Retningslinjer for brug af Version 1 / Godkendt af styregruppen 29. november 2011 Brugerhåndbogen vedligeholdes af Center for IT og Digitalisering Ændringsønsker afleveres til superbrugerne
Kære bruger. Vi har udarbejdet disse retningslinjer i brugen af vores nye dokumenthåndteringssystem for at give dig en introduktion til de generelle spilleregler der gælder for en offentlig virksomheds brug af elektronisk dokumenthåndtering og de regler, vi har fastsat specielt for Faxe Kommune. Håndbogen er opbygget med en række overskrifter som i kort form beskriver: Hvorfor bruger vi et ESDH-system? Fase I konverterings- og læringsfasen. Principper for udarbejdelse og godkendelse af retningslinjer i brugen af SBSYS o Generelle regler (minimumsregler der skal følges) o Supplerende retningslinjer på de enkelte fagområder Lovgivning gældende for elektronisk dokumenthåndtering Principper for oprettelse af sager og dokumenter Herunder journalisering, hvor vi fortsat bruger enkeltsagsprincippet på alle fagområder. Principper for sletning af sager og dokumenter Brug af dagsordensystem Integration til mail-system Indskanning af dokumenter Sikkerhedsstruktur i SBSYS Hvor kan du få hjælp På områder, hvor der er udarbejdet supplerende retningslinjer og vejledninger f.eks. supplerende retningslinjer for et givent fagområde vil disse indgå som bilag til retningslinjerne. Ledelsens udmelding Direktionen i Faxe Kommune har besluttet, at alle har pligt til at følge de vedtagne retningslinjer både af hensyn til lovgivningens krav til offentlig journalisering, men også fordi det er af afgørende betydning, at sager og dokumenter kan fremfindes efter de aftalte retningslinjer. Lederens ansvar Det er lederens ansvar, at alle medarbejdere benytter SBSYS, at medarbejderne er orienteret om kravene i såvel de generelle retningslinjer som de supplerende lokale retningslinjer for det enkelte fagområde - og at reglerne overholdes. 2
Indholdsfortegnelse: Retningslinjer...1 Hvorfor bruger vi SBSYS...4 Konverterings- og læringsfasen 1/1 30/6-2012...5 Principperne for udarbejdelse og ajourføring af retningslinjer i brugen af SBSYS...5 Generelle retningslinjer (minimumsregler)... 5 Specifikke regler for det enkelte fagområde.... 5 Generelle krav til dig som SBSYS bruger...6 Hvad er en sag...7 Journalisering af sager / enkeltsagsprincippet.... 7 Dokumenter og kladder... 7 Brug af sagsskabeloner.... 7 Brug af dokumentskabeloner... 7 Afslutning og rensning af sager.... 8 Genåbning af en sag.... 8 Sletning af sager.... 8 Sletning af dokumenter.... 8 Sletning af kladder... 8 Begreber i SBSYS.... 8 Integration til e-mail...8 Email i SBSYS... 8 SikkerPost... 8 Digital post.... 8 Indskanning af dokumenter...9 Dagsordenproduktion...9 Organisering...10 Hvor kan jeg få hjælp...11 Superbrugere....11 Kurser....11 Kvikhjælp og E-learning....11 3
Hvorfor bruger vi SBSYS Digitaliseringsprocessen SBSYS er fundamentet i Faxe Kommunes dokumenthåndtering og er systemet, hvor vi gemmer sager og dokumenter. Sammen med fagsystemerne er SBSYS den platform der skal kunne håndtere målene i den kommunale digitaliseringsproces herunder e2015, hvor et af målene er, at borgerne skal have adgang til egne sager. Se mere på www.kl.dk/e2015 Effektiv og ensartet sagsbehandling SBSYS er kommunens viden-arkiv. Her gemmer vi sager og dokumenter på de beslutninger vi træffer Det være sig beslutninger om politikker, økonomi, processer, planer, arbejdsgange og konkrete afgørelser. På den måde danner vi et viden-arkiv, hvor den enkelte medarbejder kan finde oplysninger til brug i den konkrete sagsbehandling. Oplysninger bliver tilgængelige for organisationen til ledelsesinformation og statistik Når man anvender SBSYS