Chefmøde 31. januar 2007 Punkt 1. Dagsorden

Transkript

1 Chefmøde 31. januar 2007 Punkt 1. Dagsorden Danmarks Miljøundersøgelser Forsknings-, Overvågningsog Rådgivningssekretariatet J.nr.: Ref.: kib Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Meddelelser a) Opfølgning fra tidligere chefmøder. Bilag v. FORS/LOW b) Rigsrevision Bilag v. PNS c) Captia. Bilag v. SSJ d) ESFRI høring. Bilag v. FS e) U-landsforskning. Bilag v. HBA f) Miljøbiblioteksserien. Bilag v. JCP g) Nye Statslige indkøbsaftaler. Bilag v. SDC/PNS h) Fibernetværket mellem DMU s tre tjenestesteder færdigetableret. Bilag v. SDC 18. januar Økonomi a) Budgetcyklus Bilag v. PNS b) Stadevurdering, samt plan for stadevurdering. Bilag v. LVI 4. MIM-kontrakt Bilag v. HC (eftersendes) 5. DMU-strategi og Personalekonference Orientering v. LOW 6. EU s 7. rammeprogram herunder PEER. Bilag v. SBI 7. DMU-aktiviteter ifm. biobrændsler. Bilag v. ATMI 8. GIS-netværk i DMU. Bilag v. SYS 9. Evt. 1/1 G:\AFDELING-FORS\Chefkreds\2007\1-Januar\Pkt_01_dagsorden_forkortet.doc

2

3 Chefmøde 31. januar 2007 Punkt 2 a - Opfølgning fra tidligere chefmøder Bilag Danmarks Miljøundersøgelser Forsknings-, Overvågningsog Rådgivningssekretariatet J.nr.: Ref.: kib Opfølgningsliste fra chefmøderne Opfølgning fra chefmøder 18. januar 2007 Ansvarlig afd./person og evt. deadline Fra Chefmøde den 11. oktober 2006 Ad pkt. 5. Nyt om nationale og internationale programmer, fonde, udbud etc. Ad pkt. 8. Etablering af fælles GIS-infrastruktur i DMU SDC præsenterede en status fra cafe-projektet vedr. analysen af etablering af fælles GIS-infrastruktur. Det er indstillingen at cafe-projektet tilføres yderligere kr til engangsudgifter, som led i etableringen af GISinfrastruktur. Finansieringen tilvejebringes centralt. Det er derudover beregnet at der vil skulle tilføres yderligere kr årligt i de samlede driftsudgifter til GIS-infrastrukturen udover de nuværende kr årligt. KNI spurgte til det konkrete indhold af merudgiften på kr i årlige driftsudgifter. SDC påpegede at statusrapporten vil blive gennemgået på IT-styringsgruppens møde den 12. oktober og at behovsvurderingen her vil blive gransket nærmere. Chefkredsen støttede indstillingen og bad ITstyringsgruppen om at granske økonomien nøje, herunder udarbejde en opgørelse over de afdelingsvise konsekvenser. Fra Chefmøde den 21. november 2006 Ad pkt. 2: Meddelelser Ad pkt. 2c: Integration med AU Ph.d.-uddannelse På spørgsmål om ph.d.-uddannelse svarede HS, at ph.d.-indskrivning efter 1. januar 2007 fortsat vil kunne foregå på andre universiteter end AU. Hvorvidt det accepteres (og på hvilke økonomiske vilkår) at DMU-forskere kan fungere som hovedvejledere for indskrevne ph.d.-studerende ved AU er fortsat uafklaret. OBH oplyste at det er prioriteret højt og DMU tager kontakt til dekanerne for Samfundsvidenskab og Naturvidenskab snarest. Flere chefer påpegede at indskrivning af ph.d.-studerende er blevet sværere da flere fakulteter har indført så store karakterkrav at stipendierne i stedet udmøntes i de generelle opslag, og dermed går til fakulteternes egne opslag/studerende. OBH lovede at inddrage problemstillingen. Professorater TMI, SDC og PNS OBH OBH 1/4G:\AFDELING-FORS\Chefkreds\2007\1-Januar\Pkt_02_a_Opfoelgning_chefmøde_januar_07.doc

