Foreløbig udgave

Transkript

1 4. VEDLIGEHOLD Foreløbig udgave Indhold 1. Indledning Formål Vedligeholdsmodulets struktur og anvendelse 1 2. Teknisk beskrivelse Generelt Formålet med vedligehold Vedligeholdsarbejder Løbende eftersyn Overordnet beskrivelse af Vedligeholdsmodulet Elementer og arbejder Produkter Arbejdsordrer Eftersynsliste Fiktive ydelser Tilbudsarbejder Regningsarbejder Tilbudsliste Overslag Arbejdsordresedler Årsafslutning Oversigt Vedligeholdsmodulets registre og funktioner Generelt Fælles og individuelle data Grunddata Parametre Aktuelt årstal Budget Regningsfaktor Elementer Nummer Elementnavn Arbejder Arbejdsnummer Arbejdets navn Enhed Afregningsform Vejvedligehold Enhedspris til overslag Enhedspris, tilbud Arbejdsbeskrivelse Produktkatalog Produktnummer Produktnavn 9

2 Beskrivelse Godkendt Arbejder på elementer Arbejdsordrer Identifikation af bygværket Element- og arbejdsnummer Produkt Total mængde Forventet mængde Udført mængde Antal gange Hvert år Udført dato År Ansvarlig Specialarbejde Placering/Bemærkning Aktiv i overslag og tilbud Funktioner for arbejdsordrer Fiktive ydelser Timeløn og materielleje Timeløn og materielleje Postnummer Underpostnummer Navn Beskrivelse Forventet mængde Enhed Enhedspris, overslag Enhedspris, tilbud Elementer og arbejder Elementer Arbejder Arbejdsbeskrivelse Funktioner Parametre og årsafslutning Parametre Årsafslutning Produkter Udskrifter Generelt Beskrivelse af de enkelte udskrifter Elementer Arbejder Arbejder på elementer Produkter Liste over arbejdsordrer Eftersynsliste Arbejder til udførelse Udførte arbejder Overslag Udelukke arbejder eller elementer Tilbudsliste Timeløns- og materiellejeliste Arbejder på bygværker Arbejdsgang ved brug af vedligeholdsmodulet Udgangssituation Forberedelse 28

3 2.5.3 Årligt eftersyn Arbejdsordrer, Eftersynsliste Overslag og tilretning af mængder Udbud og licitation Udførelse af arbejder Arbejdsordresedler Flere lister Årsskifte Brugervejledning, vedligehold Generelt Elementer og arbejder Elementlisten Arbejdslisten Arbejdsbeskrivelse Funktioner Produkter Oversigt Detaljer Funktioner Arbejdsordrer Oversigt Detaljer Funktioner Timeløns- og materiellejeliste Oversigt Detaljer Parametre Årsafslutning Slet arbejdsordrer fra tidligere år Udskrifter 35

4 1. Indledning 1.1 Formål 1 1. INDLEDNING 1.1 Formål Målet med dette modul er at beskrive, hvordan de løbende eftersyns- og vedligeholdsaktiviteter forvaltes i praksis. Samtidig beskrives, hvilke data der skal registreres i DANBROsystemet, og hvordan disse data kan anvendes ved løsning af vedligeholdsopgaver. 1.2 Vedligeholdsmodulets struktur og anvendelse Grundlaget for brugen af vedligeholdsmodulet er et katalog over bygværkselementer og et katalog over vedligeholdsarbejder, der rutinemæssigt udføres på disse elementer. Vedligeholdsarbejderne styres gennem de såkaldte arbejdsordrer, der på det enkelte bygværk specificerer, hvilke arbejder der skal udføres på hvilke elementer, i hvilke mængder og med hvilke produkter. Der er tilknyttet et produktkatalog, hvori det er markeret, hvilke produkter der er godkendt i henhold til gældende ordninger. En gang årligt gennemføres et udvidet løbende eftersyn, hvor der registreres forventede mængder til udførelse på alle arbejdsordrer. På baggrund af disse registreringer kan der udskrives arbejdsordresedler, der udleveres til den udførende entreprenør, og hvorpå denne kvitterer for arbejdernes udførelse ved at anføre udført mængde og udførelsesdato for den enkelte arbejdsordre. Hvis arbejderne skal udbydes, udskrives en tilbudsliste baseret på de registrerede forventede mængder, suppleret med en timeløns- og materiellejeliste til brug ved afregning af regningsarbejder, og eventuelt suppleret med fiktive ydelser i tilfælde af, at man ønsker at indhente enhedspriser også på arbejder, der ikke er rekvireret på et bygværk. Der kan beregnes og udskrives overslag over samtlige rekvirerede arbejder, baseret enten på forventede gennemsnitspriser eller på tilbudte enhedspriser. Når arbejderne er udført, registreres udførte mængder, udførelsesdatoer og anvendte produkter. Data for de enkelte år gemmes i et erfaringsregister, så der efterfølgende er mulighed for at udarbejde statistikker over udførte arbejder.

5 2. Teknisk beskrivelse 2.1 Generelt 2 2. TEKNISK BESKRIVELSE 2.1 Generelt Formålet med vedligehold Udførelse af vedligeholdsarbejder bidrager til, at trafiksikkerheden til enhver tid opretholdes, og at der løbende kompenseres for naturens og trafikkens slid på konstruktionerne, så man undgår alvorlige og kostbare følgeskader. Vedligeholdsarbejder kan udføres af bygværksbestyrerens personale, eller de kan udbydes. Vedligeholdsarbejder Løbende eftersyn Vedligeholdsarbejder er mindre arbejder, der har til formål at opretholde eller bringe en konstruktionsdels tilstand tilbage til en acceptabel tilstand. Det er f.eks. pletmaling af stålkonstruktioner, udskiftning eller efterfyldning af bitumenfuger, udbedring af belægningsrevner og -sætninger, udbedring af skadede fuger i stenparamenter og renhold af overflader og afløb. Udførelse af løbende eftersyn skal tjene til at trafiksikkerheden opretholdes. Løbende eftersyn er en fællesbetegnelse for to typer eftersyn, der benævnes: Normalt løbende eftersyn Udvidet løbende eftersyn De to former for løbende eftersyn er beskrevet i vejreglen, Eftersyn af bygværker. 2.2 Overordnet beskrivelse af Vedligeholdsmodulet I det følgende beskrives den generelle opbygning og anvendelse af vedligeholdsmodulet. I efterfølgende kapitler er de enkelte registre og funktioner beskrevet i detaljer. Vedligeholdsmodulet kan bruges til at administrere arbejder, der udbydes, inkl. udarbejdelse af overslag, registrering af tilbudte priser, etc., og det kan bruges til at administrere arbejder, der udføres i bygværksbestyrerens regi. Udskriftsfaciliteterne er meget fleksible og kan tilpasses ønskerne i den enkelte forvaltning. I bilag 9 er vist et eksempel på, hvordan vedligeholdsmodulet kan bruges i en administration, hvor man ved registrering af næste års arbejder medbringer en udskrift af de arbejdsordrer, der hidtil har været registreret på det enkelte bygværk. Eksemplet dækker såvel arbejder, der udbydes, som arbejder, der udføres i eget regi. I bilag 10 er vist et eksempel på, hvordan vedligeholdsmodulet kan bruges i en administration, der ikke udbyder arbejderne, men udfører dem i eget regi, og hvor man ved registrering af næste års arbejder medbringer en udskrift, der udelukkende indeholder totalmængder for de elementer, hvorpå der udføres vedligehold.

