meeting live vest 2018 den 13 november MESSE C, fredericia Udstillerguiden

Transkript

1 Version 1 d. 03 september 2018 meeting live vest 2018 den 13 november MESSE C, fredericia Udstillerguiden 1

2 Version 1 d. 03 september 2018 Meeting Live Vest 2018 afholdelse tirsdag den 13. november 2018 i MESSE C, Fredericia Hal D. Se MESSE C Hal oversigt BEMÆRK: Højde begrænsning / frihøjde i HAL D er overalt 6.5 m, dog kun 5.5 m på langs af hallen mellem søjlerne. Det skal godkendes af Kursuslex, hvis man ønsker at bygge højere end 1.20 m. I Hal D er der synlige søjler som fremgår på standplanen (markeret med blåt). Mål på disse søjler er i Hal D: 48 x 48. INDHOLDSFORTEGNELSE Adresser & kontaktinformationer...s. 3 Åbningstider. s. 4 Udstillere praktiske informationer.s. 5 MESSE C praktiske informationer. s. 6-8 Gæster på messen s. 9 Udstillerapp s. 10 Udstillerreglement s

3 ADRESSER & KONTAKTINFORMATIONER DEADLINES S. 3-5 KURSUSLEX Kontaktperson: Charlotte Vange, projektleder Direkte Tlf.: Mobil: : Presse Kontaktperson: Christian Guldager, Direktør Direkte Tlf.: Mobil: : MESSE C Vestre Ringvej 101, 7000 Fredericia Kontaktperson: Jørgen Kronborg, projektleder Mobil: jk@messec.dk webshop Kontaktperson: Line Dam Kjær, koordinator Mobil: ldk@messec.dk 3

4 ÅBNINGSTIDER ADGANG FOR GÆSTER Den 13. november fra kl Messehal, udstillerområde Den 13. november fra kl Netværkslounge ARRANGØR KONTOR Den 12. november fra kl Den 13. november fra kl ADGANG FOR UDSTILLERE Indrykning Den 12. november fra kl Den 13. november fra kl Alt arbejde på standene skal være færdiggjort tirsdag den 12. november kl Ved indrykning henvises der til at benytte porte ved Hal D. H:3.9 x B:3.9 / H:5.9xB:5.9. Nedtagning Den 13. november fra kl Den 14. november afhentning af materiale senest kl Nedtagning af stande eller fjernelse af udstillere produkter må først påbegyndes kl Udstillere, der påbegynder nedtagning inden dette klokkeslæt, bliver pålagt et gebyr på kr ,- inkl. moms. Ved nedtagning henvises der til at benytte porte ved Hal D H:3.9xB:3.9 / H: 5.9 x B:5.9. UDSTILLER PARKERINGSFORHOLD Parkeringsarealet foran og bag hallerne er GRATIS (se oversigtstegning for besøgsparkering og udstillereparkering). En udstillerparkeringsbillet er på krævet og kan rekvireres hos MESSE C. Parkering i hallen er IKKE tilladt og aflæsning på max. 30 min. 4

5 UDSTILLERE - PRAKTISKE INFORMATIONER DIN STAND Opbygning inkluderet i din standleje finder du på bekræftelsen modtaget fra Kursuslex pr . For placering af standen download standplanen som PDF her eller gå til vores on line standoversigt. Bemærk alle stande markeret som røde, er solgt eller reserveret. KURSUSLEX LOGIN ID & KODE Dit personlige login ID og kode er sendt til dig pr i stand bekræftelsen og giver dig adgang til praktiske informationer ang. din bookede stand. Klik her for at logge ind: Kursuslex stand administration ÆNDRINGER I PROGRAM ELLER STANDPLAN Kursuslex forbeholder sig ret til ændringer i program samt standplaner. Vil disse ændringer have indflydelse på jeres stand, vil vi selvfølgelig kontakte jer forinden. UDSTILLERNAVNESKILTE Det er påkrævet at ALLE udstillere bærer navneskilt på Messedagen. Disse skal printes FØR ankomst til messen. Login på Kursuslex stand administration med din personlig login ID og kode, klik på fanen Navneskilt og print navneskilt for alle der deltager på jeres stand. Der vil på dagen være opstillet mulighed for at skrive og printe egne navneskilte, samt afhente badge. 5