4 Puljen med stillingsnumre til 50 sektorforsknings-professorater (25 professorater med særlige opgaver og 25 samarbejdsprofessorater) er i 2005 slået sammen med en professoratspulje for universiteterne. Ved ønsker om genopslag eller nyopslag af professorater søges derfor fremover i denne fællespulje. Ansøgningsprocedure gennem AU undersøges af fusionssekretariatet. Offentlig debat OBH oplyste, at den verserende debat (politisk og blandt universitetsansatte) om bl.a. forskningsfrihed og ytringsfrihed i kølvandet på integration af sektorforskning med universiteter, evt. bør følges op af en lille informationskampagne på AU. Der kan være behov for at få en lidt bredere forståelse af hvordan ytringsfrihed og tavshedspligt håndteres af ledelse og medarbejdere i den offentlige sektor. Der er vejledning undervejs fra Personalestyrelsen om god adfærd i det offentlige og den kunne være anledning til at AU iværksætter en information i relation universitetsansatte og de forskellige opgavetyper, som AU nu påtager sig vedr. myndighedsopgaverne. OBH bringer sagen op i fusionssekretariatet. 2d) Orientering om implementeringen af Captia. Bilag v. SEK/SSJ HLO bemærkede at dokumenter som er lagt ind i Captia kun er åbne for aktering i en begrænset periode. OBH undersøger om der er et teknisk problem. Øvrige meddelelser IT-sikkerhed SDC oplyste, at DMU ligesom alle andre statsinstitutioner er forpligtet til at have implementeret Dansk Standard 484 for IT-sikkerhed pr. 31. december 2006, og at der inden denne dato også skal foreligge en sikkerhedsmæssig risikovurdering af DMU s IT-relaterede aktiviteter. Der er i forbindelse med risikovurderingsarbejdet indkaldt oversigter fra afdelingerne over alle lokale IT-systemer, databaser og datasamlinger, men en del afdelinger har endnu ikke meldt tilbage til IT-sektionen herpå. TMI bemærkede, at det er vigtigt at afdelingerne leverer det nødvendige medspil, idet dette er en forudsætning for at DMU kan få foretaget de krævede risikovurderinger og få etableret de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger, som institutionen er forpligtet. Afdelingerne blev bedt om at respondere på IT-sektionens henvendelse hurtigst muligt, da risikovurderingerne skal være foretaget pr. 31. december Biblioteker SB orienterede om at der i forbindelse med fusionen med AU er taget initiativ blandt bibliotekarerne - til et større strategi-arbejde. Det er vigtigt at fusionssekretariatet er opmærksom på at der koordineres mellem bibliotek, it og information på arbejdsgruppeniveau. SB frygtede at Bibox er ved at blive klemt overfor det større universitetssystem PURE, som ikke har de faciliteter indbygget, og derfor er et dårligere system. HS påpegede at strategiske beslutninger skal træffes i styregruppen. OBH tager sagen op i fusionssekretariatet. Ad pkt. 4. Økonomi OBH OBH Afdelingerne OBH 2/4

