Årsberetning Almenbo a.m.b.a - Hold-an Vej Ballerup 1 Telefon

Transkript

1 Årsberetning 2018 Almenbo a.m.b.a - Hold-an Vej Ballerup 1 Telefon almenbo@almenbo.dk -

2 Indholdsfortegnelse Bestyrelse og administration...3 Tilbageblik på året...4 Det kommunale samarbejde og styringsdialogen...6 Energi og Miljø...7 Boligorganisationerne og deres afdelinger...8 Forvaltningsrevision Nøgletal Økonomi

3 Bestyrelse og administration Bestyrelsen Per Kloster Andersen Marie-Louise Scharling Erik Frikke Vibeke Ahlmann Allan Bogholdt Jens Rytter Hansen Peter Sigsgaard Bjarne Rasmussen Steen Jørgensen Bjarne Frølund Formand Næstformand Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Udpeget af Ballerup Kommune Medarbejderrepræsentant Udpeget af bestyrelsen Administrationen Direktion Lisbet Schaltz Direktør Claus Sieben Hansen Teknisk chef Sekretariat Anne Kirstine Olesen Direktionssekretær Lene Terpe Informations- og kommunikationsmedarbejder HR Anne Castella Løn- og personalekonsulent Drift Søren Worm Driftschef Økonomi Laila Anine Jensen Økonomikonsulent Susanne Bagh Økonomimedarbejder Betinna Voldby Larsen Økonomimedarbejder Udlejning Helle Juul Udlejningsleder Marianne Nielsen Hansen Udlejningsmedarbejder 3

4 Tilbageblik på året Den almene boligsektor har, sammen med regeringen og KL, indgået en aftale om at effektivisere sektorens drift med 1,5 mia. kr. pr Det er et meget ambitiøst mål og Almenbo har derfor i 2018 haft fokus på hvordan vi kan stramme op, så højere driftsudgifter ikke på sigt skal resultere i højere huslejer og dermed sætte beboernes økonomi under pres. Et stort fokus har således i forlængelse heraf været på en mulig fusionering af de fire stiftere som i sin tid dannede Almenbo. Hvis Kirstinevang, Boligforeningen København, Lundebjerggård og Munkegård fusionerer ind i Almenbo, vil administrationen kort fortalt få frigjort ressourcer til de mange krav, der er stillet og stilles i fremtiden fra regeringens side. Beboerne vil kunne mærke det på huslejen; der spares nemlig mange penge ved en fusion. Repræsentantskaberne blev introduceret for ideen på en weekendkonference i slutningen af oktober måned på Sørup Herregård, hvor vi i fællesskab under ledelse af BL drøftede de fordele og ulemper der kan være ved en eventuel sammenlægning. Emnet er stort, så der var tale om en indledende og mere generel snak som en optakt til det videre forløb og det var derfor også arrangeret møder med de enkelte boligorganisationer i kølvandet på konferencearrangementet, for yderligere at kunne gå i dybden med emnet. Det er planen at en endelig beslutning finder sted i løbet af maj Rengøring på tværs Med ambitionen om effektiv drift har et andet fokusområde været rengøring. I 2018 indledte Almenbo således en undersøgelse af en mulig besparelse ved en sammenlægning af rengøring på tværs af organisationer, hvor fire medarbejdere i to biler skal køre mellem de involverede afdelinger. Særligt i sommerperioderne vil der med en samordning kunne frigives tid. Der skal tages endelig stilling til projektet i løbet af foråret TimeMap Et andet effektiviseringsværktøj i form af registreringssystemet TimeMap har været på dagsordenen i Med systemet kan medarbejderen registrere mødetid, samt tid brugt på enkelte opgaver og i enkelte afdelinger, hvilket kan bidrage til en mere effektiv arbejdsgang. Samtidig er det en stor ressourcefordel, at systemet har direkte forbindelse til lønsystemet. TimeMap skal forsøgsvis afprøves i Kirstinevang og Almenbo i begyndelsen af 2019 inden det på sigt skal bredes ud til alle øvrige afdelinger. Persondataforordningen Nye regler på persondataområdet trådte i kraft i maj 2018 og Almenbo måtte således afspejle de nye krav i medfør af den kommende persondataforordning og den danske databeskyttelseslov med blandt andet udarbejdelse af databehandleraftaler samt skriftlig information til samtlige beboere, boligsøgende og ansatte. 4