6 2. Teknisk beskrivelse 2.2 Overordnet beskrivelse af Vedligeholdsmodulet 3 Elementer og arbejder Produkter Arbejdsordrer DANBROs Vedligeholdsmodul er baseret på, at der til en række konstruktive elementer generelt er knyttet forskellige rutinemæssige ren- og vedligeholdsarbejder. Der er tilknyttet et katalog over de produkter/materialer, der anvendes eller har været anvendt til de enkelte vedligeholdsarbejder. Produkter, der er godkendt i henhold til relevante godkendelsesordninger, er specielt markeret, så man ikke uforvarende bruger produkter, der ikke er godkendte. Vedligeholdsarbejderne på det enkelte bygværk styres gennem de såkaldte arbejdsordrer, der specificerer, hvilke arbejder der skal udføres på hvilke elementer, i hvilke mængder og med hvilke produkter. En arbejdsordre omfatter ét arbejde på ét element på ét bygværk. Samtlige arbejdsordrer på et bygværk udskrives samlet på arbejdsordresedlen. I den enkelte arbejdsordre er (bl.a.) angivet: Hvilket element der er tale om Hvilket arbejde der er tale om Hvilket produkt der anvendes Hvor på eller ved bygværket arbejdet skal udføres samt eventuelle øvrige instruktioner for arbejdets gennemførelse Hvad den totale mængde af elementet er Hvor stor mængde der forventes at skulle udføres (registreres ved det udvidede løbende eftersyn) Hvor stor mængde der faktisk blev udført (registreres sammen med udførelsesdatoen, når arbejdet er udført) Eftersynsliste Fiktive ydelser Tilbudsarbejder Eftersynslisten er en udskrift af arbejdsordrer for hvert enkelt bygværk normalt uden angivelse af forventede mængder til udførelse. Den bruges i forbindelse med det udvidede løbende eftersyn netop til at registrere forventede (planlagte) mængder til udførelse. Hvis arbejderne skal udbydes, kan man være interesseret i at indhente enhedspriser også på arbejder, der ikke specifikt er rekvireret på noget bygværk. Til dette brug kan man sætte fiktive mængder på de enkelte arbejder og derved få dem med i tilbudslisten (se nedenfor). De arbejder, der afregnes efter faste, tilbudte enhedspriser, benævnes tilbudsarbejder og er markeret med et T i lister over arbejder.

7 2. Teknisk beskrivelse 2.2 Overordnet beskrivelse af Vedligeholdsmodulet 4 Regningsarbejder Tilbudsliste Nogle arbejder afregnes som regningsarbejder (markeret med et R i lister over arbejder), fordi ydelsen ikke kan beskrives så præcist, at der med rimelighed kan tilbydes en fast pris. Til afregning af disse arbejder benyttes tilbudte enhedspriser på timeløn og materiel samt afmærkningsarbejder. Disse enhedspriser findes under post i tilbudslisten. Mængderne på disse underposter fastsættes ved et skøn. Skønnet kan være baseret på den samlede mængde af regningsarbejder, eller det kan baseres på, at der skal være en passende andel af regningsarbejder i forhold til tilbudsarbejderne. På baggrund af de indtastede forventede mængder i arbejdsordrerne, med tillæg af fiktive mængder samt mængder til brug ved regningsarbejder, udskrives en tilbudsliste, hvor mængderne er summeret for alle broer. Denne tilbudsliste indgår i udbudsmaterialet i forbindelse med licitation over vedligeholdsarbejderne. Ved tilbudsgivningen anfører den bydende enhedspriser for hvert enkelt arbejde, inkl. underposterne for regningsarbejder. Overslag Arbejdsordresedler Årsafslutning Oversigt I forbindelse med planlægning af arbejder, der udbydes, kan når som helst i processen udskrives et overslag, der angiver den samlede udgift for de samlede forventede mængder, baseret på enten overslagspriser eller efter licitationen på de tilbudte enhedspriser. Ved at ændre på fiktive mængder, og ved evt. at udelade enkelte elementer eller enkelte typer arbejde, kan man tilpasse de forventede mængder til udførelse, til overslaget passer med det til rådighed værende budget. Når de mængder, der ønskes udført på det enkelte bygværk, er fastlagt, udskrives arbejdsordresedler. Arbejdsordresedlen indeholder for det enkelte bygværk de arbejdsordrer, hvorpå der er anført en forventet mængde. Efter udførelsen anfører formanden udført mængde og udførelsesdato på den enkelte arbejdsordre. Ved årets afslutning eller løbende gennem året inddateres disse oplysninger i DANBRO. Når udførte mængder og datoer er registreret, gemmes en kopi af de arbejdsordrer, hvorpå der har været en udført mængde, af hensyn til senere erfaringsopsamling. Herefter klargøres databasen til næste års arbejder, ved at forventede og udførte mængder nulstilles. Vedligeholdsmodulets anvendelse er i grove træk illustreret ved diagrammet på næste side.

8 2. Teknisk beskrivelse 2.2 Overordnet beskrivelse af Vedligeholdsmodulet 5

9 2. Teknisk beskrivelse 2.3 Vedligeholdsmodulets registre og funktioner Vedligeholdsmodulets registre og funktioner Generelt I dette kapitel 2.3 og i kapitel 2.4, Udskrifter beskrives de enkelte registre og funktioner i detaljer, hver for sig. I kapitel 2.5 beskrives den generelle arbejdsgang ved brug af vedligeholdsmodulet. I bilag 9 er vist et eksempel på, hvordan vedligeholdsmodulet kan bruges i en administration, hvor man ved registrering af næste års arbejder medbringer en udskrift af de arbejdsordrer, der hidtil har været registreret på det enkelte bygværk. Eksemplet dækker såvel arbejder, der udbydes, som arbejder, der udføres i eget regi I bilag 10 er vist et eksempel på, hvordan vedligeholdsmodulet kan bruges i en administration, der ikke udbyder arbejderne, men udfører dem i eget regi, og hvor man ved registrering af næste års arbejder medbringer en udskrift, der udelukkende indeholder totalmængder for de elementer, hvorpå der udføres vedligehold. Fælles og individuelle data I mange af DANBROs kataloger er der en fast mængde data, der er fælles for alle brugere, og som ikke må rettes af den enkelte bruger. Denne del benævnes den fælles del eller fællesdelen af kataloget. Herudover er der i nogle kataloger mulighed for, at den enkelte bruger selv kan tilføje egne data med numre/identifikation indenfor et specificeret interval. Den del af et katalog, der indeholder brugerens egne data benævnes den individuelle del af kataloget. Normalt vil det være fordelagtigt i størst muligt omfang at benytte den fælles del, da der ikke er mulighed for at udveksle data i den individuelle del med andre installationer og dermed få glæde af andres erfaringer. Grunddata De grundlæggende data skal være på plads, før vedligeholdsmodulet kan benyttes. Indholdet i den fælles del af kataloger for elementer og arbejder vil være indlagt ved installationen i overensstemmelse med udbuds- og driftsforskrifterne. Produktkataloget vil også være lagt ind. Katalogerne kan suppleres af den enkelte administration i overensstemmelse med lokale ønsker. Dette bør dog begrænses mest muligt af hensyn til muligheden for at udveksle erfaringer med andre myndigheder. I stedet anbefales at man får de ønskede poster tilføjet i de officielle kataloger. Dette administreres af DANBROs driftsgruppe. De bygværker, der skal arbejdes med, skal være oprettet i registreringsmodulet Parametre Vedligeholdsmodulet indeholder nogle få parametre, der gælder generelt i hele modulet. Det drejer sig om følgende:

10 2. Teknisk beskrivelse 2.3 Vedligeholdsmodulets registre og funktioner 7 Aktuelt årstal Budget Regningsfaktor Her anføres, hvilket år der arbejdes på. Når der gennemføres en årsafslutning, kopieres det aktuelle årstal ind i feltet år i alle de arbejdsordrer, hvor der er en udført mængde, og arbejdsordren gemmes. Herved kan man altid finde tilbage til, hvad der er udført et givet år. Her kan anføres det samlede budget til vedligeholdsarbejder. Budgettallet benyttes ikke i programmerne, udover at det udskrives nederst i udskriften overslag til sammenligning med den samlede overslagspris. Her anføres den faktor, som post (timeløns- og materiellejeliste samt afmærkningsarbejder) skal multipliceres med ved beregning af overslag og ved udskrift af tilbudsliste Elementer Registeret elementer er en generel fortegnelse over alle de konstruktive elementer, et bygværk kan opdeles i, og på hvilke der udføres rutinemæssigt vedligehold. Fællesdelen af elementlisten er udarbejdet i henhold til udbudsog driftsforskrifterne, og den er struktureret i overensstemmelse med de 15 standardelementer, der benyttes ved generaleftersyn. Der kan ikke rettes i fællesdelen af elementlisten; men den enkelte administration kan tilføje individuelle elementer ifølge nedenstående regler. Nummer Elementnummeret består af det tilsvarende elementnummer, der benyttes ved generaleftersyn (se Modul 3, Generaleftersyn), efterfulgt af 2 decimaler: xx.yy hvor xx = elementnummeret, der bruges ved generaleftersyn yy = underinddeling I den individuelle del af registeret skal decimaldelen (yy) være større end 80. Elementnavn beskriver det pågældende element. Fællesdelen af elementregisteret er listet i bilag 6A. I bilag 6B kan den enkelte bruger indsætte sin egen liste inkl. den individuelle del Arbejder Kataloget arbejder er en fortegnelse over, hvilke vedligeholdsarbejder der udføres rutinemæssigt. Der kan ikke rettes i fællesdelen af registeret; men den enkelte administration kan tilføje individuelle arbejder. Fællesdelen er listet i bilag 7A. I bilag 7B kan den enkelte bruger indsætte sin egen liste inkl. den individuelle del.

