Servicebeskrivelse for Navision Stat. Juni 2019

Transkript

1 Servicebeskrivelse for Navision Stat Juni 2019

2 Indhold 1. Indledning og beskrivelse af løsningen Forretningsområdet Kunder og brugere Funktionalitet 3 2. Ansvarsdeling mellem parterne 7 3. Fælles dataansvar Overordnet cirkulæreskrivelse Cirkulæreskrivelse 9 4. Servicemål og ydelsesbeskrivelse Servicemål Tilgængelighed Driftsstatus Nøglekontroller og tilhørende rapporter Beskrivelse af nøglekontroller Brugerrettighedsstyring Beskrivelse af primære og sekundære brugere Brugeradministration Særlige adgange Eksterne adgange Leverandørstyring Vejledninger, rolle/rettighedsbeskrivelser og blanketter Forretningsnødplaner Forretningsnødplaner Lokale nødplaner Driftsstatus Eventuelt EU persondataforordningen 18

3 Side 3 af Indledning og beskrivelse af løsningen Navision Stat udgør det statslige decentrale økonomistyringssystem. 1.1 Forretningsområdet Navision Stat har været anvendt af de statslige institutioner til økonomistyring siden 1998 og videreudvikles løbende ved Moderniseringsstyrelsen på basis af nyeste standardudgave af MS Dynamics NAV kerneprogrammel fra Microsoft. Økonomisystemet MS Dynamics NAV, tidligere kendt som Navision Attain og Navision Financials, har været på markedet i mange år. Både Navision Attain og MS Dynamics NAV anvendes i private og offentlige virksomheder over hele verden. Visionen Det er visionen for Navision Stat, at løsningen, med udgangspunkt i den til enhver tid gældende produktstrategi, fortsat understøtter: Gældende lovgivning, herunder særlige statslige regelsæt. Effektivisering og optimering af forretningsprocesser relateret til økonomistyring. Stabil og fyldestgørende integration med tilknyttede systemer i den statslige kunderettede systemportefølje. Omkostningseffektiv support og vedligeholdelse af produktet. Omkostningseffektiv opgradering af kundernes databaser, uanset om der er tale om Multitenancy eller Single Tenancy. En to-sporet leverancemodel baseret på et standardiseret produkt samt et udvidet produkt med mulighed for individuelle lokalt initierede tilretninger. Høj grad af kundetilfredshed. Læs mere om produktstrategien for Navision Stat modst.dk 1.2 Kunder og brugere Navision Stat anvendes af ca. 400 statslige og selvejende kunder. De typiske brugere udgøres af medarbejdere i økonomi- og regnskabsfunktionerne hos enten kunden selv eller i et Shared Service center for regnskab, som fx økonomiservicecentret hos Statens Administration. 1.3 Funktionalitet Navision Stat er baseret på MS Dynamics NAV2016 og indeholder således standard ERP funktionalitet tilsvarende denne version. I supplement hertil er Navision Stat udvidet med integration til:

