Beredskabsforbundets Region Hovedstaden

Transkript

1 Beredskabsforbundets Region Hovedstaden Referat fra Regionsmøde 13. januar, Helsingør Deltagere Kirsten Nielsen, Carsten Lind Olsen, René Andersen, Sune Schønnemann, Leon Baggers, Peter B. Lange, Niels Mørup., Jesper Janholm. Afbud: Søren Brandt (sygdom), Kristine Grønbech Jensen (færgen indstillet), Christina Refshauge Foged (afbud), Hanne Buchholdt (færgen indstillet), Kirsten Larsen (afbud) Dagsorden 1. Godkendelse af referat 2. Valg af referent 3. Godkendelse af dagsorden 4. Nyt fra kredsene 5. Nyt fra Landsledelsen og Landsforbundet og landsdelskonsulent 6. Nyt fra informationsassistenten 7. Nyt fra uddannelseassistenten 8. Nyt fra forebyggelsekoordinatoren 9. Nyt fra den uniformsansvarlige 10. Nyt fra regionskasseren 11. ansøgninger om info-hvervemidler 12. Flytning af regions depot 13. Kredsårsmøderne: 14. regionens årsmøde den evaluering af Nytårsgudtjensten 16. forsat arbejde med kredse/regionen 17. hvordan går det med planlægning af udflugt for alle 18. Eventuelt 1. Godkendelse af referat fra regionsledelsesmødet den november 2018 Referat godkendt. 2. Valg af referent Peter Lange valgt som referent 3. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt.

2 4. Nyt fra kredsene Revideret plan over årsmøder Kredse Dato Deltager Albertslund-Brøndby 18-2 Kirsten Allerød 25-2 Kirsten, Niels Mørup Bornholm 6-2 Hanne Egedal 5-2 Carsten Frederiksberg 28-2 Carsten, Niels Mørup Frederikssund 6-2 Carsten Furesø 22-1 Kirsten Hedehusene 12-2 Kirsten Helsingør 5-2 Peter Hovedstaden 28-1 Carsten, Niels Mørup København Nord 7-2 Kirsten Kbh. Nordvest 11-2 Kirsten, Jesper København Syd 12-2 Kirsten Rudersdal Hørsholm 1-2 Kirsten Nordsjælland 21-2 Carsten Frederiksberg Frederiksberg Kredsen står til at lukke hvis ikke der kan indstilles og udpeges en kredsleder. Kredsen dækker ca borgere og der er ca kr i kredskassen. Kredsen har haft det svært i nogle år med få aktiviteter og vigende medlemstal. Frivillige ved Hovedstadens Beredskab der bor på Frederiksberg, hører under Kreds Hovedstaden, og en kreds på Frederiksberg skal derfor være fokuseret på Beredskabsforbundets øvrige opgaver. Regionsledelsen er af den opfattelse at der i de senere år har være gjort gode, men ufrugtbare, forsøg på at få en aktiv kreds, og der derfor ikke fra regionsledelsens side ses behov for at trække en eventuel lukning ud. Der skal derfor sikres en mulighed for at kredsen kan vælge ikke at indkalde til ekstraordinært årsmøde, hvilke kræver at der fremsættes et forslag. Regionsledelsen besluttede som følger: Kirsten indsender som medlem af Frederiksberg Kredsen forslag om at der såfremt der ikke kan indstilles og udpeges en kredsleder på det ordinære årsmøde den 28/2, indstiller kredsen til Regionsledelsen at kredsen snarest gøres hvilende, og at der ikke indkaldes til ekstraordinært kredsårsmøde med henblik på at gøre endnu et forsøg på at finde, indstille og udpege en kredsleder.

3 Den hvilende kreds interesser varetages derefter på normal vis af Regionsledelsen jfr retningslinjerne i organisationshåndbogen. Kreds København Syd Det indikeres i pressen at Høje Taastrup, Vallensbæk, Ishøj og Greve ønsker at forlade Beredskab Øst senest pr 1/1/2021. I den forbindelse er det Beredskabsforbundets kredses intention at lave en reorganisering for at danne en kreds der i geografisk dækning passe til det nye beredskab. Der køres derfor videre med den nuværende kredsstruktur for nærværende. Kreds Nordvest På grund af kasserens dødsfald i 2017 og den deraf følgende spærring af bankkonto, har kredsen haft problemer med at få adgang til alle bankbilag. Der vil derfor blive taget et forbehold i regnskabet for Jesper hjælper kredsen med at udrede forholdene. Ansvaret for regnskabet er fortsat kredsens. Differencen er dog i småtingsafdelingen. Det blev besluttet at Jesper vil bistå kredsen med at få et møde med banken som endnu et forsøg på at få banken til at udlevere de manglende bilag. Kreds Hovedstaden Kredsen har fået samarittervagter i Royal Arena under VM i håndbold. 5. Nyt fra Landsledelsen, Landsforbundet og den regionale konsulent Se vedlagte materialer udsendt før møde vedrørende ny rammeaftale. Landsrådsmødet afholdes i Vingsted. Louise på LS er sygemeldt. Niels er stedfortræder. Der er en ledig AC stilling på LS som f.eks. skal tage sig af Landsledelsens mødeplanlægning. Der har været kørt kursusforløb på Professionshøjskolen Metropol hvor der er uddannet unge der kan afholde Robust Borger. De har efterfølgende holdt kurser på bl.a. efterskoler. Meget positive tilbagemeldinger.

4 6. Nyt fra informationsassistenten Sune har udarbejdet skema til at kvalificerer ansøgninger om hvervemidler til hvervning til beredskaberne. Skema bruges fremover. Vedlagt. Sune har nu adgang til at rette hjemmeside. Mangler fortsat adgang til mailing-lister. Carsten tager fat i Søren snarest. 7. Nyt fra uddannelsesassistenten Leon er blevet kontakt af en anden region om vi har planer om at afholde Fagligt Grundkursus i Det er der ikke umiddelbart planer om, men vil blive vurderet igen efter årsmøderne. 8. Nyt fra forebyggelseskoordinatoren Undervisningssæt med laptop, projektor mv er ved at være ankommet og sat op. Materialerne til Robust Borger har været igennem en kvalitetssikring med Brandbevægelsen, Beredskabsstyrelsen og øvrige involverede myndigheder. 9. Nyt fra den uniformsansvarlige Der er møde i Kolding for alle landets uniformsansvarlige i februar. Kirsten deltager. 10. Nyt fra regionskasseren Jesper gennemgik de seneste bevægelser i regnskabet, samt det foreløbige regnskab for 2018 (som udsendt før mødet) Færdigt regnskab for 2018 udsendes til regionsledelsen snarest. Budget for 2019 skal fremlægges på Regionsårsmødet. Kirsten og Jesper har opgaven. Der sættes kr til regionsledelsesseminar på Bornholm i november, kr til årsmødet i København i marts, kr til Folkemødet, kr til medlemstur og til temadag den 31/8 i Ishøj. Regionsårsmødet i 2020 skal holdes på Bornholm, og ansøgninger til ekstraordinære udgifter i 2020 skal indsendes medio Kirsten og Jesper har opgaven. 11. Ansøgninger om info-/hvervemidler Der er ikke indkommet ansøgninger. 12. Flytning af regions depot