5 4a) og 4b) Nøgletal og Q3 OBH orienterede om at der er flere sager med MST og SNS, som presser på for at afregne projekter i Det er et velkendt problem at projekterne først igangsættes omkring sommer og derfor ofte vanskeligt kan nå at blive færdige og afregnet i indeværende år. Deadline for fremsendelse af salgsfaktura er 5. december I fremtidige kontrakter skal man tilstræbe at fremrykke projektafslutning til 1. december. SEK sender en orientering til afdelingerne om hvordan man håndterer afregninger, forudbetalinger etc. 4c) Q3 NOVANA. Bilag ved FORS/LMS HS spurgte til opsparingen i NOVANA-regi og BRI oplyste at der i MAR er 1,5 mio. kr. som er disponeret men videreføres til 07 og 08. I Ovs-gnl. er der 3,4 mio. kr. i akkumuleret reserve og TMI oplyste at der skal gives tilsagn fra amterne om anvendelse af midlerne inden udgangen af TMI/OBH går videre med sagen. Ad pkt. 7. EU s 7. rammeprogram. Struktur for intern koordinering og administrativ hjælp Chefkredsen støttede at der etableres et screeningsnetværk med henblik på at identificere de projektideer, som kan udvikles på tværs af afdelinger. FORS udarbejder en skematisk oversigt som kan bruges til tværgående screening og koordinering, samt udarbejder og vedligeholder en liste over screeningsnetværk for FP7. Afdelingerne giver FORS forslag til navne og tilhørende FP7-særprogrammer / temaer under Cooperationsærprogrammet. PEER-koordineringen skal varetages via samme struktur. FORS varetager koordinering til PEER. En endelig oversigt over de indsendte ansøgninger er som i FP6 også vigtig for FP7. FORS tager initiativ til at en oversigt med relevante statistiske oplysninger udarbejdes og indgår som fast punkt på chefmøder fra og med HS oplyste at der nu er etableret et dansk forbindelseskontor for forskning i Bruxelles: Danish Research Office (DANRO). SEK/FORS undersøger hvad funktionen kan bistå forskningsinstitutioner / forskere med i relation til at øge FP7-deltagelsen. Ad pkt. 11. Rapportpipeline TMI bemærkede at der en række forsinkelser vedr. FEVØ s udgivelser. KNI fremsender en kort redegørelse om hvilke opgaver, som er prioriteret i stedet for. Ad pkt. 13. Anskaffelse af nyt fælles backup-sytem SDC orienterede om behovet for at effektivisere og samle faciliteterne til back-up og arkivering af data i DMU. Det højhastighedsnetværk med fiberbaserede forbindelser til alle tre tjenestesteder i DMU gør det muligt at forenkle backup-procedurerne og en enig IT-styringsgruppe anbefaler, at der i indeværende år anskaffes et nyt centralt backup-system samt foretages en nødvendig udskiftning af et antal produktionsservere. Den samlede udgift udgør i alt 0,8 mio. kr., som afholdes over de i Direktionsreserven afsatte midler til IT-investeringer. Med de her anbefalede investeringer vil reservemidlerne til IT-investeringer i indeværende resultatkontraktperiode 3/4 OBH/PNS TMI/OBH SBI SBI SBI SBI KNI SDC/TMI/PNS

6 være forbrugt. Chefkredsen støttede investeringen. SDC, TMI og PNS aftaler og implementerer beslutningen. 4/4

7 Rigsrevision Chefmødet d. 31. januar 2007 Pkt. 2 b Forklæde Danmarks Miljøundersøgelser Aarhus Universitet Sekretariatet Sags nr.: Ref.: pns 24. januar 2007 Pkt. 2 b Rigsrevisionen 2006 DMU har modtaget afsluttende rapport og revisionsskrivelse vedrørende Rigsrevisionens Revision i årets løb Rigsrevisionen har gennemgået områderne regnskabsinstruks, IT-anvendelse og forvaltning af eksterne udgifter og den samlede vurdering af områderne er Tilfredsstillende. Revisionsskrivelse og rapport er vedlagt som bilag. Sekretariatet finder det tilfredsstillende at Rigsrevisionens har givet denne vurdering. Dette er dog ingen grund til at hvile på laurbærrene. Som opfølgning på Rigsrevisionsrapporterne for både 2005 og 2006, er der stadig behov for at fastholde et fortsat fokus på styrkelse og standardisering af økonomiforvaltningen i DMU Yderligere standardisering af indtægtsføring på projekter, herunder systemunderstøttet stadevurdering af projekter påbegyndt efter Trimning og standardisering af forvaltningen af eksterne udgifter, herunder fortsat trimning af processerne knyttet til det digitale bilagsflow i Cap Nordic Workflow, Færdigimplementering af arbejdsgange knyttet til omkostningsbaserede bevilllings- regnskabsprincipper, herunder udvikling af ny omkostningsbaseret økonomimodel for DMU og styrkelse af måneds- og kvartalsafslutning (lukning af tidsregistrering, periodiseringer, afstemninger og kontroller) Ajourføring og styrkelse af dokumentationen af DMU s økonomiadministrative processer (instrukser, vejledninger, arbejdsgange). Opgradering af alle DMU s økonomimedarbejderes basiskompetencer i fht. regnskabs- og bevillingsreform mv. (Første konkrete initiativ er et 2- dages kursus d marts for alle økonomimedarbejdere i DMU). Udførelsen af ovenstående opgaver vil i varierende omfang fordre inddragelse af økonomimedarbejderne i forskningsafdelingerne. 1/2 G:\AFDELING-FORS\Chefkreds\2007\1-Januar\Pkt_02_b Rigsrevision2006_Forklæde.doc

