KØBENHAVNS BOWLING UNION

Transkript

1 Referat FU7 den 28/ Rødovre den 2. november 2015 Til stede: Ikke til stede: Formand: Lars Jacobsen (LJ) Næstformand: Michael Pedersen (MP) Sekretær: Bente Makholm (BM) Kasserer: Leif Makholm (LM) TUR-formand: Lise Mollerup Sørensen (LMS) Seniorleder: Martin Guldager (MG) Suppleant for seniorleder: Anni Sørensen (AS) Suppleant for ungdomsleder: Yvonne Nielsen (YN) Suppleant: Inge Sambleben (IS) Suppleant: Jan Heilmann (JH) Ungdomsleder: Pia Madsen (PM) AFBUD Dagsorden: 1. Valg af mødeleder 2. Godkendelse af dagsorden 3. Opfølgning på sidste møde og godkendelse af referat fra FU5 og FU6 4. Meddelelser a. DBwF b. KBU 5. Organisatorisk a. Uddelingsfond i. Forslag til vedtægter ii. Tidsplan for stiftelse 6. Økonomi a. Budgetkontrol pr. 17/ b. Ansøgning fra forbundet: Afskrive forbundets gæld til unionen c. Ansøgning fra IF32: Familiebowling 7. KBUs jubilæumsstævne 8. Senior a. Åbningsstævne: Regnskab b. Old Boys/Girls c. 3xunionskamp d. Lodtrækning KBU Cup og LP e. KM Mix 9. Ungdom a. KM Mix 10. Turnering 11. Eventuelt Ad. 1 Valg af mødeleder LJ bød velkommen, og bad herefter MP om at lede mødet. Ad. 2 Godkendelse af dagsorden Den fremsendte dagsorden blev godkendt med en enkelte tilføjelse. MP har et punkt til ungdom: KM mix :11/ BM Side 1

2 Ad. 3 Opfølgning på sidste møde og godkendelse af referat fra FU5 og FU6 Der var ingen opfølgning på referat af FU6 Referat af FU5 og FU6 blev godkendt uden bemærkninger Ad. 4 Ad. 4a Meddelelser DBwF LJ fortæller, at der er udsendt indkaldelse og dagsorden til et møde mandag den 2/11. LJ har i dag været til møde med Jan Donde, og Jan spørger om indtjekning kan foregå på samme måde som ved KBUs repræsentantskabsmøde. Jan Donde kommer med lister LM og BM tjekker ind ved indgangen. IS spørger ind til, om man kan deltage uden at have tilmeldt sig i forvejen. Alle er enig om at dette ikke kan være et problem. LJ gør opmærksom på, at der er kommet forhåndstilmelding fra 46 mandater (16 eller 17 mandater fra SBwU og resten fra KBU). LJ fortæller videre, at Bente Hansen har sagt ja til at stille op som dirigent. Det er en tynd dagsorden, da der ikke skal fremlægges noget. Under punkt 4 (Beretning fra udvalgsledelsen) vil LJ orientere om, hvordan aktivitetsteamene kommer ind og hvordan vi ønsker at få de nuværende kredse til at indgå i aktivitetsteam. LJ vil deltage i møderne i kredsene håber også at den nye udvalgsformand fra øst deltager. LJ er ved at få styr på om Peter Halgreen laver det samme på Sjælland som vi gør her. PH har klart meldt ud, at SBwU er nedlagt den 1/1, men vi er nødt til at koordinere, hvad der skal ske. LJ har talt med Jan Donde om kandidatlisten. De foreløbige kandidater er alle fra KBU, men vi har den holdning, at vi ikke kan stille op til mødet uden at have forslag til kandidater på plads. Der er risiko for, at det opfattes som en sammenspist gruppe. MG mener, at det allerede er opfattelsen efter at kandidatlisten blev offentliggjort. LM ser de ikke som et problem, hvis der opstilles andre kandidater på dagen. LJ informerer om, at der afholdes et Kick-of møde i Odense den 19/12. Spørger ind til, om det er nødvendigt at udarbejde en oversigt over, hvordan kredse er placeret i ØST. Ingen føler at der vil være behov for dette. MG gør endnu engang opmærksom på, at der er behov for en specifik arbejdsbeskrivelse for aktivitetsteamene. LJ svarer, at det er beskrevet i vedtægterne. Der var herefter en længer diskussion om, hvordan dommervagter vil blive / kan blive håndteret i den nye struktur. Hvad med de eksisterende dommerordninger, og hvad :11/ BM Side 2