5 Flyttes lørdag den 19. januar. Vores trailer er i Hedehusene. Mørup checker om den er tom. Rene henter trailer og kører til Farum så vi mødes Peter og Jesper møder i Farum. Sune laver aftale med Luca hos Falck. Sune undersøger om et par frivillige fra Albertslund også kan møde i Farum. Jesper har adgang til det nye depot i Glostrup. 13. Kredsårsmøderne I orientering fra regionerne medtages følgende: Strukturudvalget Foromtale afl workshop på Regionens årsmøde (vedlagt dette referat) Foromtale af temadag den 31/8 i Ishøj (vedlagt dette referat) Foromtale af studietur for alle frivillige den 21/9 hvor temaet vil være togulykken på Storebælt. Frister for kredsenes indsendelse af årsberetning, indberetningsskema, regnskab for 2018 og ansøgning for 2019 til Regionen (14 dage efter årsmødet) Opfordring til at synliggøre de timer der bruges af frivillige indenfor 112 opgaver, organisatoriske opgaver, informations- og hverveopgaver, vagter ved arrangementer mv. Kirsten laver kort huskeseddel og sender ud til dem der skal til årsmøder som repræsentanter for Regionen. 14. Regionsårsmødet 16 marts 2019 Afholdes i Valby Kulturhus på Toftegaards Plads. Der indledes med besøg i den fælles vagtcentral i Gearhuset, Gearhusvej 1. Der er 30 pladser der tilbydes kredsledelserne og besættes efter først til mølle hvis overtegnet. Oplæg til workshop udarbejdes snarest af Peter, Sune og Kristine og udsendes til Regionsledelsen. Kirsten aflægger Valby Kulturhus et besøg i nærmeste fremtid, ser lokalet og aftaler forplejning. Der arbejdes fortsat på at finde kandidater til at tage over efter Søren som Regionsleder. Program og billettyper er vedlagt. Rene laver tilmeldinger på NemTilmeld og sender links til Kirsten så de kan komme i indbydelsen. Kirsten laver indbydelse og udsender til kredsledelserne og til gæster.

6 15. Evaluering af Nytårsgudstjensten Drejebogen var igen en god hjælp. Vil som sædvanligt blive justeret med årets erfaringer. Mørup beder Betine indkalde Jesper og Kirsten til evalueringsmøde. Faklerne blev tændt sent (ca ), så procedure skal justeres til næste år. Landschef og andre fra Beredskabsforbundet der skal byde velkommen bør være på plads fra Der er god plads i kirken, så det kunne overvejes at udvide gæstelisten. 16. Forsat arbejde med kredse/regionen Punktet udgik. Dækket under punkt om regionsårsmøde. 17. Udflugt for alle medlemmer den 21. september DSB s Hjælpevognsberedskab. Var indsat på Storebælt. Gennemgang af indsatsen, lessons learned og materiel. Eventuelt kan indsatsleder også inviteres til en mere udvidet gennemgang af ulykken på Storebælt. Sune har kontakten. 18. Eventuelt 6-dagsløbet Den 2/2/19 har Albertslund og Nordvest samarittervagt ved 6-dagsløbet i Ballerup Superarena klokken Vil gerne have besøg af nogen fra regionsledelsen. Tidspunkt skal aftales på forhånd. Hurtig henvendelse til Sune eller Leon. Hjemmeværnets Nytårskoncert den 16. januar Kirsten og Carsten deltager.

7

8

9

10

11

12 Bilag 1: Aftale om foreningsmæssigt ståsted og sekretariatsopgaver Beredskabsforbundet er det foreningsmæssige ståsted for de frivillige i redningsberedskabet. I rammeaftalen opdeles det statslige tilskud administrativt i to dele. Den ene del gives til opgaven med at være det foreningsmæssige ståsted for frivillige i redningsberedskabet, herunder at drive det dertil knyttede landssekretariat (bilag 1), som forventeligt ligger fast, mens den anden del gives til forbundets løsning af projektrelaterede opgaver, som kan skifte i løbet af perioden (bilag 2). Foreningsmæssigt ståsted for frivillige i redningsberedskabet Beredskabsforbundet skal bidrage til at opbygge, fastholde og udvikle en lokal struktur, der kan motivere og engagere frivillige. Formålet er at bidrage til det sociale og foreningsmæssige sammenhold blandt frivillige i redningsberedskabet for derigennem at fastholde interessen for at være frivillig, og hermed medvirke til en øget nyttiggørelse af frivillige i det kommunale og statslige redningsberedskab. Hvervning af egne og kommunale frivillige til løsning af forbundets og redningsberedskabernes opgaver, herunder arbejdet med ungdomsbrandkorps, organisatorisk ledelse, sociale arrangementer og foreningsmæssigt ståsted. Aktiviteter udover de i vedtægterne anførte: Udgive minimum 6 numre af FRIVILLIG (årligt) Afholde to temadage i 2019 for alle ledere i den frivillige organisation som opfølgning på vedtægtsændringerne To årlige regionale faglige aktiviteter (i hver region) målrettet frivillige i beredskabsenhederne. Aktiviteter og deltagere registreres. Et årligt samlet relationsmøde med direktørerne for de kommunale redningsberedskaber og cheferne for Beredskabsstyrelsens centre for at rådgive om nyttiggørelse af frivillige i redningsberedskabet. Hvervekampagner for rekruttering af frivillige i de redningsberedskaber, som ønsker en kampagne. Antal hvervekampagner, behov og effekt registreres. Udarbejde og løbende vedligeholde et dynamisk katalog med opgaver, som kan nyttiggøre frivillige i redningsberedskabet. Afholde Beredskabsforbundets Landsstævne (i lige år) 1

13 Landssekretariat Sekretariatet skal understøtte foreningens formål, opgaver og organisation, som beskrevet i Beredskabsforbundets vedtægter samt administrere det statslige tilskud. Sekretariat støtter op om arbejdet i den frivillige organisation, og er ledet af en direktør. Beredskabsforbundets landssekretariat har regionale konsulenter i Beredskabsforbundets regioner. Aktiviteter: Ledelse, administration og HR Regnskab og revision It og journalisering Kommunikation Rådgivning Varetagelse af eksterne relationer Effektiv og korrekt forvaltning af det statslige tilskud Understøttelse af Beredskabsforbundets ledelse Bidrage til udvikling af Beredskabsforbundet Budget Budget for 2019: 12,5 mio. kr. Herunder 1,3 mio. kr. af opsparede midler. Tilskuddet i medfør af dette bilag kan anvendes til at dække omkostninger til at være det foreningsmæssige ståsted for frivillige i redningsberedskabet, herunder at understøtte den lokale struktur i regioner og kredse, information af de frivillige mv., omkostninger ved den hertil knyttede daglige drift af forbundets landssekretariat, herunder husleje, forbrugsomkostninger, løn og personaleomkostninger. 2

