Procesanalyse. Projektplanlægning. Tidsplan

Transkript

1

2

3 3 Procesanalyse Dette er procesanalysen for gruppe B204 på Informatik studiet ved Den Teknisk- Naturvidenskabelige Basisuddannelse på Aalborg Universitet. Projektet omhandlede Elektroniske Patientjournaler (EPJ). Projektplanlægning Tidsplan Vi har vedlagt tidsplanen for P1 perioden i et Gannt-skema; dette er først sat op senere, og vi har derfor ikke haft skemaet til hjælp under P1. Vi valgte at arbejde med en model og en projekttype som normalt ikke bruges på 1. semester informatik. Dette skabte helt naturligt nogle problemer for gruppen og vejlederne, da ingen af parterne vidste hvordan rapporten og projektet skulle forløbe. Derfor ændrede projektet kurs, og fokus blev ændret mange gange, inden det endelige resultat. Dette havde indvirkninger på stort set alle aspekter af rapporten, herunder tidsplanen, der gentagne gange var nødt til at blive revideret, fordi projektet ikke længere var det samme. Med det mener vi, at hver gang projektet har ændret kurs har det betydet at hele projektet har skullet skrives mere eller mindre om. Projektet ændrede kurs på grund af mange ting, herunder at vejlederne vidste ligeså lidt som os om, hvor projektet skulle ende. De sidste to uger op til projektaflevering, har vi haft meget travlt for at få det hele færdigt, fordi det endelige projekt først blev fastlagt en uge før aflevering. Dette kan også ses af vedlagte tidsplan, der viser hvor lang tid der gik, før vi oprindeligt havde fastsat deadlines for elementer i rapporten, til de faktisk blev færdige til det de skulle være i projektrapporten. Forventninger Vores mål med tidsplanen for P1 var at have en overordnet tidsplan, der havde alle deadlines plottet ind. Under den overordnede tidsplan skulle der være små ugentlige tidsplaner, der i nærmere detaljer beskrev, hvad der skulle ske i den pågældende uge. Vores forventninger var samtidig at lave en god tidsplan, som vi kunne forholde os til, og som var nem at overskue. Gode erfaringer: Vi valgte at skrive vores tidsplan ind i kalenderen på Groupcare ( Samtlige deadlines blev skrevet ind med en lille tekst om, hvad der skulle ske den dag. Fordelen ved Groupcare er, at du kan tilgå den overalt, hvor man har en pc med Internetforbindelse.

4 4 Vi har altid haft adgang til vores filer, da Groupcare aldrig var nede. Dette ved vi, har været et problem de andre år, hvor de grupper, der brugte Basis edb netværk til gemme filerne på, ikke altid havde adgang til filerne, fordi netværket var nede. At gruppen jævnligt gik ind og reviderede og diskuterede tidsplanen, så den passede til projektets status. Dårlige erfaringer: De gode intentioner med at lave små tidsplaner en uges tid frem holdt ikke. De gled ret hurtigt ud. Gruppen snakkede dog jævnligt om, hvad der skulle nås den pågældende dag eller resten af ugen. Planerne blev aldrig noteret nogen steder, og dermed blev de svære at forholde sig til. Holdning blev til tider vi når det nok Hvis den daglige tidsplan endelig blev noteret, var det på tavlen, og 2 timer efter var den slettet, fordi tavlen skulle bruges til noget andet. Vores overordnede tidsplan var meget optimistisk, idet vi forventede, at være færdige med rapporten allerede først i december. Tidsplanen ændrede sig flere gange undervejs i forløbet på grund af projektets ændrede kurs. Gruppen havde regnet med, at kunne bruge Groupcare kalender til tidsplanen. Desværre mente nogen af gruppemedlemmerne, at den ikke var videre overskuelig, da man kun kunne se en måned ad gangen. Et andet problem var, at folk ikke altid kiggede i den, og dermed røg tidsplanen.

