Referat for: Hjørring Nordre og Søndre Provstiudvalg Provstiudvalgsmøde den 11. oktober 2012 kl. 14.00 Mødested: Hængebrovej 4, Tversted (Oles sommerhus) Afbud: Gert Nørgaard Frederiksen Desuden deltog Anni Sloth i mødet Hjørring Nordre Provsti, behandlingspunkter: Indledningsvis gennemgik PU oversigten over ekstrabevillinger for at danne sig et overblik over, hvad der vil komme til udbetaling i 2012 og hvad i 2013, og som følge heraf, hvor meget, der stadig er til rådighed i år. Derefter orienterede Poul Bach og Anni Sloth om status på implementeringen af GIAS. 0 A Hørmested: ansøgning om 5%-midler til dækning af udgifter ifm. skader forårsaget af husmår der ansøges om kr. 150.000,00. PU agter at imødekomme ansøgningen, når der er indhentet 2 tilbud på at udbedre skaderne 0 B Lendum: ansøgning om 5%-midler til dækning af udgifter ifm. anskaffelse af varmepumpe i Konfirmandlokalet Lendum tildeles en ekstrabevilling på kr. 37.000,- kr. 0 C Horne-Asdal: ansøgning om 5%-midler ifm. takstberegning på Horne-Asdal kirkegårde Sag: 5% midler 2012 (626) PU henviser menighedsrådet til at tage beløbet af kassebeholdningen. Horne-Asdal: ansøgning om 5%-midler ifm. takstberegning på Horne-Asdal kirkegårde 18.09.2012: Horne-Asdal MR ansøger om 5%- midler tilæ dækning af udgifter ifm. takstberegning på Horne-Asdal kirkegårde. 1 PUK-kassen i Hjørring Nordre Provsti, revisionsprotokollat regnskab 2011 Sag: Regnskab 2011 (529) Taget til efterretning PUK-kassen i Hjørring Nordre Provsti, revisionsprotokollat regnskab 2011 05.10.2012: PWC fremsender revisionsprotokollat vedr. regnskab 2011 for PUK-kassen i Hjørring Nordre Provsti. 2 PUK-kassen i Hjørring Nordre Provsti, revisionsprotokollat beholdningseftersyn 2012 Sag: Regnskab 2012, PUK-kassen Hjørring Nordre Provsti (630) Taget til efterretning PUK-kassen i Hjørring Nordre Provsti, Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 11.10.2012 1
revisionsprotokollat beholdningseftersyn 2012 05.10.2012: PWC fremsender revisionsprotokollat vedr. beholdningseftersyn 2012 for PUK-kassen i Hjørring Nordre Provsti. 3 Tolne-Mosbjerg: likviditetslån ændres til tillægsbevilling Sag: Tolne-Mosbjerg - Likviditetslån (592) - Tolne Sogn I betragtning af den store gevinst, der er ved oprettelsen af fælles kirkegårdsdrift, imødekommes ansøgningen. Tolne-Mosbjerg: likviditetslån ændres til tillægsbevilling 27.09.2012: Den 19. juni 2012 fik Tolne- Mosbjerg bevilget et lån af 5%-midlerne stort kr. 300.000,00 til køb af maskinpark. Lånet skulle afvikles løbende over 1 år. Jf. MRformand Lars Nørgaard er der ikke likviditet til at afvikle dette lån, hvorfor der anmodes om, at det ændres til en 5%-bevilling i stedet for. 4 Ans. om 5%-midler - tilføjelse Sag: 5% midler 2012 (626) Ans. om 5%-midler - tilføjelse 12.09.12: Tornby MR v/henrik Hegelund fremsender til PU tilføjelse til ansøgning vedr. varmestyring. Der ansøges således yderligere om tilskud til dækning af honorar til Karsten Peters (KP Projekt) Størrelse af beløbet er endnu ikke kendt. 5 Ansøgning om 5%-midler til istandsættelse af præstegårdene i Horne og Tversted samt løn til minikonfirmandunderviser Sag: Ansøgning om 5%-midler 2012 (631) - Hirtshals Sogn PU er indstillet på at imødekomme ansøgningen, når den konkrete regning foreligger. Beløbet bevilges Ansøgning om 5%-midler til istandsættelse af præstegårdene i Horne og Tversted samt løn til minikonfirmandunderviser 02.10.2012: Hirtshals Kirkekontor v/leif Axberg fremsender til PU ansøgning om 5%- midler til dækning af udgifter ifm. istandsættelse af præstegårdene i Horne og Tversted samt løn til minikonfirmandunderviser. Det anslås, at beløbet løber op i ca. 300.000 kr. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 11.10.2012 2