bliver viden-arkivet til en mængde af strukturerede informationer, som kan bruges til - ledelsesinformation statistik - procesudvikling - styring og opfølgning Helhedsorienteret sagsbehandling Det vigtigt, at data og informationer er tilgængelig for dem, der skal bruge dem. Borgerens retssikkerhed overholdelse af lovgivning God forvaltningsskik siger, at vi skal journalisere indgående og udgående post, og når journaliseringen sker i et dokumenthåndteringssystem som SBSYS sikres det at der er overblik over alle dokumenter i en sag, og at borgeren får adgang til alle dokumenter i sagen, hvis hun beder om aktindsigt Når vi behandler personoplysninger skal vi opfylde en række sikkerhedskrav bl.a. adgangskontrol og logning m.v. og SBSYS sikrer at vi kan overholde disse krav. En forudsætning for at ovenstående skal virke i hverdagen er, at alle medarbejdere følger de fastsatte retningslinjer i brugen af SBSYS. 4
Konverterings- og læringsfasen 1/1 30/6-2012 Samtlige sager og dokumenter i Acadre konverteres til SBSYS Perioden 1.1.2012 30.6.2012 betragtes som konverterings- og læringsperiode. De retningslinjer, der er gældende for konkrete fagområder eksempelvis personsager - videreføres i denne periode. Dog med den præcisering, at enkeltsagsprincippet SKAL anvendes. På nogle områder er det fortsat retningslinjerne (håndbøgerne) fra Acadre der anvendes og på andre områder er de revideret. Spørg din superbruger, hvad der gælder for dig. Perioden skal derudover bruges til at opsamle viden om nye funktionaliteter i SBSYS. Det enkelte Center afgør inden 30.6.2012 om der er nye funktionaliteter, de vil anvende, og om det kræver udarbejdelse af supplerende retningslinjer for området. HUSK Supplerende retningslinjer skal godkendes af fagområdets ledelse inden de sættes i gang!! Supplerende retningslinjer skal sendes til Center for IT og digitalisering. Principperne for udarbejdelse og ajourføring af retningslinjer i brugen af SBSYS Generelle retningslinjer (minimumsregler). For at alle kan få glæde af SBSYS, er det en altafgørende forudsætning, at data og informationer gemmes i en struktureret form, så de kan genfindes. Derfor er der udarbejdet disse generelle retningslinjer i brugen af SBSYS, som skal følges af ALLE medarbejdere. Arbejdsgruppen er ansvarlig for udarbejdelse og løbende ajourføring af de generelle retningslinjer. Når der foretages ændringer i retningslinjerne fastsættes der samtidig en dato for, hvornår ændringen skal træde i kraft. De generelle retningslinjernes konkrete udmøntning i form af udfyldelse af sagsbeskrivelse, dokumentbeskrivelse m.m. er vist i kursusmaterialet i brugen af SBSYS. Specifikke regler for det enkelte fagområde. Er der behov for at supplere de generelle retningslinjer inden for et givent fagområde, er det fagområdets ledelse som godkender disse regler og dato for reglernes ikrafttrædelse. Reglerne sendes i skriftlig form til Center for IT og digitalisering, som sørger for at disse medsendes ved pligtaflevering af sager og dokumenter til Faxe Kommunes Arkiver. 5
Generelle krav til dig som SBSYS bruger Du skal følge de retningslinjer i brugen af SBSYS, der er gældende for dit fagområde. Du skal i alle sagsbehandlingens faser udøve god forvaltningsskik. God forvaltningsskik. at sager bør behandles så enkelt og hurtigt som muligt, at sagsbehandlingen tilrettelægges, så sagerne kan ekspederes uden unødvendige forsinkelser, at der ikke kan opstå tvivl om, hvor langt sagen er kommet, eller hvad der i øvrigt er sket i sagen, at der oprettes notat om alle væsentlige ekspeditioner i en sag, at formulering af breve og afgørelser til borgerne sker i et sprog, der er let at læse og forstå, at afgørelser normalt er