5 5 Et tredje minus ved Groupcare er, at man ikke kan tilgå den et sted, hvor man ikke har Internetforbindelse. Forslag til forbedringer Vores ændringsforslag til tidsplanen er at lave et Gannt-skema og holde det opdateret med ændringer for hele tiden, at kunne se hvad der er foregået. Man kunne have en stor kopi hængende i grupperummet og en mindre kopi i sin mappe eller derhjemme. En anden måde at have en synlig tidsplan på kunne være, at hænge en stor halvårskalender op og så notere på den. Være mere realistiske når det gælder fastsættelse af deadlines, og planlægge at bruge mere tid på den indledende planlægning, i stedet for at stå med det hele til sidst i forløbet. Være mere konsekvent når det gælder overholdelse af deadlines: er man ikke færdig, må man bruge en aften på det. Vi kan overordnet sige at de forventninger vi havde til tidsplanen til P1 ikke holdt. Den tidsplan vi fik lavet i starten viste sig ikke at være realistisk og den måtte derfor laves om flere gange. Projektledelse Forventninger Generelt i gruppen var holdningen til projektledelse i P1, at det nok skulle gå. Folk forventede, at gruppen var voksen nok til at diskutere tingene igennem og komme frem til løsninger og kompromiser. Gode erfaringer: Gruppen havde ikke nogen projektleder i løbet af projektet. Det skyldes bl.a., at det aldrig var oppe som en mulighed ved projektets start. Gruppen har fungeret som en samlet projektledelse, der har diskuteret de problemer, der har været omkring projektet. De problemer og utilfredsheder, der har været, er blevet taget op, og diskuteret og fælles løsninger er fundet. Det har dog krævet, at nogen har måttet gå på kompromis ind imellem. Undervejs i projektet valgte vi, at indføre ugens slavepisker/motivator. Denne havde til opgave at sætte arbejdet i gang, når der blev snakket for meget. Da vi valgte at indføre denne funktion, blev der diskuteret meget for og imod. Samtidig var der en masse arbejdsopgaver oppe til diskussion, som slavepiskeren skulle have. Det blev op til den enkelte slavepisker at definere sine egne arbejdsopgaver.

6 6 Når der har skullet uddelegeres arbejdsopgaver, har det ofte været efter først til mølle-princippet eller efter folks interesser. Det har betydet, at man som regel har fået lov til, at arbejde med det område, som man har interesser inden for. Dårlige erfaringer Det har været meget svingende, hvor meget den enkelte har valgt at lægge i rollen. Således er der nogen af slavepiskerne, man stort set ikke har bemærket, mens andre virkelig har lagt kræfter i rollen. Dermed har den ikke altid haft den ønskede effekt. Dette kan skyldes, at gruppen aldrig rigtig fik klarlagt, hvad slavepiskeren egentlig skulle have af arbejdsopgaver. De blev diskuteret, men aldrig nedskrevet i f.eks. samarbejdsaftalen. Først til mølle-princippet har til tider gjort, at man ikke har fået de arbejdsopgaver, man har ønsket. Det har skyldtes, man ikke har været hurtig nok, eller fordi der er andre, der har valgt det givne område. Et andet minus er, at der kan være tendens til, at det er de samme smågrupper, der dannes hver gang. Der bliver ikke kigget på folks stærke og svage sider i projektarbejde, når man bruger først til mølle-princippet. På trods af mange tiltag til en projektdagbog har den i P1 været fraværende. Problemet har været, at der ikke rigtig har været enighed om, hvordan den skulle føres og hvor. Skulle det være et dokument på Groupcare, eller har hver enkelt selv skulle føre dagbog? Forslag til forbedringer En måde at gøre projektledelsen bedre på kan være at give mere faste rammer for forskellige arbejdsområder og funktioner. Det skal nedfældes i en samarbejdsaftale, hvad de forskellige funktioner skal indebære. Det skal besluttes, om det er en person, der igennem hele projektperioden, har den enkelte arbejdsfunktion, eller om den går på skift. Vi foreslår følgende arbejdsfunktioner: Slavepiskerens funktion skal være at svinge pisken over gruppen. Sørge for at snakken i gruppen ikke ryger ud på for lange sidespor. Da det er en lidt negativ rolle vil det derfor være en god idé at lade den gå på tur. Gruppesekretærfunktionen skal sørge for at notere og holde styr på alle noterne. Sekretæren skal lave referater af gruppe- og vejledermøder.

