Fra ledelsen: Universitetsdirektør Jørgen Honoré, vicedirektør for HR&O Lisbeth Møller.

Transkript

1 KØBENHAVNS UNIVERSITET CSU MØDEREFERAT - FORHÅNDSGODKENDT 13. SEPTEMBER 2013 Forum CSU HR OG ORGANISATION Møde afholdt: 13. september 2013 kl. 12:30 15:00 Sted: Udvalgsværelse 4 Referent: Til stede: Martin Dahl Nielsen Fra ledelsen: Universitetsdirektør Jørgen Honoré, vicedirektør for HR&O Lisbeth Møller. KØBENHAVNS UNIVERSITET NØRREGADE KØBENHAVN K TLF DIR mdni@adm.ku.dk Fra medarbejdersiden: Kristine Ellegaard-Jørgensen (næstformand), Birgitte Wilkens, Signe Møller Johansen, Niels Wollesen, Arne Strøm, Henrijette Sander Nissen, arbejdsmiljørepræsentant Birgita Østeraas og arbejdsmiljørepræsentant Tore Friis. Afbud: Vicedirektør for Campus Service Anders Boe Hauggaard. Desuden deltog Johan Crone og Tommy Sillemann fra CAS (punkt 5.2 og 6.1), samt Karen Boesen fra HR&O, plus Anders Brahm og Eva Wesenberg fra KIT-LEV (punkt 6.2). 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra hhv. sidste ordinære + ekstraordinære CSU-møde Begge referater blev godkendt, med en enkelt navnerettelse i referatet fra 26. august (Ledelses og Projektsekretariatet). God idé med huskelisten (se sidst i referatet).

2 3. Meddelelser 3.1. Siden sidst 1. august startede Lykke Friis i sin nye stilling som prorektor for uddannelse på KU. Uddannelsesområdet er højt prioriteret, ikke kun på KU, men på universitetsområdet i hele landet. Der er især fokus på frafald og på at få gennemførelseshastigheden op. Vi står overfor en kæmpe forandring på området. Anni Søborgs kontrakt er blevet forlænget, så hun fortsat er konstitueret vicedirektør for US. Stillingen som sektionsleder for regnskabssektionen i Koncern-økonomi er blevet overtaget af Tine Mathiesen. Stillingen i CAS som campussupportchef (efter Benny Mulbjerg) har ligeledes været i opslag. Godt ansøgerfelt. Alt tyder på at stillingen snart er besat. FA s AC-tillidsrepræsentanter skal, som noget nyt, også være TR for AC erne på TEO. Tore spurgte til, om der er et beredskab i forhold til forandringerne på ITområdet. Om der er et fuldt overblik. Jørgen Honoré svarede, at det er med i overvejelserne. Desværre kan det stadig gå galt, og det gør det indimellem. Det er vi rigtig kede af. En vigtig faktor her er, at IT-området på KU er gået fra stenalder til det 21. århundrede på meget kort tid, hvilket ofte har givet store udfordringer for de folk der skal arbejde med udviklingen af, og arbejdet med, de nuværende og nye systemer. De gør alt hvad de kan for at der er så få gener som muligt. Alle samarbejdsudvalgsmedlemmer opfordres til at deltage i konferencen for samarbejdsudvalg på KU mandag d. 25. november 2013 kl Formandskabet, samt en del andre CSU-medlemmer har allerede tilmeldt sig. Program er på vej. Der er oprettet et nyt KU-kursus i elementær brandbekæmpelse, som alle FA s medarbejdere opfordres til at overveje. Det er i øvrigt muligt at aftale kurser for hele afdelinger el. lign. SIDE 2 AF 7 4. Økonomi 4.1. Budget status efter Q2, forventninger om økonomi i 2013, samt 4.2. Mundtlig orientering om Finanslov Hele KU skal holde budgettet. VIP-lønforbruget skal gerne op til det budgetterede. TAP-AS-lønforbruget er ved Q2 lidt højere end det budgetterede niveau, hvilket skyldes Akut-jobs. I det nye finanslovsudspil fastholdes kravet om at holde TAP-AS-lønniveauet nede. Alt i alt lader underskuddet til at blive lidt mindre end forventet. Der regnes med et underskud på 120 mio. kr. i stedet for 220 mio. kr. Finanslovsforslaget indeholder ikke de store forandringer for KU. Budgetstabiliteten kan videreføres frem til 2016, da den 3 årige budgetsikkerhed, ift. videreførelse af basis-forskningsbevillingen fra forskningsreserven er

