Velkommen, kære revisor Din kunde, som anvender Winfinans.NET som økonomisystem, har givet dig en adgang til sit regnskab. Winfinans vil gerne give dig en kort indføring i din brug af Winfinans.NET. Kort fortalt er Winfinans.NET et komplet økonomi- og CRM løsning i en webbrowser, hvor revisor også er tænkt med som den væsentlige eksterne medarbejder han/hun også er i virkeligheden. Hvordan hænger det sammen, at du får en adgang til din kundes data? Når du bliver oprettet med en gratis revisor adgang, så har du fået din personlige adgang til Winfinans.NET. Den adgang kan du tilknytte alle dine kunder, der anvender Winfinans.NET, så du nemt og bekvemt kan skifte mellem de forskellige kunders regnskaber uden at kunne andet end din egen login information. Det er din kunde, der giver dig adgangen og din kunde kan hvis og når kunden ønsker det fjerne din adgang. På samme måde er det muligt for dig, at fjerne din adgang til din kundes data. Oversigt over arbejdsfladen (Se billede af arbejdsfladen på næste side med farvede markeringer) Bringer dig til Startsiden/Personlig profil, hvor du bl.a. har adgang til Vælg firma Her kan du vælge mellem dine kundes databaser og de regnskaber i databasen du har adgang til. 1
Øverst vises navnet på det regnskab du aktuelt arbejder med efterfulgt af dit kaldenavn. I venstre side har du løsningens menu, hvor du åbner menuerne ved at klikke på + udfor det ønskede menupunkt. Hvilke menupunkter har jeg adgang til at bruge? Du kan have adgang til de menupunkter, der er i den løsning din kunde abonnerer på. Din kunde kan som administrator også begrænse adgangen til løsningens moduler. Hvilke menupunkter er især gode for revisorer? 1. Hvis du skal gennemgå og revidere regnskabsføringen De oplysninger du har brug for, ligger primært under hovedmenupunktet Regnskab. Menupunktet Balance giver dig periode og års balancer der er to balancer, hvor momstrækket vises især faneblad 2 giver en visning af den afløftede moms pr. momskode pr. konto, og det er i den sammenhæng muligt at få udskrevet finanskontoudtog, der alene viser de poster i regnskabet, hvor den faktisk afløftede moms ikke svarer til den beregnede set udfra kontoens momskode/sats. 2
Menupunktet Perioder giver dig en periode/måneds opdelt balance med primo året specificeret i en kolonne for sig. Menupunktet Bilagsliste giver dig muligheden for at fremsøge enhver postering, der har været bogført i Winfinans.NET. Der kan søges på indholdet i flere felter og der kan søges på en del af bilagsteksten. Det er også muligt at fremsøge posteringer på enkelte debitorer og kreditorer. MS Excel overførsler. Såvel ovenstående balancer, som indhold i bilagslisten kan overføres til MS Excel. I den forbindelse skal det anføres, at hvis man sidder med regnskaber med flere millioner posteringer, så vil en overførsel af den mængde poster post for post over internettet være en opgave, som ikke skal løses med dette værktøj. Debitorer / Kreditorer Rapporter/udskrifter Under menupunktet Debitor/kreditor (også under Regnskab) findes debitor og kreditor oversigter med aldersfordelte saldi, og disse kan vises månedsvis for ult. Enhver måned bagud i tid. Såvel regnskabsudskrifter som debitoroplysninger kan udskrives som almindelige udskrifter. De findes bag udskriftsikonet, som er tilgængeligt flere steder i Winfinans.NET. Der skal især henledes opmærksomhed på en debitorudskrift, hvor man f.eks. kan få vist hvor stor en debitormasse, der stadig står åben på udskriftsdagen, som hidrører fra et regnskabsår, der tidligere er afsluttet. 3
Hvis udskrifter som kontoudtog bliver lange, anbefales det, at de sendes til din email adresse via den indbyggede forsendelsesfunktion. kontoudtog over alle konti i hele regnskabsår. Det vil normalt tage for lang tid at danne 2. Hvis du eller én af dine medarbejdere også skal forestå bogføringen Winfinans.NET er et regnskabssystem, hvor der er tænkt utrolig meget på, at såvel ikke-øvede bogholdere som professionelle regnskabspersoner skal være hjulpet bedst muligt, så bogføring kan udføres hurtigt og sikkert. Her er en beskrivelse af væsentlige funktioner: a. Bogføring efter indscannede bilag. I en verden, hvor anvendelse af fakturering i UBL2.0 format er på vej ind i de flestes dagligdag, findes der stadig bilag, som normalt findes i.pdf format eller som er butikskvitteringer el. lign., der alene findes på papir. 4