3 med dommere til diverse stævner. Konsekvensen kan være, at man til diverse stævner vælger haller ud fra, hvor det er muligt at skaffe dommere. Der kan oprettes ad hoc udvalg i forbindelse med de forskellige stævner man kan måske tænke sig den mulighed, at de også skal sørge for, at der er dommere til aktiviteten. Der er enighed om, at det let kan blive rodet. Udvalgsformanden der er ansvarlig over for ØST er også født medlem af udvalget i DBwF. I dag foregår udvælgelsen af haller til et mesterskab lidt efter rækkefølge. Det kan blive interessant hvis man fremover lægger stævner ud fra både hallernes ønsker og aktivitetsteamets formåen. Denne påstand er der lidt diskussion om der er i hvert fald ikke tvivl om, at Grøndal i mange tilfælde bliver valgt set ud fra et økonomisk synspunkt. LMS undrer sig lidt over fremgangsmåden. Hvis man kun skal vælge de poster som er listet op i indkaldelsen. Hvad er tanken så med udvalgene, hvornår bliver de valgt. LM mener, at udvalgene bliver udpeget. MP mener at kredsene skal nedlægges når de afholder deres repræsentantskabsmøde i januar hvorefter de formodentlig bliver ændret til et aktivitetsteam. MG mener at vi skal anbefale kredsene, at de ændrer deres vedtægter, hvis de har en formue, som de vil beskytte. Punktet sluttede med en diskussion om, hvornår SBwU vælger at nedlægge sig selv. Ad. 4b KBU LJ har ikke så meget er dog glad over, at KBU har kandidater fra unionen til valget på mandag. LJ er skuffet over det svigt der har været omkring KM Mix for ungdommen. Dette kan ikke accepteres, men vi tager den under ungdommen. MP fortæller, at der er sendt en skrivelse rund til alle klubformænd omkring licens. Ny licens for 2016 vil blive håndteret af forbundet (sagt på en anden måde af Poul Erik Larsen, som bor i Jylland). Poul Erik har efterlyst enkelte mail adresser. Skrivelsen bliver udsendt til formænd og kasserere (i det omfang at klubbernes kasserer er registreret). Ad. 5 Ad. 5a Organisatorisk Uddelingsfond LM har inden mødet fremsendt forslag til vedtægter for den uddelingsfond, der efter nedlæggelse af unionen, skal varetage unionens formue. LM har arbejdet ud fra et ønske om, at det skal være så simpelt som muligt. Det skal dog bemærkes, at der i det udsendte forslag mangler en sætning om, at fonden tegnes af formanden og den regnskabsansvarlige (som begge skal have tegningsret) :11/ BM Side 3

