Forretningsudvalgsmøde afholdt den 16. september 2010 kl på Forbundskontoret.

Transkript

1 Forretningsudvalgsmøde. ( ) Forretningsudvalgsmøde afholdt den 16. september 2010 kl på Forbundskontoret. Deltagere: Preben Jacobsen Carsten Bjørk Olsen Ole Michèl Keld Jørgensen Frede Kristensen Thorben Meldgaard Mogens Ginnerup-Nielsen Afbud fra: Christel Nielsen Knud Arne Sebens Peter Rønning-Bæk Mødets dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden. 2. Godkendelse af referat fra sidste FU 27. maj Budgetkontrol. Pr. 31. august (Bilag A) 4. Budget (Bilag B følger) 5. Ansøgning om kaution (Bilag C) 5a Ansøgning om juridisk bistand. (Bilag I udleveres på mødet) 6. Ustillingsmateriale (Bilag D følger) 7. Klager over vurderinger (Bilag E) 8. Ny model for Rapport af misligholdte haver. (Bilag F) 9. Administrationsaftalen. Opfølgning 10. Fremtiden 11. Afvikling af HB møder. Opfølgning 12. Partnerskab med kommune/stat 13. Krav ved kloakering. Opfølgning

2 14. Voldgift. 15. Købs og salgsudvalg 16. Skrivebordsgeneralforsamling (Bilag G) Til orientering. 17. Nyt fra Nedsatte udvalg. a. Info-udvalg. b. Kongresudvalg. c. Konsulentudvalg. d. Medlemsundersøgelsesudvalg. e. Organisationsudvalg. f. Redaktionsudvalg. g. Spildevandsudvalg h. Anlægsudvalget i. Købs og salgsudvalget. 18. Kollektiv forsikring, henvendelse vedr. vurdering 19. Tinglysning. Ny vejledning 20. Nye foreninger 21. Retssager 22. Opdatering medlemsoplysninger. Opfølgning 23. Nyt koncept for daghaver. 23a Internationalt/Nordisk Forbund. 24. Løbende sager Københavns Kommune Ishøj Ballerup helårsbeboelse i kolonihaven. Forsikringer Ny deklaration Gladsaxe (Bilag H) De runde haver. 25. Eventuelt

3 Punkt 1. Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen blev godkendt med tilføjelse af et punkt 5 a Ansøgning om juridisk bistand. Punkt 2. Godkendelse ad referat fra sidste FU den 27. maj Referatet blev godkendt. Punkt 3. Budgetkontrol pr. 31. august (Bilag A) Mogens Ginnerup-Nielsen gennemgik det udsendte budgetkontrolnotat. Uanset at der var budgetteret forholdsvis stramt så det ud til, at det lagte budget ville holde. Punkt 4. Budget 2011.(Bilag B) Mogens Ginnerup-Nielsen gennemgik det udsendte informationsbudget for Et par af posterne skulle bearbejdes yderligere, uden at dette ville påvirke det totale billede. Forretningsudvalget godkendte det forelagte informationsbudget med henblik på, at det i færdig form kunne forelægges på Hovedbestyrelsens kommende møde. Punkt 5. Ansøgning om kaution. (Bilag C). Preben Jacobsen forelagde en ansøgning fra H/F Brandhøj om kaution i forbindelse med optagelse af lån til kloakering af haveforeningen i størrelsesordenen 7-8 mill. kr. Han nævnte, at hidtidige praksis havde været, at der kun blev kautioneret i forbindelse med kloakeringer, som var en følge af kommunale krav, hvilket ikke var tilfældet her. Efter drøftelse besluttede forretningsudvalget, at forbundskontoret skulle udarbejde nogle relevante kriterier for vurdering af kautionsansøgninger samt indhente oplysninger fra haveforeningen til brug for anvendelse af disse kriterier. Forretningsudvalget ville herefter kunne tage stilling til den modtagne ansøgning. Punkt 5 a. Ansøgning om juridisk bistand. Preben Jacobsen forelagde en sag, hvor der tilsyneladende ved en fejl på tinglysningskontoret var tinglyst adkomst for en kolonist på en kolonihavelod tilhørende staten. Preben Jacobsen foreslog, at man bad advokat Kramme gå ind i sagen for at få den løst efter kontakt med FødevareErhverv, som var ejer af ejendommen. Forretningsudvalget tiltrådte dette forslag. Punkt 6. Udstillingsmateriale.(Bilag D) Preben Jacobsen præsenterede udkast til tekster til de roll ups, som skulle bruges fremover.

