Udviklingsstrategi

Transkript

1 Projektbeskrivelse Udviklingsstrategi Opgavetype: Projekt Forvaltning Plan / Byrådssekretariatet Sagsbehandler: Kim N. Thomsen / Signe Grønnegård Journalnr.: Journalnr. 18/6343 Indledning og baggrund Bestiller: Byrådet Revideret d.: Version 5 Billund Kommune har vokseværk Billund Kommune står overfor en række skelsættende forandringer og udviklingspotentialer de kommende år. Indadtil forandres organisationen politisk og administrativt med den borgervendte organisation, og udadtil betyder den demografiske og teknologiske udvikling, og øget regional og international konkurrence både udfordringer og muligheder. En ny udviklingsstrategi skal formuleres som en ny fælles fortælling om den retning Billund Kommune skal bevæge sig mod, med få konkrete pejlemærker, som borgerne også kan se sig selv ind i. Billund Kommune som borgervendt organisation Byrådet har truffet beslutning om at omorganisere de politiske udvalgs arbejdsopgaver, så de bliver mere borgerrettede. Det sætter krav til den administrative organisation, det faglige samarbejde på tværs og den måde administrationen skal servicere byrådet på fremadrettet. Omorganiseringen udspringer af et ambitiøst ønske om at sikre en borgerorienteret, innovativ og agil organisation, der kan imødekomme både aktuelle behov for effektiv og sikker service og drift samt politiske visioner. Der er et øget strategisk fokus på erhvervsudvikling og vækst, både i klassisk forstand og på velfærdsområderne. Derudover er der et ønske om organisatorisk at være mere agil og have mulighed for at understøtte innovation og udvikling indenfor alle udvalgsområderne. Sammen om udviklingspotentialer og strategi De nye strategiske pejlemærker og den administrative refokusering kalder på en samlet udviklingsstrategi, der kan skabe sammenhæng og retning for nuværende og kommende politiske strategier, fremtidige investeringer samt delt ejerskab ved stolthed hos borgere, erhvervsliv, investorer, politikere og den kommunale administration. For at skabe sammenhæng og retning skal strategiprocessen for alle relevante parter tillægges mindst samme værdi som det endelige produkt. Processen skal med andre ord dække over et fælles visionsarbejde, hvor de strategiske pejlemærker og begreber som er rammesættende herfor, skal afklares. Derudover skal en åben og involverende proces efterfølgende sikre fundamentet for en helhedsorienteret implementering.

2 Output fra Byrådets strategiseminar De bærende og styrende værdier i Billund Kommune som Familiens bedste valg, Sammen finder vi ud af det, Børnenes Hovedstad og nu Den borgervendte organisation skal ses i en naturlig sammenhæng med udviklingsstrategien. Den tydelige sammenhæng og koblingen mellem værdierne for at styrke fortællingen om Billund Kommune skal afklares i processen med udviklingsstrategien. Drøftelsen blev startet op på Byrådets strategiseminar i april hvor kommunens vision Familiens bedste valg og brandet med Børnenes Hovedstad blev vendt i forhold til sammenhænge, synlighed og synergier. Her blev der udtrykt et ønske om at udfolde Familiens bedste valg nærmere som en leverance i udviklingsstrategien, samt tydeliggøre hvornår man refererer til Børnenes Hovedstad, som er en fysisk lokation i Billund by, og hvornår man benytter Familiens bedste valg, som udtryk for visionen om forandringen og udviklingen i hele kommunen. Byrådet udtrykte også ønsket om at de bliver klædt bedre på til kommunikationen omkring kommunens vision, derfor er det også skrevet ind som en leverance. Kobling til kommunale udviklingsstrategier eller øvrige strategier/planer Udviklingsstrategien fungerer som en paraply for alle Billund Kommunens værdier, politikker, strategier og planer. Det betyder at udarbejdelsen af en ny udviklingsstrategi skal være en overligger på de nuværende strategiske dokumenter, med en naturlig respekt for tidligere beslutninger. Udviklingsstrategien afløser 5 veje til vækst fra Derudover skal udviklingsstrategien muliggøre en gensidig integration af udvalgte indsatser mellem Region Syddanmarks vækst- og udviklingsstrategi Det Gode Liv, samt Trekantområdet Danmarks kommende strategi for vækst og attraktivitet. I henhold til Planloven skal byrådet vedtage en ny planstrategi inden udgangen af Planstrategien kommer til at bestå af: 1. Strategi for vækst og attraktivitet, som er fælles for Trekantområdets 7 kommuner. 2. Udviklingsstrategi for Billund Kommune. 3. Juridiske krav til kommuneplanrevisionen, jf. Planloven. De to strategier for henholdsvis Trekantområdet og Billund Kommuneudarbejdes parallelt og i samspil. Evt. Kobling til igangværende programmer, projekter og udviklingsopgaver Dialogbaseret udviklingsaftale ml. Byråd og Direktion Samskabelse / Sammen finder vi ud af det Den borgervendte organisation Billund Kommunes styringsgrundlag Den strategiske Retning - fremadrettet strategiudvikling i de forskellige direktørområder Formål Udviklingsstrategien skal skabe politisk og administrativ konsensus om den strategiske retning for kommunen, med inddragelse af borgere, civilsamfund, erhvervsliv og investorer. Udviklingsstrategien skal pege på få, simple og dynamiske pejlemærker og en værdibaseret tilgang, som understøtter strategiarbejdet.

