Uanmeldt tilsyn ved Bo- og aktivitetstilbuddet Tagdækkervej, Tagdækkervej 10, 8450 Hammel

Transkript

1 Regionshuset Viborg Uanmeldt tilsyn ved Bo- og aktivitetstilbuddet Tagdækkervej, Tagdækkervej 10, 8450 Hammel Psykiatri- og Socialstaben Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel Udført af tilsynsteamet: Jan Tolstrup og Ellen Brunebjerg den 29. oktober 2008 Dato Indledning og formalia Tagdækkervej er et tilbud om bostøtte, rehabilitering og aktiviteter til personer mellem 18 og 60 år med senhjerneskade eller fysisk funktionsnedsættelse. Tilbuddet består af 24 boliger, fordelt med 18 i Bostøtten og 6 i Rehabiliteringen, samt 28 pladser i aktivitetstilbuddet. Tagdækkervejs botilbud yder støtte efter Lov om Social Service 81-85, aktivitetstilbud efter 104 og rehabiliteringstilbud efter 107. Ellen Brunebjerg Tel Ellen.Brunebjerg@ps.rm.dk Side 1 Tilsynsrapporten fra tilsynsbesøget den 7. april 2008 indeholder en række opmærksomhedspunkter. Tilbuddet har i samarbejde med driftsområdet udarbejdet en handleplan vedr. opmærksomhedspunkterne, og både tilsynsrapport og handleplan er tilgængelig på tilbuddets hjemmeside. Ved dette uanmeldte tilsynsbesøg var formålet primært at følge op på implementering af handleplanen. Yderligere oplysninger om tilbuddet kan ses på Deltagere i tilsynet: Ledelsen: Palle Due, konstitueret forstander Tine Behrendt, afdelingsleder, Bostøtten Lotte Mikkelsen, afdelingsleder, Rehabiliterings- og aktivitetstilbuddet Medarbejderrepræsentanter: Repræsentanter for medarbejderne var udpeget af ledelsen. Medarbejdernes navne er kendt af tilsynsteamet, men nævnes ikke i rapporten. Social- og sundhedsassistent, Bostøtten Social- og sundhedsassistent, Bostøtten, fungerende TR for FOA Ergoterapeut, Bostøtten, medlem af MED Ergoterapeut, Rehabiliteringsafdelingen, TR TR er tillidsrepræsentant MED er udvalget for medindflydelse og medbestemmelse

2 Beboerrepræsentanter: De to beboerrepræsentanter var udpeget af ledelsen. Den ene beboer er medlem af beboerrådet. Navnene er kendt af tilsynsteamet, men nævnes ikke i rapporten. Program: Kl Kl Kl Kl Kl Kl Planlægning af dagen med ledelsen Interview med beboerne Interview med ledelsen Frokost Interview med medarbejderne Opsamling med ledelsen Resumé Det er tilsynets vurdering, at ledelsen har igangsat relevante processer i forhold til handleplanen vedr. opmærksomhedspunkterne fra den seneste tilsynsrapport. Det er velbegrundet, at enkelte områder afventer andre tiltag. Det drejer sig om etablering af pårørenderåd og pårørendepolitik, som afventer at tilbuddet har fået et overblik over økonomien samt fået værdier og faglighed på plads. De igangsatte processer omfatter bl.a. statusmøder med alle beboere, hvor forventningerne har kunnet afstemmes. Der er valgt et beboerråd, og beboerne føler, de har medindflydelse. Der anvendes handleplaner, og støtten dokumenteres i Bosted. Tilsynet oplever uens sprogbrug om handleplaner, som nogle af medarbejderne kalder plejeplaner. Efter tilsynets vurdering er der behov for at tilpasse de faglige termer. Tagdækkervej har som en del af handleplanen igangsat flere nye aktiviteter, hvilket beboerne har indflydelse på og er tilfredse med. Beboerne synes der er kommet en bedre tone i huset, og at de har medindflydelse og medbestemmelse. Medarbejderne oplever ikke længere massiv kritik fra pårørende. Der arbejdes fortsat med udbedring af fejl ved byggeriet i samarbejde med regionens bygningskontor. Beboerne synes, rengøringen er i orden, og ledelsen prioriterer rengøring af lejligheder frem for fællesarealer. Tilbuddet har revideret medicinhåndteringen, hvilket efter tilsynets vurdering er tilfredsstillende. Ledelsen har for at udvikle den faglige platform planlagt to indsatser i om hhv. værdier og en neuropædagogisk grunduddannelse for alle medarbejdere. Sygefraværet er forholdsvist lavt, men der er enkelte langtidssygemeldte. Der er gennemført en arbejdsklimaundersøgelse, hvor resultatet skal bearbejdes i LMU. Medarbejderne er kritiske overfor arbejdsplanen, og tilsynsteamet vurderer, at ledelsen med fordel kan informere om rulleplaner ved personalemøde eller lignende. Side 2