4 Side 4 af 19 Statens Koncernsystem (SKS) SKS indsamler regnskabsdata fra statslige institutioner til brug for det officielle statsregnskab. Navision Stat modtager i den forbindelse stamdata fra SKS i form af finanskonti, regnskabsperioder og delregnskaber, så der kan afleveres finansposter i en fælles struktur til SKS. Statens Lønløsning (SLS) For de kunder der anvender SLS, leverer SLS lønfinansposter til Navision Stat for en registrering af lønforbruget. Lokale fagsystemer via den Generiske integrationssnitflade, GIS Der udveksles data med lokale fagsystemer via Navision Stat GIS, som sikrer ensartet integration mellem disse og Navision Stat. I de 110 databaser, der serviceres af Statens Administration, findes der i dag ca GIS integrationer. Integrationerne anvendes til bl.a. at danne opkrævningsgrundlag, danne posteringslinjer i Navision Stat der, fører til udbetalinger, samt hente stamdata fra Navision Stat etc. Med lokale fagsystemer menes her institutionsspecifikke fagsystemer, der typisk er lokalt udviklede. Statens budgetsystem (SBS) via den Centrale integrationssnitflade, CIS Statens budgetsystem (SBS), som indeholder funktionalitet til at understøtte budgetlægning og budgetopfølgning i de statslige institutioner, vil modtage data fra Navision Stat CIS. Det er data som finanskonti, dimensioner etc. Dataudvekslingen mellem Navision Stat CIS og budgetsystemet sker via ØDUP. Statens HR via den Centrale integrationssnitflade, CIS Statens HR, som indeholder en digitalisering af HR-processer, modtager dimensionsdata fra Navision Stat CIS og ØDUP. Nemkonto via PM og Nemhandel Der udveksles betalingsdata med Nemkonto via Navision Stats funktionalitet for betalingsformidling, også kaldet Payment Management (PM). Danske Bank via PM og DB WS Danske Bank varetager betalingsformidlingsydelser via SKB (Statens Koncernbetalinger), hvor der stilles en Webservice-løsning til rådighed til udveksling af data. Løsningen anvendes i Navision Stat til betalingsformidlingen og dækker både afsendelse af betalinger, indlæsning af bankposter til automatisk afstemning og indlæsning af Valutakurser via PM.

5 Side 5 af 19 nets via CM Det er muligt i Navision Stat at foretage debitoropkrævninger gennem Betalingsservice (BS), som administreres af nets. Funktionaliteten i Navision Stat er et tredjepartsprodukt benævnt Collection Management (CM). CVR-registreret Der er mulighed for i Navision Stat at lave direkte opslag i Det Centrale Virksomhedsregister (CVR-registreret) for oprettelse/verificering af danske debitorog kreditorstamdata i Navision Stat. IndFak via Nemhandel og GIS IndFak er et fælles system for statslige og selvejende institutioner, som understøtter indkøbs- og fakturahåndteringsprocesserne. IndFak udveksler data med Navision Stat via Nemhandel og GIS, hvor sidstnævnte anvendes til at hente stamdata fra Navision Stat til IndFak. RejsUd via GIS RejsUd er et rejseafregningssystem, som samler den rejsendes afregninger og udlæg i ét system og standardiserer opgavevaretagelsen for de statslige og selvejende institutioner. Der udveksles data mellem RejsUd og Navision Stat via GIS. Elektronisk fakturering generelt via Nemhandel Navision Stat indeholder statslig funktionalitet til at kunne afsende og modtage elektroniske OIOUBL salgs- og købsdokumenter via Nemhandel infrastrukturen, hvor udvekslingen sker direkte mellem parterne. Ved implementering af fremtidige formater vil det være en forudsætning, at der anvendes et foranliggende fakturahåndteringssystem som eksempelvis IndFak. Fælleseuropæisk fakturering via PEPPOL indgående købsbilag Navision Stat udvides aktuelt for modtagelse af elektroniske bilag afsendt fra leverandør i Europa via PEPPOL infrastrukturen. Abonnementslogik Der er mulighed for via Navision Stats salgsmodul at håndtere abonnementer, opsætte opkrævnings-regler for disse og foretage gentagne abonnementsopkrævninger. Digital Post for afsendelse af salgsbilag til e-boks Det er muligt i Navision Stat at afsende salgshandelsdokumenterne faktura, kreditnota, rykker og kontoudtog til e-boks. EFI for opkrævning af statslige fordringer Der er mulighed for via Navision Stat at foretage udsøgning og overførsel af fordringer til SKAT for inddrivelse via Et Fælles Inddrivelsessystem.