14 Bilag 2: aftale om projektrelaterede opgaver (2019) Beredskabsforbundet, Beredskabsstyrelsen og Forsvarsministeriet aftaler de projektrelaterede opgaver hvert år senest 1. november forud for det kommende finansår. Projekter er som udgangspunkt etårige, men et projekt kan være planlagt til at være flerårigt. I givet fald skal det medtages i de efterfølgende årlige aftaler om projektrelaterede opgaver, hvis der er enighed herom. 2.1 Oplysning af befolkningen om redningsberedskabet Beredskabsforbundet skal informere befolkningen om redningsberedskabet og forebyggelse inden for redningsberedskabet. Projekt Udmøntning af Beredskabsforbundets nye kommunikationsstrategi På baggrund af en survey og anbefalinger fra en ekstern konsulent, har Beredskabsforbundet udarbejdet en ny kommunikationsstrategi. Strategien tager udgangspunkt i en målrettelse af kommunikationen til de enkelte kerneydelser som Beredskabsforbundet har. Aktiviteter og mål: Udarbejdelse af en ny visuel identitet med tilhørende designmanualer. Produktion af nye hjemmesider der er målrettet de tre kerneaktiviteter. Redesign af onlinemagasinet FRIVILLIG. Budget: 0,4 mio. kr. fra opsparede midler. Tidsplan: Projektet gennemføres i perioden 1. januar 31. december Projekt Information til befolkningen om civilbeskyttelse Information til befolkningen om civilbeskyttelse ved større ulykker og katastrofer i Danmark med moderne civilbeskyttelsestænkning, planlægning, uddannelse og anvendelse af frivillige som centrale elementer. På baggrund af konferencer og symposier indsamles oplysninger til brug for myndigheder og samarbejdspartnere om information af befolkningen. Aktiviteter og mål i 2019: Udvikling og beskrivelse af et nyt koncept for 112-dagen. Afholdelse af en 112-dag for identificerede nøglepersoner. 1

15 Planlægning og afvikling af et til to mindre symposier for myndigheder, beredskabsinteressenter, forsyningsselskaber etc. med fokus på enkeltstående emner. Antal deltagere registreres og der udgives et skriftligt materiale. Aktiviteter og mål i : Planlægning og afvikling af to til fire mindre symposier for myndigheder, beredskabsinteressenter, forsyningsselskaber etc. med fokus på enkeltstående emner. Antal deltagere registreres og der udgives et skriftligt materiale. Planlægning og afvikling af en national konference om civilbeskyttelse. Antal deltagere registreres, og der udgives et skriftligt materiale. Afholdelse af en årlig 112-dag for identificerede nøglepersoner. Budget 2019: 0,4 mio. kr. Budget 2020: 0,4 mio. kr. Budget 2021: 0,4 mio. kr. Samlet budget for perioden : 1,2 mio. kr. Ingen anvendelse af opsparede midler. Tidsplan: Det er hensigten, at projektet gennemføres i perioden 1. januar december Hvervning af deltidsansatte og frivillige (SFB) i redningsberedskabet Beredskabsforbundet skal støtte rekruttering af deltidsansatte brandfolk til de kommunale redningsberedskaber samt frivillige brandfolk til de Sønderjyske Frivillige Brandværn (SFB). Projekt Rekruttering og fastholdelse af deltidsansatte m.fl. Beredskabsforbundet skal støtte rekruttering af deltidsansatte brandfolk til de kommunale redningsberedskaber samt frivillige brandfolk til de Sønderjyske Frivillige Brandværn. Aktiviteter og mål i 2019: Udvikle hjemmesiden (blivbrandmandnu.dk) med øget fokus på brugervenlighed, ansøgningsdelen samt oplysninger om brandmandsjobbet. Udvikle konceptet for Bliv Brandmand Nu gennem udarbejdelse af et paradigme for succesfulde hvervekampagner på baggrund af analyse af Beredskabsforbundets hidtidige opgaveløsning. Drive Bliv Brandmand Nu og den tilhørende hjemmeside. Igangsætte kampagner hos alle redningsberedskaber, som henvender sig til Beredskabsforbundet. Behovet og kampagnens type samt resultater opgøres for hver enkelt kampagne. Aktiviteter og mål i : Drive Bliv Brandmand Nu og den tilhørende hjemmeside. 2

16 Igangsætte kampagner hos alle redningsberedskaber som henvender sig til Beredskabsforbundet. Type, behov og resultater opgøres for hver kampagne. Budget 2019: 1,4 mio. kr. Budget 2020: 1,4 mio. kr. Budget 2021: 1,4 mio. kr. Samlet budget for perioden : 4,2. Ingen anvendelse af opsparede midler. Tidsplan: Det er hensigten, at projektet gennemføres i perioden 1. januar december Befolkningsuddannelse Beredskabsforbundet skal varetage en lokalt forankret befolkningsuddannelse i resiliens og forebyggelse med fokus på at styrke borgernes evne til selvhjælp ved hændelser defineret i sårbarhedsanalyser (fx det nationale risikobillede) og den nationale forebyggelsesstrategi. Befolkningsuddannelsen skal supplere den kommunale forebyggelses- og informationsindsats på redningsberedskabs- og civilbeskyttelsesområdet, og medvirke til at øge befolkningens kendskab til redningsberedskabet og motivation til forebyggelse og egenbeskyttelse. Projekt Uddannelse af robuste borgere Aktiviteter og mål i 2019: Uddannelse af minimum (inkl. kommunalt ansatte) robuste borgere. De yngre medborgere (under 30 år) skal udgøre minimum personer pr. år. Som pilotprojekt uddannes blandt de mindst 250 kommunalt ansatte i København, Aarhus, Odense og Aalborg. I pilotprojektet sættes også et fokus på uddannelse af personalegrupper, der har berøring med særligt udsatte borgere. Aktiviteter og mål i 2020 og 2021: Aktiviteter og mål for 2020 og 2021 aftales for et år af gangen. Budget 2019: 1,1 mio. kr. Budget 2020: 1,8 mio. kr. Budget 2021: 1,8 mio. kr. Samlet budget for perioden : 4,7 mio. kr. Ingen anvendelse af opsparede midler. Tidsplan: Det er hensigten, at projektet gennemføres i perioden 1. januar december

17 Projekt Uddannelse af undervisere til Robust Borger-uddannelsen Aktiviteter og mål: Uddannelse og certificering af minimum 50 nye undervisere i Herunder uddannelse og certificering af minimum 20 undervisere i 2019 i samarbejde med Professionshøjskolen Metropol, såfremt pilotprojekt i 2018 tilsiger et fortsat samarbejde. Budget: 0,6 mio. kr. Ingen anvendelse af opsparede midler. Tidsplan: Projektet gennemføres i perioden 1. januar 31. december

