Dialogbaseret Aftalestyring Aftale 2007 2007 2007 1
Indholdsfortegnelse 1.0 Indledning...2 2.0 Den politiske ramme...3 3.0 Den faglige ramme...3 4.0 Institutionsrammen...4 5.0 Den administrative ramme...4 6.0 Den økonomiske ramme...5 Bilag 1 Nedbringe omkostningerne...6 Bilag 2a - Helpsdesk...7 Bilag 2b IKT-Sikkerhed...8 Bilag 2c IKT-strategi...9 Bilag 3 Trådløs opkobling...10 1.0 Indledning 1.1 Aftalens parter og løbetid Ved indgåelsen af aftalen forpligter direktionen og aftaleholderen sig til målrettet at arbejde for at opfylde aftalens indhold. Aftaleholderen er ansvarlig for at levere det aftalte serviceindhold, samt at opfylde de vedtagne målsætninger og indsatsområder. Dette skal ske inden for de generelle spilleregler for Decentral Ledelse og Centrale Styring, samt den tildelte budgetramme. Aftaleparter for aftale 2007, fra 1.1.2007 til 31.12.2007. Godkendt Kommunaldirektør d. 6.2.2007 Benny Balsgaard Benny Balsgaard Stabschef Michael Hansen 1.2 Aftaleområdets kerneydelse skal i samarbejde med resten af Faaborg-Midtfyn Kommune medvirke til at opfylde målene om en åben og proaktiv kommune. Ligeledes skal bistå digitaliseringsprojektet. Dette gøres bla. gennem effektiviseringer og optimeringer, hvor er en vigtig medspiller. s kerneydelser deles i drift, service og udvikling. Drift indeholder ansvar for infrastruktur på både IT og telefoni, service er centreret om den brugerrettede hjælp med opbygning af en helpdesk og uddannelse, og projekter/udvikling er understøttelse af projekter som bidrager til digitaliseringen samt infrastrukturen. 2
har ligeledes ansvar for udarbejdelse af diverse politikker på IKT området, bla. ITsikkerhedspolitik og standarder for hardware og software. 2.0 Den politiske ramme 2.1 Politiske visioner og målsætninger (max 1 side) 2.2 Politiske indsatsområder skal gennem effektiviseringer og driftoptimeringer nedbringe omkostningerne med 4 mio. kr i 2007 (se bilag 1). 3.0 Den faglige ramme 3.1 Faglige målsætninger (max 1 side) Det er direktionens mål, at alle fagsekretariater og stabe skal være fagligt stærke kompetencecentre. Derfor er det fag- og stabchefernes rolle, at være katalysator for faglig udvikling af netop deres fagområde i alle relevante dele af organisationen. En rolle som fordrer en dialogbaseret ledelsesprofil, hvor både evnen til at lytte og til at engagere andre for fælles mål er centrale kompetencer. Direktionen ønsker at coaching bliver et nøglebegreb i den måde, hvorpå fag- og stabcheferne og kompetencecentret understøtter arbejdet i institutionerne. Fagsekretariater og stabe er ikke spillende trænere, men skal søge at forbedre spillet i institutionerne gennem taktisk overblik, udviklingsarbejde og de retningslinier og den coaching, som kan udøves fra sidelinien. Det er fagsekretariater og stabes ansvar, at de understøtter den politiske proces med at formulere mål og succeskriterier for eget fagområde, herunder tilrettelægger den relevante dialog med brugere og interessenter, samt fokuserer på evaluering af de politisk formulerede mål. Det er fag- og stabchefernes ansvar at bidrage til at kvalificere arbejdet med den fælles udviklingsstrategi, samt bidrage til at tilvejebringe det nødvendige økonomske råderum. s kerneydelse er drift og supprt. Det forventes at bistår organisationen til at blive en åben og proaktiv kommune og ligeledes bistår digitaliseringsprojektet. Understøttelsen af disse aktiviteter betyder at skal have blik for den samlede organisation og vedvarende arbejde med at kvalificere medarbejderne indenfor IKT. Dette skal bla. ske gennem forbedret information til brugerne samt at skabe en langsigtet plan for IKT udviklingen. 3.2 Faglige indsatsområder Implementere Helpdesk og fremme informationsformidlingen samt udarbejde en tilfredshedsundersøgelse af service fra helpdesk (se bilag 2a). Udarbejde en IT sikkerhedspolitik (se bilag 2b). Flerårig IT stategi samt tilhørende handleplan/investeringsplan (se bilag 2c). 3
