Referat fra ordinært organisationsbestyrelsesmøde den 8. juni 2016 kl

Transkript

1 Albertslund Boligselskab 15. juni 2016 Referat fra ordinært organisationsbestyrelsesmøde den 8. juni 2016 kl Deltagere: Kirsten Mogensen, Hans Holm, Frank Aagaard, Jannie Poulsen, Kurt Andersen, Hans Erik Sølby, Per Mogensen, Michael Sørensen (Medarbejderrep.), 1. suppleant Hans Bindslev, Claus Heje (Albertslund Kommune) Adm.: Afbud: Jacob Kjærgård under punkt 2, Simon Tornø Olesen under punkt 2 4,Lisa Fromsgaard Nielsen under punkt 5 11,Ulrik B. Hoffmeyer, Jeannette Pagh Schüler, Tina Jepsen Karl Neumann, John Christiansen Dagsorden: 1. Godkendelse af referater fra møde den 13. april og den 11. maj Resultatet af kulegravningen af råderetsarbejde: Godkendelse af håndtering af økonomien Budgetkontrol pr. 30. april Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt Evaluering af samarbejdet med BYG Økonomisk orientering om helhedsplaner Orientering om Etagehusene møde med ny bestyrelse, mulig HP2 samt regnskabsafslutning Afd Solhusene Status og godkendelse af honorarramme og kommende arbejder frem til skema A Orientering om fælles containerplads i Damgårdsarealet Byggeskade, MgO-plader godkendelse af reservering af rammebeløb Samlet tilstandsvurdering for afdelingerne på Damgårdsarealet Afslutning af bilagssagen: Godkendelse af fordeling af omkostningerne i sagen vedr. økonomi Ændring af honorar for 1. suppleant i AB s organisationsbestyrelse Forslag til bestyrelsesmødeplan for Formandens orientering Administrationens orientering Opfølgning fra sidste møde Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Punkter til næste møde og kommende møder Næste møde og kommende møder Eventuelt... 20

2 Til drøftelse og beslutning 1. Godkendelse af referater fra møde den 13. april og den 11. maj Bestyrelsen godkendte referaterne fra den 13. april og 11. maj uden ændringer. Kirsten Mogensen foreslå, at referater fremadrettet bliver oplæst og godkendt på mødet, hvilket bestyrelsen godkendte. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen godkender referatet fra det ordinære organisationsbestyrelsesmøde den 13. april 2016 og det ekstraordinære organisationsbestyrelsesmøde den 11. maj Der er kommet følgende ændringsforslag fra Birthe Lauridsen til dagsordensindstillingen i referatet af den 13. april. Vedlægges som bilag. 2. Resultatet af kulegravningen af råderetsarbejde: Godkendelse af håndtering af økonomien Bestyrelsen drøftede resultatet af råderetsarbejdet og tog redegørelsen til efterretning. Bestyrelsen godkendte administrationens indstillinger om håndtering af økonomi og principper for fordeling af tab, samt proces til behandling af råderetsoprydningen i organisationsbestyrelser og afdelingsbestyrelser, inkl. indstillingerne til afdelingsbestyrelserne. Indstilling Administrationen indstiller, at Albertslunds Boligselskabs organisationsbestyrelse godkender: - Den foreslåede håndtering af økonomi og principper for fordeling af tab i relation til de enkelte organisationer og afdelinger. - Den foreslåede proces til behandling af råderetsoprydningen i organisationsbestyrelser og afdelingsbestyrelser, inkl. indstillingerne til afdelingsbestyrelserne. - Tager nedenstående redegørelse for oprydningsarbejdet til efterretning. Beskrivelse BO-VESTs administration orienterede på bestyrelsesmøde nr. 74 afholdt den 19. marts 2014 bestyrelsen om, at der var behov for at omlægge håndteringen af råderetssager. Formålet hermed var, at gøre sagsbehandlingen af råderetssager mere effektiv samt at levere en bedre beboerservice inden for området. Det var forventet, at arbejdet med denne omstrukturering og strømlining skulle foregå over sommeren På bestyrelsesmøde nr. 79 i BO-VEST, afholdt den 3. september 2014, fremlagde administrationen et notat vedr. ovenstående omstrukturering og strømlining af råderetsarbejdet. Af notat-et fremgik, at der under arbejdet med omlægning af Referat fra AB s ordinære organisationsbestyrelsesmøde den 8. juni

