Areal, Ejendoms- og Anvendelsesstrategi Mindre men bedre plads

Transkript

1 Areal, Ejendms- g Anvendelsesstrategi Mindre men bedre plads Udarbejdet af: Fagcenter Teknik, Miljø g Drift April 2017 Tiltrådt af byrådet den. xx/xx 2017

2 1 Frrd/histrik Srø Byråd vedtg i 2010 en Ejendms- g investeringsstrategi med det mål at: fasthlde sunde bygninger i drift afvikle ejendmme, sm der principielt ikke er behv fr på såvel krt sm lang sigt tage hensyn til de fysiske rammer g arbejdsmiljø have fkus på prethldelse af energivenlige g mindre vedligehldelseskrævende bygninger sikre en hensigtsmæssig beliggenhed i frhld til brger-/brugerbetjening have fkus på de øknmiske frhld, i relatin til såvel anlæg sm drift. I 2014 vedtg byrådet en pdateret versin af strategien med navnet Areal, Ejendms- g Anvendelsesstrategi Mindre men bedre plads. Denne strategi har i årene været det retningsgivende styringsværktøj fr arbejdet med ejendmsprteføljen, g strategien analyserede bl.a. ejendmsprteføljen ud fra sektrvis g gegrafisk placering g brug af ejendmmene, hvr den aktuelle vedligehldelsesstand blev anvendt sm indikatr fr beslutning mkring sammenlægning/salg mv. Areal-, Ejendms- g Anvendelsesstrategi Mindre - men bedre plads Nærværende strategi tager sit visinsmæssige udgangspunkt i de vennævnte tidligere besluttede strategier, men følger struktur g indhldsmæssigt, en ny måde fr at sikre fkus på realiseringen heraf. Strategien tager endvidere sit afsæt i Visin g Planstrategi 2018, hvr 2 af de 4 verrdnede temaer har en direkte snitflade til areal- g ejendmsmrådet. Henhldsvis Det sammenhængende familieliv, samt Fremragende pvækstmiljøer. Et par af de udvalgte målsætninger, fr disse temaer, er bl.a. at tilbyde skler g daginstitutiner der er blandt landets bedste, samt at udvikle kultur- g fritidstilbud sm kan understøtte et rigt familieliv. Målsætninger sm bl.a. kan realiseres ved at Srø Kmmune leverer attraktive, anvendelsesmæssige såvel sm vedligehldelsesmæssige, ejendmme herfr. Pr. 1. januar 2017 har Srø Kmmune en ejendmsprtefølje på ca m² frdelt på ca. 80 matrikler, med bygninger der anvendes til bl.a. skler, daginstitutiner, haller, ældrecentre, bibliteker g kulturelle frmål samt administratin. Herudver ejer Srø Kmmune ca. 55 jrdarealer i by- g landzne, der ikke er udlagt til byudviklingsfrmål. Af disse vurderes det at ca rummer salgs- eller afståelsesptentiale. Fr at sikre maksimalt fkus, samt at medarbejderressurcer udnyttes mest hensigtsmæssigt, pereres der i nærværende strategi med indsatsmråder. Dette gøres ud fra tanken m, at ikke alle mråder kan have højt fkus samtidig, men at kræfterne bruges de steder, hvr det vurderes at medføre størst værdi. I nærværende strategi beskrives indsatsmråderne, herunder målsætninger g virkemidler, i punktfrmer. Den detaljerede beskrivelse af de frskellige indsatsmråders indhld, er udarbejdet i selvstændige bilag, der supplerer nærværende strategi. Sm supplement til nærværende strategi, er der yderligere udarbejdet t selvstændige dkumenter. Bilag B, et såkaldt statusdkument, beskriver de resultater sm Areal, Ejendms- g Anvendelsesstrategi har afstedkmmet, g vil blive ajurført med nærværende strategis resultater, når disse kan eftervises. Bilag C er et Ide- g mulighedskatalg, hvr knkrete tiltag fr realiseringen af strategien præsenteres. Dette dkument ajurføres løbende, g drøftes plitisk hvert halve år eller efter behv. 2