3 forlænget med et år. Nu kender vi den fra dags dato i tre år frem, hvilket er godt. FA budgetterede med et nul, men forventer ved Q2 et underskud på 8,9 mio. kr. Det forventede underskud skyldes en ekstra licensbetaling til Oracle på 4,0 mio. kr., samt meromkostninger i forbindelse med udskydelse af Navision implementeringen. Der er ikke noget alarmerende her. Der regnes fortsat med vækst på 5% om året. Vi regner også med at holde niveauet på indtægtsområdet. FA s budget er reelt set godkendt. Der er så meget efterspørgsel på IT-området, at der muligvis vil blive skruet højere op for udgifterne på området. CSU s medarbejderside ønskede en generel orientering om IT-projekter på KU, på næste CSU-møde, for at høre mere om sammenhængen i projekterne. Kristine kommenterede, at hvis der skrues op for udgifterne på IT-området, og der hyres flere folk ind, så bliver der pladsproblemer i Firkanten. Oveni det, er der også planer om flere folk i US. SIDE 3 AF 7 5. Personaleforhold og personalepolitik 5.1. Lønrunden i FA orientering om opstart Lønrunden i FA er blevet skudt i gang med det årlige kick off møde. Mødet gik godt. Super godt at få mellemlederne med. CSU kunne konstatere at brugervenligheden ikke er optimal. Alle ved at der bliver arbejdet hårdt på at leve op til de mange ønsker, og at alt desværre ikke kan lade sig gøre. Lisbeth foreslog, at få nogen til at vejlede i brugen af data, hvor der er behov for det Rokaden i FA mundtlig status v. Johan Crone (CAS) De nye, midlertidige lokaler for HR Personalejura i Frederiksborggade 18 skulle være klar til indflytning 7. oktober. Gården mellem Museumshuset og Biblioteket lukkes af og bliver indrettet til byggepladsområde i løbet af uge 38. Cykelstativer erstattes med tilsvarende i Magnoliegården. Tore spurgte, om der ville komme et alternativ til de bilparkeringspladser der inddrages, hvor der fx plejer at holde KIT-biler. Johan svarede, at P-pladserne bliver utilgængelige, og må findes andetsteds. Han mente ikke dette er et problem. Tore foreslog at FA s arbejdsmiljøudvalg lavede et arbejdsmiljøtjek i Frederiksborggade 18. CSU bakkede op om idéen. Birgita sagde, at FA s arbejdsmiljørepræsentanter (AMR) ikke er blevet inddraget i tilstrækkelig grad (skyldes muligvis misforståelse om at AMOS

4 og AMR er de samme). FA s AMR skal inddrages, også i forhold til midlertidige lokaler. Henrijette kunne fortælle, at HR Personalejura havde været på besøg i de nye lokaler i dag, og at pladsforholdene var blevet godkendt. Mht. fortrolige samtaler, så kommer de relevante medarbejdere til at have deres egen aflukkede fløj i bygningen. Signe fortalte, at hun havde holdt møde med HR&O s AC ere, hvor der bl.a. blev talt om rokaden fra små til storrumskontorer, og Signe havde lovet at nævne problematikken vedr. fortrolige samtaler. Det blev foreslået på mødet, at man kunne have nogle samtalebobler, både til fortrolige samtaler og små møder. Behovet bør undersøges nærmere. CSU talte om, at der også er et behov for samme andres steder i FA. Jørgen Honoré bad Johan om at kontakte Anni Søborg fra US, vedr. de konkrete behov, da der nok er mange forskellige behov rundt i FA. Signe var ikke helt enig i at der var meget forskellige behov i FA. Hun vidste at det både var i US og HR&O at folk fører fx fortrolige samtaler i kosteskabet o. lign. Birgita foreslog at man fx køber 2-3 samtalebobler, og prøve dem af. Kristine mindede om, at CSU tidligere var blevet lovet, som led i vores handleplaner ifm. den seneste APV, at arbejdsmiljøet i storrumskontorer ville blive indtænkt i bygge- og indretningsplaner. Johan svarede, at de rådgivende arkitekter har lavet et oplæg til netop dette, i ombygningen af Museumsbygningen, som han foreslår at man ser på. CSU roste kommunikationen fra CAS vedr. rokaden i FAnyt. 1 Jørgen Honoré opsummerede: - AMR skal inddrages i FA-projekter fremover. - AMR finder dato til AM-tjek i Frederiksborggade Johan Crone indkaldes til at give en ny status på CSU-mødet 13. december. SIDE 4 AF Socialt kapitel/job på særlige vilkår Jørgen sagde, at målet med KU s beskæftigelsesordning er, at vi tager os af de af vores egne ansatte, der får behov for en beskæftigelsesordning. Vi rekrutterer ikke udefra. Kristine spurgte til hvad sker der når ansættelsesperioden for Akutjob i staten udløber? Jørgen svarede, at statens krav var en ansættelsesperiode på tre måneder for ansatte i akutjobs. KU har i stedet valgt at sige seks måneder. Efter de seks måneder skulle de akutjob-ansatte gerne have en god chance for at kunne komme videre til en anden stilling på KU, via de kontakter og kompetencer, 1 Se fx:

5 samt det KU-kendskab dette job har givet dem. SIDE 5 AF CSU-årshjul Status for hhv. Rokaden i FA og Beredskab i FA rykkes fra november-, til decembermødet. Mødeplanlægning for første halvår af 2014 påbegyndes i oktober. 6. Arbejdsmiljø 6.1. Beredskab i FA Tommy Bøegh Sillemann som er sikkerheds- og beredskabschef på KU, fortalte lidt om sin baggrund som bl.a. ingeniør og brandmand, og om det arbejde der foregår for tiden mht. beredskabsplanlægning på hele KU konkret lige nu som pilotprojekter på SCIENCE og i FA. Det er planen at der oprettes en hjemmeside med bl.a.: instrukser til alle ansatte; Råd og vejledning; forslag til fyraftenseftersyn ; placering af printere og containere; Uddannelse/kurser; og meget andet. En stor del af Tommys arbejde består i øvrigt af (sikkerheds-)koordinering på KU, også med myndigheder osv. hvor gamle kontakter giver en stor fordel. En anden konkret opgave lige nu, er arbejdet med sikkerheden omkring KU Forårsfestival 2014, som er et nyt tiltag. Tommy talte kort om FA s evakueringsplan. Han opfordrer alle FA s medarbejdere til at sætte sig ind i evakueringsplanen, fx ved at læse den korte beskrivelse der findes sammen med de gule/orange veste rundt på gangene. Man er ved at finde ud af hvordan man kan gøre evakueringsplanen mere synlig og lettest muligt tilgængelig, i forhold til at motivere FA s medarbejdere til at sætte sig ind i planen. Kristine foreslog, at en kort, generel præsentation af KU s evakueringskoncept, med fordel kunne indgå i kurset Velkommen på KU, så man i hvert fald når de af de nye medarbejdere, som deltager her. Jørgen foreslog, at Tommy kunne komme igen på CSU s december møde, hvis der er nyt at fortælle på området Projekt Styr på Stress Karen Boesen fra AMOS fortalte at Projekt Styr på Stress udspringer af APV Resultater af måling og efterfølgende undersøgelse på området viste, at man med fordel kunne arbejde med stress gruppevist. Anders Brahm og Eva Wesenberg fra KIT-LEV (sektion under KIT) fortalte om det trivsels-projekt (pilotprojekt for KU) der har kørt i deres sektion, fra november 2012 til august Projektet var en del af et DTUforskningsprojekt, og har været meget lærerigt, både for de involverede DTU-forskere, og for KIT-LEV.