skriftlige, at inddrage borgeren i beslutningsprocessen ved at foretage partshøring i overensstemmelse med forvaltningslovens 19-21, at orientere borgeren om sagens gang, herunder om forventet sagsbehandlingstid, også når en sag trækker ud eller stilles i bero, at navngive sager og dokumenter i henhold til forvaltningens lokale retningslinjer, herunder anvende sigende og korrekte titler, som vejleder andre end dig selv. Du skal være opmærksom på de regler der følger af Forvaltningsloven, Offentlighedsloven, Persondataloven, Arkivloven i forhold til brugen af SBSYS. Der vil blive udarbejdet et notat, der uddybende beskriver de forhold du skal iagttage i forhold til de anførte love. Misbrug Du skal være opmærksom på, at du ikke må gå ind i sager, der ligger udenfor dit eget arbejdsområde, og som ikke har betydning for udførelsen af dine arbejdsopgaver. Hvis du misbruger din adgang til systemet, kan det medføre påtale eller i særlige tilfælde disciplinære foranstaltninger. I systemet bliver der ført en log over alle hændelser på dokumenter og sager, således at man til enhver tid kan se, hvem der har været inde på en sag eller et dokument. Hvad hvis Du ved en fejl åbner en sag eller et dokument, der ikke vedrører dit arbejdsområde, og du kan se at dokumentet indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger. Her sender du en mail til din nærmeste leder med oplysning om, hvilken sag det drejer sig om. 6
Hvad er en sag En sag er en samling af dokumenter, der omhandler en kommunal opgave, hvor der skal træffes politisk eller administrativ afgørelse. Journalisering af sager / enkeltsagsprincippet. KL s Journalplan herunder enkeltsagsprincippet anvendes som journalnøgle på alle sager i hele organisationen. Udgangspunktet for enkeltsagsprincippet er, at der oprettes en sag pr. afgørelse, beslutning eller administrative proces. Enkeltsagsprincippet medvirker til at Sagerne bliver struktureret i en overskuelig form som sikrer fremfinding af relevante sager i forhold til emne og handling Højner kvaliteten i sagsbehandlingen idet sager opdeles i sager af principiel karakter, politikker, sagsbehandlingsgrundlag / retningslinjer, økonomi, konkrete afgørelser Sikrer korrekt arkivering og sletning af sager og dokumenter i SBSYS Sikrer at sager, hvor borgeren skal have adgang, kun indeholder relevant materiale Uddybende beskrivelse af enkeltsagsprincippet er indsat som bilag 1. KL s Journalplan består af en emnefortegnelse, opbygget på et nummersystem på 6 karakterer, samt en handlingsfacet på 3 karakterer, som tilsammen udgør journalnummeret. Eksempel på journalisering herunder enkeltsagsprincippet er vedlagt som bilag. Du kan læse mere om enkeltsagsprincippet på KL s hjemmeside på disse adresser: Vejledning i brugen af KL's journalplan KL's journalplan på web'en Dokumenter og kladder. I SBSYS arbejdes med begreberne dokumenter og kladder. Når man opretter dokumenter i SBSYS, starter man altid med at oprette en kladde. Når en kladde er færdig, journaliseres den, og bliver herefter omdannet til et dokument (PDF), som automatisk er låst for redigering. Grundlæggende skal alle kladder journaliseres som dokumenter. Kladder, der IKKE har betydning, IKKE er dokumentation for sagens afgørelse eller er knyttet til bindende aftaler, kan blive liggende som kladder. Et dokument kan bestå af forskellige filtyper såsom skannede dokumenter, e-mails, telefax, telefonnotater, mødereferater, egenproducerede dokumenter (Word, Excel, Power Point, Visio osv.), blanketter m.fl. Brug af sagsskabeloner. Har et Center mange sager af samme type, kan der med fordel oprettes en sagsskabelon, som sagsbehandleren bruger ved oprettelse af en ny sag. I en sagsskabelon er journalnummer, funktionsfacet, evt. sagstitel m.v. indeholdt. Sagsskabeloner oprettes af det enkelte Centers superbrugere. Brug af dokumentskabeloner. Alle generelle dokumentskabeloner ligger i SBSYS (brevpapir, referatark, blank word, excel og power point). Herudover kan hver enkelt Center oprette dokumentskabeloner. F.eks. breve med standardtekster eller institutioners dokumenter med eget logo m.v. Det er superbrugerne i det enkelte Center, der opretter fagrelevante dokumentskabeloner. 7