6 Side 6 af 19 afsendelse af salgsbilag Det er muligt at afsende salgsbilag via til modtageren. Bevillingsstyring Navision Stat understøtter en håndtering af projekter, hvortil der er givet specifikke bevillinger fx indenfor tilskudsfinansierede forskningsaktiviteter. Ud over registrering af stamdata på bevillingerne gives der mulighed for at understøtte beregning og registrering af medfinansiering, overhead og indtægtsføring/nedskrivning af beholdning både på budgetteret og realiseret forbrug (ressource-, vare- og finansomkostninger på sagerne). Udvidede godkendelsesprocesser for understøttelse af opgavesplittet ift. Statens Administration For kunder, der har kundeaftaler med Statens Administration (SAM), er der bygget statslig funktionalitet for sikker udveksling af bestillinger mellem kunden og dennes regnskabsteam i SAM. I den anledning er der implementeret godkendelseslogik og styrede proces-flow i udvekslingen. Se ligeledes dokumentet Generel beskrivelse af Navision Stat, som findes på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside, sammen med øvrige mere detaljerede brugervejledninger til Navision Stat. Se generel beskrivelse og brugervejledninger for Navision Stat på modst.dk

7 Side 7 af Ansvarsdeling mellem parterne Afsnittet indeholder en beskrivelse af ansvarsfordelingen mellem institutionen og Moderniseringsstyrelsen. Den generelle ansvarsdeling mellem Moderniseringsstyrelsen og institutioner, der anvender Navision Stat, er beskrevet i skemaet nedenfor. Der er i den generelle ansvarsdeling ikke indarbejdet evt. opgavesplit og aftaler mellem institutioner og Shared service centre/administrative fællesskaber, som fx Statens Administration. Tabel 2.1 Skema over ansvarsdeling Element Moderniseringsstyrelsen Kunden Produktstrategi Moderniseringsstyrelsen fastlægger strategi og N/A arkitektur for systemet. Udvikling og vedligehold Dokumentation Sikkerhed Anvendelsessupport Uddannelse Drift Applikationsforvaltning Læs mere om produktstrategien for Navision Stat på modst.dk Moderniseringsstyrelsen har ansvaret for at vedligeholde og videreudvikle applikationen. Moderniseringsstyrelsen udarbejder og vedligeholder systemdokumentation, skærmhjælp, brugervejledninger og installationsvejledninger. Leverandøren har ansvar for at systemet understøtter den nødvendige sikkerhed i anvendelsen, samt gældende dansk og europæisk lovgivning. Moderniseringsstyrelsen har ansvar for at sikre, at leverandøren lever op til sine forpligtelser. Der henvises til generel beskrivelse for support. Se beskrivelse for support på modst.dk Der udbydes en række kurser i Navision Stat. Se beskrivelse af kurser og uddannelse på modst.dk I det omfang at kunden hostes hos enten Statens It (SIT) eller hos KMD 1, varetager Moderniseringsstyrelsens driften. For kunder serviceret af Statens Administration og hostet hos SIT sørger Moderniseringsstyrelsen for en løbende applikationsopdatering. For øvrige kunder, hvor Moderniseringsstyrelsen oppebærer driftsansvaret, sikrer Moderniseringsstyrelsen en styret implementering af seneste opdatering i samarbejde med KMD og SIT. Kunden har ansvaret for at indrapportere fejl og ændringsønsker til Moderniseringsstyrelsen. Indrapportering sker via en indberetningsblanket som findes på modst.dk Kunden sikrer, at den virksomheds-specifikke dokumentation om kundens anvendelse af systemet foreligger og er ajourført, herunder at regnskabsinstruksen holdes opdateret. Kunden sikrer at opsætning og anvendelse af systemet overholder relevant lovgivning og revisionskrav. N/A N/A Kunder med egen drift har selv ansvaret for at sikre en forsvarlig drift af den samlede Navision Statløsning. Kunder med egen drift og/eller Navision Stat databaser, der er udvidet med lokalt tilføjet funktionalitet, har selv ansvaret for at følge de udmeldte deadlines for påkrævet opdatering af applikationen og jf. den leveringsaftale, som kunden har underskrevet. 1 Under Moderniseringsstyrelsens rammeaftale med KMD.

