4. Gennemgang af opfølgningspunkter i referat af sidste b e- styrelsesmøde.

Transkript

1 REFERAT AF BESTYRELSESMØDE I PAB, AFDELING 4 Tid: Onsdag den 8. juni 2011 Sted: Afdelingskontoret, Åfløjen 5 Deltagere: Afbud: Dagsorden: Christina Clausen Flemming Dahl Kim Holk Lilian Hindsberg Pia Hernvig Jette Bøgh Nemming Dorthe Hindsberg 1. Valg af referent 2. Godkendelse af referat fra sidste møde 3. Regnskab Gennemgang af opfølgningspunkter i referat af sidste b e- styrelsesmøde. 5. Meddelelser til og fra formanden 6. Meddelelser til og fra bestyrelsen 7. Meddelelser til og fra varmemest eren 8. Beboerhenvendelser 9. Næste møde 10. Eventuelt Ad 1 Valg af referent Jette Bøgh Nemming påtog sig opgaven som referent. Ad 2 Godkendelse af referat fra sidste møde Ansvarlig Deadline Bestyrelsen godkendte referatet uden komment arer. Ad 3 Regnskab 2010 Christina berettede om punkter, hun havde spurgt ind til hos PAB. bl.a. om inventar til nyt selskab slokale. Bestyrelsen tog dette til efterretning. Ad 4 Gennemgang af opfølgning spunkter i referat af sidste bestyrelsesmøde Dørlåse Er ikke igangsat endnu. Tages op på bygherr emødet 16. juni

2 Cykelstativer De eksisterende cykelstativer er blevet repareret ved blok E, F og G samt i kælder i blok C. Problemer med telefoni Bestyrelsen afventer stadig svar mht. tilbud uden de tidligere tilbudte switches. Tages op på bygherremødet 16. juni Gadedøre Montering af nye gadedøre i den tidligere afd. 12 påbegyndes august/september Bestyre lsens beslutning om blå maling udvendigt og hvid indvendigt er meddelt. Helhedsplanen Nyhedsbrev er uddelt til samtlige beboere i uge 22. Gadelygter Bestyrelsen Ad hoc opfølgning til problemet er løst. De defekte gadelygter ved Banestien er stadig ikke repareret. Christina spørger Jesper, hvem der har a nsvaret for udbedringen. Intern TV-INFO kanal Virker fint mange beboerne har rost initiativet. P-pladser De nyetablerede P-pladser er der iflg. PAB ikke en plan over. Christina har undersøgt omkr ing indførelse af Europark i o m- rådet. Emnet tages op på bygherremødet 16. juni 2011 Mangellister De konstaterede og listede fejl er stadig ikke udbedret. TV i afdelingskontor og hos varmemester Christina har kontaktet PAB vedr. spørgsmålet om licens, TV - pakke m.v. Loppemarked i afdelingen Bestyrelsen besluttede at uddele spørgeskema til samtlige beboere for at få et overblik over, om beboerne har interesse i afholdelse af loppema rkeder. Jette laver udkast til brev til beboerne. Jette 8. august 2011 Rampe til barnevogne Der er endnu ikke opsat rampe i blok A og B. Tages op på bygherremødet 16. juni