6 MESSE C - PRAKTISKE INFORMATIONER MESSE C UDSTILLERSERVICE MESSE C er ansvarlig for opbygning af standene og vil være tilstede under indrykningsdagen og nedtagningsdagen. Henvendelse skal ske til Teknisk afdeling i hal A Du/I får et telefon nummer, så du/i kan ringe efter en teknikker. Du er velkommen til at henvende dig til MESSE C personale i foyeren med alle spørgsmål rettet til messen og sidste-øjebliks-bestillinger, evt. fejl m.m. MESSE C WEBSHOP Login til MESSE C webshop modtages pr direkte fra MESSE C. Her er det muligt at bestille standmateriale, strøm, møbler m.m, som ikke er inkluderet i din Kursuslex standleje. Klik på link for at komme til webshoppen. MESSE C webshop BESTILLING AF STANDMATERIALE FRA MESSE C WEBSHOP DEADLINE 12 OKT. Deadline for bestilling af ekstra leverancer til standene igennem MESSE C er den 12. okt. Efter denne dato vil der blive pålagt et gebyr på 10% og kan ikke garanteres udført til opbygningsperiodens start. Desuden vil priser på visse varegrupper bestilt i opbygningsperioden blive forhøjet med 50% og disse kan ikke garanteres udført til udstillingens åbning. Dette er dog ikke gældende for nye udstillere efter denne dato. Vi gør opmærksom på at MESSE C forbeholder sig retten til at for-fakturere alle ekstra leverancer, således at alt er betalt til indrykning. UDSTILLER FROKOST BESTILLING / BETALING PÅ DAGEN Udstillerrestaurant er beliggende ved indgangen til MESSE C i foyeren til højre. Frokost betales ved ankomst til restauranten med Dankort eller mobile pay. Pris pers. er 150,- kr inkl. en vand. STANDVÆGGE Mål på standbagvægge: Bredde 1 m (synlige mål 96.8) Højde 2.5 m (synlige mål 241.4) Opbyggede stande opbygges med bagvæg af hvid spånplade (1m) med aluminiumsystem. Det er tilladt at ophænge lette emner i aluminiumsystemet ved hjælp af kroge og kæder. Ophæng skal finde sted fra toppen af en plade (højde 250cm) og ikke midt på pladen. Ved enhver form for beskadigelse af standvæggene forvoldt af udstillerne, vil skade blive udbedret for skadesforvoldes regning. Aluminiumsprofilerne må IKKE males, påklæbes tabe eller på anden måde beskadiges. Såfremt du ønsker at anvende vægplader til opklæbning eller lignende, er du velkommen til dette, men du må derefter påregne at blive faktureret kr. 150,- excl. Moms pr plade. 6

7 GANGLØBERE Der vil blive lagt gangløbere som markeret med gråt på standplanen. LEVERING AF GODS INDEN MESSEN Forsendelser til din stand på MESSE C bedes mærket som følgende: - Hal Stand nr. - Firmanavn - MESSE C Vestre Ringvej Fredericia Gods må ikke leveres på standen før opbygningsperiodens start, med mindre der er givet dispensation hertil. KØRSEL I HALLEN Det er i opbygningsperioden tilladt at køre vare-/transportvogne ind i hallerne for aflæsning, hvis forholdene tillader det, men det er IKKE tilladt at parkere. Efter aflæsning skal ALLE biler derfor køres udenfor hallen og parkeres bag hallen. Alle biler skal have forladt hallen senes kl. 17 af hensyn til pålægning af gangtæpper. Ved nedtagning må indkørsel af vare-/ transportvogne til hallen først foretages ca. 1 time efter, at udstillingen er lukket. Vi gør venligst opmærksom på, at indkørsel af vare-/ transportvogne og lign. til hallen først kan foretages når tæppet t i gangarealerne er fjernet. AFFALD Brandbart materiale kan afleveres i containere stillet til rådighed af hal D. Større mængder kan bortkøres fra standene for udstillernes regning. EMBALLAGE Emballage kan mod betaling opbevares i MESSE C. Emballagen skal mærkes med udfyldt emballagemærke. Emballagemærke udleveres ved messespeditøren i Hal A ved siden af Teknisk Afdeling. Teknisk Afdeling på tager sig bortkørsel og tilbage levering af emballage. Truck assistance bestilles ved messespeditøren på tlf: EFTERLADT GODS Nedpakket gods (kasser, paller o.a.) efterladt på standen, når nedtagningsperioden ophører den 14, november kl 11.00, vil blive fjernet og opbevaret i en uge, hvor efter der bortskaffes (med mindre andet er aftalt). Omkostning for dette faktureres til udstiller. Kontakt venligst MESSE C for oplysning om pris og evt. forudgående aftale. Øvrigt efterladt materiale vil blive betragtet som affald og bortskaffes. FORSIKRING Vær OBS på at det jævnfør kontrakten er Kursuslex der betaler en evt. vagt. Vi kan fint bestille dem vi plejer at bruge. Hal D vil udenfor messens åbningstider være under opsyn af MESSE C vagter. Det påhviler dog den enkelte udstiller at forsikre de effekter der udstilles på standen, samt dækning af eventuelle 7

