Referat for: Frederikshavn Provstiudvalg PU møde 28. oktober 2014. Kl. 15.00 Mødested: Bangsbostrand Vi mødes i Bangsbostrand kirkes lokaler, hvor Bangsbostrand menighedsråd vil fremlægge deres forslag til udvidelse af facilitetsbygningen. (Dagsorden punkt 1) Bangsbostrand er vært ved en kop kaffe. Herefter kl. ca. 15.30 er Kjeld Høgh/Jerup inviteret til - sammen med Benth/PU - at fremlægge projektet omkring de kalkede kirker i provstiet. (Dagsorden punkt 2) Herefter fortsætter provstiudvalget sit møde. Arne Waage Beck fraværende med afbud. Mødepunkt 1 Forslag til udvidelse Sag: Forslag til udvidelse af facilitetsbygning (826) - Bangsbostrand Sogn Forslag til udvidelse Skitseforslag Med baggrund i en rundvisning i de nuværende lokaler fremlagde formanden for Bangsbostrand menighedsråd Erik Kristensen det fremsendte skitseforslag til udvidelse af faciliterne for provstiudvalget. Skitseforslaget fremsendes til STØ med henblik på en forhåndsudtalelse fra de relevante konsulenter. Provstiets har i sin langtidsplanlægning afsat plads til, at der kan afdrages på et lån på kr. 8.000.000,- første gang i juni termin 2018. 2 Kalkede kirker i Frederikshavn Provsti Sag: Kalkede kirker i Frederikshavn Provsti (860) Kalkede kirker i Frederikshavn Provsti Benth Holst Andersen/PU og Kjeld Høgh Thomsen/ Jerup har på foranledning af PU besøgt de kirker i provstiet, der er kalkede for en vurdering af deres tilstand til brug for evt. samlet udbud af kalkningsopgaver fremover. I det følgende er de enkelte kirkers tilstand vurderet på den udvendige kalkning. Provstiets 18 kalkede kirker er meget forskellige og i meget forskellig stand. (To af dem Bangsbostrand og Skagen er overfladebehandlet med silikat, og falder derfor uden for rammerne af ønsket om fælles udbud af kalkning). Både af hensyn til kalkningsstandarden og økonomien ser PU gerne et forsøg iværksat med at hjemtage fælles tilbud på kalkningen. Da det bliver for uoverskueligt med 16 kirker på én gang, har PU besluttet i første omgang at tilbyde hjælp til at udarbejde tilbudsmateriale på kalkning af fem til seks kirker. Det bliver efter først-til-mølleprincippet. Der udsendes en skrivelse til de relevante menighedsråd. 3 Referat Sag: 2014.09.30 (847) Til godkendelse og underskrift. Godkendt og underskrevet. Referat 4 Forundersøgelse af kalkmalerierne i Sæby kirke Sag: Kalkmalerierne i Sæby kirke (859) - Fremsendes til Aalborg Stiftsøvrighed med anbefaling. Referat,28-10-2014 Side: 1
Sæby Sogn Forundersøgelse af kalkmalerierne i Sæby kirke Ifølge aftale med Nationalmuseet ønskes gennemført en forundersøgelse af Sæby kirkes kalkmalerier. Forundersøgelserne finansieres af Augustinusfonden med kr. 450.000,- 5 Ansøgning - nye gulve i Torslev Præstebolig Sag: Nye gulve i Torslev Præstebolig (862) - Torslev Sogn Ansøgning - nye gulve i Torslev Præstebolig Præstegårdsudvalget har hjemtaget et tilbud om udskiftning af gulve i 2 stuer, kontor og samtaleværelse i Torslev præstebolig. Samlet pris i alt kr. 121.125,- Som udgangspunkt må finansieringen af den slags opgaver finde sted inden for præstegårdskassens driftsramme. D.v.s. at arbejdet kun kan udføres, hvis man selv kan finde pengene til det. I modsat fald er menighedsrådene henvist til at søge om en anlægsbevilling og en sådan gives i forbindelse med budgetlægningen for det kommende år. Ansøgning - nye gulve i Torslev Præstebolig Provstens svar på ansøgningen. 