3 Gamle entredøre til lejlighederne Afventer stadig tilbud fra Henrik Madsen. Demo-model af tyverisikring i stuelejligh eder Det inderste hegn, som tyvene har benyttet for at skaffe sig adgang til de berørte lejemål, er fje rnet. Anlægsarbejdet ved blok A Anlægsarbejdet er færdigt nu i etape 1. De udførte beplantninger har fået meget blandet modt agelse blandt beboerne. Bestyrelsen blev enige om at se, hvordan det tager form, når det vokser op og evt. foretage ændringer i forhold til b e- plantningen ved etape 2 Markvandring afd. 4 og DV -plan 2012 Vinduerne i den tidligere afd. 12 gennemgås i a u- gust/september Tilbud på maling af samtlige vinduer indhentes efter gennemgangen. Henrik Madsen er endnu ikke vendt tilbage vedr. indkøb af ny pc til afdelingskontoret. Regnskab Se under punkt 3 i nærværende referat. Boldbur Bestyrelsen blev enige om, at d et kunne være en løsning indtil det nye boldbur blev etableret ifm. etape 2, at indkøbe og opsætte 2 store mål på den store plæne ved den tidligere afdeling 12. Emnet taget op på bygherremødet 16. juni Gitteraltaner Christina har endnu engang skrevet til de releva nte beboere om rod på gitteraltanerne. De under emnet omtalte tørresn o- re, der hænger for højt i et tørrerum er endnu ikke sænket. Dette vil ifølge varmemesteren ske inden pinse. Almene boligdage september 2011 Ingen fra bestyrelsen havde mulighed for at de ltage, da dette foregår i arbejdstiden. Selskabslokalet i sommerferien Bestyrelsen blev enige om følgende vagtplan for selskabsl o- kalet i løbet af sommeren: Pia har vagt i uge 28 og 31 Flemming har vagt i uge 29 Lilian har vagt i uge 30 Information og relevante telefonnumre udsendes samtidig med brev om loppemarkedet. Jette og Christina sørger he r- 3

4 for. Legehuset i haven i den tidligere afd. 12 Christina har fået svar fra Henrik Madsen, at hvis huset ikke overholder husordenen kan vi bede beboeren om at nedtage huset. Bestyrelsen blev enige om, at PAB må henvende sig til beboeren. Christina medde ler Henrik Madsen dette. Affaldsproblemer i afdelingen Jesper havde fået et tilbud, som bestyrelsen b esluttede skulle iværksættes i en prøveperiode på 3 måneder. Pris pr. år er kr. eksl. Moms. Christina medd eler Jesper bestyrelsens beslutning. Nøgler til afdelingskontoret til bestyrelsens medle m- mer Lillian har fået en nøgle. Flemming fik en nøgle på dagens møde. Dorthe får en lagt i sin postkasse. Servicenumre Bestyrelsen besluttede, at de i info -kanalen indsatte servicenumre også meddeles beboerne i brevet vedr. loppemark e- det. Jette tilføjer dette. Centrifugering i de nye vaskerum samt brug af vaskemaskinerne efter kl. 21 Lilian lovede at afprøve muligheden for centrif ugering på de eksisterende/gamle vaskemaskiner. Christina indlægger i n- struks til beboerne på info-kanalen. Vasker efter kl. 21 Christina havde endvidere undersøgt, om det via vaskekortet er muligt at registrere, hvem de r benytter maskinerne efter kl. 21. Dette er ifølge PAB ikke muligt. Hvis ikke beboe rne henvender sig med mange klager om gener af brug af m askinerne efter kl. 21, gør vi ikke noget ved pr oblemet, idet støjgenerne forsvinder med nedlæ ggelse af alle de gamle vaskerum, når det store fælle svaskeri åbnes ifm. etape 2. Problemer ved Banefløjen 14 omfattende trafik med varevogne og andre biler Christinas henvendelse om, hvem der bor i Ban efløjen 14 er endnu ikke besvaret af PAB. Nye vinduer i stuen m.m. Christina har spurgt Lone i PAB om beboernes muligheder for udskiftning af vinduerne i stuen evt. over huslejen. Ifølge Lone vil emnet blive taget op om ca. 4 år, da det vil medføre endnu større lejeforhøjelser. Ifølge tidligere meddelelser fra PAB skulle der ikke komme generelle stigni nger for fællesarbejder ved etape 1. Christina t ager emnet op på bygherremødet 16. juni

