NOTAT. Projekt Uddybende analyse Kunde Københavns Kommune Dato Dato Rambøll Nørregade 7A DK-1165 København K

Transkript

1 NOTAT Projekt Uddybende analyse Kunde Københavns Kommune Dato Dato Rambøll Nørregade 7A DK-1165 København K T F /21 Rambøll Management A/S CVR-NR

2 2/21 Indhold 1. Indledning og metodebeskrivelse Børne- og Ungdomsforvaltningen Institutioner og bydele Administration og ledelse Opsummering Socialforvaltningen Institutioner og bydele Administration og ledelse Opsummering Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Institutioner og bydele Administration og ledelse Opsummering Økonomiforvaltningen Administration og ledelse Opsummering Samlet opsummering med forslag til indsatsområder Bilag 1. BUF... 19

3 1. Indledning og metodebeskrivelse Formålet med dette notat er at præsentere resultaterne af en analyse af organisations- og ledelseslag i Københavns Kommune. Analysen skal læses som et særskilt supplement til de analyser af hele det administrative område i Københavns Kommune, der er gennemført i løbet af 2008 og Efter aftale med Økonomiforvaltningen er der i analysen alene fokuseret på følgende fire af kommunens syv forvaltninger: Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) Socialforvaltningen (SOF) Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF) Økonomiforvaltningen (ØKF) Analysen er baseret på et løndata-udtræk fra KMD, der indeholder alle, som aflønnes af Københavns Kommune. På baggrund af oplysninger om forvaltning og stilling inddeles medarbejderne i organisatoriske enheder, der afspejler forvaltningernes organisation. Arbejdsstedsadresser gør det muligt at optælle antallet af institutioner og fordele dem geografisk på bydele. På baggrund af stillingsbetegnelser identificeres administrative og ledere. For organisatorisk og geografisk enhed beregnes administrations og ledelsesprocenter. I forbindelse med administrationsanalysen gennemførtes en spørgeskemaundersøgelse blandt Hovedkonto 6- i Københavns Kommune. For SOF, SUF og ØKF er skemabesvarelserne fordelt ud på de organisatoriske enheder, som nærværende analyse har identificeret 1. Dette muliggør en sammenligning af hvilke administrative opgaver, der løses i hver organisatorisk enhed, og hvor meget tid, der bruges på hver opgave. Notatet er struktureret i 6 kapitler inkl. denne indledning. Kapitel 2 til 5 præsenterer medarbejdertal, samt relevante administrationstabeller for hver af de fire forvaltninger. Hvert kapitel afrundes med en opsummering af de centrale resultater. I kapitel 6 identificeres de væsentligste resultater på tværs af de fire forvaltninger og på baggrund heraf forslag til områder, som Københavns kommune kan arbejde videre med. Bilag 1 indeholder tabeller fra BUF, der er udarbejdet på et andet datagrundlag end det, der er anvendt i det øvrige notat. 1 Dette har ikke kunnet gøres for BUF da meget få uden for Centralforvaltningen deltog i undersøgelsen. 3/21

4 2. Børne- og Ungdomsforvaltningen Det samlede antal i BUF udgør svarende til årsværk 2. Ca. 600 er registreret på adresser udenfor Københavns Kommune; disse er ikke medtaget i denne opgørelse. Af disse arbejder 90 % i borgernære institutioner. 3 % af medarbejderne arbejder i Centralforvaltningen, mens 4 % arbejder i Distrikterne. Endelig er der 3 %, der ikke med sikkerhed kan henføres til en af de ovenstående kategorier på baggrund af oplysninger fra lønsystemet. Indenfor de borgernære institutioner er det skolerne, der beskæftiger flest, ca , efterfulgt af integrerede institutioner, vuggestuer/børnehaver og fritidshjem/ungdomsklubber. Ser man på den gennemsnitlige enhedsstørrelse, er det også skolerne, der er størst, og fritidshjem/ungdomsklubber, der er mindst. Kategorien "Andre enheder" indeholder primært specialskoler, dagplejere, rengøringsenheder, Børnetandplejen og Ungdommens Uddannelsesvejledning. Tabel 2.1: Antal, årsværk og enheder Enhed Medarbejdere Årsværk Antal enheder Gns. enhedsstørrelse (medarb.) Centralforvaltningen Distrikter Borgernære institutioner 16,737 11, Fritidshjem/ungdomsklub Integreret institution 4,470 2, Skole 4,949 3, Vuggestue/børnehave 3,272 2, Andre enheder 3,341 2, Ikke placeret Total 17,866 12, Note: Medarbejdere, der arbejder på adresser udenfor kommunegrænsen, er ikke medtaget. BUF har desuden gjort opmærksom på, at visse af de, der er registreret med arbejdsadresse i Centralforvaltningen, reelt set ikke arbejder der. Det virkelige medarbejdertal for Centralforvaltningen er derfor lidt lavere. I de følgende tabeller er "Andre enheder" ikke inkluderet. 2 Tallene for BUF inkluderer ikke selvejende institutioner da disse ikke står opført i lønsystemet. Det drejer sig om ca årsværk. I BUF har man lavet egne opgørelser over årsværk og institutioner. Disse opgørelser kan ses i bilag 1. 4/21