Afslutning og rensning af sager. Når en sag er færdigbehandlet skal den afsluttes i SBSYS. Den sagsansvarlige skal sikre sig, at der er ryddet op i sagen, dvs. at alle relevante dokumenter er journaliseret som dokumenter, og at sagen markeres som afsluttet. Sager markeres som afsluttet når sagens handling eller ydelse er afsluttet. Alle sager afsluttes i forbindelse med konverteringen, men kan nemt åbnes igen, hvis der skal arbejdes videre med sagen. Genåbning af en sag. En sag må genåbnes, hvis det giver mening at arbejde videre i sagen. Sagsbehandleren skal dog tænke over enkeltsagsprincippet og vurdere, om der i stedet skal oprettes en ny sag. Sletning af sager. Som udgangspunkt sletter man ikke sager og dokumenter i SBSYS. Når en sag er færdigbehandlet afsluttes den, og sagen følger herefter den bevarings-/kassationskode, sagen er oprettet med i henhold til KL Journalplan. Den enkelte sagsbehandler kan slette en sag, men ikke dokumenter og dagsordenspunkter. Slettes en sag, bliver sagsbehandleren bedt om at tilknytte dokumenter og evt. dagsordenspunkter til en anden sag. Sletning af dokumenter. Den enkelte sagsbehandler kan ikke slette dokumenter. Dokumentet skal i stedet flyttes til skraldespandssag. Der oprettes en skraldespandssag for hvert Center det er superbrugerne der sørger for at dokumenter i skraldespandssagen slettes med jævne mellemrum. Sletning af kladder. Den enkelte sagsbehandler kan selv slette kladder. Begreber i SBSYS. Fremgår af undervisningsmaterialet. Integration til e-mail Email i SBSYS SBSYS indeholder en e-mail-klient med begrænset funktionalitet. Du kan læse, modtage og sende mails, ligesom du kan journalisere såvel indgående som udgående mails som dokumenter i en sag. SikkerPost Funktionen SendSikkert kan p.t. ikke anvendes fra e-mail-klienten i SBSYS. Her skal du fortsat anvende din normale Outlook-klient. Digital post. I forbindelse med edag3 er der udviklet en funktion i SBSYS, der kan håndtere sikker digital kommunikation med de borgere, der ønsker at kommunikere digitalt med kommunen. Kommunikationen foregår mellem SBSYS og borgerens dokumentboks (eboks). 8
Indskanning af dokumenter Al indgående post med relevans for Faxe Kommunes sagsområder skal indskannes og registreres i SBSYS senest kl. 13 dagen efter, at dokumentet er modtaget i kommunen. Dette gælder i hele administrationen. Det indskannede materiale skal være profileret og tilknyttet sager dagen efter, det er modtaget i enheden. Indskannede dokumenter opbevares i 6 måneder efter indskanning, hvorefter originalmaterialet makuleres Dagsordenproduktion Den enkelte sagsbehandler er ansvarlig for at udfærdige dagsordenspunkter og sætte dem på den politiske dagsorden. HUSK Retningslinjer for udarbejdelse af dagsordenspunkt, som kan ses på medarbejderportalen. Den dagsordensansvarlige i hvert Center er ansvarlig for, at politiske dagsordener bliver udfærdiget, kvalitetssikret og udsendt til det politiske udvalg. Det er ligeledes den dagsordensansvarlige i hvert enkelt Center, der er ansvarlig for, at der udfærdiges mødereferat, og at dette publiceres ud til såvel det politiske udvalg som til offentligheden. Der vil blive udarbejdet en Vejledning til dagsordensansvarlige