8 Side 8 af 19 Brugeradministration Udbud Lokale integrationer Robotter GDPR Licens Moderniseringsstyrelsen stiller Brugeradministrationsværktøjet, BAM, til rådighed for brugeradministration i det tilfælde, hvor kunden er hostet hos enten SIT eller KMD. Moderniseringsstyrelsen sørger for, at der til enhver version findes et effektivt og sikkert sæt af rettigheder, der kan tilknyttes de enkelte brugere ved kunden. Moderniseringsstyrelsen gennemfører udbud i henhold til gældende regler, og informerer herom via hjemmeside. Moderniseringsstyrelsen stiller en generisk integrationssnitflade, GIS, til rådighed, således at alle kunder kan integrere til Navision Stat uden behov for lokale tilpasninger af Navision Stat-applikationen. Moderniseringsstyrelsen har forpligtiget sig til at holde denne integration bagudkompatibel i videst muligt omfang. Moderniseringsstyrelsen frigiver ved hver opdatering en liste over rettede objekter, således at det er nemt for kunden at se, om en opdatering skulle aflede behov for rekonfiguration af robotter. Moderniseringsstyrelsen sørger for at standardudgaven af Navision Stat understøtter GDPR, herunder håndtering af fritekstfelter. Se også modst.dk om CPR-nummer og EU persondataforordning Moderniseringsstyrelsen sørger for via rammekontrakt med leverandøren, at der er skabt hjemmel for anvendelse af Navision Stat. Se også skabelon for leveringsaftalen (Model-leveringaftalen) på modst.dk Såfremt kunden ikke hostes hos enten KMD eller SIT benyttes den brugeradministrationsfunktionalitet, der leveres med Navision Stat. Uanset valg af driftsmodel og eventuelle lokale tilretninger, er det altid kundens ansvar at egne brugere er tildelt passende og tilstrækkelige brugerrettigheder. N/A Kunden oppebærer det samlede system- og dataansvar for de lokale fagsystemer, der integrerer via den generiske snitflade, GIS, til Navision Stat. Se også specificeret ansvarsafklaring på modst.dk Kunden har selv ansvaret for at justere eventuelt opsatte robotter i det omfang dette skulle blive nødvendigt i forlængelse af en opdatering af applikationen. Kunden har ansvar for at de data og de behandlingsaktiviteter, som foretages i løsningen tilrettelægges i overensstemmelse med GDPR-reglerne, herunder særligt ansvar for håndteringen af personfølsomme oplysninger ved skrivning i fritekstfelter. 2 Kunden skal via en leveringaftale erhverve sig en licens pr. cvr-nr. pr. Navision Stat database. Se også leveringsaftale på modst.dk Bemærk at denne aftale ligeledes fastlægger kundens forpligtelser ift. rettidig opgradering. 2 Der findes ingen fritekstfelter i Navision Stat, der er beregnet til opbevaring af personfølsomme data.

9 Side 9 af Fælles dataansvar Overordnet cirkulæreskrivelse Der foreligger fælles dataansvar, når to eller flere dataansvarlige i fællesskab fastlægger formålene med og hjælpemidlerne til behandling af persondata. Dette er i henhold til cirkulæreskrivelse om de fællesoffentlige systemer tilfældet for de fællesoffentlige systemer på økonomi-, betalings-, HR- og lønområdet, som Moderniseringsstyrelsen leverer som følge af regnskabsbekendtgørelsen. 3.1 Cirkulæreskrivelse Moderniseringsstyrelsen har i samarbejde med Datatilsynet udarbejdet en cirkulæreskrivelse (CIS nr af 23. marts 2018), der gælder generelt for de statslige og selvejende kunder, der anvender de systemer som Moderniseringsstyrelsen stiller til rådighed jf. regnskabsbekendtgørelsens 11, stk. 2. Cirkulæreskrivelsen sikrer en dokumenteret og klar ansvarsdeling mellem Moderniseringsstyrelsen og institutionerne efter databeskyttelsesforordningens artikel 26 om fælles dataansvar. Institutionerne er helt overordnet ansvarlig for de data, som de selv placerer i systemerne, og for de processer, der ligger lokalt hos institutionen. Cirkulæreskrivelsen betyder bl.a., at der ikke skal udarbejdes databehandleraftale mellem den enkelte institution og Moderniseringsstyrelsen, samt at Moderniseringsstyrelsen er ansvarlig for sikkerheden i de omfattede systemer. Læs mere om fælles dataansvar og hent cirkulæreskrivelsen på modst.dk

