Tilsynsrapport Frederikssund Kommune Social Service. Nordmandshusene. Uanmeldt tilsyn Maj 2013 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Transkript

1 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Frederikssund Kommune Tilsynsrapport Frederikssund Kommune Social Service Nordmandshusene Uanmeldt tilsyn Maj

2 Forord Rapporten er bygget således, at læseren på de første sider præsenteres for tilsynets samlede af tilbuddet samt udviklingspunkter, bemærkninger, anbefalinger og evt. anbefalinger om påbud. Herefter følger en række faktuelle oplysninger om tilsynsbesøget (herunder deltagere og tidspunkt) samt om det konkrete tilbud. Sidste del af rapporten indeholder de data, som tilsynet har indsamlet ved hhv. interviews og observationer og ved gennemgang af dokumentation. For hvert tema foretager de tilsynsførende en ud fra den indsamlede data og øvrige indtryk. Disse er ligger til grund for den samlede, der som nævnt optræder indledningsvist i rapporten. Bagest i rapporten findes en kort beskrivelse af formål og metode samt kontaktoplysninger til BDO. Tilsynet er altid udtryk for et øjebliksbillede og skal derfor vurderes ud fra dette. 1

3 Indholdsfortegnelse 1 samlede bemærkninger og anbefalinger Oplysninger grundlag Opfølgning på foregående tilsyn Fysiske rammer Den pædagogiske, omsorgs- og plejemæssige praksis Referenceramme, pædagogik og metode Særligt fokusområde Pædagogiske planer og mål for borgerne Hverdagsliv Hverdag og aktiviteter Indflydelse Omgangsform og sprogbrug Tryghed og trivsel Organisatoriske og personalemæssige forhold Internt samarbejde og kommunikation Procedurer og retningslinjer Særligt fokusområde Magtanvendelser Formål og metode Formål med tilsynet Metode varsling og tilrettelæggelse BDO s definition på bemærkninger og anbefalinger Kontaktoplysninger Præsentation af BDO

4 1 samlede BDO har på vegne af Frederikssund Kommune foretaget et uanmeldt tilsyn på Nordmandshusene. BDO er kommet frem til følgende på baggrund af analysen af det datamateriale, som er indsamlet gennem interviews og observationer. Det er tilsynets overordnede indtryk, at Nordmandshusene står midt i en større organisatorisk og pædagogisk omstillingsproces, der er igangsat fornylig, og derfor udfordrer såvel ledelse og medarbejdere. Udfordringerne handler bl.a. om at få skabt et fælles pædagogisk fundament. Der er ansat ny leder, Henriette Fals, dagen før tilsynet, og samtlige medarbejdere er nyansatte fra perioden fra til Derudover noterer tilsynet sig, at nogle borgere ikke falder indenfor målgruppen, og at stedet derfor er i proces for at finde den mest hensigtsmæssige placering til gavn for disse borgere. Det er dog tilsynets, at processen er i gang, bl.a. er givet øget akut normering samt planlagt stop-op dag for personalet. Tilsynet vurderer i forhold til opfølgningen på en anbefaling fra sidste tilsyn (udført af Frederikssund Kommune) omkring korrekt medicinhåndtering, at denne er efterkommet, men det er dog også tilsynets, at medicinhåndteringen kan optimeres yderligere og i relation til dette anbefaler tilsynet, at man først kvitterer for udlevering af medicinen efter medarbejderne har udleveret - og borgeren har indtaget medicinen. Yderligere anbefaler tilsynet, at borgerne får egen medicinkasse, hvor deres navn og cpr-nummer er angivet/anført. Når det gælder den pædagogiske referenceramme, så konstaterer tilsynet, at Nordmandshusene er midt i en større forandringsproces, herunder at få etableret et fælles pædagogisk fundament. Tilsynet noterer sig også, at borgergruppen ikke er homogen, hvilket er med til at give yderligere udfordringer omkring det pædagogiske fundament. Tilsynet konstaterer, at der ikke findes pædagogiske handleplaner på nogle af borgerne og bemærker, at det oplyses, at der vil blive udarbejdet pædagogiske planer på alle borgere, samt, at der vil blive indført en procedure, der vil medvirke til, at de pædagogiske planer udarbejdes mindst en gang årligt. Tilsynet vurderer, at borgerne har en god hverdag, hvor der dog er udfordringer i forhold til en uhomogen borgergruppe jf. punkt Tilsynet bemærker, at borgerne trives med den fleksibilitet, der er i forhold til valg af maddage. Tilsynet vurderer ud fra datagrundlaget, at der er fokus på borgernes indflydelse og selvbestemmelse i hverdagen, og varetages gennem mere uformelle samtaler med borgerne omkring deres ønsker og behov. Tilsynet bemærker, at det er hensigten, at der fremover skal afholdes formelle husmøder med dagsorden og referat. I forhold til omgangsform og sprogbrug, så er det tilsynets, at borgerne har det godt sammen og bemærker, at der fremadrettet i fællesskab med borgerne vil blive drøftet social adfærd i fælleskabet. Tilsynet vurderer, at borgerne umiddelbart er trygge og trives i tilbuddet, men vurderer også, at borgerne er i en sårbar situation, hvilket leder og personale også er opmærksomme på. Tilsynet noterer sig, at en borger ikke ved hvem man kan ringe til når medarbejderne ikke er til stede og i relation til dette anbefaler tilsynet, at borgerne snarest oplyses om dette. Tilsynet noterer sig, at en borger ikke ved, hvem man kan ringe til, når medarbejderne ikke er til stede, og i relation til dette, anbefaler tilsynet, at borgerne snarest oplyses om dette. Når det gælder det interne samarbejde, så konstaterer tilsynet, at dette område med fordel kan optimeres og anbefaler, at leder indtil EKJ-systemet fungerer, afsøger forskellige muligheder, fx ved at benytte et mailsystem, alt for at opretholde et kontinuerlig informationsflow, herunder vidensdeling omkring borgerne. Endvidere konstaterer tilsynet, at leder er påbegyndt processen omkring udarbejdelse af retningslinjer for personalet. 3

