Organisationsbestyrelsesmøde den 22. juni 2012, kl. 09:00 Billedsalen

Transkript

1 #JobInfo Criteria=side1# Referat Organisationsbestyrelsesmøde den 22. juni 2012, kl. 09:00 Billedsalen Til stede John B. Sørensen, Bjarne Krohn, Ole Lagoni, Flemming Balle, Alice Brødbæk, Mogens Hansen, Lone Ulholm, Ellen Højgaard Jensen, Kjeld Poulsen og Stig Torp Kaspersen Afbud fra Frank Sass Fra administrationen Margrete Pump, Vibeke Gravlund (under pkt. 3, 4, 5 og 20), Lene Vennits, Flemming Lind, Niels Bonne Rasmussen, Christen Mors, Maja Didic og Anne Mette F. Svendsen. Endvidere deltog stadsarkitekt Tina Saaby under pkt. 31 Indholdsfortegnelse 1. Referater fra organisationsbestyrelsesmøder den 29. februar og den 26. april Sager til beslutning Afdelingernes budgetter Byggeregnskab Helhedsplanen i Tingbjerg /36

2 #JobInfo Criteria=side1# 4. Underskud i Tingbjerg V Tingbjerg Tingbjerg I skimmelsvamp Tingbjerg Kulturhus Herlevhuses Fritidshjem, nybyggeri Lejlighedssammenlægning i Jyllandshuse Vinduesudskiftning i Lykkebo godkendelse af endeligt byggeregnskab Drejebog for lejlighedssammenlægninger Ny driftsaftale for Livornoparken og Kastrupvejens Ungdomsboliger Individuelle moderniseringer i Bispebjerg Terrasser Videre proces for driftsfællesskaber SAB s mål på klima- og energiområdet SAB seminar Styringsdialog Fælles udbud af EMO EnergiMærkningsOrdning_B Modul til elektroniske låse letter adgang Film om Herlevhuses historie Utterslevhuse - elevatorprojekt Projektet Tryghed gennem fællesskab i Livornoparken og Grøndals Ældreboliger Repræsentanter til ejerforeningen Strandlodsvej Øget indbetaling til investeringsforeningerne Mobilsug i Ørestad Pulje i arbejdskapitalen til markedsføring af ledige boliger Sager til orientering Oversigt over arbejdskapitalen Budgetkontrol Oversigt over dispositionsfonden Oversigt over trækningsret Status for omlægning af forbedringslån i SAB Elleparken Stilledal demonstrationsprojekt - status Sejlhuset 5 års eftersyn Cirkus Ansøgninger til R Aktuel boligpolitisk orientering Eventuelt Bilagsfortegnelse Bilag 1: Samlet oversigt over afdelingernes driftsbudgetter... 4 Bilag 2: Oversigt over huslejestigninger... 4 Bilag 3: Budget for Kastrupvejens Ungdomsboliger... 4 Bilag 4: Budget for Absalonhus... 4 Bilag 5: Samlet økonomioversigt /36

3 #JobInfo Criteria=side1# Bilag 6: Byggeregnskab for vinduesudskiftning i Lykkebo Bilag 7: Drejebog for lejlighedssammenlægninger Bilag 8: Driftsaftale for Livornoparken og Kastrupvejens Ungdomsboliger Bilag 9: Notat om driftsfællesskaber i SAB Bilag 10: Forslag til SAB-mål på klima- og energiområdet Bilag 11: Ansøgning om midler til film Bilag 12: Oversigt over arbejdskapital Bilag 13: Budgetkontrol Bilag 14: Oversigt over dispositionsfonden Bilag 15: Oversigt over egen trækningsret Referater fra organisationsbestyrelsesmøder den 29. februar og den 26. april 2012 Referaterne fra ovennævnte organisationsbestyrelsesmøder er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Det indstilles, at referaterne fra møderne den 29. februar og den 26. april 2012 godkendes og underskrives. Referaterne fra de to møder blev godkendt. Sager til beslutning 2. Afdelingernes budgetter Der er udarbejdet en samlet oversigt over afdelingernes driftsbudgetter for budgetåret 2012/2013, med en side til hver afdeling (bilag 1). Der er derudover udarbejdet en oversigt (bilag 2) over huslejestigningen i procent i alle afdelingerne. Den gennemsnitlige stigning for familieboligerne er i år på 1,8 %, hvilket er et fald i forhold til sidste år, hvor den gennemsnitlige stigning for familieboligerne var på 2,88 %. De afdelinger, der får stigninger over 5 %, er markeret med rødt. I det vedlagte notat i bilag 2 findes en kort redegørelse for årsagen til stigningen i de enkelte afdelinger. Ikke godkendte budgetter Der var i år ikke nogen afdelinger, der nedstemte budgettet på afdelingsmødet. I Kastrupvejens Ungdomsboliger (bilag 3) og, Absalonhus (bilag 4) blev budgetterne ikke godkendt på grund af manglende fremmøde. 3/36

