3. Projektanalyser Indhold: 0.1 Resumé af aktuel projektplan Se afsnittet om forankring 0.2 Situationsanalyse via dialog 0.3 Projektets mulige indhold 0.4 Mulige perspektiver/resultater i projektet 0.5 Mulige interessenter i projektet 0.6 Mulige problemer under projektet 1
0.2 Situationsanalyse via dialog Udført ved: Projektforberedelsesseminaret 0. Introduktion Spørgsmål: Svar: 0.1 Projektets baggrund o Der det her andet end Det skal vi netop afklare en vild ide? under projektforberedelsen 0.2 Aktuelle stade o Er vi reelt ikke i gang Nej, ledelsen m.fl. kan med gennemførelsen? meget vel beslutte at droppe tiltaget efter forberedelsen 1. Omgivelserne 1.1 Projektets anledning o Er der her nu ikke mere Måske, men det må så klares brug for at få samarbejdet via et andet projekt i afdelingerne til at fungere godt? 1.2 Interessenter o Hvorfor er SU ikke God ide lad os få tilføjet SU! nævnt som interessent i introduktionen? Andre projekter 2. Resultatmål 2.1 Formål/Idégrundlag o Er der overhovedet Jamen (endnu engang) det interesse for ideen? er jo det vi skal have afklaret 2.2 Mål/hovedresultater o Er det et succeskri- Sjov ide nok snarere et signal terie at støjniveauet ved på et festligt arrangement arrangementet i gennemsnit er over et vist niveau? 2.3 Andre resultater/mål o Hvis det bliver en succes, Under en brainstorm er det jo kunne det så føre til et forbudt at jorde ideer så lad nyt forretningsområde se for virksomheden? 2.4 Omfang/hovedopgaver o Er det projektets opgave Ja, bestemt den interne at skaffe tilmeldinger markedsføring af arrangeeller tager linjeorganisa- mentet bliver måske tionen sig af det? projektets allermest krævende opgave! 3. Økonomimål 3.1 Driftsøkonomi - 3.2 Projektøkonomi o Mon der er nogen der Tag det roligt, det kommer melder sig hvis de skal vel an på, hvad betale mere end kr. 100? arrangementet går ud på 2
4. Hovedforløb 4.1 Principforløb o Behøver vi en rundspørge Ved vi det? Hvad med kritikken vi ved jo godt hvad der af tidligere års arrangementer - ønskes? og hvor er der især behov for at fremme det tværgående samarbejde o Kan vi ikke bare udlicitere det hele til en prof. festarrangør? Undskyld, men er du ikke ved nu at glemme projektets Formål? 4.2 Projektstruktur o Hvad med at gøre noget God ide lad os sende den ekstra ud af medarbejder- i udvalget nes forberedelse til og refleksioner fra arrangementet? 4.3 Hovedmilepæle o Bør der kontraheres Det må vi se nærmere på under med et hotel el.lign. planlægningen inden invitationen sendes ud til medarb.? 4.4 Hovedtidsplan o Hvad med at lægge Det må vi se på under den arrangementet efter videre planlægning nytår ligesom de gammeldags juletræsarrangementer? 5. Organisationsform 5.1 Org. principper o Er det ikke overdrevet Måske, det kommer an på at etablere en projekt- hvilket ambitionsniveau vi indorganisation? stiller til ledelsen 5.2 Medvirkende o Er de ansatte deltagere Vi skal jo åbne spørgsmålet - i projektet eller en del af men afgørende at de aktiveres dets omgivelser? 5.3 Opgavefordeling o Hvem skal stå for Åbent spørgsmål om vi revyen? overhovedet skal have en revy 5.4 Ressourceindsats o Hvor skal timeforbrug Det må vi finde ud af, noget til projektarbejdet bliver måske klassificeret som registreres? fritidsarbejde 5.5 Ledelsesfunktioner - 3
0.3 Projektets mulige indhold Til de indledende drøftelser videregives nedenstående ideer til projektet. Forberedelsen o Vigtigt at hovedparten af medarbejdere er med på ideen hvis der skal opnås effekt o Bred inddragelse i forberedelsen kan være et af midlerne o Udfordringen er at finde på en attraktiv form / et godt program o Skal det være et fælles arrangement eller foregå som en række parallelarrangementer Afholdelsen o Hvad med et totrins forløb med en informativ del og en mere festlig del? o Forskellige synspunkter på om revyformen er egnet o Formidling af samarbejdet på tværs må ikke tage overhånd i forhold til også at få en god fest Opfølgning o Effekten af arrangementet skal måles på en eller anden måde o Også en overvejelse værd om den nyudviklede form bør gøres til fremtidig tradition Bearbejdning o Senere stadier i projektet erstattes af nærværende idekatalog med et resume af arrangementet, som det fremtræder på det pågældende tidspunkt 4
0.4 Mulige perspektiver/resultater i projektet Listning af Betydning for Usikkerhed Behov for Mulige resultater/ projektets vedr.opnåelse ledelses- foranstaltperspektiver: samlede succes: af resultatet: fokus: ninger: Opnå bedre 5 forudsætning 2 selve kontakten 10 - Kreativ kontakt på tværs for nye samarbejds- skal vi nok kunne bordplan relationer skabe Skabe en tradition som videreføres Også udvikle samarbejdet i afdelingerne Konceptet giver nye IV opgaver 5
0.5 Mulige interessenter i projektet Identifi- Beskriv de- Vurder inter- List inter- Mulige cering af res roller i/ essenternes essenternes foranstaltninger vigtige in- bidrag til betydning egne succes- til fremme af essenter: projektet: for projektet: kriterier: succes kriterierne: Ledelsen - godkender 5 afgørende Bedre samarbejde? - sponsorerer for at projektet på tværs fortsætter - vellykket arrangememt/positive medarbejdere Personaleafd. - Ideer til nye 4 ellers bliver Bedre samarb. Også gøre noget ud af samværsformer projektet kun på tværs refleksionerne efter fest og ballade - ej negativ om- arrangementet m.v. tale af dette friske initiativ SU Medarbejderne M.fl. 6
0.6 Mulige problemer under projektet Listning af Vurdering af Vurdering af Behov for Mulige mulige pro- konsekvens for sandsyn- ledelses- foranstaltblemer i pro- projektets lighed for at fokus: ninger: jektforløbet: succes: prob. opstår: Modvilje mod 5 det selvforstær- 3 hvis projektet 15 Bruge kendte ny form/negativ kende modarbejder er bevidst herom rammer for ikke holdning at bryde for meget med traditionen Gøre arrangementet tiltrækkende (gratis øl m.v. ) Aktiv markedsføring af den gode ide Mangel på 4-3 - 12 Realistisk budget penge finde sponsorer Lave sammenskudsgilde kreativ bogføring Normere normdannere i forberedelsen Ej finde 4-4 - 16 At være ude i god egnede lokaler tid med plads til alle Tænke medarbejdere utraditionelt medarbejdere Sæt egenbetalingen op (så nogen falder fra) Manglende 4 - Kun en mindre 4-16 Omhyggelig med fremmøde del af medarb. valg af tid og sted møder frem Tilbyde overnatningsmulighed for tilrejsende Assistere med Transport På anden måde gøre arrangementet tillokkende 7