3 Tilsynet vurderer, det er relevant at opdatere handleplanen vedr. opmærksomhedspunkterne, både for at for at give overblik internt i organisationen og i forhold til pårørende. Tilbuddet afventer assistance fra konsulenten i driftsområdet, som følger op på handleplanen. Tilsynsteamet ser følgende opmærksomhedspunkter Handleplaner: Hvordan kan medarbejdere og ledelse tilpasse de faglige termer om handleplaner/plejeplaner? Arbejdsplaner: Ledelsen informerer om rulleplaner på personalemøde. Handleplanen vedr. opmærksomhedspunkterne fra sidste tilsynsbesøg kan med fordel opdateres. Den generelle faglige indsats Tagdækkervejs målgruppe er voksne mennesker med varig og betydelig, fysisk funktionsnedsættelse og med handicap efter en senhjerneskade. Målgruppen omfatter: Hjemmeboende, handicappede unge over 18 år, som ønsker hjælp til at håndtere overgangen til et voksenliv i egen bolig Voksne, som efter en trafikulykke eller blødning i hjernen, har fået varige kognitive, intellektuelle og fysiske skader Voksne, som akut får behov for hjælp 24 timer i døgnet, og hvor der er behov for hjælp til at finde en varig løsning Tagdækkervejs målgruppe var oprindeligt yngre fysisk hjerneskadede, men sammensætningen er en anden: 1/3 er fra den oprindelige målgruppe, mens de øvrige har andre diagnoser. Ledelsen forsøger at begrænse målgruppen til få diagnoser for at kunne opbygge og opretholde ekspertise. Det kan være et dilemma i forhold til at få pladserne fyldt op. Pt. er 16 af de 18 pladser i Bostøtten besat, mens der er en ledig plads i Rehabiliteringen. Kerneydelse Samarbejde mellem ledelse og medarbejdere med beboere og pårørende jf. opmærksomhedspunkt fra seneste tilsynsrapport: Samarbejde med beboere og pårørende. Der findes at være en alvorlig mangel på gensidig tillid og åbenhed i samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere på den ene side og stedets brugere og pårørende på den anden. Det drejer sig både om samarbejdet vedrørende den enkelte brugers ophold og samarbejdet med gruppen af beboere og pårørende generelt. Som en del af handleplanen vedr. opmærksomhedspunkterne er det besluttet at revurdere alle beboeres handleplaner. Der er afholdt statusmøder efter tilsynsbesøget, hvor alle beboere har fået tilbudt et møde før sommerferien. Formålet har været en forventningsafstemning, men samtidig har ledelsen fået opmærksomhed på, at mål, behov og bevilling ikke altid har stemt overens. Der arbejdes ifølge medarbejderne på at kortlægge ydelserne til den enkelte beboer. Der kommer en ny runde statusmøder med kommunens sagsbehandler til januar. Beboerrådet blev valgt primo oktober, og det første møde blev holdt dagen før tilsynets besøg. Beboerne fortæller, der er 5 deltagere i beboerrådet, og afdelingsleder og forstander deltager i møderne. Der kan tages forskellige ting op, herunder orientering om ændringer i personalet, beboernes utilfredshed, ansættelse af nye medarbejdere eller fest i huset, hvilket beboere skal Side 3