5 Ny lokalaftale Den eksisterende lokalaftale blev i 2018 opdateret og indbefatter nu alle administrative ansatte på tværs af overenskomster og lokalitet. En ny talsmand for gruppen blev samtidig valgt. Goddag til nye organisationer Boligforeningen Kunstnerbyen beliggende i Birkerød indgik pr. 1. maj 2018 en administrationsaftale med Almenbo. Organisationen udgøres af blot én afdeling på 16 lejemål og foreningens bygninger er oprindeligt bygget til at huse særligt billedkunstnere og forfattere. Derudover indgik Almenbo i årets løb en aftale om administration med Boligforeningen Enighed. Aftalen er gældende fra årsskiftet Enighed består af to afdelinger beliggende i henholdsvis Skovlunde og Rødovre og udgør i alt blot 23 boliger. Velkommen til både Kunstnerbyen og Enighed. Kunstnerbyen i Birkerød 5

6 Det kommunale samarbejde og styringsdialogen Effektiv drift herunder benchmarking - var igen i 2018 et tema på styringsdialogmøderne. I Gentofte noterede Kommunen, at Nordre Munkegårds effektivitet ligger over regionens gennemsnit og at boligorganisationen har fint fokus på at igangsætte initiativer for at imødekomme de af regeringen fastsatte effektiviseringskrav. I Ballerup og Rudersdal havde kommunerne fokus på henlæggelser, idet de årlige og opsparede henlæggelser i flere afdelinger er lave i forhold til benchmarkingtallene. Planen er da også at forhøje disse gradvist, men i et tempo så huslejeniveauet kan følge med. I AKB Lyngby følges der op på optimering af driften af de grønne områder, idet disse indgår i den samlede plan for effektivisering i Boligselskabet. Kunstnerbyen rykkede Rudersdal Kommune for en bevarende lokalplan for området samt muligheden for frasalg af fællesgrund ved æblerosestien. Der er fremlagt forslag om total energirenovering af bygningerne, som vil medføre en forbedringslejeforhøjelse. Til gengæld reducerer nævnte renoveringsprojekt de meget store forbrugsudgifter som pt. eksisterer i afdelingen. I AKB Lyngby er der mange grønne områder at vedligeholde 6

7 Energi og Miljø Kommunerne er ifølge Affaldsbekendtgørelsen forpligtet til at udarbejde og vedtage en 12-årig plan for affaldshåndtering; en plan som skal revideres minimum hvert 6. år. Affaldsplanen skal bruges som et styrings- og planlægningsværktøj og skal bidrage til at kommunerne når de tilstræbte mål på området. Der er og vil også i fremtiden være meget fokus på kildesortering, genbrug og økonomi. For afdelingernes vedkommende i Ballerup Kommune var planen, at affaldssorteringen skulle indføres i Dette er dog forsinket og kommer først i gang i I afdelingerne i København er en debat i gang vedrørende affaldssortering og i særdeleshed afhentning heraf. Sidstnævnte er problematisk i indre København med små kørselsforhold og gamle restaurerede bygninger. På baggrund af de enkelte energimærkninger samt den årlige bygningsgennemgang er der fokus på energioptimering i alle afdelingerne. Der skiftes mange steder til LED-belysning, som giver markante besparelser på udgiften til fællesarealernes elforbrug. Tillige rettes der fokus på varmecentralerne, så alt det tekniske grej er reguleret og fornyet for bedst muligt at kunne håndtere beboernes varme og vandopvarmning. I den charmerende lille afdeling Kronprinsessegade kan affaldsafhentning volde problemer 7

8 Boligorganisationerne og deres afdelinger Afdelingerne Der er i afdelingerne fortsat en stor interesse for køkkenrenoveringer, hvor de beboere som ønsker det, kan bestille et nyt køkken og betale via en forbedringslejeforhøjelse over en periode på 20 år. Særligt i Egebjerghaven, Kronprinsessegade og Etagehusene var der i 2018 stor aktivitet på køkkenrenoveringsfronten. I sidstnævnte afdeling var der tillige mange der gjorde brug af muligheden for individuelle badforbedringer og i afdeling Rækkehusene blev det på årets afdelingsmøde besluttet, at der i det kommende år også her skal være mulighed for både individuelle køkken- og badforbedringer. Kollektiv badfornyelse i Lundebjerg Løbende finder individuelle køkkenforbedringer i 2018 således sted på Bispebjerg Bakke, i Etagehusene, Kirstinelund, Kornvænget og Nordre Munkegård og samtidig udskiftes også nedslidte køkkener i forbindelse med fraflytninger i såvel Etagehusene som Kirstinelund, Lundebjerg og Nordre Munkegård. Badeværelser bliver tillige renoveret i Etagehusene og Lunde bjerg. Sidstnævnte dog som kollektiv badfornyelse. Boligorganisationen Munkegård Nordre Munkegårds selskabslokale blev i 2018 totalrenoveret med nye adgangsforhold til gangbesværede samt nyt inventar. 1 års gennemgangen af facaderenoveringen fandt sted i forårsmånederne og udbedringer er derefter foretaget. Efter problemer med kolde gulve i de 8 boliger over Lidl, blev der ved årets begyndelse afholdt afklarende møde med repræsentanter fra de 8 boliger i forbindelse med en undersøgelse af isoleringen under gulvene. Sagen blev herefter lukket som byggesag. 8