8 Chefmødet d. 31. januar /2

9 Rigsrevisionen B1 Bilag 1 til pkt. 2b Rigsrevision 2006 ved chefmødet den 31. januar 2007 Danmarks Miljøundersøgelser (DMU) dmu@dmu.dk Dato: 9. januar 2007 J.nr.: (Angiv venligst j.nr. ved besvarelse) Ref.: FKC Kopi til Miljøministeriets departement. Revision i årets løb ved Danmarks Miljøundersøgelser (DMU) Revisionens formål Rigsrevisionen har i november 2006 foretaget revision i årets løb ved DMU. Formålet med revisionen var at vurdere, om regnskabsaflæggelsen var rigtig, og om dispositionerne var i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Ved revisionen er gennemgået områderne regnskabsinstruks, IT-anvendelse og forvaltning af eksterne udgifter. Den udførte revision Ved revisionen gennemgik Rigsrevisionen regnskabsinstruksen samt de regnskabsmæssige forretningsgange og interne kontroller for området. Resultaterne af revisionen På baggrund af revisionsrapporten kan Rigsrevisionen konstatere, Adresse: Telefon/Telefax: /Hjemmeside: CVR-nr./EAN-nr.: St. Kongensgade rigsrevisionens- @rigsrevisionen.dk CVR-nr København K EAN-nr

10 - 2 - at der er et behov for reduktion af antal superbrugere i projektstyringssystemet ARS og at forretningsgange og interne kontroller er styrket, så antallet af fejlbehandlede udgiftsbilag bliver reduceret fremover. Revisionens vurdering På baggrund af ovenstående revisionsresultater er Rigsrevisionens samlede vurdering af områderne regnskabsinstrukser, IT-anvendelse og forvaltning eksterne udgifter: Tilfredsstillende. Revisionsrapport Rigsrevisionen vedlægger en rapport med revisionsresultaterne for de enkelte områder. Resultaterne blev drøftet på det afsluttende møde mellem Rigsrevisionen og DMU den 5. januar Denne skrivelse behøver ingen besvarelse. Såfremt DMU har spørgsmål til dette brev eller revisionsrapporten, kan henvendelse ske til undertegnede enten telefonisk på tlf eller via til: Rigsrevisionens- @Rigsrevisionen.dk. Desuden deltager Rigsrevisionen naturligvis også gerne i et møde, hvor revisionsrapportens anbefalinger kan drøftes. Med venlig hilsen Rolf Elm-Larsen

11 Rigsrevisionen December 2006 Kontor B1 J. nr Bilag 2 til pkt. 2b Rigsrevision 2006 ved chefmødet den 31. januar 2007 Revisionsrapport vedrørende revision i årets løb ved Danmarks Miljøundersøgelser (DMU) Rigsrevisionen

12 Rigsrevisionen Indledning Rigsrevisionen har i november 2006 foretaget revision i årets løb ved DMU i Roskilde. Formålet med revisionen var at undersøge, om forretningsgange og interne kontroller var korrekte og opfyldte de krav, der stilles til en god og pålidelig regnskabsforvaltning, samt ved stikprøvevis gennemgang af bilag at undersøge om beløb, konteringer og godkendelser var korrekte. Tilfredsstillende instrukser 1. Rigsrevisionen har ved revisionen taget udgangspunkt i regnskabsinstruksen fra februar 2002 og senest ajourført den 13. juni DMU har ultimo november 2006 udarbejdet en ny instruks, som ikke var godkendt på revisionstidspunktet. Denne instruks indeholder nye procedurer i forbindelse med overgangen til omkostningsbaserede regnskabsprincipper samt nye procedurer med indførelse af digitalt wordflowsystem (CapNordic) for købsbilag. 2. Ved introduktionen af CapNordic blev regnskabsinstruksen ikke opdateret samtidig. I stedet for valgte DMU at lægge en Kvikguides på det interne intranet. Efter Rigsrevisionens opfattelse bør regnskabsinstruksen ajourføres løbende i forbindelse med introduktionen af nye større systemer. 3. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at regnskabsinstruksen er ajourført, og forventer at den godkendes snarest, og finder anvendelse fra januar Tilfredsstillende IT--anvendelse 4. Rigsrevisionen har gennemgået brugeradministration og opsætning vedrørende Navision Stat, ARS og CapNordic på grundlag af udleveret materiale vedrørende brugeradgange. Vurderingen af om den enkelte medarbejder har den korrekte brugerprofil er foretaget ved at foretage en sammenligning mellem opgaver og de profiler, de er tillagt i systemerne. I økonomisystemet ARS er der mere end 40 brugere med rollen ARS-SUPER. DMU har tidligere oplyst overfor Rigsrevisionen, at Økonomistyrelsen ville tilføre ARS-systemet nogle differentierede brugerroller, som kunne sikre den nødvendige funktionsadskillelse. DMU har senere meddelt, at der foregår et samarbejde med leverandøren og Økonomistyrelsen vedrørende de nævnte brugerroller. Arbejdet forventes afsluttet i 1. halvår Side 2