10 Side 10 af Servicemål og ydelsesbeskrivelse Afsnittet indeholder servicemål og ydelsesbeskrivelser for Navision Stat 4.1 Servicemål Servicemål tilknyttet Navision Stat dækker primært de aftalte supportsvartider samt oppetider på applikation i tilfælde af aftalt drift hos enten KMD eller Statens It. Følgende automatiserede systemintegrationsydelser er omfattet. Tabel 4.1 Oversigt over servicemål System Statens Koncernsystem (SKS) Statens Lønløsning (SLS) Statens HR Statens Budgetsystem (SBS) Statens Bevillingssystem (SB) IndFak RejsUd Ydelse Automatisk opdatering af finanskonto, dimensioner, perioder, delregnskaber og afstemningsdata i Navision Stat ved ændringer i SKS. Automatisk daglig afsendelse af finansdata fra Navision Stat til SKS. Automatisk opdatering af lønforbruget beregnet ved SLS afleveres til Navision Stat 2 gange om måneden. Opdatering af medarbejderdata i Navision Stat sendes fra SLS på månedsbasis 3. Automatisk natlig oversendelse af de Navision Stat stamdata, der er påkrævet for korrekt kontering og lønbudgettering i Statens HR. Løbende opdatering af medarbejderdata i Navision Stat ved oprettelse og ændringer i HRM. Automatisk natlig oversendelse af de Navision Stat stamdata, der er påkrævet for korrekt budgettering i SBS, samt ressource- og anlægsposter. Automatisk opdatering af bevillingsdata i Navision Stat, sendt fra SB ved opdateringer. Automatisk natlig oversendelse af de Navision Stat stamdata, der er påkrævet for korrekt kontering i IndFak. Automatisk modtagelse i Navision Stat ved godkendelse af konterede bilag i IndFak. Automatisk natlig oversendelse af de Navision Stat stamdata, der er påkrævet for korrekt kontering i RejsUd. Automatisk modtagelse i Navision Stat ved godkendelse af konterede afregninger i RejsUd Derudover findes der er lang række andre integrationer, hvor udvekslingen initieres ved brugeren direkte fra Navision Stat. 4.2 Tilgængelighed For de kunder, der får driftet Navision Stat ved Statens It eller KMD, er der aftalt en tilgængelighed på 99% i den primære drifttid (arbejdsdage mellem kl ) og 98% i den sekundære drifttid, som defineres som alle øvrige tidsintervaller. Kørselskalender for Navision Stat findes på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside. 3 Erstattes af opdatering ved Statens HR-løsning efter skift til Statens HR

11 Side 11 af 19 Gå til kørselskalender for Navision Stat på modst.dk 4.3 Driftsstatus I tilfælde af lukning/utilgængelighed ud over de nævnte tidspunkter, eksempelvis ved indkøring af nye versioner af systemerne, vil der blive givet særskilt besked herom på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside. Gå til driftstatus på modst.dk