Hjørring Nordre Provsti, orienteringspunkter: 6 Vedr. frigivelse af bundne midler. Sag: Læsø Menighedsråd - frigivelse af bundne midler (632) - Hals Sogn Vedr. frigivelse af bundne midler. 27.09.2012: Læsø MR v/lisbeth Waaentz fremsender til PU ansøgning om tilladelse til at hæve følgende beløb fra konto i Jyske Bank: - kr. 272.275,37 vedr. kalkning af Vesterø Kirke i 2011 (betalt af kassebeholdningen) - kr. 218.590,31 vedr. arkitektarbejde udført af Brøgger i 2012. Forarbejde ifm. restaurering af Byrum Kirke. 02.10.2012: PU giver tilladelse til ansøgte disposition. 7 Omdannelse af kirkegård - Hirtshals Sag: Hirtshals Kirkegård: fra bykirkegård til landsbykirkegård (560) - Hirtshals Sogn Omdannelse af kirkegård - Hirtshals 08.10.2012: Ministeriet for Ligestilling og Kirke fremsender til Hirtshals MR meddelelse om, at da Hirtshals Kirkegård er oprettet som en bykirkegård på dispensation pga. størrelsen, og da størrelsen ikke overstiger 15.000 m2, kan ministeriet tiltræde, at kirkegården omdannes til en landsbykirkegård. Ministeriet skal i den anledning henlede opmærksomheden på nødvendigheden af at varsle eventuelt ansatte på kirkegården om de pga. omdannelsen medfølgende ændringer af ansættelsesvilkår. Sagen har været forhandlet med Forbundet af Kirke- og Kirkegårdsansatte samt 3F. 8 Tversted - evt. salg af præstegårdsbrug Sag: Tversted præstegårdsforpagtning (194) - Tversted Sogn Tversted - evt. salg af præstegårdsbrug 27.09.09: PU fremsender til Tversted MR responsum vedr. forhold om evt. salg af præstegårdsbrug i Tversted. Ansøgning til Kulturarvsstyrelsen om nedrivning af bygninger 08.10.12: PU videresender til STØ ansøgning Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 11.10.2012 3
om tilladelse til nedrivning af forpagtergården i Tversted. Ansøgningen fremsendes med anbefaling, idet såvel boligen som avlsbygningerne er utidssvarende og især boligen er i meget ringe stand. Der er afsat midler til nedrivningen. 9 Astrup kirke - ny klokke m.v. Sag: Astrup kirke - automatisk ringeanlæg (504) - Astrup Sogn Astrup kirke - ny klokke m.v. 03.10.2012: STØ fremsender til Astrup MR principgodkendelse ifm. fremsendt projekt vedr. erhvervelse af ny klokke til Astrup Kirke. Når de økonomiske forhold er afklaret, imødeser STØ forslag til fri og fast inskription på den nye klokke til endelig godkendelse. Sammen med forslag til inskription imødeses endvidere fremsendt en egentlig finansieringsplan for arbejdet. Det bemærkes, at arbejdet ikke må igangsættes førend STØ s endelige godkendelse foreligger. 10 Udbudsmateriale istandsættelse Sag: Tjenesteboligen Tversted pastorat (2) - Tversted Sogn Udbudsmateriale istandsættelse 18.09.2012: Hirtshals Kirkekontor v/leif Axberg fremsender til PU udbudsmateriale vedr. istandsættelsesarbejder på Horne og Tversted præsteboliger. Tilbud på Tversted og Horne præsteboliger 28.09.2012: Hirtshals Kirkekontor fremsender til PU priser på arbejder i hhv. Tversted og Horne præsteboliger. Vedrørende istandsættelse af Tversted præstebolig. 28.09.2012: Hirtshals Kirkekontor fremsender til PU - til orientering - navne på de håndværkere, der har fået de udbudte arbejder ifm. istandsættelse af Tversted præstebolig. 11 Vedrørende istandsættelse af Horne Præstebolig Sag: Tjenesteboligen Horne-Asdal pastorat (358) - Horne Sogn Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 11.10.2012 4
Vedrørende istandsættelse af Horne Præstebolig 29.09.2012: Hirtshals Kirkekontor fremsender til PU - til orientering - navne på de håndværkere, der har fået de udbudte arbejder ifm. istandsættelse af Horne Præstebolig. 