5 2.1 Institutioner og bydele Da de fleste er placeret på institutionsniveau, vil den følgende analyse fokusere på dette organisatoriske niveau. Tabel 2.2 viser, hvordan medarbejderne i institutionerne fordeler sig på bydele. Amager og Østerbro er de største bydele med hver. Bispebjerg og Indre By er de mindste med ca. 800 hver. Tabel 2.2: Medarbejdere fordelt på institutioner og bydele Fritidshjem/ Integreret ungdomsklub institution Vuggestue/ børnehave Amager Bispebjerg Indre By Nørrebro Valby Vanløse-Brønshøj-Husum Vesterbro-Kgs-Enghave Østerbro Total Skole I alt Ser man på den gennemsnitlige institutionsstørrelse, målt i antal, er der overordnet set små forskelle på tværs af bydele. Dette er illustreret i Tabel 2.3. På Amager og på Vesterbro-Kgs-Enghave er der i gennemsnit 42 i en institution, mens dette tal er 53 i Vanløse-Brønshøj-Husum. Ser man nærmere på institutionerne, er der store forskelle på tværs af bydele indenfor fritidshjem/ungdomsklubber. I Bispebjerg er gennemsnittet på 10, mens det er 19 i Indre By og på Nørrebro. Tabel 2.3: Gns. Antal fordelt på institutioner og bydele. Fritidshjem/ ungdomsklub Integreret institution Amager Bispebjerg Indre By Nørrebro Valby Vanløse-Brønshøj-Husum Vesterbro-Kgs-Enghave Østerbro Total Skole Vuggestue/ børnehave I alt 2.2 Administration og ledelse Inddeling af medarbejderne efter stillingskategorier muliggør en beregning af administrationsprocenter for hver enhed i BUF. Dette er gjort i Tabel % af medarbejderne i BUF er administrative. I Centralforvaltningen er administrationsprocenten 22 %, hvilket er lavt i sammenligning med de andre forvaltninger. I distrikterne er 9 % administrative, mens tallet er 7 % i institutionerne. På institutionstyperne varierer tallet mellem 5-12 %. Sammenholdes med de gennemsnitlige enhedsstørrelser i Tabel 2.3 ses det, at store institutioner såsom skoler har en administrationsprocent på 5 %, mens små institutioner som fritidshjem/ungdomsklubber har en administrationsprocent på 12 %. 5/21

6 Størstedelen af de administrative i Centralforvaltningen og på socialne er aflønnet på Hovedkonto 6. Derimod er ingen Hovedkonto 6- ansat i institutionerne. Tabel 2.4: Medarbejdere fordelt på stillingskategorier og Hovedkonto 6 Enhed Administrative heraf fælles administration (HK6) Forvaltnings faglige Adm. procent Andel administrative HK6 Centralforvaltningen % 18% Distrikter % 7% Borgernære institutioner ,280 11,172 7% 0% Fritidshjem/ungdomsklub % 0% Integreret institution ,884 8% 0% Skole ,852 5% 0% Vuggestue/børnehave ,891 7% 0% Total 1, ,937 11,460 8% 1% Note: Administrative er definerede som kontorfunktionærer, sekretærer, akademikere, Andet ledere og chefer. Forvaltningsfaglige er defineret som uuddannede og uddannede pædagoger, lærere, dagplejere, samt rengørings- og køkkenpersonale. Tabel 2.5 viser administrationsprocenter fordelt på bydele. Generelt er der ikke stor forskel på tværs af bydele; dog skiller Bispebjerg sig ud med en administrationsprocent på 10 % sammenlignet med et gennemsnit på 7 %. Bispebjerg ligger over gennemsnittet på tre ud af fire institutionstyper, og især indenfor fritidshjem/ungdomsklubber ligger bydelen højt med 20 % i forhold til gennemsnittet på 12 %. Tabel 2.5: Administrationsprocent fordelt på institutioner og bydele Fritidshjem/ ungdomsklub Integreret institution Skole Vuggestue/ børnehave Gennemsnit Amager 14% 8% 4% 7% 7% Bispebjerg 20% 11% 12% 6% 10% Indre By 12% 10% 4% 5% 7% Nørrebro 9% 6% 7% 8% 7% Valby 11% 8% 4% 7% 6% Vanløse-Brønshøj-Husum 16% 9% 3% 9% 7% Vesterbro-Kgs-Enghave 13% 8% 10% 5% 8% Østerbro 13% 7% 4% 7% 7% Total 12% 8% 5% 7% 7% I Tabel 2.6 ses det, at den overordnede lederandel i BUF er 7 %. I Centralforvaltningen er lederandelen 8 %, mens den i institutionerne varierer mellem 5 % på skoler og 11 % på fritidshjem/ungdomsklubber. I distrikterne er lederandelen kun 3 %. 6/21

7 Tabel 2.6: Lederprocent fordelt på institutioner og bydele Central forvaltningen Distrikter Fritidshjem/ ungdomsklub Integreret institution Skole Vuggestue/ børnehave I alt Amager - 3% 13% 8% 3% 7% 7% Bispebjerg - 6% 6% 11% 12% 6% 9% Indre By - 0% 12% 10% 4% 5% 7% Nørrebro - 2% 9% 6% 6% 8% 6% Valby - 4% 9% 8% 4% 7% 6% Vanløse-Brønshøj-Husum - 3% 9% 9% 3% 9% 6% Vesterbro-Kgs-Enghave 8% 8% 8% 8% 9% 5% 8% Østerbro - 2% 13% 7% 3% 7% 6% Total 8% 3% 11% 8% 5% 7% 7% Note: Ledere er definerede som personer, hvis stillingsbetegnelse indeholder et af følgende ord: leder, direktør, chef, inspektør, ansvarshavende eller forstander. Tabel 2.7 viser antallet af i distrikterne i forhold til antallet af på institutioner, fordelt på bydele. Der er stor variation imellem bydelene. Store bydele som Amager og Østerbro har ratioer over gennemsnittet på hhv. 27 og 33, mens den mindste bydel Bispebjerg har den laveste ratio på 14. Vanløse-Brønshøj-Husum topper med 40 institutions per distriktsmedarbejder. Tabel 2.7: Medarbejdere i Distrikter ift. institutioner. Distrikter Institutions/ (medarb.) distriktskontor ratio Amager Bispebjerg Indre By Nørrebro Valby Vanløse-Brønshøj-Husum Vesterbro-Kgs-Enghave Østerbro Total Opsummering 90 % af BUFs er ansat i borgernære institutioner. Her er administrations procenten 7 %, hvilket dækker over variationer på 5-12 % for forskellige institutionstyper. En sammenligning med institutionernes gennemsnitsstørrelse indikerer en sammenhæng mellem størrelse og administrationsprocent. Små institutioner som fritidshjem/ungdomsklubber har højere administrationsandel end store institutioner som skoler. En sammenligning af lederandele resulterer i samme billede. Små institutioner har relativt flere ledere end store institutioner. Dette er en indikation på, at en administrativ sammenlægning af mindre institutioner kan resultere i en besparelse. En sammenligning af institutions- og distrikts på tværs af bydele viser, at små bydele bruger relativt flere på distriktskontoret. Desuden viser tallene, at Bi- 7/21