3 2 Visin Visinen fr er, at Srø Kmmunes ejendmsprtefølje ultim 2020 fremstår med tidssvarende bygninger fr så vidt angår vedligehldelsesstand g flerfunktinsanvendelse. Og at ejendmsprteføljen kapacitetsmæssigt er tilpasset til et niveau, så der sikres maksimal udnyttelse af de eksisterende m² g understøttelse af rganisatinens g brgeres behv. Herunder at; plitiske g administrative beslutninger m ejendmsmasse, ejendmsbehv, ændringer i ejendmme g ejendmsøknmi skal krdineres på tværs af udvalg g den administrative rganisatin. Beslutningsprcesserne skal indrettes, så samarbejdet m ejendmsstrategien styrkes. der udarbejdes kvalitetsstandarder fr ejendmsmassen, der skal hænge sammen med ejendmsøknmien. (Vejledende) Kvalitetsstandarder fr udnyttelse af ejendmmen, fr kvaliteten af m² g den tilhørende ejendmsøknmi skal besluttes plitisk. der skabes en effektiv, fleksibel g multifunktinel anvendelse af bygningerne, med det frmål at sikre ptimal udnyttelse, samt drift g vedligehld af kmmunens bygningsmasse, g sikre at den investerede kapital bevares. der løbende kan tages højde fr ændrede lkalebehv på de kmmunale aktivitetsmråder. understøtte en bæredygtig udvikling, sm sikrer en hensigtsmæssig udnyttelse af kmmunens ressurcefrbrug. 3 Missin missin er, at støtte p mkring udviklingen af kmmunens kerneydelser g primære aktiviteter g dette hånd i hånd med mere aktive g tilfredse brugere/brgere g medarbejdere. Opgaven er at sikre g understøtte en effektiv dreven Facilities Management (FM) rganisatin. FM principperne tager i høj grad udgangspunkt i brugernes behv, valide data, bæredygtighed g dispnering af m² ud fra helhedsbetragtninger. Arbejdet med strategien er en langsigtet g dynamisk indsats, der angriber udfrdringer med ejendmsprteføljen systematisk g etapevis. 4 Strategiens struktur g delelementer Nærværende dkument er en beskrivelse af strategiens verrdnede visin, missin g indsatsmråder. Disse elementer betragtes sm faste, gennem periden fr strategiens realisering ( ), g sm udgangspunkt vil strategien derfr ikke blive revideret i periden. Med mindre der er et plitisk ønske herfr. Sm supplement til nærværende strategi, er der udarbejdet selvstændige bilag (Bilag A1, A2 g A3), der beskriver indsatsmråderne detaljeret herunder hvilke pgaver/aktiviteter der skal igangsættes, fr at kunne realisere strategien. Beskrivelsen af disse indsatsmråder vil være fagcenterets styringsværktøj i det fremadrettede arbejde. Disse dkumenter vil endvidere indehlde analyser af f.eks. ejendmsprteføljen, samt beskrivelse af metder fr f.eks. brug af Facility management system. Derudver er der sm nævnt t støttedkumenter. - Bilag B, Status på strategien - Bilag C, Ide- g mulighedskatalg Bilag B Status på strategien indehlder de resultater sm Areal, Ejendms- g Anvendelsesstrategi , samt nærværende ( ), har afstedkmmet. Dette dkument vil løbende blive ajurført når resultater kan valideres. Bilag C Ide- g mulighedskatalg beskriver de muligheder sm løbende fremkmmer, når der analyseres på ejendmsprteføljen. Både hvad angår brug/salg/køb af bygninger, frslag til kvalitetsniveauer (skal plitisk behandles), mulighedsanalyser, samt andre muligheder g ideer sm det dynamiske arbejde med strategien medfører. 3