12 Side 12 af Nøglekontroller og tilhørende rapporter Afsnittet beskriver Navision Stats nøglekontroller og tilhørende rapporter. Nøglekontroller defineres som de vigtigste kontroller til sikring af sikker og stabil drift samt at der ikke foregår noget uønsket eller ulovligt. 5.1 Beskrivelse af nøglekontroller Nøglekontroller i forhold til Navision Stat skal forstås som de vigtigste kontroller, der knytter sig til aflæggelse af et retvisende regnskab, herunder en sikker styring af udbetalinger. Der findes aktuelt følgende kontroller, hvor særligt kontrol nr. 5, 6 og 7 har særlig bevågenhed ved ændringer i den relaterede systemunderstøttelse. Tabel 5.1 Oplistning af nøglekontroller Nøglekontrol Beskrivelse 1 At der ikke kan oprettes og bogføres på en finanskonto, som ikke er relateret til SKS konto, såfremt man abonnerer på SKS kontoplanen. 2 At ændringer af kreditor og kreditors betalingsdata oprettet igennem DDI en kun kan ændres via en påkrævet dobbeltgodkendelse. 3 At data opdateret via GIS-integrationen kun kan opdateres af 1 fagsystem ad gangen. Det fagsystem, der kommer først til stamdata ejer stamdata. 4 At der ikke kan ske en komprimering af posteringsdata med mindre, at data er mindst 5 år gamle. 5 At en enkelt bruger ikke kan godkende en udbetalingskladde alene. 6 At den endelige godkender af en betaling i udbetalingskladden (typisk 2. godkender) er forskellig fra den bruger, der har bogført det underliggende købsbilag. 7 At der kan fortages automatiseret afvigelseskontrol og udbetalingskontrol både forud for udbetaling og efter bogføring af udbetalingskladde. 8 At der ikke kan rettes finanskladdelinjer forud for bogføring i de tilfælde, hvor der er overført lønfinansposter fra SLS for en bogføring af lønforbruget (lokale dimensioner må dog godt rettes). 9 At der kan afvigelsesafstemmes imellem SKS og Navision Stat. 10 At ændringsloggen viser retvisende logposter for de tabeller og felter, der er opsat i logningen. 11 At SUPER-loggen logger alle ændringer udført ved en SUPER - bruger via Windows klienten uanset, hvad der er opsat i ændringsloggen. 12 At integration mellem Navision Stat og IndFak/RejsUd, sikrer sporbarhed og høj datakvalitet. Skærpet funktionsadskillelse ifm. udbetalinger Der skal foretages dobbeltgodkendelse af en kreditorudbetaling inden afsendelse fra Navision Stat, og i den forbindelse er der yderligere skærpet kontrol i form af, at den sidste bruger, der godkender betalingen, ikke må være den samme, der har bogført kreditorposten, da afsendelsen sker direkte fra Navision Stat til Nemkonto eller Danske Bank. Den særlige påkrævede prokurahåndtering vedr. udbetalinger er beskrevet særskilt i brugervejledningen til betalingsformidling, der findes her sammen med øvrige brugervejledninger på modst.dk. Vælg relevant version og Betalinger. Gå til brugervejledninger for Navision Stat på modst.dk

13 Side 13 af Brugerrettighedsstyring Formålet med administration af brugeradgang er at sikre adgang for autoriserede brugere og forhindre uautoriseret adgang til systemer. Dette afsnit beskriver hvordan institutionerne har adgang til brugeradministration for den respektive løsning og informationer. 6.1 Beskrivelse af primære og sekundære brugere De primære brugere udgøres af medarbejdere i økonomi- og regnskabsfunktionerne, hos enten kunden selv eller i et Shared Service center for regnskab, som fx økonomiservicecentret hos Statens Administration. De sekundære brugere udgøres af brugere, der på ad hoc basis har brug for at udtrække rapporter eller blot tilgå løsningen for udvalgte skærmvisninger. Det forventes således at de sekundære brugere udgøres af medarbejdere i spændet fra studentermedhjælpere til økonomi, regnskabs- og administrationschefer. De sekundære brugere vil typisk kun være opsat med en læse-adgang til løsningen, mens de primære brugere vil være opsat med differentierede editeringsadgange, alt efter det specifikke behov. 6.2 Brugeradministration Bruger- og rettighedsstyring for Navision Stat og LDV foretages i Brugeradministrationsmodulet (BAM) 4, såfremt man som kunde hostes hos enten KMD eller Statens It. Øvrige kunder anvender den indlejrede brugeradministrationsfunktionalitet direkte i Navision Stat. Med BAM sikres en godkendelsesproces lokalt hos kunden forud for oprettelse eller justering af brugerrettigheder i Navision Stat. Derudover sikrer en oprettelse via BAM følgende, der ikke leveres ved en direkte oprettelse af brugere i Navision Stat: Oprettelse af brugere på AD et. Tildeling af brugere til de korrekte grupper (OU er) på AD et. Kobling af LDV brugere til de korrekte rettighedsgrupper på AD et. Tildeling af Citrix-ikoner for Navision Stat og LDV. 4 BAM er en selvstændig løsning frakoblet både Navision Stat og LDV.