4 Der var herefter diskussion, om hvorvidt KBUs nuværende klubber skal listes op. LM mener, at det må være nok at sige, at dem der er indkaldt til KBUs sidste repræsentantskabsmøde også efterfølgende er berettiget til at søge fondens midler. LJ spørger ind til, om foreningen skal oprettes som en fond. LM svarer, at foreningen godt kan oprettes som en fond, selv om det ikke er en registreret fond. LM vil dog foreslå, at vedtægterne kommer forbi en advokat inden de bliver vedtaget. Der var herefter diskussion om, hvem der kan søge fonden. En klub Flere klubber i fællesskab Et aktivitetsteam LM har overvejet muligheden for, at landsudvalg ØST skal have mulighed for at søge tilskud, men da de ikke kan begrænse deres aktivitet til udelukkende at henvende sig til gamle KBU klubber, så bør dette ikke være en mulighed. LJ mener heller ikke, at udgiften til en breddeaktivitet skal dækkes af fonden, da dette burde være en ØST aktivitet som betales af forbundet. LM mener klart, at den aktivitet der søges til skal have rod i de gamle KBU klubber. Der skal måske påpeges, at der ikke ydes tilskud til rene klubarrangementer. LM lover at tilpasse vedtægterne med det som er aftalt nu. LM fortsætter med en tidsplan. Der er enighed om, at det bedste ville være, at indkalde til et stiftende møde umiddelbart inden det repræsentantskabsmøde, hvor vi nedlægger KBU. Der er enighed om, at der skal være 2/3 flertal for at oprette fonden. Der skal orienteres om dette på kredsenes repræsentantskabsmøder. Der er enighed om, at hvis klubberne ikke stemmer for oprettelse af en fond, så vil formuen gå direkte til forbundet. YN brænder for ungdommen og foreslår, at fonden dækker ungdomslicensen så længe der er penge nok. LM ser det som et godt forslag, men gør opmærksom på, at det skal komme som et fælles ønske fra ungdomsklubberne. Konklusion: Der afholdes stiftende møde umiddelbart inden det repræsentantskabsmøde hvor unionen nedlægger sig selv. Materiale udsendes sammen med repræsentantskabsmappen. Det er de klubber der møder frem som bestemmer. Ad. 6 Økonomi :11/ BM Side 4

5 Ad. 6a Budgetkontrol pr. 17/ LM har inden mødet udsendt en budgetkontrol som ser rimeligt ud. Der er ingen poster der er skredet i forhold til tidligere. Ingen øvrige kommentarer. Ad. 6b Ansøgning fra forbundet: Afskrive forbundets gæld til unionen LM fortæller, at han og LJ har fået en kort mail fra forbundet (Jan Donde) hvor der står: På vegne af forbundsbestyrelsen skal jeg forespørge om unionen er indforstået med at afskrive forbundets gæld til unionen. Forespørgslen skal naturligvis ligeledes ses i lyset af udviklingen omkring den nye struktur. Vi ser frem til en konstruktiv drøftelse. BM mener ikke, at forretningsudvalget har mandat til at ændre den beslutning som repræsentantskabsmødet traf sidste år nemlig at vi ikke vil afskrive gælden. Der er enig hed om denne antagelse, at vi ikke kan ændre på en repræsentantskabsbeslutning. LM opfatter klart, at forbundet gerne vil have unionernes penge inden unionerne nedlægges. Der er diskussion om, hvorvidt gælden kan overføres til Uddelingsfonden. MG mener i bund og grund, at forbundet bør tilbagebetale pengene. Der er forslag fremme om, hvorvidt unionen kan tilbageholde pengene. LM mener, at dette vil være selvtægt. Men pengene (som forbundet har lånt rentefrit) skulle være tilbagebetalt LMS spørger ind til for meget betalt turneringsgebyr, som forbundet skulle tilbagebetale LM fortæller at han intet har hørt: MP konkluderer, at vi afslår ansøgningen, og LJ svarer Jan Donde. Ad. 6c Ansøgning fra IF32: Familiebowling LM fortæller videre om en ansøgning der er modtaget fra IF32 om noget familiebowling. Der er sympati for formålet, men der er enighed om, at det ikke skal være KBU der dækker hele underskuddet. Efter nogen diskussion er holdningen, at KBU delvist vil dække baneleje og sko fratrukket egenbetaling. KBU vil ikke yde tilskud til vand og snold. For at få dækket en del af udgiften, så kræver det at KBU modtager et regnskab med bilag. Konklusion: KBU dækker et underskud op til kr som delvist dækning af baneleje og sko fratrukket egenbetaling. LJ formulerer og sender et svar til IF32. Ad. 7 KBUs jubilæumsstævne LJ og MP har udsendt er forslag. Der er foretaget få ændringer i forhold til det oplæg som MG har udarbejdet. I det udsendte forslag står der, at stævnet er for alle spillere med licens fra hele landet. Der er fortsat enighed om, at stævnet kun er for de :11/ BM Side 5