4 Visualiseret struktur 4

5 5 INDSATSOMRÅDE 1 EJENDOMSDATA, Anvendelse af data sm udgangspunkt fr styring Srø Kmmune ønsker, at de kmmunale ejendmme understøtter brgervelfærd g kmmunal service i en balance mellem behv g muligheder. Og sm afledt heraf, at de kmmunale ejendmme har en høj udnyttelsesgrad. Dette kræver valide g detaljerede ejendmsdata, sm er afgørende fr at pnå et retvisende styrings- g beslutningsgrundlag. Dertil kmmer at indsamlede data bør arkiveres g ajurføres i et centralt system, således at én dataplatfrm bliver mdrejningspunktet fr peratinelle g strategiske beslutninger. Og at data er tilgængelige fr den enkelte beslutningstager, i en frm sm er tilpasset dennes ansvars- g arbejdsmråde. Ambitin, langsigtet målsætning: Opnå et bedre beslutningsgrundlag gennem mere valide g analyserede grunddata til både drift g strategisk prteføljestyring. Det skal fremver være nemmere at træffe dkumenterede beslutninger på et velplyst, transparent g pririteret grundlag. Et minimum af ejendmsdata er: Driftsøknmi frdelt på mkstningstyper, herunder energimkstninger Vedligehldelsesøknmi frdelt på bygningsdelstyper Efterslæb M² pgørelser g typeangivelse af arealer frdelt på de enkelte ejendmme, samt versigt ver de frskellige brugere g brugstider (hvem anvender g hvrnår) At data altid er pdaterede g tilgængelige i ét system. Igennem: Frbedrede g veldefinerede prcesser fr ajurføring af ejendmsplysninger på tværs af rganisatinen. At ejendmsrganisatinen har adgang til et Facility Management system. At Srøs demgrafiske udvikling i endnu højere grad sættes p md ejendmsdata når strategiske beslutninger træffes. Vi vil: Indkøbe g implementere et Facility Management system sm platfrm fr indsamling g pbevaring af ejendmsdata. Indsamle detaljerede bygningsdata fr drift, vedligehld g efterslæb. Sikre inddragelsen af alle centre på tværs af rganisatinen, mht. indsamling g synliggørelse af relevante ejendmsdata. Fretage ekstern sammenligning g nøgletals benchmarking af arealfrbrug, driftsudgifter g anvendelse fr at kunne ptimere ejendmsprteføljen. Sætte endnu større fkus på øknmipfølgning g cntrlling, fr på denne måde at få mere detaljerede øknmidata. Evt. ved at der laves en snitflade mellem kmmende FM-system g kmmunens øknmisystem. Løbende få pdateret/udarbejdet tegningsmateriale fr kmmunens ejendmme, hvr dette giver værdi fremadrettet. Bl.a. til brug fr analyser mkring arealanvendelse. 5

6 6 INDSATSOMRÅDE 2 AREALANVENDELSE, De klge m² Den strategiske indsats fr priritering g ptimering af arealanvendelsen af de kmmunale bygningsarealer, er det centrale spr i Areal, Ejendms- g Anvendelsesstrategien. Srø Kmmune ønsker at udvikle en ejendmsprtefølje sm understøtter de kmmunale kerneydelser ptimalt, samt bidrager til at skabe gde fysiske frhld fr brgernes fritids- g freningsliv. Der søges at udvikle ejendmme sm har en høj udnyttelsesgrad g fleksibilitet, således at bygningsmassen hldes på et minimum, men kan benyttes til flere frskellige frmål. En frudsætning herfr er bl.a. at der er et tæt samarbejde mellem Teknik, Miljø g Drift g de frskellige fagcentre, således at de bygningsmæssige krav/ønsker, der gælder fr at kunne understøtte