5 Lys i gavlen ved Åfløjen 31 Der er ikke projekteret med opsætnin g af lamper i helhedsplanen. Tages op på bygherremødet 16. juni 2011 Ad 5 Meddelelser til og fra formanden Elevatorkoder Da der er konstateret en del misbrug af koderne i blok B, fjernes koderne og beboerne skal bruge deres blok -nøgle i stedet. Jesper sætter sedler op i de berørte opgange. Graffiti i blok H Er blevet malet over. Skur ved Banefløjen Er ligeledes blevet malet over da dette var overmalet med graffiti. Eftersyn af legepladserne Christina er blevet kontaktet af Danske Legepla dser vedr. årligt eftersyn. Bestyrelsen tilsluttede sig et sådant og Christina spørger J e- sper, om funktionærerne foretager løbende efter syn af pladserne. Afdelingens årsmøde Bestyrelsen besluttede at sætte følgende 2 datoer i spil: 20. september 2011 eller 27. september Christina ko n- takter Korsager Skole for lån af a ulaen. Repræsentantskabsmøde Christina havde deltaget. Der havde været kam pvalg, der var 7 opstillede kandidater til 3 bestyre lsesposter samt 4 opstill e- de kandidater til suppl eantposterne. Det blev besluttet, at PAB sommerhuse skulle forsøges udl e- jet til andre i FA09 UDEN for højsæsonen. Desuden blev det meddelt at udsende spørg eskemaer til samtlige nye beboerne om kendsk abet til bl.a. afdelingsbest y- relserne. Det blev også besluttet, at der oprettes en ele ktronisk gæstebog på PABs hjemmeside, så lejerne kan komme med gode tips og meddelelser til hinanden. Gæstebogen er oprettet. Altaninddækninger Der er i forbindelse med information om priserne ved alta n- inddækningerne sket en beklagelig kommunikationsfejl fra PABs side. Det er muligt enten at betale kontant eller over huslejen. Hvis denne løsning vælges tillægges der et admin i- 5

6 strationsgebyr på kr Varmeregnskab Regnskabet var udsendt meget sent. Der er ma nge og store efterbetalingsopkrævninger grundet den lange og meget kolde vinter. Bestyrelsen blev enige om, at varmerørene i den tidligere afdeling 12 bør gennemgås. Ny traktor Der er indkøbt ny traktor. Funktionærerne er meget tilfredse med den. Den fungerer rigtig fint i forhold til de nye adgang s- forhold ved de renov erede blokke. Nye beboere information til disse Christina har været i dialog med Jesper om, hvi lken information, der tilgår nye beboere ved in dflytningen. Bestyrelsen blev enige om at udfærdige et ve lkomstbrev til nye beboere. Christina rundsender udkast til kommentering hos bestyrelsen Græsset ved den tidligere byggeplads Plænen lignede efterhånden en mark. Den er slået og ser f in ud nu. Projekt Kagsåen Information er lagt på infokanalen. Dansk Kabel TV Ny kontaktperson: Flemming S. Thomsen Ad 6 Meddelelser til og fra bestyrelsen Intet under dette punkt. Ad 7 Meddelelser til og fra varmemesteren Problem med affald Der er stadig problemer med beboernes håndt ering af storskrald. Bestyrelsen besluttede at me dtage emnet ved tilretningen af husordenen ifm. afdelingens årsmøde Bestyrelsen Årsmødet 2011 Christina har på opfordring af varmemesteren skrevet til b e- boerne i Voldfløjen 11 og 15 om rod i opgangene. Ad 8 Beboerhenvendelser 6

7 Stadig løbende henvendelser om helhed splanen. Christina svarer løbende på f orespørgslerne. En af henvendelser handlede om, hvordan vent ilationsanlægget virker ifm. brand og giftudslip. Det slukker automatisk ved brand. Bygherre undersøger, hvordan beboerne skal forholde sig ved giftudslip. Christina har henvendt sig til en beboer vedr. en hund, der var blevet klaget over. Beboeren næ gter at have hund i lejligheden. 2 scootere havde generet adgangsforholdene foran opgang e- ne. Dette er afhjulpet. Ad 9 Næste møde Mandag den 8. august 2011 kl Ad 10 Eventuelt Intet til dette punkt. For referatet: Jette Bøgh Nemming 7

8 8