12 Byrum kirke - indvendig istandsættelse Sag: Byrum Kirke - indvendig renovering (58) - Byrum Sogn Lisbeth orienterede yderligere om sagen. Byrum kirke - indvendig istandsættelse 03.10.2012: STØ fremsender til Læsø MR meddelelse om at man har modtaget MR s ansøgning v/brøgger Arkitektfirma vedr. indvendig istandsættelse af Byrum Kirke. STØ har indhentet erklæringer fra den kgl. bygningsinspektør og Nationalmuseet. Med baggrund i de indhentede konsulentudtalelser samt under henvisning til at der ikke på nuværende tidspunkt er taget stilling til de økonomiske forhold ifm. en indvendig istandsættelse af kirken, har STØ ikke kunnet give en principgodkendelse af projektet på nuværende tidspunkt. For at komme videre med projektet må MR i første omgang optage forhandling med PU om de økonomiske forhold ifm. istandsættelse af kirken, herunder om muligheden for at søge tilskud fra fonde til istandsættelsen af kirken - når de økonomiske forhold er afklaret, må MR herefter - i nøje samarbejde med kirkens arkitekt - gennemgå de af konsulenterne gjorte bemærkninger til projektet. Et revurderet projekt for de arbejder, der herefter ønskes udført imødeses, bilagt en finansieringsplan, indsendt ad tjenstlig vej til STØ s godkendelse. 13 Møde med Læsø menighedsråd den 12. september 2012 Sag: Østerby kirke - velfærdsbygning (599) - Hals Sogn Møde med Læsø menighedsråd den 12. september 2012 23.09.2012: STØ fremsender til Læsø MR kort notat fra møde i Aalborg Bispegård den 12.09.2012. Mødet omhandlede etablering af Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 11.10.2012 5
graverfaciliteter ved Østerby Kirke. STØ er opmærksom på MR s store problem, da AT kræver en bedring af graverens forhold. Der skal etableres bad og spiseplads. Konklusionen på mødet blev, at provsten arbejder sammen med provstiets bygningskyndige på at finde en arkitekt, som for et rimeligt honorar vil tegne en udvidelse af kapellet med indretning til graverhus. Udvidelsen sker mod syd ind på kirkegården. Når et forslag er udarbejdet, fremsendes det i skitseform til STØ s godkendelse. Graverhus i Østerby - tegninger 14.09.2012: ODY fremsender til Per Lønborg tegningsmateriale vedr. tilbygning til graverhus i Østerby. 14 Hørmested Menighedshus samt Kirke Sag: Varmeanlæg i Hørmested Kirke og Menighedshus (635) - Hørmested Sogn Hørmested Menighedshus samt Kirke 06.09.2012: Per Lønborg fremsender til PU notat vedr. varmeanlæg i Hørmested kirke og menighedshus. Endvidere fremsendes notat vedr. menighedshuset omhandlende flg.: 1. Vurdering af løs trægavl mod vest 2. Brandteknisk vurdering af 1. sal 3. Renovering efter mårangreb af overetagen 06.09.2012: ODY meddeler PLP, at inden forslag fra KP kan sendes ind til vurdering hos varmekonsulenten har han et par bemærkninger: Alternativ 1 væghængt naturgaskedel i våbenhus vil man aldrig kunne få tilladelse til - der anmoder PU om, at KP fremsender et nyt papir til konsulentvurdering. 15 Horne kirke - Kass.afd. - anv. 6. og sidste rate kr. 31.149,40 Sag: Horne Menighedshus (328) - Horne Sogn LES undersøger, hvor mange år lånet løber over spm. vedr. afdragsstørrelse Horne kirke - Kass.afd. - anv. 6. og sidste rate kr. 31.149,40 02.10.2012: STØ fremsender til Horne Kirke meddelelse om, at der til Horne kirke anvises kr. 31.149,40 til udbetaling i lån af stiftsmidlerne som 6. og sidste rate af et bevilget lån (lån nr. 2070813) på indtil kr. 550.000,00. Der henvises til STØ s brev af Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 11.10.2012 6
13.02.2012 vedr. bevilling af lån i stiftsmidlerne ifm. ombygning af Horne menighedshus. Horne menighedshus - endelig opgørelse over ombygning 27.09.2012: Bygningsservice Hjørring Provsti fremsender til Horne MR endelig opgørelse over ombygningen i Horne Menighedshus. 16 Fortsat fælles menighedsråd fra 1. søndag i advent 2012. Sag: Fælles MR for Bjergby og Mygdal MR (104) - Bjergby Sogn Fortsat fælles menighedsråd fra 1. søndag i advent 2012. 04.09.2012: STØ meddeler Bjergby-Mygdal sognes MR, at man har noteret, at man i Bjergby-Mygdal ønsker at fortsatte som et fælles MR fra 1. søndag i advent 2012 samt at der vælges 8 medlemmer i alt, fordelt med 5 medlemmer til Bjergby sogn og 3 medlemmer til Mygdal sogn. 17 Menighedsrådsvalg 2012 - fælles menighedsråd på Læsø Sag: Læsø Fælles Menighedsråd (37) Byrum Sogn Menighedsrådsvalg 2012 - fælles menighedsråd på Læsø 22.08.2012: STØ fremsender Læsø MR meddelelse om, at den gældende samarbejdsaftale for det fælles MR på Læsø alene er gældende for indeværende funktionsperiode og således udløber ifm. det kommende valg til MR, den 13. nov. 2012. Dette betyder, at MR skal sikre grundlaget for et fælles MR i den nye og fremtidige valgperioder. Derfor vil der være behov for,at MR holder menighedsmøder inden den 2. sept. 2012 således at reglerne for opstilling og indgivelse af kandidatlister herunder oplysning om det fælles MR kan bekendtgøres ved de regelmæssige gudstjenester og i dagblad eller lokalavis. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 11.10.2012 7