i SBSYS. Sikkerhedsstruktur i SBSYS Sikkerhedsniveauet opbygges i SBSYS efter en rolle-baseret model, der er opbygget i forhold til arbejdsområder. Ligesom vi havde i Acadre har vi en stor grad af åbenhed på sager og dokumenter. Kun i særlige tilfælde begrænses rettigheder på sager og dokumenter. Ligesom i Acadre gælder følgende: I SBSYS nedarves rettigheder automatisk fra sagen til de dokumenter, der lægges på sagen. Du kan efterfølgende ændre rettighederne på det enkelte dokument, som så kun gælder for det konkrete dokument. I SBSYS er det ikke muligt kun at give læseadgang til sagsforside og dokumentinfo. Har man adgang til sager i SBSYS, kan man se hele sagen og alle dokumenter - og man kan rette i dokumenter og sager. Det er vigtigt, at du som bruger er opmærksom på, at du ikke går ind i sager, som ikke har betydning for dit arbejdsområde / arbejdsopgave. Sikkerhedsmæssigt håndterer vi denne udfordring ved, at der foretages logning på alle hændelser i SBSYS Dvs. man kan til enhver tid se, hvem der har været inde på en sag eller dokument. 9
Nedenfor er i skemaform vist rettighedsstrukturen i SBSYS. Sagsadgang- Rollebaseret Borgerrådgiver Arbejdsskade Børnesager Økonomiske ydelser og jobcenter Visitation pleje og omsorg Sundhed og pleje Borgersager Emnesager og stedsager side 2 Organisering Arbejdsgruppe med ansvar for implementering og efterfølgende drift Med udgangspunkt i den gamle organisation er der nedsat en arbejdsgruppe til forestå implementeringen af SBSYS. Denne arbejdsgruppe fortsætter frem til SBSYS er implementeret. Center for IT & Digitalisering overtager ansvaret for SBSYS fra 1. januar 2012. Når systemet er implementeret ændres arbejdsgruppen, så den repræsenterer den nye struktur, og den sammensættes således: En repræsentant fra hvert Center Arkivlederen Efter implementeringen har arbejdsgruppen følgende opgaver: at vedligeholde de generelle retningslinjer for brugen af SBSYS at sørge for løbende information og opfølgning på arbejdsopgaver i relation til SBSYS at beskrive arbejdsopgaver som skal udføres af superbrugere at træffe beslutning i konkrete spørgsmål vedrørende SBSYS specielt på det tværgående niveau at varetage de arkivmæssige hensyn i Centrene Centerchefer Den enkelte centerchef er ansvarlig for, at anvendelse af SBSYS sker i overensstemmelse med de til enhver tid gældende retningslinjer og gældende lovgivning. Det er centerchefens opgave, at afsætte de nødvendige ressourcer til opgaven. Centerchefen kan vælge at uddelegere opgaven inden for sit fagområde. Superbrugere 10
Der udpeges et antal superbrugere inden for hver Center. Superbrugerne refererer til en udpeget Chef/leder i Centeret. Superbrugeren udfører de opgaver, som arbejdsgruppen har defineret. Hvor kan jeg få hjælp Superbrugere. Der er uddannet superbrugere i alle Centre. Har du spørgsmål til brugen af SBSYS, skal du kontakte din superbruger. Oversigt over superbrugere ligger på medarbejderportalen under SBSYS. Kan din superbruger ikke umiddelbart hjælpe dig, så kontakter superbrugeren Center for IT og digitalisering. Kurser. Der afholdes løbende kurser i SBSYS af superbrugerne i de enkelte Centre. Kontakt din superbruger angående tilmelding til kursus. Kvikhjælp og E-learning. Når du står i SBSYS, kan du ved at trykke på F1-tasten få hjælp her og nu. Her ligger såvel Kvikhjælp som E-learning. Her finder du relevant hjælp og guidelines til at komme videre. 11
