Byrådsindstillinger i Aarhus Kommune - Nulpunktsmåling 2012

Transkript

1 Byrådsindstillinger i - Nulpunktsmåling 1 Formål med nulpunktsmålingen er at vurdere, hvor læsevenlige indstillinger til byrådsmøderne i er. Målingen er gennemført af Danmarks Medie- og Journalisthøjskole. Nulpunktsmålingen bygger på to hoveddele: Byrådspolitikernes vurdering af indstillingernes læsevenlighed. Elektronisk spørgeskema Analyse af materiale til byrådsmødet den 8. februar 1. Måling af lix- tal, længde på indstillingerne mv. Samt beskrivelse af, hvordan økonomital er præsenteret Nulpunktsmålingen følges op af en tilsvarende undersøgelse i begyndelsen af 1. Ud fra en sammenligning af de to målinger kan vi vurdere udbyttet af indsatsen for mere læsevenlige indstillinger, som gennemføres i 1. Spørgeskema til byrådspolitikerne Byrådspolitikerne har givet deres vurdering af indstillinger generelt i et elektronisk spørgeskema. Skemaet blev udsendt til 1 medlemmer af byrådet den 1. januar 1. Tyve medlemmer gennemførte en besvarelse, hvilket giver en svarprocent på 6%. Baggrundsspørgsmål Indledningsvist blev politikerne spurgt om størrelsen på deres byrådsgruppe, da vi antager, at gruppens størrelse har betydning for, hvor lang tid den enkelte politiker bruger på forberedelse til møderne. I den store byrådsgruppe er der bedre mulighed for at uddelegere opgaver, så man ikke skal sætte sig lige godt ind i alle sager. Undersøgelsen ser derfor også på, om der er forskel på politikernes holdning til sprog og længden af indstillinger afhængigt af størrelsen på deres byrådsgruppe. 1

2 Byrådsgruppens størrelse % % 1- medlemmer - 9 medlemmer % 1 eller 9lere medlemmer Figur 1: Størrelse på byrådsgrupperne blandt besvarelserne. En væsentlig del af politikerens arbejde består i at forberede sig til byrådsmøderne. Materialet til møderne kan være i meget omfattende. På spørgsmålet om, hvor længe politikerne bruger på at forberede sig, svarer %, at de bruger mellem og 1 timer på at læse materialet op til et møde. Figur viser endvidere at % bruger mindre end timer på at læse materialet, mens 1% bruger mellem 1 og 1 timer. Timer på forberedelse mellem 1 og 1 timer 1 mellem og 1 timer mindre end timer 1 6 Figur : Byrådsmedlemmernes tidsforbrug på at læse materiale til et møde. Fordelt i procent. I kommentarerne til dette spørgsmål skriver flere politikere, at den tid de bruger på forberedelse varierer meget fra møde til møde. Nogle møder har en meget lang dagsorden og stor læsemængde.

3 Længde og sprog i indstillingerne Politikerne blev spurgt til deres vurdering af indstillingernes længde på en skala fra 1 til - hvor 1 er for langt og er for kort. % svarer, at indstillingerne er for lange (1 eller ). % af politikerne er tilfredse med længden på indstillingerne. Vurdering af indstillingernes længde (for korte) 1 (for lange) 1 1 Figur : Byrådsmedlemmernes vurdering af længde på indstillingerne. Fordelt i procent. Af politikerne, der sidder i en lille eller mellemstor byrådsgruppe er der forholdsvis flere, som mener, at indstillingerne er for lange. 67% svarer 1 eller, mens der blandt politikere fra store byrådsgrupper er 7%, som mener, at indstillingerne er for lange. Når politikerne skal give deres bud på, hvor lange indstillingerne skal være, er der hele %, der ikke ønsker en øvre grænse. De mener længden skal afhænge af indholdets kompleksitet.