Hjørring Søndre Provsti, behandlingspunkter: 1 Budgetopfølgning PU Kassen pr. 30.09.2012 Sag: Budgetopfølgning PU Kassen pr. 30.09.2012 (662) Budgetopfølgning PU Kassen pr. 30.09.2012 Kvartalsrapport samt budget formål rapport for perioden 1/1-30/9 2012. Vedlagt specifikation af ligningsmidler. På grund af udskiftning af personale med afregning af ferie, og ansættelse af hjælp til arkivarbejde, vil der være en overskridelse på lønbudgettet. PU godkender derudover, at annoncering i forbindelse med menighedsrådsvalget afholdes af PUKassen. 2 Forespørgsel vedr. mgl. kapel Sag: Forespørgsel vedr. mgl. kapel (652) - Løkken-Furreby Sogn PU tilslutter sig, at det er tilstrækkeligt med de nuværende faciliteter Forespørgsel vedr. mgl. kapel 17.09.2012: MR sender forespørgsel til provsterne vedr. mulighed for at få et kapel i Løkken. Det giver anledning til megen snak i byen, og specielt plejehjemmet er utilfreds med, at der intet kapel er. Senest emne på det nyligt afholdte orienteringsmøde. 19.09.2012: ODY svarer MR, at der ingen krav er om et kapel i hvert sogn. Tværtimod nedlægges lokale kapeller, og man benytter de større sognes kapeller, der også har køl om sommeren, som loven kræver. For Løkken bør løsningen være lån af kapellet i hhv. Børglum og Vittrup. 3 Bygningskonsulentvurdering Sag: Vurderingsrapport fra bygningskonsulent (651) - Vrensted Sogn Bygningskonsulentvurdering 14.09.2012: Bygningskonsulent Thyge Jakobsen fremsender vurderingsrapport til MR, kopi til provstiet. Han finder problemer på følgende punkter: 1) Udbredt angreb af skimmelsvamp i vægfladen mod syd. Det anbefales, at man straks sørger for at hindre yderligere eksponering af præstefamilien fra skimmelsporer. Løsning findes, evt. i samarbejde med navngivet ingeniør med speciale i indeklima. 2) Fugtproblem i den gl. konfirmandfløj - evt. løst sammen med samme ingeniør? 3) Vinduer i tagetagen opfylder ikke bygningsreglementets krav til rdningsåbningernes størrelse. Kan løses enkelt ved ombygn. af vinduer eller isætning af nye. 4) Opsætning af røgalarmer anbefales. MR er PU afventer nærmere Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 11.10.2012 8
informeret pr. mail og problemerne drøftet med sognepræsten. 4 Ansøgning om ekstra bevilling til præstegården. Sag: Ansøgning om 5% midler præstegården (647) - Vrejlev Sogn Ansøgning om ekstra bevilling til præstegården. 20.09.2012: MR fremsender ansøgning om 5% midler til dækn. af omk. vedr. Vrejlev Præstegrd 2012. Vedlagt dokumentation for afholdte udgifter pr. d.d. kr. 138.121,16. Iflg. tidl. aftale har provstiet lovet ekstraordinært at betale tkr. 100 af udgifterne vedr. præstegården for 2012. 5 Hjemtagne tilbud vedr. omlægn. af belægning på kirkens hovedsti Sag: 5% ansøgning - omlægn. af kirkens hovedsti (642) - Vrensted Sogn Der bevilges kr. 100.000,- i henhold til forhåndsaftale. Der er på budget 2012 afsat kr. 125.000,- til projektet. Kirken bevilges yderligere kr. 10.000,- til færdiggørelse af projektet. Hjemtagne tilbud vedr. omlægn. af belægning på kirkens hovedsti 20.09.2012: MR fremsender yderligere 2 hjemtagne tilbud vedr. omlægning af belægning på kirkens hovedsti.billigste tilbud, og det MR foretrækker, lyder på kr. 134.825 incl. moms. Dvs. en merudgift ift. budgettet på kr. 9.825,- 6 Tillæg til bev. til rep. af skotrender Sag: Utætheder ved skotrende Løkken præstegrd. (580) - Løkken-Furreby Sogn Taget til efterretning Tillæg til bev. til rep. af skotrender 11.09.2012: Skriv. fra Løkken-Furreby MR med anmodning om refusion af samlet udg. kr. 46.236,14 vedr. rep. af skotrender mv.. Tkr. 25 bev. af PU den 14/5-12, resten bev. adm. den 14/9-2012. 