3 råderetsarbejdet var fremkommet talrige eksempler på graverende fejl i sagsbehandlingen af råderetssager ikke bare i BO-VESTs tid men også i tiden før. Siden da er der foretaget en gennemgribende gennemgang af alle forbedrings- og råderetssager i alt 3947 sager. Resultatet foreligger nu som nærværende indstilling til Albertslund Boligselskabs organisationsbestyrelse. Det er blevet undersøgt, hvilken indvirkning den fejlagtige sagsbehandling har haft på beboernes, afdelingernes, Albertslund Boligselskabs og BO-VESTs økonomi. Det er ligeledes blevet undersøgt, hvad der helt præcist er vedtaget i de enkelte afdelinger med hensyn til råderetten, samt om der er blevet oprettet en individuel råderetssag, eller om der er oprettet en afdragsordning på et kollektivt finansieret råderetsarbejde. Typiske fejl Fejlene fordeler sig i fem kategorier: 1. Opretningen af lån under den kollektive råderet, herunder lånenes løbetid, rente og afdrag 2. Forvaltning af afdelingstilskud 3. Manglende opkrævning af råderets-sagsbehandlingshonorar 4. Fejl i forbindelse med opkrævning af egenbetaling, såfremt den maksimale pris er overskredet, samt oprettelse af overskridelser som individuelle forbedringer. 5. Mangelfulde og fejlbehæftede beboerbeslutninger Beboerbeslutninger Mange af endnu aktivt benyttede beboerbeslutninger vedr. kollektive forbedringsarbejder og kollektiv råderet er vedtaget, førend den kollektive råderet blev lovfæstet i De resterende er alle med enkelte undtagelser vedtaget kort efter. Den ældste stadigt aktivt benyttede køkkenordning er vedtaget i Mange af afdelingernes ordninger er efter deres oprindelige vedtagelse efterfølgende blevet korrigeret, både mht. tilskud, maksimalpris, afdragsperiode, rente og leverandører. Fælles for mange af ordningerne er, at de ikke afgrænses i tid, antal eller samlet finansieringssum, og der er heller ikke taget aktivt stilling til, hvordan finansieringen skal foregå. Desuden er der kun enkelte afdelinger, der meget præcist beskriver, hvilke arbejder de forventer, et kollektivt moderniserings-/forbedringsarbejde skal indeholde. Tab For hver enkelt afdeling er de økonomiske forhold i forbindelse med råderet gennemgået, og administrationen har vurderet, om der er lidt et tab for beboere, afdeling, organisation eller BO- VEST og - i givet fald foreslået, hvem der skal bære/dække tabet. Jf. afsnittet Økonomi og ressourcer nedenfor. Økonomi og ressourcer De økonomiske konsekvenser af den mangelfulde administration af råderetten samlet set er relativt begrænsede. Det skyldes, at hovedparten af fejlene er konteringsfejl og dermed håndteres ved at tilbageføre tidligere års afskrivninger som korrektioner til tidligere år på kontogruppe 206 og øge aktivernes værdi i balancen på kontogruppe 303. Derudover er der en række omkostninger der afskrives ekstraordinært i afdelingernes regnskaber for 2016 på kontogruppe 126 og som nedbringer aktivernes værdi i balancen på kontogruppe 303. Referat fra AB s ordinære organisationsbestyrelsesmøde den 8. juni

4 Men der er beboere og afdelinger, der i årenes løb har lidt et tab. Hvis tabet skyldes mangelfuld håndtering før , dvs. før BO-VEST blev dannet, dækkes tabet af den pågældende organisation. Hvis fejlen er begået efter dækkes tabet BO-VEST. Der er i Albertslunds Boligselskabs afdelinger ikke konstateret tab, som søges dækket af organisationen. Tabene kan opsummeres således: BO-VEST (på grund af dækning af tab hos enten afd. eller beboere efter ) skal med sikkerhed i regnskabsåret 2016 betale kr og i perioden betale op til kr til den ene afdeling, hvis det ikke efterfølgende bliver muligt at opkræve et eventuelt restbeløb hos tilflyttere i de pågældende lejemål i perioden. Tidsplan Juni 2016 Efterår 2016 Råderetsoprydningen behandles i Albertslund Boligselskabs organisationsbestyrelse. Afdelingsbestyrelserne. Vurdering Det er administrationens vurdering, at den grundige gennemgang af råderetssager har opfanget langt størstedelen af de væsentlige fejl og uhensigtsmæssigheder, der er sket over årene. Forbehold: Til trods for det grundige arbejde med af bringe orden i tidligere råderetssager og stram styring af den fremtidige råderetsbehandling vurderer administrationen, at der bl.a. på grund af manglende dokumentation for beslutninger og udgifter fremover kan komme klager og krav, som det ikke pt. er muligt at tage højde for. Bilag - Råderet i BO-VEST Sammenfatning resultaterne af undersøgelsen, Indstilling vedr. afdeling 3701, Solhusene - Indstilling vedr. afdeling 3708, Nord - Indstilling vedr. afdeling 3710, Kirsebærgården - Indstilling vedr. afdeling 3711, Blommegården - Indstilling vedr. afdeling 3712, Troldnøddegården - Indstilling vedr. afdeling 3713, Capellavænget - Indstilling vedr. afdeling 3714, Miravænget - Indstilling vedr. afdeling 3715, Rigelvænget - Indstilling vedr. afdeling 3716, Eskebuen - Indstilling vedr. afdeling 3717, Rimbuen - Indstilling vedr. afdeling 3718, Oldbuen 3. Budgetkontrol pr. 30. april 2016 Bestyrelsen drøftede og tog budgetkontrollen og oversigt over brug af tillægsydelser til efterretning. Referat fra AB s ordinære organisationsbestyrelsesmøde den 8. juni

5 Indstilling: Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager den fremlagte budgetkontrol og brug af tillægsydelser til efterretning Beskrivelse Budgetkontrol pr. 30. april 2015 viser et estimeret overskud for hele året på kr. For organisationen gør det sig gældende, at der er en god overensstemmelse mellem budgettet og det forventede resultat. Det skal understreges, at der stadig kan ske væsentlige ændringer i året, da opgørelsen kun dækker de første 4 måneder. Bilag - Budgetkontrol pr. 30. april Kommentarer til budgetkontrol pr. 30. april Tillægsydelser pr. 30. april Status for budgetkontroller pr. 30. april Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt Bestyresen fik udleveret notat fra AB s repræsentantskabsmøde den 8. november 2012 vedrørende anvendelse af midler fra dispositionsfond og arbejdskapital i AB. Bestyrelsen tog oversigten over dispositionsfond, trækningsret og kapitaloversigt til efterretning. Indstilling: Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager den fremlagte opgørelse af dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt til efterretning. Bilag: - Opgørelse af dispositionsfond, arbejdskapital og trækningsret Albertslund Boligselskab, pr. 30. april Forklaring til dispositionsfond, trækningsret, arbejdskapital og kapitalforvaltning pr. 30. april Dispositionsfondsudvikling , Albertslund Boligselskab, 30. april Forventet trækningsret pr. 30. april Kapitalrapportering pr. 31.marts Evaluering af samarbejdet med BYG Byggechef Lisa Fromsgaard Nielsen gennemgik processen og de tiltag, der er sket i Byg. Bestyrelsen evaluerede samarbejdet med Byg og vurderede, at det lever op til det, bestyrelsen bad administrationen om på deres møde i Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat fra AB s ordinære organisationsbestyrelsesmøde den 8. juni

