Referat for: Hjørring Nordre og Søndre Provstiudvalg Provstiudvalgsmøde tirsdag den 16. juni 2015 kl. 13.00 Mødested: Hjørring Nordre Provsti, Nørregade 52, Sindal Fælles: 1 Godkendelse og underskrift af referat fra seneste provstiudvalgsmøde Foretaget. Hjørring Nordre Provsti, behandlingspunkter: 1 Ansøgning om 5%-midler til udskiftning af yderdør Sag: Tornby Kirkekasse - ansøgninger om 5%-midler (895) - Tornby Sogn MR opfordres til arbejde videre med projektet, som skal i høring hos de kirkelige myndigheder, og fremsende ansøgningen til budgetbehandling 2016. Ansøgning om 5%-midler til udskiftning af yderdør 08.06.2015: Tornby-Vidstrup MR fremsender til PU ansøgning om 5%-midler til dækning af udgifter ifm. udskiftning af yderdør. Der ansøges om ca. kr. 120.000,00. 2 Ansøgning til provstiudvalget. Sag: Bjergby-Mygdal kirkekasse - ændring i anlægsbevilling (1172) - Bjergby Sogn Bevilget. Ansøgning til provstiudvalget. 01.06.2015: Bjergby-Mygdal Kirkekasse fremsender til PU ansøgning om ændring i anlægsbevilling. De ikke benyttede anlægsmidler - kr. 24.521,00 - ønskes anvendt til maling og kitning af vinduer i Mygdal kirke. 3 1. kvartalsrapport 2015 Sindal 1. kvartalsrapport 2015 Sindal 01.06.2015: Modtaget kvartalsrapport 1. kvartal 2015 for Sindal Kirkekasse. 4 1. kvartalsrapport 2015 Læsø 1. kvartalsrapport 2015 Læsø 01.06.2015: Modtaget kvartalsrapport 1. kvartal 2015 for Læsø Kirkekasse. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.06.2015 1
5 1. kvartalsrapport 2015 Bindslev 1. kvartalsrapport 2015 Bindslev 01.06.2015: Modtaget kvartalsrapport 1. kvartal 2015 for Bindslev Kirkekasse. 6 1. kvartalsrapport 2015 Bjergby/Mygdal 1. kvartalsrapport 2015 Bjergby/Mygdal 03.06.2015: Modtaget kvartalsrapport vedr. regnskab 2015 for Bjergby-Mygdal Kirkekasse. 7 1. kvartalsrapport 2015 Astrup 1. kvartalsrapport 2015 Astrup 01.06.2015: Modtaget kvartalsrapport for 1. kvartal 2015 for Astrup Kirkekasse. 8 Bjergby-Mygdal - præstegårdsjord Sag: Bjergby-Mygdal præstebolig (782) - Bjergby Sogn Bjergby-Mygdal - præstegårdsjord 01.06.2015: Bjergby-Mygdal MR fremsender til PU meddelelse om, at man har taget kontakt til lejeren af præstegårdsjorden i Bjergby mhp. forlængelse af lejemålet. Det var en betingelse for godkendelse af præstegårdsbyggeriet, at det pågældende areal blev sat til salg. En forlængelse af forpagtningskontrakten kan derfor ikke godkendes. PU har tidligere pålagt MR at afhænde den pågældende jord mhp. delvis medfinansiering af nybyggeri af præstegård, men MR mener, at tidspunktet for salg af jord er meget dårligt valg, hvorfor man vil forsøge at forlænge lejekontrakten. 9 Tversted: forpagtningskontrakt Sag: Tversted - forpagtningskontrakt (1177) - Tversted Sogn Behandlingen udsættes, idet PU ønsker en generel drøftelse i august af fremtiden for præstegårdsjord. Tversted: forpagtningskontrakt 02.06.2015: Modtaget forpagtningskontrakt fra Tversted MR, der spørger, om de må forlænge den med et par år. 03.06.2015: Spørgsmål om evt. forlængelse videresendt til STØ. 09.06.2016: STØ v/marie Johansen anbefaler, at der rettes henvendelse til SEGES P/S (tidligere Videncentret for Landbrug) som kan rådgive vedrørende forpagtningskontrakter. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.06.2015 2
10 Horne-Asdal kirkegårde: Ny vedtægt Sag: Horne-Asdal kirkegårde: Ny vedtægt (1175) - Horne Sogn Godkendes, når MR har godkendt og underskrevet. Horne-Asdal kirkegårde: Ny vedtægt 11.06.2015: Horne-Asdal MR fremsender ny kirkegårdsvedtægt til PU s godkendelse. Kirkegårdsvedtægten er nu fælles for de to kirkegårde. 11 Ny Regnskabsinstruks HNP 2015 Sag: Regnskabsinstruks for Hjørring Nordre Provsti, 2013 (722) Godkendt og underskrevet med et disponeringsbeløb på max. kr. 15.000 til provsten. Ny Regnskabsinstruks HNP 2015 02.06.2015: Ny opdateret regnskabsinstruks for Hjørring Nordre Provsti - til PUs godkendelse og underskrift. 12 Minikonferencer Projekt mere kirke for pengene Sag: Minikonferencer Projekt mere kirke for pengene (1178) Oplæg til konference for begge Hjørring provstier udarbejdes af Winnie Rischel og personalekonsulenten. Minikonferencer Projekt mere kirke for pengene 09.06.2015: Modtaget tilbud fra Landsforeningen af MR om afholdelse af minikonference med temaet "Mere kirke for pengene". Landsforeningen kommer med erfarne oplægsholdere og PU står for det praktiske og økonomiske omkring afholdelsen (lokaler, forplejning, invitation, tilmelding mm.) Hjørring Nordre Provsti, orienteringspunkter: 13 Faktura Nordenergi Sag: Soltorv Lendum (1044) - Lendum Sogn Faktura Nordenergi 15.06.2015: Lendum MR anmoder om udbetaling af kr. 13.500,00 af 5%-midlerne vedr. projekt Soltorv i Lendum. 14 Belægning på kirkegården Sag: Sindal kirkegård - belægning (1173) - Sindal Sogn Belægning på kirkegården 29.04.2015: Sindal MR anmoder STØ om råd ifm. planer om udskiftning af belægning på Sindal kirkegårds stier. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.06.2015 3