Bilag 1 til Retningslinjer for brug af SBSYS. Enkeltsagsprincippet For at SBSYS kan udnyttes optimalt, og for at journalnummer og handlingsfacet er dækkende for sagsindholdet, er det nødvendigt at man holder sig til en procedure, så enhver ny hændelse i en sag medfører oprettelsen af en ny sag. Det kaldes enkeltsagsprincippet. Bemærk at KL's journalplan understøtter enkeltsagsprincippet. Enkeltsagsprincippet er det modsafte af samlesager. Samlesager er karakteriseret ved, at de indeholder ALT vedrørende en person, en matrikel, en virksomhed, en kommunal sø osv. Det betyder at denne sag kan blive ualmindelig stor og svær at finde rundt i. Alle typer af henvendelser, afgørelser, overvejelser og korrespondance mellem alle involverede bade private og offentlige ligger i en stor bunke også digitalt. Det er præcis det som enkeltsagsprincippet skal forhindre; at sager vokser og vokser, og aldrig nogensinde slutter. Hvad er en sag og hvad skal journaliseres? For at kunne opfylde enkeltsagsprincippet, så skal der være en fælles forståelse for, hvornår der er tale om en sag, og hvornår hvilke dokumenter skal journaliseres pa sagen. En sag defineres som de informationer der leder til en afgørelse, beslutning eller administrativ proces. En sag kan starte pa mange måder, men den nemmeste regel er: Ved borgersager: falder denne henvendelse ind under sagsbehandlernes notatpligt. Ved administrative sager: er der brug for at kunne dokumentere dette. Enten til fremtidige sager eller til historisk brug senere (husk at mange administrative sager ifølge Arkivloven skal gemmes for eksempel dagsordener og referater, projektbeskrivelser, organisationsændringer, statistik osv.). Eksempel på god enkeltsagsbehandling: Såfremt en borger brækker benet, og skal have sygedagpenge eller andet fra kommunen, bliver der oprettet en sag. Borgeren bliver rask og påbegynder sit arbejde igen og sager afsluttes. En sag kan afsluttes, når der er truffet en afgørelse. Selvom sagen er afsluttet er der stadig administrativ adgang til at se i sagen, indtil den falder for persondatalovens slettefrist. Det sker typisk først efter 5 eller 10 år. Herefter skal Faxe Kommunes Arkiver kontaktes, hvis man har brug for at se i sagen. Et halvt år senere brækker borgeren sin arm, og skal derfor igen have sygedagpenge fra kommunen. Dette er en ny sag, og den skal derfor ikke journaliseres pa den gamle sag, som omhandlede det brækkede ben. Det skal bemærkes, at ikke alle indgående breve skal journaliseres pa en ny sag. Hvis vi tager ovenstående eksempel og antager at borgeren først skriver et brev om sit brækkede ben, og kommunen derefter sender et brev retur med svar. Borgeren henvender sig igen med supplerede oplysninger eller spørgsmål til sit brækkede ben. Dette brev skal journaliseres på den oprindelige sag. Der er flere grunde til, at det er vigtigt, at ovenstående eksempel bliver journaliseret på 12
to sager og ikke på en og samme sag: Hvis borgernes enkelte henvendelser ikke bliver journaliseret pa hver sin sag, vil resultatet i princippet være, at sagernes gennemsnitlige levetid vil nærme sig 80 år, kun afbrudt at eventuelle periodeskift eller kommunalreformer. Fremfinding af den enkelte sag er mere besværlig, når sagerne ikke er korrekt journaliseret. Det er svært at udarbejde statistik på for eksempel hvor mange henvendelser kommunen har, hvor mange borgere har brækket benet, eller hvor mange gange den enkelte borger har henvendt sig med forskellige sager. Det er umuligt at slette sager, der indeholder personfølsomme data, der ifølge persondataloven skal slettes efter en vis periode. Husk at det er strafbart at overtræde persondataloven. Når vi journaliserer efter enkeltsagsprincippet betyder det, at vi opfatter en borger som en sagspart i en sag. Det vil sige, at det ikke er korrekt hvis alle henvendelser fra samme borger bliver journaliseret på en og samme sag, for henvendelserne kan dreje sig om forskellige sager og borgeren er ikke en sag i sig selv. 13