8 spebjerg skiller sig ud fra de andre bydele ved at have en høj administrations- og lederprocent, samt en lav institutions-distriktmedarbejder ratio. 3. Socialforvaltningen Som Tabel 3.1: Antal, årsværk og enheder viser, udgør det samlede antal i SOF ca Udover disse arbejder ca medarbejder på institutioner, der ligger uden for Københavns Kommune. Næsten 90 % arbejder i institutioner eller i borgernære. Centralforvaltningen udgør 6 %, svarende til 442, mens 352 ikke kan placeres. 50 % af medarbejderne i SOF er ansat på dag- og døgninstitutioner, 8 % på bosteder og 17 % på rådgivnings og social. Kategorien "Andre enheder" indeholder handicap, Blindeinstituttet, familieplejer og hjælpemiddelcentraler. Tabel 3.1: Antal, årsværk og enheder Enhed Medarbejdere Årsværk Antal enheder Gns. enhedsstørrelse (medarb.) Centralforvaltningen Institutioner/ 6,484 4, Andre enheder 1, Bosteder Dag- og døgninstitutioner i øvrigt Døgninstitutioner for børn og unge Døgninstitutioner for fysisk handicappede 1, Døgninstitutioner for psykisk handicappede Rådgivnings Social 1, Ikke placeret I alt 6,926 4, Note: Medarbejdere der arbejder på adresser udenfor kommunegrænsen er ikke medtaget. Rådgivningsne er d.d. sammenlagt på en fælles adresse og socialne er konsolideret fra 8 til 7. I de følgende tabeller er "Andre enheder" ikke inkluderet. 3.1 Institutioner og bydele Tabel 3.2 viser hvordan medarbejderne i institutioner og fordeler sig på bydele. I SOF opererer man ikke selv med en geografisk distriktsinddeling af institutioner. I stedet inddeler man institutionerne efter målgrupper. Ca arbejder på Amager, hvilket gør bydelen til klart den største, målt i antal. Herefter følger Bispebjerg med ca Den bydel, hvor SOF har færrest på det borgernære niveau, er Indre By med 77. Dette skyldes, at ingen af SOFs institutioner er placeret i denne bydel. 8/21

9 Tabel 3.2: Medarbejdere fordelt på borgernære enheder og bydele Bosteder Dag- og døgn institutioner i øvrigt Døgn institutioner for børn og unge Døgn institutioner for fysisk handicappede Døgn institutioner for psykisk handicappede Rådgivnings Social Amager ,994 Bispebjerg ,049 Indre By Nørrebro Valby Vanløse-Brønshøj-Husum Vesterbro-Kgs-Enghave Østerbro Total , ,120 5,307 I alt Tabel 3.3 viser den gennemsnitlige enhedsstørrelse målt i antallet af. Der er stor variation i størrelserne på institutioner og. Eksempelvis varierer gennemsnitsstørrelsen på dag- og døgninstitutioner for fysisk handicappede mellem 170 i Bispebjerg og 32 på Vesterbro-Kgs-Enghave. En del af forklaringen på den store variation skal henføres til det beskedne antal institutioner i hver bydel, som bevirker, at gennemsnittene bliver kraftigt påvirket af enkelte institutioners størrelse. For socialne er der ligeledes stor variation i antallet af. I Vanløse- Brønshøj-Husum og på Nørrebro arbejder flere end 200 i hvert center, mens færre end 80 er beskæftiget på Vesterbro-Kgs-Enghave og i Indre By. På to demografisk sammenlignelige bydele som Nørrebro og Vesterbro-Kgs-Enghave er der altså stor forskel på antallet af i socialne. Tabel 3.3: Gns. Antal fordelt på borgernære enheder og bydele. Bosteder Dag- og døgn institutioner i øvrigt Døgn institutioner for børn og unge Døgn institutioner for fysisk handicappede Døgn institutioner for psykisk handicappede Rådgivnings Social Gennemsnit Amager Bispebjerg Indre By Nørrebro Valby Vanløse-Brønshøj-Husum Vesterbro-Kgs-Enghave Østerbro Total Administration og ledelse En inddeling af medarbejderne efter stillingskategorier muliggør en beregning af administrationsprocenter. Dette er gjort i Tabel % af medarbejderne i SOF er administrative. I Centralforvaltningen er administrationsprocenten over 50 %, mens den er 4 % i institutionerne. På institutionstyperne varierer tallet mellem 2-7 %. I socialne er 36 % af medarbejderne administrative, hvilket delvist kan forklares af, at det er kontoruddannet personale, der varetager udbetalinger til borgere. Størstedelen af de administrative i Centralforvaltningen og på socialne er aflønnet på Hovedkonto 6. Derimod er ingen Hovedkonto 6- ansat i institutionerne. 9/21