3.3 Gældende politikker, retningslinier, planer mv. på fagområdet 4.0 Institutionsrammen 4.1 Institutionsrammen IT-staben vil fortsat understøtte sikker drift. Desuden vil IT-staben kontinuerligt optimere og effektivisere driften i organisationen. Der arbejdes med at opbygge en mindre konsulentgruppe der primært skal arbejde med institutionerne. 4.2 Institutionens egne indsatsområder Opbygge en konsulent tjeneste som kan bistå med effektiviseringer indenfor IT og telefoni. Indførsel af økonomistyring på IKT området. Står for planlægning, tilrettelæggelse og afholdelse af undervisning i basissystemer og IKTsikkerhedspolitikken. 5.0 Den administrative ramme 5.1 Direktionens koncernmål Ledelsesgrundlag og værdier: Lederforum formulerer et fælles grundlag for god ledelse som i videst muligt omfang træder i stedet for en detaljeret regelstyring. Det er et koncernmål at alle aftaleholdere bidrager konstruktivt til denne proces - og at hver aftaleholder udmønter de fælles ledelsesgrundlag og værdier i eget fagsekretariat, stab eller institution. HR-staben er tovholder på tilrettelæggelsen og gennemførelsen af dette koncernmål. Medarbejdertrivsel: Direktionen lægger stor vægt på at opbygge en organisation, hvor medarbejdernes trivsel er rigtig god. Derfor skal bl.a. gennemføres to trivselsundersøgelser i hele organisationen i løbet af 2007. Med dette initiativ ønsker direktionen at sætte yderligere fokus på medarbejdernes trivsel. Det er et koncernmål at hver enkelt aftaleholder følger op på resultaterne af disse undersøgelser og arbejder systematisk med medarbejdertrivsel i eget fagsekretariat, stab og institution. HR-staben er tovholder på tilrettelæggelsen og gennemførelsen af dette koncernmål. En åben og proaktiv kommune: Faaborg-Midtfyn Kommune skal være kendt som en åben og proaktiv organisation, hvor de ansatte i videst mulig omfang benytter deres faglige og personlige kompetencer til at synliggøre initiativer og opgaveløsning i den form Faaborg-Midtfyn har besluttet. Det er et mål at kommunens ansatte har en forståelse for og en oplevelse af, at reglerne om offentlig ansattes ytringsfrihed ikke blot er gældende, men også at ledelsen understøtter brugen heraf. Fællessekretariat er tovholder på tilrettelæggelsen og gennemførelsen af dette koncernmål. Dialogbaseret Aftalestyring: Dialogbaseret aftalestyring skal skabe fokus på organisationens mål og resultater på alle niveau. Derfor er det afgørende for direktionen at hele organisationen i 2007 oplever, at den politiske dialog og målformulering udgør et godt grundlag for udarbejdelse af aftaler i tæt dialog og samspil med brugere og medarbejdere. Det forventes at alle aftaleholdere aktivt arbejder med formidling af formålet med aftalestyring samt inddrager medarbejdere, 4