4 Forretningsudvalget godkendte de foreslåede tekster. Forbundskontoret burde stille laminerede skilte med kursusnavn til rådighed for opsætning på den midterste roll up. Udvalget besluttede at der skulle bestilles to fulde sæt af roll ups samt to enkelt roll ups. Punkt 7. Klager over vurderinger.(bilag E) Udvalget drøftede en række forelagte eksempler på vurderinger, hvor forbundets vurderingsregler ikke var anvendt korrekt. Udvalget besluttede på grundlag af de forelagte sager, at forbundet skulle tilskrive de berørte kredse og indskærpe reglerne. Forbundet skulle samtidig orientere de berørte kolonister om, at man havde indskærpet reglernes anvendelse og i øvrigt henvise til muligheden for privat søgsmål. Punkt 8. Ny model for rapport af misligholdte haver. (Bilag F) Preben Jacobsen forelagde en af konsulentudvalget godkendt skabelon til brug for udarbejdelse af vurderinger af haver i sager om misligholdelse. Forretningsudvalget besluttede, at den udarbejdede skabelon kunne forelægges hovedbestyrelsen til godkendelse. Efter godkendelse kunne skabelonen udsendes til foreningerne med et nyhedsbrev, som beskriver den procedure der skal følges, når der rekvireres en konsulentvurdering. Punkt 9. Administrationsaftalen. Opfølgning. Preben Jacobsen redegjorde for forbundskontorets møde med forbundets revisor og skatteretseksperten Christen Amby. Det var deres vurdering, at forbundets administrationsservice var en momspligtig aktivitet, det vil sige at det ville være nødvendigt at foretage en delvis momsregistrering af forbundet. Forretningsudvalget godkendt, at forbundskontoret arbejdede videre med opnåelse af momsregistrering pr.årsskiftet. Punkt 10. Fremtiden. Forretningsudvalget drøftede kort forbundets leje af jord hos staten, og noterede sig herunder, at flere lejekontrakter med DFFE udløber de nærmeste år. Punkt 11 Afvikling af HB-møder. Opfølgning. Forretningsudvalget drøftede kort afviklingen af hovedbestyrelsesmøderne. Punkt 12. Partnerskab med kommune/stat. Preben Jacobsen redegjorde for sine tanker om etablering af et bedre samarbejde med kommunerne i sager vedrørende ulovligt byggeri og ulovligt vinterophold. Der var behov for, at kommunerne engagerede sig i større omfang end hidtil på dette område. Efter drøftelse tilsluttede forretningsudvalget sig, at forbundskontoret kontaktede relevante kommuner med henblik på indgåelse af gensidigt forpligtende aftaler vedrørende de nævnte forhold.