4 #JobInfo Criteria=side1# Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender afdelingernes budgetter. Bilag 1: Samlet oversigt over afdelingernes driftsbudgetter Bilag 2: Oversigt over huslejestigninger Bilag 3: Budget for Kastrupvejens Ungdomsboliger Bilag 4: Budget for Absalonhus Ole Lagoni, Kjeld Poulsen, John B. Sørensen og Bjarne Krohn rejste den problemstilling at mange afdelinger har så høje udgifter til fraflyttere til inkasso. Kjeld Poulsen ville desuden gerne vide, om der var et sammenfald mellem afdelinger med mange inkassosager og mange udsættelser. John B. Sørensen bad om, at administrationen udarbejder en analyse af to-tre afdelinger, der kan vise hvad beløbene skyldes og forholdet mellem udgifter til lejeledighed, inkassosager og fraflytningsomkostninger. Alle afdelingernes budgetter blev godkendt, herunder budgetterne for Kastrupvejens ungdomsboliger og Absalonhus. 3. Byggeregnskab Helhedsplanen i Tingbjerg På organisationsbestyrelsesmødet den 29. februar 2012 blev organisationsbestyrelsen orienteret om projektindhold i helhedsplanen samt status og håndtering af den økonomiske afslutning af skema C. Helhedsplanens samlede byggeregnskab/skema C ansøgning ser således ud: Byggeregnskaberne/skema C Helhedsplanens mange delprojekter er håndteret ved, at projektledelse, rådgivning, økonomi og den fysiske udførelse er udført i henhold til delprojekternes indhold på tværs af boligselskaber og afdelinger. Der er anvendt den samme struktur i skema C, som i helhedsplanens skema A og B ansøgninger. Det betyder, at delprojekternes økonomi i den administrative og praktiske udførelse er styret vandret, og at økonomien i skema A og B samt byggeregnskaberne/skema C er styret lodret for hver afdeling, som igen er opdelt i støttede og ustøttede lån. Dette er illustreret i vedlagte bilag 5, kaldet bilag 19 samlet økonomioversigt, dateret 21. december /36

5 #JobInfo Criteria=side1# For at lette forståelsen af helhedsplanens samlede økonomi og bilag 19 gennemgås herunder bilagets indhold og opdeling. Bilagene indeholder dels en opsummering af LBF-støttede arbejder, og dels de ustøttede opretnings- og forbedringsarbejder. Af side 1 fremgår de samlede anlægsøkonomier for alle 7 afdelinger i helhedsplanen. På tværs kan aflæses anlægsøkonomien for det enkelte delprojekt, opdelt i Skema B-budget og ekstra udgifter. Lodret kan aflæses den samlede anlægsøkonomi for den enkelte afdeling. På side 2 i øverste tabel opsummeres projekternes samlede udgifter ved Skema C, hvorefter hele Skema B-budgettet fratrækkes. Finansieringen af denne del af budgettet sker som godkendt ved Skema B, hvilket fremgår af sidste tabel side 3, udsnit af Skema B. Tabellen viser i øvrigt, hvordan ekstraudgifter forventes finansieret gennem reguleringskontomidler, og for fsb afd. II s vedkommende ekstra brug af egen trækningsret. Tilsagn vedrørende egen trækningsret er modtaget efter Skema B s godkendelse og er derfor ikke med i de oprindelige finansieringsberegninger. Midler til Evt. sammenlægning af lejligheder i SAB højhus på t. kr. er ikke med i oversigten side 1. Dette er et ikke gennemført projekt og hele Skema B-budgettet er fratrukket i oversigten. Der ligger her en overfinansiering på de t. kr. i forhold til de gennemførte delprojekter. Uden denne overfinansiering ville SAB ikke have reguleringskontomidler nok til at dække ekstraudgifter. Overfinansieringen er forelagt LBF som SAB s forslag til løsning af finansieringsproblemet. Som aftalt med LBF vil fonden foretage en omfordeling af reguleringskontomidlerne mellem afdelingerne indenfor det enkelte boligselskab, således at SAB overskud på reguleringskonto i en afdeling, kan overføres til afdeling med underskud. fsb har ikke behov for at udnytte denne mulighed. Oversigt over forventede reguleringskontomidler findes i tabel øverst side 3. Tabellen, driftsøkonomi forventet Skema C - nederst side 2, er lavet i samarbejde med driften og tager udgangspunkt i Skema B-ansøgningens oplæg til reguleringskontiopgørelser. Anlægsudgifterne i Skema C ansøgningen inkl. omkostninger kan, jf. bilag 19 side 1 samt side 2 øverst, samlet opgøres til t.kr., fordelt på SAB s Tingbjerg-afdelinger med t.kr., og fsb s Tingbjerg-afdelinger med t.kr. Påregnet finansiering kan opsummeres til følgende: SAB FSB SAB+FSB Realkreditlån med ydelsesstøtte fra LBF Til byggeskadearbejder t.kr t.kr t.kr. Ombygning af lejligheder 5/36

