Bilag 1 Beskrivelse af Nyt Fælles Bibliotekssystem - Løsningsbeskrivelse

Transkript

1 Bilag 1 Beskrivelse af Nyt Fælles Bibliotekssystem - Løsningsbeskrivelse Baggrund 94 kommuner har tilmeldt sig som interesserede og finansieret arbejdet med at udarbejde kravspecifikationen til et nyt bibliotekssystem. KOMBIT har faciliteret kravarbejdet, som har haft deltagelse af ca. 40 kommuner repræsenterende både skole- og folkebiblioteker. Bibliotekssystemet skal ikke ses som den fulde it-understøttelse af bibliotekernes arbejde, men derimod omfatter bibliotekssystemet de mest centrale administrative arbejdsgange omkring fysiske ressourcer og simple netbaserede ressourcer, grupperet omkring hovedprocesserne Materialeanskaffelse og Materialetransaktion, samt støtteprocesser. Nyt bibliotekssystem skal understøtte både folke- og skolebiblioteker. Erfaringer fra de kommuner der har investeret i fælles systemer til begge biblioteksområder har vist at det giver god mening at arbejde i samme systemer, om end systemerne skal opsættes således at folke- og skolebiblioteker i en kommune kan have forskellige indstillinger (ex låneperioder) og være koblet til forskellige eksterne systemer (ex at skolebiblioteket er koblet op mod deres CfU, og folkebiblioteket mod VIP og BOB databaserne for fjernlånsbestilling). I modsætning til en klassisk systemanskaffelse, hvor et samlet system ønskes, er det nødvendigt at tænke på bibliotekssystemet som en samling data og funktionalitet som kan bruges i sammenhæng med andre systemer i skole- og bibliotekssektoren. Allerede i dag findes der et væld af systemer og services som brugere og medarbejdere er afhængige af, og som de nuværende bibliotekssystemer integrerer til. I fremtiden er det visionen at også bibliotekssystemet er opdelt i services, så funktionaliteten kan anvendes i flere sammenhænge, alt efter hvilken bruger der bruger systemet og i hvilken sammenhæng systemet bruges. Vision Det ny system skal være fælles for så mange kommuner som muligt og fælles for folke- og skolebiblioteker. I projektet er der fastlagt følgende prioriterede målsætning for kravarbejdet og udbuddets gennemførelse: at sikre et moderne og tidssvarende system baseret på en åben platform, der muliggør sammenhæng til tilgrænsende systemer og opgaver. at muliggøre effektivisering ved helt eller delvis centralisering af systemadministration og support samt konsolidering af driften i en central enhed. at sikre kommunerne lavere it-udgifter på bibliotekssystemområdet på et konkurrenceudsat marked. at få et system, der favner og understøtter samarbejdet mellem folke- og skolebiblioteker, og giver mulighed for at hente yderligere gevinster ved fælles opgavevaretagelse. at understøtte og bidrage til Danskernes Digitale Bibliotek.

2 Funktionalitet og arbejdsgange Formålet med Nyt Bibliotekssystem er at it-understøtte skole- og folkebibliotekernes behov. Dette gøres gennem understøttelse af de identificerede hovedprocesser: Materialeanskaffelse og Materialetransaktioner, som til sammen dækker livscyklus for et materiale. Hertil kommer en række støtteprocesser, som gør, at workflow i systemet fungerer optimalt. Bibliotekssystemet skal håndtere hele anskaffelsesprocessen, efterfulgt at materialetransaktioner (ex udlån) indtil materialet på et tidspunkt kasseres. Detaljer omkring disse processer kan læses i kravspecifikationen, men indeholder følgende hovedpunkter: Materialeanskaffelse Materialetransaktion Støtteprocesser Materialevalg Opdater eller slet ordre Rykker leverandør Modtagelse af materiale Accession/klargøring Katalogisering Søgning Booking Reservering Opdater eller slet reservation Lån Fornyelse Rykke for materiale Aflevering Opret og modtag fjernlån Aflever fjernlånt materiale Erstatning Betaling Rykker for betaling Kassation Inddrivelse Materialeadministration Låneradministration