4 være med til at arrangere. Rådet kan desuden drøfte forslag til, hvad pengene i fælleskassen skal bruges til. Forslagene tages med til beboermøde, hvor det kan drøftes med alle. Ledelsen vurderer at beboerne føler, de har medindflydelse, men at det især bliver ledelsens udfordring at udbrede demokratiet til de beboere, som ikke sidder i beboerrådet. Handleplanen vedr. opmærksomhedspunkterne omfatter bl.a. en temadag for pårørende om forventninger til samarbejde og en proces med målet at udforme en pårørendepolitik. Ledelsen prioriterer at få værdier og faglighed på plads samt overblik over økonomien, før der indledes et tættere samarbejde med de pårørende. Efter ledelsens vurdering kan pårørende medvirke i faglige værdidiskussioner og desuden få generel information om tilbuddet. Ledelsen har drøftet oprettelse af et pårørenderåd med beboerne i Bostøtten. Beboere har overfor ledelsen givet udtryk for, at de ikke ønsker, at pårørende skal modtage viden udenom beboerne om deres ophold på Tagdækkervej. Beboerne ønsker heller ikke, at en pårørende medvirker i beboerrådet som repræsentant uden stemmeret. Afdelingsleder i Rehabiliteringen fortæller, der holdes målsætningsmøder hver måned med beboerne og statusmøder hver tredje måned med kommunen for at sikre at målsætningen følger kommunens planer. Medarbejderne beskriver et formøde, et midtvejsmøde og et afslutningsmøde med kommunen. Indsatsen planlægges individuelt afhængig af den enkeltes bevilling. Opholdet er typisk 3 til 9 måneder. Afdelingslederen har det formelle ansvar for samarbejdet med pårørende, mens det er beboernes kontaktpersoner, der har kontakten i hverdagen. Manglende ledelse i foråret har påvirket pårørendesamarbejdet. Pleje- og omsorgsplaner jf. opmærksomhedspunkt fra seneste tilsynsrapport: Pleje og omsorg. Brugere og pårørende har påpeget alvorlige fejl i plejen og omsorgen for brugerne. Der vurderes at være mangel på planlægning og strukturering af de daglige rutiner omkring den enkelte brugers pleje. Processen med handleplaner er beskrevet ovenfor. Medarbejderne dokumenterer deres arbejde i Bosted System. I Rehabiliteringen har de gennem længere tid dokumenteret alle ydelser, men for at spare tid beskrives nu kun afvigelser og aflysninger ud fra planen for den enkelte beboer. Ifølge ledelsen er det væsentligt at forklare de pårørende, at når en beboer ringer på klokken, kan der være ventetid, da medarbejderne ikke altid kan gå fra en anden beboer. Ledelsen tager kritikken alvorligt og vil gerne i dialog med pårørende om forventningerne. De to beboere, som tilsynet talte med, synes de får den nødvendige hjælp til dagligdags gøremål. Den ene beboer bryder sig ikke om at bo på Tagdækkervej, hvilket ikke er en kritik af støtten, og hun beskriver medarbejderne som søde og rare. Aktiviteter jf. opmærksomhedspunkt fra seneste tilsynsrapport: Aktiviteter. Der vurderes at være behov for synliggørelse af aktiviteterne samt afstemning af forventninger i forhold til brugere og pårørende. Side 4

5 Tagdækkervej har daglige aktivitetstilbud, hvor brugerne selv er med til at bestemme aktiviteterne. Aktivitetstilbuddet har en normering til 28 brugere, men har pt. ca. 10 indskrevet, som hovedsagelig kommer fra Bostøtten. Brugerne i Rehabiliteringen deltager sjældent i aktivitetstilbud, da de ofte ikke kan profitere af gruppesammenhænge. Ledelsen vil gerne tiltrække flere eksterne brugere og drøfter det med Favrskov kommune. Kommunen skal visitere til et aktivitetstilbud efter 104, og der kan kun visiteres til ét aktivitetstilbud. Derfor kan en beboer, som har et tilbud ude i byen, ikke samtidig benytte aktivitetstilbuddet på Tagdækkervej. Ledelsen har afklaret dette med nogle brugere ved de omtalte opfølgningsmøder. Der er siden sidste tilsynsbesøg etableret varmtvandssvømning, ridning og bygget fuglekasser mm. til brugernes tilfredshed. Der er særlig fokus på at få igangsat aktiviteter for mænd. Ledelsen oplever, der er ressourcer til at opfylde individuelle ønsker pt. Der er indledt et fast samarbejde mellem aktivitetstilbud og bostøtte, så aktivitetsmedarbejderne deltager i handleplanmøder, hvilket giver sammenhæng og opbakning. Der er også sat flere aktiviteter i gang i Bostøtten, som har sat flere