6 #JobInfo Criteria=side1# /tilgængelighed t.kr t.kr t.kr. Miljøarbejder inkl. evt. opførelse af kvarterhus t.kr t.kr t.kr t.kr t.kr t.kr. Afrunding 0 t.kr. 31 t.kr. 31 t.kr. Ekstra lån t kr. 0 t.kr t.kr. Reguleringskonto t.kr t.kr t.kr I alt t.kr t.kr t.kr. Realkreditlån ustøttet Til opretning/forbedring 30 årigt obligationslån t.kr t.kr t.kr. Vedr. tagrenoveringen i SAB afd. I 30 årigt obligationslån t.kr. 0 t.kr t.kr. Egen trækningsret i Landsbyggefonden * t.kr t.kr t.kr. Byer for Alle-midler til Arkadeombygninger t.kr t.kr t.kr. Reguleringskonto t.kr. 589 t.kr t.kr Samlet finansiering t.kr t.kr t.kr * Heraf tilsagn efter Skema B 0 t.kr t.kr t.kr. Reguleringskontorest t.kr t.kr t.kr. Anvendelse af restbeløbene på reguleringskontiene kan, jævnfør drøftelser med LBF, anvendes til at nedsætte lånebehovet. For en ordens skyld bemærkes, at andele fra R98 og Københavns Kommune til kvartermiljøstationen ikke fremgår af finansieringen i Skema C. Det skyldes, at disse beløb ikke var medregnet i Skema B. Beløbene er imidlertid med i selve regnskaberne, hvor det i administrationspåtegningerne kan ses, hvordan de er fordelt på de forskellige afdelinger. 6/36

7 #JobInfo Criteria=side1# Bemærkninger til byggeregnskaber for de enkelte delprojekter Højhuset SAB afd. I Renoveringsarbejderne i dette delprojekt er blevet næsten dobbelt så dyre som oprindeligt beregnet ved Skema B. Dette skyldes primært nødvendige ekstraudgifter som følge af tvist med MT Højgaard. Alle merudgifter er behandlet og godkendt i LBF. Sammenlægning af små lejligheder i SAB - højhuset Beboerne ønskede ikke at gennemføre lejlighedssammenlægning af de små lejligheder i højhuset. Lånene er foreslået optaget og anvendt jf. ovenstående finasieringsforslag. Arkaderne, herunder solistboliger i fsb Arbejderne er blevet 18,5 % dyrere end beregnet. Dette skyldes dels, at det var mere kompliceret at få alle beboerne til at fraflytte boligerne, at bygningerne ikke var opført som vist på de eksisterende tegninger, at det var mere kompliceret at udskifte svalegangene af beton, udførelse af ekstra belysning og nødvendige kriminalpræventive tiltag. Alle merudgifter er behandlet og godkendt i LBF. Miljøarbejder Miljøarbejderne er blevet 15,7 % dyrere end oprindeligt beregnet. Dette skyldes bl.a. reparation af baldakinerne og det skal bemærkes, at mere end halvdelen af ekstraarbejderne er reserverede og endnu ikke afholdte beløb til et kvarterhus. Alle merudgifter er behandlet og godkendt i LBF. Reserveret økonomi til opførelse af et fælles kvarterhus for Tingbjerg-området Miljøarbejderne med LBF-støtte indeholder en anlægssum til opførsel af et kvarterhus, nu prisfremskrevet til t.kr. Som aftalt med LBF ved Skema B-behandlingen er anlægsrammen reserveret til opførelse af et kvarterhus. Kvarterhuset er under planlægning i samarbejde med Københavns Kommune. Behovet for udvidet huslejestøtte i dag - fsb fsb har ikke brug for yderligere støtte end allerede ansøgt og godkendt i Skema B og i maj For fsb er der samlet ansøgt om 310 t.kr. til ekstra huslejestøtte. Behovet for udvidet huslejestøtte i dag SAB SAB har behov for udvidelse af den ansøgte og godkendte huslejestøtte ved Skema B og i maj Der er ansøgt om 830 t.kr. i Skema B og 250 t.kr. i maj Den 14. oktober 2010 og 22. juni 2011 er LBF ansøgt om yderligere udvidelse af huslejestøtte til SAB s afdelinger. Af bilag 19 fremgår, at SAB afdelingerne har brug for yderligere 548 t.kr, således at den samlede årlige husstøtte kommer op på t.kr. 7/36

8 #JobInfo Criteria=side1# Som aftalt med LBF den 23. november 2011 afklares den endelige fordeling af reguleringskontiene og behovet for huslejestøtte i forbindelse med den samlede fremsendelse af reguleringskonti-opgørelserne / 2. halvdel af Skema C. Pladser og belysning på kommunal grund Ringvejen Med Skema B-tilsagnet er der givet tilsagn om midler til etablering af gavlpladser, belysning og skilte m.m. placeret på Ringvejen, Københavns Kommunes grund. Arbejderne er projekteret og udført i sammenhæng med de øvrige arbejder på belysnings- og trafikprojekterne. Københavns Kommune har afholdt udgifterne til arbejderne udført på de offentlige arealer, Ringvejen. Der er udarbejdet og fremsendt revideret byggeregnskab til Københavns Kommune, 14. november 2011, for kommunens andel af projekterne. Tidsplan For at fremme og lette Københavns Kommunes behandling af skema C er der aftalt et møde den 17. april 2012 og efterfølgende vil administrationerne kontakte LBF for at få afklaret, om de har brug for samme type møde. Et bedste skøn på et godkendt skema C (første del) må være umiddelbart efter sommerferien og derefter kommer hele behandlingen af reguleringskonti-opgørelser og nødvendigt omfang af huslejestøtte (anden del). Endeligt skema C tilsagn skønnes at foreligge ultimo Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender skema C-ansøgningen. Bilag 5: Samlet økonomioversigt Vibeke Gravlund viste billeder af resultaterne fra alle delprojekterne i helhedsplanen for Tingbjerg- Utterslevhuse. For hvert projekt var der også en gennemgang hovedtallene for budget og regnskab og eventuelle differencer. Samlet set har der været ekstraudgifter for 53 mio. kr. men da der står 62 mio. kr. på reguleringskontoen, vil det sige at der er 21 mio. kr. tilbage. Der forventes en endelig godkendelse af skema C ultimo Der var ros til projektlederen for at køre et så stort og godt projekt og for den gode løbende orientering. Organisationsbestyrelsen godkendte dermed skema C ansøgningen. 8/36