3 Materialeanskaffelse Materialevalget organiseres meget forskelligt ude i bibliotekerne. Systemet skal understøtte, at man nogle steder har en eller flere fagreferenter, som udvælger mellem alle de titler, der er udkommet i en Dansk Bogfortegnelses ugefortegnelse og folkeskolens grundfortegnelse. Andre biblioteker har et forberedende arbejde, hvor ansatte laver forskellige søgninger i ugefortegnelsen (eller anden fortegnelse) kombineret med søgning på materialetype, klassemærke eller anden information, som fremgår af danmarc2-formatet. Disse lister bliver efterfølgende gjort til genstand for materialevalget, forstået således, at der ud fra disse lister kan vælger materialer, der indkøbes til bibliotekets samling. Når materiale er valgt, sendes ordre til medieleverandøren, med hvem man har indgået en kontrakt på leverancen. Et bibliotek kan have en mangfoldighed af medieleverandører, som hver især leverer materialer/genstande indenfor forskellige områder af et biblioteks beholdningsområde. Ordren sendes elektronisk til leverandøren, ligesom man i systemet ønsker at kunne se leverandørens svar på ordren uden selv at skulle opdatere med status på ordren. Opdater eller slette ordre Opdateringer af materialevalget foregår automatisk efterhånden, som systemet får svar fra leverandørerne eller en ansat kan ønske at opdaterer en ordre manuelt. Rykker af leverandør (opfølg materialevalg) Leverandør kan automatisk rykkes for ikke modtaget materiale. Svaret fra leverandøren kommer direkte ind i systemet. Notifikation sendes til relevant bruger (ansat eller låner), hvis materiale ikke modtages. Modtagelse af materiale Automodtagelse bliver en mulighed i systemet, ligesom man skal kunne manuelt modtage materiale og klargøre materialet ud til brug. Bibliotekssystem vil rumme mulighed for, at man kan indgå materialer/genstande, som f.eks. en lærer eller bibliotekar har købt uden om materialeanskaffelsesfunktionen i systemet. I den forbindelse tilknyttes pseudoleverandør, opstillingsprofil m.v. til det enkelte materiale. Materiale kan have tilknyttet økonomidata, men materialets/genstandens økonomi kan også blive behandlet uden for den økonomiske ramme, som bibliotekssystemet dækker og skal redegøre for i sine disponeringer. Accession/klargøring/katalogisering Dette område i materialeanskaffelsen kan komme i spil som en af hovedprocessens første elementer, ved at man opretter en post, hvorefter man foretager materialevalget ud fra denne post. Eller som et af de sidste områder, når man har modtaget et materiale, men hvor materialet endnu ikke er klar til brug. I denne delproces arbejdes med materialer eller genstande, som ikke har, eller hvor man ikke kan downloade den bibliografiske post i danmarc2, hvorfor man selv må oprette en sådan post. Man har dermed behov for at foretage en katalogisering, når materialet er modtaget.