kmmunens kerneydelser, mere aktivt bruges sm pejlemærker i det dynamiske arbejde med at udvikle ejendmsprteføljen. Srø Kmmune ønsker endvidere at afvikle tmme grundarealer, hvr disse ikke er underlagt deklaratiner g servitutter mv. sm gør disse uattraktive fr evt. købere. Ambitin, langsigtet målsætning: Flest mulige kmmunale kernepgaver skal samles i fremtidssikrede bygninger, g derved afhænde verflødige m². Andelen af klge m² skal gradvist øges, således at ejendmsprteføljen kan udnyttes fleksibelt g flerfunktinelt. At have fælles standarder, der understøtter, frenkler g tydeliggør beslutninger mkring m² anvendelse g sikrer brugerne fælles kvalitets- g serviceniveauer på tværs af kmmunen. At det interne samarbejde mkring ptimeringen af ejendmsprteføljen, fkuserer på udvikling af ptimale faciliteter til kerneydelserne g ikke på histriske tilhørsfrhld til knkrete bygninger. Vi vil: Frankre g tydeliggøre strategien på tværs af den kmmunale rganisatin, så alle bidrager g trækker i samme retning. Udarbejde standarder, der understøtter, frenkler g tydeliggør beslutninger mkring m² anvendelse g sikrer brugerne fælles kvalitets- g serviceniveauer på tværs af kmmunen. Ved fremtidige anlægs- g udviklingspgaver have fkus på ttaløknmi g udvikle ejendmme der kan anvendes multifunktinelt, såvel indvendigt sm udvendigt (udearealer). Krtlægge funktinsbehv fra brugere/brgere, såvel sm kmmunens medarbejdere, således at der er et endnu mere detaljeret sigte mht. udvikling af ejendmsprteføljen fr understøttelse af interessenters behv g ønsker. Intensivere g frbedre samarbejdet mellem Teknik, Miljø g Drift g andre fagcentre, således at der kan skabes detaljeret verblik ver nuværende brugsmønstre g behv. Eksempelvis ved mere samarbejde mellem Teknik, Miljø g Drift g Kultur g fritid, fr at krtlægge freningers brug af kmmunale ejendmme. Udføre piltprjekter, hvr eksisterende ejendmme/lkaler mbygges, således at disse kan anvendes til flere funktiner. Eksempelvis at klasse/faglkaler på en skle mbygges så de kan anvendes af fritidsbrugere. Undersøge de teknlgiske muligheder fr at synliggøre de eksisterende muligheder fr at låne g anvende kmmunale arealer. Afvikle eller mdispnere frigjrte bygninger hurtigt g effektivt. De klge m² - definitin: Klge m² andre steder gså kaldt intelligente m² betyder en mere strategisk, aktiv g fælles styring af m², hvr arealanvendelse i højere grad er tilpasset til rganisatinens aktiviteter g kerneydelser. Ud ver at være mere aktiv i frhld til behvet menes med de klge m² gså effektiv, fleksibel g multifunktinel pladsudnyttelse ikke mindst fr at pnå så få m² sm muligt. Klge m² handler m arealptimering g tilgængelighed. 6

7 7 INDSATSOMRÅDE 3 VEDLIGEHOLDELSE Srø Kmmune ønsker, at den investerede kapital i ejendmsprteføljen bevares g udnyttes bedst muligt. Og sm afledt knsekvens heraf, at drift g vedligehld af kmmunens ejendmme ptimeres, så der fås mest g bedst mulige ydelser fr den afsatte øknmi. Der skal med afsæt i venstående skabes verblik ver drifts- g vedligehldelsesmæssige frhld, der giver mulighed fr at priritere vedligehldelsesindsatsen ud fra en helhedsbetragtning. Nypførelsesværdien fr de kmmunale ejendmme udgør ca. 3,3 mia. kr., g udgør således en betydelig investering fretaget ver mange