5 Punkt 13. Krav om kloakering. Opfølgning. Forretningsudvalget drøftede konsekvenserne af kloakering, herunder spørgsmålet om ulovligt vinterophold. Udvalget besluttede, at der så vidt muligt skulle tages højde herfor ved udformningen af lejekontrakter og deklarationer fremover. Punkt 14. Voldgift. Preben Jacobsen nævnte muligheden af at etablere en voldgiftsinstitution, således som man har det i en række af de andre europæiske kolonihaveforbund. Voldgiften skulle bygge på en accept fra de involverede parters side og tage sig af sager, som ellers ville kunne ende ved domstolene. Formålet skulle være dels at spare udgifter, dels at få behandlet sagerne hurtigere. Forretningsudvalget tilsluttede sig, at forbundskontoret med indhentelse af rådgivning fra advokat Kramme udarbejdede et oplæg vedrørende en voldgiftsordning. Punkt 15. Købs- og salgsudvalg. Forretningsudvalget drøftede inddragelse af købs- og salgsudvalget i Info-udvalgets arbejde med revision af vurderingsreglerne. Forretningsudvalget tiltrådte Carsten Olsens forslag til dagsorden for det kommende møde i Info-udvalget med deltagelse af købs- og salgsudvalget og forretningsudvalget. Udvalget tilsluttede sig endvidere, at der blev etableret mulighed for via et særligt sted på forbundets hjemmeside at stille spørgsmål vedrørende fortolkning af vurderingsreglerne, som så kunne besvares af Info-udvalget og efterfølgende gøres tilgængelige for vurderingsudvalgenes medlemmer i form af frequently asked questions. Punkt 16. Skrivebordsgeneralforsamling. (Bilag G) Til Orientering: Forretningsudvalget drøftede en henvendelse fra Kreds 4 vedrørende muligheden for at afholde skrivebordsgeneralforsamlinger, hvorved forstås en generalforsamling som typisk afholdes af en advokat, som samtlige aktionærer har bemyndiget dertil gennem en fuldmagt, uden at aktionærerne er til stede. Forretningsudvalget tilkendegav, at udvalget principielt ikke så noget til hinder for afholdelse af den slags generalforsamlinger, hvor de spørgsmål, der var til afgørelse, kunne besvares helt enkelt med et ja eller et nej. Punkt 17. Nyt fra nedsatte udvalg. a. Info-udvalg. Carsten B. Olsen oplyste, at udvalget havde drøftet et introduktionskursus for bestyrelser og herunder overvejet, om udvalget selv kunne afholde sådanne kurser, som kunne få et meget juridisk indhold. Der forekom med mellemrum ønsker om ekstra kurser. Udvalget ville som hidtil bestræbe sig på at

6 imødekomme kredsenes kursusønsker i dette omfang dette var muligt og hensigtsmæssigt. Ole Michèl opfordrede til at udvalget overvejede, om flere kurser kunne lægges tidligt på året. b. Kongresudvalg. Frede Kristensen oplyste, at kongresudvalget forventede at afholde et møde i løbet af efteråret med deltagelse af forbundskontoret. c. Konsulentudvalg. Preben Jacobsen orienterede kort fra udvalgets seneste møde, hvor skabelonen for rapporter i sager om misligholdte haver var blevet godkendt. d. Medlemsundersøgelsesudvalg. Preben Jacobsen nævnte, at grundlaget for udvalgets fortsatte arbejde måtte overvejes. e. Organisationsudvalg. Preben Jacobsen nævnte, at det ikke havde været muligt at afholde et møde i udvalget før hovedbestyrelsesmødet som erstatning for det møde, som var blevet aflyst som følge af stort frafald. Der måtte lægges en mødeplan som sikrede, at udvalget kunne aflevere sit arbejde til hovedbestyrelsen med henblik på drøftelsen på hovedbestyrelsesmødet i april f. Redaktionsudvalg. Preben Jacobsen refererede fra det seneste møde i redaktionsudvalget, hvor det var blevet besluttet at bruge 2011 til at overveje et nyt lay-out for Havebladet. Udvalget ville mødes umiddelbart efter hver udgivelse at Havebladet med henblik på drøftelse af ideer til fornyelse af bladet, som så gradvis kunne indføres. Det var så tanken, at Havebladet med udgangen af 2012 ville fremstå i sin nye form og således at der var en god sammenhæng med den kommunikation som fremover skulle ske via forbundets hjemmeside. g. Spildevandsudvalg Frede Kristensen oplyste, at han forventede at afholde næste møde i udvalget den 27. november. h. Anlægsudvalget Preben Jacobsen nævnte, at det fortsat var tanken, at udvalget skulle behandle alle større anlæg rundt omkring i landet med henblik på at lægge en koordineret