Såvel fakturaer i filformat som UBL2.0,.pdf filer og billeder af papirbilag i.jpg eller.tif format kan sendes til en pop3 emailkonto og herfra hentes til Winfinans.NET. Bilag i UBL2.0 kan Winfinans.NET selv kontere, hvorfor de normalt ikke kræver indtastning. Bilag i.pdf og i gængse billedfil formater kan registreres i en kladde i Winfinans.NET. Bilaget vises i et vindue og den tilhørende kladde, hvor posteringslinjer til det viste bilag kan indtastes, kan være på skærmen samtidigt, og der kan bladres fra bilag til bilag i forbindelse med indtastningen. Dokumenter kan også efter endt bogføring tilknyttes bestemte bilag, og de kan herefter alle nemt fremfindes igen og evt. udskrives. Hvis det ønskes kan en såkaldt intelligent scanning / OCR-scanning, der bedst muligt henter oplysninger ud af.pdf og billedfiler tilkøbes til Winfinans.NET via firmaer som ReadSoft, Datascanning og Ibistic. b. Importér bilagsposter fra bank og andre eksterne datakilder Winfinans.NET indeholder en generel importfunktion, hvor brugere selv definerer importen efter filens indhold. Winfinans.NET indholder også specielt byggede fil-importer, bl.a. til import af debitorindbetalinger fra FIK-kort, indbetalinger fra Betalingsservice, indbetaling fra Dankort og forskellige kreditkort. 5
For de forskellige banker, der har faste exportformater, findes også import af bankkontoudtog, så bogføring udføres på basis heraf. c. Flexibel og hurtig håndtering af debitor/kreditor faktura udligninger Winfinans.NET bruges af virksomheder med et virkeligt stort antal løbende debitorindbetalinger, hvorfor der tilbydes brugerne flere gode løsninger til denne opgave. 1. Henvis i kladden direkte til en faktura, der skal udlignes - debitorfaktura SCXXXX (XXXX = fakturanr) kreditorfaktura SVXXXX. 2. Åbn en oversigt over den valgte debitors/kreditors åbneposter markér poster til udligning og Winfinans.NET udligner alle fakturaer på én gang, og der dannes alene én posterings på bankkontoen, hvis det er den, der anvendes. 3. Opløs en udligning. Hvis man ved en fejl har udlignet de forkerte bilag, kan enkelte udligninger opløses igen. 4. Oprydning i åbne poster. Winfinans.NET indeholder flere oprydningsfunktioner, hvor mange bilag kan udlignes for alle debitorer eller kreditorer på én gang. 5. Standard udligningskonto pr. valuta Når en udligning dannes kan den automatisk danne modpost på bankkonto. 6. Masseudligning af indbetalinger fra en importeret fil med FIK-indbetalinger, indbetalinger fra Betalingsservice.dk, indbetalinger fra Mastercard, Eurocard og andre internationale betalingskort. 7. Masseudligning af kreditorbetalinger i forbindelse med det indbyggede kreditorbetalingsmodul. d. Flere bogføringskladder Der kan opsættes flere kladder, der kan gøres tilgængelige for de enkelte brugere i henhold til deres rettigheder og abonnement. De enkelte kladder kan tilrettes så de passer til forskellige formål. 6
e. Hjælpefunktioner i kladden 1. Afstemningskonti Der kan oprettes konti, hvor der i forbindelse med bogføring gemmes saldo inden bogføring bevægelse i forbindelse med den aktuelle bogføring og saldo efter. 2. Posteringsforkortelser Giv konti en forkortelse i stedet for kontonummer, fx. b for bankkonto. 3. Posteringsforslag Lav hele posteringer med debetkonto, kreditkonto, posteringstekst og beløb, som kan vælges direkte i kladden. Der kan kun dannes én posteringslinje pr. posteringsforslag 4. Bilagsguider Bilagsguider er en form for standardkladde, hvor man kan opstille hele posteringsopgaver som fx. lønbogføring. Der kan opstilles et ubegrænset antal posteringslinjer. Når postering skal anvendes indtastes alene aktuelle beløb og der dannes så posteringslinjer i kladden for de posteringslinjer, der har beløb. 5. Simulering Når brugeren ønsker det, kan den aktuelt indtastede kladde simuleres. Der kan vises en oversigt over alle konti, så man kan se, hvordan den i kladden indtastede bogføring vil 7
påvirke regnskabet. Når simuleringen er åben, kan enhvert bilag vises med specifikation og momsafløftning. 6. Fejlhåndtering Den indbyggede fejlhåndtering viser præcist dér, hvor der findes posteringslinjer, der hindrer, at en kladde kan afsluttes og overføres til regnskabet. Når bogføring forsøges bliver brugeren gjort opmærksom på, at der er fejl, og disse fejl kan herefter fremfindes og rettes i bogføringskladden. 7. Indlæste bilag Indlæste bilag er en bilagsbuffer, der modtager bogføringsposter fra salgs- og købsfakturaer, lagerjusteringer, renteberegninger, kreditorbetalings posteringer, ligesom det er hér, at importerede bilag fra bank og andre systemer placeres inden bogføring. Hvis disse poster er fuldstændige med kontonumre, bilagsnummer, beløb, de salderer og er iøvrigt iorden og kan bogføres i henhold til den interne bogføringskontrol i Winfinans.NET, så kan de bogføres direkte fra Indlæste bilag ved at aktivere en bogførings knap. Hvis de ikke kan bogføres direkte fra Indlæste bilag, så overfører brugeren posterne til en bogføringskladde, og kan herefter bogføre dem herfra. Hvis de ikke kan blive bogført, så vil kladdens fejlhåndtering vejlede brugeren, så posterne kan gøres klar til, at kladden kan afsluttes og posteringerne overføres til en journal i regnskabet. f. Kontoafstemning Der kan importeres posteringer f.eks. fra en bankkonto, der kan afstemmes mod posteringer på en konto i Winfinans.NET. Hvis du som revisor oplever problemer, så skriv til os via den indbyggede spørgsmål/svar funktion. Så vil vi hjælpe dig. God fornøjelse! Med venlig hilsen Winfinans support 8