18.05.2015: STØ fremsender til Sindal MR generelle retningslinier for belægningsarbejder og anbefaler MR at tage kontakt til kirkegårdskonsulenten for råd og vejledning. SV: Belægning på kirkegården 04.06.2015: STØ præciserer, at når der er tale om gravearbejder dybere end 1 spadestik skal Nationalmuseet altid kontaktes. 15 Emmersbæk kirke - ny klokkestabel Sag: Klokkestabel Emmersbæk (1038) - Hirtshals Sogn Emmersbæk kirke - ny klokkestabel 15.04.2015: PU videresender til STØ materiale vedr. ny klokkestabel i Emmersbæk kirke til videre foranstaltning. Sagen fremsendes med PU s anbefaling. Til Hirtshals sogns mr. - appr. opførelse af ny klokkestabel - Emmersbæk kirke 02.02.2015: STØ godkender det af MR indsendte reviderede projekt vedr. opførelse af ny klokkestabel ved Emmersbæk kirke. STØ gør desuden opmærksom på, at der bør afholdes en godkendelsesforretning, når arbejdet er afsluttet. 16 Adm. bevilling af Likviditetslån Bjergby Mygdal Sag: Bjergby-Mygdal præstebolig (782) - Bjergby Sogn Adm. bevilling af Likviditetslån Bjergby Mygdal 29.05.2015: HSP meddeler, at Bjerby-Mygdal MR administrativt er bevilget et likviditetslån på kr. 100.000,00, da MR endnu ikke har fået udbetalt rate af lånet i Stiftet til opførelse af ny præstegård i Bjergby. Bjergby-Mygdal pastorat - udbet. af kr. 250.000,00 fra lån 28.05.2015: STØ fremsender til Hjørring Nordre Provsti meddelelse om udbetaling af 1. rate (kr. 250.000,00) af lån. Bjergby-Mygdal pastorat - Kass.afd. - anv. 2. rate kr. 402.875,63 - til rest kr. 4.047.124,37 01.06.2015: STØ fremsender til Bjerby- Mygdal MR meddelelse om, at der udbetales kr. 402.875,63 som 2. rate af bevilget lån (lån nr. 8461-1) på indtil kr. 4.700.000,00. Der henvises til STØs brev af 17.03.2015 vedr. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.06.2015 4
bevilling af lån til dækning af udgifter ifm. opførelse af ny præstebolig beliggende Kirkevænget 6, Bjergby. Bjergby-Mygdal pastorat - Kass.afd. - anv. 3. rate kr. 389.013,74 - til rest kr. 3.658.110,63 09.06.2016: STØ fremsender til PU meddelelse om at der til Bjergby-Mygdal pastorat anvises kr. 389.013,74 som 3. rate af bevilget lån (lån nr. 8461-1) på indtil 4.700.000,00. Der henvises til STØ s brev af 17.03.2015 vedr. bevilling af lån af stiftsmidlerne til dækning af udgiften ifm. opførelse af ny præstebolig. 17 Ny kirkeværge i Sørig Sag: Sørig Menighedsråd - ændringer (1176) - Sørig Sogn Ny kirkeværge i Sørig 15.05.2015: Sørig MR meddeler, at Britta Lefeld trækker sig som kirkeværge og overlader arbejdet til sin mand Christian von Lotzbeck. 15.05.2015: Meddelelse om ændring i Sørig MR fremsendt til STØ. Sørig menighedsråd - ændring i sammensætning 11.06.2015: Modtaget meddelelse om ændringer i Sørig Menighedsråd. 11.06.2015: Meddelelse om ændringer i Sørig MR videresendt til STØ. 18 Bestyrelsesmøde 3 ref Sag: Informationstjenesten i Aalborg Stift - Infotjenesten (704) Bestyrelsesmøde 3 ref 28.05.2015: Modtaget referat fra bestyrelsesmøde i INFOTJENESTEN, Aalborg Stift. 19 Korrektion vedr. Menighedsrådenes udgifter til repræsentation - VIGTIGT Sag: Retningslinier vedrørende brug af midler til arrangementer afholdt af menighedsråd - gaver m.v. (1142) Korrektion vedr. Menighedsrådenes udgifter til repræsentation - VIGTIGT 05.06.2015: Udsendt til MR i HNP: Korrektion vedr. tidligere udmeldt beløb til repræsentation. Max. kuvertpris er fremover kr. 100 ifm. arrangementer mm. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.06.2015 5
Referatet godkendt den Lars-Erich Stephansen Winnie Nørholm Rischel Gert Nørgaard Frederiksen Jens Peter Madsen Per Harfeld Lisbeth Waaentz Mogens Sørensen Henrik Lund Line Skovgaard Pedersen Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.06.2015 6