5 I forhold til medicinhåndtering henvises der til anbefalingen givet under punkt 3.1. hvor det anbefales, at medarbejderen kvitterer for udlevering af medicinen efter medarbejderen har udleveret og borgeren har indtaget medicinen, samt at det anbefales, at borgerne får egen medicinkasse med navn og cpr-nummer anført. I relation til håndtering af en situation omkring en konkret beboer, anbefaler tilsynet, at medarbejderne drøfter og beslutter en ensartet tilgang og metode, således at der opnås entydighed omkring dette. Tilsynet konstaterer, at borgerne er bekendt med brand og evakueringsplan, men at medarbejderen ikke har kendskab til denne. Tilsynet anbefaler, at medarbejderne sammen med leder gennemgår brand og evakuering på et personalemøde og efterfølgende tager emnet på et husmøde sammen med borgerne. Tilsynet vurderer, at det er præsent at få introduceret og drøfte retningslinjer og procedure for magtanvendelse, herunder gråzoner og anbefaler, at leder sikrer en introduktion og gennemgang af procedure og retningslinjer, herunder gråzonedrøftelsen, alt for en entydighed og transparens for medarbejderne. Endvidere anbefaler tilsynet en drøftelse af, at gråzonetilfælde kontinuerligt drøftes på personalemøderne. Endelig er det tilsynets, at de fysiske rammer er velfungerende og opfylder målgruppens behov. Tilsynet har noteret sig, at man er opmærksom på, at fællesarealerne skal afspejle, at målgruppen er yngre borgere. 4

6 1.1 bemærkninger og anbefalinger Tilsynet giver anledning til følgende bemærkninger, anbefalinger og påbud: Bemærkninger 1. Tilsynet bemærker, at borgerne trives med den fleksibilitet der er i forhold til valg af maddage. 2. Tilsynet bemærker, at der vil blive udarbejdet pædagogiske planer på alle borgere, samt, at der vil blive indført en procedure, der vil medvirke til, at de pædagogiske planer udarbejdes mindst en gang årligt. 3. Tilsynet bemærker, at der fremover skal afholdes kontinuerlige husmøder med dagsorden og referat. Anbefalinger 1. Tilsynet anbefaler, at medarbejderne drøfter og beslutter en ensartet tilgang og metode til håndtering af en konkret beboer med et misbrug. 2. Tilsynet anbefaler, at borgerne snarest oplyses om, hvem de kan ringe til, når der ikke er medarbejdere tilstede i Nordmandshusene. 3. Tilsynet anbefaler omkring det interne samarbejde, at leder indtil EKJ-systemet fungerer, afsøger forskellige muligheder, fx ved at benytte et mailsystem, alt for at opretholde et kontinuerlig informationsflow, herunder vidensdeling omkring borgerne. 4. Tilsynet anbefaler, at man kvitterer for udlevering af medicinen efter medarbejdere har udleveret og borgeren har indtaget medicinen og at borgerne får egen medicinkasse med navn og cpr-nummer anført. 5. Tilsynet anbefaler, at medarbejderne sammen med leder gennemgår brand og evakuering på et personalemøde og efterfølgende tager emnet op på et husmøde sammen med borgerne. 6. Tilsynet anbefaler, at leder sikre en introduktion og gennemgang af procedure og retningslinjer, herunder gråzone drøftelsen, alt for at få en entydighed og transparens for medarbejderne. Anbefaling om påbud Ingen anbefaling om påbud. 5

7 2 Oplysninger Adresse Nordmandshusene 28, 4050 Skibby Leder Henriette Fals Tilbudstype og juridisk grundlag Tilbuddet er et kommunalt botilbud til voksne Tilbuddets juridiske grundlag er SEL 107 Antal pladser og belægningsgrad 4 pladser, samt en akutplads Takst pr. døgn Ifølge Tilbudsportalen er taksten pr. døgn kr. 912,00 Målgruppebeskrivelse Målgruppen er borgere med en udviklingshæmning (Kilde: tilbudsportalen) Antal ansatte og personalesammensætning Antal ansatte i alt: 4 Heraf: Ledelse af hovedaktiviteten inden for det sociale område: 1 Specialpædagogisk arbejde og omsorg for handicappede: 3 Dato og tidspunkt for tilsynsbesøg Den , kl Deltagere i interviews Leder blev kontaktet under tilsynet og efterfølgende dagen efter tilsynet. Henriette Fals, sygeplejerske og socialpædagog, fungerende leder fra Medarbejdere: Borger: Pædagog, med en neuropædagogisk efteruddannelse, tidligere uddannet bankrådgiver, ansat fra Borger boet i 2 år i Nordmandshusene. Borger boet i et ½ år i Nordmandshusene. BDO blev vist rundt på stedet af: En borger Tilsynsførende Lene Thorius (Manager, cand.pæd., PD og socialpædagog) Marianne Grube Christiansen (Chefkonsulent, cand.pæd., PD og socialpædagog) 6