6 Beskrivelse: Som opfølgning på en tidligere handlingsplan blev det på AB s repræsentantskabsmøde i november 2015 besluttet, at der på et senere møde skulle evalueres på samarbejdet mellem BYG, beboerdemokratiet og eksterne rådgivere. Som input til bestyrelsens evaluering fortælles her om nogle af de tiltag der er sket i BYG gennem de seneste par år. BYG har i de sidste par år været igennem en større transformationsproces, hvor der undervejs i processen også er inddraget eksterne konsulenter. Formålet har været flerstrenget. Dels med henblik på både at skabe større gennemsigtighed til gavn for medarbejdere og beboerdemokrater i den ofte meget langvarende planlægningsproces og ikke mindst sikre at alle relevante parter i en byggesag bliver involveret på rette tidspunkt. Dels har det været et formål at effektivisere og rationalisere det administrative byggesagsarbejde. Helt konkret har BYG bl.a. udarbejdet en projektmodel, hvor en byggesag inddeles i 10 faser for at bryde en langvarig byggesag ned i mindre, mere overskuelige perioder. Projektmodellen er tillige et digitalt administrativt værktøj for projektlederne, hvor der gemmes best practise, skabeloner og standarder. Som et led i denne udvikling har vi iværksat evalueringer efter hvert faseskift. Evalueringerne foregår ved at byggeudvalget tager en drøftelse af ydelser fra henholdsvis rådgivere, BO- VEST og entreprenører (hvis relevant for den pågældende fase). Desuden drøfter byggeudvalget eget samarbejde. Dette har bl.a. været gennemført i AB Syd i faseskiftet mellem entrepriseudbud og udførelse. For at synliggøre processen i større byggesager og hvilken rolle byggeudvalget samt andre parter har deri, blev der i marts 2015 udgivet en folder Byggeudvalgets rolle og ansvar. Denne folder drøftes altid med et nystartet byggeudvalg. Informationen overfor beboerne i en stor renoveringssag er meget afgørende for beboernes oplevelse af sagen. I den forbindelse har BO-VEST udviklet et koncept for kommunikation og information af beboerne. Konceptet tydeliggør grænsen mellem de eksterne rådgiveres bidrag til beboerinformationen og til BO-VESTs. Samtidig har BO-VEST styrket sin egen indsats på information og kommunikation i byggesager ved at tilføre flere personaleressourcer til opgaven. Som et element i transformationsprocessen er der internt i BO-VEST ligeledes sket flere tiltag for at sikre, at sagerne er på rette vej både teknisk, økonomisk og organisatorisk herunder ikke mindst samarbejdet med byggeudvalgene. Hver 14. dag holder byggechefen og byggeudviklingschefen dialogmøder med den enkelte projektleder, hvor alle sager gennemgås. Det sker for at kvalitetssikre sagsbehandlingen i de pågældende sager samt videreformidle gode råd og erfaringer fra andre sager. Her drøftes naturligvis også samarbejdet med byggeudvalgene. Skulle der være udfordringer i konkrete sager, så er det derfor muligt at agere på baggrund af denne viden. Eksempelvis har BYGs ledelse samt Driften holdt møde med den nye bestyrelse i Etagehusene for nylig, for at drøfte samarbejde fremadrettet og drøfte muligheden for en ny helhedsplan for området. I BO-VEST lægger vi meget stor vægt på, at man både skal være god til at styre de tekniske og økonomiske konsekvenser af en byggesag og at man samtidig også skal være god til at samarbejde og kommunikere med forskellige mennesker. Sagt på en anden måde er det ikke nok at være teknisk faglig dygtig, hvis man ikke også forstår rollen som formidler og mellemled Referat fra AB s ordinære organisationsbestyrelsesmøde den 8. juni

7 mellem rådgivere, entreprenører og myndigheder samt byggeudvalget. Som konsekvens af dette har alle projektledere været på kursus i løbet af 2015 med fokus på projektlederrollens forskellige aspekter. Det er derfor BYGs vurdering, at samarbejdet med beboerdemokratiet og eksterne rådgivere er på vej i den rigtige retning. 6. Økonomisk orientering om helhedsplaner Lisa Fromsgaard Nielsen tilføjede til den økonomiske orientering, at der i helhedsplanen for gårdhavehusene i AB Syd er konstateret, at der mellem loft og tag er konstateret råd og svamp. Der laves en stikprøve på et antal huse, hvorefter der rettes henvendelse til LBF. Bestyrelsen tog den økonomiske status på helhedsplaner til efterretning. Indstilling Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. Bilag Økonomisk status over Helhedsplaner i organisationen 7. Orientering om Etagehusene møde med ny bestyrelse, mulig HP2 samt regnskabsafslutning Lisa Fromsgaard Nielsen orienterede om Etagehusene og oplyste, at administrationen har modtaget meddelelse fra Albertslund Kommune om, at byggeregnskabet alligevel ikke blev behandlet på kommunalbestyrelsesmødet den 7. juni. BO-VEST er i dialog med kommunen, for at få sagen behandlet på kommunalbestyrelsesmødet den 20. juni. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse: Den 28. april blev der afholdt et godt og konstruktivt møde med Etagehusenes nye afdelingsbestyrelse med deltagelse af teknik- og driftschef Jeannette Pagh Schüler, Dennis Malm, driftskonsulent, Jesper Rasmussen, byggeudviklingschef samt Lisa Fomsgaard Nielsen, byggechef. På mødet blev status på igangværende sager drøftet. Desuden blev afdelingens økonomiske situation drøftet, hvor den nye bestyrelse blev introduceret for den økonomiske analyse, der tidligere er forelagt AB s organisationsbestyrelse. Formålet var at sætte den nye bestyrelse ind i afdelingens situation, hvor der på den ene side er behov for forskellige renoveringstiltag, Referat fra AB s ordinære organisationsbestyrelsesmøde den 8. juni