4 Maksimale antal sider ingen øvre grænse 1 sider eller mindre ti sider eller mindre syv sider eller mindre fem sider eller mindre 1 1 Figur : Byrådsmedlemmernes anbefaling til maksimal længde af indstillinger. Fordelt i procent. Medlemmer af små byrådsgrupper adskiller sig her fra gennemsnittet, da ingen fra denne gruppe anbefaler at længden frit afhænger af indholdet. Den maksimale anbefalede længde for byrådspolitikere fra små grupper er 1 sider eller mindre. Læsevenligheden er afhængig af sproget i den tekst, der skal læses. En tekst med højt lix- tal tager længere tid at læse og er vanskeligere at forstå. Vi bad politikerne om at vurdere indstillingernes læsevenlighed om de er forståelige og lette at læse. Af svarene er % overvejende uenige i at sproget er forståeligt og let at læse. Af årsager til de svært tilgængelige tekster nævnes: indforstået sprog, forkortelser og teknokratisk fagsprog. Sproget er let at læse 1 (helt uenig) 1 (helt enig) Figur : Byrådsmedlemmernes oplevelse af sproget i indstillingerne. Fordelt i procent.

5 Struktur og tal i indstillingerne Byrådsindstillingerne i er bygget op over en fast struktur. Byrådspolitikerne blev spurgt, om de oplever strukturen er logisk og overskuelig. Svarene er ikke entydige, idet % er helt eller overvejende enige i, at strukturen er logisk og overskuelig, mens % er overvejende uenige. Strukturen er logisk og overskuelig 1 (helt uenig) (helt enig) 1 1 Figur 6: Byrådsmedlemmernes vurdering af strukturen i indstillingerne. Fordelt i procent. Den forskellige oplevelse af strukturen kan skyldes, at nogle politikere har lang erfaring og derfor har vænnet sig til strukturen, mens andre er nyvalgte. Når spørgsmålet gælder den måde tal og økonomi præsenteres på i indstillingerne, er der bred enighed om, at det kan gøres bedre. Af svarene er 6% helt eller overvejende uenige i at tal bliver præsenteret overskueligt og er lette at forstå i indstillingerne. Ingen er helt eller delvist enige i at talmaterialet præsenteres overskueligt.

6 Tal og økonomi er overskueligt præsenteret 1 (helt uenig) 7 1 (helt enig) 1 1 Figur 7: Byrådsmedlemmernes vurdering af tal og økonomi i indstillingerne. Fordelt i procent. Der er et markant ønske om at der arbejdes på en mere overskuelig præsentation af tal og økonomi i indstillingerne. Flere uddyber deres svar med et ønske om mere visualisering fx i form af grafer og diagrammer i stedet for tabeller. Politikerne bliver til sidst spurgt, om indstillingerne giver dem et klart billede af, hvilke positive og negative konsekvenser en beslutning vil få. 6% svarer, at de er helt eller overvejende uenige i at konsekvenserne fremgår klart. En politiker uddyber sin vurdering med kommentaren: Ofte er det svært at læse, hvad de konkrete konsekvenser af en indstilling er de er til tider fordelt over flere sider, skjult som små bemærkninger, fremfor at fremstå klart og tydeligt. Konsekvenser fremgår tydeligt 1 (helt uenig) 1 (helt enig) 1 Figur 8: Byrådsmedlemmernes vurdering af om konsekvenser fremgår i indstillingerne. Fordelt i procent. 6