8 3 grundlag 3.1 Opfølgning på foregående tilsyn Der har været tilsyn i 2011 udført af Frederikssund Kommune, hvor der blev givet følgende anbefaling; Det anbefales, at der i højere grad arbejdes med dokumentation for dosering, udlevering og indtagelse af medicin. Tilsynet anbefaler, at medicin fra apoteket leveres i færdigpakkede dosispakker, hvor det er hensigtsmæssigt. Dette minimerer chancerne for fejldosering. Tilsynet anbefaler at pjecen: Korrekt håndtering af medicin fra Sundhedsstyrelsen bruges som inspiration. Ved dette tilsyn konstateres det, at dokumentationen af medicinhåndteringen er optimeret; der er nu dosispakket medicin fra apoteket, ligesom der kvitteres (dokumenteres) ved udlevering af medicin. Tilsynet observerer ligeledes under tilsynet, at kvitteringen af medicinen kvitteres før borgeren har fået leveret medicinen og har indtaget denne. Endvidere observerer tilsynet, at borgerne ikke har deres egne medicinkasser med navn og cpr-nr. Tilsynet konstaterer ved ankomsten til Nordmandshusene, at der er sket radikale ændringer i Nordmandshusene, hvilket blandt andet viser sig ved, at der dagen før tilsynet er ansat en ny leder - Henriette Fals. Fals har siden fungeret som konstitueret leder. Derudover er der i perioden fra til ansat 3 nye pædagogiske medarbejdere. Alle tidligere medarbejdere er opsagt/holdt op. Ændringerne betyder, at Nordmandshusene lige nu står overfor større udfordringer i forholdt til at få etableret et fælles fundament, herunder pædagogik og metode, samt det ledelsesmæssige og organisatoriske. Endvidere konstaterer tilsynet, at to af borgernes behov ikke falder indenfor målgruppen, og at man er derfor i en proces for at finde rette placering for disse borgere. Tilsynet konstaterer ved ankomsten til Nordmandshusene, at en ny leder Henriette Fals er ansat (dagen før tilsynet), og at medarbejdergruppe alle er nyansatte fra perioden fra til , hvilket medfører en større udfordring i relation til at få skabt et fælles fundament. Tilsynet erfarer, at processen er igangsat. Derudover noterer tilsynet, at nogle borgere ikke falder indenfor målgruppen og man er derfor i proces for at finde den mest hensigtsmæssige placering til gavn for disse borgere. Tilsynet vurderer i forhold til opfølgningen på en anbefaling fra sidste tilsyn (udført af Frederikssund Kommune) omkring korrekt medicinhåndtering, at denne er efterkommet, men det er dog også tilsynets, at medicinhåndteringen kan optimeres og i relation til dette anbefaler tilsynet, at man kvitterer for udlevering af medicinen efter medarbejderne har udleveretog borgeren har indtaget medicinen. Yderligere anbefaler tilsynet, at borgerne får egen medicinkasse, hvor deres navn og cpr-nummer er angivet/anført. 7

9 3.2 Fysiske rammer På Tilbudsportalen bliver de fysiske rammer beskrevet som følgende: Der er 5 lejligheder med direkte adgang til fællesstue, som indeholder åbent køkkenalrum go stue samt bryggers med vaskefaciliteter til borgerne. Hver lejlighed er ca. 35 m2 og består af soveværelse, toilet med brus, stue med tekøkken og en lille have med terrasse og egen indgang. Derudover er der kontor og personaletoilet i huset. Tilsynet konstaterer, at der ikke er ændret på de fysiske rammer. Tilsynet får oplyst, at der for nyligt er indkøbt nyt møblement til alrummet/stuen, som er mere tidssvarende og signalerer at huset er beboet af yngre borgere. Tilsynet observerer, at indretning og møbler er afstemt efter borgernes behov. De borgere tilsynet interviewer er glade for deres lejligheder og fællesarealerne og borgerne fortæller, at de har været med til at bestemme indkøb af nyt inventar. Endvidere observerer tilsynet, at den lejlighed som fremvises af en borger, er indrettet efter borgerens smag. Tilsynet konstaterer at rengøringsniveauet alle steder er tilfredsstillende. Tilsynet vurderer, at de fysiske rammer er velfungerende og opfylder målgruppens behov. Tilsynet har noteret sig, at man er opmærksom på, at fællesarealerne skal afspejle, at målgruppen er yngre borgere. 3.3 Den pædagogiske, omsorgs- og plejemæssige praksis Referenceramme, pædagogik og metode Medarbejderen fortæller, at hun lige er startet og Nordmandshusene er i en forandringsproces, hvor det fælles pædagogiske fundament er under opbygning. Medarbejderen forklarer, at hun tager udgangspunkt i den viden og erfaring hun har fra tidligere arbejdsforhold og redegør for, hvordan hun med etablering af en god relation og struktur møder borgerne anerkendende og tager udgangspunkt i deres ressourcer og behov. Medarbejderen understreger, at anerkendelse ikke bare er ord, men skal ligge implicit i handlingen. Medarbejderen ligger vægt på borgernes medindflydelse, hvor borgerne skal være tovholdere i eget liv, og at de som medarbejdere skal have respekt for, at det er borgernes hjem og de er gæsterne. Medarbejderen eksemplificerer, hvordan hun arbejder pædagogisk med en borger, der skal tabe sig, og hvordan borgeren inddrages i processen og således får ejerskab til indsatsen og støttes i at blive selvhjulpen. Fx er borgeren selv med til at lave sine mellemmåltider. Tilsynet konstaterer, at medarbejderens tilkendegivelse er samstemmende med det samspil tilsynet observerer mellem borgerne og medarbejderen. Adspurgt medarbejderen om hendes kompetence indenfor neuropædagogik og hvordan hun ser neuropædagogikken bidrage til den pædagogiske indsats. Hertil fortæller medarbejderen, at hun tænker, at neuropædagogikken kan inddrages i forhold til tage udgangspunkt i borgernes ressourcer, og hvordan de derved fremadrettet kan understøtte borgerne i deres individuelle progressioner. Medarbejderen oplyser, at hun kan udføre neuropædagogisk 8