8 mens der på den anden side er en endnu ikke afklaret økonomi som følge af udløb af kapitaldepotet samt den ikke afsluttede helhedsplan. Administrationen fortalte om de indledende meget korte drøftelser med Landsbyggefonden, der i udgangspunktet er optimistiske og konstruktive i forhold til at finde en økonomisk løsning på udløbet af kapitaldepotet i Det er aftalt med Landsbyggefonden, at så snart Albertslund Kommune har godkendt byggeregnskabet (skema C) for helhedsplanen, så findes et mødetidspunkt til drøftelse af afdelingens situation herunder også en drøftelse af de renoveringsbehov som afdelingen står overfor og dermed en drøftelse af om en ny helhedsplan vil være en mulighed. Med hensyn til byggeregnskabet var dette til behandling på kommunalbestyrelsesmødet den 10. maj 2016, hvor der blev stillet spørgsmål fra Enhedslisten. Det blev aftalt, at Enhedslisten skulle stille spørgsmålene skriftligt inden fredag den 13. maj 2016, hvorefter der søges afklaring før punktet kommer til behandling på næste møde den 7. juni Administrationen har fået spørgsmålene tilsendt og er i gang med at besvare disse inden deadline fredag den 27. maj Afd Solhusene Status og godkendelse af honorarramme og kommende arbejder frem til skema A Bestyrelsen tog status til efterretning og godkendte, at der bevilges yderligere kr. til teknisk rådgivning m.v. frem til skema A. Beløbet afholdes af dispositionsfonden og indarbejdes efterfølgende i de støtteberettigede udgifter i skema A. Indstilling: Administrationen indstiller: - at der bevilges yderligere kr. til teknisk rådgivning m.v. frem til skema A, således at det samlede udlæg ved skema A vil udgøre 2,4 mio. kr. Udgiften foreslås afholdt af dispositionsfonden i det udgifterne vil blive indarbejdet i de støtteberettigede udgifter i skema A Beskrivelse Arbejdet med helhedsplanen for Solhusene har frem til nu bestået i udarbejdelse af tilstandsrapporter, tekniske undersøgelser, skitseforslag samt udarbejdelse af forslag til Helhedsplan for afdelingen. Ved afholdelse af afdelingsmøde den 23. februar 2015 bliv tilrettet forslag til helhedsplan godkendt af beboerne. Helhedsplan samt tilhørende økonomi er efterfølgende fremsendt til Landsbyggefonden. Landsbyggefonden har i mail af 22. januar 2016 opfordreret til, at der arbejdes videre med følgende: - Lejlighedsplaner/ sammenlægninger, gennemlyste køkkenalrum. - Tilgængelighedsboliger i blok 2,4,6 i stueetagen skitseres, herunder rampeløsning i gavl/eller til gårdside. - Skitsering af badeværelses renovering. Referat fra AB s ordinære organisationsbestyrelsesmøde den 8. juni

9 - Landskabsplan med fokus på åbenhed i afdelingen herunder: adgangstrapper fra stuelejligheder, belysningsplan, sammenhængen mellem gule og røde blokke, cykelparkering, beplantning, evt. LAR projekt. - Undersøgelse af for højt terræn omkring røde blokke. - Tilretning af økonomi i forhold til støtte berettigelse samt overvejelse om eget bidrag i byggesagen og prioriteringer af private arbejder. For at imødekomme opfordringen fra landsbyggefonden, har administrationen igangsat rådgivende arkitekt Bernd Kjelland med ovenstående arbejder. Afdelingsbestyrelsen bliver løbende inddraget i processen. Det forventes, at et revideret oplæg til helhedsplan, med tilhørende økonomi, kan blive godkendt på et ekstraordinært afdelingsmøde, inden udgangen af Økonomi og ressourcer: Pr. 30. april 2016 var der i alt forbrugt knap 1.9 mio. kr. Samlet er det administrationens vurdering, at udgiften frem til skema A, inklusiv teknisk rådgivning, administration og uforudseelige udgifter vil beløbe sig til 2,4 mio. kr. Det betyder, at der er brug for et yderligere udlæg på kr. Oversigt over forbrugte midler frem til april 2016: Bernd Kjelland, Arkitekt maa. EKJ Rådgivende ingeniører AS BO-VEST byggesagshonorar, aconto Tekniske undersøgelser AB honorar Øvrige udgifter Samlet saldo på byggesagen kr kr kr kr kr kr kr. Oversigt over udgifter frem til skema A: Bernd Kjelland BO-VEST byggesagshonorar Tekniske undersøgelser Honorar for rådgiverudbud Samlet udgifter inkl. Moms Budget kr kr kr kr kr. Vurdering: Af hensyn til at fremme igangsættelse af fremadrettede arbejder foreslås det, at bestyrelsen godkender, at udgifter, i det omfang de ikke kan indgå i den kommende helhedsplan, afholdes af dispositionsfonden. Landsbyggefonden har i deres seneste udmelding fra januar 2015 meddelt, at der er reserveret 52 mio. kr. i støttede lån til helhedsplanen med tilsagn i Fonden opfordrer dog til, at sagen fremmes så der eventuelt kan meddeles tilsagn tidligere. Det er administrationens vurdering, at den samlede helhedsplan inklusiv ustøttede arbejder vil være i størrelsesordenen mio. kr. Referat fra AB s ordinære organisationsbestyrelsesmøde den 8. juni

10 9. Orientering om fælles containerplads i Damgårdsarealet Lisa Fromsgaard Nielsen supplerede indstillingen med følgende: Økonomi: Bestyrelsen har i 2013 givet tilsagn om støtte fra dispositionsfonden på kr Det forventes stadig, at dette beløb er tilstrækkeligt. Fordelingen af udgifterne mellem andels og almene afdelinger er endnu ikke endeligt aftalt. Det gælder både i forhold til etablering og drift af pladsen. Tidsplan: På møde i kommunen den 2. juni 2016, er meddelt, at der alligevel skal søges dispensation for lokalplanen. Det skyldes, at pladsen opføres på fælles friareal. Der fremsendes derfor hurtigst muligt dispensationsansøgning. Imidlertid vil ansøgningen skulle endeligt behandles i kommunalbestyrelsen, hvilket tidligst kan ske til september Det vil derfor ikke længere være praktisk muligt, at pladsen står færdig den 1. oktober Der påregnes derfor tillige søgt dispensation for sortering af affaldet indtil 1. januar 2017, hvor pladsen forventes at kunne stå færdig. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og gjorde opmærksom på, at der skal udarbejdes klare retningslinjer for, hvordan udgifterne mellem andels og almene afdelinger skal fordeles. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse: Efter at kommunen nu har truffet beslutning om affaldsordning, hvor beboerne skal sortere i 7 fraktioner, er projektet om den fælles containerplads i Damgårdsarealet startet op igen. Som orienteret om på bestyrelsesmøde den 26. januar 2015, skal den enkelte husstand nu sortere sit affald i 7 fraktioner (Rest- og bioaffald, papir og pap, plast, metal og glas). Aflevering af det sorterede affald skal ske i nærheden af den enkelte bolig, typisk inden for meter. Afdelingerne i Damgårdsarealet har valgt forskellige måder at gøre dette på. Afdelingerne i Buerne (både almene og andels) har ønsket kun at sortere bio- og restaffald tæt på boligerne, og forsøge at få lov af kommunen til at lave en fælles affaldsø for de resterende fraktioner. Begrundelsen herfor, er bl.a. at det i Buerne er svært at finde egnede pladser, hvor alle 7 fraktioner kan samles. Denne fælles ø placeres så i forbindelse med containergården. Kommunen er trods betænkeligheder med afstandene umiddelbart indstillet på at tillade dette, såfremt det stadig vil være meget tilgængeligt for beboerne at komme af med resterende fraktioner. Kommunen foreslår, at der også etableres en bagindgang til containerpladsen. I forhold til det juridiske omkring sideaktiviteter, har kommunen givet tilladelse til at andelsboligforeningerne kan benytte containerpladsen, så længe der er flere almene afdelinger end andele. Det betyder, at alle andelsboligforeningerne ikke vil kunne tilslutte sig. Følgende almene afdelinger vil fremover benytte sig af containerpladsen: Rim-, Old- og Eskebuen: Restfraktioner, samt storskraldsordning + haveaffald Trold-, Blomme- og Kirsebærgården: Storskraldsordning Referat fra AB s ordinære organisationsbestyrelsesmøde den 8. juni

11 Mira-, Rigel- og Capellavænget: Storskraldsordning + pap + haveaffald Herudover har foreløbigt Antaresvænget (andel) ønsket at bruge pladsen til storskrald. Det påtænkes, at de sidste 5 fraktioner (fælles affaldsø) etableres som delvist nedgravede containere på selve pladsen. Den endelige indretning af pladsen besluttes i samarbejde med udvalgte repræsentanter fra 9-rådet, kommunen og renovationsvæsnet. Det sker med rådgivning fra ingeniørfirmaet Sweco (tidligere Grontmij), som også tidligere har været rådgiver på projektet. 10. Byggeskade, MgO-plader godkendelse af reservering af rammebeløb Bestyrelsen tog status til efterretning og godkendte ansøgning om reservering af rammebeløb på kr. til udskiftning af MgO pladerne. Byggeskade, MgO - plader Afd Capellavænget Afd Miravænget Afd Rigelvænget Indstilling: Administrationen indstiller: - at organisationsbestyrelsen tager status vedrørende MgO udskiftning til efterretning. - at bestyrelsen godkender at der i dispositionsfonden reserveres et rammebeløb på kr., til udskiftning af MgO pladerne i tilfælde af at ikke opnås støtte fra Landsbyggefonden Status Rådgiver Tegnestuen Kegel & Sciera har visuelt gennemgået facaderne og defineret projektomfanget for en fuldstændig udskiftning af MgO pladerne i alle tre afdelinger. Hvilket ligger til grund for deres økonomiske vurdering af opgaven jf. pkt. økonomi. Administrationen har oprettet støtteansøgninger for alle tre afdelinger hos Landsbyggefonden, der som en del af deres behandling af sagerne har meddelt der besigtigelse til den 26. maj Økonomi Økonomisk ramme for udskiftning iht. kalkuleret budget af d (bilag) Realkreditfinansiering Egenfinansiering uden lånoptag Fase 1 udgifter Håndværkerudgifter Teknikerudgifter Projektering, udbud, tilsyn mv Referat fra AB s ordinære organisationsbestyrelsesmøde den 8. juni