13 Rigsrevisionen Tilsvarende gælder i CapNordic, hvor der er 23 medarbejdere, som er tildelt superbrugerrettigheder. DMU oplyser, at superbrugerfunktionen kun giver begrænsede rettigheder, herunder muligheden for at læse i systemet. Rigsrevisionen anbefaler, at DMU kritisk gennemgår samtlige superbrugere i ARS, så kun de, der reelt har opgaver, som forudsætter en superbrugeradgang, bibeholder denne. På trods af ovennævnte forhold finder Rigsrevisionen området tilfredsstillende. Tilfredsstillende forvaltning af eksterne udgifter 5. DMU indførte cirka 1. marts 2006 workflowsystemet CapNordic, der erstatter de manuelle funktioner vedrørende disponering, varemodtagelse, reklamationer og betaling. DMU indførte samtidig med workflowsystemet også et rekvisitionsmodul. Indførelsen af dette modul forudsatte, at der opbyggedes en indkøbsstruktur i hver afdeling. Indførelsen af CapNordic medførte en lang række konkrete problemer, som til en vis grad skyldtes uhensigtsmæssigheder i samspillet mellem CapNordic (CN), Navision Stat (NS) og E-faktureringen. Således kan nævnes. Den automatiske dataudveksling mellem NS og CN var i perioder fejlbehæftet og medførte et ustabilt driftsmiljø Forkerte datofelter i CapNordic. Det medførte, at betalingsfrister ikke blev overholdt, og en del transaktioner behandledes udenom systemerne. Ukorrekt kontering af moms. Manuel scanning af udenlandske fakturaer, fordi CapNordic kan ikke udveksle valutakoder med Navision Stat. Indkøb udenom systemet eller indkøb inden godkendelsesprocessen endeligt var gennemført. Konsekvensen heraf har bl.a. været manglende købsordrenumre på de indkomne E--fakturaer, hvilket har medført store problemer i bogholderiet, når en E-faktura skulle bogføres og klarmeldes til betaling i Navision Stat. Hvilket igen medførte, at kassereren havde vanskelighed med at kontrollere grundbilagene med udbetalingsdata i forbindelse med udvælgelse, kontrol og frigivelse af udbetalinger i Navision Stat.. DMU har i notat af 7. december 2006 oplyst, at konkrete problemer er blevet løst løbende. DMU vil efter årsafslutningen foretage en analyse af de køb, som endnu ikke kan behand- Side 3