7 Pointer fra politikernes vurdering Undersøgelsen viser, at der er forskel på politikernes vurdering af materialet til byrådsmøderne. Nogle tendenser er dog fremtrædende: politikere fra den lille byrådsgruppe er mere opsat på at sætte max- længde der er delte holdninger til, om strukturen er god eller dårlig talmateriale skal præsenteres mere visuelt sproget er svært at læse og forstå konsekvenser af en beslutning fremgår ikke klart. I det følgende har vi undersøgt materialet til byrådsmødet den 8. februar 1. Mødet var det sidste møde inden overgik til papirfri byrådsmøder. Antallet af sager var repræsentativt altså ikke et særligt kort eller langt møde. Materiale til byrådsmødet den 8. februar 1 På byrådsmødet var der 6 sager på dagsorden. Samlet var der 11 siders indstillinger og 1.7 siders bilag fordelt på 71 bilag. Indstillingernes længde over 1 sider 6-1 sider 6 1- sider Figur 9: Antal indstillinger sorteret ud fra længde (byrådsmøde den 8/- 1). Figur 9 viser, at de fleste indstillinger til mødet er på 1- sider (6%). Der er tre indstillinger over ti sider til mødet den 8/- 1. Det svarer til 1%. 7

8 Antal bilag per sag mere end bilag 1- bilag 16 o Figur 1: Antal bilag per sag (byrådsmøde den 8/- 1). Figur 1 viser, at der er stor forskel på antallet af bilag til de enkelte sager på mødet. De fleste sager (6%) har 1- bilag. Mange bilag til et dagsordenspunkt gør det mere komplekst at få overblik over sagen. Sider bilag per sag over 1 sider 1-1 sider 1- sider - sider Figur 11: Antal sager sorteret ud fra bilags- længden (byrådsmøde den 8/- 1). Figur 11 viser, hvor mange siders bilag, der er til sagerne på mødet. De fleste sager (8%) har - siders bilag. Enkelte sager har over 1 siders bilag. Det samlede billede viser, at et mindre antal sager skiller sig ud med meget lange indstillinger, mange bilag og et stort antal sider i bilagene. Det stiller store krav til, hvordan byrådsmaterialet præsenteres. Til mødet den 8/- 1 er der ikke en fast logik i navngivning eller rækkefølge i bilagene. Hvis indstillinger og bilag navngives, så læseren allerede i oversigten kan danne sig et overblik, vil det styrke formidlingen. 8

9 Lix Det følgende er en præsentation af lix- tal i de indstillinger, som byrådet behandlede på mødet den 8. februar 1. LIX er en forkortelse for læsbarhedsindeks, der er en skala, som giver et mål for en teksts læsbarhed. Lix- tallet udregnes som det gennemsnitlige antal ord per helsætning, plus procentdelen af lange ord, altså ord der er over seks bogstaver. Jo større lixtallet altså er, desto sværere regnes teksten for at være. Et lavt lixtal giver ingen garanti for at teksten er letlæselig. Udregningen tager bl.a. ikke hensyn til hvordan teksten er bygget op (sætningskonstruktioner, ræsonnementer), andel af fremmedord og læserens baggrundsviden. < + Meget svær, faglitteratur på akademisk niveau, lovtekster. - Svær, fx faglige bøger, populærvidenskabelige værker, akademiske udgivelser. - Middel, fx dagblade og tidsskrifter. - Let for øvede læsere, fx ugebladslitteratur og skønlitteratur for voksne > Let tekst for alle læsere, fx børnelitteratur LIX i indstillingerne > < Figur 1: Lix- tal for 1 indstillinger på byrådsmødet den 8. februar 1. Figur 1 viser, at 6% af indstillingerne har et lix- tal, der ligger over. Det svarer til en læsbarhed der er meget svær, fx lovtekster eller faglitteratur på akademisk niveau. De syv indstillinger med et lix- tal mellem og svarer til %. Kun én indstilling har et lix- tal mellem og - det svarer til en tekst for letøvede læsere (fx ugebladslitteratur og skønlitteratur for voksne). Det gennemsnitlige lix- tal for alle indstillingerne er 9 altså i kategorien meget svær. 9

10 Præsentation af økonomital Af materialet til byrådsmødet den 8/- 1 er der fire af de 6 indstillinger, der indeholder omfattende talmateriale. De fire indstillinger indeholder alle tabeller. I ingen af indstillingerne er talmaterialet visualiseret. Karen Tambo Danmarks Medie- og Journalisthøjskole, maj 1 1