6 Eva og Anders orienterede om en række anbefalinger til justeringer af processen, i forhold til andre enheder på KU, der evt. skal køre samme projekt. Anbefalingerne er givet videre, og CSU tog dem til efterretning. Vigtigste læringspunkter var, at SIDE 6 AF 7 a) det skal være en ledelsesforankret 2 og involverende proces hvor alle kommer i spil, og b) der skal afsættes tid til projektet. Jørgen takkede for en god præsentation og for anbefalingerne. Kristine syntes at det havde været en god diskussion, og foreslog at FA12 fik samme præsentation Mundtlig orientering om Årlig trivsels- og tilfredshedsmåling 2013 KU s ledelse har besluttet at der fremover skal være en årlig trivselsmåling, samt en årlig tilfredshedsmåling af det administrative apparat. Formålet med sidstnævnte er både at forbedre serviceydelserne og samtidig (i forbindelse med kommunikation af resultater m.m.) at fungere som en forventningsafstemning i forhold til hvilke ydelser man som bruger kan forvente, inden for de økonomiske (og andre ressourcebegrænsende) rammer. Trivsels- og tilfredshedsmålingen kører samtidigt i uge 46-49, så man, i denne sammenhæng, kun skal svare på ét spørgeskema. Resultaterne af skemaets to dele behandles dog forskelligt. Spørgeskemaet pilottestes netop nu hos 100 tilfældigt udtrukne KU-medarbejdere. Det er/har været en lang proces. Der er mange der har meninger som skal inddrages. VIP og TAP får ikke helt samme skema, men der er selvfølgelig overlap. Mht. tilfredshedsundersøgelsen, så er der spørgsmål til alle søjler. Man kommer muligvis til at svare ikke relevant til nogle af spørgsmålene. Signe sidder med i en referencegruppe vedr. målingen. Hun tilføjede, at mht. målingens funktion som forventningsafstemning, er det vigtigt at man, efter målingen, italesætter den oplevede service overfor den faktiske service, ud fra nøgletal og lignende facts Spot på arbejdsglæde Signe opsummerede afrapporteringen på projektet, på baggrund af et afsluttende møde med arbejdsgruppen d. 4. september Arbejdsgruppen startede i 2012 med at formulere nogle formål. Ikke alle er indfriet, men vi har gjort os nogle vigtige erfaringer: Det er svært at gøre meget ved arbejdsglæde, men der skal til gengæld ikke meget til at skabe en god stemning. Skal man sætte noget dybere i gang med arbejdsglæde, er det meget vigtigt med engagement, drive og opbakning fra den lokale ledelse. 2 Projektet har også kørt på IKK, med større succes, da ledelsen her var involverede og engagerede fra starten.

7 Det er desværre ikke alle der er lige gode til det. Der er nogle ledere, som har det svært med alt det, der har noget at gøre med trivsel og arbejdsglæde. Det bør være en top-prioritering for ledere, at medarbejderne trives, for det gavner kerneydelserne. Dejligt med jævnlig ros fra topledelsen, hele vejen gennem projektforløbet. Uden den er det meget svært at gøre noget overhovedet. Kristine understregede vigtigheden i, ikke kun ledelsesopbakning, men ledelsesforankring. Vigtigt budskab til ledere på alle niveauer, at der faktisk skal meget lidt til. Lisbeth bakkede fuldt op, og understregede, at det er utroligt hvor lidt der skal til fra os lederes side. Og stor ros til Signe og arbejdsgruppen. Jørgen roste, endnu en gang projektet. Han synes at humøret i FA er blevet bedre. Det er på en måde blevet mere legalt at grine og være glad. Hans eneste kommentar til økonomien var, at det jo var hamrende billigt Jørgen og Lisbeth meldte sig gerne til at sætte rosebøgerne til skue foran kontoret eller lignende. Synes ikke at de bare skal gemmes væk. Flere har også spurgt efter en årlig FA-tøndeslagning. Det kunne fx være i forbindelse med den fredagsbar der ligger tæt på fastelavn. Jørgen sluttede af med at sige, at han tager rapporten med til FA12, og vil gøre sit til, at der opfordres videre ned i systemet, til at gøre noget aktivt. SIDE 7 AF 7 7. Eventuelt Intet til eventuelt. Huskeliste: FA s arbejdsmiljørepræsentanter skal finde en dato til et arbejdsmiljøtjek i Frederiksborggade 18. Johan Crone indkaldes til at give en ny status på CSU s decembermøde. Tommy Sillemann indkaldes til decembermødet (hvis der er nyt). Martin finder informationer om KU Forårsfestival CSU s medarbejderside ønskede en generel orientering om ITprojekter på KU, på næste CSU-møde, for at høre mere om sammenhængen i projekterne. Næste møde er 1.november 2013 kl. 12:30-15:00 denne gang på besøg i International House, Gyldenløvesgade 11.