12 Øvrige udgifter Stempel, låneomkost., byggeskadefond mv Samlet anlægsudgift Renoveringsstøtte fra Landsbyggefonden Administrationen håber på at få en hurtig udmelding fra Landsbyggefonden vedr. eventuelle støttemuligheder og et muligt tilsagns tidspunkt. Tidsplan MgO - pladerne skal skiftes snarest. Udførelsesperioden er vejrligs afhængig, arbejdet bør derfor udføres i sommer/efterår 2016 eller i løbet af Vurdering Administrationen vurderer, at det er usikkert om Landsbyggefonden vil støtte sagen, i hvilket omfang de vil støtte og hvilke form for støtte der vil kunne komme i betragtning.(om der vil være tale om rent støttede lån eller andre støttemuligheder.) Derfor vurderes det som hensigtsmæssigt, at der i dispositionsfonden allerede nu reserveres et rammebeløb til udskiftning af MgO pladerne. 11. Samlet tilstandsvurdering for afdelingerne på Damgårdsarealet Bestyrelsen tog status vedrørende den samlede tilstandsvurdering for de ni afdelinger på Damgårdsarealet til efterretning. Indstilling: Administrationen indstiller: - at organisationsbestyrelsen tager status vedrørende den samlede tilstandsvurdering for de ni afdelinger til efterretning. Status Rådgiverfirmaet Torkil Laursen har i marts og april måned besigtiget de ni afdelinger. Den 12. maj 2016 modtog vi de færdige rapporter: En samlet tilstandsrapport for Buerne En samlet tilstandsrapport for Gårdene En samlet tilstandsrapport for Vængerne Termograferingsrapporter fra: Rigelvænget 25 Eskebuen 5 Rimbuen 35 Blommegården 15 Kirsebærgården 17 Troldnøddegården 24 Referat fra AB s ordinære organisationsbestyrelsesmøde den 8. juni

13 Som orientering er rapporterne blevet sendt til afdelingsbestyrelserne i de 9 afdelinger. Der hvor det har været muligt, er rapporterne blevet gennemgået ved den årlige markvandring. Administrationen er i samarbejde mellem BYG og drift i gang med at få et samlet overblik over rapporternes konklusioner. For efterfølgende at komme med oplæg til hvordan man skal håndtere det fremtidige vedligeholdelses behov. Vi vil have fokus på følgende: Hvilke renoveringsprojekter, der kan/skal igangsættes i de enkelte afdelinger som byggeprojekter. Hvilke ydelser kan håndteres over Langtidsplaner Hvilke projekter kan det betale sig at udføre i fællesskab mellem afdelingerne Ligger der en synergieffekt/besparelser i samlede entreprisepakker Er der sammenlignelige løsningsforslag Hvornår giver det mening med fællesrådgivning Kan man opnå færre udbud PPV (langtidsplaner) for de 9 afd. tager udgangspunkt i et fælles grundlag Der udarbejdes en samlet vedligeholdelsesstrategi der er til gavn for den fælles drift Der kan udføres huslejesimuleringer med udgangspunkt i rapporternes prissætning. Tidplan Administrationens oplæg til en samlet vedligeholdelsesstrategi, der i første omgang sætter fokus på de byggeprojekter der forventes påbegyndt i 2017, forventes udarbejdet ultimo sep Afslutning af bilagssagen: Godkendelse af fordeling af omkostningerne i sagen vedr. økonomi Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte, at udgifter afholdt i afdeling 3702, Syd og 3704, Etagehusene, i alt kr afholdes af AB s dispositionsfond. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning - at bestyrelsen godkender, at udgifter afholdt i afdeling 3702, Syd, og afdeling 3704, Etagehusene, i alt kr afholdes af AB s dispositionsfond Beskrivelse På baggrund af en mistanke om uregelmæssigheder på Ejendomskontoret beliggende Kanalens Kvarter, omfattende afdelingerne 3702, 3704, VA 55 og VA 66, blev der i september 2010 gennemført en større undersøgelse af forholdende. Resultatet af undersøgelsen blev, at der blev indgivet en politianmeldelse af den pågældende afdelingsleder, og afdelingslederen blev opsagt. Referat fra AB s ordinære organisationsbestyrelsesmøde den 8. juni