11 2. Teknisk beskrivelse 2.3 Vedligeholdsmodulets registre og funktioner 8 Arbejdsnummer Nummeret er sammensat af tre gange to cifre: xx.yy.zz. xx er postnummeret i tilbudslisten. Dette nummer er fast sat til 53 for alle vedligeholdsarbejder. Nummeret er valgt, så det ikke kolliderer med andre numre, der bruges i tilbudslister under Udbuds- og anlægsforskrifter for betonbroer. yy er arbejdets type i henhold til Udbud og driftsforskrifter der hører til vedligeholdsentreprisen. Eksempelvis svarer yy = 07 til udskiftningsarbejder. zz bruges til at skelne mellem forskellige varianter af samme type arbejde. Der kan være tale om forskelle i materialer, udførelsesmetoder og afregningsform eller udførelse på forskellige bygværkselementer. Herudover er der ingen faste retningslinjer for zz. Eksempelvis er udskiftning af bløde fuger, mens er udskiftning af spuns. I den individuelle del af arbejdsregisteret er yy og/eller zz større end eller lig med 50. Hvis man har oprettet et nyt arbejde, skal man huske at beskrive arbejdet i udbudsmaterialet (Særlig Arbejdsbeskrivelse, SAB og Tilbuds- og Afregningsgrundlag, TAG). Arbejdets navn Enhed Afregningsform Kort beskrivelse af arbejdet. Den måleenhed, som det pågældende arbejde opmåles og afregnes i. Med T eller R angives, om det pågældende arbejde afregnes som henholdsvis tilbuds- eller regningsarbejde. Når arbejder udliciteres, indhentes tilbudte enhedspriser på T- arbejder, mens R-arbejder afregnes efter tilbudte enhedspriser på timeløn og materielleje samt afmærkningsarbejder (tilbudslistens post 16-18). Vejvedligehold Enhedspris til overslag Enhedspris, tilbud Arbejdsbeskrivelse Angiver (med J og N for hhv. ja og nej), om arbejdet udføres som en del af vejvedligeholdet. På udskrifter kan arbejdsordrer vedrørende vejvedligehold udskrives for sig, da de ofte udføres i andet regi. Det drejer sig typisk om renholdsarbejder, brøndrensning og græsslåning. Indeholder en skønnet/gennemsnitlig enhedspris, der bruges for det pågældende arbejde ved overslagsberegninger. Enhedsprisen kan være indtastet, eller den kan komme fra Prisbogen. Prisen angives i kroner ekskl. moms. Indeholder den enhedspris, der er tilbudt af den entreprenør, der aktuelt skal udføre arbejderne. Enhedsprisen kan indtastes, eller den kan være overført fra entrepriseadministrationsmodulet. Prisen angives i kroner ekskl. moms. Der kan angives en arbejdsbeskrivelse for det enkelte arbejde.

12 2. Teknisk beskrivelse 2.3 Vedligeholdsmodulets registre og funktioner 9 Der er tale om et tekstfelt, der kan udfyldes efter brugerens behov Produktkatalog Produktkataloget er en fortegnelse over de materialer, der anvendes til vedligeholdsarbejder. Der kan være tale om enkeltprodukter eller komplette behandlingssystemer. Kataloget indeholder produkter, der hidtil er benyttet til vedligeholdsarbejder. Da man skal kunne se, hvad der er brugt ved tidligere arbejder, bliver produkter aldrig slettet fra kataloget, selvom de udgår af produktion eller eventuelt ikke længere betragtes som hensigtsmæssige. Nye produkter tilføjes til den fælles del af kataloget via DAN- BROs driftsgruppe efter ønske fra brugerne. Den enkelte bruger kan tilføje nye materialer i den individuelle del. Produkterne er opdelt i følgende hovedgrupper: 0. Grundmaterialer 1. Overfladebeskyttelse af beton 2. Overfladebeskyttelse af stål/træ 3. Reparationsmørtel og injektionsmateriale 4. Fugematerialer 5. Dilatationsfuger 6. Skråningsbeklædning 7. Slidlagsbelægning 8. Autoværn og rækværk 9. Fugtisolering Figur 1 Hovedgrupper af produkter Produktnummer Produktnummeret er en talgruppe: G.nnn hvor G er Hovedgruppenummeret jf. Figur 1, og nnn er et løbenummer indenfor gruppen. Hvis man tilføjer nye produkter, anbefales det at give dem numre i overensstemmelse med de oprettede hovedgrupper. Produkter i den individuelle del skal oprettes med decimaler større end eller lig med.950. Produktnavn Beskrivelse Her benyttes normalt fabrikantens betegnelse. Det fulde produktnavn eller systemnavn inkl. eventuelle typekoder bør anvendes. Her kan anføres en nærmere beskrivelse af produktet, eventuelle arbejdsanvisninger eller sikkerhedsforskrifter.

13 2. Teknisk beskrivelse 2.3 Vedligeholdsmodulets registre og funktioner 10 Godkendt Her anføres et J, hvis det pågældende produkt er godkendt i henhold til relevante kontrolordninger. (Eksempelvis reparationsmørtler under Repton-ordningen) Arbejder på elementer I registeret arbejder på elementer registreres, hvilke arbejder (fra registeret arbejder ) der rutinemæssigt udføres på hvilke elementer (fra registeret elementer ). Samme arbejdsnummer (xx.yy.zz) kan godt gå igen på forskellige elementer. Eksempelvis har elementerne 4.00 Endeunderstøtninger og 7.00 Broplade begge arbejde Betonreparation. Samme arbejde kan tilknyttes flere elementer, hvis arbejdet udføres på samme måde, og udførelsesforholdene er sådan, at enhedsprisen vil være den samme, uanset hvilket af de pågældende elementer der arbejdes på. Man kan også vælge at bruge samme arbejde, selv om udførelsesforholdene er forskellige, og så udligne forskellene ved at betale særlige foranstaltninger (som for eksempel stilladser og afmærkning) i regning. I så fald skal man huske at beskrive dette i udbudsmaterialet (Tilbudsog afregningsgrundlaget TAG) Hvis man ikke mener, arbejdet er det samme på forskellige elementer, må man oprette et arbejde (med særskilt arbejdsnummer) for hvert element Arbejdsordrer De vedligeholdsarbejder, der udføres på det enkelte bygværk, registreres i arbejdsordrer, der sammenknytter data for bygværker, elementer, arbejder og produkter. For hvert enkelt stykke arbejde, der skal udføres på et givet bygværk, oprettes en arbejdsordre. Udover definitionen af arbejdet registreres i arbejdsordren oplysninger om den totale mulige mængde, den forventede mængde og den faktisk udførte mængde. Der kan ikke oprettes flere arbejdsordrer med samme element/arbejde-kombination på samme bygværk. I det følgende beskrives de data, der tilsammen udgør en arbejdsordre. Nogle data i arbejdsordren er uændrede fra år til år, mens andre data ændres, når vedligeholdsarbejderne planlægges og udføres. Ved oprettelsen af en arbejdsordre registreres bygværksidentifikation, element, produkt og total mængde (samt evt. bemærkning om placering eller andre særlige forhold). Disse data ændres kun undtagelsesvis, for eksempel hvis man går over til et andet produkt. En arbejdsordre slettes ikke, hvis der et år ikke er behov for at udføre det pågældende arbejde. Forventet og udført mængde er blot lig med nul. Det betyder, at når man senere får brug for at udføre arbejdet igen, står arbejdsordren i systemet med totalmængde, produkt og dato fra sidste udførelse. Hermed sikres kontinuitet i arbejdsmetoder og produktvalg, og der spares indtastningsarbejde. (Ved udskrifter af arbejdsordrer kan man vælge, om man vil have disse arbejdsordrer uden forventede