10 screening på borgerne. Medarbejderen fortæller, at hendes to nye kollegaer og leder alle har efteruddannelse af forskellige karakter og vurderer, at de tilsammen har et godt afsæt for at kunne yde en kvalificeret indsats, som vil støtte borgerne i deres progression. Medarbejderen tilføjer, at det tager tid og efterlyser længevarende forløb, hvor de som medarbejdergruppe har mulighed for at drøfte det pædagogiske fundament. Derudover gør medarbejderen opmærksom på, at de lige nu har en meget uhomogen borgergruppe, herunder stofmisbrug og psykiatrisk diagnose, hvor to af borgerne har behov for et tilbud, som er mere målrettet dem, hvilket er med til at udfordre dem yderligere. Ved telefonisk kontakt til leder bekræftes det, at Nordmandshusene indenfor de sidste 3 måneder har gennemgået radikale ændringer, og at der er ansat nyt personale og man nu er i en spæd start med at få etableret et fælles pædagogisk fundament. Tilsynet konstaterer, at Nordmandshusene er i en større forandringsproces, herunder at få etableret et fælles pædagogisk fundament, og at der udtrykkes ønske om tid til at få dette fundament på plads. Tilsynet noterer sig endvidere, at borgergruppen ikke er homogen, hvilket er med til at give yderligere udfordringer. 3.4 Særligt fokusområde Pædagogiske planer og mål for borgerne Adspurgt til de pædagogiske planer, så har medarbejderen ikke kunnet finde noget på den borger, som hun er kontaktperson for. Tilsynet får fremvist en mappe, der indeholder borgerens stamoplysninger, aftale omkring lommepenge/økonomi, en huslejekontakt, samt nogle regninger der er betalt. Derudover er der statusoplysninger fra borgerens tidligere botilbud, men der er ingen handleplan i mappen udarbejdet af Nordmandshusene. Leder oplyser efterfølgende, at hun heller ikke har kunnet finde handleplaner på nogen af borgerne og hun har derfor aftalt med medarbejderne, at når der er faldet ro på stedet, så vil hun støtte medarbejderne i at få udarbejdet en socialpædagogisk handleplan og dertil får indkaldt sagsbehandlerne til møde. Lederen vil indføre en kontinuerlig procedure, hvor borgerne mindst en gang om året vil få udarbejde/revurderet deres pædagogiske handleplan. Adspurgt til om borgerne har kendskab til deres handleplan, så har borgerne kendskab til handleplanen fra deres dagstilbud og tidligere opholdssteder, men ikke fra Nordmandshusene. En borger fortæller, at hun ved, at hendes forældre skal have møde med kontaktpædagogen. Adspurgt medarbejderen om mødet med forældrene fortæller medarbejderne, at alle forældre er indkaldt til møde vedrørende Nordmandshusenes nuværende status. Tilsynet konstaterer, at der ikke findes pædagogiske handleplaner på nogle af borgerne og bemærker, at der vil blive udarbejdet pædagogiske planer på alle borgere, samt, at der vil blive indført en procedure, der vil medvirke til, at de pædagogiske planer udarbejdes mindst en gang årligt. 9

