Melby Menighedsråd Tollerupvej 6, 3370 Melby Referat Menighedsrådsmøde Onsdag 19. august 2015 i Sognegården Medlemmer indkaldt: Palle Blom (PB) (Alternativ liste) Kim Snekkerup (KS) * Yvonne Vestermann (YV) * Torben Andersen (TA) Bent Faureholm Olsen (BFO) Aage Thune (AT) Mona Leisten Thune (MLT) Sognepræst Eva Ortwed Berger (EB) Medarbejder repr. Gitte Hergott (GH) Referent: Fraværende: Afbud Afbud Afbud, ferie Kim Snekkerup Indledning: Yvonne Vestermann Antal tilhørere: 3 Mødets varighed: Kl. 19:00 21:40 De bedste hilsner Kim Snekkerup Formand
0-0 Godkendelse af referat fra sidste møde 17. juni 2015 Godkendt 0-1 Godkendelse af dagsorden Godkendt 0-2 Meddelelser: a. Meddelelser fra formanden Invitation til landemode i Helsingør den 3.10.2015 Offentligt budgetsamråd den 25.8.2015 kl. 19 i Hundested Seneste nyt. b. Nyt fra kontaktpersonen Jobtilskudsordningen med en sognemedhjælp er aftalt til at fortsætte året ud. c. Nyt fra Medarbejderrepræsentant d. Nyt fra det frivillige arbejde (MLT) e. Nyt fra menighedsplejen (YV) f. Nyt fra Distriktsforeningen og Landsforeningen af menighedsråd. g. Andre meddelelser a. Vi deltager ikke i landemodet fra Melby i år. Formanden og kordegn deltager i budgetsamrådet. b. c. Intet. d. Intet. e. Seniorfesten den 7.7. en dejlig dag og en succes, 48 deltog. Bankospil den 3.9. Årsmøde den 7.9. kl. 17 i Sognegården. Åbent hus m. spisning gennemføres fremover den 3. torsdag i hver måned (ikke juni, juli, august) f. Indbydelse til sensommertur den 12.9. MLT og AT deltager. PB spørges også. g. Intet. 1 Præsten orienterer Konfirmandindskrivning den 25.8. kl. 15.30 i konfirmandstuen. Solhjemsgudstjenesten den 26.8. er flyttet til kirken kl. 11. MR er ikke orienteret om ovenstående og der er problemstillinger m.h.t. varsling af personale. Tages op med EB senere. 2 Opfølgning på beslutning fra sidste møde. På sidste MR-møde ønskede PB en afstemning om at menighedsrådsmedlemmer ikke skal kunne påtage sig arbejdsopgaver for menighedsrådet som kan udføres af eksterne leverandører. Forslaget blev forkastet. EB ønsker at få præciseret hvad hun har stemt for til næste mr-møde. Vi drøftede indsatsen fra frivillige når det både er sociale arrangementer og små håndværksmæssige opgaver. Vi er helt enige om at det er helt OK og bl.a. er helt i tråd med udviklingen i samfundet. MR fastholder derfor afgørelsen fra sidste møde. Side 2 af 6
3 Regnskab 2015 Regnskab t/m juli er gennemgået på FUmøde. Der er en fejl med en bogføring af anlægsudgift (AV-udstyr) i Sognegården, som er bogført på drift (52.830 kr.) dette betyder at vi er ca. 210.000 kr. foran budgettet. Det ser stadig fornuftigt ud idet vi er ca. 160.000 kr. foran budgettet, men der kommer flere større udgifter. Efter en detaljeret gennemgang har vi ingen kommentarer udover øvrige udgifter på Sognegården. MLT undersøger om der er bogført korrekt (anlæg contra drift). 4 Budget 2016 Provstiudvalget har foreløbigt godkendt budgetforslaget Der er dog følgende korrektioner, a. Afdrag på lån er hævet fra 450.000 kr. til 900.000 kr. b. Renteugift på lån er reduceret med i alt 151.000 kr., svarende til en udlånsrente på 2 % c. Differencen 3.295 kr. er fratrukket lønbudgettet, under den konto der hedder Afløser ferie kirkegårde. d. Anlægsudgift til AV-udstyr er hævet med 5.000 kr. til 45.000 kr. e. Derudover er driftsrammebevillingen hævet med 151.000 kr., fra 2.855.700 kr. som meldt ud, til 3.006.700 kr., svarende til renteudgiften. Samarbejdsaftale vedr. koordinerende plejehjemspræst. Samarbejdsaftale om ansættelses af en personalekonsulent. Materiale vedr. de 2 samarbejdsaftaler er tidligere udsendt. FU gør opmærksom på at formanden skal have et mandat med fra MR til at kunne stemme på budgetseminaret på menighedsrådets vegne vedr. de 2 aftaler. a.-e. Godkendt. M.h.t. samarbejdsaftalen om koordinerende plejehjemspræst kan MR ikke medvirke, da vi umiddelbart finder at det ligger i præstens almindelige arbejdsopgaver. M.h.t. samarbejdsaftalen om personalekonsulent er vi enige i behovet for hjælp til kontaktpersonen. Vi er indforstået med at afgive kompetence m.h.t. organistens rådighedstimer. Vi vælger Kim Snekkerup som Melbys repræsentant. Kaffepause Side 3 af 6