10 Tabel 3.4: Medarbejdere fordelt på stillingskategorier og Hovedkonto 6 Enhed heraf fælles Administrative administration (HK6) Andel administrative Andel administrative HK6 Centralforvaltningen % 47% Institutioner/ % 7% Institutioner i alt % 0% Bosteder % 0% Dag- og døgninstitutioner i øvrigt % 0% Døgninstitutioner for børn og unge % 0% Døgninstitutioner for fysisk handicappede % 0% Døgninstitutioner for psykisk handicapped % 0% Rådgivnings % 5% Social % 34% Total ,291 3,620 15% 10% Andre Forvaltnings faglige Note: Administrative er definerede som kontorfunktionærer, sekretærer, akademikere, ledere og chefer. Forvaltningsfaglige er defineret som uuddannede og uddannede pædagoger, plejepersonale, terapeuter, socialrådgivere, psykologer samt rengørings- og køkkenpersonale. Tabel 3.5 viser administrationsprocenter fordelt på bydele. På institutionerne er der generelt små forskelle mellem bydelene. Visse institutionstyper og bydele skiller sig dog ud. I Bispebjerg er ikke registreret nogen administrative på bydelens døgninstitution for psykisk handicappede, mens der på Amagers tre institutioner af samme type er registreret 9 %. I socialne svinger andelen af administrative mellem 29 % på Nørrebro og Vanløse-Brønshøj-Husum, og 45 % i Indre By. Tabel 3.5: Administrationsprocent fordelt på institutioner og bydele Døgn Dag- og døgn institutioner Bosteder institutioner i for børn og øvrigt unge Social Amager 5% 6% 2% 2% 9% 13% 42% Bispebjerg 10% 9% 7% 3% 0% 24% 43% Indre By % Nørrebro - 9% 4% - 6% 29% 29% Valby - 5% 5% 3% % Vanløse-Brønshøj-Husum 3% 5% 6% 2% % Vesterbro-Kgs-Enghave - 6% 8% 0% - 24% 35% Østerbro - 6% 2% 1% 2% - 34% Total 5% 7% 4% 2% 4% 23% 36% Døgn institutioner for fysisk handicappede Døgn institutioner for psykisk handicappede Rådgivnings I Tabel 3.6 ses det, at den overordnede lederandel i SOF er 4 %. Dette kan henføres til en lav lederandel i institutioner og. I Centralforvaltningen er lederandelen 8 %. Man har i SOF haft fokus på de negative effekter af en meget lav lederandel i Centralforvaltningen og iværksat tiltag for at bringe den op. 10/21

11 Tabel 3.6: Lederprocent fordelt på enheder Enhed Lederprocent Centralforvaltningen 8% Institutioner/ 4% Bosteder 3% Dag- og døgninstitutioner i øvrigt 5% Døgninstitutioner for børn og unge 5% Døgninstitutioner for fysisk handicappede 3% Døgninstitutioner for psykisk handicappede 4% Rådgivnings 5% Social 3% Total 4% Note: Ledere er definerede som personer, hvis stillingsbetegnelse indeholder et af følgende ord: leder, direktør, chef, inspektør, ansvarshavende eller forstander. Medarbejdere i Centralforvaltningen og i socialne har deltaget i administrationssurveyen, hvilket muliggør en sammenligning af administrative opgaver i de to enheder. Tabel 3.7 viser andelen af ugentligt tidsforbrug på administrative opgaver blandt de 728 respondenter fra SOF. Både centralt og i socialne bruges en del tid på økonomistyring. Desuden ses det, at selvom størstedelen af sekretariatsbetjeningen bliver foretaget centralt, bruger medarbejderne i socialne i gennemsnit 4 % af deres tid på denne opgave. Tabel 3.7: Pct. af ugentligt timeforbrug fordelt på administrative opgaver Organisatorisk lag Løn og personale Økonomi styring IT opgaver Intern Service Sekretariats betjening Respondenter Centralforvaltningen 11% 14% 6% 8% 21% 314 Social 5% 9% 1% 7% 4% 414 Alle 7% 11% 3% 7% 11% 728 Kilde: Rambøll Management på baggrund af surveydata. 3.3 Opsummering Ud af SOFs ca er knap 90 % placeret i borgernære institutioner og. På institutionerne er administrationsprocenten lav, ca. 4 %. Sammenholdes administrationsprocenten med institutionsstørrelsen ses ingen tydelig sammenhæng mellem størrelse og administration. Ydermere har SOF en lav lederprocent (4 %), og der er ikke tydelige tegn på at større institutioner har en lavere lederprocent. Det er derfor usikkert, om en samling af administration på institutionsniveau vil resultere i en besparelse på området. For socialne er administrationsprocenten 36 % og varierer mellem %. Der er desuden store forskelle i medarbejderantal imellem ne. Dette indikerer, at man bør undersøge nærmere, hvordan disse forskelle kan forklares. I Socialne og i Centralforvaltningen bruger de administrative % af deres tid på økonomistyring. Desuden bruger man i socialne 4 % af tiden på sekretariatsbetjening. 11/21

12 4. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen SUF beskæftiger ca på arbejdspladser indenfor kommunen. Udover dette arbejder ca. 200 på adresser udenfor Københavns Kommune. Som Tabel 4.1 viser, er over 90 % af medarbejderne beskæftiget på institutioner og. 4 % er ansat i hhv. Centralforvaltningen og på pensions- og omsorgskontorerne, mens 1 % er ansat i ældrekontorerne. Halvdelen af medarbejderne er ansat på plejehjem eller dag, mens 24 % er ansat i hjemmeplejen. Kategorien "Andre enheder" indeholder hjælpemiddel, tekniske afdelinger mv. Langt den største del udgøres dog af elever og honorarlønnede, der alle er registreret i Centralforvaltningen. Tabel 4.1: Antal, årsværk og enheder Enhed Medarbejdere Antal enheder Gns. enhedsstørrelse (medarb.) Centralforvaltningen Pensions- og omsorgskontorer Ældrekontorer Institutioner/ 10, Plejehjem/Dag 5, Hjemmepleje 2, Trænings Sundheds Andre enheder 1, I alt 11, Note: Medarbejdere der arbejder på adresser udenfor kommunegrænsen er ikke medtaget. Rådgivningsne er d.d. sammenlagt på en fælles adresse og socialne er konsolideret fra 8 til 7. I de følgende tabeller er "Andre enheder" ikke inkluderet. 4.1 Institutioner og bydele Ca arbejder på lokalkontorer, institutioner og. Tabel 4.2 viser, hvordan disse fordeler sig på enheder og bydele. Bispebjerg/Nørrebro er den bydel, der beskæftiger flest (ca ), hvilket hovedsagligt kan henføres til mange på plejehjem/dag. Indre By/Østerbro og Amager er de mindste bydele, målt i antal ( i hver bydel). Disse bydele har relativt få på plejehjem/dag. Tabel 4.2: Medarbejdere fordelt på borgernære enheder og bydele Pensions- Ældre Plejehjem/ Hjemme og omsorgs kontorer Dag pleje kontorer Amager ,484 Bispebjerg/Nørrebro , ,390 Indre by/østerbro ,425 Vanløse/Brønshøj-Husum , ,827 Vesterbro-Kgs.Enghave/Valby , ,928 I alt ,565 2, ,054 Trænings Sundheds I alt 12/21

13 Tabel 4.3 viser den gennemsnitlige enhedsstørrelse målt i antallet af. Der er stor variation i størrelserne på enhederne. Eksempelvis varierer gennemsnittet for plejehjem/dag mellem 74 i Indre By/Østerbro og 177 på Amager. Der er i gennemsnit 77 ansat på pensions- og omsorgskontorerne, og 12 på ældrekontorerne. Tabel 4.3: Gns. Antal fordelt på borgernære enheder og bydele. Pensionsog omsorgs kontorer Ældre kontorer Plejehjem/ Dag Amager Bispebjerg/Nørrebro Indre by/østerbro Vanløse/Brønshøj-Husum Vesterbro-Kgs.Enghave/Valby I alt Hjemme pleje Trænings Sundheds I alt 4.2 Administration og ledelse En inddeling af medarbejderne efter stillingskategorier muliggør en beregning af administrationsprocenter. Dette er gjort i Tabel % af medarbejderne i SUF er administrative. I Centralforvaltningen er administrationsprocenten på 73 %, mens den varierer mellem % på ældrekontorerne og pensions- og omsorgkontorerne. 7 % af medarbejderne i institutioner/ er administrative. På institutionstyperne varierer tallet mellem 7 % for plejehjem/dag samt hjemmepleje, og % for trænings- og sundheds. Halvdelen af medarbejderne i Centralforvaltningen, eller 65 % af de administrative, er aflønnet på Hovedkonto 6. På ældrekontorerne og pensions- og omsorgkontorerne er 85 % af de administrative aflønnet på Hovedkonto 6. Ingen Hovedkonto 6- er ansat i institutionerne eller ne. Tabel 4.4: Medarbejdere fordelt på stillingskategorier og Hovedkonto 6 Enhed Administrative heraf fælles administration (HK6) Andre Forvaltnings faglige Andel administrative Andel administrative HK6 Centralforvaltningen % 48% Pensions- og omsorgskontorer % 43% Ældrekontorer % 31% Institutioner/ ,609 6,311 7% 0% Plejehjem/Dag ,493 3,709 7% 0% Hjemmepleje ,365 7% 0% Trænings % 0% Sundheds % 0% I alt 1, ,783 6,575 12% 5% Note: Administrative er definerede som kontorfunktionærer, sekretærer, akademikere, ledere og chefer. Forvaltningsfaglige er defineret som uuddannede og uddannede pædagoger, plejepersonale, terapeuter, socialrådgivere, psykologer samt rengørings- og køkkenpersonale. Tabel 4.5 viser administrationsprocenter fordelt på bydele. På institutionerne er der generelt små forskelle mellem bydelene. For plejehjem/dag og plejehjem ligger administrationsprocenten på 6-8 %. På lokalkontorerne varierer administrationsprocenten mere. På pensions- og omsorgskontorerne er andelen af administrative 49 % på Ve- 13/21

14 sterbro-kgs-enghave, mens den er 40 % i Bispebjerg/Nørrebro. På ældrekontorerne er kun 20 % af medarbejderne i Indre By/Østerbro administrative, mens dette gør sig gældende for 48 % af medarbejderne i Bispebjerg/Nørrebro. Tabel 4.5: Administrationsprocent fordelt på enheder og bydele Pensions- og omsorgs Ældre kontorer Plejehjem/ Dag Hjemme pleje Trænings Sundheds kontorer Amager 48% 30% 6% 8% 0% - Bispebjerg/Nørrebro 40% 48% 6% 7% 2% 21% Indre by/østerbro 44% 20% 6% 8% 21% 15% Vanløse/Brønshøj-Husum 44% 25% 8% 6% 0% - Vesterbro-Kgs.Enghave/Valby 49% 39% 6% 6% 6% - I alt 44% 36% 7% 7% 11% 17% I Tabel 4.6 ses det, at den overordnede lederandel i SUF er 5 %. Dette kan henføres til en lav lederandel i institutioner og. I Centralforvaltningen er lederandelen 9 %, mens den er 4 % på pensions- og omsorgskontorerne og 8 % på ældrekontorerne. Kigger man på tværs af bydele ser lederandelen ud til at være stabil på de store enheder plejehjem/dag samt hjemmeplejen. Tabel 4.6: Lederprocentprocent fordelt på enheder og bydele Central Pensions- og forvalt omsorgs Ældre kontorer Plejehjem/ Dag Hjemme pleje Trænings Sundheds ningen kontorer Amager - 5% 0% 5% 5% 0% - 5% Bispebjerg/Nørrebro 9% 2% 6% 5% 3% 2% 4% 5% Indre by/østerbro - 3% 10% 6% 3% 7% 2% 5% Vanløse/Brønshøj-Husum - 5% 13% 6% 4% 4% - 6% Vesterbro-Kgs.Enghave/Valby - 4% 11% 6% 4% 9% - 5% I alt 9% 4% 8% 6% 4% 5% 2% 5% Note: Ledere er definerede som personer, hvis stillingsbetegnelse indeholder et af følgende ord: leder, direktør, chef, inspektør, ansvarshavende eller forstander. I alt Medarbejdere i Centralforvaltningen og på lokalkontorerne har deltaget i administrationssurveyen, hvilket muliggør en sammenligning af administrative opgaver på tværs af enheder. Tabel 3.7 viser andelen af ugentligt tidsforbrug på administrative opgaver blandt de 435 respondenter fra SUF. På pensions- og omsorgskontorerne bruges relativt få timer på administrative opgaver. På ældrekontorerne bruges 25 % af tiden på økonomistyring og 27 % på sekretariatsbetjening. Tabel 4.7: Pct. af ugentligt timeforbrug fordelt på administrative opgaver Enhed Løn og personale Økonomi styring IT opgaver Intern Service Sekretariats betjening Respondenter Centralforvaltningen 16% 11% 7% 5% 41% 170 Pensions- og omsorgskontorer 2% 5% 1% 2% 3% 219 Ældrekontorer 17% 25% 1% 3% 27% 42 Alle respondenter 9% 9% 3% 3% 20% 435 Kilde: Rambøll Management på baggrund af surveydata. 14/21

15 4.3 Opsummering Ud af SUFs ca arbejder 90 % på institutioner og, mens 9 % er ansat i Centralforvaltningen og på lokalkontorerne. Andelen af administrative i institutionerne er på 7 %. Sammenholdes administrationsprocenten med institutionsstørrelsen ses ingen tydelig sammenhæng mellem størrelse og administration. Da der er stor forskel i institutionsstørrelserne, ser det ud til at være begrænset, hvad der kan hentes ved fælles administration. Lederratioerne er ens på tværs af lokalområder for plejehjem og hjemmepleje. Der er dermed ingen indikation af, at omkostningerne kan reduceres ved samme ledelse til flere institutioner. På lokalkontorerne bruges relativt få timer på administration på pensions- og omsorgskontorerne, mens det modsatte er tilfældet på ældrekontorerne. 25 % og 27 % af tiden på ældrekontorerne bliver brugt på hhv. økonomistyring og sekretariatsbetjening. 5. Økonomiforvaltningen Som Tabel 5.1 viser, udgør det samlede antal i ØKF ca Knap 40 % arbejder i borgernære institutioner. Centralforvaltningen udgør 21 % mens Koncernservice beskæftiger 32 % af medarbejderne. 181 (9 %) kan ikke placeres. I de borgernære institutioner er de fleste ansat i Københavns Brandvæsen. Denne enhed udgør således 29 % af den samlede medarbejderstab. Kontaktt og servicene beskæftiger hhv. 3 % og 6 % af medarbejderne. Tabel 5.1: Antal Enhed Medarbejdere Centralforvaltningen 425 Koncern Service 654 Borgernære institutioner 770 KBH's Brandvæsen 594 Kontaktt 54 Service 122 Ikke placeret 181 I alt 2, Administration og ledelse I Tabel 5.2 ses det, at den overordnede lederandel i ØKF er 10 %. Andelen af ledere ligger på 8 % i Koncernservice og 10 % i Centralforvaltningen og de Borgernære Institutioner. I de sidstnævnte er det en lederandel på 12 % i Københavns Brandvæsen, der trækker gennemsnittet op for alle de borgernære institutioner. 15/21

16 Tabel 5.2: Lederprocentprocent fordelt på enheder Enhed Leder ratio Centralforvaltningen 10% Koncern Service 8% Borgernære institutioner 10% Københavns Brandvæsen 12% Kontaktt 4% Service 5% I alt 10% Medarbejdere i Centralforvaltningen, Koncernservice og i servicene har deltaget i surveyen, hvilket muliggør en sammenligning af administrative opgaver på tværs af enheder. Tabel 5.43 viser andelen af ugentligt tidsforbrug på administrative opgaver blandt de 472 respondenter fra ØKF. I Koncernservice bruger medarbejderne 30 % af deres tid på økonomistyring og 37 % på IT-opgaver. Medarbejdere i Centralforvaltningen bruger over halvdelen af deres tid på sekretariatsbetjening, mens 16 % af tiden bruges på denne opgave i servicene. Tabel 5.3: Pct. af ugentligt timeforbrug fordelt på administrative opgaver Enhed Løn og personale Økonomi styring IT opgaver Intern Service Sekretariats betjening Respondenter Centralforvaltningen 6% 8% 3% 4% 54% 218 Koncern Service 6% 30% 37% 9% 8% 156 Service 2% 3% 2% 2% 16% 98 Alle 5% 14% 14% 5% 31% 472 Kilde: Rambøll Management på baggrund af surveydata. Tabel 5.4 viser andelen af det samlede angivne tidsforbrug for hver opgave, fordelt på enheder. Næsten 90 % af det samlede tidsforbrug på IT bliver brugt af i Koncernservice. Det ser dermed ud til, at flytningen af disse opgaver til Koncernservice er lykkedes. Dette er i nogen grad også tilfældet for økonomistyring, hvor godt 70 % af tidsforbruget er angivet af i Koncernservice. På Løn og personale er det derimod i mindre grad lykkedes at flytte opgaven ud af Centralforvaltningen. 52 % af tidsforbruget på denne opgave er angivet af i Centralforvaltningen, som i gennemsnit bruger 6 % af deres tid på løn og personale-opgaver (jf. Tabel 5.3). Tabel 5.4: Pct. af samlet timeforbrug fordelt på administrative opgaver og enheder Enhed Løn og Økonomi Intern Sekretariats IT opgaver Respondenter personale styring Service betjening Centralforvaltningen 52% 26% 9% 34% 81% 218 Koncern Service 38% 71% 88% 56% 8% 156 Service 10% 4% 3% 10% 11% 98 Total 100% 100% 100% 100% 100% 472 Kilde: Rambøll Management på baggrund af surveydata. 16/21