14 2. Teknisk beskrivelse 2.3 Vedligeholdsmodulets registre og funktioner 11 mængder med eller ej). Identifikation af bygværket Element- og arbejdsnummer Produkt Total mængde Det enkelte bygværk identificeres i databasen ved sit registreringsnummer jf. Modul 2, Registrering af bygværker. Fra registeret arbejder på elementer vælges element og arbejde. Det produkt der anvendes eller tidlige er anvendt, er anført her. Hvis man ønsker at skifte produkt, eksempelvis fordi det tidligere anvendte ikke er godkendt, indføres det nye produkt i feltet. Her anføres den størst mulige mængde af det pågældende arbejde på det aktuelle bygværk. Det vil normalt sige størrelsen/mængden af det aktuelle element på bygværket, målt i den måleenhed, der er defineret i arbejdet. (Se vejledning for opmåling af totalmængder i bilag 2) De totale mængder kan i nogle tilfælde findes i registreringsmodulet, hvor der er registreret mængder på standardelementer, jf. Modul 2, Registrering af bygværker. I andre tilfælde må man udlede de ønskede mængder fra tegninger eller måle dem op. For nogle arbejder eksempelvis revneforsegling har det ingen mening at anføre en total mængde. I disse tilfælde efterlades feltet blankt. Forventet mængde Her anføres den mængde, der forventes at skulle udføres i alt i det pågældende år. Mængden fastsættes normalt ved et årligt eftersyn (udvidet løbende eftersyn) forud for planlægning/udbud af årets vedligeholdsarbejder. For arbejder, der skal udføres flere gange på et år, anføres den samlede mængde. Hvis den samlede forventede mængde ikke er fordelt ligeligt på de enkelte udførelser, skal dette være nøje beskrevet i Placering/Bemærkning eller eventuelt i den arbejdsbeskrivelse, der danner grundlag for udbud af arbejderne. Eksempel: Der er 8 brønde på en bro. De 2 skal oprenses 2 gange årligt, mens de resterende 6 skal oprenses 1 gang årligt. Antal gange (se nedenfor) sættes til 2, og forventet mængde sættes til 10 stk. (2 x x 1). I Placering/bemærkning skrives De 2 brønde i nordenden forår og efterår, øvrige brønde kun forår eller lignende.

15 2. Teknisk beskrivelse 2.3 Vedligeholdsmodulets registre og funktioner 12 Udført mængde Antal gange Efter arbejdernes udførelse anføres her den mængde, der faktisk er udført. De udførte mængder kan indtastes løbende eller én gang årligt efter afslutning af vedligeholdsentreprisen. Hvis en arbejdsordre udføres flere gange (jf. nedenfor), anføres den totale udførte mængde. Her anføres, hvor mange gange på et år arbejdsordren skal udføres. Hvis feltet er blankt, regner DANBRO med én gang. Hvis en arbejdsordre skal udføres flere gange, er der et tilsvarende antal linjer på arbejdsordresedlen, hvor entreprenøren skal notere udført mængde og dato. Hvert år Udført dato År Her anføres (med Ja/Nej), om det pågældende arbejde skal udføres hvert år med samme forventede mængde (eksempelvis oprensning af brønde). Hvis der er svaret ja her, bliver forventet mængde ikke berørt af den funktion, der ellers nulstiller forventet mængde for alle arbejdsordrer (se nedenfor under årsafslutning). Her registreres datoen for arbejdets udførelse. Hvis arbejdet er udført flere gange i årets løb, gemmes kun den seneste dato i databasen. (På arbejdsordresedlen er plads til at notere en dato for hver udførelse) Der kan ikke indtastes noget i dette felt, idet det opdateres automatisk, når årets arbejdsordrer gemmes forud for planlægning af næste års arbejder (se nedenfor under årsafslutning). Det vil sige, at feltet altid viser, hvornår arbejdsordren er blevet udført sidste gang. Året udskrives i alle udskrifter af arbejdsordrer, så man kan se, hvornår arbejdsordren sidst er blevet udført. Når man afslutter året, indsættes det aktuelle år automatisk for de arbejdsordrer, hvor der er anført en udført mængde, som ikke er nul, og arbejdsordren gemmes i et erfaringsregister. Det betyder, at man senere kan gå tilbage og se, hvad der blev udført et givet år, og man kan lave statistikker, der giver overblik over gennemsnitlige udførelsesintervaller og lignende. Ansvarlig Hvis en anden myndighed end bygværksbestyreren er ansvarlig for udførelse af arbejdsordren, kan det anføres her ved at vælge en anden myndighed fra interessentregisteret (Jf. Modul 2, Registrering af bygværker). Når man udskriver arbejdsordresedler, kan man vælge at udskrive arbejdsordrer for denne anden myndighed for sig. Specialarbejde Her anføres (med Ja/Nej), om der er tale om et specialarbejde. Det er i denne sammenhæng et arbejde, der kun skal udføres denne ene gang og altså ikke forventes at komme igen rutinemæssigt. Hvis der er anført J her, bevirker det, at arbejdsordren slettes fra databasen i forbindelse med årsafslutningen. Det vil sige, at arbejdsordren administreres og udføres som alle andre arbejdsordrer, og den gemmes i erfaringsregisteret ved årsafslutningen; men herefter slettes den, så den ikke optræder de følgen-

16 2. Teknisk beskrivelse 2.3 Vedligeholdsmodulets registre og funktioner 13 de år. Placering/Bemærkning Hvis det ikke umiddelbart på stedet fremgår, hvor arbejdet skal udføres, beskrives placeringen i dette tekstfelt. Her kan også anføres andre bemærkninger vedrørende arbejdets udførelse. Hvis arbejdet skal udføres flere gange om året (jf. nedenfor), og omfanget ikke er det samme hver gang, beskrives forholdet her. (Se eksemplet under Forventet mængde, side 11) Aktiv i overslag og tilbud Dette felt bruges til at styre, om den enkelte arbejdsordre regnes med, når der udskrives overslag, tilbudslister og arbejdsordresedler. Hvis feltet er blankt eller indeholder et A (for aktiv ), regnes arbejdsordren med ved beregning af overslag og udskrift af tilbudsliste. Tilsvarende angiver et I (for inaktiv ), at arbejdsordren ikke regnes med. Dette felt bruges først og fremmest af de funktioner, der benyttes til at udelukke arbejder eller elementer, når man arbejder med at få de samlede forventede mængder til at passe til budgettet. Man skal således normalt ikke selv indtaste A eller I i den enkelte arbejdsordre; men man kan gøre det for derved at styre præcist, hvilke arbejdsordrer der udelukkes, hvis budgettet ikke rækker til at udføre alle de ønskede arbejder.

17 2. Teknisk beskrivelse 2.3 Vedligeholdsmodulets registre og funktioner 14 Funktioner for arbejdsordrer DANBRO indeholder forskellige funktioner, der kan bruges til at arbejde med flere arbejdsordrer ad gangen: Slet alle arbejdsordrer for bro. Kopier alle arbejdsordrer fra en bro til en anden. (Det kan i nogle tilfælde være hurtigere at benytte denne funktion og så bagefter foretage de fornødne rettelser, end at oprette alle arbejdsordrer forfra for en ny bro. Men funktionen skal bruges med omtanke, blandt andet fordi den overskriver eventuelle eksisterende arbejdsordrer med samme element/arbejde-kombination som dem, der kopieres). Funktioner for mængder for et udvalg af broer: For alle broer, for en enkelt bro, for alle broer indenfor en geografisk afgrænsning (Vejcenter i VD, kommunedistrikt), eller for alle broer på en specificeret strækning kan udføres følgende funktioner: Slet alle forventede mængder Slet alle udførte mængder Kopiér totale mængder til forventet mængde Kopiér forventede mængder til udført mængde Fiktive ydelser Hvis arbejderne skal udbydes, kan man være interesseret i at indhente enhedspriser også på arbejder, der ikke specifikt er rekvireret på noget bygværk. Det kan være fordi, tilbuddet skal gælde flere års arbejder, og det er tænkeligt at de pågældende arbejder kommer til udførelse et af de kommende år i kontraktperioden. Eller det kan være for at have mulighed for at sætte ekstra arbejder i gang, hvis der viser sig budgetmæssig mulighed for det. Til dette brug kan man sætte fiktive mængder på de enkelte arbejder og derved få dem med i tilbudslisten (se side 27). Grundlaget er registeret arbejder på elementer (se side 10). Til hver post i dette register (dvs. til hver element/arbejdekombination) kan knyttes en fiktiv mængde og et (fiktivt) antal gange til udførelse. Disse data indgår så i beregning af overslag og i tilbudslisten (se side 20 hhv. 27) Timeløn og materielleje Timeløn og materielleje Til brug ved afregning af regningsarbejder bruges tilbudslistens post 16, 17 og 18. Post 16 og 17 indeholder underposter til afregning af timeløn hhv. materielleje. Post 18 indeholder underposter til afregning af afmærkningsarbejder. Disse poster er de samme, der benyttes ved udbud af reparationsarbejder for bygværker, jf. vejreglerne. Postnummer Underpostnummer Postnummeret, er 16, 17 eller 18 i overensstemmelse med det ovenfor anførte. Underpostnummeret er sammensat af cifre og punktummer efter retningslinjerne beskrevet i vejreglerne. Den enkelte bruger kan oprette underposter udover de på forhånd oprettede; men af hensyn til muligheden for at opsamle erfaringspriser i Prisbogen opfordres til, at man så vidt muligt