6 nuværende KBU spillere. Der var herefter diskussion om spilletiderne for ungdommen. Skal de spille sammen med de øvrige, eller skal der være enkelte starter, hvor ungdommen fortrinsvis spiller. YN kommer med dette forslag af hensyn til ungdomsledere, som ikke kan være alle steder på samme tidspunkt. LM foreslår til sidst, at de enkelte klubber kan melde ud til deres unge mennesker, hvornår der er en leder der vil tage med dem ud og spille, og så er det op til den enkelte spiller / forældre hvornår barnet tilmeldes. Bowlinghallen i Glostup er med i den oprindelige plan. Hvis dette ikke kan arrangeres samtidig med, at Game On afholder deres stævne, så må vi finde et andet sted (f.eks. Ballerup). Der var herefter diskussion om tildeling af handicap. Det er ikke alle ungdomsspillere der har opnået at spille nok serier til at have et snit. Det blev besluttet, at man for ungdommen trækker et snit for de sidste 12 serier de har spillet. Stævnet er snittællende og handicappet er sat til 80 %. Ad. 8 Ad. 8a Senior Åbningsstævne: Regnskab MG fortæller, at han endelig har modtaget er regnskabs, som viser et overskud på kr LM indskyder hurtigt, at heraf går kr. 565 til kredsfonden. Ad. 8b Old Boys/Girls MG fortæller, at vi endnu mangler en regning på banerne fra Næstved men han er lovet en billigere timepris. Der er mange der har brokket sig over olieprofilen, og der var problemer med morgenstarten begge dage. Generelt var maden dårlig i hallen. Der er 54 tilmeldinger til næste stævne fristen udløber på fredag, men der er sendt en reminder ud til alle klubber. Ad. 8c 3xunionskamp AS og MG er enig om, at kommunikationen mellem dem kunne have været bedre. AS beklager, at hun har forbigået pigerne fra Game-on, som ikke har spillet 15 serier. Hun og Martin skulle have talt lidt bedre sammen. MG problemet er, at det ikke er defineret hvornår serierne skal være spillet. MG beklager sig over, at spillere der modtager en udtagelse ikke svarer. På nuværende tidspunkt er der udtaget 7 damespillere og 7 herrespillere. Det vil sige, at der mangler at blive udtaget en dame og en herre :11/ BM Side 6

7 MP sørger for, at der er spillebluser til dem som er udtaget. AS beder om en liste over de spillere som er udtaget. Listen skal sendes til FSKBH med kopi til DFBU. BM og LM er holdleder for henholdsvis damer og herrer. LM sørger for debutantnåle, hvis der er behov for dette. Ad. 8d Lodtrækning KBU Cup og LP AS fortæller, at der blev trukket lod til KBU-Cup under KM Mix. Der bliver sendt startliste til klubber og til hjemmesiden. Der er endnu ikke trukket lod til LP, som først skal spilles i februar LM foreslår at lodtrækningen sker på mødet den 2/11. Ad. 8e KM Mix MG fortæller at det var en fantastisk weekend vi var 23 par, og vi havde det sjovt. Vi kommer ud med et underskud på kr (få tilmeldte og en uheldig indbydelse). Der blev lavet kanon resultater (Martin Øager og Pernille Fischer Nielsen var kun 40 kegler fra dansk rekord). Man kan diskutere om der skal være en præmiestævne for det er også de bedste hold der vinder her. Hvis man fortsat skal have pengepræmier, så kan det lige så godt være på rene kegler. MG undrer sig over, at der var så få deltagere fra Glostrup. Vi havde gjort alt for, at man skulle kunne nå både jubilæumsstævne i KBK1940 og KM mix. Ad. 9 Ungdom MG fortæller, at han midt under en fest i Grøndal får at vide, at det også er for dårligt, at der ikke er indbudt til KM Mix for ungdom. MP indskyder, at det skulle have været afholdt samtidig med KM-Mix for senior. Da der ikke var udsendt en indbydelse 3-4 uger før afholdelse af stævnet, besluttede MP at man ikke kunne nå at sammensætte holdene, og afbestilte derfor banerne. MP er enig i, at vi selvfølgelig skal have en KM mix, men fortæller samtidig, at han og Alice planlægger at tage det samtidig med KM single/double, vel vidende at man ikke spiller sammen med sin KM-Mix makker. YN giver udtryk for, at hun er dybt skuffet. Undrer sig over, at Pia ikke har henvendt sig til hende. Er ikke enig i beslutningen om, at man ikke spiller KM-Mix med sin makker. YN mener, at man sagtens kunne have fundet en løsning hvis det var det man ønskede :11/ BM Side 7