17 5.2 Opsummering Ud af ØKFs ca arbejder ca. 40 % i borgernære institutioner, mens ca. 20 % arbejder i Centralforvaltningen. Koncernservice udgør 32 % af de samlede. ØKF har den højeste lederandel af de forvaltninger (10 %). Dette kan henføres til en lederandel på 12 % i Københavns Brandvæsen og på 10 % i Centralforvaltningen. En sammenligning af tidsforbruget på administrative opgaver mellem enheder muliggør en vurdering af, hvor mange opgaver man har flyttet til Koncernservice. Mens IT-opgaver i høj grad er flyttet til Koncernservice, er dette ikke tilfældet i lige så høj grad for Løn og personale opgaver 6. Samlet opsummering med forslag til indsatsområder Formålet med ovenstående analyse af de fire forvaltninger har været at supplere og udvide den analyse af det administrative område i Københavns Kommune, der hidtil alene har været foretaget med afsæt i Hovedkonto 6-. På baggrund af analysen har det været muligt at identificere en række forskellige karaktertræk i de fire forvaltninger indenfor den administrative område. Træk der i al væsentlighed handler om forskelle på, i hvor høj grad der er foretaget decentralisering af de adm. funktioner helt ud til institutionsniveauet eller ej. Det, at de fire forvaltninger tilsyneladende har valgt forskellige strategier, er væsentligt at være opmærksom på i den forstående konsolidering af visse af de administrative funktioner i kommunen. Med analysen identificeres en række administrative, som ikke har indgået i de forudgående analyser af det administrative område i kommunen. Det anbefales, at disse medarbejdergrupper og deres opgaver dels analyseres nærmere, dels i videst muligt omfang indgår den forestående konsolidering de steder, hvor det giver mening. Med afsæt i de indikationer, der er identificeret, er der udarbejdet en række områder indenfor hver af forvaltningerne, som det anbefales, at et videre arbejde med det administrative område fokuseres omkring. De enkelte indsatsområder fremgår af nedenstående tabel. Forvaltning Indikation BUF Store institutioner anvender færre ressourcer på administration: Lavere adm. procent Lavere lederratio. Store distrikter anvender færre ressourcer på administration Forslag til indsatsområder Kortlægning af administrationsprofiler på store, mellemstore og små institutioner med henblik på: A) fastlæggelse af den mest effektive størrelse og B) Identificering af mulighed for konsolidering af adm. ressourcer mellem dem. Kortlægning af produktionsprofil på distrikterne med afsæt i elevgrundlag, lærersammensætning og af skolernes størrelse med henblik på fastlæggelse af den mest effektive størrelse. 17/21

18 Forvaltning Indikation Forslag til indsatsområder Vurdering af hvorvidt der varestages dobbeltadministration i hhv. distrikterne og skoler/institutioner med afsæt i profilerne for sidstnævnte og ansvars- og opgavebeskrivelserne for distrikterne. Kortlægning af sammensætningen af på det administrative område i centralforvaltningen SOF Administrative opgaver i socialne er relativt omfattende. Medarbejderne anvender relativt set meget tid på økonomistyring og sekretariatsbetjening. Vurdering af sammensætningen af administrative opgaver i socialne med henblik på afklaring af muligheder og begrænsninger ved konsolidering af disse. Vurdering af fordele og ulemper ved den relativt høje grad af administrative i Social- og rådgivningsne. SUF ØKF Mange administrative på decentrale kontorer: Der anvendes relativt meget tid på løn- og personaleopgaver på pensions- og omsorgskontorerne. Der anvendes relativt meget tid på sekretariatsbetjening (og løn- og personaleopgaver) på ældrekontorerne. Overførsel af administrative opgaver til Koncernservice: En stor del af opgaverne indenfor løn og personaleopgaver og til dels økonomistyring er tilsyneladende ikke flyttet til Koncernservice. Vurdering af sammensætningen af løn- og personaleopgaver på pensions- og omsorgskontorerne ifht. konsolidering af disse i centralforvaltningen eller i Koncernservice. Vurdering af sammensætningen af løn- og personaleopgaver på ældrekontorerne ifht. konsolidering af disse i centralforvaltningen eller i Koncernservice. Samlet vurdering af fordele og ulemper ved den generelle decentralisering af adm. ressourcer til institutionsniveauet. Kortlægning af samtlige ressourcer på lønog personaleområdet mhp. afklaring af hvorvidt der er tale om: Opgaver der er knyttet til den fælles HR-funktion Opgaver der ligger indenfor den ramme af opgaver der er overført til Koncernservice Opgaver der vedr. ØKFs generelle forvaltningsopgaver på økonomiområdet (ikke administrative men økonomi/politik). 18/21