18 2. Teknisk beskrivelse 2.3 Vedligeholdsmodulets registre og funktioner 15 holder sig til de forud oprettede. Navn Beskrivelse Forventet mængde Underpostens navn. Navnet udskrives i tilbudsliste og overslag. Beskrivelse af det pågældende arbejde. Her indtastes den forventede mængde, der skal udføres på den pågældende underpost. Mængden vil være fiktiv og fastsættes ved skøn. Skønnet kan være baseret på den samlede mængde af regningsarbejder, eller det kan baseres på, at der skal være en passende andel af regningsarbejder i forhold til tilbudsarbejderne. Man kan (som det generelt gøres i Prisbogen) vælge at arbejde med faste mængder på alle underposter under post Under parametre i vedligeholdsmodulet kan anføres en faktor, som summen af priser på disse tre poster skal multipliceres med i overslag og ved tilbudsgivning. Denne faktor fastsættes individuelt for det enkelte udbud, så regningsarbejderne får en passende vægt ved tilbudsgivningen. Enhed Enhedspris, overslag Enhedspris, tilbud Her anføres den enhed, det pågældende arbejde afregnes i. Enheden kan typisk være (mand)timer, dage eller uger. Her kan anføres en forventet enhedspris på den enkelte underpost til brug ved overslagsberegninger. Hvis man har DANBROs prisbog installeret, kommer overslagsprisen herfra. Enhedsprisen anføres i hele kroner. Her anføres den tilbudte enhedspris fra den entreprenør, der skal udføre arbejdet Elementer og arbejder Elementer Arbejder Arbejdsbeskrivelse Funktioner Parametre og årsafslutning Parametre Årsafslutning Til brug ved årsafslutningen findes følgende funktioner, der skal udføres i den nævnte rækkefølge: Gem de af årets arbejdsordrer, som har udførte mængder. (Det aktuelle årstal indsættes i feltet år, jf. side 12). Denne funktion bevirker, at årets udførte arbejdsordrer gemmes i et erfaringsregister, hvorfra man ved hjælp af Shazam rapportgeneratoren, der er beskrevet i den generelle vejledningstekst - kan udtrække statistikker over gennemsnitlige udførelsesintervaller mv. Slet de forventede mængder for alle arbejdsordrer, undtagen dem, der er mærket med Ja i feltet Udføres hvert år jf. side 12. Herved gøres plads til inddatering af det kommende års forventede mængder ved det udvidede løbende eftersyn. For de arbejder, der skal udføres hvert år, vil den forventede mængde (i langt de fleste tilfælde) være den samme fra år til år, og den slettes derfor ikke. Man kan vælge, om de forventede mængder skal slettes, hvis den udførte mængde er lig med nul (Hvis arbejdet ikke er ud-

19 2. Teknisk beskrivelse 2.4 Udskrifter 16 ført, kan det godt være, man gerne vil overføre den forventede mængde til næste år). Slet alle udførte mængder. (Når man starter på et nyt års arbejder, må alle udførte mængder som udgangspunkt være nul). Slet gamle arbejdsordrer. Der findes en funktion, der bruges til at slette alle gemte arbejdsordrer for et givet år Produkter 2.4 Udskrifter Generelt Udover udskrift af de standardrapporter, der er beskrevet nedenfor, er der mulighed for at danne skræddersyede rapporter ved hjælp af en generel rapportgenerator. Dette er beskrevet i Modul 1, Broforvaltning generelt. På hver standardudskrift er anført: Navnet på den DANBRO-installation, udskriften er foretaget fra Udskriftens titel Evt. supplerende titel, der kan indtastes, når man rekvirerer rapporten Dato Resume af de kriterier, der eventuelt er anført for afgrænsning af data til udskriften For alle udskrifter, der kan dække mere end ét bygværk, kan man foretage en afgrænsning, så udskriften indeholder alle bygværker, et enkelt bygværk, alle bygværker indenfor en geografisk afgrænsning (Vejcenter i VD, kommunedistrikt), eller alle bygværker på en specificeret strækning. Herudover kan man generelt for DANBRO vælge at arbejde med et udvalg af bygværker ved at sætte kriterier på registreringsdata (eksempelvis kun se på broer med spændvidde større end 6 m), som beskrevet i Modul 1, Broforvaltning generelt. Dette udvalg vil også slå igennem i rapporterne.

20 2. Teknisk beskrivelse 2.4 Udskrifter Beskrivelse af de enkelte udskrifter Elementer Udskriften indeholder alle elementer med nummer og beskrivelse. Et eksempel på denne udskrift findes i bilag 6. Arbejder Arbejder på elementer Udskriften indeholder alle poster i registeret arbejder. For hvert arbejde udskrives arbejdsnummer, arbejdsnavn, enhed og afregningsform (tilbudsarbejde eller regningsarbejde), samt om der er tale om vejvedligehold (Ja eller Nej) Udskriften indeholder alle poster i registeret arbejder på elementer. For hvert element er listet de arbejder, der er tilknyttet. Udskriften indeholder for hvert arbejde de samme oplysninger som i udskriften Arbejder (ovenfor). Produkter Et eksempel på denne udskrift findes i bilag 7. Udskriften lister alle produkter med nummer og navn, samt angivelse af, om produktet er godkendt i henhold til gældende ordninger. Man kan vælge også at få udskrevet beskrivelser. Et eksempel på denne udskrift findes i bilag 8. Udskriften kan også dannes som en Excelfil, der da også indeholder markeringen af foretrukne produkter.

21 2. Teknisk beskrivelse 2.4 Udskrifter 18 Liste over arbejdsordrer Eftersynsliste Arbejder til udførelse Udførte arbejder Denne udskrift bruges i forskellige sammenhænge ( Eftersynsliste, Arbejder til udførelse og Udførte arbejder ). Udskrifterne er i princippet ens nemlig en liste over alle arbejdsordrer på hvert enkelt bygværk (og de dannes af det samme udskriftsprogram) men der kan foretages forskellige afgrænsninger af, hvilke data der skal med, afhængigt af situationen. I det følgende beskrives mulighederne for at tilpasse udskriften til det ønskede formål. I kapitel 2.5 er angivet, i hvilke situationer man bruger de forskellige udgaver. I alle tilfælde er arbejdsordrerne ordnet, så et bygværk altid starter på en ny side, og bygværkerne er sorteret efter deres bygværksidentifikation. I bilag 9 og 10 er vist eksempler på rapporter udskrevet i forskellige situationer. Geografisk afgrænsning Udover de i kapitel beskrevne afgrænsninger i bygværksmassen er der nedenstående muligheder for at afgrænse, hvilke arbejdsordrer der skrives ud. De forskellige kriterier kan kombineres. Udskriften vil kun indeholde de arbejdsordrer, der opfylder alle de opstillede kriterier. Man kan vælge kun at udskrive arbejdsordrer, hvor der er anført en forventet mængde forskellig fra nul Man kan vælge kun at udskrive arbejdsordrer, hvor der er anført en udført mængde forskellig fra nul Man kan vælge, om arbejdsordrer, der er markeret til udførelse hvert år, skal udskrives Man kan vælge, om arbejdsordrer, der ikke er markeret til udførelse hvert år, skal udskrives Man kan udpege, hvilke elementer der skal tages med Man kan udpege, hvilke arbejder der skal tages med Man kan vælge, om arbejder for vejvedligehold skal udskrives Man kan vælge, om arbejder for brovedligehold skal udskrives Man kan udpege, hvilke interessenter der skal udskrives arbejdsordrer for (jf. det under Ansvarlig, side 12 anførte) Man kan vælge, om afregningsformen (tilbuds/ regningsarbejde) skal udskrives. Rapporttype Som nævnt ovenfor vil udskriften af arbejdsordrer normalt skulle bruges i en af tre standardudgaver, nemlig eftersynsliste, arbejder til udførelse (arbejdsordresedler) eller udførte arbejder. Ved bestilling af rapporten angiver man, hvilken af disse udgaver, det drejer sig om, og programmet foretager de afgrænsninger af data, der normalt hører til den pågældende. Man kan efterfølgende supplere eller ændre afgrænsningerne efter eget ønske, ligesom rapportens titel kan ændres efter ønske. De forudindstillede valg er følgende: Eftersynsliste: Alle arbejdsordrer tages med. Arbejdsordrer: Alle arbejdsordrer, der har en forventet mængde, tages med. Eventuelle arbejdsordrer, der er gjort inaktive (enten direkte i den enkelte arbejdsordre eller ved hjælp

