Referat for: Hjørring Nordre og Søndre Provstiudvalg Provstiudvalgsmøde tirsdag den 6. oktober 2015 kl. 13.00 Mødested: Hjørring Nordre Provsti, Nørregade 52, Sindal Mødet startet kl. 13:00 og afsluttet kl. 16:10 Lisbeth Waaentz forlod mødet kl. 16:00 Fælles: 1 Godkendelse og underskrift af referat fra seneste provstiudvalgsmøde 2 Mødeplan 2016 Fastlæggelse af datoer for PU-møder, budgetsamråd mm. i 2016 Godkendt og underskrevet. Nedsættelse af arbejdsgruppe til budgetlægning næste år. 12/1, 9/2 og 17/3 kl. 13 i Sindal 11/4-13/4 kl. 8:30 i Hjørring 9/5 kl. 15-18 i Hjørring 9/5 kl. 19 budgetsamråd i Hjørring 14/6 kl. 13 i Sindal 15/8-16/8 kl. 8:30 i Hjørring 29/8 kl. 19 budgetsamråd i Hjørring 6/9 kl. 8:30 i Hjørring 11/10, 15/11 og 6/12 kl. 13 i Sindal 3 Visioner for provstiet Winnie finder referat fra visionsmøde i 2013. Punktet drøftes senere. 4 Kirkegårdstakster genberegning De nye GIAS priser er lagt ind. Udvalg til genberegning nedsættes: Anni Slot, Gert Nørgaard Frederiksen, Winnie Rischel, Jens Peter Madsen og provstisekretærerne. Winnie indkalder til møde. Hjørring Nordre Provsti, behandlingspunkter: 1 PUK-kassen Nordre Provsti, revisionsprotokollat til årsregnskab 2014 Sag: Regnskab 2014 PUK-kassen i Hjørring Nordre Provsti (1121) Godkendt og underskrevet. PUK-kassen Nordre Provsti, revisionsprotokollat til årsregnskab 2014 15.09.2015: Til godkendelse og videre foranstaltning: Revisionsprotokollat til årsregnskab 2014 for PUK-kassen i Hjørring Nordre Provsti. 2 Budget 2016 - endeligt Sag: Budget 2016 PUK-kassen Nordre Provsti (1194) Hjørring Nordre Provstiudvalg, CVR-nr. 21179604, Budget 2016, Endeligt budget afleveret d. 28-09-2015 11:54 Godkendt. Budget 2016 endeligt Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 06.10.2015 1
28.09.2015: Endeligt budget for PUK-kassen i Hjørring Nordre Provsti. 3 Kvartalsrapporter 2. kvartal 2015 Sag: Kvartalsrapporter 2015 (1197) Til PU s behandling: Kvartalsrapporter pr. 30/6 2015: Astrup Kirkekasse Hørmested Kirkekasse (kt.grp 4 Kirkegård, øvrige drift) Lendum Kirkekasse (kt. grp 3 Kirkelige aktiviteter, løn, kt.grp 4 Kirkegård, øvrige drift, kt.grp. 5 præstebolig, løn) Sindal Kirkekasse (kt.grp. 2 kirkebygn. og sognegård, øvrige drift, kt.grp. 6 adm og fælles, øvrige drift) Tolne-Mosbjerg Kirkekasse Ugilt Kirkekasse (kt.grp. 2 Kirkebygning og sognegård, løn) Bindslev Kirkekasse (kt.grp. 2 Kirkebygning og sognegård, øvrige drift, kt.grp. 6, løn) Bjergby-Mygdal Kirkekasse (kt.grp. 5 Præstebolig, øvrige drift) Hirtshals Kirkekasse Horne-Asdal Kirkekasse (kt.grp. 2 Kirkebygning og sognegård, øvrige drift, kt.grp. 4 kirkegård, øvrige drift) Sørig Kirkekasse (kt.grp. 4 kirkegård, øvrige drift) Tornby-Vidstrup Kirkekasse (kt.grp. 2 kirkebygning og sognegård, øvrige drift) Tversted Kirkekasse (kt.grp. 4 kirkegård, øvrige drift, kt.grp. 5 præstebolig, øvrige drift) Uggerby Kirkekasse Læsø Kirkekasse (kt. grp. 5, øvrige drift, kt.grp. 6 Adm. og fælles, løn og øv.drift) 4 Ansøgning 5%-midler Sag: Uggerby Kirkekasse - ansøgninger om 5%-midler (783) - Uggerby Sogn Ansøgning 5%-midler 10.09.2015: Uggerby MR ansøger om 5%- midler til dækning af ekstra lønudgifter ifm. en medarbejders sygemelding. Der ansøges om kr. 78.131,00. Større afvigelser afklares i forbindelse med behandling af 3. kvartalsrapporterne med kasserernes kortfattede noter. Punktet medtages fremover som et orienteringspunkt. Bevilget, forudsat al refusion er hjemtaget. PU bemærker, at MR skal være opmærksom på rettidig ansøgning om refusion Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 06.10.2015 2