7 linje. Det var et stort problem for forbundet, at man modtog et hav af lokalplanforslag, som ved nærmere eftersyn viste sig ikke at berøre kolonihaveområder overhovedet. i. Købs- og salgsudvalget. Der henvises til drøftelsen under punkt 15. Punkt 18. Kollektiv forsikring, henvendelse vedr. vurdering. Preben Jacobsen nævnte, at der allerede var anmeldt adskillige sager under forsikringen for vurderingsudvalg. Hvis udgifterne til erstatninger blev for store, ville det kunne være et problem at opretholde forsikringen hos Codan. Punkt 19. Tinglysning. Ny vejledning. Preben Jacobsen nævnte en række problemer, som var opstået i forbindelse med det nye tinglysningssystem. Det var vigtigt, at haveforeningerne selv tog vare på deres lejekontrakter og dokumenter, som var tinglyst, idet det digitale tinglysningssystem kun registrerer og opbevare grunddata. Der havde i forbindelse med tingslysning af lån og adkomster vist sig at være problemer med de benyttede havelodsnumre i adskillige tilfælde. Forbundet arbejdede på at udarbejde retningslinjer, som kunne sikre, at det fortsat var muligt for kolonister at opnå banklån ved byggeri. Dette forudsatte, at bankernes interesse i at kunne søge sig fyldestgjort i det pantsatte blev tilgodeset. Punkt 20. Nye foreninger. Kreds 3 og forbundskontoret havde deltaget i en gennemgang med Ishøj kommune af H/F Ishøjgård. Under gennemgangen var kommunen blevet opfordret til at påtage sig sin del af ansvaret med sikring af, at bebyggelsesreglerne blev overholdt. Frede Kristensen oplyste, at udviklingen i H/F Skjoldhøj nu gik den rigtige vej og der var nu udlejet 22 ud af 29 haver. Punkt 21. Retssager. Preben Jacobsen nævnte kort de verserende sager. Punkt 22. Opdatering af medlemsoplysninger. Preben Jacobsen nævnte, at det nye system for indberetning af ændringer i medlemsoplysninger var sat i kraft. Dette var sket helt problemløst, og flere foreninger havde udtrykt tilfredshed med systemet. Flere af forretningsudvalgets medlemmer påpegede, at der var behov for, at man også umiddelbart kunne se havelejernes adresser i systemet, når man foretog opslag som formand.

8 Der blev nævnt et eksempel på, at databasen i medlemssystemet indeholdt gamle oplysninger, som var irrelevante og burde slettes. Punkt 23. Nyt koncept for daghaver. Preben Jacobsen nævnte, at forbundskontoret arbejdede på at få kontakt med Københavns Kommune om muligheden for anlæg af nye daghaver. Punkt 23a International/Nordisk Forbund. Preben Jacobsen oplyste, at der afholdes Kongres i Det Internationale Kolonihaveforbund i august Det var hensigten at invitere Forretningsudvalgets medlemmer til at deltage i Kongressen. Punkt 24. Løbende sager. Københavns Kommune. Ishøj. Ballerup helårsbeboelse i kolonihaven. Forsikringer. Ny deklaration Gladsaxe (Bilag H). Preben Jacobsen redegjorde kort for de igangværende sager. Udvalget blev orienteret om et udkast til ny fælles deklaration for haver på kommunal jord i Gladsaxe kommune, udarbejdet af Kreds 4. Spørgsmålet om en klarere formulering af reglerne vedrørende ophold i vinterhalvåret blev drøftet. Preben Jacobsen refererede fra den netop afholdte Study Session i Burmingham afholdt af Det Internationale kolonihaveforbund. Der havde været tale om nogle meget frugtbare drøftelser, som havde afsløret, at der var mange fælles problemstilling hos de deltagende forbund. Konklusionerne fra mødet i Burmingham ville være grundlaget for arbejdet ved den Internationale Kongres i København i august Punkt 25 Eventuelt. Forretningsudvalgets næste møde blev aftalt til den 6. november kl på Frederikssundsvej. Referent: Mogens Ginnerup-Nielsen