22 2. Teknisk beskrivelse 2.4 Udskrifter 19 af funktionerne, der kan bruges ved udskrift af overslag, jf. side 22 ff.) er ikke med. Disse arbejdsordrer kan kun komme med, hvis de igen markeres som aktive (med brug af de samme funktioner). Når man bestiller rapporten, kan man se, hvor mange arbejdsordrer der er med hhv. udelukkede. Udførte arbejder: Alle arbejdsordrer, der har en udført mængde, tages med. Udskriftens indhold Udskriften er struktureret, så hvert bygværk starter på en ny side. I hovedet på hver side er anført bygværkets identifikation og betegnelse, strækningsidentifikation og -betegnelse og kilometrering. For hver arbejdsordre er anført: Elementnummer Elementnavn Arbejdsnummer Arbejdsnavn Produktnummer Produktnavn Placering/bemærkning Total, forventet og udført mængde Dato for hhv. sidste udførelse og den nye udførelse I udskriften er sat plads af til at anføre sammenhørende udført mængde og udførelsesdato. Hvis en arbejdsordre skal udføres flere gange på et år, er der sat et tilsvarende antal linjer af til udført mængde og udførelsesdato. I udskriften arbejder til udførelse kan man vælge at få udskrevet rubrikker, hvori entreprenøren kan anføre forbrug på underposterne under post ved regningsarbejder samt det tilhørende materialeforbrug. Udskrift til regneark Man kan vælge, at udskriften skal dannes som en oversigt i et Excel-regneark. Og man kan i så fald vælge, om arbejdsordrerne skal sorteres efter arbejde eller efter bygværksidentifikation. Man kan endvidere vælge om der til sidst i regnearket skal tilføjes en kolonne med overslagspris for de forventede arbejder.

23 2. Teknisk beskrivelse 2.4 Udskrifter 20 Overslag Overslaget er en udskrift, der udskriver de samlede udgifter til at udføre de forventede mængder i alle arbejdsordrer (indenfor de afgrænsninger, der måtte være foretaget ved bestilling af rapporten). Man kan vælge, at der samtidig med rapporten dannes en Excel-fil med samme indhold. Excelfilen får da navnet VeOver.xls og åbnes automatisk, når den er dannet. Man kan vælge om arbejdsordrer vedrørende brovedligehold skal tages med eller ej, og man kan vælge, om arbejdsordrer vedrørende vejvedligehold skal tages med eller ej. (brovedligehold er de arbejder der ikke er markeret som vejvedligehold) Man kan vælge, om overslaget skal beregnes på baggrund af overslagspriser eller tilbudte priser. Hvis der vælges overslagspriser, er udgangspunktet de overslagspriser, der er anført på det enkelte arbejde. Man kan dog også vælge at bruge et prissæt fra prisbogen, hvis man bruger dette modul til vedligeholdsarbejder. Rapportens opbygning er som følger: Først er listet alle tilbudsarbejder, dvs. alle de arbejder fra registeret arbejder, der er markeret med et T. For hvert af disse udskrives arbejdsnummer og -navn, samlet forventet mængde, antal broer, enhedspris og samlet pris (forventet mængde gange enhedsprisen). Alle arbejder er med i udskriften, uanset om der er en forventet mængde eller ej. Antal broer angiver, på hvor mange broer arbejdet er fordelt. Hvis et arbejde skal udføres flere gange om året på samme bro, tælles broen med et tilsvarende antal gange. Efter alle tilbudsarbejderne udskrives summen af samlet pris for disse. Efterfølgende udskrives fiktive ydelser (hvis der er nogen). For hvert af de arbejder, hvortil der er knyttet en fiktiv ydelse, udskrives arbejdsnummer og -navn, samlet (fiktiv) forventet mængde, (fiktivt) antal broer, enhedspris og samlet pris. Efter de fiktive ydelser udskrives summen af samlet pris for disse. Dernæst udskrives regningsarbejderne (R-arbejder) efter samme retningslinjer som tilbudsarbejderne. Herefter udskrives timeløns- og materiellejelisten, hvor der for hver underpost udskrives post- og underpostnummer, samlet forventet mængde, enhedspris og samlet pris, afsluttet med summen af samlet pris for timeløns- og materiellejelisten. Til slut udskrives summen af alle ovennævnte samlede priser, og nedenunder udskrives budgettet (indtastet under parametre ) til sammenligning. Man skal være opmærksom på, at ydelserne i timeløns- og materiellejelisten dækker udførelse af R-arbejderne. Hvis man har

24 2. Teknisk beskrivelse 2.4 Udskrifter 21 indtastet overslagspriser på R-arbejder, bliver udgiften til disse arbejder derfor talt med to gange. Derfor kan man vælge, når man bestiller udskriften, at summen for R-arbejder ikke skal tælles med i totalsummen. Hvis man ikke udbyder vedligeholdsarbejder, har man ikke behov for fiktive ydelser og timeløns- og materiellejelisten. Man kan derfor vælge at få disse udeladt af overslaget.

25 2. Teknisk beskrivelse 2.4 Udskrifter 22 Udelukke arbejder eller elementer Forud for generering af overslaget kan man specificere, at udvalgte elementer og/eller arbejder ikke skal regnes med. Denne funktion bruges, når man er nødt til at opgive at udføre nogle arbejder for at overholde budgettet, jf. kapitel Funktionen arbejder på feltet aktiv i overslag og tilbud i hver enkelt arbejdsordre (jf. side 13). Man kan udpege et eller flere (eller alle) elementer og bestemme, at de(t) skal med eller ikke med. Tilsvarende kan man udpege et eller flere arbejder og bestemme, at de(t) skal med eller ikke med. Hvis man markerer, at et element skal udelukkes, bliver alle arbejdsordrer, der indeholder dette element, markeret med I (inaktiv), uanset hvad der tidligere har været valgt, og uanset hvilket arbejde der er tale om. Hvis man markerer, at et arbejde skal udelukkes, bliver alle arbejdsordrer, der indeholder dette arbejde, markeret med I (inaktiv), uanset hvad der tidligere har været valgt, og uanset hvilket element der er tale om. Hvis man markerer, at et element skal med, bliver alle arbejdsordrer, der indeholder dette element, markeret med A (aktiv), uanset hvad der tidligere har været valgt, og uanset hvilket arbejde der er tale om. Hvis man markerer, at et arbejde skal med, bliver alle arbejdsordrer, der indeholder dette arbejde, markeret med A (aktiv), uanset hvad der tidligere har været valgt, og uanset hvilket element der er tale om. Det er vigtigt at gøre sig klart, hvad denne virkemåde medfører: Hvis man markerer, at alle elementer (eller alle arbejder) skal med, bliver alle arbejdsordrer markeret som aktive, uanset hvad der tidligere er bestemt. Hvis man markerer, at alle elementer (eller alle arbejder) skal udelukkes, bliver alle arbejdsordrer markeret som inaktive, uanset hvad der tidligere er bestemt. Hvis man eksempelvis har markeret, at alle arbejdsordrer på elementet skråninger skal udelukkes, og bagefter markerer, at arbejdsordrer med arbejdet græsslåning skal medtages, kommer arbejdsordren græsslåning på skråninger med. (Først bliver den inaktiv, fordi den indeholder elementet skråninger, derefter bliver den aktiv igen, fordi den indeholder arbejdet græsslåning) Der er altså ikke tale om, at det, man bestemmer under elementer og arbejder, er to sæt betingelser, der gælder samtidig. Det er to forskellige funktioner, der hver for sig ændrer data i databasen. Det er derfor heller ikke ligegyldigt, i hvilken rækkefølge man udfører funktionerne. Det betyder også, at de ændringer man har gennemført i status (aktiv/inaktiv) på de enkelte arbejdsordrer ved hjælp af medtag- og udeluk-funktionerne, gælder, indtil man aktivt gør noget for at ændre dem igen også selv om DANBRO har været lukket.