14 Undersøgelsen, som blev foretaget af KPMG, omfatter perioden 2008 til oktober Undersøgelsens konklusion er klar og bekræfter, at den pågældende afdelingsleder har foretaget besvigelser i størrelsesordenen t.kr. På baggrund heraf anbefaler undersøgelsen, at der foretages en politianmeldelse af afdelingslederen. Politianmeldelsen er efterfølgende foretaget, men politiet har på baggrund af deres gennemgang af sagen vurderet, at der ikke er grundlag for, at der rejses en sigtelse mod afdelingsleder. Afdelingsleder har efterfølgende via sin faglige organisation rejst en sag mod BO-VEST for uberettiget afskedigelse. Sagen trak ud, men umiddelbart inden udgangen af 2015 blev sagen trukket tilbage. BO-VEST har sammen med selskabets advokat drøftet muligheden for at rejse et civilt søgsmål mod afdelingsleder. Det er vurderingen fra advokat, at procesrisikoen er for stor i forhold til at rejse en sag mod afdelingsleder. BO-VEST har tegnet en professionel ansvarsforsikring (op til én mio. kr.) for at forsikre sig mod denne type sager, men da der ikke er rejst en sag (sigtelse) mod den pågældende afdelingsleder, vil der ikke være dækning fra forsikringen. I konsekvens af ovenstående må sagen betragtes som afsluttet, og det eneste, der herefter udestår, er at få afsluttet den økonomiske side af sagen. BO-VEST har haft udlæg til advokater og revisorer dels til den arbejdsretlige side af sagen og rådgivning om civilt søgsmål, dels til undersøgelse; i alt kr. Afdelingerne har et nettotilgodehavende på: Afdeling AB 3702 Afdeling AB 3704 Afdeling VA 55 Afdeling VA kr kr kr kr. Afdelingernes nettotilgodehavende er et udtryk for undersøgelsens vurdering af besvigelsernes størrelse i de fire afdelinger. Bestyrelsen for BO-VEST behandlede sagen på sit møde den 19. april 2016, hvor de besluttede, at udgifterne afholdt i BO-VEST dækkes af BO-VEST. Baggrunden herfor er, at det er BO-VEST der har igangsat undersøgelserne og derfor også må bære udgiften hertil. Derfor er der i regnskabet for 2015 i BO-VEST udgiftsført det fulde beløb, kr ,-. Udgifterne afholdt i afdelingerne er som ovenfor nævnt et udtryk for besvigelsens størrelse. Da afdelingerne som sådan er uforskyldt i besvigelsen, indstiller administrationen at AB dækker udgiften via organisationens dispositionsfond, i alt kr ,-. Referat fra AB s ordinære organisationsbestyrelsesmøde den 8. juni

15 13. Ændring af honorar for 1. suppleant i AB s organisationsbestyrelse Bestyrelsen godkendte, at honoraret for 1. suppleanten ændres til kr. med øjeblikkelig virkning. Indstilling: FU indstiller: - at bestyrelsen godkender, at honoraret for 1. suppleanten ændret fra til kr. Beskrivelse FU indstiller, at honoraret for 1. suppleanten ændres fra et årlig honorar på kr. til kr. årligt, da 1. suppleanten deltager i alle organisationsbestyrelsesmøder. De øvrige bestyrelsesmedlemmer modtager følgende honorar: Formand kr. Næstformand og FU medlem kr. Bestyrelsesmedlem Forslag til bestyrelsesmødeplan for 2017 Bestyrelsen godkendte mødekalenderen for 2017 med en enkelt ændring, at mødet i september ændres til mandag den 25. september. Indstilling: Administrationen indstiller, - at bestyrelsen godkender mødekalender for 2017 Beskrivelse Administrationen har et ønske om at vende om på rækkefølgen af møderne, så bestyrelsesmøderne i BO-VEST afholdes før møderne i organisationerne. Det skyldes, at en væsentlig del af emnerne på BO-VESTs dagsorden skal behandles i organisationerne efterfølgende, og der med den nuværende rytme kan være op til uger mellem et møde i BO-VEST og de tre organisationer. Møderne i de tre organisationsbestyrelser er lagt i de samme uger, for at sikre den bedst mulige koordinering. Forslag til mødedatoer for AB organisationsbestyrelse i 2017: Organisationsbestyrelsesmøder: 8. februar 15. marts 19. april 27. april (måske) 10. maj (måske) 21. juni 30. august 27. september 6. december Referat fra AB s ordinære organisationsbestyrelsesmøde den 8. juni

16 Repræsentantskabsmøder: 22. maj 9. november Bilag: Mødekalender 2017 (med forbehold for ændringer, da mødekalenderen endnu ikke vedtaget af de øvrige bestyrelser) 15. Formandens orientering - Bestyrelsen evaluerede AB s repræsentantskabsmøde den 11. maj Der var opbakning til, at AB også fremover vælger en dirigent fra enten VA eller Tranemosegård til AB s repræsentantskabsmøder. - Bestyrelsen evaluerede BO-VEST repræsentantskabsmøde den 25. maj 2016 Bestyrelsen godkendte, at der afholdes et temamøde om fleksible kriterier for organisationsbestyrelsen efter sommerferien. Administrationen udsender forslag til dato. - Kirsten Mogensen orienterede om konferenceudvalget til AB s konference den 9. oktober Det blev aftalt, at udvalget fortsætter med Kurt Andersen og Hans Holm. - Det blev besluttet, at der ikke afholdes et nyt temabestyrelsesmøde som opfølgning på temabestyrelsesmøde i januar, men at der på næste møde, vil blive drøftet udkast til ny forretningsorden. - Kirsten Mogensen orienterede om, at FU har drøftet formålet med at have en kommunalog en medarbejderrepræsentant i organisationsbestyrelsen. FU vil på et kommende møde stille forslag om, at både den kommunale repræsentant og medarbejderrepræsentanten udgår af AB s bestyrelse. Claus Heje supplerede med, at han mener, at det er trist, hvis man vælger at fjerne repræsentanterne, med respekterer forslaget. Claus Heje foreslog, at hvis bestyrelsen vedtager ændringen, vil det give god mening, at gøre det samtidig med kommunalvalget næste år, hvilket bestyrelsen var enig i. Den 3. og 4. september er der en konference på Nyborg Stand for organisationsbestyrelser. Kirsten Mogensen opfordrede til at flest mulige deltager. Referat fra AB s ordinære organisationsbestyrelsesmøde den 8. juni