7 Eks. på mulig dobb. betaling af 5% middel projekter Sag: Drøftelse af procedure ifm. ansøgning om 5% midler (660) Eks. på mulig dobb. betaling af 5% middel projekter Procedures strammes op, så PU ikke får utilsigtede dobbeltansøgninger på det samme projekt. Menighedsrådene bør som udgangspunkt have tilbud eller i al fald et kvalificeret overslag over, hvad et givet projekt koster, før provstiudvalget behandler en ansøgning om ekstrabevilling. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 11.10.2012 9
8 Sorgstøtte på tværs af sognene Sag: Sorgstøtte på tværs af sognene (654) Sorgstøtte på tværs af sognene 11.09.2012. Bjarne Hougaard m.fl. opfordrede på provstisamrådet PU til at tage emnet "sorgstøtte" op. For at undgå at der går "landsby" i projektet, med deraf følgende begrænsninger, pegede man på De Samvirkende Menighedsplejer som evt. omdrejningspunkt. 9 Diskussion vedr. sommerfolder Sag: Sommerfolder (655) Diskussion vedr. sommerfolder 11.09.2012. Niels Clemmensen gav på Provsitsamrådet en redegørelse for hvilke udgivelser der p.t. findes. Han mener, at det optimale fremadrettet vil være, at der laves en folder provstivis, hvori alle kirker i provstiet er med. PU anmodes om at drøfte spørgsmålet. 10 El-klaver, sygehuskapellet Sag: El-klaver, sygehuskapellet (656) El-klaver, sygehuskapellet 11.09.2012. På Provstisamrådet henledte Kirsten S. Sinding opmærksomheden på situationen i sygehuskapellet. Der er mange bisættelser, og orglet er elendigt, grænsende til det pinlige. Et el-klaver kan være en løsning. PU opfordres til at gøre noget ved sagen. PU kan ikke tage stilling til spørgsmålet, før der kommer et evt. mere konkret udspil fra præsterne. PU opfordrer til, at man tilslutter sig Kirker på Toppen, som mange kirker i forvejen er optaget i. Da kapel m/ orgel tilhører sygehuset, retter ODY med baggrund i apv for præsterne henvendelse til ledelsen af sygehuset med henblik på en udskiftning af det utidssvarende orgel. Hjørring Søndre Provsti, orienteringspunkter: 11 Orgelsag fremsendt til STØ Sag: Orgelsag, Rubjerg kirke (2) - Rubjerg Sogn Notat fra møde i Rubjerg d. 13/9-12 vedr. orgelsag 14.09.2012: ODY 's notat fra møde afholdt med orgelbygger Sven Hjort Andersen, organist Peter Toft samt repr. fra MR. Sven H. A. fremlagde to tilbud på hhv rep. af gl. pneumatiske orgel, pris ca tkr. 90 + moms, og rep/omforandring fra pneumatik til mekanisk orgel, pris ca. tkr. 400 + moms. ODY anbefaler MR's ønske og Sven H. A's anbefaling af forslag 2, idet man her for en Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 11.10.2012 10
rimelig pris får et orgel der kan honorere fremtidige krav til orgellitteraturen. ODY har sagt til MR at PU sikkert vil se positivt på forslag 2. ODY fremsender det fulde materiale til provstiet, når alle bilag er modtaget fra MR formanden. Orgelsag fremsendt til STØ 18.09.2012: ODY har fremsendt ansøgning om tilladelse til orgelrenovering af orglet i Rubjeg kirke med anbefaling. Ansøgningen er vedlagt alle aktuelle bilag. Det valgte tilbud, stort kr. 438.125 incl. moms, har MR selv midler til at finansiere, og PU anbefaler derfor, at orgelsagen godkendes. 12 Skriv. fra stiftet vedr. dispensation fra udbudskravene. Sag: Ansøgn. om midlertidigt lån (646) - Sankt Catharinæ Sogn Midlertidigt lån 12.09.2012: MR ansøger ad tjenstlig vej STØ om et midlertidigt lån i stiftsmidlerne, stort kr. 2.350.000 til mellemfinansiering af køb af Lien 2 og salg af Svanelundsvej 40. Stillingtagen til evt. restfinansiering afventer salg af Svanelundsvej. 13.09.2012: PU anbefaler, at der ydes det ansøgte lån i stiftsmidlerne, og anmoder om, at der først efter salg tages stilling til om evt.restbeløb skal dækkes af en ekstrabevilling eller afdrages over 3 år. PU anbefaler ligeledes dispensation fra kravet om udbud pga. den aktuelle situation på boligmarkedet. 