18 Strategi for Beredskabsforbundets eksterne kommunikation 2019-? BEREDSKABSFORBUNDET 15. november 2018

19 Strategi for Beredskabsforbundets eksterne kommunikation 2019-? Resumé Beredskabsforbundet (BF) har ikke nogen nedskrevet kommunikationsstrategi, så BFs kommunikation styres i høj grad af vaner og fornemmelser for, hvad der virker. Desuden er der behov for at tydeliggøre for ansatte og frivillige, hvem Beredskabsforbundet er i dag, og hvad der er BFs opgaver og eksistensberettigelse. Derfor skal denne strategi ud over at leve op til kravene i mål- og resultataftalen med Beredskabsstyrelsen: gøre det tydeligt, hvordan vi arbejder med ekstern kommunikation i BF, så vaner og praksis kan gøres til genstand for løbende diskussion og evaluering. skabe et fælles udgangspunkt for operative handleplaner på kommunikationsområdet. bidrage til at definere en fælles identitet i BF og implementere en ny grundfortælling om BF. En kommunikationsstrategi skal understøtte en organisations overordnede forretningsstrategi og forretningsmål. Men da BF i disse år er i en ombygningsfase, er forbundets overordnede aktuelle forretningsmål ikke klart formuleret eller prioriteret. Derfor maler denne strategi med en bred pensel og bliver ikke helt specifik og målrettet. Blandt andet derfor skal strategien tjekkes og evt. justeres ved faste servicetjek hvert kvartal. Strategien baserer sig på erfaringer og input fra nøglepersoner i BFs landssekretariat samt to analyser: En analyse af BFs nuværende eksterne kommunikation fra Nina Blom Andersen fra Københavns Professionshøjskole og en spørgeundersøgelse blandt læsere af BFs digitale medlemsblad FRIVILLIG, som 363 besvarede. Strategi for Beredskabsforbundets eksterne kommunikation 2019-? Strategien tager udgangspunkt i BFs tre søjler (Ståsted for frivillige + Borgeruddannelse + Hvervning). Fremover målretter vi vores kommunikation mere, så de enkelte budskaber sigter direkte mod målgrupperne i de enkelte søjler. F.eks. genopliver vi Robust Borgers offentlige Facebook-side, så vi har en aktiv Facebook-side for hver af de tre søjler. Desuden prioriterer vi de forskellige kommunikationskanaler inden for hver søjle. Vi har formuleret hovedbudskaber og underbudskaber inden for de tre søjler, som afspejles i de historier, vi fortæller til de forskellige målgrupper. Vores helt overordnede budskab på tværs af søjler og opgaver: Frivillighed via Beredskabsforbundet er med til at løse de samfundsproblemer, vi står over for. Hovedbudskaberne inden for de enkelte søjler er: Ståsted for de frivillige: Vi sætter stor pris på din indsats og deltagelse i frivillige aktiviteter, du udfører et vigtigt arbejde, og vi ønsker at fastholde dig. Uddannelse af borgere: Det er godt for os alle, at borgerne bliver selvhjulpne og kender til forebyggelse og beredskab. Hvervning: Samfundets sikkerhed og robusthed er afhængigt af, at der løbende kommer nye frivillige og nye deltidsbrandfolk til beredskaberne. Det er en vigtig del af strategien, at vi skal blive bedre til at måle udbredelse og effekt af vores kommunikation. 1

20 Baggrund Beredskabsforbundet (herunder benævnt BF ) har tidligere udarbejdet forskellige strategier og modeller for sin eksterne kommunikation. Men de seneste strategier er flere år gamle, og i øjeblikket er forbundets kommunikation ikke forankret i nogen nedskrevet eller vedtaget kommunikationsstrategi, men styres for en stor dels vedkommende af vaner og fornemmelser for, hvad der virker og tjener formålet. Ifølge BFs mål- og resultataftale med Beredskabsstyrelsen for 2018 skal BF analysere forbundets kommunikation og udarbejde en kommunikationsstrategi. I aftalen står der blandt andet: Det er målet at undersøge og igangsætte nye måder at bidrage til ensartet, faglig og neutral information af befolkningen, myndigheder og frivillige om redningsberedskabet og forebyggelse, herunder med særligt fokus på den brede befolkning og anvendelse af kommunikationsmedier, herunder sociale medier. Beredskabsforbundets to nuværende udgivelser, FRIVILLIG og BEREDSKAB, skal indgå i undersøgelsen. For at nå målet skal der i analysearbejdet inddrages eksterne parter med relevant ekspertviden om kommunikation. Den opnåede viden skal omsættes til en kommunikationsstrategi, der bl.a. kan omhandle platforme på de sociale medier, og hvor anbefalingerne i øvrigt angiver muligheder." Dertil kommer, at der er et generelt behov for at gøre det mere tydeligt for både ansatte og frivillige, hvem Beredskabsforbundet er i dag, og hvad der er BFs opgaver og eksistensberettigelse. Det kan være nyttigt at slå fast i mange sammenhænge, også i en kommunikationsstrategi. Derfor er der tre formål med den nedenstående strategi ud over at leve op til kravene i mål- og resultataftalen med Beredskabsstyrelsen: 1. Strategien skal tydeliggøre aktuel praksis mht. ekstern kommunikation i BF, så vaner og praksis kan gøres til genstand for løbende diskussion og evaluering. 2. Strategien skal skabe et fælles udgangspunkt for operative handleplaner på kommunikationsområdet. 3. Strategien skal bidrage til at definere en fælles identitet i BF: Strategien skal være med til at implementere en ny grundfortælling om BF på tværs af frivillige, ledere og ansatte. Rammerne for strategien Rammerne for BFs kommunikationsstrategi dannes af: Forbundets rammeaftale med Forsvarsministeriet. Forbundets mål- og resultataftale med Beredskabsstyrelsen. Forbundets vedtægter. Beslutninger truffet af forbundets landsråd og landsledelse. Forbundets mission: At repræsentere de frivillige i det danske redningsberedskab. Vi er en frivillig organisation, der arbejder uegennyttigt til samfundets fordel. Vi skaber tryghed gennem hjælp, forebyggelse, information og uddannelse. Vi er foreningsmæssigt ståsted for de frivillige og fremmer frivilligtanken i samfundet. Forbundets vision: At skabe en øget tryghed i samfundet. Strategi for Beredskabsforbundets eksterne kommunikation 2019-?

21 Strategi for Beredskabsforbundets eksterne kommunikation 2019-? Overvejelser og udfordringer En kommunikationsstrategi har ingen værdi i sig selv, da dens overordnede formål er at understøtte organisationens overordnede forretningsstrategi. Kommunikationsstrategien skal bidrage til, at organisationen når sine forretningsmål (som ikke altid 1:1 er identiske med de opgaver, som organisationen i dette tilfælde BF er pålagt af rammeaftaler og mål- og resultataftaler). Men da BF i disse år er i en ombygningsfase, er forbundets overordnede aktuelle forretningsmål ikke klart formuleret eller prioriteret. Til illustration kommer herunder en række tænkte, men realistiske forretningsmål. Nogle af dem er indbyrdes modstridende, så de kan ikke alle forfølges samtidig. Men de mål, som BFs ledelse kunne vælge at opsætte - og måden de blev prioriteret - ville have afgørende betydning for, hvordan en understøttende kommunikationsstrategi skulle formuleres: Er det et selvstændigt mål for BF, at man løbende øger antallet af medlemmer (for at sikre generationsskifte og for at fremstå stærkere over for myndigheder og samarbejdspartnere)? Vil BF kun øge antallet af medlemmer i takt med, at beredskaberne har behov for flere frivillige (så beredskaberne beder BF om hjælp til hvervekampagner)? Vil BF skaffe flere opgaver til de frivillige? Vil BF skabe en holdningsændring i befolkningen, så flere støtter tanken om et stærkere beredskab og/eller mere frivillighed, borgerrobusthed og ansvarlighed? Vil BF skabe sammenhold og holdfølelse blandt BF-medlemmer, på tværs af medlemsgrupper? Vil BF højne BFs og frivilliges status blandt andre aktører og interessenter i beredskabet? Vil BF have en mere skarp og selvstændig profil over for offentligheden og det øvrige beredskab? Vil BF i højere grad opfattes som fagforening for de frivillige? Vil BF være kendt som en organisation med lang historie, traditioner og udgangspunkt i både varm og kold krig? Vil BF være kendt som en moderne organisation for moderne (unge) mennesker, som gerne vil hjælpe andre og bidrage til fællesskabet, men som også tænker i karrieremuligheder og What s in it for me? Vil BF i stigende grad forbindes med forebyggelse/oplysning/robust Borger på bekostning af kendskabet til medlemmers indsatser sammen med redningsberedskaberne? Eller vil BF bare være mere kendt og over en bred kam have mere omtale i medier og mere synlighed og kendskab generelt i befolkningen? (Men i så fald: Omtale af hvad?) Hvis BF s ledelse eksempelvis udvælger og prioriterer tre af disse (eller andre) mål, vil en kommunikationsstrategi kunne skærpes for at understøtte primært de forretningsmål. Men så længe disse forretningsmål ikke er formuleret og prioriteret, må en kommunikationsstrategi nødvendigvis male med den brede pensel og være klar til at blive justeret løbende. Og helt generelt: Hvis kommunikationsstrategien skal kunne bruges i dagligdagen og ikke bare samle støv i skuffen - skal strategien ikke være et statisk, men et dynamisk dokument, som løbende tjekkes op mod virkeligheden. Det vil være formålstjenligt at give strategien et fast servicetjek f.eks. hvert kvartal: Overveje om den fungerer efter hensigten, eller om den skal justeres ud fra nye indsigter, analyser og dagsordener i BF. Endelig et par tanker om titlen på strategien, nemlig Strategi for ekstern kommunikation. Egentlig er den lidt misvisende og gammeldags, fordi grænserne mellem ekstern og intern kommunikation i en organisation er blevet flydende i en tid med sociale medier (hvor budskaber går på kryds og tværs af interne og eksterne) og fænomener som employee advocacy, hvor en organisations egne medlemmer og ansatte skaber aktivitet og synlighed via deres egne kanaler og personlige tilstedeværelse på eksempelvis sociale medier med likes af organisationens indhold på LinkedIn, faglige diskussioner i faglige fora osv. 3