11 3.5 Hverdagsliv Hverdag og aktiviteter En borger redegør for sin hverdag, hvor borgeren fire gange om ugen arbejder på et værksted indenfor beskyttet beskæftigelse og en gang om ugen har hjemmedag. Borgeren fortæller, at hun på hjemmedagen får hjælp af sin kontaktperson til rengøring m.v. Borgeren tilkendegiver, at medarbejderne er gode til at støtte hende. I fritiden går borgeren til ridning og i aftenklub. Borgeren er meget glad for sine fritidstilbud. Adspurgt borgeren, hvad hun foretager sig i weekenden, så fortæller borgeren, at hun ofte besøger sin familie. Borgeren tilføjer, at hvis hun er hjemme, så kan de finde på, at arrangere forskellige ture eller gå på Pizzarier. Med hensyn til madlavning fortæller borgeren, at de følger et skema og man skiftes til at lave mad. Maddag er som reglen samme dag, som man har hjemmedag. Dog har denne borger ikke maddag på sin hjemmedag, da borgerens fritidsaktivitet netop foregår denne dag. Borgeren fortæller, at det er medarbejderne, der laver maden om lørdagen. Tilsynet får fremvist madplanen af borgeren og spørger om borgeren kan læse det der stå, borgeren fortæller at det kan hun, men det ikke er alle borgere der kan læse. Tilsynet observerer en motionscykel i stuen, og borgeren fortæller, at motionscyklen benytter hun ofte, da borgeren gerne vil tabe sig. Borgeren tilføjer, at i sommerhalvåret går hun tur efter aftensmaden. En anden borger fortæller, at hun arbejder på TV-glad, og at hun ligeledes på sin hjemmedag gør rent. Denne borger har også fået ændret sin maddag da den heller ikke passede ind i hendes andre aktiviteter. Adspurgt borgeren om hvilke fællesaktiviteter der foregår på stedet, fortæller borgeren, at de ikke laver så meget sammen, men hun kan dog huske, at de engang har set et teaterstykke sammen. Medarbejderen fortæller, at alle borgerne undtagen en ny indflyttet borger, er tilknyttet forskellige beskæftigelses skole- eller dagtilbud og bekræfter, at alle borgere ligeledes har en hjemmedag. Adspurgt til hvordan madlavningen foregår, fortæller medarbejderen, at det har de endnu ikke drøftet i medarbejdergruppen, men det er hensigten, at borgerne skal inddrages mest muligt, ud fra princippet om, at de skal blive mest muligt selvhjulpne. Medarbejder fortæller, at hun gerne vil inddrage sin viden og kompetence indenfor musik i hverdagen, og at der skal etableres nogle faste tilbagevendende traditioner for stedet, fx sommerferie, fællespisning med pårørende m.m. Ud fra det relative korte kendskab medarbejderen har til huset, vurderer medarbejderen at borgerne umiddelbart har en god hverdag. Tilsynet vurderer, at borgerne har en god hverdag, hvor der dog er udfordringer i forhold til en uhomogen borgergruppe jf. punkt Tilsynet bemærker, at borgerne trives med den fleksibilitet, der er i forhold til valg af maddage Indflydelse En borger fortæller, at hun oplever at have indflydelse og medbestemmelse på sin hverdag modsat tidligere, hvor der var meget skarpe (borgerens ord) 10

12 regler for hvad man kunne bestemme. Borgeren oplevede, at de ikke havde ret til selv at bestemme og følte sig behandlet som et barn og ikke det voksne menneske hun er. Borgeren tilkendegiver, at efter at den nye leder er kommet til, er det blevet meget bedre. Adspurgt borgerne om de holder husmøde, så fortæller en borger, at det holder de hver torsdag, og de har en dagsorden og medarbejderne skriver referat i en bog. En anden borger fortæller, at det er lang tid siden de har haft husmøde. Tilsynet får fremvist referatbogen og kan konstatere, at der er en fast dagorden og det er medarbejderne der skriver referat. Det sidste husmøde er afholdt d Begge borgere fortæller, at når det gælder valg af menu til maden, så er det den borger, der har maddagen, der bestemmer menuen. Tilsynet spørger indtil, hvor man som borger kan skrive emner til dagorden, hertil oplyses det, at det kan de ikke, men de kan sige det på mødet. Adspurgt til om de kan læse referatet, så fortæller en borger, at vedkommende er ordblind og derfor ikke kan læse, men man kan altid spørge personalet. Borgerne fortæller, at de har været med til at bestemme, hvilke møbler der skulle indkøbes til stuen. Medarbejderen har ikke kendskab til husmødet (har aldrig deltaget) og tænker det skal indføres. Adspurgt til om det ville være gavnligt, at man visualiserede dagsorden og referat, så er medarbejderen enig heri og har erfaring med dette fra tidligere arbejdssted. I den faktuelle høringsproces oplyser leder, at der p.t. ikke afholdes husmøder eller andre formelle møder med borgerne, men at det er hensigten, at de skal genindføres. Indtil da foregår fælles samtaler omkring ønsker og behov mere uformelt. Tilsynet vurderer ud fra datagrundlaget, at der er fokus på borgernes indflydelse og selvbestemmelse i hverdagen, og varetages gennem mere uformelle samtaler med borgerne omkring deres ønsker og behov. Tilsynet bemærker, at det er hensigten, at der fremover skal afholdes formelle husmøder med dagsorden og referat Omgangsform og sprogbrug Borgerne giver udtryk for, at de har det godt sammen, og de taler ordentligt til hinanden. Borgerne fortæller, at de har nogle regler for hvordan de omgås hinanden, bl.a. at de altid skal banke på før de går ind til hinanden og skal respekterer den respons, der kommer. Begge borgere fortæller, at de ofte ser tv inde hos sig selv, men også godt kan hygge sig sammen med de andre borgere. En borger fortæller, at hun lige for øjeblikket er meget træt efter en lang arbejdsdag og derfor har behov for at være sig selv. Borgerne fortæller, at hvis de bliver uvenner kan de altid få hjælp fra medarbejderne. Begge borgere tilkendegiver, at de godt kan lide medarbejderne, og at de er imødekommende og taler ordentligt til dem. Medarbejderen tilkendegiver (igen), at borgergruppen er meget sammensat og at der fremadrettet er behov for, at man i fællesskab med borgerne drøfter socialadfærd når man er sammen. Det er medarbejderens oplevelse, at alle medarbejdere taler ordentligt og respektfuldt og ligeværdigt med borgerne. Tilsynet vurderer, at borgerne har det godt sammen og bemærker, at der 11