4 Man kan oprette e-ressourcer som materialeposter i systemet, og skal dermed kunne styre budgetlægning i forhold til betaling af e-ressourcer i abonnement. Materialetransaktion Søgning Bruger (låner) kan foretage søgninger i bibliografiske poster, som har tilknyttet beholdningsoplysninger eller undervejsoplysninger. Søgninger kan foretages fra anden grænseflade end systemets eget interface. Søgning har dermed flere snitflader mod andre grænseflader, hvor man kombinerer søgning på fysiske materialer med søgning efter digitale ressourcer, ligesom brugerdata skal kunne tilgås fra forskellige portaler, som f.eks. skoleintra, Borger.dk m.fl. Reservation Bruger (låner eller ansat) kan oprette reservering(er) på materiale(r). En reservering kan kun lægges på et materiale, som i forvejen kan lånes af den pågældende bruger, der foretager reserveringen. Man skal kunne friholde materialer og/eller rolle fra at kunne foretage reserveringer. Systemet skal kunne sende notifikation til låner, når reserveret materiale er klar til lån, eller hvis materiale bliver kasseret. En låner skal kunne lave parallelle reserveringer, hvor låner får første ledige materiale, ligesom låner skal kunne reservere en serie, og få serien i korrekt rækkefølge. Bruger (låner eller ansat) kan oprette bestilling(er) på et materiale(r), som står klar til lån. En bestilling kan kun lægges på et materiale, som i forvejen kan lånes af den pågældende bruger, der foretager bestillingen. Ved bestilling af materiale, der er hjemme, foretager bibliotekets ansatte forskellige procedurer for at fremfinde det fysiske materiale. Dette understøttes via listefunktion og bestillingsalgoritme i forhold til brugerens afhentningsbibliotek og materialets placering. Man skal kunne friholde materialer og/eller brugergrupper fra at kunne foretage bestillinger. Booking er en specialfunktion, som er forbeholdt ansatte på skolebibliotek eller lærer/pædagogisk medarbejder. Booking omfatter typisk en specialsamling (klassesæt, fællessamling o.lign) af materialer, og man har ofte mange eksemplarer af det enkelte værk. En booking er en reservering, der er tidsbegrænset til en periode ude i fremtiden. Man skal kunne booke materialer flere år ude i fremtiden og understøttes med en kalenderfunktion, der gør det nemt for personer, der booker at se, i hvilken periode x-antal materialer kan bookes. For at ansatte kan håndtere en booking, skal der være en workflow indbygget i systemet, der gør, at ansatte kan fratage materiale, udskrive følgesedler på materialet og viderelåne materialet til enkelte lånere tilknyttet en Gruppe. Reserveret og bestilt materiale skal kunne selvafhentes af brugeren (låner eller ansat). Det betyder, at der skal være en tydelig og unik afhentnings-id, således at bruger, der har bestilt materialet, kan finde reserveret/bestilt materiale, uden at personfølsomme data fremgår af afhentningsseddel. Det skal ligeledes fremgå, hvor og hvornår materialet senest skal afhentes. For uafhentede reservationer gælder, at ansatte skal kunne fremsøge og slette de uafhentede reserveringer, hvorefter bibliotekssystemet tjekker for yderligere reservationer på materialer eller fortæller om materiale skal på plads på eget bibliotek eller transporteres til andet bibliotek.

5 Opdater eller slet reservation Det skal være muligt at opdatere eller slette reservationer fra systemet af låner, ansatte eller systemmæssigt når en interessedato nås. Opdatering, herunder sletning af reservation omfatter ligeledes Bestillinger og Bookinger. Lån Bruger (låner eller ansat) kan foretage lån af materialer. Et lån har ud fra opstillingsprofil og/eller brugertype en standard lånetid, inden låneren skal aflevere materialet. Materialer tilknyttet samme bibliografiske post kan have forskellige lånetider, ligesom et materiale kan være friholdt fra lån. Dvs. materiale kan kun benyttes i det fysiske bibliotek. Systemet skal give låneren en kvittering for lånet, og lånet skal ligeledes fremgå af præsentationslaget for lånerens data. Fornyelse Bruger (låner eller ansat) kan foretage fornyelse af et lånt materiale. Det betyder, at låneren allerede har lånt materialer, men ønsker at forlænge låneperioden. Der kan lokalt opsættes regler for, hvornår man ikke må forny et materiale, f.eks. hvis materiale er reserveret, eller hvis man allerede har fornyet med x antal standard-låneperioder. Systemet skal give låneren en kvittering for fornyelse af lånet, og fornyelsen af lånet skal ligeledes fremgå af præsentationslaget for lånerens data. Rykker for materiale Systemet kan automatisk rykke en låner for et lånt materiale, hvis afleveringsfristen er nær (x antal dage før), eller hvis afleveringsfristen er overskredet med x antal dage. Biblioteket kan definere valgfri tekst omkring rykkeren for det enkelte materiale, herunder bl.a. varsling om erstatning. Ved fjernlånt materiale skal ansat have mulighed for at igangsætte en rykker manuelt, hvis et lån alligevel ikke kan fornys. Overskrides lånefristen igangsættes normal rykkerprocedure. Aflevering Brugerne (låner eller ansat) kan aflevere et materiale. Systemet skal vejlede brugere i sortering (både selvbetjening og personalebetjente arbejdspladser) eller fortælle sorteringsanlæg, hvordan materialet sorteres, således at den personalemæssige håndtering af afleveret materiale minimeres mest muligt. Systemet skal håndtere evt. mellemværende (gebyr/erstatning) med låner og evt. reserveringer til næste låner i reservationskø. Ved aflevering af fjernlånt materiale skal systemet automatisk kunne udskrive køreseddel til kørselsafdelingen jf. den nationale kørselsordning, således at arbejdsopgaven foretages så effektivt som muligt. Opret og modtag fjernlån Biblioteket modtager fjernlånsbestillinger fra bibliotek.dk. Det er muligt for det enkelte bibliotek at afvise