22 Alligevel fastholder vi begrebet ekstern kommunikation for at signalere, at den nedenstående strategi kun handler om den kommunikation, som (også) kan ses og opleves af personer helt uden for BFs skare af medlemmer og ansatte i modsætning til ren intern kommunikation, som handler om, hvordan BFs medlemmer og ansatte taler, skriver og kommunikerer til og med hinanden i lukkede fora. Indsigter via ekstern ekspert og analyse I forarbejdet til denne strategi har BF indhentet analyser fra to kilder: Dels fra docent, ph.d. Nina Blom Andersen fra Københavns Professionshøjskole, som har både kommunikationsfaglig og beredskabsfaglig baggrund. Hun har udarbejdet en analyse af BFs nuværende eksterne kommunikation (dog ikke af de specifikke kampagner for Robust Borger og BlivBrandmandNu) med tilhørende anbefalinger til forbedringer. Dels en survey blandt læsere af BFs digitale medlemsblad FRIVILLIG, som 363 besvarede. Det er rimeligt at opfatte svarpersonerne som vores kernemedlemmer. 74 procent var mænd, og 71 procent var 40 år eller ældre. Herunder er de væsentligste indsigter og anbefalinger, som kan uddrages af de to analyser. Nogle af dem er forsøgt inddraget i den efterfølgende kommunikationsstrategi. Indsigter og anbefalinger fra Nina Blom Andersens analyse: BFs opgaver er ganske omfattende, og der er mål om en række forskellige svært opnåelige effekter i vidt forskellige målgrupper. Det gør kommunikationen til en udfordring, at der er så relativt store krav om handling i målgrupperne. BF bør arbejde fokuseret med at definere formålene med den eksterne kommunikation mere præcist, samt prioritere hvem der skal være genstand for forbundets eksterne kommunikation. BFs målgrupper er meget forskellige, afhængigt af opgave og specifik kampagne. Derfor bør BF gennemføre en mere omfattende målgruppeanalyse, der i dybden undersøger præferencerne i de forskellige målgrupper. BFs målsætninger skal omformuleres til hovedbudskaber til målgrupperne og til underbudskaber i de enkelte kommunikationsprodukter, som er målrettet de forskellige målgrupper, og som kan underbygge hovedbudskabet. Nærmeste konkurrenter, hvad angår rekruttering af frivillige i bred forstand, kan med fordel identificeres for at vurdere de strategier, som konkurrenter anvender, og for at vurdere karakteren af konkurrencen. Det skal undgås at udarbejde kommunikationsindsatser, der er er for sammenfaldende og identiske med konkurrenternes. Målgruppen for bladet Beredskab er meget uklar. Det skal undersøges, om bladet har den ønskede effekt, og om anvendelsen af de mange ressourcer svarer sig. Det giver indtryk af at være et blad, der henvender sig til politikere, beslutningstagere og interessenter på policyniveau, men det er tvivlsomt, om de prioriterer at læse så omfattende en udgivelse. I fald magasinet ikke når den ønskede målgruppe og ikke har den ønskede effekt, så kan ressourcerne med fordel anvendes på bedre vis. Overvej at skære ned i antallet af årlige udgivelser af Frivillig, medmindre en målgruppeanalyse peger på, at alle udgivelserne læses med en vis intensitet. Med færre udgivelser kan ressourcerne anvendes på bedre billeder og mere opsøgende journalistik. Der kan derudover arbejdes med temaer omkring hver udgivelse og udøves redaktionel hjælp til de frivillige, så deres tekstbidrag vinkles klarere. Det vil give færre gentagelser og give mulighed for at dyrke underbudskaber og skabe variation. Der er en tendens til selvros og rygklapning i Frivillig og Beredskab. En kommunikation, der er for selvrosende, kan i nogle tilfælde virke til at være ude af trit med virkeligheden, og så kan der skabes afstand til produkterne blandt målgrupperne. Der efterlyses i forlængelse heraf flere historier med mere kant. Der skal være mod til at tale om sejre såvel som udfordringer og læringspunkter. BF har en lang og traditionsrig historie, men skal også være en tidssvarende organisation i samtiden. Det stiller krav om en balance mellem at række tilbage/holde fast i historien og at være nutidig og være et Strategi for Beredskabsforbundets eksterne kommunikation 2019-?

23 relevant samtidigt tilbud. Der skal måske ændres i balancen mellem historie, værdier, forbundets organisering og det interne arbejde på den ene side og mere moderne værdier og udsyn på den anden side. Det er muligt, at den nuværende tone står i vejen for den ønskede effekt med kommunikationen. Hvis hjemmesiden beredskab.dk fortsat skal fungere som indgang for alle målgrupper, anbefales det at reorganisere sidens opbygning, så der tages hensyn til, at borgere, der ikke er frivillige, bedre kan overskue informationer. Nye gæster, der ikke kender til hjemmesiden (borgere eller potentielle frivillige) skal opleve, at de inviteres ind, og der skal arbejdes med, at hjemmesiden appellerer til dem. Hjemmesiden er tæt pakket med information tilstræb gerne mere enkelhed. BF kan styrke anvendelsen af sociale medier gennem en øget redaktionel involvering. Det anbefales, at der tildeles flere ressourcer til redaktion og vedligeholdelse af indholdet på den officielle Facebook-side for at generere mere trafik og skabe flere delinger. Facebook er med afstand stadig det største sociale medie i Danmark, men Facebooks status er vigende blandt yngre borgere. Af den grund kan det være fordelagtigt at begynde at afsøge markedet for, hvilke alternative sociale medier, der kan bringes i spil. Instagram er f.eks. et stadig mere udbredt socialt medie, hvor billederne står endnu mere centralt end på Facebook. Aktiviteter blandt BFs frivillige vil sandsynligvis egne sig godt til dette medie, med det forhold in mente, at billedkvaliteten skal være høj. Strategi for Beredskabsforbundets eksterne kommunikation 2019-? Indsigter og konklusioner fra survey blandt læsere af FRIVILLIG: FRIVILLIG bliver læst/skimmet: 92 % finder i hvert nummer én eller flere relevante og interessante artikler. Noget tyder på, at de fleste mest bruger FRIVILLIG som underholdning : For kun 20 % mener, at FRIVILLIG er godt til at inspirere til arbejde og aktiviteter i kredse/regioner. Kun 28 % svarer, at Frivillig skaber en følelse af fællesskab mellem aktive. Læserne vil gerne have flere reportager fra indsatser og aktiviteter og flere temaartikler med fordybelse i enkelte emner. Artikler om Robust Borger er ikke særlig populære. Det kan dog skyldes, at artikler om Robust Borger indtil nu oftest har været meget afsender-orienterede og lovprisende og dermed ikke særlig relevante eller troværdige for læserne. Fremtidige artikler kan med fordel vinkles på borgeres udbytte af RBkurser og -viden, så der er mere fokus på identifikation og fascination. Altså hellere artiklen Trine reddede sin fars liv, fordi hun havde været på Robust Borger-kursus end artiklen 15 nye Robust Borger-undervisere er blevet uddannet. Det trykte magasin BEREDSKAB (som ikke er udkommet siden november/december 2017) er ikke så populært og relevant som FRIVILLIG. Men kun 31 % mener, at BEREDSKAB skal lukke til fordel for eksempelvis mere Instagram, film og presseindsats. Det mener dog 57 % af de unge (op til 39 år). Kun 53 % følger Beredskabsforbundet på Facebook, selv om 91 af svarpersonerne er på Facebook. Her ligger et stort potentiale. Kun 22 % er på Twitter. 21 % mener, at Beredskabsforbundet skal på Instagram. 9 % mener, at Beredskabsforbundet skal på Snapchat. Den nedenstående strategi er baseret på indsigter fra de to ovenstående analyser samt erfaringer og input fra nøglepersoner i BFs landssekretariat. Det gælder både ledelse og ansatte med (del)ansvar for BFs kommunikation. Der kan med fordel udarbejdes flere relevante analyser, så kommunikationsstrategien fremover i højere grad kan støtte sig til objektive data. 5