ressourcer af i fritiden og i sommerferien. Medarbejderne fortæller, at en ny mellemvagt giver nye muligheder for ture ud af huset og flere individuelle muligheder for beboerne. De to beboere synes også, der er blevet bedre muligheder for at komme ud af huset, siden mellemvagten er startet. Den ene beboer er startet i aktiviteter to uger før tilsynsbesøget og synes nogle aktiviteter er gode, mens andre er under hendes niveau. Beboerne er enige om, at de kreative ting, som maling, syning og sang er godt. Den ene beboer er tilfreds med svømning og ridning. Medarbejderne nævner fredagscaféen med levende musik som et godt arrangement, hvilket beboerne er enige i. De har snakket om, at de vil gentage fredagsbaren hvert halve år. Beboerne kan ønske emner og komme med forslag fx at gå på biblioteket eller tage på busture. De er bevidste om, at det er vanskeligt at tilfredsstille alle. Medarbejderne har oplevet tilfredshed med aktiviteterne fra pårørende. Beboeren/pårørende Den ene beboer, som tilsynet talte med, synes det er blevet rigtigt godt at bo på Tagdækkervej, og der er sket ændringer bl.a. med en bedre tone fra medarbejderne overfor beboerne. Tidligere kunne de tale ned til os og ville bestemme meget, siger denne beboer, som synes beboerne har fået medindflydelse og medbestemmelse. Der er tilfredshed med en synlig forstander, der kommer forbi til en snak, og personalet er blevet bedre til at lytte til kritik. Den anden beboer vil gerne flytte fra Tagdækkervej og bo i egen lejlighed. Hun synes fortsat, nogle medarbejdere bestemmer for meget og ikke altid vil give tilstrækkelig hjælp. Beboerne er dog enige om, at der kan være en balance mellem at få hjælp og udfordre grænsen for, hvad beboerne kan selv. Begge beboere har kontaktpersoner, som de er tilfredse med. Beboerne har det godt med de andre beboere. En medarbejder, som blev ansat i maj, oplever meget positivt fra pårørende og synes samarbejdet fungerer godt. Der vil altid være steder, hvor pårørendesamarbejdet er udfordrende, hvilket ledelsen bekræfter. Generelt oplever medarbejderne ikke længere kritik fra pårørende sammenlignet med for et halvt år siden. Side 5

6 Magtanvendelser og håndtering af klager Ikke berørt ved dette tilsyn. Samarbejdsrelationer Favrskov kommune har vist interesse for evt. at overtage Tagdækkervej fra I den forbindelse er der aftalt et forløb, hvor bl.a. politikere og embedsmænd fra kommunen kommer på besøg på Tagdækkervej. Der er desuden arrangeret et dialogmøde for brugerrådet og pårørende på Rådhuset i Hammel. De fysiske og sundhedsmæssige rammer Bygninger og udenomsarealer Administrative rutiner: Pårørende retter kritik mod Boligadministrationen i Region Midtjylland for manglende udbedring af fejl og mangler ved byggeriet. Ledelsen oplyser, at flere boliger er behæftet med fejl, og byggeriet er udført uden tilstrækkelig kontrol. Forstanderen oplyser, der har været god hjælp til opfølgning fra regionens Bygningskontor, som kommer 7. november 2008 og ser på lejlighederne. Håndværkerne arbejder stadig med at udbedre fejl, men nogle fejl kan ikke løses. Tagdækkervej har været behjælpelig med at udbedre mindre skader for at komme videre. De beboere, som tilsynet talte med, oplyser, at det har regnet ind i fællesarealerne. De har ikke byggefejl i deres lejligheder. Hygiejne Rengøring. Der er kritik af rengøringen af såvel brugernes lejligheder som af fællesarealerne. Der vurderes at være brug for tydeliggørelse af Tagdækkervejs ydelser. Ledelsen prioriterer rengøring, så lejligheder har første prioritet, hvis der mangler tid til rengøring. Dermed kan fællesarealer være mindre rene. Ledelsen beskriver standarden som passende. Ledelsen har ikke fundet det relevant at lave et opslag om rengøringen. Ifølge medarbejderne er det lang tid siden, de