5 Bjergby-Mygdal - opførelse af ny præstebolig, anmodning om forhøjelse af lån Sag: Bjergby-Mygdal præstebolig (782) - Bjergby Sogn Stiftet anmodes om at forhøje lånet. Skrivelse til MR, at PU er opmærksom på, at forløbet har været mangelfuldt. Bjergby-Mygdal - opførelse af ny præstebolig, anmodning om forhøjelse af lån 23.09.2015: Bjergby-Mygdal MR fremsender til PU anmodning om tilladelse til at forhøje lånet til ny præstebolig i Bjergby med kr. 300.000,00, idet det ser ud til at budgettet overskrides. 6 Horne-Asdal MR: frigivelse af kirke- og præsteembedskapitaler Sag: Horne-Asdal MR: Ansøgning om frigivelse af Kirke- og præsteembedskapitaler (1137) - Horne Sogn Godkendt. Horne-Asdal MR: frigivelse af kirke- og præsteembedskapitaler 29.09.2015: Horne-Asdal MR fremsender til PU ansøgning om frigivelse af yderligere kirke og præstegårdskapitaler til renovering og efterisolering af udhuset ved Horne præstebolig til værkstedslokale og nyt badeværelse. MR ansøger om frigivelse af yderligere kr. 140.000 af de henstående kirke- og præsteembedskapitaler på kr. 200.876. 7 Til Horne-Asdal sognes mr. - godk. af ny klokke - Horne kirke Sag: Horne kirke - klokke (778) - Horne Sogn SV: Vedr. erhvervelse af ny klokke - Horne Kirke 28.09.2015: Horne-Asdal MR meddeler PU, at man i forvejen har skåret kirkegårdsnormering ned med 1 heltidsansat graver og i stedet har MR erstattet denne stilling med en sæsonansat medarbejder, hvilket har givet timenedgang på begge kirkegårde i pastoratet. Vedr. erhvervelse af ny klokke - Horne Kirke 28.09.2015: PU gør Horne-Asdal MR opmærksom på, at man ifm. erhvervelse af automatisk klokkeringning bør reducere tidsforbruget på kirkegården med ca. 180 timer pr. år. Til Horne-Asdal sognes mr. - godk. af ny klokke - Horne kirke 21.08.2015: STØ fremsender til Horne-Asdal Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 06.10.2015 3
MR godkendelseserklæring fra klokkekonsulenten vedr. ophængning af ny klokke i Horne Kirke. Hjørring Nordre Provsti, orienteringspunkter: 8 Den kirkelige ligning 2016 - Læsø Sag: Budget 2016 (1140) Den kirkelige ligning 2016 - Læsø 16.09.2016: PU fremsender til Læsø Kommune skrivelse vedr. budget 2016. 9 Hørmested Kirke. Nyt elvarmeanlæg inkl. følgearbejder, indvendig kalkning samt maling af inventar m.m. Sag: Hørmested Kirke - varmeanlæg (820) - Hørmested Sogn Hørmested Kirke. Nyt elvarmeanlæg inkl. følgearbejder, indvendig kalkning samt maling af inventar m.m. Projektbeskrivelse/byggeprogram er sendt til høring hos fagkonsulenterne/stø. PU er indstillet på at finansiere projektet ved hjælp af lån i stiftsmidlerne. 10 Bjergby-Mygdal pastorat - Kass.afd. - anv. 6. rate kr. 600.000,00 - til rest kr. 1.966.353,63(1) Sag: Bjergby-Mygdal præstebolig (782) - Bjergby Sogn Bjergby-Mygdal pastorat - Kass.afd. - anv. 6. rate kr. 600.000,00 - til rest kr. 1.966.353,63(1) 10.09.2015: STØ fremsender meddelelse om at der til Bjergby-Mygdal MR anvises kr. 600.000,00 som 6. rate af bevilget lån (lån nr. 8461-1) på indtil 4.700.000,00. Der henvises til STØ's brev af 17.03.2015 vedr. bevilling af lån til dækning af udgiften ifm. opførelse af ny præstebolig. 