7 7 Sekretæren skal sørge for at holde tidsplanen opdateret, hvis der sker ændringer. Der skal sørges for dagsordner og kontakt til vejlederne. Vi vil foretrække at have en person, som er sekretær igennem hele projektperioden for at sikre en form for ensartethed. Projektlederen skal have det overordnede blik over gruppen, og hvordan det går med projektet. Projektlederen skal sørge for uddelegering af opgaver, hvis man ikke bruger først til mølle-princippet Projektlederens opgave kan også være at sørge for at fordele slavepisker-rollen, og hvis der dukker flere roller op. Det er nok en fordel, at det er den samme person, der er projektleder igennem hele projektet. Projektdagbog: Der er flere måder, man kan lave projektdagbog på. o Vi kunne have en bog liggende i grupperummet, som man så kunne notere bemærkninger til den pågældende dag. Der er dog fare for, at bogen forsvinder i andre papirer, og der ikke bliver skrevet noget ned, fordi man glemmer det. o Gruppesekretæren kunne sørge for at notere lidt hver dag om arbejdet. Faren er her, at det kun bliver gruppesekretærens meninger, der kommer frem. o Hvert enkelt gruppemedlem skal føre sin egen lille projektdagbog. Faren er her igen, at man ikke få skrevet noget. En anden er, at man får skrevet meget personligt, og at dagbogen derfor ikke vil egne sig til at vise til resten af gruppen. Statusmøder: For at sikre at gruppen arbejder i den samme retning og har fælles mål, kunne man afholde nogle statusmøder. De kunne afholdes månedligt, eller når man mener det er nødvendigt. På et statusmøde kan man også samle op på erfaringer med slavepisker, gruppesekretær og projektleder. Samarbejdsaftaler: Den skal være meget mere struktureret, og det vil være en god idé at lade den hænge fremme i grupperummet, så man ikke glemmer de opskrevne punkter. Man kunne også vælge at alle underskriver samarbejdsaftalen, så man kan blive hængt op på punkterne, hvis man ikke overholder dem. Det er også vigtigt at få revideret samarbejdsaftalen, hvis der er punkter som ingen overholder og ting, der bør tilføjes eller fjernes.

8 8 Samarbejde i gruppen Nogle af de forventninger vi havde, var at arbejdsopgaverne skulle fordeles ligeligt, samt folk skulle så vidt muligt arbejde med de områder de havde interesse for. Gode erfaringer: Efter forsøg med forskellige måder at arbejde på fandt vi ud af, at den måde hvor vi var mest effektive, var ved at arbejde i små grupper. Fordelen ved dette er, at der kommer to sæt øjne på papiret. Det vil sige, at man vil opdage flere af de fejl og mangler, der er, eller vil opstå. En anden ting er, at uddelegeringen af opgaverne er gået forholdsvis smertefrit. Så længe der bliver sagt, hvad man gerne vil arbejde med, når opgaverne bliver delt ud. Dårlige erfaringer: Hvis der ikke bliver sagt noget, når der bliver delt opgaver ud, kan det være man ikke kommer til at skrive om det, man helst vil. Vi kan se, at der har været en tendens til, at der blive for faste undergrupper. Det betyder, at man alligevel ikke skriver om det, man gerne vil, men at man går sammen med den anden person/personer, også derefter bliver enige om, hvad der skal skrives om. Vi havde ingen kommunikation på tværs af undergrupper. Det var en stor mangel, da man så ikke var helt sikker på hvad de andre grupper arbejdede med. Man kunne derfor komme til at overlappe hinanden ved at skrive noget, der minder meget om hinanden. Når der blev skrevet noget hver for sig, bar det ofte præg af, at der ikke var arbejdet meget med teksten. Det manglede en gennemlæsning, så man kunne få udryddet de værste stave- og formuleringsfejl. Forslag til forbedringer: Et forslag kunne være, at man laver faste grupper, så man altid ved hvem man skal arbejde med. En anden mulighed er, at man laver en rotationsordning, så alle i gruppen får en chance for at arbejde sammen. Der skal diskuteres, hvad der skal være i de forskellige underpunkter, så undergrupperne ved, hvad de helt nøjagtig skal lave. Det kunne være en god ide, hvis undergrupperne på et møde fremlægger, hvad de er ved at arbejde med. På denne måde kan de andre i gruppen komme med forslag til forbedringer, og man kan holde styr på den røde tråd.

9 9 Samarbejdsaftale: Vi lavede en samarbejdsaftale, med den forventning af at vi skulle bruge den igennem hele projektet. En af de ting som vi regnede med at kunne bruge den til, var til at løse eventuelle uoverensstemmelser. Samtidig med at det var en måde, at få vores forventninger skrevet ned. Gode erfaringer: Det er en god måde at få en indledende diskussion på. Det vil sige, man i den indledende fase, får gruppemedlemmers holdninger og forventninger til projektet frem i lyset. Dårlige erfaringer: Når man har en samarbejdsaftale, skal man huske at anvende den. Hvis man skriver den, men ikke benytter den, får man ikke noget ud af den. Det skal være mere centrale ting den indeholder, ellers bliver den for overfladisk. Hvis vi havde skrevet en skrivevejledning og andre ting, der var nødvendig for at skrive rapporten, havde vi haft større nytte af en samarbejdsaftale. De få og simple ting, som vi havde i vores samarbejdsaftale, blev ikke overholdt. Eksempelvis: møde tider, deltagelse i PE kurser, dagsorden og referat af vejledermøde. Forslag til forbedringer: At man bruger mere tid på at lave en samarbejdsaftale, som alle i gruppen kan stå inde for. Den skal indeholde mere end det, vores gjorde. Jo mere der står, jo større chance er der for, at man forholder sig til den. Dette indebærer dog, at alle i gruppen er oprigtige, ellers vil grundlaget for en samarbejdsaftale falde væk. Det har været rart at have et reference punkt, som man altid har kunnet se tilbage på. Hvis man kommer ud i noget, hvor man ikke lige ved, hvor man er på vej hen, har man en mulighed for at se tilbage på samarbejdsaftalen, og på denne måde komme på rette kurs igen. Man skal være konsekvent over for materiale fra de andre gruppemedlemmer der bærer tydeligt præg af manglende gennemlæsning, og afvise det. Herefter må gruppemedlemmet rette det efter bedste evne, hvorefter det kan sættes til gennemlæsning igen. Møder: Vi ville holde møder, når vi mente, at der var noget at holde møder om. Vi forventede, at alle kom til møderne, og at de generelt kom til tiden.

10 10 Gode erfaringer: Det var som regel alle, der var der til møderne. På denne måde har alle en mulighed for at få indflydelse på, hvad der bliver besluttet. Man vil også undgå en masse diskussioner omkring, hvad der er blevet sagt og besluttet på møderne Alle var gode til at give hinanden konstruktiv kritik, og på denne måde undgik vi at nogen gik rundt og blev sure på hinanden. Sent i forløbet blev vi opmærksomme på, at vi kunne benytte tavlen til møder og til at organisere det videre arbejde. Dårlige erfaringer: Hvis der er nogen, der kommer for sent, eller slet ikke kommer, skal man måske til at gå igennem det hele engang til, da disse måske er af en anden mening. Der er nogen, der ikke siger så meget til møderne. Derfor går man nogle gang glip af de passives mening. Det kan også ske, at de passive måske får trukket noget ned over hoved, som de egentlig ikke er enige i. Vi skal passe på, at vi ikke taler i munden på hinanden til møderne. Der er nogen af os, der skal passe på, at vi ikke afbryder de andre, hvis de er ved at sige noget. En anden ting er, at vi ikke har lavet referat af møderne. Dette kunne have været en stor hjælp til os selv senere i forløbet. Forslag til forbedringer: Det vil være en god ide, at vælge en ordstyrer til møderne. Det kan hjælpe på, at alle kan komme til orde, og at der ikke er nogen, der afbryder. Sørge for, at der bliver udpeget en sekretær, der kan tage referat og holde styr på alle de forskellige papir. Gruppen skal være mere konsekvent med at fortælle dem, der kommer for sent, at det ikke kan accepters. Forventninger: Vores forventninger til hinanden var, at det var mennesker, man kunne arbejde sammen med, og at der også var nogen, man kunne have noget socialt sammen med. Vi havde alle sammen forventninger om, at der ville blive arbejdet mere med materialet og rapporten, end der gjorde i P0 grupper. Gode erfaringer: Alle i gruppen snakker godt sammen, der har ikke været de store konflikter. Det har heller ikke været noget problem for gruppen at arbejde sammen.

11 11 Dårlige erfaringer: Vi har ikke haft så mange sociale aktiviteter, det er dog ikke noget, der har haft så stor en indflydelse på arbejdet i gruppen. Alle har ikke haft de samme forventninger til P1, det har betydet, at vi snakker lidt forbi hinanden nogle gange. Gruppen blev dannet, fordi vi var nogle stykker, der snakkede lidt sammen, og så gik vi sammen som en gruppe. Det er ikke altid det, man skal gå efter, når man laver en gruppe. Engagement i gruppen har været noget svingende i løbet af perioden. Det har givet et skævt forløb. Forslag til forbedringer: At man tænker lidt mere på, hvad man gerne vil have ud af det kommende semester. Det vil sige, at man skal gå efter, hvad man selv mener, der er spændende, og ikke lave grupper efter, at det er nogen, man snakker godt med i Basisbaren. Det er en god ide, at man snakker om ens forventninger inden man danner grupper. På denne måde er der en større chance for, at man kommer i den rigtige gruppe. Kommunikation: Vores forventninger var, at man sagde noget, når man havde noget man gerne ville frem med. At man havde nogle gode diskussioner. Samt at vi var klar til at arbejde med de problemer, der ville opstå. Gode erfaringer: Kommunikationen i gruppen er blevet bedre og bedre. Der var en klar sammenhæng mellem, hvad vi lærte i SLP og udviklingen i kommunikationen. Alle medlemmer i gruppen har haft chancen for at komme til orde. Der er ikke nogen, der er blevet overset. Hvis der har været en, der har været passiv i en diskussion, er der blevet spurgt direkte til den persons meninger. Når vi arbejde hjemmefra brugte vi IRC til at kommunikere med hinanden. Det har været godt at have et samlingssted på Internettet. Efter vi har fået kendskab til kommunikationsdiagrammet, placerede vi bordene langs kanten af grupperummet, det har bevirket at kommunikationen er blevet betydelig bedre. Når man diskuterede, så sad man med ryggen til computerne og andre ting, der virkede som distraktions elementer. Når der så skulle arbejdes, sad man heller ikke og kiggede på de andre. Det var ikke så nemt at komme til at sidde at snakke med sidemanden.

12 12 Figur 1: Bordene som vi stillede dem op efter en SLP-kursusgang Vi valgte at udnævne en person til at holde styr på folk, så det hele ikke gik op i snak. Vi valgte at kalde denne funktion for ugens slavepisker. Det var ikke ondt ment om personen, men titlen beskrev, at det var den person, der stod for, at der blev lavet noget i denne uge. Dårlige erfaringer: Der er nogen i gruppen, der har været lidt for passive i de diskussioner, der har været i gruppen. Det har betydet, at det af og til har været nødvendigt at hive meninger ud af nogle af gruppens medlemmer. Modsat har der også været nogen, der har snakket for meget, hvor det har været nødvendigt at gøre dem opmærksomme på det. Der har også været en blanding af at nogle medlemmer i gruppen, der måske siger tingene på en lidt hård måde, der er modsat også nogen, der tager de nævnte ting for personligt. Bordene i grupperummet har været placeret på en uhensigtsmæssig måde. Vi har ofte haft computere og andre ting på bordene, der blokerede for kommunikationen. Det har været ærgerligt, at vi skulle nå langt hen i projektet før vores samarbejde kom til at virke optimalt. Jo bedre vi lærte hinanden at kende, jo mere bestemt kunne vi være overfor hinanden. Kommunikationen over IRC var ikke altid optimal. Det var svært at få fat på gruppen, så alt skulle aftales på forhånd, så alle vidste hvad de skal lave. Det var meget svært at få aftalt noget via IRC.

13 13 Forslag til forbedringer: Det er vigtigt at bordene er placeret, så kommunikation bliver sat i højsædet. Det er selvfølgelig begrænset af, at computerne fylder en del i et grupperum. Der skal snakkes om, hvordan medlemmerne skal være aktive i diskussionerne samt, hvordan man skal diskutere. Samarbejde med vejleder Generelt Eksperimenter Under vores forsøg med at sætte bordene ud til siden, så vi sad i en cirkel, oplevede vi, at kommunikationen mellem gruppe og vejleder blev meget bedre. Før vi gjorde dette, var der en tendens til, at nogle gruppemedlemmer sad længere væk fra bordene, og dermed var længere væk fra samtalen mellem gruppe og vejleder. Da vi sad i en cirkel, var alle lige og alle kunne se alle. Dette gav en mere flydende kommunikation og de gruppemedlemmer, der var stille før, sagde nu mere. Vi synes, det har fungeret godt, og vi vil helt sikkert tage denne erfaring med til P2. Vejledermøder Vi har ikke forberedt os nok til vejledermøderne, og dette har betydet, at vi ikke har fået så meget ud af møderne, som vi kunne have. Til nogen af møderne aftalte vi med vejlederne at sende det foreløbige skriftlige materiale til dem, så vi kunne snakke om det. Under vejledermøderne var det meget vejlederne, der førte ordet, og os der lyttede. Fra hovedvejlederen gik responsen meget på formuleringer og ordvalg, hvor bivejlederen kom med overordnede kommentarer, der gik på struktur, indhold og forslag til forbedringer. De kommentarer, der kom fra bivejlederen, var dem vi helst ville have, for det var dem vi kunne komme videre med. De hjalp til, at vi fik et klarere billede af, hvor vi var på vej hen, og hvad vi skulle ende med. Samarbejdsaftale Vi har ikke haft en samarbejdsaftale med vejlederne, og det vil vi have til næste projekt. Både for vores skyld, men også for vejledernes, så kan de bedre se, hvad vi forventer af dem, og de kan stille nogle forventninger til os.

14 14 Hovedvejleder Samarbejdet med hovedvejlederen har været præget af stort engagement fra hans side. Han læste altid det tilsendte materiale meget grundigt igennem og kommenterede det. Dette skete på trods af, at han havde vanskeligheder med dansk, og vi var derfor klar over, at det tog lang tid for ham at komme igennem materialet. Vores hovedvejleder mødte altid til tiden, og forsøgte ihærdigt at skabe kontakter for os bl.a. til andre, der er tilknyttet MIBA. Vi valgte et projektoplæg, der ikke var i projektkataloget, og det viste sig at skabe en del problemer. Da gruppedannelsen var ovre, gik vi ud i vores nye grupper og fik at vide, at der ville gå et par dage, inden vi fik at vide, hvilken vejleder vi var blevet tildelt. Da vi havde fået at vide, hvilken vejleder vi havde fået, forventede vi at få et vejledermøde snarest. Vi mødte en af de andre vejledere på gangen foran grupperummene samme dag som gruppedannelsen; han var ved at tage en runde rundt til de grupper, han havde fået tildelt. Vi troede, at vores vejleder ligeledes ville komme rundt til os; dette skete ikke. Vi forsøgte at kontakte vores vejleder pr for at få et møde i stand, da vi var på bar bund. Efter et par dages forgæves venten kontaktede vi den vejleder, der havde fremlagt projektoplægget, for at få noget mere at vide, så vi kunne komme igang med projektet. Svaret fra ham var, at det ikke kunne lade sig gøre, da det var vores vejleders opgave at hjælpe os og ikke hans, samtidig fik vi at vide at vores tildelte vejleder var på ferie og først ville komme hjem engang i den efterkommende uge. Det efterlod os mildest talt en del frustrerede. Vi fik kontakt med vores vejleder i ugen efter, og fastsatte en første mødedag. 10 dage efter gruppedannelsen havde vi det første vejledermøde. På dette møde forventede vi at få et detaljeret oplæg, som lignede de andre projektoplæg, der var i projektkataloget; det fik vi ikke. Vi havde heller ikke det indtryk, at vores vejleder kontaktede den vejleder, der fremsatte projektoplægget, og de tanker den anden vejleder havde gjort sig omkring sit oplæg, kom derfor aldrig os tilgode. At vores vejleder ikke havde været tilstede under fremlæggelsen af projektoplæggene skabte endnu flere problemer, fordi vi skulle bruge tid på at forklare, hvad projektoplægget gik ud på, uden vi egentlig selv var klar over, hvad det var. Vi undrer os over, at man som gruppe skal vente i så lang tid på, at få et møde i stand med vejlederen, ligesom vi undrer os over, at vejlederne tilsyneladende ikke snakker sammen om de projektoplæg, de kommer med. Ligeledes synes vi, det er underligt, at hovedvejlederen ikke sørger for at give besked om, at han ikke er tilstede i de første uger af projektforløbet; eller sender bivejlederen eller en anden vejleder for at fortælle gruppen, hvad der sker og for at hjælpe dem igang. Den vejledning, vi modtog fra hovedvejlederen, mener vi i store træk, er af typen Laissez-faire. Dette var ikke, hvad vi havde forventet, men omvendt fortalte vi