9 Boligselskabet Kirstinevang Efter at bageren i Kirstinelund opsagde sit lejemål, påbegyndtes i 2018 forarbejdet til en kommende ombygning af det tomme lokale. Det er planen at de tilgængelige kvadratmeter skal deles i to, således at den ene del forbliver erhvervslokale til udlejningsbrug, mens den anden del indrettes til beboerhotel. Byggeriet planlægges påbegyndt i løbet af 2019 og Kirstinelunds beboere kan hermed se frem til et nyindrettet beboerhotel, som kan udlejes til overnattende gæster eller bruges i tilfælde af akut behov for genhusning i afdelingen. Boligorganisationen Lundebjerggård Projektet med udskiftningen af faldstammer, brugsvandsrør samt renovering af badeværelser i afdeling Lundebjerg forløb planmæssigt i 2018 trods hovedentreprenørens pludselige konkurs omkring årsskiftet. Entreprisen blev som bekendt overtaget af Elindco på samme vilkår og til samme pris og konkursen berørte kun få beboere, som måtte være genhuset længere end planlagt. Projektet planlægges afsluttet i løbet af foråret Et nyt ejendomskontor skal bygges og kontoret får en meget central beliggenhed midt i det grønne område mellem boligblokkene. Projektet blev i 2018 forsinket et par måneder, da netop placeringen krævede udarbejdelsen af et tillæg til eksisterende lokalplan. Organisationsbestyrelsen godkendte pris og tegninger udarbejdet af HusCompagniet og der er foretaget boreprøver og opmålinger. Arbejdet planlægges igangsat i løbet af På børnehavens areal, Lundebjerggårdsvej 264, har Boligorganisationen tilbage i 2016 besluttet, at der skal opføres 28 familieboliger til glæde for Boligorganisationens beboere. Den forventede byggeopstart blev forsinket i forbindelse med licitationen, hvor det måtte sandes at den oprindelige budgetramme ikke kunne overholdes med de indgåede tilbud. Der måtte således indledes forhandlinger med tilbudsgiverne i bestræbelserne på at få økonomien til at hænge sammen. Såvel dispositionsforslag som skema A blev godkendt Sådan så det ud i Lundebjerg på den grund hvor de nye boliger skal bygges, da børnehaven blev revet ned.. 9

10 i 2018 samtidig med at kommunalbestyrelsen gav grønt lys til en anvisningsaftale hvor Lundebjerggårds beboere har fortrinsret til 75% af boligerne og kommunen får tildelt de resterende 25%. Byggeriet påbegyndes i begyndelsen af Boligselskabet AKB Lyngby Arbejdet med den ydre gavlisolering samt isolering af lofter i Etagehusene blev igangsat i løbet af september Projektet blev lidt forsinket pga. Byggeskadefondens manglende godkendelse af produktanvendelsen til selve isoleringen. Således måtte andre produktforslag i spil inden projektet kunne realiseres. Samtlige vaskemaskiner i Etagehusenes vaskerier blev udskiftet i årets løb. Det drejer sig om ca. 80 maskiner. I Højhuset er der arbejdet videre med det meget store men også stærkt nødvendige projekt omkring udskiftning af faldstammer og brugsvand samt fornyelse af badeværelser. Projektet blev omtalt på september måneds afdelingsmøde og skal i 2019 fremlægges på et ekstraordinært afdelingsmøde for en endelig godkendelse af den forbedringslejeforhøjelse, der er uundgåelig. For Rækkehusenes vedkommende har Aarstidernes Arkitekter på opfordring fra organisationsbestyrelsen udarbejdet skitseforslag til nye ældrevenlige etplansboliger på 82 m² på en grund der ligger i forlængelse af de nuværende rækkehuse, med henblik på at bringe projektideen for afdelingsbestyrelsen. Beboerne har på afdelingsmødet besluttet, at der skal være mulighed for individuelle køkken- og badforbedringer. Projektet igangsættes i begyndelsen af Boligforeningen i København Bispebjerg Bakke har udfordringer med kolde facader, hvorfor en undersøgelse af mulighederne for en eventuel støtterenovering blev igangsat. Et overslag samt løsning blev i 2018 modtaget af det rådgivende ingeniørfirma Holmsgaard A/S og organisationsbestyrelsen vedtog i april måned samme år at der arbejdes videre på sagen. Projektet skal tilpasses afdelingens økonomi og forventes igangsat inden for de næste 5 år. 10