13 fremadrettet i fællesskab med borgerne vil blive socialadfærd i fælleskabet Tryghed og trivsel Tilsynet bliver ved ankomsten modtaget af borgere, der er imødekommende og tillidsfulde. Borgerne tilkendegiver, at de er glade for at bo på tilbuddet og borgerne er glade for, at der er kommet nye medarbejdere. Adspurgt borgerne på hvilken måde de er glade for de nye medarbejdere, så fortæller borgerne, at tingene i dag er anderledes, fx er reglerne ikke så skarpe mere. Før havde de regler der hang på opslagstavlen, disse regler er nu taget ned og det er blevet mere frit jf. punkt Borgerne fortæller, at de har nogle regler, hvilket borgerne synes er en god ide, fx at der skal være ro i hverdagen efter kl. 22, hvilket betyder, at borgerne skal være i deres egne boliger og ikke i fællesstuen. Borgerne fortæller, at der er medarbejdere om morgenen og der er medarbejdere om eftermiddagen/aftenen. Tilsynet kan konstatere, at der er medarbejdere i hverdagen fra kl. 6 til kl. 21, og i weekenden fra kl De borgere, som deltager i tilsynet, tilkendegiver, at de er trygge ved at være alene om natten. Adspurgt til om de har et nummer de kan ringe til, hvis noget skulle have behov herfor, når de er alene, så fortæller den ene borger, at vedkommende ikke klar over om der er et nummer hun kan ringe til - hvis behovet skulle opstå i det tidsrum, hvor der ikke er medarbejder tilstede. En borger giver i særlig grad udtryk for, at hun i dag trives meget mere end tidligere jf. den ændrede pædagogiske tilgang og de nye mere frie regler, og hun kan derfor være bange for, at denne trivsel skulle forsvinde. Medarbejderen oplever umiddelbart, at borgerne er trygge og glade og der er en god stemning i huset. Medarbejderen er blevet positivt modtaget af borgerne. Adspurgt medarbejderen hvorfra hun ved, at borgerne er trygge, så tilkendegiver medarbejderen, at det tolker hun ud fra deres imødekommenhed og deres øget tilstedeværelse i fælleslokalet, men tilføjer, at det selvfølgelig er svært, at vurderer noget generelt på så kort tid, som medarbejderen har været ansat. Medarbejderen understreger, at det er vigtigt at få opbygget en ny kultur og at denne proces tager tid. Tilsynet vurderer, at borgerne umiddelbart er trygge og trives i tilbuddet, men vurderer også, at borgerne er i en sårbar situation, hvilket leder og personale også er opmærksomme på. Tilsynet noterer sig, at en borger ikke ved hvem man kan ringe til når medarbejderne ikke er til stede og i relation til dette anbefaler tilsynet, at borgerne snarest oplyses om dette. 3.6 Organisatoriske og personalemæssige forhold Internt samarbejde og kommunikation Jf. punkt 3.1 er tidligere leder og medarbejdere stoppet og fra til er der ansat 3 nye medarbejdere og en ny leder. Dertil arbejdes der på at finde andet tilbud til to af borgerne, som ikke er indenfor målgruppen, samt at Nordmandshusene har modtaget en akut borger inden for kort tid. 12

14 Medarbejderen redegør for den nye situation, hvor de skal starte fra nul og opbygge et helt nyt pædagogisk fundament samtidig med, at medarbejderne også skal lære hinanden at kende. Dette besværliggøres yderligere af, at de er et mindre tilbud og medarbejderne derfor altid er på arbejde alene. Medarbejderen efterlyser tid til denne proces og kunne ønske sig hele temadage. Medarbejderen viser tilsynet alle de punkter de skal drøfte på deres personalemøde. Hertil tilføjer medarbejderen, at de har haft supervision en gang og ved de skal have det flere gange. Adspurgt til hvad supervisionen gav medarbejderen, forklare medarbejderen, at hun på dette tidspunkt havde været der kort tid og derfor ikke kunne bidrage til så meget, samt at hun endnu ikke havde været sammen med sine kollegaer. Tilsynet får oplyst, at leder har udarbejdet nogle retningslinjer, der skal drøftes på de efterfølgende personalemøder. Derudover er der aftalt en stopop dag, hvor disse bl.a. skal drøftes. Tilsynet får fremvist mappen og kan observerer, at den bl.a. indeholder et arbejdsgrundlag, hvori der er beskrivelser for målsætning af arbejdet, værdigrundlag, arbejdsfunktionsbeskrivelser og derudover er retningslinjer for håndtering af beboerøkonomi, procedure i forbindelse med akut opstået hjælp i aften/nattetimerne, procedure ved handleplaner m.m. Tilsynet observerer en opgaveplan for borgerne, som medarbejderne fortæller skal revideres. Adspurgt til hvordan medarbejderne vidensdeler og får information fra leder, fortæller medarbejderen, at de skal have et nyt elektronisk system (EKJ) og de indtil dette er blevet etableret informerer hinanden via overlap (to gange om ugen) og ved at skrive beskeder til hinanden på en blok. Til en borger har de dog indført en bog, hvor alt vedrørende denne borger bliver noteret. Tilsynet spørger medarbejderen om, hvordan hun blev introduceret til jobbet, hertil svarer medarbejderen, at det gjorde hun dels ved jobsamtalen og dels ved at være i en dagvagt og en aftenvagt med sine kollegaer. Derudover har hun en livsline til lederen. Medarbejderen fortæller og fremviser, at hun også har sit eget system, hvori hun noterer emner, som hun gerne vil drøfte med leder og kollegaer. Tilsynet observerer emner som husmøde, traditioner, ferierejser, aktiviteter, fødselsdag, brug af vikar, pårørendearrangement. Medarbejderen understreger (igen) ønsket om at få tid til at drøfte og opbygge et fælles pædagogisk fundament, især fordi de altid arbejder alene. Adspurgt til kontakten til pårørende fortæller medarbejderen, at hun har haft kontakt til de pårørende til den borger, som hun er kontaktperson for og ved positivt, at de andre medarbejdere også har haft kontakt til pårørende. Dertil oplyses det, at der snarligt vil blive inviteret til et pårørendearrangement. Tilsynet konstaterer, at det interne samarbejde og kommunikation med fordel kan optimeres og anbefaler, at leder indtil EKJ-systemet fungerer, afsøger forskellige muligheder, fx ved at benytte et mailsystem, alt for at opretholde et kontinuerlig informationsflow, herunder vidensdeling omkring borgerne. Endvidere konstaterer tilsynet, at leder er påbegyndt processen omkring udarbejdelse af retningslinjer for personalet, som bl.a. skal drøftes på en kommende stop-op dag. 13