24 Strategi gældende for første halvår af 2019 HVEM ER VI, OG HVORDAN HAR VI DET? Beredskabsforbundet er i dag en organisation, der står på tre søjler, som samtidig definerer BFs tre hovedopgaver og dermed BFs eksistensberettigelse: 1. Ståsted for de frivillige. 2. Uddannelse af borgere. 3. Hvervning. Status, ultimo 2018: Den generelle fornemmelse er, at BF er ret ukendt i den brede offentlighed. For eksempel forveksler mange BF med Beredskabsstyrelsen. Hvis man kender BF, har man ofte det gamle billede af BF som organisation for slangetæmmeren og hans hjælper med feltkøkkenet. Frivillig-organisationen er flere steder i landet udfordret af blandt andet efterdønningerne af beredskabsreformen, som gjorde mange brandvæsener til 24 (tvær)kommunale beredskaber. Det betyder, at BFs struktur med 66 kredse ikke er synkroniseret med de 24 nye kommunale beredskaber. Det betyder også, at der flere steder er/har været usikkerhed om, hvilke opgaver de frivillige har i tilknytning til beredskaberne og hvordan samarbejdet koordineres. BFs fremtid ligger ikke mindst i punkt 2 herover, altså befolkningsuddannelsen, men BFs indsats og Robust Borger-projektet er stadig ukendt i den brede befolkning, og Robust Borger er for mange gamle i organisationen stadig et lidt upopulært stedbarn. I BF er vi gode til at lave rekrutteringskampagner for beredskaberne, men kun få ved, at BF står bag og BFs kampagner udmøntes ikke altid i tilstrækkeligt mange deltidsbrandfolk og frivillige. HVAD GØR VI, OG HVOR VIL VI HEN? BF skal løbende løse tre hovedopgaver: 1. BF skal være foreningsmæssigt ståsted for de frivillige i redningsberedskabet, blandt andet ved at bidrage til det faglige og sociale sammenhold. BF skal med landschefens ord hverve, fastholde, underholde og uddanne de frivillige, så vi er klar, når katastrofen kommer. Mål: At medvirke til at skabe rammer for det frivillige beredskab, så den enkelte frivillige finder mening, udfordring og fællesskab, både i sin kreds, sin region og på landsplan. Udfordringer: For få unge/manglende generationsskifte i kredsene. Nogle steder fremstår de ikke attraktive nok. Vanskelig omstillingsproces fra gamle dage til en ny tids opgaver og beredskaber. Problematisk samarbejde mellem nogle kredse og beredskaber. Muligheder: En stærk historie og tradition og mange ildsjæle. Tidsånden er med frivillighed og indsats mod især klimahændelser. Frivillige i beredskabet har et oplagt helte-potentiale. 2. BF skal arbejde for at styrke befolkningens selvhjulpenhed gennem befolkningsuddannelse samt øge befolkningens kendskab til beredskab og forebyggelse. Mål: At styrke det moderne civilforsvar ved at øge borgernes bevidsthed om og deltagelse i beredskabet. Øge kendskabet til Robust Borger i befolkningen. Ændre opfattelsen internt i BF af Robust Borger i en mere positiv retning. Den frivillige organisation skal i stigende grad overtage ansvaret for og driften af Robust Borger. Strategi for Beredskabsforbundets eksterne kommunikation 2019-?

25 Udfordringer: Manglende kendskab til BF og Robust Borger-konceptet. Begrænsede ressourcer i en lille organisation, som skal uddanne et helt lands befolkning. Robust Borger har i nogle år haft et dårligt image internt i BF. Manges oplevelse var, at opgaven med Robust Borger blev trukket ned over hovedet på de frivillige. Begrænsede pressemuligheder: Hovedpersonerne i Robust Borger er undervisere og almindelige borgere, ikke 112-frivillige på dramatiske indsatser. De er som udgangspunkt ikke så nemme at sælge til pressen som gode historier med stærke billeder til. Muligheder: Robust Borger er et samfundsnyttigt projekt med automatisk goodwill i brede kredse. Naturhændelser som oversvømmelser, storme og naturbrande synliggør behovet for at inddrage flere end de ansatte i beredskabet. Det fleksible koncept gør, at vi hurtigt kan tilpasse budskaberne til målgruppen. Mulige synergi-effekter i samarbejde med nye partnere som f.eks. Røde Kors. Holdningen internt er ved at vende supertankeren er i gang med at ændre kurs. Strategi for Beredskabsforbundets eksterne kommunikation 2019-? BF skal hjælpe med at hverve nye frivillige og deltidsbrandfolk til redningsberedskaberne. Mål: At der altid er tilstrækkeligt med frivillige og deltidsbrandfolk med forskellig baggrund (kønsmæssigt, etnisk, sexuelt osv.), så beredskaberne fungerer optimalt. Udfordringer: Tidsånd, demografi og moderne arbejdsvaner betyder, at den reelle målgruppe for BlivBrandmandNu er forholdsvis lille. Beredskaberne bygger på 50 år gamle traditioner, som ikke længere er tidssvarende. Som samfund forsøger vi at få borgeren til at passe ind i beredskabet i stedet for at få beredskabet til at passe på den nye tids borger. BF står kun bag hvervekampagner. Hvad angår den sidste og afgørende rekruttering og personlige kontakt til nye frivillige/brandfolk er kampagnens succes afhængig af de enkelte beredskaber. Vi er kun dating-siden, der formidler kontakten mellem to parter. Vi kan ikke få kærligheden til at blomstre. BBN kan ikke selv tage initiativ til kampagner, men skal afvente beredskaber og stationers udspil. BBN bliver ikke anerkendt af alle relevante instanser og er ikke en naturlig samarbejdspartner i alle sammenhænge. For eksempel henviser Danske Beredskaber ikke til BlivBrandmandNu. Beredskaberne og stationerne siger, at de gerne vil have kvinder og etniske/seksuelle minoriteter som brandfolk. Men vaner og virkelighed i beredskaberne understøtter ikke mangfoldighedstanken. Muligheder: Det moderne menneske søger mening i sin tilværelse. Det kan BF tilbyde i kampagnerne. Der er i tiden et øget fokus på diversitet og opbrud med gammeldags kønsroller. Især BlivBrandmandNu giver mulighed for at skabe dramatisk og appellerende kampagnemateriale med helte - og forbilledhistorier. BBN har et solidt kampagnebudget, som giver mulighed for satsning og nytænkning. HVAD FORTÆLLER VI? Vores helt overordnede budskab på tværs af søjler og opgaver: Frivillighed via Beredskabsforbundet er med til at løse de samfundsproblemer, vi står over for. Vores hovedbudskaber og underbudskaber inden for de enkelte søjler: 1. Vi sætter stor pris på din indsats og deltagelse i frivillige aktiviteter, du udfører et vigtigt arbejde, og vi ønsker at fastholde dig. Underbudskaber: For frivillige er det en æressag at hjælpe andre, som har behov for hjælp. Som frivillig gør du et meningsfyldt stykke arbejde til gavn for andre og for samfundet.

