18. juni 2014 1 INFO-møder for selvejende institutioner om anvendelse af rammeaftaler og indkøbsværktøjer i praksis
2 18. juni 2014 Dagens program 13.00-13.15 Velkomst 13.15-14.00 Institutionernes muligheder i SKI s indkøbsverden 14.00-14.15 Pause og netværksdrøftelser 14.15-15.45 Bestilling og tildeling af ordrer på konkrete rammeaftaler Computere (Auditoriet) Interaktive tavler og AV-udstyr (Auditoriet) Fødevarer (C2-05) Møbler (C2-03)) Materialer og værktøj til bygningsdrift (C2-03) 15.45-16.00 Afrunding og tak for i dag
Lidt om SKI 18. juni 2014 3
18. juni 2014 4 Fakta om SKI SKI = Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S National indkøbscentral for hele den offentlige sektor Aktieselskab etableret i 1994 - ejet af Finansministeriet (55%) og Kommunernes Landsforening (45%) Not-for-profit offentlig servicevirksomhed virksomhed Arbejder for at effektivisere det offentlige indkøb Finansieret via rabat-andel på typisk 1%, men i gennemsnit under 0,9% af rammekontraktomsætningen, betalt af leverandørerne Ca. 70 medarbejdere
18. juni 2014 5 Hvad laver SKI (kort)? SKI skal bidrage til effektivisering af det offentlige indkøb gennem rammeaftaler: Der sikrer besparelser på pris og TCO Der sparer ressourcer i institutioner gennem afløftning af udbudspligt SKI skal være videncenter for indkøb og udbud Det er frivilligt for det offentlige at bruge SKI s aftaler -> når der ikke er tvang, skal aftalerne være gode for at blive valgt!
18. juni 2014 6 Aftaletyper fra SKI Frivillige og Forpligtende Varer (klassisk) Rådgivere IT/Tele Forpligtende aftaler
18. juni 2014 7 SKI s overordnede aftaleområder Varer Administration (kontorvarer) Biler Bygge og el-materialer, værktøj og beklædning Energi Forbrugsartikler Fødevarer og køkkener Møbler Tjenesteydelser Administration (dokumenthåndtering, rengøringsservice, elevatorservice & kantineservice) Rejser Rekruttering Rådgivere It+tele Drift Hardware Netværk og telefoni Rådgivere it, udvikling og vedligehold Standardsoftware
18. juni 2014 8 Systematiske benchmark siden 2011 34 aftaler benchmarket Forventet årlig brug af aftalerne 8,3 mia. kr. Samlet set kan det offentlige indkøbsdanmark potentielt spare knap 800 mio. kr. årligt ved brug af de ca. 40 rammeaftaler, der er beregnet benchmark på siden medio 2011. NB: Mini-udbud yderligere besparelser
18. juni 2014 9 Uddannelsesinstitutionerne er generelt gode til at realisere besparelser på SKIaftaler På bl.a. følgende aftaleområder: Revisionsydelser Rengøring Møbler Kopi- og print Brændstof Telefoni
Eksempler på skolernes brug af SKI 18. juni 2014 10
18. juni 2014 11 Case: Revisionsydelser Institution: EUC Vest Tildelingsform: Miniudbud Skolens fokus: Konkurrenceudsættelse og besparelser Opnåede besparelser: Lovpligtige revision: Ca. 20% årligt Timepriser på tilkøbsydelser/suppleringskøb: 35% i gennemsnit
18. juni 2014 12 Case: Rengøringsydelser Institution: Tradium Tildelingsform: Miniudbud med hjælp fra DSR Skolens fokus: Tidligere 3 leverandører og egen rengøring Harmonisering af kvalitet- og serviceniveau og ændring fra synlig til usynlig rengøring (aften og nat) Opnåede besparelser: Ca.1 mio. kr. årligt 20% af den samlede udgift