3 ejd.mæglere har vurderet og mægler med højeste vurdering på 2,6 mio overdrages salget. Sognepræstens tilslutning til MR's købsbeslutning 13.09.2012: Thomas Reinholdt Rasmussen sender til STØ besked om, at han fuldt ud tilslutter sig MR's beslutning om køb af Lien 2. Bevilling af likviditetslån 21.09.2012: STØ bevilger likv. lån stort kr. 2.350.000,- til køb af ny præstebolig.lånet skal tilbagebetales når Svanelundsvej 40 bliver solgt. F.s.a. dispensation fra krav om udbud ved salg Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 11.10.2012 11
af Svanelundsvej 40, kontaktes MR af chefkonsulent Helle Hindsholm, Aal. Stift. Skriv. fra stiftet vedr. dispensation fra udbudskravene. 02.10.2012: Stiftet godkender, at MR alene annoncerer i den lokale presse ved salg af Svanelundsvej 40. Godkendelsen er begrundet i, at der er tale om et parcelhus, som vurderes at have størst og tilstrækkelig købsinteresse lokalt. MR skal dog ved annonceringen forbeholde sig ret til at forkaste alle tilbud. 13 Børglum præstebolig Sag: Vurdering fra bygningskonsulent (648) - Børglum Sogn Børglum præstebolig 17.09.2012: Bygn. konsulent Thyge Jakobsen fremsender til Hj. Nordre og Søndre Provsti rapport udarbejdet ifm. vurdering af præsteboligen i Børglum. Pga. en meget speciel tagkonstruktion, hvor det opr. tag er dækket med nyt tag af asbestcement, er bygningen ikke betryggende, når der er soverum på 1. sal. Konstruktionen var lovlig på udførelsestidspunktet, men brandtekniske erfaringer gør det tilrådeligt at finde mulighed for effektiv brandsikring af tagetagen. Her og nu kan brandalarmer forbedre sikkerheden, ligesom præsten er orienteret om at man bør undlade at sove på 1. salen. Ligeledes har vurderingen afsløret en meget ringe isoleringsstandard på vinduerne i huset, ligesom en del er punkterede. Store varmebesparelser kan opnås ved at skifte til energiruder. ODY svarer bygningskonsulent 18.09.2012: ODY svarer Thyge Jakobsen, at røgalarmer forlængst er synsudsatte, og at ODY forlanger dem opsat, såfremt MR og præst ikke fremover selv ønsker det gjort. LES svarer bygningskonsulent 18.09.2012: LES svarer Thyge Jakobsen, at det ikke er rimeligt at investere ret meget i præstegrd. da den formentlig sælges når nuværende præst går af og præsteembedet i Børglum formentlig nedlægges. Røgalarmer bør selvfølgelig installeres. ODY skrivelse til Børglum MR vedr. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 11.10.2012 12
røgalarmer. 18.09.2012: Mail fra ODY til MR, hvori han insisterer i opsætning af røgalarmer der har været synsudsatte siden 2009. Ansvaret for mgl. opsætning vil kunne pålægges ODY ifm. evt. brand. Alarmerne skal være serieforbundne, og kan, om nødvendigt, evt. finansieres via 5%-midlerne. Bygningskonsulentens modsvar 19.09.2012: Thyge Jakobsen bøjer sig for provstiets beslutning om ikke at gøre noget ved taget på præsteboligen. Han insisterer dog på opsætn. af røgalarmer i tagetagen og håber præsteparret følger hans råd og sover i stueetagen fremover. ODY iværksætter ekstraord. provstesyn. 19.09.2012: ODY meddeler bygn.konsulenten at ekstraord. provstesyn er iværksat, og beder ham samtidig overfor MR være præcis i formuleringen om at de ikke kan pålægges at iagttage bygningsreglementet med tilbagevirkende kraft. Thyge Jakobsen har alene talt med præsten - ikke MR, og glæder sig over det ekstraord. provstesyn, idet han påpeger at hans faglighed forpligter ham til at påtale åbenlyse problemer. 14 Rateudbetalingsplan sendt til STØ Sag: Nyt varmeanlæg (566) - Løkken- Furreby Sogn Rateudbetalingsplan 06.09.2012: MR fremsender rateudbetalingsplan vedr. stiftslån stort tkr. 275, til Provstiet til videre foranstaltning. Rateudbetalingsplan sendt til STØ 11.09.2012: Provstiet videresender (pr. brev) rateudbetalingsplanen vedr. stiftslånet til STØ. Overslag på bygherrerådgivning 19.09.2012: Per Lønborg Pedersen fremsender tilbud på bygherrerådgivning vedr. varmeanlæg mv. Budgetrammen er på tkr. 15 + moms og udlæg. Ifølge MR er første koordinerende møde med alle involverede parter berammet til d. 26/10-12. Anmodning om afholdelse af gudstjenester i Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 11.10.2012 13