17 - Valg af kontaktperson til afdelingerne Bestyrelsen valgte for 2016/2017 følgende kontaktpersoner til AB s afdelinger: Afdeling Kontaktperson 2015 / 2016 Kontaktperson 2016 / 2017 Solhusene Hans Holm Kirsten Mogensen Syd Karl Neumann Hans Holm Vest Per Mogensen Per Mogensen Etagehusene Kurt Andersen Kurt Andersen Nord Hans Erik Sølby Kirsebærgården Birthe Lauridsen Hans Erik, Frank og Jannie Blommegården Hans Holm Hans Erik, Frank og Jannie Troldnøddegården Kirsten Mogensen Kirsten Mogensen Capellavænget Per Mogensen Per Mogensen Miravænget Rigelvænget Eskebuen Kirsten Mogensen Hans Holm Hans Holm Hans Erik, Frank og Jannie Hans Erik, Frank og Jannie Rimbuen Oldbuen Hans Holm Hans Holm Hans Erik, Frank og Jannie Bestyrelsen tog formandens orientering til efterretning. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager formandens orientering til efterretning. Referat fra AB s ordinære organisationsbestyrelsesmøde den 8. juni

18 Beskrivelse - Evaluering af AB repræsentantskabsmøde den 11. maj Evaluering af BO-VEST konference den 25. maj Temamøde om fleksible kriterier - Konferenceudvalg til AB s konference den 8. oktober Bestyrelsestemamøde - Valg af kontaktperson til afdelingerne 16. Administrationens orientering AB s bestyrelse har tidligere besluttet, at der i forbindelse med helhedsplanerne kan lukkes for ventelisten for at skaffe nok genhusningsboliger. Samtidig gav man administrationen mandat til at åbne og lukke for ventelisten i forhold til behovet. Administrationen vil nu åbne for ventelisten i Syd og lukke for ventelisten i Vest. Bestyrelsen tog administrationens orientering til efterretning. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. Beskrivelse Status på udsættelser Fordelt på organisationer for april og maj VA: 2 udsættelser Tranemosegård: 3 udsættelser AB: 0 udsættelser Status på ledige lejemål for AB Omkostninger til lejeledighed skal efter gældende regler afholdes af boligorganisationens dispositionsfond. Derfor er det væsentligt med særlig opmærksomhed på, hvor der er lejeledighed. Antal ledige lejemål Boliger: 7 Erhvervslejemål: 0 Institutioner: 0 Følgende lejemål giver lejetab: Stjernens Kvarter 2D Lejetab: 1. januar 31. maj 2016 kr ,00 Tomgang pga. skimmelsvamp Kronens Kvarter 15D Lejetab: 1. januar 31. maj 2016 kr ,00 Tomgang pga. skimmelsvamp Klokkens Kvarter 4C Lejetab: 1. januar 31. maj 2016 kr ,00 Tomgang pga. skimmelsvamp Referat fra AB s ordinære organisationsbestyrelsesmøde den 8. juni

19 Mågens Kvarter 11C Lejetab: 1. januar 31. maj 2016 kr ,00 Tomgang pga. skimmelsvamp Lærkens Kvarter 15C Lejetab: 1. januar 31. maj 2016 kr ,00 Tomgang pga. skimmelsvamp Faklens Kvarter 1D Lejetab: 1. januar 31. maj 2016 kr ,00 Tomgang pga. skimmelsvamp Kronens Kvarter 4D Lejetab: 1. april 31. maj 2016 kr ,00 Tomgang pga. skimmelsvamp Orientering om VA og AB s beslutning om kapitaltilførsel til BO-VESTs arbejdskapital Bestyrelsen i BO-VEST godkendte på møde den 14. april 2016, at ansøge de tre boligorganisationer om et kontant tilskud til BO-VEST arbejdskapital på 1,2 mio. kr., som følge af at arbejdskapitalen i BO-VEST er reduceret til 125 t.kr., jf. årsregnskabet for På baggrund heraf har de tre organisationer på ekstraordinære møder i maj 2016 godkendt indstillingen om en samlet kapitaltilførsel på 1,2 mio. kr. Kapitaltilførslen er fordelt efter organisationernes lejemålsenheder og for Albertslund Boligselskab udgør beløbet ,81 kr. som er overført til BO-VEST. Administrationsplatformen En gruppe medarbejdere har siden efteråret 2015 arbejdet på at få administrationsplatformen tilpasset til BO-VESTs systemer. Et omfattende projekt, som nu er ved at være tilendebragt. Helt præcist starter konverteringen dvs. overflytningen - af alt BO-VEST-materiale til den nye IT-platform torsdag den 2. juni og fortsætter frem til søndag den 5. juni. Det betyder også, at BO-VEST lukker for personlig og telefonisk betjening fredag den 3. juni Afdelingsbestyrelser og organisationsbestyrelser er orienteret om dette pr. mail d. 1. juni. 17. Opfølgning fra sidste møde - Hans stillede forslag om, at det drøftes i BO-VEST bestyrelsen, om der i BO-VEST skal laves en tilsvarende forsikringsordning for de omkostninger, der er i forbindelse med at en medarbejder afskediges / vakant stilling, som vi har ved langtidssygdom, da det ofte er en dyr omkostning for de enkelte afdelinger. Bestyrelsen tog aktionslisten til efterretning. Indstilling Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager aktionslisten til efterretning. x Bilag Aktionsliste vedlægges. Referat fra AB s ordinære organisationsbestyrelsesmøde den 8. juni

20 18. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Der er ikke indkommet nogen skriftlige henvendelser 19. Punkter til næste møde og kommende møder - Drøftelse af vedtægter og forslag til ændringer. - Udkast til forretningsorden - Forberedelse af vision i forhold til konferencen. Kirsten Mogensen, Hans Holm og Claus Heje sætter sig sammen inden mødet. 20. Næste møde og kommende møder Organisationsbestyrelsesmøder: 30. august 29. september 25. oktober ekstra møde 7. december Repræsentantskabsmøder: 8. november Konference: Målsætningskonference den 8. oktober på Park Hotel 21. Eventuelt Referat fra AB s ordinære organisationsbestyrelsesmøde den 8. juni