9 #JobInfo Criteria=side1# 4. Underskud i Tingbjerg V På grund af ekstra udgifter i forbindelse med byggesager har afdeling Tingbjerg V opsamlet et underskud på kr. I ansøgningen til Landsbyggefonden har vi ansøgt om udvidelse af huslejesikring med tilbagevirkende kraft. Afdeling har manglet en indtægt på ca kr. om året siden 2009/10. Det forventes, at det opsamlede underskud i regnskabet for 2011/12 vil komme op på ca. 3 mio. kr. Som det tidligere er blevet oplyst, skønnes godkendelse af skema C (første del) at komme efter sommerferien og derefter kommer behandlingen af reguleringskonti-opgørelser og nødvendigt omfang af huslejestøtte (anden del). Endeligt skema C tilsagn skønnes at foreligge ultimo Udvidelsen af huslejestøtten vil derfor først komme efter regnskabsafslutning den 31. juli Organisationsbestyrelsen har på mødet den 1. december 2010 allerede bevilliget kr. i rente- og afdragsfrit lån fra dispositionsfonden og den 24. november 2011 et rente- og afdragsfrit lån fra dispositionsfonden på kr. til afskrivning af underskuddet over 10 år. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen bevilliger et rente- og afdragsfrit lån til dækning af manglende huslejestøtte fra LBF på 1 mio. kr. fra arbejdskapitalen for regnskabsår 2011/12, indtil der ydes et permanent tilskud fra Landsbyggefonden. Organisationsbestyrelsen godkendte at bevillige et rente- og afdragsfrit lån fra arbejdskapitalen på 1 mio. kr. indtil der findes en mere permanent støtteordning. 5. Tingbjerg Tingbjerg I skimmelsvamp I helhedsplanen Tingbjerg - Utterslevhuse på vej indgik et pilotprojekt i fsb afd Tingbjerg I vedr. facade, ventilations- og skimmelsvamp renovering. Årsagen til pilotprojektet var at afdelingerne havde store problemer med kuldebroer og som følge deraf skimmelsvamp i boligerne. 9/36

10 #JobInfo Criteria=side1# Da fsb afd og SAB afdeling I er opført samtidig og har de samme konstruktive løsningsprincipper, har Landsbyggefonden i 2009 afsat 112 mio. kr. inkl. moms til gennemførelse af en omfattende skimmelsvamp renovering i SAB afdeling I. Landsbyggefonden har siden og i tæt samarbejde med fsb fået udarbejdet et pilotprojekt, til brug for afgrænsning af nødvendigt omfang og afklaring af de byggetekniske løsninger for at sikre løsningen af de skimmelsvampe problemer, der er i de 2 afdelinger af Tingbjerg. Landsbyggefonden har nu kontaktet / SAB med henblik på, at få fremrykket fremsendelse af en foreløbig helhedsplan vedr. facade, ventilations- og skimmelsvamp renovering, således at SAB afdeling I kan blive behandlet samtidig med den tilsvarende ansøgning fra fsb. Den igangværende renovering / ombygning af Hækkevold og Helleborg foregår i henholdsvis fsb og SAB s afdeling I. Erfaringerne herfra viser omfattende kuldebroer og skimmelsvamp angreb. Landsbyggefonden har i forbindelse med drøftelser om gennemførelse af ekstraarbejder i ombygningsprojektet oplyst, at finansieringen af ombygningen af Hækkevold og Helleborg indgår i de forudsatte investeringsarbejder til denne skimmelsvamp renovering. Fsb har haft Witraz arkitekter og ingeniørfirma Lemming & Eriksson til at udarbejde forundersøgelserne og den foreløbige helhedsplan til skimmelsvamprenoveringen. For at fremme og anvende de erfaringer fra pilotprojektet og ombygningen i Hækkevold og Helleborg anbefaler administrationen at anvende det samme rådgiverteam til SAB s forundersøgelser, forslag til omfang af nødvendige løsninger samt kalkulationer til brug for den foreløbige helhedsplan. Tidsplan for de kommende aktiviteter: 1. Møde med afdelingsbestyrelsen i SAB Tingbjerg snarest juni Aftale med rådgiverteam juni Gennemførelse af forundersøgelser juni september Afdækning af støtte muligheder september novemb Forelægge beslutningsgrundlag for afdelingsmødet december januar 2013 Når afdelingsmødet har truffet sin beslutning om sagens videreførelse, skal der foretages udbud af teknisk rådgivning, projektering og udbud. Det er endnu for tidligt at skitsere dette tidsforløb, da det afhænger meget af omfanget i helhedsplanen. 10/36

11 #JobInfo Criteria=side1# Det indstilles, at bestyrelsen godkender - at der tilknyttes en projektleder fra til at varetage den overordnede projektledelse. s projektledelse honoreres indtil besluttende afdelingsmødet efter medgået tid i henhold til gældende takstblad. - at det foreslåede rådgiverteam antages til udarbejdelse af forundersøgelser og den foreløbige helhedsplan - at der til finansiering af ovennævnte projektlederbistand og teknisk rådgivning frem til første afdelingsmøde godkendes en maksimal økonomisk ramme på kr. inkl. moms, der finansieres som et rentefrit lån af selskabets dispositionsfondsmidler, indtil projektets realiseres. Herefter indfinansieres disse omkostninger i sagen. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen. Der bevilliges et rente- og afdragsfrit lån på kr. fra dispositionsfonden med forventning om at beløbet indarbejdes i byggesagen, når den realiseres. 6. Tingbjerg Kulturhus I et samarbejde mellem Københavns Kommune, Kultur- og Fritidsforvaltningen, fsb og er vi ved at udarbejde en rammeaftale for opførelsen og driften af Kulturhuset. Københavns Kommune har hyret advokatfirmaet Horten til at bistå os med arbejdet. Vi forventer, at Københavns Ejendomme kommer til at stå for byggesagen. Der er et tidsperspektiv på Skema A-godkendelsen, hvilket betyder, at den formentlig ikke afventer organisationsbestyrelsesmødet i september. Derfor anmodes organisationsbestyrelsen om at bemyndige formandsskabet til at godkende Skema A. Rammeaftalen kommer til at omfatte følgende punkter: 1. Beskrivelse af parternes henholdsvise aktiviteter Kulturhuset er et kombineret kvarter- og kulturhus. Det er parternes vision med Kulturhuset at etablere et fælles samlingssted for beboerne i Tingbjerg/Utterslevhuse-området, som kan understøtte områdets identitet og beboernes trivsel. Kulturhuset skal rumme en mangfoldighed af aktiviteter, herunder bibliotek, foreningsbaserede og folkeoplysende aktiviteter samt sociale aktiviteter og aktiviteter i den boligsociale helhedsplan. Herudover skal Kulturhuset kunne udlejes til private formål, der fastlægges nærmere af Kulturhusets ledelse. 2. Stiftelsesdokument for foreningen 3. Foreningens vedtægter 11/36

12 #JobInfo Criteria=side1# 4. Typedokument vedrørende de deklarationer, der skal lyses på afdelingernes ejendomme 5. Deklaration, der skal lyses på foreningens ejendom 6. Dokument vedrørende overdragelsen af grunden fra Københavns Kommune til Foreningen 7. Etableringsbudget for Kulturhuset 8. Lånevilkårene vedrørende lånet fra Landsbyggefonden til afdelingerne 9. Driftsbudget herunder beskrivelse af forudsætningerne for, at driften i foreløbig en periode på 20 år ikke vil medføre lejeforhøjelser i afdelingerne Følgende bygningsdriftsudgifter skal deles mellem Københavns Kommune og boligorganisationerne/afdelingerne i et forhold, der svarer til deres respektive andel: Afgifter (anslået) Udvendig vedligeholdelse Bygningsforsikring El, varme og vand (anslået) Vicevært, renhold (anslået) Administrationsomkostninger I alt Dette beløb kan samlet set ikke overstige den finansieringsramme, der er aftalt med Landsbyggefonden. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen bemyndiger formandsskabet til at godkende Skema A- ansøgning og at den senere forelægges organisationsbestyrelsen til godkendelse. Der var en mindre diskussion om, hvorvidt adgangen til kulturhuset skal gå over kommunens jord eller om den også skal udmatrikuleres. Det skal afklares. Der foreligger endnu ingen tegninger på projektet. Det blev besluttet, at bemyndige formandsskabet til at godkende Skema A ansøgningen til senere forelæggelse for bestyrelsen. 7. Herlevhuses Fritidshjem, nybyggeri Der er senest orienteret om sagen på organisationsbestyrelsesmødet den 26. april 2012, hvor organisationsbestyrelsen godkendte, at byggesagen formelt set igangsættes og hvor organisationsbestyrelsen bevilligede kr. over arbejdskapitalen til dækning af diverse løbende (drifts)udgifter i tiden frem til Skema B. 12/36

13 #JobInfo Criteria=side1# I følgegruppen arbejdes der for tiden med at drøfte indhold til byggeprogram, herunder særlige fokusområder for den nye bebyggelse. Disse drøftelser er mundet ud i, at følgegruppen har besluttet, at projektet bedst kan udbydes i et omvendt totalentrepriseudbud med projektkonkurrence, hvor maksimalprisen er kendt, og der derfor primært konkurreres på mest mulig kvalitet for pengene. Det er følgegruppens vurdering, at denne udbudsform på et tidligt tidspunkt i processen giver god sikkerhed for sammenhængen mellem det tilbudte projektforslag og prisen. Der pågår en afklaring med Landsbyggefonden af, om en eksisterende institutionsafdeling rent teknisk kan ændre status til at blive en boligafdeling, eller om den skal lukkes, hvorpå der oprettes en ny afdeling. Uanset resultatet af denne afklaring, skal de nye familieboliger vel ikke hedde Herlevhuse Fritidshjem? Følgegruppen har overvejet en række navne og foreslår Åhusene som afdelingens kommende navn. Der er ikke konstateret forvekslingsmuligheder i forbindelse med dette navn i nærmeste omegn af Herlev. De eksisterende tomme bygninger har været udsat for en del hærværk. For at spare udgifter til løbende sikring af bygningerne, så der ikke sker yderligere skade, herunder personskade, og for at eliminere risikoen for uønskede subkulturer, besluttede følgegruppen at iværksætte nedrivning hurtigst muligt, herunder at ansøge organisationen om et lån til afholdelse af nedrivningsudgifterne. Efterfølgende er selve fritidshjemsbygningen næsten udbrændt. Brandårsagen kendes ikke. Forvaltningen er i kontakt med forsikringsselskabet for at afklare omfanget af dækning. Det er endnu ikke afklaret, hvorvidt forsikringsselskabet vil tage sig af rydning af grunden. Nedrivningsprojektet kan ikke iværksættes uden forudgående afklaring af forsikringsforholdet. 13/36

14 #JobInfo Criteria=side1# Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender, at der arbejdes videre med Åhusene som afdelingens fremtidige navn, samt at organisationen tager orienteringen til efterretning. Niels Bonne Rasmussen fortalte om den seneste udvikling i projektet. Det tegner til, at afdelingen skal likvideres. Den økonomiske virkelighed har ændret sig ganske meget siden sidste møde pga. branden. Der kører en forsikringssag og der skal forhandles en erstatning indenfor 14 dage. På trods af forsikringssagen kører projektet fortsat efter tidsplanen. Med hensyn til navnet Åhusene er administrationen blevet opmærksom på, at der findes en anden almen afdeling under Boligkontoret Danmark ikke så langt derfra i Furesø kommune, som måske kan give anledning til forveksling. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og vil lade følgegruppen overveje navnet. 8. Lejlighedssammenlægning i Jyllandshuse På organisationsbestyrelsesmødet den 26. april 2012 besluttede bestyrelsen, at lejlighedssammenlægninger, med en samlet anlægsudgift på op til kr., kan finansieres ved 2/3 trækningsret op til kr., hvis afdelingen støtter med kr. Jyllandshuse har netop foretaget en lejlighedssammenlægning på Hanstholmvej 3, 1 sal. og arbejdet blev afsluttet med udgangen af maj Det er imidlertid ikke muligt at søge egen trækningsret i Landsbyggefonden, når arbejdet er påbegyndt eller afsluttet, idet Landsbyggefonden ikke må give tilsagn om anvendelse af egen trækningsret, såfremt arbejdet er påbegyndt eller afsluttet. Da det således ikke er muligt at finansiere 2/3 af udgiften med trækningsretsmidler, ansøger administrationen om, at 2/3 af udgiften - dog maks kr. - i stedet dækkes af arbejdskapitalen i SAB. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender at dække 2/3 af udgifterne til sammenlægningen af lejlighederne på Hanstholmvej 3, 1. mf. og 1. th., dog maks kr., over arbejdskapitalen. Organisationsbestyrelsen besluttede at bevillige et tilskud på op til kr. fra arbejdskapitalen til lejlighedssammenlægning i Jyllandshuse. 14/36

15 #JobInfo Criteria=side1# 9. Vinduesudskiftning i Lykkebo godkendelse af endeligt byggeregnskab Afdeling Lykkebo vedtog på ekstraordinært afdelingsmøde den 26. juni 2008 at gennemføre udskiftning af afdelingens vinduer og sålbænke samt foretage opretning af eksisterende døre. Der blev dengang vedtaget et budget på kr. Regnskabet ved byggeriets afslutning, balancerede med en samlet anskaffelsessum på kr. Her i var der afsat reservationsbeløb på kr. til brug for byggesagens endelige afslutning. Der er nu udarbejdet endeligt byggeregnskab for sagen, og der henvises til byggeregnskab af 31. december 2011, hvor af det fremgår, at der har været et merforbrug på kr. i forhold til det afsatte reservationsbeløb. Merforbruget skyldes, at revisionen af byggeregnskabet samt låneoptagelsen - herunder tinglysningen - tog forholdsmæssig lang tid, hvorfor vi har medtaget byggelånsrenter efter skæring i det endelige byggeregnskab. Således er den endelige anlægsudgift for vinduesudskiftningen i Lykkebo endeligt opgjort til kr. : Det indstilles, af organisationsbestyrelsen godkender det endelige byggeregnskab af 31. december 2011 Bilag 6: Byggeregnskab for vinduesudskiftning i Lykkebo Byggeregnskabet blev godkendt. 10. Drejebog for lejlighedssammenlægninger På det sidste organisationsbestyrelsesmøde den 26. april 2012 blev udkastet til en drejebog for lejlighedssammenlægninger behandlet. Drejebogen er nu tilrettet og bestyrelsen bedes godkende den endelige version. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender drejebogen og godkender at den udsendes til afdelingerne som inspirationsoplæg. Bilag 7: Drejebog for lejlighedssammenlægninger 15/36

16 #JobInfo Criteria=side1# Drejebogen var på tidspunktet for mødet endnu ikke helt færdig, men da organisationsbestyrelsen kender indholdet blev det besluttet, at administrationen kan udsende den, når den er færdig. 11. Ny driftsaftale for Livornoparken og Kastrupvejens Ungdomsboliger Den 9. juni 2006 tiltrådte SAB en aftale om samdrift af fælles ejendomskontor mellem Livornoparken og Kastrupvejens Ungdomsboliger. Ifølge aftalens 2 er omkostningsfordelingen mellem afdelingerne, som følger: Livornoparken (79 boliger) 98% Kastrupvejens Ungdomsboliger (9 boliger) 2% Det er ejendomskontorets og administrationens opfattelse, at Kastrupvejens Ungdomsboliger reelt lægger beslag på mere af ejendomskontorets tid, end hvad der svarer til 2%. Derfor er aftalen blevet opsagt (jf. aftalens 5) og der fremlægges et udkast til ny aftale med virkning fra 1. august 2012 til organisationsbestyrelsens beslutning (se bilag 8). Da der pt. ikke er nogen afdelingsbestyrelse i Kastrupvejens Ungdomsboliger, er det kun Livornoparkens bestyrelse, der er inddraget i beslutningen. Ejendomskontoret bruger reelt en halv dag om ugen på Kastrupvejens Ungdomsboliger, svarende til 182 timer om året ud af de i alt 3463 medarbejdertimer, der samlet anvendes på det fælles ejendomskontor. Det foreslås derfor, at Kastrupvejens Ungdomsboliger afholder udgiften til det reelle timeforbrug og fremover betaler en andel på 5,25 % af medarbejdertimerne. Af de resterende udgifter på ejendomskontoret foreslås det, at Kastrupvejens Ungdomsboliger betaler et fast årligt bidrag på kr., som pristalsreguleres hver den 1. oktober. Beløbet er beregnet som Kastrupvejens Ungdomsboligers forholdsmæssige andel af driften af ejendomskontoret svarende til en andel på 5.97 %. Beregningen er lavet på baggrund af det godkendte budget for Livornoparken 2012/2013 og kan ses som bilag B til driftsaftalen. Den øgede udgift til ejendomskontoret er indregnet i det budgetforslag for Kastrupvejens Ungdomsboliger, der er forelagt bestyrelsen som bilag 3. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender udkast til ny aftale om samdrift af fælles ejendomskontor mellem Livornoparken og Kastrupvejens Ungdomsboliger. Bilag 8: Driftsaftale for Livornoparken og Kastrupvejens Ungdomsboliger 16/36

17 #JobInfo Criteria=side1# Driftsaftalen for Livornoparken og Kastrupvejens Ungdomsboliger blev godkendt. 12. Individuelle moderniseringer i Bispebjerg Terrasser Bispebjerg Terrasser har på afdelingsmødet den 17. november 2011 godkendt forslag om tilladelse til individuel modernisering af køkken og bad. Som en yderligere mulighed for at foretage forbedringer i egen bolig gives tilladelse til, at beboerne kan modernisere køkken og bad som individuelle moderniseringer, hvor udgiften dækkes af et lejetillæg. Ordningen kan ligeledes anvendes i forbindelse med genudlejning. En andel af udgifterne til modernisering efter de nævnte ordninger modregnes i afdelingens henlæggelser. De nærmere rammer herfor fastsættes og reguleres ud fra afdelingens økonomi og i samarbejde med administrationen. Forudsætninger for forslaget: Afdelingen optager et fælles lån til dækning af de individuelle moderniseringer Lånoptagelsen forudsætter en vis beløbsramme/tilstrækkelig mange tilmeldte beboere Der må udføres arbejder for op til kr. ekskl. administration og låneomkostninger En fremtidig regulering af maksimumsbeløbet skal tilgodese et rimeligt lejetillægsniveau Modernisering og låneudgifter afvikles af den enkelte beboer som et månedligt lejetillæg Lejetillægget bortfalder, når lånet er udløbet dog maksimum 20 år Flytter beboeren indenfor denne periode, overtager den næste beboer lejetillægget En række nærmere fastsatte forudsætninger for arbejdets udførelse skal opfyldes Arbejdet skal udføres af køkken/bad-leverandøren som en totalentreprise Administrationen indgår aftale med leverandøren og forestår gennemførelsen Eksterne forudsætninger for forslaget er: At nødvendige lån kan optages At kommunalbestyrelsen godkender den maksimale huslejestigning som følge af forslaget At boligorganisationen godkender afdelingsmødets beslutning Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender, at afdelingen kan iværksætte individuelle moderniseringer under de i forslaget nævnte forudsætninger. 17/36