8 skader, som produkter, personer eller udstillingseffekter forvolder mod tredjemand, f.eks. publikum, mens denne opholder sig på eller ved udstillerens stand. RENGØRING Vær OBS på, at MESSE C ikke gør rent på den enkelte stand. Dette kan rekvireres hos os i web shoppen. Rengøring er inkluderet på alle stande og starter natten op til messen. Rengøringen indeholder tømning af affald og støvsugning af standen. Lån af støvsuger er ikke muligt i udstillingsperioden. STANDUNDERHOLDNING OG STØJ Der må gerne være aktivitet på standende, men vær opmærksom på at støjniveauet ikke er af sådan en karakter at det kan være generende for side standene eller messens konferenceprogram. Ønsker man som udstiller at lave større events, aktiviteter eller lignende kontakt Kursuslex Charlotte Vange på mail: cv@kursuslex.dk for nærmere godkendelse. TRÅDLØST NETVÆRK Der er trådløst netværk i hallen. Koden til netværket er messec

9 GÆSTER Som udstiller på Meeting Live Vest ønsker du ikke nødvendigvis at blive kontaktet af leverandører eller jobsøgende. Derfor er der ikke adgang for leverandører og kun adgang for et begrænset antal studerende. Med henblik på at identificere uønskede gæster bliver hver eneste tilmelding screenet. Mange kontaktes personligt inden godkendelse eller nægtes adgang. Føler du dig alligevel generet af uønskede henvendelser på messen, bedes du straks kontakte Kursuslex personale, som vil sørge for øjeblikkelig bortvisning af vedkommende. GÆSTE NAVNESKILT PÅ MESSEN For nemmere at kunne identificere en gæst, vil det tydeligt fremgå af navneskiltet. Tilmelding som Møde- og eventplanlæggere Tilmelding er gratis og forbeholdt møde- og eventplanlæggere, alle der booker, arrangerer, tilrettelægger alt indenfor møder og events. GÆSTELISTE PÅ MESSEN Vær opmærksom på at der for Meeting Live Vest ikke vil blive overdraget gæstedata eller stillet en gæsteliste til rådighed hverken før, under eller efter messen. Dette er for at overholde gældende og kommende lovgivning om persondata og brug af disse i markedsføringsøjemed (persondataforordningen, persondataloven og markedsføringsloven). Vi anbefaler at anvende messens udstillerapp til at indsamle gæstedata. Med app en kan man scanne stregkoden på gæsternes navneskilte og få adgang til gæstens indtastede kontaktoplysninger, som samles på en liste, man kan downloade efter messen. Gæster der ikke ønsker at blive scannet skal naturligvis respekteres. 9

10 UDSTILLERAPP LØSNING Kursuslex tilbyder en udstillerapp løsning hvor scanning af jeres gæster direkte på standen er muligt for at indsamle kontaktoplysninger Bestilling foretages via Kursuslex standreservation med brugernavn ID og kode, klik på fanen Tilkøb og tilvalg. OM CONFERENCE MANAGER UDSTILLERAPP Conference Managers udstillerapp giver udstillere mulighed for at registrere hvilke leads de har haft besøg af på standen. Udstillerapp funktionen eksisterer til både iphones, Android og Windows telefoner samt diverse tablets. Udstilleren får adgang til scanningen ved at downloade Conference Manager s CM Exhibition app i Appstore/Google Play/Windows Store. Scanningen af gæsternes navneskilte giver udstillerne mulighed for, at scanne potentielle leads og derefter trække en liste med alle scannede leads til efterbehandling. Der er mulighed for at tilknytte kommentarer til hver enkelt lead i scannings øjeblikket og dermed huske hvad man har aftalt af fremgangsmåde. Udstillerapp løsning opsamler samlet informationer for en enhed. Det er dog muligt at være flere brugere der benytter samme login på diverse telefoner, tablets etc. Pris for leje af udstillerapp løsning: Kr. 1000,- ekskl. moms. Ved bestilling af Udstillerapp, modtages separat bekræftelse og instruktion fra Conference Manager med login ca. 14 dage forinden messen. 10