14 Rigsrevisionen les via CapNordic, og herunder vurdere om arbejdet kan organiseres på en mere hensigtsmæssig måde, så disse typer bilag også vil følge det normale elektroniske workflow. En af årsagerne til vanskelighederne ved introduktionen af CapNordic kan efter Rigsrevisionens opfattelse tilskrives DMU s afdelinger, der ikke i tilstrækkeligt omfang har været informeret om, hvorledes systemet fungerede. 6. Rigsrevisionen har udtaget en statistisk stikprøve på 69 bilag for at vurdere, om forretningsgangene er overholdt, og om regnskabet er rigtigt. De udtagne bilag vedrører udgifter, der er afholdt på standardkonto i perioden januar-september Gennemgangen af bilagene omfattede en kontrol af modtager, udsteder, indhold, beløb, kontering og godkendelse. Det blev desuden i nogle tilfælde undersøgt, om udgifter er disponeret i overensstemmelse med de bevillingsmæssige forudsætninger, indgåede kontraktaftaler mv. Ud over bemærkningerne i rapportens øvrige afsnit, jf. pkt. 4 giver gennemgangen anledning til følgende bemærkninger: Enkelte omposteringsbilag er ikke forsynet med oplysninger om årsagen til omposteringen og ikke vedlagt fornøden dokumentation fx bilag Oxy, hvor det ikke er oplyst, hvorfor der er foretaget ompostering mellem projekt og Der er ikke foretaget konsekvent sammenholdelse mellem indgåede kontrakter/aftaler og de tilhørende fakturaer fx mellem huslejebetaling for lokaler i Silkeborg og huslejekontrakt indgået med Silkeborg kommune. Carlson Wagonlit administrerer bonuspoint for medarbejdere, der foretager mere end 15 tjenesterejser pr. år. For øvrige medarbejdere, som rejser, administreres bonuspoint i afdelingerne. DMU har indskærpet overfor medarbejderne, at bonuspoint optjent på tjenesterejser er DMU s ejendom. Sekretariatet fører således ikke kontrol med, hvorledes fly-bonuspoint anvendes af medarbejderne, og hvornår der skelnes mellem ferie og tjenesterejse fx bilag DMU har ikke indhentet tilbud, når der indkøbes dyrt fotoudstyr. Endvidere opdeles fotoudstyr i enkeltdele, der konteres på driften. Bør efter Rigsrevisionens opfattelse aktiveres og afskrives som en samlet enhed jf. bemærkningerne i Rigsrevisionens skrivelse af 27. oktober Eksempelvis bilag 2947 Inter Photo A/S, Silkeborg. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at DMU løbende har foretaget korrektioner i forvaltningen af eksterne udgifter, hvilket har medvirket til at sikre området en tilfredsstillende kvalitet. Side 4

15 Rigsrevisionen. Flemming Clarkfeldt revisor Side 5

16

17 Chefmøde 31. januar 2007 Punkt 2c Orientering om Captia Danmarks Miljøundersøgelser SEK J.nr.: Ref.: SSJE 24. Januar 2006 Dokumentmængde Brugen af Captia i DMU ser ud til at have fundet et passende niveau. Tilvæksten af dokumenter er ca. det dobbelte af hvad der tilgik den gamle journal. Vi lagrer mellem og dokumenter/måned og vi har på intet tidspunkt i forløbet ligget under niveauet for den gamle journal. Tallene skal nemlig ses i relation til, at den gamle journal modtog mellem 500 og 900 dokumenter om måneden. Det fremgår desuden af decembertallene, at alle afdelinger nu i et eller andet omfang er med. Alt peger på at DMU, set over en bred front, er godt i gang med Captia. I hvert fald med hensyn til det omfang af dokumenter som gemmes. November Gemt i Captia På Sager AM ATMI FEVØ FORS IT 0 0 MAR MIMI 6 3 SEK SYS TERI VIBI December Gemt i Captia På Sager AM ATMI FEVØ FORS IT 13 9 MAR MIMI SEK SYS TERI VIBI Der vil derfor ikke, med mindre chefgruppen efterspørger det, komme flere månedlige opgørelser over dokumentmængden i Captia. 1/2 G:\AFDELING-FORS\Chefkreds\2007\1-Januar\Pkt_02_c_orientering_om_Captia.doc

18 Aktuelle fokuspunkter Da der altså ikke er noget at udsætte på omfanget af den indsats DMUs medarbejdere yder på ESDH området, er det naturligt at vi nu fokuserer på andre aspekter af ESDH. Vi mangler endnu at udfærdige en række vejledninger, ligesom nogle arbejdsgange fortsat kan tåle at blive trimmet. Der er stadig lidt famlen i forhold til opgaver der bør kunne løses rutinemæssigt. F.eks. er der endnu unødigt arbejde forbundet med håndtering af jobopslag og visse personalesagsrelaterede dokumenter. Vi kan sagtens håndtere korrekte indblik, men det er forholdsvis besværligt. Her vil bl.a. oprettelse af de rigtige indblikskoder, give væsentlige lettelser i det daglige arbejde. Koordinering af tværgående sager i almindelighed, som f.eks. høringssager, bør også styrkes. Det skal ske ved simpelthen at lukke og fjerne overflødige sager. Kontrakter bliver nu håndteret med en del større sikkerhed, end i starten af implementeringen. Journaliseringen af kontrakter foregår korrekt, men arbejdet har fortsat en tendens til at blive afviklet i bundter. Det vil være mere hensigtsmæssigt at få kontrakterne sendt til gennemsyn af DIR og Birgit Laugesen med faste intervaller, f.eks. på en uge eller 14 dage. DMU deler fortsat Captia med Miljøministeriet og det gælder om at høste maksimalt udbytte af dette samarbejde. Det gælder navnlig i forhold til at lægge pres på leverandøren, med henblik på at rette fejl og opnå fornuftige ændringer af Captia. Det samlede MIM taler jo med en vis vægt overfor Scanjour. Fusionen med AU til trods, prioriteres det fortsat at vi deltager i de møder og aktiviteter vedr. Captia, som afholdes i MIM. Skabeloner I forbindelse med fusionen er der udarbejdet nye brevskabeloner, som også er tilgængelige fra Captia. Pointen ved at placere skabeloner i Captia er at f.eks. sagsnummer og afsenderoplysninger automatisk kan flettes ind i dokumentet. Vejledning i brugen af disse skabeloner følger på Bazaren primo februar. 2/2