18. juni 2014 13 Case: Undervisnings- og kontormøbler Institution: Tradium Tildelingsform: Direkte tildeling (laveste pris) Skolens fokus: Konkurrenceudsættelse, besparelser og standardisering af sortiment Opnåede besparelser: Undervisningsmøbler: Ca. 10% ift. egne tidligere priser Kontormøbler: Ca. 40% ift. egne tidligere priser
18. juni 2014 14 Case: Kopi- og print Institution: Tradium Tildelingsform: Miniudbud Skolens fokus: Konkurrenceudsættelse, besparelser (TCO-tilgang) og standardisering (valg af én type multifunktionsmaskiner og fjernelse af lokale printere) Opnåede besparelser: Nedlagt eget trykkeri Nedbragt eksterne trykomkostninger Effektivisering af hele kopi- og printområdet på indkøbspriser, antal maskiner og forbedring/harmonisering af serviceaftaler
18. juni 2014 15 Strategisk tilgang til brug af rammeaftaler Man kan bruge rammeaftaler systematisk som løftestang for bl.a.: Afløftning af udbudspligt og sparede ressourcer Konkurrenceudsættelse og realisering af besparelser Centralisering af aftaleindgåelse og klare rammer for decentral disponering Hurtig beslutningsproces ved nye investeringer og anskaffelser (aftaler er kendte) Standardisering af sortiment og ydelser (bl.a. møbler, rengøring samt kopi- og print) Harmonisering af kvalitet- og serviceniveau (bl.a. rengøring og kopi- og print)
Services fra SKI - Hvordan kan SKI bistå institutionerne? 18. juni 2014 16
18. juni 2014 17 Hvilke services tilbyder SKI institutionerne ved brug af aftalerne? Indgange Overblik på ski.dk Support på telefonen og ved besøg Værktøjer Tildelingsværktøjer, vejledninger og skabeloner Kontraktparadigmer, CSR og kontraktstyring Mulighed for at genere kataloger på www.ski.dk Services Bistand med tildeling Netværksmøder Formidling af viden Værdi for institutionerne indkøbsbehov dækkes! Værdi for SKI Rammeaftaler bliver brugt og vi kan udvikle offentligt indkøb yderligere! SKI er brobygger ml. offentlig/privat marked
18. juni 2014 18 Ikke kun prisen tæller TCO Prisen er vigtigt, men det er omkostningerne også. I SKI arbejder vi aktivt med TCO og har udviklet modeller på pc, kopi- og printområdet. Serviceafgifter Tonerforbrug Bortskaffelsesomkostninger El forbrug TCO er på el-forbrugende artikler næste skridt er at få logistik og øvrige transaktionsomkostninger med. Energibesparelse på de forpligtende computeraftaler indtil videre svarende til elforbruget i over 780 husstande i 3 år!
Ønsker til samarbejde med institutionerne 18. juni 2014 19
SKI vil rigtig gerne bidrage til en stærk arbejdsdeling
18. juni 2014 21 Forslag til arbejdsdeling SKI: Supplement/samarbejdspartner med fokus på det, der er standardiseret og fælles på tværs eller meget komplekst og omkostningskrævende at udbyde (bl.a. it løsninger) Institutionerne: Særligt fokus på det uddannelsesnære og de indkøbsområder, der er vigtige for jer, hvor lokale løsninger og kendskab er særligt vigtige
18. juni 2014 22 Relevante (standardiserede) aftaleområder Revisionsydelser Møbler Kontorartikler Rengøringsservice Elevatorservice Elektricitet Telefoni, data samt kopi og print Computere, tablets, servere og AV-udstyr Biler og brændstof Bygge- og elmaterialer Rådgivende ingeniør- og arkitektydelser
18. juni 2014 23 Vi står klar til at hjælpe jer og tage i mod jeres input! Kundepartner Jens Hedegaard Madsen jhm@ski.dk 40 55 38 63 SKI kundeservice Kundeservice@ski.dk 33 42 70 00
Tak for ordet Spørgsmål og dialog 24