sognegården 26.09.2012: Sognepræsten anmoder på vegne af MR, om at 3-4 gudstjenester i perioden indtil 1.s. i advent må afholdes i Løkken sognegård, pga. af det igangværende varme/orgel projekt i Løkken Kirke. Begravelser forventer man at afholde i Furreby eller omkringliggende kirker efter aftale. 02.10.20112: Provsten svarer MR, at det er en god idé at afholde såvel gudstjenester som begravelser som skitseret. 15 Korrespondance ifm. kritik fra Foreningen af provstisekretærer Sag: GIAS - reg. af gravstedsaftaler. (597) Korrespondance ifm. kritik fra Foreningen af provstisekretærer 16.09.2012: IT-kontoret redegør for processerne ifm. udvikling/igangsætning af GIAS og besvarer de mange kritiske indkomne kommentarer/spørgsmål. Ændring i oprettelse af brugere 12.09.2012: IT-kontoret v/ Torben Stærgaard fremsender 2 nye modeller for oprettelse af bruger i GIAS. Enten ved aftaleoprettelse direkte i GIAS, eller via et kirkegårdssystem. 16 Forsikrings tvist vedr. maleri i Sognegården Sag: Forsikrings tvist vedr. maleri i Sognegården (645) - Sankt Catharinæ Sogn Forsikrings tvist vedr. maleri i Sognegården 24.08.2012: MR sender til STØ beskrivelse af skadesforløb vedr. konfirmands beskadigelse af maleri ophængt i Sognegårdens foyer. Willis, som fra starten håndterede sagen overfor skadeudøvers forsikringsselskab (Vendsyssel) har ifm. Folkekirkens skift af forsikr. selskab til Hansson & Partners tilsyneladende opgivet at færdiggøre den igangværende forsikringssag. MR spørger, hvorledes de nu skal forholde sig i sagen. 09.09.2012: STØ videresender, med henvisning til Forsikringshåndbogens punkt 1.3, sagen til behandling i Kirkeministeriet. Ministeriets bekræfter modtagelse af Forsikringssag Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 11.10.2012 14
10.09.2012: STØ meddeler MR at de d.d. har fået bekræftelse fra KM på modtagelse af forsikringssagen, og at KM vil kontakte Willis med henblik på at finde en løsning på sagen. 17 Anmodning om ret til at kunne opstille i Harritslev sogn. Sag: Anmodning om ret til at kunne opstille i Harritslev sogn. (657) - Harritslev Sogn Anmodning om ret til at kunne opstille i Harritslev sogn. 14.08.2012:Forespørgsel fra sognepræsten i pastoratet, om hvorvidt en person, bosat i Sejlstrup, kan vælges til MR i Harritslev, hvor den pågældende har sin gang. 15.08.2012: Provstiet svarer, at det ikke er muligt at løse sognebånd, da dette sker til præsten og ikke sognet. 22.09.2012: MR fremsender ny mail, hvori de afviser at acceptere provstiets svar. De anfører flere grunde til at der bør gives dispensation, og beder provstiet sende anmodningen videre til rette instans. 24.09.2012: Provstiet videresender anmodningen til Stiftet, med anbefaling af, at den ønskede dispensation ydes. 24.09.2012: Stiftet svarer at opstilling alene kan ske i det sogn man har bopæl i iflg. cprregistret. Anmodning om midlertidig dispensation sendt til ministeren 25.09.2012: Sognepræst Viggo Noe fremsender, på vegne af Harritslev MR, anmodning til Ministeren for Ligestilling og Kirke om at give den pågældende person en midlertidig dispensation straks, så den gælder for det forestående MR valg i nov. 12. Ligeledes anmoder de om, at ministeren vil arbejde for at ændre reglen fremadrettet. Et evt. afslag på anmodningen bedes fulgt op af en saglig begrundelse. 18 Fremsendelse af faktura fra kirkegårdskonsulenten Sag: Lokalplanforslag 101.7140-L03 (572) - Sankt Olai Sogn Fremsendelse af faktura fra kirkegårdskonsulenten 03.10.2012: Stiftet fremsender faktura, stor kr. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 11.10.2012 15