15 3.6.2 Procedurer og retningslinjer Adspurgt til medicinhåndtering fortæller medarbejderen, at to borgere får fast medicin, som er doseret fra apoteket. Medarbejderen oplyser, at hun fra et tidligere arbejdssted har et kursus i korrekt medicinhåndtering. Tilsynet ser et skema for en borger der skal have hjælp til at påføre creme ved udslet. Medarbejderen oplyser, at den ene borger kun må få sin medicin hvis vedkommende ikke har indtaget euforiserende stoffer da medicinen ellers vil give borgeren ubehag. Medarbejderen fortæller, at hun derfor beder borgeren om at følge med ind på kontoret, eller andet sted, hvor der ikke er andre tilstede. Dette for at kunne vurdere om borgeren er påvirket af stoffer. Vedkommende fortæller, at hun ikke ved, hvordan de øvrige medarbejdere håndterer denne situation. I den faktuelle høringsproces oplyser leder, at der er afholdt 2 ud af 3 undervisningsdage for personalet vedr. misbrug og ADHD-problematikker. Tilsynet følger efterfølgende med medarbejderen ind på det aflåste toilet, hvor medicinen er i et aflåst skab. Her konstaterer tilsynet, at borgerne ikke har deres egen medicinkasse med navn og cpr-nummer, samt at medarbejderen kvitterer for udlevering af medicinen før denne er udleveret og indtaget af borgeren, jf. anbefalingen fra punkt 3.1 Med hensyn til plan ved brand og evakuering kan tilsynet konstaterer, at borgerne ved, at der hænger en plan i fællesrummet og en borger kan ligeledes fortælle, hvor de skal mødes i tilfælde af brand, og at de har haft brandøvelse. Medarbejderen derimod ved, at der er en mappe med kriseplan og andet, men er ikke klar over, hvor de skal mødes i tilfælde af brand. Medarbejderen vil gerne have mappen gennemgået. I forhold til medicinhåndtering henvises til anbefalingen givet under punkt 3.1. hvor det anbefales, at medarbejderen først kvitterer for udlevering af medicinen efter medarbejderen har udleveret- og borgeren har indtaget medicinen, samt at det anbefales, at borgerne får egen medicinkasse med navn og cpr-nummer anført. I relation til håndtering af en situation omkring en konkret beboer, anbefaler tilsynet, at medarbejderne drøfter og beslutter en ensartet tilgang og metode, således at der opnås entydighed omkring dette. Tilsynet konstaterer, at borgerne er bekendt med brand og evakueringsplan, men at medarbejderen ikke har kendskab til denne. Tilsynet anbefaler, at medarbejderne sammen med leder gennemgår brand og evakuering på et personalemøde og efterfølgende tager emnet på et husmøde sammen med borgerne. 3.7 Særligt fokusområde Magtanvendelser Adspurgt til om medarbejderen har kendskab til procedure og retningslinjer vedr. magtanvendelse, oplyser medarbejderen, at det har hun fra et tidligere arbejdssted, men hun er endnu ikke introduceret til dette her på stedet. Adspurgt til hvordan medarbejderen forholder sig til magtanvendelse der falder indenfor kategorien af gråzonetilfælde, fx magt der er kommunikativ, psykisk, så tilkendegiver medarbejderen, at det skal de have en dialog omkring i medarbejdergruppen. Tilsynet vurderer, at det er præsent at få introduceret og drøfte retningslinjer og procedure for magtanvendelse, herunder gråzoner og anbefaler, at leder 14

16 sikre en introduktion og gennemgang af procedure og retningslinjer, herunder gråzonedrøftelsen, alt for en entydighed og transparens for medarbejderne. Endvidere anbefaler tilsynet at man overvejer om det ville være hensigtsmæssigt, at gråzonetilfælde kontinuerligt blev drøftet på personalemøderne. 15