19 7. Bilag 1. BUF Dette bilag indeholder BUFs egne opgørelser af tabellerne udarbejdet i nærværende analyse. Da på selvejende institutioner i BUF ikke er opført i lønsystemet, og da BUFs distrikter ikke følger postnummer-inddelingen på samtlige institutioner, kan tallene ikke sammenlignes direkte. Tabel 7.1: Antal fordelt på enheder og stillingskategorier (BUF-data). Distrikter: Sum af Total Stillingskategori Type a (A). Administrative medarbejdea (L). Administrative medarbej d. Forvaltningsfaglige medahovedtotal Procent andel Børnehave 3,70 175, , ,82 Centralkontor 313,86 15,56 369,91 699,32 1,96% Dagpleje 9,16 3,00 551,34 563,50 Distriktscenter 112,83 11,40 505,84 630,08 3,74% Fritidshjem 1,73 55,86 531,23 588,81 Gymnasium 3,42 1,00 65,33 69,75 Integreret 28,30 267, , ,14 KKFO 1,00 15,14 330,96 347,10 Klub 2,97 39,36 231,10 273,42 Koloni 0,50 35,70 36,20 Legepladser 11,25 19,22 30,47 Lukket 1,00 7,27 8,27 Serviceinst. 83,93 6,68 551,74 642,35 Skole 69,21 100, , ,52 Ungdomskole 16,78 10,17 157,66 184,60 Vuggestue 5,23 111, , ,07 #VÆRDI! 0,15 0,21 13,44 13,81 Hovedtotal 652,27 826, , ,24 3,87% 4,90% 91,22% 8,78% Kilde: Børne- og Ungdomsforvaltningen. Tabel 7.2: Antal, årsværk og enheder (BUF-data) Data Type2 Sum af Tæl Sum af Total Sum af Gns_størrelse Vuggestuer/børnehaver ,48 14 Fritidshjem/ungdomsklub ,34 11 Integreret ,54 18 Skole ,52 63 Hovedtotal ,88 21 Kilde: Børne- og Ungdomsforvaltningen. Tabel 7.3: Medarbejdere fordelt på institutioner og bydele (BUF-data) Sum af Total Type2 Distrikt Vuggestuer/børnehavFritidshjem/ungdomskIntegreret Skole Distriktscenter Hovedtotal Indre By 325,27 83,40 555,78 360,70 56, , Amager 718,80 176,69 984,37 705,52 108, , Vesterbro - Kgs. Enghave 371,51 132,24 535,56 406,97 55, , Valby 221,79 127,95 499,64 479,88 70, , Østerbro 545,00 220,25 652,89 551,18 82, , Nørrebro 549,57 158,51 596,93 461,15 86, , Vanløse - Brønshøj - Husum 628,36 187,10 737,36 750,41 104, , Bispebjerg 215,10 119,40 477,86 419,26 64, ,35 Hovedtotal 3.575, , , ,06 630, ,46 Kilde: Børne- og Ungdomsforvaltningen. 19/21

20 Tabel 7.4: Gns. Antal fordelt på institutioner og bydele (BUF-data) Sum af Gns_størrelse Type2 Distrikt Vuggestuer/børnehavFritidshjem/ungdomskIntegreret Skole Distriktscenter Hovedtotal Indre By 10,49 10,42 19,85 60,12 56,88 18, Amager 12,18 8,03 18,57 64,14 108,12 18, Vesterbro - Kgs. Enghave 11,26 12,02 20,60 50,87 55,73 19, Valby 12,32 10,66 18,51 59,98 70,89 21, Østerbro 12,98 12,24 21,76 61,24 82,53 20, Nørrebro 13,74 10,57 20,58 65,88 86,78 20, Vanløse - Brønshøj - Husum 11,86 8,91 18,43 68,22 104,43 19, Bispebjerg 14,34 10,85 16,48 69,88 64,73 20,91 Hovedtotal 12,29 10,22 19,24 62,65 78,76 19,58 Kilde: Børne- og Ungdomsforvaltningen. Tabel 7.5: Administrationsprocent fordelt på bydele (BUF-data) Sum af a (A). Administrative Sum af a (L). Administrative Sum af d. Forvaltningsfaglige Sum af Total Adm pct Adm pct ekskl. Ledere Distrikt Indre By ,44% 2,06% Amager ,02% 1,24% Vesterbro - Kgs. Enghave ,94% 1,56% Valby ,74% 2,20% Østerbro ,56% 1,52% Nørrebro ,10% 1,73% Vanløse - Brønshøj - Husum ,93% 1,13% Bispebjerg ,37% 1,46% Hovedtotal ,89% 1,55% Kilde: Børne- og Ungdomsforvaltningen. Tabel 7.6: Administrationsprocent fordelt på institutioner (BUF-data) Sum af a (A). Administrative Sum af a (L). Administrative Sum af d. Forvaltningsfaglige Sum af Total Adm pct Adm pct ekskl. Ledere Type2 Vuggestuer/børnehaver ,28% 0,25% Fritidshjem/ungdomsklub ,60% 0,47% Integreret ,86% 0,56% Skole ,10% 1,67% Hovedtotal ,28% 0,80% Kilde: Børne- og Ungdomsforvaltningen. Tabel 7.7: Lederprocentprocent fordelt på enheder og bydele (BUF-data) Sum af Lederratio Type2 Distrikt Vuggestuer/børnehavFritidshjem/ungdomskIntegreret Skole Hovedtotal Indre By 7,47% 8,58% 5,54% 3,03% 5,52% Amager 8,19% 12,25% 5,58% 2,11% 5,81% Vesterbro - Kgs. Enghave 6,71% 9,64% 5,74% 2,52% 5,44% Valby 7,66% 7,77% 5,10% 2,11% 4,70% Østerbro 7,51% 8,08% 3,92% 3,03% 5,13% Nørrebro 7,74% 7,85% 4,81% 2,98% 5,52% Vanløse - Brønshøj - Husum 10,05% 10,47% 5,29% 2,14% 5,98% Bispebjerg 7,13% 7,56% 6,74% 1,91% 5,24% Hovedtotal 8,03% 9,15% 5,30% 2,43% 5,48% Kilde: Børne- og Ungdomsforvaltningen. 20/21

21 Tabel 7.8: Medarbejdere i Distrikter ift. Institutioner (BUF-data) Distrikt Antal Medarbejdere pr. inst/skole -pr Indre By 57 23, Amager , Vesterbro - Kgs. Enghave 56 26, Valby 71 19, Østerbro 83 23, Nørrebro 87 20, Vanløse - Brønshøj - Husum , Bispebjerg 65 20,24 Hovedtotal ,51 Kilde: Børne- og Ungdomsforvaltningen. 21/21