8 MP fortæller, at Alice gerne vil påtage sig at lave en KM-Mix for børnene. YN mener ikke, at det kan bliver inden nytår. LJ mener, at vi skal tilbyde det KM-Mix til ungdommen som vi har lovet dem. YN mener, at der i reglerne for KM Mix står, at man skal spille med sin makker: MG spørger ind til KBUs ungdomsstævne i januar hvem tager sig af dette? YN fortæller, at hun er bortrejst på det tidspunkt. MG foreslår: KM tilmelding over KBUs betalingssystem KBU ungdomsstævne med tilmelding på kreds 13 s hjemmeside YN spørger ind til eventuel fællestransport til det kommende rankingstævne. Havde haft en forventning om, at PM tog sig af dette. Der er en tidligere aftale om, at SBwU betaler kr og KBU betaler kr hvilket vil sige, at der skal tilmeldes 3 spillere mere, for at det løber rundt. YN har en opfattelse af, at en del klubber hellere vil køre selv fordi det er nemmere. Men det betyder, at der er spillere der melder fra, fordi de ikke har mulighed for transport. Der var herefter en længere diskussion om priser på busser og de vilkår man bestiller under. LM skærer igennem og siger, at hvis der kan samles 25 unge mennesker som hver især betaler 250 kr. pr. person, og SBwU betaler kr , så må vi (KBU) betale resten. YN tager kontakt til alle ungdomsklubber. Ad. 10 Turneringen LMS har ikke noget til punktet. MP tager fat i det, som foregår i Gladsaxe med CPR-numre. Kommunen har sendt en forespørgsel med hensyn til baneleje for turneringskampe. Var i tvivl om der skal sendes en samlet regning til unionen, eller de enkelte klubber skal opkræves separat. MP har efterfølgende sendt en liste med kontaktpersoner på de enkelte klubber. Kommunen har efterfølgende samkørt denne liste op imod CPR-registret, og har efterfølgende sendt en regning til de enkelte klubber med navn og CPR nummer på formanden. Det er besluttet, at MP sender en mail til samtlige klubber, at de kan forvente en :11/ BM Side 8

9 regning med CPR nummer. Som alternativ skal klubberne oprettes med et CVR nummer. LM fortæller, at KBU ikke har indgået en aftale om fælles regning til alle klubber for efteråret, da vi ikke har en forventning om, at forbundet vil indgå en lignende aftale for foråret. Alle klubber har desuden fra DIF fået besked på, at oprette en digital postkasse og det kræver et CVR nummer. Ad. 11 Eventuelt MG spørger om nye klubber også er bleven inviteret til at deltage i mødet den 2/11. LM svarer, at klubber skulle have mindst 5 licenser den 1/ for at blive inviteret.. LMS fortæller, at hun har påtaget sig posten som DT leder i forbundet pr. 1/ LMS fortæller, at hun har rokeret rund på holdene i World Cup Hallen, så vi ikke atter kommer i den situation, at et hold skal spille på 2 forskellige olieringer i starten efter en ligakamp. Mødet sluttede: 21:59 Referent: Bente Makholm :11/ BM Side 9