26 2. Teknisk beskrivelse 2.4 Udskrifter 23 Hvis man vil sikre sig, at alle arbejdsordrer er aktive, kan det gøres ved under "elementer" at vælge "Marker alle" og derefter "Medtag de valgte". De markeringer, man har foretaget ved hjælp af disse funktioner (eller ved at ændre status i feltet aktiv i overslag og tilbud på den enkelte arbejdsordre), gælder både ved udskrift af overslag og ved udskrift af tilbudslister og arbejdsordrer. Funktionerne er illustreret grafisk nedenfor ved et simplificeret eksempel der indeholder 8 elementer og 6 arbejder. De felter, hvori der står et tal, illustrerer de element/arbejdekombinationer, der er oprettet i "arbejder på elementer". Tallene viser, hvor mange arbejdsordrer der er i alt med den enkelte element/arbejde-kombination. Under skemaet er talt sammen, hvor mange arbejdsordrer der i alt er aktive. Element/arbejdekombinationer, der kommer med i overslag og udskrifter, er illustreret med felter uden baggrundsfarve, mens element/arbejde-kombinationer der er udelukket i overslag og udskrifter, er vist med grå baggrund. Udgangspunktet er, at alle oprettede arbejdsordrer er med, det vil sige, at der står et A (Aktiv) i feltet "aktiv i overslag og tilbud": I programmet, der genererer overslag, kan man nu ændre status (aktiv/inaktiv) for grupper af arbejdsordrer. For eksempel kan man under elementer markere element nummer 2 og 4 og bestemme, at de skal udelukkes. Dvs. der kommer til at stå "I" i feltet "aktiv i overslag og tilbud" for alle arbejdsordrer, der vedrører et af disse elementer:

27 2. Teknisk beskrivelse 2.4 Udskrifter 24 Hvis overslaget stadig er for højt, kan man f.eks. derudover beslutte at udelukke alle arbejdsordrer, der vedrører arbejde nummer 2 og nummer 5. Det vil sige at man under arbejder markerer disse to arbejder og bestemmer, at de skal udelukkes: Hvis man nu er kommet (for langt) under budgettet, kan man beslutte for eksempel at tage element nummer 2 med igen. Det vil sige at man under elementer markerer nummer 2 og bestemmer, at det skal tages med:

28 2. Teknisk beskrivelse 2.4 Udskrifter 25 Bemærk, at arbejde nr. 5 på element nr. 2 er kommet med igen, selv om arbejde nr. 5 blev udelukket lige før. Hver gang man medtager et element eller arbejde, bliver alle arbejdsordrer for det pågældende element hhv. arbejde aktive, uanset hvad deres status var i forvejen. Og hver gang man udelukker et element eller arbejde, bliver alle arbejdsordrer for det pågældende element hhv. arbejde inaktive, uanset hvad deres status var i forvejen. Ud over de valg, man kan foretage med ovenstående funktioner, kan man efterfølgende beslutte at medtage eller udelukke alle arbejdsordrer for et enkelt bygværk. Det medfører, at alle arbejdsordrer, der er defineret på det pågældende bygværk, bliver markeret som aktive hhv. inaktive. Som for de andre funktioner kan denne markering overskrives af efterfølgende brug af medtag- og udeluk-funktionerne. Hvis man vil være sikker på, at alle arbejdsordrer på et bygværk kommer med, skal man derfor bruge denne funktion som den sidste. Tilsvarende kan man ved at gå ind i den enkelte arbejdsordre ændre status (aktiv/inaktiv) på den. Hvis man vil starte forfra med et nyt udgangspunkt, hvor man er sikker på, at alle arbejdsordrer er med, kan det gøres ved under "elementer" at vælge "Marker alle" og derefter "Medtag de valgte". Situationen er herefter som før man begyndte at manipulere:

29 2. Teknisk beskrivelse 2.4 Udskrifter 26

30 2. Teknisk beskrivelse 2.4 Udskrifter 27 Tilbudsliste Tilbudslisten er udformet, så den kan indgå direkte i udbudsmaterialet. Tilbudslisten er en oversigt over, hvor store mængder der i alt (for samtlige bygværker) forventes at skulle udføres af hvert enkelt arbejde. For hvert enkelt arbejde er der tale om summen af forventede mængder fra arbejdsordrer og fra fiktive ydelser Tilbudslisten indeholder kun de arbejder, for hvilke der er forventede mængder enten fra arbejdsordrer eller fra fiktive ydelser. Eventuelle arbejdsordrer, der er gjort inaktive (enten direkte i den enkelte arbejdsordre eller ved hjælp af funktionerne, der kan bruges ved udskrift af overslag, jf. side 22 ff.) er ikke regnet med. For hvert arbejde er anført: Arbejdsnummer og -navn Samlet forventet mængde til udførelse (på alle bygværker tilsammen), inkl. fiktive ydelser Antal broer (et arbejde, der udføres flere gange på samme bro, tæller som et tilsvarende antal broer, og samme arbejde udført på forskellige elementer på samme bro tæller kun som én bro) Tom kolonne, hvor tilbudsgiveren anfører den tilbudte enhedspris Tom kolonne, hvor tilbudsgiveren anfører produktet af forventet mængde og tilbudt enhedspris Herefter følger en tilsvarende opstilling for timeløns- og materiellejelisten, idet der dog ikke her anføres antal broer. Samtidig med udskriften kan om ønsket dannes en Excelfil med samme indhold som ovenfor beskrevet. Filen får navnet Ve- Tilb.xls og kan i en normal installation findes i kataloget C:\danbro20\src\ Timeløns- og materiellejeliste Arbejder på bygværker Udskriver Timeløns- og materiellejelisten. Man kan vælge om der skal udskrives navne eller beskrivelse for den enkelte underpost. For hver underpost udskrives endvidere mængden, enhed, enhedspris til overslag og den tilbudte enhedspris. Udskriver for et eller flere udvalgte arbejder en fortegnelse, der angiver, på hvilke bygværker og på hvilke elementer på disse bygværker arbejdet findes. Man kan vælge, om alle arbejdsordrer for det udpegede arbejde (eller de udpegede arbejder) skal med, eller kun dem, hvor der er anført en forventet mængde større end 0. For hvert bygværk, der er med i udskriften, udskrives bygværksidentifikation og -betegnelse, strækningsidentifikation og - betegnelse og stationering. For hver arbejdsordre udskrives elementnummer og -navn, arbejdsnummer og -navn, afregningsform (T/R), enhed, totalmængde og forventet mængde.

31 2. Teknisk beskrivelse 2.5 Arbejdsgang ved brug af vedligeholdsmodulet 28 Til slut udskrives den samlede forventede mængde for hvert af de udpegede arbejder. 2.5 Arbejdsgang ved brug af vedligeholdsmodulet I det følgende beskrives den arbejdsgang, der har været forudsætningen for udvikling af DANBROs vedligeholdsmodul. Det betyder ikke, at det er et krav, at denne procedure følges; men den beskrevne arbejdsgang danner baggrunden for modulets opbygning og funktioner. Der er i de forskellige funktioner mange muligheder for at tilpasse brugen af modulet til den arbejdsgang, man ønsker at følge. I bilag 9 er vist et eksempel på, hvordan vedligeholdsmodulet kan bruges i en administration, hvor man ved registrering af næste års arbejder medbringer en udskrift af de arbejdsordrer, der hidtil har været registreret på det enkelte bygværk. Eksemplet dækker såvel arbejder, der udbydes, som arbejder, der udføres i eget regi I bilag 10 er vist et eksempel på, hvordan vedligeholdsmodulet kan bruges i en administration, der ikke udbyder arbejderne, men udfører dem i eget regi, og hvor man ved registrering af næste års arbejder medbringer en udskrift, der udelukkende indeholder totalmængder for de elementer, hvorpå der udføres vedligehold. I denne overordnede beskrivelse er forudsat, at bygværker og kataloger mv. er oprettet. Det er altså den årlige rutine, der beskrives. De udskrifter, der omtales, er nærmere beskrevet i afsnit Udgangssituation Alle involverede broer er oprettet i registreringsmodulet Elementregisteret, arbejdsregisteret og arbejder på elementer er oprettet. (Som udgangspunkt med baggrund i udbuds- og driftsforskrifterne, eventuelt med brugerens egne tilføjelser) Der er gennemført årsafslutning fra året før. Dvs. alle arbejdsordrer med en udført mængde er kopieret til erfaringsregisteret under det rigtige udført år alle specialarbejder er slettet Forventet mængde er sat til nul i alle arbejdsordrer, bortset fra de arbejder, der er mærket med Ja for udførelse hvert år Udført mængde er sat til nul for alle arbejdsordrer Årstallet er rettet til aktuelt år Forberedelse Hvis der er behov for det, oprettes nye elementer og arbejder. Hvis der er kommet nye broer til, oprettes relevante arbejdsor-