14 Side 14 af 19 Tildeling af rettigheder til brugerne, for efterfølgende synkronisering af rettighedstildelingen til Navision Stat (og retur igen til BAM). Tildeling af rollecentreprofil for Navision Stat. Tildeling af DDI-brugertype for Navision Stat. Tildeling af Ansvarlig og Enhed for Navision Stat. Skift af password på AD et. BAM er beskrevet yderligere på modst.dk. Brugervejledningen til den indlejrede brugeradministrationsfunktionalitet i Navision Stat findes samme sted. Vælg relevant version og Brugeradministration. Gå til Brugeradministration i Navision Stat og LDV på modst.dk 6.3 Særlige adgange Brugeradministration, der knytter sig til revision, supportmedarbejdere ansat af Moderniseringsstyrelsen samt eksterne konsulenter godkendte af Moderniseringsstyrelsen, administreres hos Moderniseringsstyrelsen i regi af systemejer. Der er tilrettelagt en arbejdsgang mellem interessenter og systemejer for oprettelse, ændring og sletning af denne type af brugere. Udvidet logning ved brugere med privilegeret adgang Løsningen indeholder en SUPER-log, der logger al aktivitet, der måtte foregå i regnskabet ved en bruger, der er logget på via Windows klienten som superbruger (privilegeret adgang). Selve logningen kan ikke de-aktiveres, men den tilhørende advisering om superbrugerrelaterede hændelser kan opsættes mere eller mindre omfattende. Rapporteringen på SUPER-loggen giver mulighed for både en overordnet præsentation af konstaterede aktiviteter på kritiske tabeller, og en detaljeret præsentation af alle specifikke ændringer for alle tabeller. 6.4 Eksterne adgange Der er kun etableret ekstern adgang til udviklings- og testmiljøet for Navision Stat for de medarbejder, der arbejder med systemudvikling af Navision Stat i team NSIR i kontoret for Økonomistyring i Moderniseringsstyrelsen og Statens It, der drifter udviklings og testmiljøet. I tilfælde af leverancer ved eksterne applikationsleverandører, afleveres alle leverancer til team NSIR, der står for kontrol af leverancen før den indlæses på udviklingsmiljøet, ligeledes ved team NSIR. I tilfælde af IT-revision sørger team NSIR for adgang til de relevante miljøer. Alle systemgennemgange udføres eller overvåges ved team NSIR.

15 Side 15 af 19 I tilfælde af forvaltningsrevision, er det den enkelte kunde, der selv giver adgang til eget produktionsmiljø, og i så fald bør oprettelse af eventuelle revisionsbrugere ske alene med rollerne NS_BASIS og NS_REVISION. 6.5 Leverandørstyring Leverandørstyring for Navision Stat er delt mellem applikationsleverandører og driftsleverandører. Applikationsleverandører Moderniseringsstyrelsen varetager selv rollen som applikationsleverandør af Navision Stat og forestår således alle statslige ændringer, der er tilføjet standardprogrammellet fra Microsoft. I det tilfælde, hvor det vurderes nødvendigt at udskifte standardprogrammellet, foretages udskiftningen ved Moderniseringsstyrelsen. Ansvaret for produktudviklingen er således samlet og placeret hos team NSIR i kontor for Økonomistyring. Opdateringer og udskift af standardprogrammel fremgår af modst.dk. Gå til oversigt på modst.dk Driftsleverandører Statslige kunder, serviceret af Statens Administration, driftes hos Statens It, mens øvrige kunder frit kan vælge mellem at lade Navision Stat driften foretage under Moderniseringsstyrelsens hostingaftale med privat leverandør - aktuelt KMD - eller under egen aftale, herunder egen lokal drift. Selvejende statslige institutioner vælger selv driftsform. Det kan være på egen server, i et koncerndriftcenter eller ved fjerndrift (hosting). 6.6 Vejledninger, rolle/rettighedsbeskrivelser og blanketter Alle brugervejledninger til løsningen findes på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside. Gå til brugervejledninger i Navision Stat på modst.dk