26 Frivillige er positivt indstillet over for samarbejde med myndigheder og andre organisationer. Som frivillig kan du opnå personlige kompetencer, som du kan bruge i andre dele af dit liv. Som frivillig er du en del af et givende og rummeligt socialt fællesskab. 2. Det er godt for os alle, at borgerne bliver selvhjulpne og kender til forebyggelse og beredskab. Underbudskaber: En Robust Borger kan forebygge og håndtere ulykke og brand og dermed hjælpe sig selv og andre. Ved større ulykker og katastrofer er en Robust Borger med til at sikre, at redningsberedskabets ressourcer bliver brugt, hvor der er mest brug for akut hjælp fordi en Robust Borger er selvhjulpen. Det er nemt: Alle kan arrangere (eller tage det første skridt til) et Robust Borger-kursus. 3. Samfundets sikkerhed og robusthed er afhængigt af, at der løbende kommer nye frivillige og nye deltidsbrandfolk til beredskaberne. Underbudskaber: At blive deltidsbrandmand vil give dig oplevelser, ansvar, fællesskab og mening. Både mænd og kvinder og minoritetsgrupper kan blive deltidsbrandfolk. Brandfolk er helt almindelige mennesker. Glem stereotyper om, at brandfolk har overnaturlige kræfter. At være brandmand og -kvinde er et helt almindeligt job, som fint kan hænge sammen med dit familieliv. Som arbejdsgiver kan du sagtens lade dine ansatte være deltidsbrandmænd eller frivillige i beredskabet. HVEM FORTÆLLER VI DET TIL? Vores vigtigste målgrupper varierer fra søjle til søjle. 1. Ståsted for de frivillige: Primær målgruppe er frivillige i redningsberedskabet, både dem som allerede er medlemmer af BF og frivillige, som ikke er medlemmer. 2. Uddannelse af borgere: Primær målgruppe er den brede befolkning, som ikke er en del af beredskabsverdenen. I øjeblikket specifikt medlemmer af boligforeninger (bestyrelserne), efterskoler (lærerne), spejdere (spejderledere), men også repræsentanter for andre fællesskaber samt enkeltstående private. 3. Hvervning: Potentielle frivillige og deltidsbrandmænd. I praksis mænd og kvinder fra ca. 18 til ca. 50 år. En afgrænset undergruppe er de værnepligtige hos Beredskabsstyrelsen. Sekundær målgruppe er de potentielle brandmænds arbejdsgivere. HVOR FORTÆLLER VI DET? Hidtil har BF skudt med spredehagl for at komme ud med alle budskaber stort set uden differentiering. Der er groft sagt kommunikeret om alle tre søjler på alle platforme og kanaler: Onlinemagasinet Frivillig Det trykte magasin Beredskab Hjemmesider (dog til dels opdelt på beredskab.dk, robustborger.dk og blivbrandmandnu.dk) Facebook-siderne Beredskabsforbundet (Officiel side) og BlivBrandmandNu Instagram (meget lidt) Twitter (meget lidt) Presse Trykte materialer Annoncer i aviser og lokalradio (i forbindelse med hvervning) Strategi for Beredskabsforbundets eksterne kommunikation 2019-?

27 Fremover vil vi i højere grad målrette kommunikationen til de enkelte målgrupper. Primært ved at opdele kommunikationen på Facebook på tre forskellige sider, som stort set modsvarer BFs tre søjler: Beredskabsforbundet (Officiel side) til de frivillige i kredse og beredskaber. BlivBrandmandNu til potentielle deltidsbrandmænd og frivillige i Sønderjysk Frivillige Brandværnsforbund og til nuværende brandmænd og andre ambassadører for BlivBrandmandNus kampagne. Robust Borger til potentielle kunder for Robust Borger og til borgere generelt. I den forbindelse genopliver vi den eksisterende Robust Borger-side, som ikke har været brugt i et halvt år. Fremover skal den bruges aktivt til at skaffe flere følgere, til at fortælle om Robust Borger-kurser, og til generelt at fortælle forudsætningsløse borgere om selvhjulpenhed, beredskab og et moderne civilforsvar. Inden for området hvervning er vi nødt til at skelne mellem BlivBrandmandNu og hvervning af frivillige. BBN har allerede en velfungerende og målrettet Facebook-side, men det har hvervning af frivillige ikke og foreløbig er der heller ikke ressourcer til at drive en selvstændig Facebook-side for hvervning af frivillige. Men da hvervning af frivillige foregår som ad hoc-projekter i samarbejde med beredskaberne inden for afgrænsede geografiske områder, giver det andre muligheder for Facebook-kommunikation: Eksempelvis beredskabernes egne Facebook-sider, lokale Facebook-bygrupper osv. Dermed bliver de fremtidige kanaler for kommunikation for de tre søjler følgende, i prioriteret rækkefølge. Prioriteringen skal afspejles i kommende handleplaner og i det daglige kommunikationsarbejde: Strategi for Beredskabsforbundets eksterne kommunikation 2019-? Prioritet Ståsted for frivillige 1 Onlinemagasinet Frivillig 2 Facebook: Beredskabsforbundet (Officiel side) Robust Borger Hvervning - BBN Hvervning - frivillige Facebook: Robust Borger Salgsarbejde via telefon, mail og møder Facebook: BlivBrandmandNu herunder boostning af opslag (annoncering) blivbrandmandnu.dk Facebook: -Bygrupper - Målrettet privat deling - Beredskabernes sider - Beredskabsforbundet (Officiel Side) herunder boostning af opslag (annoncering) Presse 3 beredskab.dk robustborger.dk Annoncer Annoncer 4 Presse Presse Trykte materialer Beredskabernes hjemmesider 5 Landsstævner og andre Onlinemagasinet Presse Trykte materialer events for frivillige Frivillig 6 Trykte materialer Trykte materialer Onlinemagasinet Frivillig Onlinemagasinet Frivillig Det trykte magasin Beredskab lukkes helt. Det har en meget uklar målgruppe, og kommunikationseffekten er meget tvivlsom. Det kræver store ressourcer at producere, og tilsyneladende er der opbakning blandt i hvert fald yngre medlemmer til at lukke det til fordel for mere moderne kommunikationsværktøjer. BF har Instagram-profiler for både Beredskabsforbundet og BlivBrandmandNu, som begge opdateres meget sporadisk. Det skal løbende overvejes, om Instagram skal bruges mere aktivt som kommunikationskanal. Afgørende er, om relevante målgrupper kan nås via Instragram og om der er ressourcer til at drive en Instagram-profil med jævnlige strategisk målrettede opslag. 9