11 UDSTILLERREGLEMENT 1. Deltagerne er forpligtet til at bruge hallen, herunder egen stand, i overensstemmelse med arrangementets formål. MESSE C er berettiget til at afvise eller bortvise en deltager, såfremt denne ikke overholder ovennævnte. 2. Opbygnings- og udstillingsmateriale skal holdes inden for standarealet under udstillingen - dette af hensyn til udstillingen som helhed, udstillingens flow, rengøring, flugtveje etc. 3. Skiltning og annoncering, såvel inde i hallen som uden på, må kun finde sted efter MESSE C godkendelse. Dette gælder ikke reklame for eget firma på standen. 4. Ønsker en deltager at forandre de faste installationer i hallen, skal dette i god tid meddeles til MESSE C tekniske afdeling. Installationer må kun ændres af en af MESSE C godkendte autoriseret installatør. Installatøren er ansvarlig for arbejdets forsvarlige udførelse og skal melde det færdige arbejde til de kommunale værker. 5. Deltagerne må ikke opstille eller anvende andet højttaleranlæg end det eksisterende uden arrangørens og MESSE C godkendelse. Det påhviler den enkelte deltager at søge de fornødne tilladelser til at spille beskyttet musik hos Koda & Gramex. 6. Forevisning af film (i særligt filmlokale) må kun ske med arrangørens og MESSE C godkendelse, ligesom eventuelle myndighedstilladelser skal indhentes af filmforeviseren. 7. Deltagerne er pligtige til at overholde alle myndigheds forskrifter, herunder brandvæsenets og politiets. 8. Deltagerne er pligtige til at overholde Arbejdstilsynets regler, som der kan læses mere om i Arbejdstilsynets bekendtgørelser og regelsæt. Se 9. Nødudgangene skal holdes passable i den bredde og i det antal, som brandvæsenet i hvert enkelt tilfælde foreskriver, ligesom hallens døre, vinduer og elevator-porte ikke må blokeres. 10. Hallens gulv må ikke belastes stærkere end konstruktionen tillader, og der må ikke køres med tunge køretøjer, herunder lastvogne på massive ringe. Blokvogne, der anvendes ved transport af svære maskiner og lignende skal køre på udlagte planker. Eventuelle skader i forbindelse med en sådan transport betales af deltageren. 11

12 11. Det er ikke tilladt at påsætte søm, skruer og lignende i gulve, vægge, lofter, søjler, trapper m.v. dette gælder også opbyggede standvægge. Enhver skade, der påføres hallen, repareres for deltagerens regning. 12. MESSE C fralægger sig ethvert ansvar for bortkomst eller beskadigelse, herunder brand- og vandskade og beskadigelse af materiel, dekorationer, udstillede genstande og lignende - uanset hvem dette måtte tilhøre. Al person- og tingsskade, der måtte overgå deltagerne eller besøgende er MESSE C uvedkommende. Disse bestemmelser gælder dog ikke, hvis skaden kan tilregnes MESSE C edelse eller personale som forsætlig eller groft uagtsomt. 13. Reklamationer på leverancer, der bliver leveret gennem MESSE C, skal afgives skriftligt, inden udstillingen lukker. 14. For at begrænse risikoen for tyveri, anbefaler vi, at løse og værdifulde genstande nedpakkes og fjernes fra standen, når denne er ubemandet, samt når udstillingen lukker. Vi gør opmærksom på, at MESSE C ikke påtager sig noget ansvar for udstillernes ejendom. FOOD & BEVERAGE MESSE C har eneret på at servere mad og drikkevarer i udstillingsområdet, og som udstiller må du derfor ikke sælge mad- eller drikkevarer på din stand. Denne politik skyldes, at MESSE C er ansvarlig for, at de danske myndigheders love og regler om miljø og hygiejne bliver overholdt. På Meeting Live Vest må du gerne uddele smagsprøver på dine egne produkter, så længe du over-holder kravene til hygiejne og bortskaffelse af affald. For mere information se fødevarestyrelsens regler. Er maden produceret på forhånd skal 3 timers reglen om opbevaring uden køl overholdes (når maden tages fra køl skal det kasseres efter 3 timer). Skal der produceres mad (ikke smagsprøver) på standen skal der være rindende koldt/varmt vand og håndvask, og der skal være kølefaciliteter til at opbevare råvarerne. Kontakt MESSE C hvis du er i tvivl om kravspecifikationerne, så regler for opbevaring og servering af fødevarer bliver overholdt. BRANDCIKULÆRE Udstillingen er godkendt af brandmyndighederne. Der vil være kontrol ved brandvagter i åbningstiden. Af brandhensyn må der i hallerne ikke forefindes beholdere med eksplosive og/eller brandfarlige væsker, f.eks, skal biler være tømt for benzin (der må max. være 5 liter brandstof i tanken.). Batteripoler afmonteres. FORCE MAJEURE OG ANSVAR Såfremt krig, mobilisering, strejke, lockout, brand, myndighedernes forskrifter eller andre omstændigheder, som Kursuslex ikke har indflydelse på skulle umuliggøre gennemførelse af arrangementet, kan Kursuslex ikke gøres ansvarlig for eventuel erstatning fra udstillernes side. 12