18 #JobInfo Criteria=side1# Flemming Lind præciserede - på baggrund af spørgsmål fra Kjeld Poulsen - at der sker en opsamling af lånene en gang om året og at der kan laves op til 20 projekter om året. Det er ikke altid der skiftes køkkener ved fraflytning, det er kun de allermest nedslidte og det sker som regel i samarbejde med indflytter. Organisationsbestyrelsen godkendte at der iværksættes individuelle moderniseringer i Bispebjerg Terrasser. 13. Videre proces for driftsfællesskaber På baggrund af et konkret forslag fra administrationen om et driftsfællesskab for afdelingerne i Husum blev spørgsmålet om driftsfællesskaber grundigt behandlet og diskuteret på organisationsbestyrelsens seminar den april Drøftelserne af det skitserede forslag resulterede i, at organisationsbestyrelsen bad formanden om at indkalde afdelingsbestyrelserne i Husum til et fælles møde om det konkrete projekt. Der ud over var det vigtigt for organisationsbestyrelsen at opnå enighed om formålet med driftsfællesskaber. Hvad er det, man vil opnå med at etablere driftsfællesskaber og hvad skal de kunne? Dernæst var der diskussioner om processen for etableringen af driftsfællesskaber. I hvilket tempo, i hvilket omfang og med hvilken organisering kan de etableres. Og endelig var der spørgsmålet om koblingen til beboerdemokratiet i de afdelinger, der omfattes af et driftsfællesskab. Diskussionerne mundede ud i et fælles notat (vedlagt som bilag 9), der i punktform beskriver formålet og organisationsbestyrelsens holdninger til den videre proces. Administrationen har forskellige forslag til præciseringer og mindre sproglige ændringer, som er markeret med rødt i notatet, som organisationsbestyrelsen bedes godkende eller forkaste. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender notatet om driftsfællesskaber i SAB som udgangspunkt for det fortsatte arbejde med etableringen af driftsfællesskaber, herunder påbegyndelsen af processen i Husum. Bilag 9: Notat om driftsfællesskaber i SAB 18/36

19 #JobInfo Criteria=side1# Der var en diskussion om karakteren af organisationsbestyrelsens notat. Konklusionen på diskussionen blev, at det var et notat til internt brug, da det ikke er en egentlig strategi men en slags brainstorming af tanker og opmærksomhedspunkter til videre bearbejdning i forbindelse med den videre proces i arbejdet med driftsfællesskaber. Det blev samtidig slået fast, at ønsket om driftsfællesskaber er en del af SAB s målsætningsprogram og at der skal sættes gang i en proces. Det skal bl.a. ske ved indkaldelsen til et fællesmøde for afdelingerne i Husum, hvor ideen skal præsenteres og diskuteres og stemningen loddes. Der var en diskussion om, hvorvidt notatet skulle udformes som en egentlig strategi til beslutning i repræsentantskabet. Det blev besluttet, at notatet skal udvikles sammen med den proces, der kommer til at foregå i Husum og at det skal tages op igen i organisationsbestyrelsen. Herefter kan det afgøres om det kan sendes til beslutning i repræsentantskabet. 14. SAB s mål på klima- og energiområdet På organisationsbestyrelsens seminar den april 2012 blev der taget hul på en indledende drøftelse af SAB s holdninger og målsætninger på klima- og energiområdet. Det resulterede i en række forslag og ideer til videre bearbejdelse på det næste organisationsbestyrelsesmøde (bilag 10). Da sommermødet traditionelt er et kort møde, foreslås det dog at udskyde emnet til et senere møde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen udskyder den videre bearbejdning af SAB s mål på klima- og energiområdet til et senere møde og i øvrigt tager orienteringen til efterretning. Bilag 10: Forslag til SAB-mål på klima- og energiområdet. Ole Lagoni efterlyste en definition eller nærmere forklaring på ESCO. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen og besluttede at ESCO modellen skal præsenteres nærmere på et senere møde. 15. SAB seminar 2012 Der afholdes som sædvanlig SAB-seminar i den første weekend i september, nærmere bestemt den september 2012 på Klinten i Rødvig. Formandsskabet og administrationen har diskuteret indholdet af dette års seminar og har følgende forslag til emner: 19/36

20 #JobInfo Criteria=side1# Klima og energi Hvad skal afdelingerne i SAB gøre for at spare på energien, spare penge og blive mere CO2 neutrale? Vi kører til Lolland og besøger et interessant projekt. Oplæg om erfaringer fra afdelingerne Ligesom sidste år vil vi forsøge at få et par repræsentanter fra forskellige afdelinger til at holde oplæg (gerne om energitiltag) Udvikling af beboerrepræsentanter Styringsdialog med Københavns Kommune Alle bestyrelser har fået udsendt et skema til besvarelse. Hvad siger besvarelserne og hvad handler styringsdialog egentlig om? Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender de foreslåede emner til videre bearbejdelse eller kommer med alternative forslag og i øvrigt tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen godkendte emnerne for seminaret til videre bearbejdning. 16. Styringsdialog 2012 Københavns Kommune har udsendt indkaldelse til styringsdialogmøde med Samvirkende Boligselskaber den 28. november Administrationen vil udarbejde en dokumentationspakke, der skal indsendes senest den 12. september Ønsker til emner, der skal behandles på styringsdialogmødet, skal fremsendes inden den 17. oktober Formandsskabet foreslår, at man i år inddrager afdelingsbestyrelserne i besvarelsen af de spørgsmål, der vedrører beboerdemokratiet i afdelingerne og afdelingernes generelle tilstand, mens resten af spørgsmålene vedrørende afdelingerne vil blive besvaret af administrationen og forelagt for Forvaltningskommissionen på et møde den 30. august På det næste organisationsbestyrelsesmøde den 26. september 2012 vil der blive redegjort nærmere for det overordnede indhold af dokumentationspakken og diskuteret ønsker til emner, der skal tages op med kommunen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og bemyndiger Forvaltningskommissionen til at være i dialog med administrationen og godkende dokumentationspakken, inden den fremsendes til kommunen den 12. september /36