5 Handicapsti på kirkepladsen Helsingør Stift har sendt udtalelser fra rådgivere især kirkegårdskonsulentens ændringsforslag til høring i MR. Stiftets henvendelse og de indkomne udtalelser er tidligere udsendt. - KKU er ikke enig med kirkegårdskonsulentens indstilling til pladsen. Vi er dog indstillet på at benytte slotsgrus på hele pladsen, men ønsker at fastholde en sti af bodursten både fra indgangen mod syd og fra kapellet. Vi er enige i at asfaltbelægning fra toiletbygning til kapel udskiftes til slotsgrus. Vi tror dog at bæreunderlag ikke er OK, som konsulent skriver. Vi er enige i at der kan nøjes med brostensbelægning foran kirkedøren. Vi gør opmærksom på at handicap adgang er fra kapellet, da der er trapper op til indgangen mod syd. MR er enige i KKU s udtalelser. BFO er ikke enig i etablering af stierne, men foreslår at der lægges granit brosten på hele pladsen. KSn skriver til Stiftet. KKU inviterer snarest kirkegårdskonsulent Birgitte Fink til at besøge kirkegården, for dels besigtigelse af placering af kunst dels for indretning af kirkepladsen. 6 Forretningsudvalget Referater fra møder den 13.7. samt 14.8.2015 er tidligere udsendt. Der er ingen indstillinger udover regnskab og budget, som er behandlet tidligere. 7 Kirke- og Kirkegårdsudvalget Referat fra møde 12.8.2015 er tidligere udsendt. NB! For arbejdet med træerne på kirkegården (pkt. 5). Vedr. Installation af varmestyring på kirkekontorernes computere Vi har fået et svar fra KM s IT-kontor, som vi desværre ikke kan benytte, da det hverken var ja eller nej. Vi installerer programmet på kordegnens KMmaskine samt på ny bærbar computer, som indkøbes til erstatning for den gamle. Denne PC skal samtidig være en der kan benyttes i.f.m. mødevirksomhed m.v. Udvalget indstiller derfor at der afsættes 5.000 kr. til køb af en ny bærbar computer. MR er indforstået med arbejdet med de udfordringer vi har med træerne. MR godkendte indkøb af en bærbar PC samt en trådløs printer til brug for MR (primært Sognegården). Varmestyring installeres på de nødvendige PC ere, så vi altid er sikre på at kunne komme til systemet. Side 4 af 6
8 Bygningsudvalget Referat fra møde 6.7.2015 er tidligere udsendt. Vedr. udlejning af nyt anlæg har udvalget besluttet at det skal koste kr. 400,- nøgle afhentes på kontoret samtidig med nøglen til Sognegården. - Bronzealderhøjene kommunen har opsat hegn anbefaling om regning sendt til BGU. FU anbefaler at vi dækker ca. 9.500 kr. af den samlede regning på 26.000 kr. MR godkendte ordningen, som dog ikke annonceres, men kan udlejes hvis lejer ønsker at benytte anlægget. Udgiften til hegn på bronzealderhøjene blev godkendt. 9 Aktivitetsudvalget Referat fra møde 24.6. og 9.8.2015 er tidligere udsendt. AKU anmoder MR om tilladelse til at arrangere en koncert med Thomas og Jonathan Koppel samt Carol Conrad, torsdag den 30. juni 2016 kl 19.30 i Melby Kirke, Pris 12.000, og til The Spirit of New Orleans i august 2016 i Sognegården, Pris 10.000 AKU s formand har desuden fremsendt forslag om en Musicalkoncert den maj 2016 pris 6.500 kr. MR godkendte alle 3 arrangementer og anbefaler at der tages entre. Forslag om at få fangekoret til Melby. 10 PR-udvalget Der har ikke været afholdt PRU-møde siden sidste MR-møde. Deadline for materiale til kirkeside for september er den 20. august 2015. Intet. 11 Spørgsmål fra tilhørere Poul spurgte til forståelsen af punkt 2 vedr. frivilligt arbejde for MR og fik svar om at det forhåbentlig er præciseret i dagens referat. Poul spurgte om leje af anlæg også gælder MR s egne arrangementer. Svar: Nej. 12 Eventuelt: NB! For planlægning af Frivilligfesten den 21. september (inkl. indbydelser). - BGU har drøftet sommerens indsats vedr. udendørsarealerne, hvor der kun har været én medarbejder på kirkegården, når den anden var på ferie. Dette er også drøftet i KKU og vi er alle helt tilfredse med resultatet. Side 5 af 6
13 Lukket møde Der kan forekomme et enkelt punkt til dagsorden for lukkede døre, hvis svar fra advokat vedr. skyldnersag er modtaget. Der var ikke modtaget svar, så lukket møde blev ikke gennemført. Således passeret (Godkendelse af referat) Side 6 af 6