1.487,25, til MR vedr. kirkegårdskonsulentens udtalelse ifm. ændring af forslag til lokalplan 101.7140-L03. 19 Cykelskur v/præsteboligen Sag: Cykelskur v/ præsteboligen (649) - Løkken-Furreby Sogn Cykelskur v/præsteboligen 10.09.2012: Mailkorrespondance mellem MR og LES/ODY vedr. opførelse af cykelskur ved præsteboligen. MR har hjemtaget tilbud på en skrabet model tkr. 50 + moms, og ønsker forklaring på hvordan PU har fundet frem til det bevilgede beløb på tkr. 10. 13.09.2012: LES svarer MR, at Optimera sælger cykelskure som samlesæt til omkring tkr. 8. MR's ønske anses derfor for at være urimeligt højt, og kan ikke bare imødekommes. Tkr. 10 er afsat til formålet i budget 2013. 20 Løkken præstebolig Sag: Vurderingsrapport fra bygningskonsulent (650) - Løkken-Furreby Sogn Løkken præstebolig 14.09.2012: Rapport udarb. af bygningskonsulent Thyge Jakobsen. Rapporten påpeger problemer med opfyldelse af bygningsreglementets krav til redningsåbninger ifm. brand. Problemet kan dog let løses ved ombygn. af vinduerne. Samtidig anbefales opsætn. af røgalarmer i tagetagen. Provstiet bedes informere MR. 21 Skriftlig godkendelse af valgt rådgiver Sag: Orgel i Løkken (593) - Løkken-Furreby Sogn Skriftlig godkendelse af valgt rådgiver 18.09.2012: MR anmoder provstiet om en skriftlig godkendelse af, at MR bruger ingeniør Per Lønborg Pedersen som rådgiver ifm. orgelprojektet. 02.10.2012: Provstiet fremsender godkendelsen pr. mail til MR. Samtidig gøres opmærksom på, at Per Lønborg Pedersen så er inhabil når det færdige projekt skal godkendes. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 11.10.2012 16
Rateudbetalingsplan 02.10.2012: Provstiet har fra MR modtaget udarbejdet rateudbetalingsplan vedr. orgelprojektet. Rateudbetalingsplanen er pr. post videresendt til Stiftet til videre foranstaltning. 22 Opkrævning af gebyr ved rydning af gravsteder Sag: Opkrævning af gebyr ved rydning af gravsteder (653) Opkrævning af gebyr ved rydning af gravsteder 18.09.2012: Aal Stift fremsender meddelelse til alle vedr. de regler MR skal følge hvis de ønsker at opkræve gebyr for rydning af gravsteder. Gebyret kan kun opkræves såfremt det fremgår af kirkegårdsvedtægten, og kan ikke være større end den faktiske udgift forbundet med rydningen. Ønsker MR gebyret indført i kirkegårdsvedtægten, vil det kun dække fremadrettede aftaler og begravede, og vedtægtsændringen skal godkendes af PU. 23 2. rate af stiftsmiddellån vedr. kirkegårdskapellet Sag: Hjørring kapel - Hjørring kirkegård (322) - Sankt Catharinæ Sogn 2. rate af stiftsmiddellån vedr. kirkegårdskapellet 21.09.2012: Meddelelse fra STØ til MR om udbetaling af 2. rate, kr. 2.999.000 på lån stort kr. 3.500.000 til indvendig ombygning og istandsættelse af kirkegårdskapellet. Rest på lånet kr. 1.000,- 24 Principgodkendelse fra STØ på nyt projektforslag Sag: Tilbygning til velfærdsbygning (454) - Sankt Hans Sogn Principgodkendelse fra STØ på nyt projektforslag 13.09.2012: STØ fremsender principgodkendelse af nyt udarbejdet forslag til tilbygning til eksist. velfærdsbygning. STØ imødeser nu MR's tilkendegivelse af hvorvidt MR agter at følge råd fra den kgl. bygningsinspektør vedr. ændring af Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 11.10.2012 17
zinkoverbygningers udformning. Ligeledes afventer STØ finansieringsplan for projektet- fremsendt ad tjenstlig vej. Efter mødet orienterede Anni om emnighedsrådenes interesse i at spørge indtil, hvad gravernes timer bliver brugt til, fordi ligningsmidlerne ikke bliver større. Samarbejde mellem menighedsrådene og brugen af Brandsofts kalender har sparet mange penge i Fr.Havn provsti. Anni kommer og demonstrerer kalenderen på decembermødet. Referatet godkendt den Lars-Erich Stephansen Ole Dybro Poul Bach Jens Peter Madsen Gert Nørgaard Frederiksen Lisbeth Waaentz Per Harfeld Thomas Wagner Borrisholt Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 11.10.2012 18