6 en fjernlånsbestilling fra en låner. En ansat kan bestille materiale hos andet bibliotek. Fjernlån styres via BOB-basen hos Dansk Biblioteks Center. For at bestille et fjernlån kan man have behov for snitflade mod bibliografisk database, BOB-basen og VIP-basen. For långivende bibliotek er der tale om et lån til et anden bibliotek (låntagende bibliotek), og standard udlånsperioden for fjernlån sættes, således at långivende bibliotek kan give materialetype en standard udlånsperiode overfor sin bruger. Reservering af materiale til fjernlån prioriteres på lige fod med alle andre reserveringer, som biblioteket modtager. Når låntagende bibliotek modtager fjernlånt materiale registres materialet som modtaget fra långivende bibliotek og gøres klar til udlån. Materialet gøres klar til selvafhentning af låner. Der sendes advis til brugeren om, at materialet er klar til afhentning, når materiale er klargjort og står på en afhentningshylde i det bibliotek, hvor brugeren skal afhente materialet. Aflever fjernlånt materiale Låner afleverer fjernlånt materiale, og mellemværende mellem låner og låntagende bibliotek slettes, eller låner kan pålægges gebyr og erstatning ud fra bibliotekets regler på området. Typisk vil de følge bibliotekets almindelig regler for gebyr og erstatning i forhold til egne materialer og overskredet afleveringsfrist. Når materiale er modtaget i långivende bibliotek, registres lån som afleveret, og eventuelt udestående mellem de to biblioteker vedrørende dette lån slettes i systemet. Erstatning Systemet kan kræve erstatning for ikke afleveret materiale. Dette skal automatisk kunne ske x antal dage efter, at afleveringen skulle have fundet sted eller manuelt, hvis låner ønsker at erstatte et bortkommet materiale. Erstatningen beregnes ud fra bibliotekets kostpris ved indkøbet af det pågældende materiale, der skal erstattes. Biblioteket kan vælge standardpriser i forhold til materialetyper, hvis man ikke ønsker at kræve faktisk kostpris af låner. Betaling Betaling af gebyr eller erstatning (mellemværende) kan fortages. Det skal være muligt at foretage betalingen i andre systemer, f.eks. DIBS, som sender betalingsinfo til systemet, hvorefter systemet nedskriver låners konto. Delbetaling og afdragsordninger skal kunne håndteres, dog således at det enkelte bibliotek kan blokere låner, indtil hele skyldigt beløb er betalt. Rykker for betaling System kan automatisk sende rykkere til låner om, at en betaling ikke har fundet sted. Samtidig skal biblioteket kunne vedlægge valgfri standard-tekst om f.eks. varsling om inddrivelse.