32 2. Teknisk beskrivelse 2.5 Arbejdsgang ved brug af vedligeholdsmodulet 29 drer med totalmængder for disse. Mange totalmængder kan læses på en udskrift af registreringsdata. Der er ingen automatik til at overføre mængder, da man ikke kan være sikker på, at det er helt de samme tal, der skal bruges. Eksempelvis vil mængden på elementerne autoværn/rækværk og brobelægning ofte kunne bruges direkte, mens arealet af overbygningens underside med længde- og tværbjælker kan være meget forskellig fra det areal, der er registreret i registreringsmodulet under Bærende overbygning Årligt eftersyn En gang årligt (normalt i forbindelse med et udvidet løbende eftersyn) gennemføres et eftersyn, hvor det registreres, hvilke arbejder der forventes at skulle udføres den kommende vedligeholdsperiode (normalt det kommende år), og med hvilke mængder. Resultatet af eftersynet noteres på en eftersynsliste (se side 18), der er en udskrift af arbejdsordrer for det enkelte bygværk. Denne udskrift kan have forskelligt indhold, alt efter hvordan man ønsker at arbejde. Indholdet i udskriften styres dels af, hvilke arbejdsordrer der er oprettet på hver enkelt bro, dels hvilke arbejdsordrer man vælger at udskrive. Som udgangspunkt indeholder udskriften alle oprettede arbejdsordrer; men man kan begrænse den til at indeholde udvalgte arbejdsordrer Arbejdsordrer, Eftersynsliste Overordnet kan man vælge at arbejde på forskellige måder, der kommer til udtryk i valget af, hvad der udskrives på eftersynslisten: Man kan på forhånd én gang for alle oprette alle de arbejdsordrer, der er sandsynlige på hvert enkelt bygværk, med totale mængder, og så ved eftersynet medbringe en eftersynsliste, hvor alle disse arbejdsordrer er med. Under eftersynet noteres så forventede mængder på alle arbejder, der skal udføres. I eksemplet i bilag 9 benyttes denne udgave. Man kan vælge at medbringe en eftersynsliste, der kun indeholder relevante elementer med totalmængder for det enkelte bygværk. Det kræver, at man for hvert element på det enkelte bygværk opretter en arbejdsordre med totalmængden. Denne arbejdsmåde er beskrevet i bilag 10. Under eftersynet skrives forventede mængder på de arbejdsordrer, der står på eftersynslisten. Samtidig noteres elementnr., arbejdsnr., forventet mængde, antal udførelser osv. og evt. bemærkning/placering for de ønskede arbejder, der ikke er fortrykt på eftersynslisten. Hvis man har bestemte ønsker til produkter, metoder eller lignende, anføres det i bemærkning/placering. På dette tidspunkt skelnes ikke mellem T- og R-arbejder, der skrives forventet mængde på begge slags. Forventede mængder indtastes i eksisterende arbejdsordrer (både T- og R-arbejder), og om nødvendigt oprettes nye arbejdsordrer (almindelige og specialarbejder).

33 2. Teknisk beskrivelse 2.5 Arbejdsgang ved brug af vedligeholdsmodulet Overslag og tilretning af mængder Dette afsnit kan springes over, hvis man ikke udbyder vedligeholdsarbejderne. Fra DANBROs prisbog overføres gennemsnitlige erfaringsenhedspriser på T-arbejderne til arbejdsregisteret og enhedspriser på post til registeret timeløns- og materiellejeliste. Hvis man selv har oprettet T-arbejder, eller hvis man ikke råder over prisbogen, må man selv sætte skønnede enhedspriser på. Årets budget indtastes i parametre. Der udskrives et overslag. Der skønnes mængder på underposterne under post som beskrevet på side 15. (Hvis man arbejder med faste mængder i disse poster, fastsættes den faktor, de skal indgå med i overslag og tilbudsliste). Overslaget genereres igen, så man nu får de skønnede mængder x enhedspriser på post med. Overslaget gennemgås og sammenholdes med budgettet. Hvis budgettet er overskredet, retter man i de forventede mængder og på mængderne i post 16-18, genererer et nyt overslag, retter igen osv., indtil overslaget er tilstrækkeligt tæt på budgettet. I dette tilpasningsarbejde kan man benytte muligheden for at udelukke bestemte elementer og/eller bestemte arbejder på alle bygværker (se side 22 ff). Hvis der er arbejder, hvor den samlede forventede mængde er meget lille, kan der suppleres med fiktive ydelser, til man når en passende mængde (så man får en rimelig tilbudt enhedspris). Hvis der er arbejder, hvor den samlede forventede mængde er 0, tilføjes der en fiktiv ydelse af passende størrelse, hvis man gerne vil indhente en enhedspris på arbejdet alligevel Udbud og licitation Dette kapitel kan springes over, hvis man ikke udbyder vedligeholdsarbejderne. Når forventede og fiktive mængder er tilpasset, så man er tilstrækkeligt tæt på budgettet, udskrives en tilbudsliste, og der udarbejdes øvrigt udbudsmateriale i henhold til udbuds- og driftsforskrifterne. Efter licitationen registreres de tilbudte enhedspriser i registeret arbejder og i timeløns- og materiellejelisten. Der udskrives et nyt overslag, denne gang med de tilbudte enhedspriser. Hvis entreprisesummen (fordi de tilbudte priser afviger fra de forventede) afviger væsentligt fra det overslag, der blev beregnet med overslagspriser, kan man igen ændre forventede mængder ved at udelukke flere arbejder, eller ved at tage nogle af dem med, der tidligere blev udelukket.

34 2. Teknisk beskrivelse 2.5 Arbejdsgang ved brug af vedligeholdsmodulet Udførelse af arbejder Arbejdsordresedler Når man har besluttet, hvilke arbejder der skal udføres, udskrives arbejdsordresedler (arbejder til udførelse), der indeholder alle arbejdsordrer med forventede mængder. Når et arbejde er udført, kvitterer entreprenøren på arbejdsordresedlen med angivelse af udført mængde og udførelsesdato. Hvis et arbejde skal udføres flere gange (jf. side 12), er der et tilsvarende antal linjer, hvor man hver gang kan påføre mængde og dato. Disse udførelsesdata kan inddateres løbende, eller de kan indtastes samlet efter entreprisens afslutning. Hvis DANBROs entrepriseadministrationsmodul benyttes til styring af arbejderne, overføres udførelsesdata samlet herfra ved årets afslutning. Flere lister Arbejdsordresedlerne kan deles op, således at bestemte arbejder eller grupper af arbejder udskrives for sig. Dette benyttes eksempelvis, hvis vedligeholdsarbejderne er udbudt i flere entrepriser, eller hvis man ønsker at udlevere en liste til en underentreprenør, der kun skal udføre en bestemt type arbejder Årsskifte Når et års arbejder er afsluttet, skal databasen forberedes til næste års arbejder. Det indebærer: Alle data for sidste års arbejder gemmes. Det aktuelle år indsættes automatisk i alle arbejdsordrer, hvor den udførte mængde er større end nul. Det aktuelle årstal øges med 1 Udført mængde sættes til nul for alle arbejdsordrer. Forventet mængde sættes til nul for alle arbejdsordrer, undtagen dem, der er mærket med Ja i feltet Udføres hvert år jf. side 12. Man kan vælge, om forventet mængde skal blive stående til næste år, hvis arbejdet ikke blev udført (dvs., hvis udført mængde = 0). Hvis man har fået nye bygværker, oprettes relevante arbejdsordrer for disse Eventuelt oprettes nye elementer og arbejder

35 3. Brugervejledning, vedligehold 3.1 Generelt BRUGERVEJLEDNING, VEDLIGEHOLD 3.1 Generelt En generel vejledning i brugen af DANBROprogrammerne findes i Modul 1, Broforvaltning generelt. I dette kapitel gives en generel beskrivelse af, hvor i vedligeholdsmodulet de forskellige data og funktioner findes. Detaljeret vejledning i brug af programmerne findes i hjælpesystemet som ovenfor beskrevet. Programmerne vedrørende vedligehold findes i systemmenuen under fanen Vedligehold. Herunder findes to faner: én for inddatering og opslag i vedligeholdsprogrammerne og én for adgang til rapportprogrammer. (Se Figur 2) Figur 2 Menuindgang til vedligehold 3.2 Elementer og arbejder Elementer og arbejder og deres sammenknytning findes under menupunktet Elementer og arbejder på fanen Inddatering/opslag. Herunder findes igen en række faner: