse og en mere effektiv kommunikation. Opfølgning 6: Erhvervsafdelingen vil inden udgangen af 2006 udarbejde en kommunikations- og synliggørelsesplan, hvor fokus omfatter interessenter og samarbejdspartnere i forhold til kommunens erhvervsfremmeaktiviteter. Herunder indgår initiativer, der retter sig mod kommunikation/synliggørelse internt i Århus Kommune (politikere og administration), og eksternt i forhold til virksomheder, institutioner, og organisationer m.v. Beskrivelse og analyse af Århus Kommunes erhvervsfremmeaktiviteter Side 7 af 11
Det indbefatter eksempelvis nedenstående initiativer: - Hovedeftersyn af Erhvervsportal - Folder om Århus som erhvervsby - Løbende erhvervsstatistik fra Erhvervsafdelingen - Adressedatabaser med henblik på målrettet information - Arrangementssamarbejde sammen med eksterne interessenter Opfølgning 7: Erhvervsafdelingen vil løbende arbejde på at påvirke prioriteringen mellem de interne og udadvendte arbejdsopgaver til fordel for sidstnævnte. 3. Organisation, kompetenceveje og fysisk placering Det nævnes i rapporten fra NIRAS Konsulenterne, at der har været fokus på Erhvervsafdelingens manglende synlighed og politiske ophæng det dobbelte politiske tilhørsforhold (organisationen i Århus Kommune og Erhvervskontaktudvalget). Det bliver således nævnt, at Erhvervsafdelingen bliver presset i baggrunden på grund af dette dobbelte politiske tilhørsforhold. Hertil skal bemærkes, at dette dobbelte tilhørsforhold vil kunne vendes til en styrke. Set i lyset af, at Erhvervsafdelingens opgaver i al overvejende grad er af strategisk/politisk og koordinerende karakter er det væsentligt, at afdelingen har en direkte kontakt til alle væsentlige aktører på erhvervsområdet. Opfølgning 8: Det præciseres i Erhvervskontaktudvalgets vedtægter, at Erhvervskontaktudvalget overfor Byrådet har ansvaret for udarbejdelse og efterfølgende gennemførelse af handlingsplaner for byens erhvervspolitiske arbejde. Herved præciseres arbejdsdelingen mellem Erhvervskontaktudvalget og Byrådet. Opfølgning 9: NIRAS Konsulenternes anbefalinger vedrørende den fysiske placering følges, dvs. at Erhvervsafdelingen fortsat skal befinde sig tæt på det strategiske/politiske niveau og den øvrige del af Borgmesterens Afdeling det gælder både den organisatoriske og fysiske tæthed. KL har i forbindelse med kommunalreformen, og herunder fremkomsten af de nye storkommuner fremført, at skal kommunerne leve op til forventningerne om at sikre optimale vækstvilkår, så er det helt afgørende, at de ikke tænker vækst og udvikling snævert som erhvervsservice (vejledning om start, drift og udvikling af Beskrivelse og analyse af Århus Kommunes erhvervsfremmeaktiviteter Side 8 af 11
virksomhed m.v.). KL anbefaler ligeledes, at de overordnede strategiske overvejelser og politikformuleringerne bør trækkes helt ind i kommunen tæt på borgmesteren. Da det er muligt, at borgmesteren bliver repræsenteret i det kommende regionale vækstforum, vil behovet for sekretariatsbetjening på det strategiske/politiske niveau yderligere aktualiseres. Med hensyn til erhvervsservice i forhold til iværksættere og virksomheder anbefaler NIRAS Konsulenterne derimod, at den rekvireres hos eksterne eller placeres i åbne driftsenheder sammen med et iværksættermiljø. Borgmesterens Afdeling bemyndiges til at fastlægge den præcise afgrænsning mellem den strategiske/politiske generelle erhvervsfremme og den direkte udførende erhvervsservice. Opfølgning 10: Erhvervspuljens principper efterleves, dvs. at bevillinger fra puljen kun er igangsætningsmidler i forhold til de projekter, der modtager kommunale tilskud. Endvidere foreslås det, at beslutningsgangene forenkles gennem øget kompetence til afdelingschef/stadsdirektør, således at afdelingschefen kan bevilge op til 100.000 kr. og stadsdirektøren op til 250.000 kr. Ansøgninger over 250.000-500.000 kr. forelægges for Magistraten, og ansøgninger over 500.000 kr. forelægges både for Magistrat og Byråd. I dag er Borgmesteren bemyndiget til efter indstilling fra Erhvervspuljeudvalget at træffe beslutning for tilskud fra erhvervspuljen på op til 200.000 kr., mens bevillinger på over 200.000 kr. forelægges for Magistraten og tilskud på 400.000 kr og derover godkendes af Byrådet. Endelig nedlægges Erhvervspuljeudvalget idet det i medfør af erhvervshandlingsplanen i vid udstrækning fremgår hvilke initiativer Erhvervspuljen skal støtte. Det fremgår videre af erhvervshandlingsplanen, at der i forbindelse med implementeringen af Vækst i Århus IV indgår mange andre aktører end magistratsafdelingerne, som det også kunne være relevant at tage med på råd. Som afløser for Erhvervspuljeudvalget vil der blive etableret et netværk af kontaktpersoner for magistratsafdelingerne. Opfølgning 11: Med henblik på optimering af den faglige arbejdsdeling i Erhvervsafdelingen justeres kontoropdelingen inden udgangen af 2005. Beskrivelse og analyse af Århus Kommunes erhvervsfremmeaktiviteter Side 9 af 11
Opfølgning 12: Der vil i regi af virksomhedsplanerne i Borgmesterens afdeling og Erhvervsafdelingen ske en løbende opfølgning på analysens anbefalinger og konklusioner i 2005-2007. 4. Nyorientering af strategien indførelse af Den tredelte model Det nævnes i rapporten, at der ikke er en fælles opfattelse af mål, opgaver og strategier mellem de direkte involverede aktører i og omkring Erhvervsafdelingen. Opfølgning 13: Den tredelte model: 1. Vision/mission ( det vil vi være kendt for ), 2. Retninger/indsatsområder ( derfor vil vi ), og 3. Projekter/initiativer ( det gør vi ) vil blive anvendt i forhold til den næste erhvervshandlingsplan Vækst i Århus V. Målet er at forenkle og skabe øget klarhed mht. sammenhængen fra vision og ned til konkrete projekter. 2.5 Behandlingen af analysen i Erhvervskontaktudvalget og Erhvervsafdelingens lokal MED-udvalg Erhvervskontaktudvalget fik på møde den 12. september 2005 en præsentation af NIRAS Konsulenternes analyse. Udvalget tog analysen og forslagene til opfølgning til efterretning. Erhvervsafdelingens lokal MED-udvalg tager analysens konklusioner og anbefalinger til efterretning. På flere områder er der allerede igangsat en proces, der følger op på analysens anbefalinger. Udvalget vil løbende vurdere den fortsatte opfølgning på analysen. 3. Økonomiske konsekvenser Opfølgningsaktiviteterne sker inden for nuværende budgetramme for Århus Kommunes erhvervsfremmeindsats. 4. Konsekvenser i forhold til mål Det er målet for opfølgningen på NIRAS Konsulenternes beskrivelse og analyse: Beskrivelse og analyse af Århus Kommunes erhvervsfremmeaktiviteter Side 10 af 11
- at styrke Århus Kommunes erhvervsfremmeindsats via en styrkelse af Erhvervsafdelingens varetagelse af den erhvervsfremmende funktion. - at sikre en målrettet anvendelse af de midler kommunen anvender på området. Herunder at fastholde den langsigtede, vedvarende indsats ( det lange seje træk ). 5. Beslutningspunkter Det indstilles, 1) At konklusioner og anbefalinger i NIRAS Konsulenternes rapport, Beskrivelse og analyse af Århus Kommunes Erhvervsfremmeaktiviteter, tages til efterretning. 2) At den foreslåede opfølgning på undersøgelsen godkendes. 3) At der primo 2008 gives Erhvervskontaktudvalget og Byrådet en statusredegørelse for gennemførelsen af indstillingens opfølgningspunkter. Louise Gade / Niels Vad Sørensen Bilagsfortegnelse: Bilag 1: Beskrivelse og analyse af Århus Kommunes Erhvervsfremmeaktiviteter, juni 2005 (NIRAS Konsulenterne) (vedlagt til alle + elektronisk) Beskrivelse og analyse af Århus Kommunes erhvervsfremmeaktiviteter Side 11 af 11