3 Mål for projektet/processen Skabe politisk forståelse for processen som strategisk værktøj Processen tillægges værdi i samme grad som produktet Udarbejdelsen af udviklingsstrategien skal ses som en fælles samlende opgave for det nye byråd Den administrative ledelse har ejerskab (direktion og strategisk chefforum) Alle ledere og medarbejdere i organisationen har kendskab til proces og ejerskab til produkt Præsentere Billund Kommunes strategiske pejlemærker på en letforståelig måde Italesætte Billund Kommunes vækst- og erhvervsmæssige styrkepositioner og udviklingspotentialer Muliggøre god intern og ekstern kommunikation, herunder en styrket brandingindsats og investeringsfremme Udstikke de strategiske pejlemærker for Billund Kommune og derved fungere som et redskab til at strømline udarbejdelsen af fremtidige politikker, strategier og handleplaner Beskrive sammenhænge mellem strategier, den borgervendte organisation, sammen finder vi ud af det og de regionale strategier Udviklingsstrategien indgår som den lokale del af planstrategien, som byrådet skal vedtage inden udgangen af 2019,.jf. Planloven På byrådsseminaret fik én fra hver gruppe til opgave sammen at kategorisere de ønsker til fremtidens kommune alle grupper havde bidraget med. Disse fem temaer stod tilbage i midten: 1. Sundhed 2. Trafik 3. Bosætning og Erhverv 4. Familiens bedste valg 5. Tidlig indsats Disse temaer skal kvalificeres yderligere undervejs i processen, ligesom der også kan identificeres nye temaer. I procesplanen er beskrevet at Byrådet skal kvalificere målsætningerne. Leverancer i projektet / i processen Klarhed om kommunens vision (i forhold til kommunens mission og kerneopgave) og kommunens brand, herunder fx udfoldelse af Familiens bedste valg Kommunikationsstrategi for Byrådet i forhold til udviklingsstrategien En holistisk udviklingsstrategi der er nem at forstå og formidle Samskabende strategiproces mellem byråd, administration og aktører i Billund Kommune Løbende kommunikation om proces og produkt både internt og eksternt Forankring internt og eksternt som kommunens strategiske overligger Indhente inspiration gennem studieture og relevante oplæg

4 Udarbejdelse af nulpunktsanalyser for at dokumentere læring og effekt Oprydning i den strategiske retning (den nuværende samling af politikker, strategier og handleplaner) Implementeringen skal indgå i de fremadrettede dialogbasserede udviklingsaftaler mellem Byrådet og Direktionen Levering til staten om plandata Revision af kommuneplanen Afholdelse af en offentlig debat, som skal foregå i forbindelse med enten planstrategien eller kommuneplanrevisionen Organisering Bestiller: Byrådet Ejer: Kommunaldirektøren Politisk Styregruppe: Borgmester + udvalgsformænd Administrativ Styregruppe: Direktionen + Områdechef for By og Plan Projektleder: Udviklingskonsulent Signe Grønnegård Projektgruppe: Specialkonsulent Erhverv Kim Thomsen, Byplanlægger Kirsten Schaldemose, Byplanlægger Louise Grønbech Andersen + udvalgte repræsentanter fra området Kultur og Fritid, Voksenstøtte og Børn og Unge Referencegruppe: erhvervslivet, borgere, investorer og potentielle tilflyttere Ressourcepersoner: Strategisk Chefforum, MED-Hovedudvalg, kommunale råd/nævn, foreninger mm. Budget Udgifter Analysefase kr. Formidling og kommunikation kr. Borgerinvolvering kr. Studietur og inspiration udefra kr. Diverse kr. I alt kr Dertil skal tillægges omkostningerne til afholdelse af Byrådets strategiseminar, som en del projektets samlede udgifter. Datagrundlag analyser Analyser, der ønskes indsamlet til brug undervejs i og som baggrund for processen: 1. Detailhandel (fremtidens detailhandelsstrukturer) 2. Opdatering af støjzoner (vindmøller, grusgrave og sports- og fritidsaktiviteter) 3. Landskabsanalyse (formålet er at kvalificere og effektivisere sagsbehandlingen same politikeres og borgeres forståelse for vurderinger/afgørelser) 4. Turisme (i hele kommunen, herunder samspillet med Trekantområdet)