år. Disse investeringer skal bevares ved, at ejendmmene vedligehldes, så disse til stadighed er på et rimeligt kvalitetsniveau ud fra såvel anvendelsesmæssige sm øknmiske vurderinger. Ejendmmene bidrager gså med immaterielle værdier, f.eks. brugernes plevelse af bygningers tilgængelighed eller, at bygningerne skaber tryghed, identitet g kvalitet gennem bl.a. design, materialevalg g indretning. Ambitin, langsigtet målsætning: Sikre ejendmmes brugsmæssige g øknmiske værdi. Alle eksisterende kmmunale bygninger skal gradvist frøges g fasthldes på et kvalitetsniveau mellem 2,5 3,5. (definitin er beskrevet nederst på nærværende side) Kmmunens nuværende vedligehldelsesefterslæb reduceres med 20 %, svarende til ca. 12 mi. kr., inden Budgettet til vedligehldelses-aktiviteter (indvendigt g udvendigt) øges gradvis fra nuværende ca. 80 kr./m² til vedligehldelse pr. år, til 150 kr./m² pr. år, gennem øgede driftsbevillinger, effektiviseringer g øget knkurrenceudsættelse. Svarende til en øgning fra ca. 12. mi. kr. til 22,5 mi. kr. Opnå et detaljeret verblik ver kmmende vedligehldelsespgaver, samt efterslæb. Vedligehldelsesindsatsen g pririteringer heraf, er klart defineret g udbredt til samtlige interessenter i kmmunen. Akutte vedligehldelsespgaver sm pdages af brugere, kmmunale medarbejdere såvel sm brgere, indmeldes digitalt (gi et praj) i FM-system g pririteres sammen med øvrige pgaver. Vedligehldelsesydelser samles i større puljer, g udsættes fr yderligere knkurrence, således at der pnås mest muligt vedligehld fr de afsatte midler. Vi vil: Indføre kvalitetskategrier, g vurdere de enkelte ejendmmes kvalitet ift. stand g anvendelse. Udarbejde beslutningsgrundlag fr vedligehldelsen på baggrund af analyse af behv, demgrafisk udvikling g grunddata g set i frhld til den langsigtede strategi fr prteføljen. Frtsat udarbejde g løbende pdatere en vedligehldelsesplan fr hver enkel ejendm, fr at hlde ejendmmen på det valgte kvalitetsniveau. Dette bl.a. igennem bygningssyn til udførsel i 2017 g Udvikle fast prces fr gennemførelse af bygningssyn/registrering af vedligehldelsesaktiviteter g indarbejde disse i FM-system. Sætte fkus på installatinsvedligehld g muligheder fr energiptimeringer, således at dyrt afhjælpende vedligehld minimeres g frbedret driftsøknmi pnås. Sikre at der ved renvering g mbygning tages maksimalt hensyn til ttaløknmien i hele bygningens levetid, således at der vælges metder sm understøtter lang levetid. Indarbejde venstående i FM-system, således at beslutnings- g pririteringsgrundlag findes i ét samlet system, samt at pnå værdi med digital understøttelse af planlægnings- g udførelsesprcessr. Srø Kmmune arbejder med 5 kvalitetsniveauer fr ejendmme, sm er: - Kvalitetsniveau 1,0 Bygningen fremstår sm ny. - Kvalitetsniveau 2,0 Bygningen fungerer efter hensigten, men kan have et behv fr vedligehld. - Kvalitetsniveau 3,0 Bygningen fungerer efter hensigten, men er slidt g har behv fr en del vedligehld. - Kvalitetsniveau 4,0 Bygningen er slidt g med flere skader g mangler, der i et vist mfang påvirker anvendelsen. Bygningen udgør ingen fare fr sikkerhed mm. - Kvalitetsniveau 5,0 Bygningen er med en del skader g mangler, der i strt mfang reducerer den påtænkte anvendelse. Bygningen kan udgøre en fare fr sikkerhed mm. 7