28 HVORDAN FORTÆLLER VI DET? Vi bruger forskellige fortælleformer, forskellige genrer og forskellig grad af involvering af brugere, medlemmer, befolkning, kunder og potentielle frivillige og brandfolk. Men overordnet gælder, at vi primært fortæller de gode historier altså historier om forbilleder, ting som går godt, noget som kan inspirere andre og vise de positive og attraktive sider af vores fællesskab og vores tilbud. Formålet er, at de interne bliver bekræftet i, at de er med i et godt og stærkt og nyttigt fællesskab, og at eksterne bliver fristet til at være med. Tonen: BFs tone of voice på alle platforme og i alle medier er grundlæggende positiv, anerkendende og konstruktiv. Udgangspunktet er, at frivillige skal hjælpes, støttes og især anerkendes. Derfor er tilgangen til de frivillige i den eksterne kommunikation nysgerrigt anerkendende. Det er dog også vigtigt, at BFs kommunikation er sandfærdig og troværdig. Nyheder og artikler, ikke mindst i medlemsmagasinet Frivillig, må gerne have kant. Vi skal have modet til også at fortælle om det, som ikke lykkes, og som ikke er perfekt, men som frivillige og ansatte kan lære af. Eventuel intern kritik og uenighed i forbundet håndteres som udgangspunkt på de interne linjer. Sproget tilpasses de specifikke målgrupper, men overordnet bruger vi jævnt dansk med få fremmedord og lavt lixtal, så alle medlemmer/borgere føler sig inkluderet. HVORDAN MÅLER VI, OM VORES KOMMUNIKATION LYKKES OG FUNGERER EFTER HENSIGTEN? Vi har i øjeblikket følgende værktøjer til direkte måling af den kvantitative effekt af BFs kommunikation: Google Analytics måler trafik på beredskab.dk, på blivbrandmandnu.dk og snart på robustborger.dk Infomedia laver medieovervågning med månedlige rapporter om omfang og værdi af BFs presseomtale. I Facebooks Indblik-sektion kan aflæses, hvordan opslag klarer sig mht. udbredelse, interaktion mm. Derudover viser disse indikatorer og værktøjer en indirekte kvantitativ effekt af BFs kommunikation: Antallet af fremmødte til infomøder efter hvervekampagner for beredskaber. Antal ansøgninger til beredskaber om at blive deltidsbrandmand. BBN spørger ansøgere til deltidsbrandsmandsjob om, hvor de har hørt om BlivBrandmandNu. Antal aftaler med beredskaber og stationer om at lave hvervekampagner i regi af BlivBrandmandNu. Antal aftaler med boligselskaber, skoler, privatpersoner mm. om Robust Borger-kurser. BF har hidtil ikke brugt analyseværktøjer, som måler direkte på den kvalitative effekt af kommunikation (øget kendskab, ændrede holdninger osv.) KOMMUNIKATIONSMÅL FOR DET NÆSTE HALVE ÅR I det første halvår af 2019 skal vi: 1. Få gang i Robust Borgers Facebook-side med jævnlige opdateringer. 2. Udarbejde en fælles og sammenhængende strategi for brug af BFs tre primære Facebook-sider: Beredskabsforbundet (Officiel Side), Bliv Brandmand Nu og Robust Borger. Herunder kanalstrategi for hver side, indholdsplaner og en politik for eventuel sammenhæng og interaktion mellem de tre sider. 3. Strukturere de data, vi får og kan få fra de forskellige værktøjer, som måler effekten af vores kommunikation. Formålet er at blive klar til at etablere et nulpunkt, hvorfra vi kan igangsætte og overvåge en udvikling i vores kommunikationsdata og kommunikationsindsats. Strategi for Beredskabsforbundets eksterne kommunikation 2019-?

29 HVAD SKAL VI OVERVEJE VED NÆSTE SERVICETJEK AF KOMMUNIKATIONSSTRATEGIEN? BF s kommunikationsstrategi er et dynamisk dokument, som løbende ændres i forbindelse med servicetjek hvert kvartal. Dette servicetjek har følgende faste punkter: 1. Vi ser tilbage på vores kommunikation det foregående kvartal og på, om vi er på vej til at nå vores kommunikationsmål. Hvis ikke, giver vi en vurdering af hvorfor. 2. Vi vurderer, om strategien stadig kan bruges for det efterfølgende kvartal. Eller om der er sket ændringer i organisationen, i mængden af kommunikationsressourcer eller i det omgivende samfund, som betyder, at strategien skal justeres. 3. Vi justerer kommunikationsmålene - eller sætter helt nye mål - for det kommende kvartal. Ved dette servicetjek deltager kommunikationskonsulenten, en eller flere repræsentanter for ledelsen samt - efter behov - de medarbejdere, som har kommunikationsopgaver, der er omfattet af strategien. Den aktuelle kommunikationsstrategi skal have et servicetjek senest ved udgangen af marts Som supplement til de faste punkter herover kan vi overveje blandt andet disse emner: Skal vi lave flere interessent- eller målgruppeanalyser, så vi kender vores stakeholdere bedre? Herunder konkurrentanalyser (eventuelt i samarbejde med Københavns Professionshøjskole). Har vi så megen struktur på vores data, at vi kan begynde at sætte SMART-mål op for kommunikationen? Skal vi blive mere aktive på Instagram? Skal vi skabe mere sammenhæng mellem vores hovedbrand og underbrands? (Skal vi f.eks. nævne Beredskabsforbundet, hver eneste gang vi taler Robust Borger og BlivBrandmandNu? Strategi for Beredskabsforbundets eksterne kommunikation 2019-?

30 Supplerende oplysninger til info/hverve ansøgninger i Beredskabsforbundets Region Hovedstaden For at sikre, at info-hvervemidler bruges mest hensigtsmæssigt, ønsker regionsledelsen i Region Hovedstaden at der aktivt tages stilling til præcist hvad man hverver til, hvordan man vil tage imod de nye frivillige og hvordan man give dem en god start på deres frivillige beredskabsliv. Til ansøgning om hvervemidler i Region Hovedstaden bedes derfor vedhæftet nedenstående. Dette er ikke et krav for ansøgning om infomidler. Kreds: Beløb der ansøges: Tid og sted for arrangementet: Hvor mange personer søges hvervet? Til hvilke typer opgaver hverves? Hvordan vil man tage imod de nye frivillige? Er der en introplan, en buddy-ordning eller lignende? Hvis der er udarbejdet en introplan vedhæftes denne. Hverves der til kommunens beredskab eller kun til forbundet? Bemærk: Hverves der til kommunen, vedlægges dokumentation, for at beredskabet og kredsen har aftalt hvervning, for at sikre at kommunen er klar til at tage imod de frivillige. Dette kan sagtens bare være en mailkorrespondance eller lignende. Beredskabsforbundet Hedelykken 10 DK-2640 Hedehusene Telefon bf@beredskab.dk Protektor: HENDES MAJESTÆT DRONNINGEN