har hørt noget negativt om rengøring i Bostøtten. Rengøring og køkken er en del af aktivitetscentret, og de prioriterer medarbejdere til de mest nødvendige opgaver, såsom madlavning, og får andre til at tage rengøring ved sygdom. I Rehabiliteringen har medarbejderne fået besked om, at fagmedarbejdere skal gøre rent i fællesområderne i en overgangsperiode. Beboerne, som tilsynet talte med, synes rengøringen er i orden. De kunne ønske, at medarbejderne var bedre til at rydde op efter sig, hvilket påpeges med et smil. Beboerne er med til at lave Tagdækkervejs avis, og mener ikke rengøring har været drøftet med beboere eller nævnt i avisen. Medicinadministration Side 6

7 Medicin. Brugere og pårørende har påpeget flere alvorlige fejl i forbindelse med medicinhåndtering. I handleplanen vedr. opmærksomhedspunkterne er beskrevet en række tiltag på medicinhåndtering, som alle er sat i gang ifølge ledelsen. Ledelsen har sat fokus på medicinhåndtering med et samarbejde mellem begge afdelinger, hvor social- og sundhedsassistenterne er udpeget som ansvarspersoner. De har gennemgået og tilpasset procedurerne. Medicingivning registreres i Bosted. Fejlmedicinering registreres i Bosted og noteres på et papir til opfølgning hos afdelingslederen. Medarbejderne oplyser, at fejlregistreringen fungerer. Ledelsen har besluttet, at apoteket skal dosisdispensere, så medarbejderne kan prioritere tid til andre opgaver. Medarbejdere uden medicinkursus giver ikke længere medicin eller doserer. Et planlagt medicinkursus for medarbejdere på Tagdækkervej afventer, at der findes en læge til undervisningen. Beboerne, som tilsynet talte med, har ikke oplevet problemer med medicinering. Kost/motion Ikke berørt ved dette tilsyn. Rygning, alkohol- og stofmisbrug Ikke berørt ved dette tilsyn. Medarbejdere og medarbejderforhold Faglig udvikling Tagdækkervej igangsætter et projekt om værdier og kultur på arbejdspladsen i november med en antropolog fra regionen. Projektet skal løbe i hele 2009 og finansieres af HR-afdelingen. Ledelsen vurderer desuden, der er behov for faglig opkvalificering af medarbejdere, og der er planlagt en neuropædagogisk grunduddannelse (to forløb over 7 dage) for alle ansatte i januar-februar Enkelte medarbejdere deltager i et tilsvarende forløb sammen med andre tilbud for hjerneskadede i regionen. Disse forløb er finansieret af Voksen-Social Afdelingen. Medarbejderne glæder sig til forløbene og gør sig overvejelser om, hvordan planen skal hænge sammen med det daglige arbejde. Medarbejderne kunne ønske større fokus på monofaglige kurser, men vurderer at ledelsen har prioriteret at få et fælles grundlag først. Når værdier og det fælles faglige grundlag er på plads, ønsker ledelsen at promovere Tagdækkervej, som et fagligt tilbud til mennesker med senhjerneskade eller fysisk funktionsnedsættelse. Ledelsen vil arbejde for, at tilbuddet får et godt image. Ifølge medarbejderne har der aldrig været afholdt medarbejderudviklingssamtaler (MUS) i Rehabiliteringen, hvor afdelingslederen har taget en samtalerunde med alle medarbejdere, efter hun er kommet tilbage. I Bostøtten har nogle medarbejdere oplevet medarbejderudviklingssamtalerne i forsommeren som ufrugtbare. Medarbejderne forventer, at behovet for MUS bliver taget op i det lokale MED-udvalg, og de synes, der er basis for at få en god proces. Side 7