11 Tversted kirke - Kass.afd. - anv. 2. rate kr. 315.000,00 - til rest kr. 885.000,00 Sag: Tversted Kirke - fugt og råd i tagrum m.v. (862) - Tversted Sogn Tversted kirke - Kass.afd. - anv. 2. rate kr. 315.000,00 - til rest kr. 885.000,00 24.09.2015: STØ fremsender til Tversted MR meddelelse om, at der anvises kr. 315.000,00 som 2. rate af bevilget lån (lån nr. 8482-1) på indtil kr. 1.500.000,00. Der henvises til STØ s Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 06.10.2015 4
godkendelse af 11.11.2014 vedr. istandsættelse af tag på skib og kor. 12 Til Tornby-Vidstrup sognes mr. - godk. ny klokke i kirken - Tornby kirke Sag: Automatisk klokkeringning Tornby- Vidstrup (850) - Tornby Sogn Til Tornby-Vidstrup sognes mr. - godk. ny klokke i kirken - Tornby kirke 21.08.2015: STØ fremsender til Tornby- Vidstrup MR godkendelseserklæring vedr. ny klokke i Tornby Kirke. Til Tornby-Vidstrup kirke - godkend. af klokke - Vidstrup kirke 21.08.2015: STØ fremsender til Tornby- Vidstrup MR godkendelseserklæring vedr. ny klokke i Vidstrup Kirke. Vedr. erhvervelse af nye klokker - Tornby og Vidstrup kirker 28.09.2015: PU gør Tornby-Vidstrup MR opmærksom på, at man ifm. erhvervelse af automatisk klokkeringning bør reducere tidsforbruget på kirkegården med ca. 180 timer pr. år. 13 VS: vedr. stråtaget på Sindal præstegård Sag: Sindal Præstegård - stråtag (1188) - Sindal Sogn VS: vedr. stråtaget på Sindal præstegård 26.08.2015:Lønborg meddeler, at han har talt med Sydfynsk Håndværk a/s, og på grundlag af denne samtale, mener han ikke, at sagen bør forfølges yderligere hos forsikringsselskabet. Årsagen til skaden er almindelig ældre kombineret med en lidt uheldig tagopbygning (som dog var almindelig på udførelsestidspunktet - 1999). 14 Sindal sogns mr. - stø. ingen bemærkn. til udskiftnng af varmerør på kirkegården - gravearbejder Sag: Sindal kirkegård - belægning (1173) - Sindal Sogn Sindal sogns mr. - stø. ingen bemærkn. til udskiftning af varmerør på kirkegården - gravearbejder 23.09.2015: STØ fremsender til Sindal MR skrivelse vedr. gravearbejder på kirkegården ifm. udskiftning af varmerør. STØ anbefaler at MR kontakter NATMUS med henblik på aftale om arkæologisk overvågning - mindst 5 Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 06.10.2015 5
uger før arbejdet forventes påbegyndt. Sindal kirkegård - gravearbejder 23.09.2015: STØ fremsender skrivelse til PU modtaget fra Nationalmuseet. NATMUS mener ikke, der er arkæologiske interesser forbundet med opgravning af de nuværende rør og nedlægning af slange i samme grøft. Det planlagte arbejde inkl. efterfølgende belægning kan udføres uden NATMUS tilstedeværelse. 15 Sindal - forslag til lokalplan Sag: Sindal Sognegård - udvidelse/tilbygning (995) - Sindal Sogn Sindal - forslag til lokalplan 25.09.2015: Modtaget meddelelse om offentlig høring af forslag til lokalplan nr. 300.7170- L04 for offentlige formål (sognegård), Nørregade, Sindal og kommuneplantillæg nr. 41 for offentligt område ved Nørregade/Vendelbogade,Sindal. 16 Orgel Sag: Bindslev Kirke - orgel (1045) - Bindslev Sogn Projektet lånefinansieres. Orgel 23.09.2015: STØ fremsender til Bindslev MR skrivelse om modtaget ansøgning vedr. arbejder ved kirkens orgel. Orgelbyggeren kontakter MR angående udarbejdelse af tegning og får revideret tilbuddet. STØ sender sagen i høring hos konsulenterne når tegning og revideret tilbud er modtaget. 17 Byrum kirke - kalkmalerifragment Sag: Byrum Kirke - restaurering (813) - Byrum Sogn Til orientering. Byrum kirke - kalkmalerifragment 10.09.2015: STØ fremsender til PU's orientering skrivelse vedr. istandsættelse af Byrum kirke. STØ anmoder Læsø MR om en udtalelse, der imødeses fremsendt ad tjenstlig vej til STØ. Nationalmuseet har erfaret, at kalkmalerierne på buen mellem 5. og 6. fag er blevet tildækket/overkalket ved den lige afsluttede istandsættelse af kirken. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 06.10.2015 6
18 Til Horne-Asdal sognes mr. - frigiv. af kr. 42.600,00 ifbm. præsteboligen Sag: Horne-Asdal MR: Ansøgning om frigivelse af Kirke- og præsteembedskapitaler (1137) - Horne Sogn Til Horne-Asdal sognes mr. - frigiv. af kr. 42.600,00 ifbm. præsteboligen 11.09.2015: STØ fremsender til Horne-Asdal MR godkendelse af, at der frigives kr. 42.600,00 af den indbetalte kapital (kr. 173.750,00) til dækning af udgiften ifm. istandsættelsesarbejder på præsteboligen i Horne. 19 Til Ugilt sogns mr. - appr. reparation af kirkegårdsdiger (1136/15) Sag: Ugilt Sogn: frigivelse af midler til kirkegårdsdige. (1191) - Ugilt Sogn Til Ugilt sogns mr. - appr. reparation af kirkegårdsdiger (1136/15) 19.08.2015: STØ godkender herved, at nedennævnte arbejde bringes til udførelse: punktvise reparationer af kirkegårdsdiget mod nord, øst og syd. Ifølge det oplyste, afholdes udgiften af kirkens egne midler, hvilket STØ har noteret. Der må ikke iværksættes arbejder eller foretages nyanskaffelser, før MR har sikkerhed for, at det økonomiske grundlag er til stede i.h.t. et af PU godkendt budget. 20 Provstesyn 2016 Sag: Provstesyn 2016 (1199) Provstesyn 2016 03.09.2015: Udsendt oversigt over syn i 2016. Datoer er endvidere tilgængelige på provstiets hjemmeside. 21 Minikonference: "Mere kirke for pengene" Sag: Minikonferencer Projekt mere kirke for pengene (1178) Provsterne drøfter dette. Minikonference: "Mere kirke for pengene" 18.08.2015: Modtaget rykker fra Landsforeningen af MR vedr. minikonference om projektet "Mere kirke for pengene". Fristen for at melde sin interesse for konferencen i efteråret 2015 er senest den 28. august 2015. Ønskes en minikonference i foråret 2016 er deadline den 14. december 2015. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 06.10.2015 7
22 Infotjenesten - bestyrelsesmøde Sag: Informationstjenesten i Aalborg Stift - Infotjenesten (704) Infotjenesten - bestyrelsesmøde 11.09.2015: Infotjenesten i Aalborg Stift fremsender til PU dagsorden til bestyrelsesmøde i Infotjenesten. Relevante bilag bliver fremsendt i forbindelse med repræsentantskabsmødet den 22. oktober. Bestyrelsesmøde i Infotjenesten Lisbeth Waaentz er forhindret i mødedeltagelse. Mogens Sørensen repræsenterer begge provstier. 23.09.2015: Modtaget referat af bestyrelsesmødet i Infotjenesten. 23 Kursus for nye(re) provstisekretærer Sag: Provstisekretær (693) Kursus for nye(re) provstisekretærer 23.09.2015: Modtaget tilbud om kursus for nye(re) provstisekretærer. Referatet godkendt den Lars-Erich Stephansen Winnie Nørholm Rischel Gert Nørgaard Frederiksen Jens Peter Madsen Per Harfeld Lisbeth Waaentz Mogens Sørensen Henrik Lund Line Skovgaard Pedersen Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 06.10.2015 8