brugerbestyrelser o.lign. i arbejdet. Det er ligeledes direktionens mål, at alle aftaleholdere får de redskaber og kompetencer, som gør dem i stand til at udøve den nødvendige styring og ledelse i fht. aftalernes forskellige rammer. EvalueringProjektOrganisation-staben (EPO) er tovholder på implementering, udviklingen og evaluering af Dialogbaseret Aftalestyring. En detaljeret beskrivelse af direktionens koncernmål fremgår at notat vedrørende direktionens Koncernmål for 2007 samt direktionens aftaler med HR, Fællessekretariatet samt EvalueringProjektOrganisation-staben (EPO). 5.2 Spilleregler for aftalestyring Der henvises til Spilleregler for Decentral ledelse og Central Styring vedtaget i Kommunalbestyrelsen den 8.1. 2007. 5.3 Politikker, retningslinier mv. på koncernniveau Der henvises til Styrelsesvedtægten, Kasse- og regnskabsregulativet, Personalepolitikken, koncept for Dialogbaseret Aftalestyring, Indkøbspolitikken, IKT-arkitektur og den fælles designmanual. 6.0 Den økonomiske ramme 6.1 Driftsbudget for aftaleholderen Det oprindelige driftsbudget for ITK-staben er budgetlagt med netto 50.824.000 kr. Budgetrammen vil i løbet af foråret 2007 blive reguleret inden for følgende områder: Forsikringer IT Lederløn Tjenestemandspension til afgåede tjenestemænd Det er op til den enkelte aftaleholder at holde sig ajour med eventuelle yderligere korrektioner af budgetrammen. De øvrige forudsætninger lagt til grund for budgettet er nærmere beskrevet i budgetbemærkningerne indeholdt i Budget 2007. For en præcisering af de generelle aftaleforhold henvises til de generelle spilleregler vedrørende aftalestyring ( Spilleregler for Central Styring og Decentral Ledelse ) samt Faaborg-Midtfyn Kommunes Kasse- & Regnskabsregulativ med tilhørende bilag. 5
Bilag 1 Nedbringe omkostningerne Politisk indsatsområde 2007 Emne Nedbringe omkostningerne med 4 mio. kr. i 2007 Fagudvalg Fagsekretariat Hvem Aftaleholderen Politiske målsætninger Økonomiudvalg Politisk Økonomiudvalget har udmeldt en ramme for besparelse på IKT-området på kr. 4 mio. Det er forventet at besparelsen opnås på effektiviseringer og driftoptimeringer. Delmål A) At den samlede omkostning på IKT-området er reduceret med 4 mio. kr. Succeskriterier A) At den samlede omkostning på IKT-området er reduceret med 4 mio. kr. B) At driften er optimeret og justeret til organisationen. Overordnet handleplan Justering af licenser til den nye organisation Driftoptimeret IKT Mål- og resultatopfølgning Økonomi Resultatkrav Administration Forslag til udmøntning af besparelsen forelægges direktionen senest d. 1. maj 2007. 6
Bilag 2a - Helpsdesk Emne Aftaleholderen Faglige målsætninger Faglig indsatsområde 2007 Implementere Helpdesk og fremme informationsformidlingen, samt udarbejde en tilfredshedsdundersøgelse af Helpdesk samt informationsformidlingen blandt brugerne. skal implementere Helpdesk og sikre sikker drift på denne. Der skal informeres til brugerne i tilfælde af problemer, forandringer og nyheder samt i et sprog som er målrettet brugerne. Der skal udarbejdes en tilfredshedsundersøgelse af hhv. Helpdesk samt informationsformidlingen. Delmål A) Helpdesk er implementeret og i funktion. B) At arbejder med at kvalificere informationen til brugerne. C) At information fra skrives til brugerne i klart sprog. D) At der vælges metode til tilfredshedsundersøgelsen og at denne iværksættes. Succeskriterier A) At Helpdesk er fungerende og brugernes logiske førstevalg til hjælp på IKT-området inden udgangen af andet kvartal 2007. B) At informationen fra er rettet mod brugerne og er leveret på rette tid til rette person. C) tilfredshedsundersøgelse af service fra Helpdesk senest december 2007. Overordnet handleplan udarbejder en plan for implementering af Helpdesk med bemandinsplaner samt planer for hvorledes problemer løses og hvorledes brugerne for tilbagemelding på deres problem. At målrettet arbejder med sprog og formuleringer i arbejdet med information til brugerne. At sikre at der gennemføres en tilfredsundersøgelse senest december 2007 som omfatter både Helpdesk. Mål- og resultatopfølgning Brugertilfredsheden med service fra Helpdesk skal undersøgelses ved hjælp af en spørgeskemaundersøgelse inden udgangen af 2007 i samarbejde med EPO. Økonomi Resultatkrav I forbindelse med tilfredsundersøgelserne af service fra Helpdesk skal mindst 40% af de adspurgte brugere svare god eller meget god / tilfredsstillende eller meget tilfredsstillende. 7
Bilag 2b IKT-Sikkerhed Emne Fagsekretariat Hvem Aftaleholderen Faglige målsætninger Faglig indsatsområde 2007 Udarbejde en IKT sikkerhedspolitik (medarbejderudgave) Der skal udarbejdes en IKT-sikkerhedspolitik inden udgangen af første kvartal 2007. IKTsikkerhedspolitikken skal omfatter IT, telefoni samt håndholdte enheder. Delmål A) At der inden udgangen af første kvartal er udarbejdet en IKT-sikkerhedspolitik B) At IKT-sikkerhedspolitikken er godkendt af Direktion, Hoved MED udvalg inden udgangen af andet kvartal 2007. C) At IKT-sikkerhedspolitikken er kendt og implementeret hos brugerne. Succeskriterier A) IKT-sikkerhedspolitikken er godkendt. B) IKT-sikkerhedspolitikken forstås og bruges af brugerne. Overordnet handleplan udarbejder en letforståelig og brugbar IKT-sikkerhedspolitik, som har udgangspunkt i organisationen og organisationens mål om at være en åben og proaktiv kommune. Planen udarbejdes evt. i samarbejde med Fællessekretariatet og EPO-staben. Mål- og resultatopfølgning IKT-sikkerhedspolitik sendes til godkendelse i Direktionen og Hoved MED udvalg. Økonomi Resultatkrav 8
Bilag 2c IKT-strategi Emne Fagsekretariat Hvem Aftaleholderen Faglige målsætninger Faglig indsatsområde 2007 Flerårig IT stategi samt tilhørende handleplan/investeringsplan udarbejder en flerårig IKT stategi samt tilhørende handleplan/investeringsplan inden 1. december 2007. Delmål A) At IKT-strategiplan samt tilhørende handleplan/investeringsplan er flerårig. B) At handleplan/investeringsplan afstemmes med Økonomistaben. C) At IKT-strategiplan samt tilhørende handleplan/investeringsplan udarbejdes i samarbejde med direktionen og fag- og stabschefer. Planen sendes i høring hos institutionerne. Succeskriterier A) At IKT-strategiplan med tilhørende handleplan/investeringsplan er godkendt i Direktionen inden 1. december 2007. B) At handleplan/investeringsplan kan bruges som et arbejdsredskab i. C) At strategiplanen tilpasses organisationen. Overordnet handleplan Senest 1. april 2007 forelægges procesplan for direktionen. udarbejder en strategiplan som indeholder model for en flerårig handleplan/investeringsplan. Mål- og resultatopfølgning Økonomi Resultatkrav 9
Bilag 3 Trådløs opkobling Emne Aftaleholderen Eget indsatsområde 2007 Trådløs opkobling Institutionens egne målsætninger Etablering af trådløs opkobling på rådhuset samt øvrige administrationsbygninger inden udgangen af andet kvartal 2007. Delmål A) At der er gennemført SITE-SURVEY (analyse af trådløs dækning) på alle berørte institutioner B) At der på rådhuset er implementeret trådløs opkobling inden udgangen af 1. kvartal 2007. Succeskriterier A) Gennemført og implementeret velfungerende trådløs opkobling på rådhuset samt administrationsbygninger i henhold til tidsplanen benævnt under delmål. Overordnet handleplan Senest med udgangen af februar 2007, at have gennemført SITE-survey på alle administrationsbygninger incl. rådhuset. At have gennemført og implementeret installation på rådhuset inden udgangen af 1. kvartal 2007. At få udarbejdet en detaljeret tidsplan for implementering af trådløs opkobling på øvrige administrationsbygningner. Mål- og resultatopfølgning Økonomi Projekt trådløs opkobling er indeholdt i budget 2007 under Infrastruktur. Resultatkrav 10