6 Ansøgning til 5%-puljen Sag: Nyt tag på mandskabsbygningen (864) - Skagen Sogn Ansøgningen afvises. Provstiudvalget mener ikke, at kriterierne for tildeling af ekstra penge via 5%-midlerne er opfyldt. Ansøgning til 5%-puljen Skagen menighedsråd ansøger om en tillægsbevilling via 5%-midlerne til dækning af et nyt tag på mandskabsbygningen på kirkegården. Det drejer sig om kr. 149.900,- 7 Betaling for vielser. Sag: Betaling for vielser. (865) - Hulsig Sogn Udsættes til næste møde. Der indhentes yderligere oplysninger. Betaling for vielser. Forslag til godkendelse. 8 Sammenskrivning af revisionsprotokoller 2013 Sag: Årsregnskab 2013 (861) Sammenskrivning af revisionsprotokoller 2013 Revisor (PWC) har færdiggjort revisionen af årsregnskaberne for 2013 og afleveret revisionsprotokollaterne den 10/9-2014 via 'Dataarkivet' Efterfølgende behandler menighedsrådet protokollatet og afleverer resultatet i 'Dataarkivet' senest 15. oktober. På den baggrund godkender/forkaster provstiudvalget regnskabet og meddeler sin afgørelse senest 15. november via 'Dataarkivet'. Provstiudvalgets afgørelse for de enkelte kasser: Referat,28-10-2014 Side: 2
Abildgård kirkekasse: Godkendt uden Albæk-Lyngså kirkekasse: Godkendt uden Bangsbostrand kirkekasse: Godkendt uden Elling-Strandby kirkekasse: Betinget godkendt. Redegørelse for punkterne 6 og 7 vedr. moms - Flade kirkekasse: Godkendt uden Frederikshavn kirkekasse: Godkendt uden Gærum kirkekasse: Godkendt uden Hulsig kirkekasse: Godkendt uden Jerup kirkekasse: Godkendt uden Råbjerg kirkekasse: Godkendt uden Skagen kirkekasse: Godkendt uden Skærum kirkekasse: Betinget godkendt. Redegørelse for punkterne 5 og 6 vedr. moms - Skæve-Hørby kirkekasse: Betinget godkendt. Redegørelse for punkterne 8-10 vedr. momsregulering og punkt 11 vedr. kollektregnskab. Sæby kirkekasse: Betinget godkendt. Redegørelse for punkt 5 vedr. moms - Torslev kirkekasse: Betinget godkendt. Redegørelse for punkterne 6-8 vedr. opgørelse af fradragsprocent. Understed-Karup kirkekasse: Betinget godkendt. Redegørelse for punkterne 7-10 vedr. moms samt punkt 11 vedr. moms - dokumentation for foretagne skøn. Volstrup kirkekasse: Betinget godkendt. Redegørelse for punkt 8 vedr. moms - Østervrå kirkekasse: Betinget godkendt. Redegørelse for punkterne 8-10 vedr. opgørelse af fradragsprocent. Åsted-Kvissel kirkekasse: Godkendt uden I de tilfælde, hvor regnskabet kun er betinget Referat,28-10-2014 Side: 3
godkendt, udarbejder menighedsrådet en kort redegørelse vedr. de anførte punkter og fremsender til PU via frederikshavn.provsti@km.dk 9 PUK kvartalsrapport-3 Sag: PUK-kassen (595) Kvartalsrapporten fremlagt og godkendt. PUK kvartalsrapport-3 10 PUK budget 2015 Sag: PUK-kassen (595) Det endelige budget 2015 for provstiudvalgskassen fremlagt og godkendt. Afleveres herefter til 'Økonomiportalen'. PUK budget 2015 Endeligt budget 2015 til godkendelse. 11 Provstens hjørne - Der afholdes provstiudvalgsmøde den 3/2 og den 17/3-2015. Sædvanligvis kl. 15.00 i mødelokalet på Fladbjerg Kapel. - Skolekonsulent Inger Røgild har valgt at gå på pension og fratræder dermed sin stilling den 15/2-2015. - Provst Jens Jacob Jensen har valgt at fratræde stillingen som provst for Frederikshavn provsti i foråret 2015. I den forbindelse har Biskoppen besluttet at provsteembedet for fremtiden tilknyttes Sæby pastorat. 12 Evt. Referat,28-10-2014 Side: 4
Underskrifter vedr. møde d. 28-10-2014 Jens Jacob Kaufmann Jensen Arne Mandrup Holdensen Arne Waage Beck Benth Holst Andersen Eva Birgitta Fiedler Helge Morre Pedersen Jens Jacob Kaufmann Jensen Jytte Uggerhal Thomsen Linda Lykke Steengaard Referat,28-10-2014 Side: 5