17 4 Formål og metode 4.1 Formål med tilsynet I henhold til Retssikkerhedslovens 16 og Servicelovens 148a er kommunalbestyrelsen forpligtet til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, herunder at sikre kommunalbestyrelse, brugere og pårørende indsigt i den pædagogik, omsorg og trivsel, der leveres på det enkelte tilbud. Jf. lovgivningen er formålet med tilsynet: At påse at borgerne får den hjælp, de har ret til efter loven og efter de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet. At hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde. At forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer. Tilsynene skal dermed bidrage til at sikre kvaliteten i tilbuddene, herunder at der er overensstemmelse mellem gældende lovgivning, tilbuddets beskrevne pædagogik og praksis. BDO s tilsyn er tilrettelagt med udgangspunkt i ovenstående lovgivning og retningslinjer på området, og omfatter tilsynet med de pædagogiske, organisatoriske og personalemæssige forhold på de enkelte tilbud. Tilsynet sætter fokus på hverdagslivet for beboere/brugere/borgere og således også på, hvordan hjælpen efter deres og de pårørendes opfattelse fungerer. De fysiske rammers egnethed i forhold til beboernes behov indgår ligeledes i tilsynet. Med udgangspunkt i omfattende erfaringer med at føre tilsyn på hhv. ældre- og det socialfaglige område har BDO udviklet koncepter for tilsynsområderne, som gør det muligt at lade kontrol og læring gå op i en højere enhed. BDO lægger vægt på, at den dokumentation, der indhentes i forbindelse med tilsynene, er anvendelig i det fremadrettede arbejde med kvalitets- og kompetenceudviklingen indenfor både ældreområdet og det socialfaglige område. Det økonomiske tilsyn dvs. tilsynet med forbrug, budget, kapacitetstilpasninger etc. indgår efter aftale med Frederikssund Kommune ikke i BDO s tilsyn. 4.2 Metode BDO s tilsynskoncept kombinerer en række forskellige metoder til indsamling af viden, som alle tager afsæt i den anerkendende metode og en konstruktiv tilgang. Den anerkendende og værdsættende tilgang handler om at fokusere på og lade sig inspirere af dét, der virker på det enkelte tilbud. Dette indebærer, at man i fællesskab søger at identificere tilbuddets ressourcer, styrker og gode erfaringer. Metoden er særlig velegnet til det fremadrettede arbejde med henblik på at få overensstemmelse mellem borgernes og pårørendes ønsker og forventninger og medarbejdernes og ledelsens muligheder og rammer. Den anerkendende tilgang kan ses som det ene ben i tilsynskoncepterne, mens det andet ben er struktureret og stringent metodeanvendelse. Alle former for dataindsamling, som benyttes i tilsynet, har udgangspunkt i gennemarbejdede og afprøvede skabeloner. De anvendte metoder er henholdsvis kvalitative interviews, fokusgruppeinterviews, observation og gennemgang af dokumentation. Tilsynet giver et øjebliksbillede baseret på dialog, udsagn, observationer samt det foreliggende baggrundsmateriale. Tilsynet er derfor ikke nogen garanti for, at alle forhold på 16

18 tilbuddet til enhver tid lever op til de lovgivningsmæssige krav og kommunalbestyrelsens forventninger. 4.3 varsling og tilrettelæggelse Tilsynsforløbet besluttes og planlægges ud fra de omstændigheder, som er gældende for det tidspunkt, hvor det uanmeldte tilsyn foregår. Så vidt muligt foregår tilsynet på et tidspunkt hvor der er mulighed for dialog eller samvær med flere af beboerne/brugerne. Til brug for forberedelsen af tilsynet har BDO indhentet materiale fra kommunen, herunder eventuelle kvalitetsstandarder, oplysninger fra kommunens hjemmeside, ligesom oplysninger fra Tilbudsportalen og tilbuddets egen hjemmeside har indgået i det konkrete tilsyn. 4.4 BDO s definition på bemærkninger og anbefalinger Bemærkninger Bemærkninger gives, hvor tilsynet finder anledning til at fremhæve bestemte forhold. Det kan være forhold, som er i udvikling eller som tilbuddet og kommunen skal være opmærksomme på i tiden frem til det næste tilsyn. Bemærkninger kan have vejledende og/eller informerende karakter. Anbefalinger Anbefalinger gives, hvor der er tale om forhold, der kan forbedres og som tilbuddet derfor bør arbejde med. Tilbuddet forventes at forholde sig til anbefalingen, fx ved at tage stilling til hvornår og hvordan de vil tage hånd om den givne anbefaling. Såfremt der ikke handles på anbefalingen forventes det, at tilbuddet har taget stilling til, hvorfor anbefalingen ikke er fulgt op. Anbefaling om påbud BDO kan anbefale Frederikssund Kommune at give påbud, hvor der er alvorlige forhold, som af en given grund fordrer hurtig/øjeblikkelig handling. Her forventes det, at det pågældende tilbud indenfor fire uger fremsender en redegørelse til kommunen om, hvordan de har taget hånd om problemet. 17

19 5 Kontaktoplysninger Ved behov for yderligere oplysninger kan henvendelse ske til HELEN HILARIO JØNSSON Senior Manager og forretningsansvarlig BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Havneholmen 29 DK-1561 København V Tlf.: Præsentation af BDO BDO er en uafhængig privat leverandør af rådgivning til de danske kommuner, herunder tilsyn med plejehjem og på socialområdet. BDO gennemfører i dag tilsyn på såvel ældreområdet som på det sociale område i en lang række kommuner over hele landet). På ældreområdet omfatter tilsynene plejehjem, hjemmepleje samt trænings- og rehabiliteringscentre. På det sociale område omfatter tilsynene både børne- og ungeområdet, handicap- og psykiatriområdet samt udsatteområdet, herunder herberger, misbrugs- og krisecentre. BDO s rådgivningsafdeling løser ud over tilsynsopgaver en lang række forskelligartede rådgivningsopgaver indenfor alle sektorer i den kommunale virksomhed. BDO s rådgivningsafdeling beskæftiger i dag godt 35 konsulenter med kompetencer, der dækker bredt både i forhold til de kommunale sektorområder og tværgående kompetencer, som fx økonomi, ledelse, evaluering mm. 18