8 Beboerne oplever mere ro på personaleudskiftningen, selvom enkelte rejser. Beboerne udtrykker tilfredshed med den mere stabile situation. Arbejdsmiljø Medarbejderforhold. Der findes at være et bekymrende højt sygefravær blandt medarbejderne og tillige en stor udskiftning af medarbejdere. Det vurderes, at der bør arbejdes med rekruttering og fastholdelse af medarbejdere samt med at nedbringe sygefraværet. Siden sidste tilsynsbesøg er der foretaget en analyse af sygefraværet, som er relativt lavt med gennemsnitlig under 10 sygedage årligt. Enkelte har længerevarende fravær, mens andre arbejder på særlige vilkår, hvilket kan belaste de, som arbejder på fuld tid. Ledelsen arbejder på at skabe åbenhed om fraværet og med at være præcise med at omtale fravær som arbejdsskade, arbejdsrelateret fravær eller andet. I foråret syntes medarbejderne i Rehabiliteringen, at ledelsessituationen var utilfredsstillende, hvilket medførte stor personaleudskiftning pga. usikkerhed, manglende ledelse og manglende overblik. Udskiftningen er ophørt nu, hvor der igen er kommet ledelse. Der er ifølge medarbejderne kommet en bedre ånd i huset, og der er igen fokus på det monofaglige, og hvad hver især kan byde ind med. Der er kommet bedre arbejdsvilkår, siger en medarbejder. Efter beslutning i Tagdækkervejs lokale MED-udvalg (LMU) er der gennemført en arbejdsklimaundersøgelse (AKU) og ikke en psykisk APV. Medarbejderne har ikke set resultatet, som er modtaget dagen før tilsynsbesøget, men ifølge forstanderen ligger Tagdækkervej over regionens gennemsnit for tilfredshed med 7 på en skala til 10. Undersøgelsen skal drøftes i LMU. Det er beboernes indtryk, at der er pres på medarbejderne i weekender med kun to medarbejdere på arbejde, når der er tre beboere, som skal have hjælp til spisning. Beboerne synes, der mangler hænder i weekenden, også fordi en medarbejder går fra til at lave mad. Hvis det er muligt, låner Bostøtten derfor personale i Rehabiliteringen. Medarbejderne oplever, de er pressede morgen, aften og i weekender. Medarbejderne vil gerne have undersøgt, om der kan findes en studerende til at stå i køkkenet i weekenderne. Medarbejderne er kritiske overfor arbejdsplanen, hvor nogle kollegaer ikke har fået de ønskede dag- og aftenvagter, hvilket er nævnt for forstanderen på seneste møde med tillidsrepræsentanter. Medarbejderne er usikre på, om arbejdsplanen for Bostøtten er en grundplan. Det er ledelsens ønske at give medarbejderne ens vilkår i forhold til arbejdstidsplanlægning. Der er lavet rulleplaner for begge afdelinger, og alle medarbejdere har ifølge ledelsen accepteret rulleplanerne. Det er tilsynets vurdering, at ledelsen med fordel kan informere om rulleplaner på personalemøde. Samarbejde internt Ledelsen vil overfor medarbejderne synliggøre, hvem der har kompetence til at træffe hvilke beslutninger. Der skrives udførlige ledelsesmødereferater, som udsendes til alle medarbejdere. Ledelsen har travlt, men forsøger at give medarbejderne plads til det daglige arbejde, hvor medarbejderne ifølge ledelsen udfører et stort arbejde med engagement og motivation. Side 8

9 Økonomi Beboernes økonomi Administrative rutiner: Pårørende retter kritik mod Boligadministrationen i Region Midtjylland for problemer med opkrævning og betaling af husleje Beboerne synes huslejen er høj, selvom de får boligydelse. Beboerne modtager nu månedlige opkrævninger, og opkrævningerne er specificeret. Jf. den seneste tilsynsrapport har der været problemer med manglende regninger fra regionens boligadministration og uorden i opkrævning for kost. Forstanderen har afsluttet bagateller ved betaling over tilbuddets drift, og vurderer at fejlene er udbedrede. Tilbuddets økonomi Forstanderen vurderer pt., at tilbuddet kommer ud af 2008 med et underskud. Forstanderen skal have lavet et uddelegeret budget i InfoRM til afdelingslederne, og beboernes ydelser og betalingsaftalerne med kommunerne skal gennemgås. Dertil er givet bevilling til to medarbejdere i fire uger. Det skal give et overblik over økonomien, og samtidig give synlighed over behovet for medarbejdere i vagtplanen. Medarbejderne er spændte på, hvordan normeringen bliver, når økonomien er undersøgt til bunds. Andre forhold Intet at bemærke Side 9