19 Bilag til pkt. 2 d Chefmødet den 31. januar 2007 Punkt 2 d - ESFRI Danmarks Miljøundersøgelser Aarhus Universitet Forsknings-, Overvågningsog Rådgivningssekretariatet Sags nr.: Ref.: Flemming Skov Notat vedr. dansk deltagelse i LIFEWATCH 26. januar november 2006 udsendte Forsknings- og Innovationsstyrelsen et høringsbrev angående rapporten European Road Map for Research Infrastructures udarbejdet af European Strategy Forum for Research Infrastructures (ESFRI) med det formål at vurdere hvilke af de 35 foreslåede infrastrukturprojekter, den danske forskningsverden ville være interesset i at deltage i. Den Danske BioPlatform tog i begyndelsen af december initiativ til dannelse af et konsortium med interesse for ESFRI infrastrukturprojektet LIFE- WATCH ( E-science and technology infrastructure for Biodiversity and Observatories - Dette konsortium, der repræsenterer alle store forskningsinstitutioner med interesse i biodiversitet, har udarbejdet et fælles høringssvar, der indstiller, at Danmark deltager som partner i LIFEWATCH. Høringssvarene indsendes d. 1. februar 2007 til Forsknings- og Innovationsstyrelsen, hvorefter Ministeren tager stilling til hvilke infrastrukturprojekter Danmark vil støtte på et EU-rådsmøde d. 19. februar i Bruxelles. Hvis LIFEWATCH støttes på Rådsmødet vil der skulle søges midler fra 7. Rammeprogram til en treårig forberedelsesfase. Parallelt hermed har det danske LIFEWATCH konsortium besluttet at søge om netværksmidler til styrkelse af dansk deltagelse i større EU-satsninger fra Det Strategiske Forskningsråd med frist d. 5. marts Disse midler skal finansiere et sekretariat, der får til formål at opbygge og forberede det danske netværk med henblik på deltagelse i LIFEWATCH. Konsortiet støtter at dette sekretariat ligger i forbindelse med det nye Århus Universitet under ledelse af DMU og AU. Frederiksborgvej 399 Postboks Roskilde Tlf.: Fax: Vejlsøvej 25 Postboks Silkeborg Tlf.: Fax: Kalø Grenåvej Rønde Tlf.: Fax: /1 G:\AFDELING-FORS\Chefkreds\2007\1-Januar\Pkt_02_d_ESFRI.doc EAN-nr.: SE/CVR-nr dmu@dmu.dk