15 15 heller aldrig hovedvejlederen, hvad det var, vi ønskede af ham. Det havde grundlag i, at det tog så lang tid, før vi fik kontakt til ham, og derfor var vi mere indstillede på at gøre tingene selv end at sætte vores lid til hovedvejlederen. Forventninger: Vi havde forventet, at vores hovedvejleder havde haft en ide om, hvad vores projekt gik ud på, da vi havde vores første vejledermøde. Ligeledes havde vi en forventning om, at han ville dukke op i løbet af de første få dage som de andre vejledere. På samme måde forventede vi at få en vejledning, der kunne skubbe os i den rigtige retning, hvis vi kom ud på et sidespor, og at han kunne komme med konstruktive ideer, når vi havde brug for det. Gode erfaringer med hovedvejleder: Han var meget engageret Læste vores tilsendte materiale grundigt i gennem, på trods af sprogvanskeligheder Forsøgte at skabe relevante kontakter til andre tilknyttet MIBA Dårlige erfaringer med hovedvejleder: Kontaktede ikke den vejleder, der fremlagde det projektforslag, som vi valgte Kunne godt have kontaktet os eller lagt en besked om, at han ikke var tilstede i den første uge. Eventuelt kunne bivejlederen være kommet forbi. Kritiserede meget detaljeret, og gik ned i ordvalg, formuleringer og stavefejl. Problemer med at forstå dansk og danske forhold. Vores vejleder mente, der skulle reference på hvad FDF var. Manglen på forståelse hænger nok også sammen med, at vi snakker for hurtigt og måske mumler. Vi savnede opbakning til vores statusseminar, hvor vores vejleder var meget stille. Til statusseminaret gik meget af snakken på vores model, og at opponentvejlederen og opponentgruppen ikke forstod, hvad den gik ud på. Her kunne vi godt have ønsket lidt mere opbakning fra vejlederen til at forklare vores model, og han kunne måske have hjulpet til at få opponentvejlederen og gruppen til at forstå hvad modellen gik ud på. Vi fik fornemmelsen af, at han ikke rigtig var klar over, hvad det var, projektet drejede sig om. Forslag til forbedringer: At vejlederne snakker sammen om, de projektoplæg de fremlægger, specielt hvis det er oplæg, der ikke står i projektkataloget Hvis ikke vejlederen kan komme forbi gruppen indenfor de første par dage, bør

16 16 han sende bivejlederen eller bede en af de andre vejledere om, at komme forbi eller sende en besked. Så ved man som gruppe i det mindste, hvad der foregår. Vores vejleder var englænder, og han kunne derfor have foreslået os at skrive på engelsk og/eller tale engelsk under vejledermøderne. Dette ville sikkert lette forståeligheden for begge parter betydeligt. Vi skal være bedre til at forklare vores forventninger til vejlederne i P2, så de har en chance for at opfylde dem. Bivejleder Generelt set har vi haft et meget udbytterigt samarbejde med vores bivejleder. Han har været god til at give ideer og hjælpe med strukturen. Han havde fra start af en ide om, hvad vi kunne arbejde med, selv da vi ikke vidste, hvilke muligheder der var indenfor EPJ-området. Vores projekt var meget baseret på, hvilke indvirkninger teknologi har på de omkringliggende omgivelser, herunder organisation og patient. Derfor var det rart at have en bivejleder, der lagde meget vægt på dette, og kom med konstruktiv input til, hvad vi kunne gøre for at forbedre disse områder. I dette projekt har vi haft mere glæde af vores bivejleder end vores hovedvejleder, fordi det var bivejlederen, der kom med det input, vi havde brug for til at få styr på projektet og rapporten. Den vejledning vi modtog af bivejlederen var en mellemting mellem proces- og produktvejledningen. Han fik os til at tænke over, hvad det var vi lavede, og hvordan forløbet i rapporten fremgik tydeligt. Forventninger: Vi forventede ikke ret meget af bivejlederen, dog troede vi at han ville lægge meget vægt på humanistiske perspektiver og drage vores kursusgange i KFD ind i projektet; vi mente, det var hovedvejlederen vi ville få mest brug for. Gode erfaringer med bivejleder: Kom med konstruktiv kritik og hjalp os med at få styr på strukturen for vores rapport, så det fremgik tydeligt hvad meningen var med projektet. Tog initiativet de gange hovedvejlederen ikke havde ideer til, hvordan vi kom videre. Dårlige erfaringer med bivejleder: Til de første vejledermøder, hvor bivejlederen deltog, var det som om, han skulle vise hvem det var, der bestemte. Det gjorde, at vi tog afstand til bivejlederen og lukkede af, selvom han senere i mødet kom med gode ting. Til de efterfølgende møder var der dog ikke noget, her fik vi en masse konstruktivt at vide.

17 17 Vores bivejleder kunne godt være kommet forbi efter gruppedannelsen, når nu vores hovedvejleder ikke kunne komme. Forslag til forbedringer: Være knap så overlegen, så gruppen ikke lukker af for de gode ideer. Kontakt mellem hovedvejleder og bivejleder, så man ikke risikerer at en gruppe står uden vejledning i den indledende fase af projektarbejdet. Forbedringer til P2 Vi mener at man generelt skal være meget konsekvent i alt der angår projektarbejdet. Som eksempler herpå nævner vi tidsplan og overholdelse af deadlines, samt i samarbejdsaftaler med vejleder og internt i gruppen. Vi har haft mange problemer med vores tidsplan, der er blevet ændret i takt med at vores projekt ændrede radikal kurs. Vi ved ikke, hvordan man kunne have gjort det bedre, fordi kursændringen i høj grad ikke var noget, vi selv var direkte herre over. Det er vigtigt, at man diskuterer sine forventninger til hinanden og til vejlederne med de andre gruppemedlemmer. Og forsøger at få fastlagt styrker og svagheder i gruppen, så man kan udnytte gruppens ressourcer bedst muligt.

18 18 Vi forventer, at vejlederne til P2 er mere direkte i deres vejledning, og har nogle konkrete ideer til, hvordan vores projekt kan struktureres. At de bidrager med deres erfaringer for at skrive projektarbejde, så de har en ide om, hvordan forløbet er, og at de kommunikerer dette videre til os. Vi vil gerne have vejledere, der kommer med overordnede forslag og ideer, og ikke dvæler ved formuleringer og dårligt ordvalg. Vi skal fortælle vores forventninger til vejlederne, så de har en chance for at opfylde dem. Man skal sørge for at komme væk fra grupperummet og gruppearbejdet engang imellem, ellers kører man sur i det; Man kunne tage ud og bowle eller gå en lang tur. Dannes der nye grupper til P2 finder vi det vigtigt at huske at det ikke er alle erfaringer fra tidligere grupper der direkte kan overføres til den nye gruppe. Man bør dog tilstræbe altid at holde gjorte erfaringer i erindring.

19 19 Bilag 1: Samarbejdsaftale 1. Forudsætter at vi kommer til PE-kurserne og at man selv tager ansvar for SE-kurserne (med forbehold mht. KFD) 2. Møder kl. 8:15 med mindre andet er aftalt (følger tidsplanen), der gives besked ved fravær eller forsinkelse 3. Der arbejdes i grupper af to personer, der så vide muligt sidder i gruppe rummet. 4. Daglige gruppemøder/skemaer/dagsorden 5. En eller to med ansvar for kontakterne, til firmaer osv. 6. En eller to med ansvar for skemaer/dagsorden 7. Referat af vejledermøde 8. Alle skal i fredags bar 9. Aftale om groupcare.dk

20 20 Bilag 2: Tidsplan