5 5. Image/branding (hvor kendt er Billund Kommune og Børnenes Hovedstad samt bosætningspotentialer) 6. Mobilitet (belastning, flow og fremskrivninger) 7. Erhvervsstruktur (udviklingspotentialer/øko-systemer) 8. Det gode liv (parametre inden for de mere bløde værdier borgernes livskvalitet) Der skal først og fremmest trækkes så meget data ud af vores egne systemer, derudover skal de data Danmarks Statistik og Region Syddanmark (Kontur) ligger inde med ligeledes sættes i spil. Finansiering Udgifterne finansieres fra de opsparede midler til bosætningsformål overført fra tidligere år under Bosætningsstrategi under Økonomiudvalget anlæg Politisk organisation, hvor der i øjeblikket står kr. Tids- og aktivitetsplan med milepæle Processen kan deles op således: 2018 Hvornår Hvad Ansvarlig Marts-juni Opstart og projektbeskrivelse Økonomiudvalget Juni-oktober Oktoberdecember Kvalificering Analysefase Udarbejdelse af et første udkast Byrådet / pol. styregruppe Administrationen Projektgruppe / pol. og adm. styregruppe 2019 Januar-februar Inddragelse internt og eksternt Byrådet + administration Marts-maj Offentlig høring Relevante parter Juni Politisk behandling og vedtagelse Byrådet August- Implementeringshandleplan iværksættes *med forbehold for parallelforløbet med Trekantsområdet Interessentanalyse Byrådet + administration Interessent Betydning Håndtering Byrådet Afgørende betydning, da det er De skal løbende involveres byrådets politiske overligger for arbejdet i denne byrådsperiode Direktionen Har det overordnede ansvar for proces og produkt Løbende involvering Strategisk Chefforum Ledere og medarbejdere Har ledelsesansvaret for implementering i organisationen Har ansvaret på udfører niveauet Løbende involvering og orientering, samt processer til at øge kendskabet og ejerskabet i ledelseskæden Løbende involvering og orientering, samt samskabelse på tværs og videns-

6 Borgere Foreninger Erhvervsliv Investorer Potentielle tilflyttere Trekantområdet og metodedelinger Parallelforløb på politisk og administrativt niveau Risikoanalyse 1. Ressourcer internt i organisationen. a. Der skal være tid og mentalt overskud til at håndtere opgaven konsekvenserne er en forlænget proces, samt manglende kvalitet og ejerskab 2. Politisk opbakning a. På tværs af politiske skel og øvrige interesser skal der være en opbakning og ejerskab til produkt/proces konsekvensen er et produkt der ikke lever og dermed ikke bliver implementeret 3. Opbakning blandt eksterne interessenter a. Der er ikke interesse for deltagelse i processerne konsekvensen er et produkt/proces der ikke forankres blandt borgere/foreninger/erhvervsliv, som dermed ikke bliver ambassadører for den retning strategien sætter Kommunikationsplan Aktører Kanaler Hyppighed Internt Kommunettet Afklares senere Mail Kvartalsmøder Byrådets temamøder Eksternt Pressemeddelelser Afklares senere LinkedIn Offentlighedsfase på minimum otte uger Branding LinkedIn Større nationale magasiner Afklares senere Evalueringsplan og læring Evaluering og læring dokumenteres løbende ved Styregruppemøder Læring opsamles ved en række anbefalinger/drejebog til brug ved udarbejdelse af fremtidige strategier

7 Opfølgning på implementeringen sker jf. Styringsgrundlagets loop med de dialogbasserede udviklingsaftaler.