16 Side 16 af Forretningsnødplaner Afsnittet beskriver forretningsnødplaner for de mest kritiske opgaver i Navision Stat. Forretningsnødplanerne kan følges, hvis det ikke er muligt at arbejde normalt i systemerne, fordi de er utilgængelige i længere tid. 7.1 Forretningsnødplaner Hvis Navision Stat, som følge af et systemnedbrud, er utilgængeligt i længere tid, og der er behov for at betale en leverandørfaktura, skal man som kunde gøre følgende: 1. Kontakt din regnskabsafdeling (for SAM-kunder: dit SAM Regnskabsteam), og bed om at pågældende leverandørfaktura betales direkte via Business Online. 2. Hvis din regnskabsafdeling ikke har adgang til IndFak eller anden foranliggende fakturaflow-løsning, skal du sende fakturaerne manuelt fx pr. til regnskabsafdelingen. 3. Du skal aftale med regnskabsafdelingen, at bogføringen sker, når Navision Stat igen er operationsdygtig. Det skal i den forbindelse sikres, at fakturaen ikke betales to gange, når Navision Stat er tilgængelig igen, hvis fakturaen skulle have ligget klar til udbetaling fra Navision Stat umiddelbart inden nedbruddet. Vær opmærksom på, at der ikke vil være adgang til at udstede salgsfakturaer i Navision Stat, så længe Navision Stat er utilgængelig. Det vil ikke være muligt at eksportere regnskabsdata til SKS. Øvrige integrationer vil ligeledes blive blokeret for dataudveksling med Navision Stat. Også her må man vente til Navision Stat igen er i normal drift. Hvis LDV er tilgængelig, vil det ikke blive opdateret med nye regnskabsdata, så længe Navision Stat er utilgængelig. 7.2 Lokale nødplaner Det er op til kunden at afgøre, hvor længe man kan vente med at iværksætte egne nødplaner. Kunden skal afveje, om omkostningen ved at iværksætte nødplanen som vil kræve manuel håndtering mod generne ved at afvente, at systemet igen er i normal drift.

17 Side 17 af 19 Det er op til kunden at fastlægge de konkrete arbejdsgange og ansvarsfordelingen internt i virksomheden i det omfang, hvor kunden kan gennemføre manuelle arbejdsgange. 7.3 Driftsstatus Driftsstatus for de Navision Stat installationer, hvor Moderniseringsstyrelsen oppebærer driftsansvaret opdateres løbende på modst.dk. Gå til driftstatus på modst.dk

18 Side 18 af Eventuelt Afsnittet beskriver, i hvilket omfang løsningen lever op til EU persondataforordningen. 8.1 EU persondataforordningen Navision Stat overholder både den eksisterende Persondatalov og den nye EU persondataforordning pr. 25. maj Der er i forlængelse af sidstnævnte udviklet en ny rapport Persondata registreret pr. CPR-nummer, der giver mulighed for at udtrække alle de data for regnskabet, der er tilknyttet et specifikt CPRnummer, på tværs af både stamdata og transaktionsdata for hhv.: Debitorer, kreditorer, ressourcer, medarbejdere og ansættelsesforhold. Skærpet sikkerhed ifm. sletning af data For en overholdelse af regnskabsbekendtgørelsen er løsningen i Navision Stat begrænset således, at data skal være mere end 5 år gamle og indgå i lukkede regnskabsår, før der kan foretages sletning af disse data. Udvidet logning ifm. Nemhandel og følsomme persondata Såfremt der er medsendt følsomme persondata i de e-bilag, der er modtaget for indlæsning i Navision Stat, skræller Navision Stat automatisk data af fra samtlige beskrivelsesfelter inden indlæsningen, mens originalbilaget bevares. I den anledning er der etableret logning af hvem, der tilgår eller forsøger at tilgå originalbilag markeret for indhold af følsomme persondata.

19 modst.dk