Bilag 1: Spørgeguides Indeholder tre spørgeguides til tre forskellige interviews. 1. Spørgeguide til interview med Søren Skydahl (it-ansvarlig). Den 11. april 2011 i Holstebro. Åbne spørgsmål (indledende spørgsmål) Hvilken stilling har du? Hvad er dine daglige arbejdsopgaver i MidtVest? Hvor lang tid har du arbejdet i MidtVest? Hvad har du tidligere lavet? Teoridrevne Projektledelse Grundelementer Projektopgaven o Hvad betyder det nye system for dine daglige rutiner? o Hvem har udviklet det nye system? Omgivelser o Hvad er årsagerne til det nye system? Ressourcer o Hvad har i sat af ressourcer til projektet? o Hvor ligger projektet i forhold til projektledelsestrekanten (kvalitet, tid, omkostninger)? (tegnes) Interessenter (kunder, konkurrenter, vikarer, administration m.m.) o Hvem påvirkes mest af det nye system? o Hvordan påvirker det nye system kunderne? o Hvem er brugerne? (primære og sekundære?) Projektledelse o Hvordan er rollefordelingen i forbindelse med projektet? Succeskriterier Hvad skal der til for at I ser projektet som succesfuldt? Hvor vigtigt er det for jer at overholde tidsgrænsen? Hvor vigtigt er det for jer at overholde ressourcegrænsen/budgettet? Hvad er kvalitet for jer i dette projekt og hvor vigtigt er det for jer? Hvor vigtigt er det for jer, at brugerne er tilfredse med jeres håndtering af selve processen? Hvor vigtigt er det for jer, at brugerne har en positiv holdning til det nye system? Processen Hvornår inddragede i brugerne i processen? (Evt. tegn processen op).
På hvilken måde planlægger I at implementere systemet? Det hele på en gang eller trinvist? Har I anvendt nogle til at afprøve systemet? Forandringsledelse Hvor nødvendig er forandringen? Gradvist voksende? (inkrementel) eller kraftig fra starten? Er forandringen forventet eller reaktiv? - Havde I regnet med forandringen? Påvirker systemet jeres kerneområde eller de mere perifere områder? Brugeranalyseteori Hvilke tanker gjorde I jer om brugerne? Hvordan engagerer/engagerede/motiverede I medarbejderne? Hvordan informerede I medarbejderne? og hvordan påvirker det jeres projekt/implementeringproces? Hvordan gjorde I medarbejderne klar til den forandring? Hvor meget ved medarbejderne på nuværende tidspunkt? Hvordan forholdtemedarbejderne sig? I starten? Og hvad med nu? Og gælder det for alle medarbejderne? Hvilken indflydelse har medarbejdernes engagement på implementeringsprocessen? 2. Spørgeguide til interview med kontorchef Henning Damgaard. Den 18. april 2011 i Holstebro. Åbne spørgsmål (indledende spørgsmål) Hvad er din stilling? Hvad er dine daglige arbejdsopgaver i MidtVest? Hvor lang tid har du arbejdet i MidtVest? Hvad har du tidligere lavet? Hvor er virksomhedens hovedkontor? Type af virksomhed? (privat, offentlig branche) Teoridrevne spørgsmål Organisationsteori Greiner: Hvor længe har afdelingen eksisteret? Hvor mange medarbejdere er der i MidtVest? Er medarbejderantallet stabilt, stigende eller boom indenfor kort tid? Mål og opgaver : I den nuværende situation, hvad er så virksomhedens langsigtede mål? (overlevelse? vækst? andet?)
Hvilke opgaver kræves det, for at opnå disse mål? Hvilke mål har I på længere sigt? Hvilke strategier er lagt, for at målene opnås? Kultur & Struktur Hvordan er organisationen opbygget? (Evt. kan du tegne, hvordan organisationen er opbygget?) Hvem træffer de vigtigste beslutninger i virksomheden? Vil dette (ovenstående spørgsmål) ændre sig i fremtiden, tror du? Er der en bestemt måde, tingene skal gøres på/ opgaverne udføres på? Mange nedskreven regler og procedurer? (Evt.) Hvem bestemmer, hvordan tingene skal gøres? Hvad er organisationens overordnede værdier? Hvordan vil du karakterisere forholdet internt i ledelsen, internt mellem medarbejdene samt ledelsen og medarbejderne i mellem? 3. Spørgeguide til gruppeinterview med Trine Graversen (planlægger) og Gitte Frederiksen (leder og planlægger i hjemmeserviceafdelingen) Den 11. april 2011 i Holstebro. Åbne spørgsmål (indledende spørgsmål) Hvad er jeres funktion i virksomheden og hvad er jeres daglige arbejdsopgaver? Teoridrevne Hvordan påvirker it-systemet jeres daglige rutiner? Hvad kommer it-systemet til at betyde for jeres daglige rutiner? Hvordan føler I jer inddraget i processen? Hvem tror i kommer til at blive mest påvirket af it-systemet og hvordan? Anser I det som en stor forandring for virksomheden? Og hvordan? Tror at brugerne er tilfredse med processen og systemet? Hvordan opfatter I organisationen? Hvordan opfatter I strukturen? Hvordan opfatter I sammenholdet i organisationen? Kan I nævne nogle af organisationens normer? Hvad er virksomhedens grundlæggende værdier? Hvordan er forholdet internt i administrationen?