11 Forvaltningsrevision Udøvet økonomistyring Finansiel styring Almenbo er en nonprofit almen administrationsorganisation, der ikke har til formål at generere et overskud og som er etableret for at administrere almene boligorganisationer med fokus på sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. Vi administrerer på en nærværende og enkel måde på grundlag af et aktivt beboerdemokrati. Almenbos kapital fremskaffes alene på grundlag af administrationsbidraget fra de af Almenbo administrerede almene boligorganisationer og fra de almene boligorganisationers etablerede fællesskaber. Således tilstræbes det, at Almenbos egenkapital har en størrelse, der alene kan understøtte administrationens funktionalitet. Kapacitetsstyring Administrationens ressourcer vurderes løbende i forhold til produktivitet og effektivitet. Det tilstræbes at kapaciteten tilpasses det aktivitetsniveau, der forventes i fremtiden. De digitale redskaber øges. Udover de allerede implementeret digitale redskaber for beboere og boligsøgende så som digital signatur for lejekontrakt, tillæg til lejekontrakt, forlig, referater, aftaler om individuelle forbedringsarbejder o.l. kan MobilePay anvendes til betaling af fx husleje m.m. Via hjemmesiden kan opskrivning foretages og både opskrivnings- og opnoteringsgebyr betales der fra. Der igangsat endnu et digitalt element, som omfatter forbrugsregnskaber til beboerne. På alle væsentlige områder er Almenbo digitaliseret, hvilket har betydet, at medarbejderstaben ikke er øget til trods for, at der inden for de sidste år lovmæssigt er stillet større krav til administration af almene boligorganisationer og deres afdelinger. Aktivitetsstyring I Administrationen er der indført digital signatur på alle områder, hvor dette lovmæssigt er muligt. Der er en løbende aktivitet på dette område for at udvikle de administrative ydelser, der bedst muligt opfylder beboernes behov. Der er igangsat en aktivitet omkring fusion, således at boligorganisationen fusionerer ind i Almenbo. Samtlige de af Almenbo administrerede boligorganisationer mødtes på en konference i efteråret og de fremmødte var enige om, at arbejde videre med fusion. 11

12 Ledelsesinformation Der er ikke udarbejdet opgørelse over ressourceforbrug. Ved implementering af det ny lønsystem er projektet TimeMap påbegyndt. Et digitalt system for tids- og opgavestyring, der i det kommende år bliver effektueret på alle afdelinger administreret af Almenbo inkl. Almenbo selv. Der foreligger nøgletal for boligorganisationens afdelinger, der er sammenlignet med øvrige afdelinger, som administreres af Almenbo. Skriftlige forretningsgange på alle væsentlige områder foreligger og gennemgås årligt. Samtlige skriftlige forretningsgange er revideret således, at disse tydeliggør driftsbekendtgørelsens krav om sparsommelighed og samtidig er af et sådant omfang, at en udefrakommende person ville kunne træde ind på driftsområdet i forbindelse med et medarbejderskift. Almenbos målsætning kan ses på hjemmesiden: Egenkontrol For konstant at kunne levere et omkostningsbevidst administrationsbidrag vurderes de administrative værktøjer og ressourcer løbende. Der har således i 2018 været fokus på en mere effektiv måde at få blandt andet varslinger og varmeregnskaber frem til beboerne på. Beboerne er blevet bekendt med, at vi fremadrettet gerne vil med deres samtykke udsende materiale til dem via . Dette vil på sigt frigive ressourcer både i administrationen og på ejendomskontorerne, som således ikke længere skal omdele materialet. Effektivitet Administrationen er forpligtiget til konstant at se på muligheder for effektivisering, såsom digitalisering, vurdering af ressourcer og administrationsform. Den påbegyndte debat om fusion og en beslutning herom i maj måned 2019 vil ændre Almenbos struktur som administrationsorganisation, hvis to-tredjedele af de fire boligorganisationer, der stiftede Almenbo, stemmer for fusionen. Den ny bestyrelse og repræsentantskab skal sætte dagsordenen for fremtiden. 12 Forårsstemning på Bispebjerg Bakke, i Egebjerghaven og Kornvænget

13 Nøgletal Leje i alt (incl. forbedring og hjemfald) i kr. pr. m²

14 Renholdelse i kr. pr. m² Renholdelse i kr. pr. lejemål

15 Almindelig vedligehold kt. 115 i kr. pr. lejemål Almindelig vedligehold kt. 115 i kr. pr. m²

16 Henlæggelse til PPV i kr. pr. m² Vandforbrug i m³ pr. lejemål

17 Fælles elforbrug i kwh pr. lejemål

18 Økonomi Årets resultat blev et underskud på kr. Årsagen skyldes den nyligt afholdte konference, som ikke var forhåndsbudgetteret samt manglende indtægter fra forsinkede byggesager. Egenkapitalen udgør kr. Balancen udgjorde kr. pr. 31. december Stemningsbillede - Nordre Munkegård 18