20

21 Bilag til pkt. 2 e U-landsforskning Chefmødet den 31. januar 2007 ANATOMISK INSTITUT Ole Fejerskov Professor, dr. odont. Institutleder Dato: 22. januar 2007 Notat til rektor vedr.: møde om U-landsforskning i Videnskabsministeriet fredag d. 19. januar 2007 På opfordring af rektor deltog vi fredag d. 19. januar 2007 i et møde om u- landsforskning arrangeret i Videnskabsministeriets regi ved vicedirektør René Bugge Bertramsen. Direkte tlf: Direkte fax: E-post: of@ana.au.dk Afsenders CVR-nr: Fra ministeriet deltog endvidere kontorchef Jacob Fuchs, samt en fuldmægtig. Danida var repræsenteret ved kontorchef John Nielsen. Verdensbanken var repræsenteret ved Kurt Larsen. Fra KU deltog Erik Bonnerup (tidligere bestyrelsesformand, KVL, nu medlem af KU s bestyrelse), samt den tidligere direktør for KVL med to medarbejdere, Martin Rasmussen fra Fødevareøkonomisk Institut, samt endnu en deltager Fra Aarhus Universitet deltog forskningschef Jørgen B. Jespersen fra Forskningscenter Flakkebjerg, DJF, forskningschef Hanne Bach, DMU, og Ole Fejerskov. Formålet med mødet var at drøfte kapacitet og fokusområder inden for dansk u- landsforskning med henblik på en vurdering af, hvorvidt der kunne ske en større koordination mellem VTU-ministeriet, Danida og universiteterne, samt dansk erhvervsliv. Mødet var initieret af en henvendelse fra Kurt Larsen, Verdensbanken til DANIDA. Kurt Larsen redegjorde for Verdensbankens initiativer for at støtte forsknings- og innovationskapacitet i udviklingslandene. Herunder redegjorde Kurt Larsen for et møde, han havde haft med Danida, hvor han havde konstateret at forsknings- og erhvervsfremmeinitiativer i Danida s regi ikke hænger særlig godt sammen, ligesom hans vurdering var at samspillet mellem Danida og universiteterne ikke bærer præg af en større strategisk sammenhæng. Verdensbanken var specielt bekymret for at Afrika stort set ikke er med i den globale økonomi. Herunder er der ikke på store dele af det Afrikanske kontinent en erkendelse af behovet for innovationsog teknologiudvikling. Anatomisk Institut Aarhus Universitet Bygning 1233/1234 DK-8000 Århus C Tlf: Fax:

22 Fra Danida s side blev det erkendt at der var et behov for en højere grad af sammenhængende og strategiske satsninger (se vedlagte stikord af Danida s indlæg). Konklusionen var, at Danida fremover vil samle 2/3 af sin indsats om ni lande i Afrika. Fra AU s side understregede vi dernæst at vi som universitet så meget positivt på dette initiativ og påpegede, at efter den nye fusion var Aarhus Universitet særdeles veludrustet til at indgå i større danske satsninger i Afrika, hvor universitetet kunne rådgive inden for områderne fødevarer, landbrug, energi og sundhedsplanlægning, samt udvikling af velfærd og samfundsmæssig infrastruktur. ANATOMISK INSTITUT OF understregede at det var afgørende ved fremtidige Danida-initiativer at sikre, at den danske bistand omfattede mulighed for at udviklings-landene kunne få adgang til uddannelser på alle niveauer, koordineret på en sådan måde at der blev tilvejebragt en nøje sammenhæng mellem det pågældende lands aktuelle situation og tilbudet om uddannelsesforløb samt forskningsindsats. Dette forudsætter en lang tidshorisont, som gør det relevant for universiteterne at indgå i sådanne satsninger. Bonnerup udtrykte på KU s vegne helt samme holdning og understregede at man på KU, ikke mindst takket være erfaringerne fra KVL, var særdeles langt fremme med at kunne tilbyde et sammenhængede forsknings- og uddannelsessamarbejde. Han henviste til eksistensen af Bilharzhiose- laboratoriet og forskningscentret i parasitologi, der begge modtager store Danida-bevillinger, ligesom man har tradition for tidligere at have fået bevillinger fra Danida som led i en række bistandsprojekter inden for veterinær- og landbrugssektoren. Han understregede at tre masteruddannelser og to specialeuddannelser helt specifikt var rettet mod u-landsrelevante områder. Bonnerup understregede at KU på et strategimøde førstkommende mandag-tirsdag bl.a. ville lægge vægt på at u-landsforskning var et særligt satsningsområde. Der vil blive tale om tværfaglig koordinering af KU s u- landsinitiativer. Fra DMU s side blev det understreget at man i regi af arbejdet indenfor miljøsektoren kan bidrage til udvikling inden for miljøteknologi, som er relevant for erhvervsfremme og vil have u-landsinteresse. Fra DJF s side blev det nævnt at man har en bred erfaring med ulandsforskning specielt inden for det primære jordbrug. Det blev også nævnt at DJF har stor erfaring i samarbejde med rådgivere og erhvervsliv og at forskerparken Agro Business Park også kan involveres. Fra VTU s side blev der udtrykt ønske om at de to store universiteter tilstræbte at medinddrage DTU og Ålborg Universitet, ligesom man kraftigt opfordrede til at inddrage interessenter fra Landbrugsrådet og Dansk Industri i dette koordinerende arbejde allerede på nuværende tidspunkt. 2