Bilag 2: Dias af Pedersen (2011)
Bilag 3: Uddybelse af implementeringsstrategier (pilot og parallel) Pilot Denne strategi til implementeringprocessen indebærer, at man tester forskellige dele af implementeringen, før den reelle implementering sker. Dette sker f.eks. ved at én afdeling i organisationen tester en del af systemet, før denne del implementeres i hele virksomheden (Hassan, 2005). Fordelen er, at det er muligt at lære af pilotstudiet og derved justere, samt sikre vellykkede resultater inden hele systemet tages i brug. Denne strategi er meget relevant for virksomheder, hvis evne til at forandre sig og håndtere forandringer er lille. Små skridt og nøjagtig planlægning er vigtig, for at holde implementeringsprojektet i gang samt i den rigtige retning (Hassan, 2005). Parallel Udføres implementeringen af det nye system samtidig med at det gamle system køres, er der tale om en parallel implementeringsstrategi. Denne strategi kræver omhyggelig planlægning, og kan ofte give en længere implementeringsproces, end hvis big bang strategien blev anvendt (Hassan, 2005). Derfor kan omkostninger, både i tid og kroner, risikere at blive højere end først antaget. Tilgangens fordel er, at risikoen ved implementeringen er relativ lille, da organisationen stadig har det gamle system at falde tilbage på. Ifølge Hassan (2005) viser erfaringer viser imidlertid, at der ofte opstår frustrerede brugere, manager osv. idet det i praktisk kan være svært at køre to forskellige systemer samtidig. Bilag 4: Hayes forandringsproces External change, problems and opportunities Recognition of the need for change Start of change process Diagnosis Review Identify present future state state Plan and prepare for implement -tation Implement change Review and Consolidation Kilde: Hayes (2007), side 83.
Bilag 5: Interview med Søren Skydahl Den 11/04 2011 i Holstebro (på lydfil på vedlagt cd) Bilag 6: Interview med Henning Damgaard Den 18/04 2011 i Holstebro (på lydfil på vedlagt cd) Bilag 7: Interview med Trine Graversen og Gitte Frederiksen Den 18/05 2011 i Holstebro (på lydfil på vedlagt cd)
Bilag 8: Vikar- og Hjemmeservice MidtVests vision, mål og kerneydelser Vision: Vi vil være kundernes 1 valg indenfor vore kerneydelser, samt førende i vort geografiske område. Mål: Vi vil fastholde det faktum, at vi er den største afdeling af MidtVest på landsplan. Målet for MidtVest er minimum 80.000 timer og Hjemmeservice mindst 40.000 timer i 2011. Vi vil fortsat være meget fokuserede på at minimere omkostningerne til glæde for vore kunder, som derved får en kvalitets ydelse til en meget fair betaling. Ligeledes vil vi fortsat uddanne vore medarbejdere, så de til stadighed vil kunne indfri kundernes krav til håndtering af deres materiel og bedrifter generelt. Vi ønsker i højere grad at signalere overgangen fra forening til forretning. Kerneydelser: MidtVest: Vikar hjælp primært til landbruget, når der er sygdom, ferie samt når der er behov for ekstra hjælp, eller blot alm. afløser samt medhjælper opgaver. Vi servicerer også beslægtede brancher, samt industri kunder (disse skal gerne udgøre 25 %). Hjemmeservice: Rengøring og praktisk hjælp til borgere i alle aldre (30 % tilskud til pensionister). Desuden ønsker vi ca. 40 % erhvervsservice til både små og store virksomheder. Lidt grønne fingre bliver der også plads til i form af haveservice samt uden oms arealer. Kommunernes fritvalgsordning udgør i dag ca. 10 %, her satses på 20-25 % aktiviteten i hjemmeservice. Med venlig hilsen Vikar & Hjemmeservice Midt- Vest Henning Damgård