7 Det enkelte bibliotek skal kunne opsætte rykkerprocedurer om betaling, hvis det ønskes. Kassation En ansat kan kassere et materiale via materialenummer. Det er samtidig muligt at lave søgninger mhp. massekassation, dvs. at systemet kan udskrive lister over materialer, som bør kasseres. I den forbindelse har man behov for at trække statistiske data over antal udlån m.v., et materiale har haft eller en liste over materiale, som ikke har været udlånt i x antal måneder/år. Materialepleje i forbindelse med kassation. En ønsket mulighed er, at man kan lave søgninger, markere materialet som værende borte, og så sætte en periode på, hvorefter materiale automatisk vil blive slettet, hvis der ikke i mellemtiden har været registreret en skanning af materialet. Inddrivelse Inddrivelse af skyldigt beløb skal automatisk kunne sættes i gang af systemet, når beløbsgrænse for inddrivelse nås. Inddrivelse kan efterfølgende overgives til andet system, hvorfor Løsningen skal kunne modtage oplysninger om beløb er betalt eller ej. Materialets støtteprocesser Materialeadministrator og låneradministration understøtter de processer, der gør, at man som bibliotek kan styre ens materialer og ens lånere. Samtidig findes en række administrative støtteprocesser til håndtering af personalets arbejde, således at det kan foregå så rationelt som muligt. Systemoverblik

8 Figuren herover viser et scenarie hvor de grå kasser repræsenterer Nyt Bibliotekssystem (NBS), de gule DDB og de grønne eksterne systemer. Nyt Bibliotekssystem skal tænkes ud fra principperne om serviceorienteret arkitektur og lagdeling af itsystemer 1. I figuren ovenfor findes der nederst et datalag (databrønde og bibliotekssystemets database), der er adskilt fra den funktionalitet/logik systemet har brug for. Brugergrænsefladerne er ligeledes adskilt fra de nedre lag. Yderst til højre er en række af de primære eksterne systemer angivet for at vise, at bibliotekssystemet skal integrere til disse (der er identificeret 25 parter som der skal integrere til). Der et stort potentiale for at genbruge funktionalitet og data der allerede findes i sektoren på tværs af løsningerne, hvorfor et muligt scenarie for nyt bibliotekssystem kunne være som ovenstående. DDB leverer en portal (for folkebiblioteksbrugere), søgefunktionalitet og databrønd, som alle vil være integrerede dele af den oplevelse en bruger eller medarbejder har, når man anvender bibliotekssystemet. Bibliotekssystemet vil på samme måde udstille sin funktionalitet og data, således at brugere og medarbejdere vil kunne tilgå relevante funktioner fra bibliotekssystemet via forskellige brugergrænseflader som DDB, Borger.dk, bibliotekssystemets egne brugergrænseflader eller lignende. Kontraktuelle optioner I kravspecifikationen til Nyt Bibliotekssystem er der indlagt en del optioner, som gør det muligt for bibliotekerne (i samlet flok) at til- eller fravælge dele af kravspecifikationen overfor den kommende leverandør. Kravspecifikationen er udformet på denne måde for at give mulighed for at vælge en leverandør der leverer en god kernefunktionalitet, men eksempelvis ikke har overbevist bibliotekerne om at kunne levere en brugergrænseflade, der fx er tilstrækkeligt brugervenlig. Herunder er optionerne kort beskrevet: Databrønd med værkoplysninger og Søgning: Det overvejes hvorvidt bibliotekssystem vil kunne bruge den databrønd og søgefunktionalitet som DDB kommer til at tilbyde, som grundlag for bibliotekssystemets databrønd og søgefunktionalitet. Dette er en oplagt mulighed for folkebibliotekerne, men kunne også tænkes anvendt af skolebiblioteker, da DDB har til formål også at tænke skolebibliotekernes it-understøttelse ind i deres tilbud. Skolebiblioteksportal: Portalen rettet mod elever og ansatte på skolebiblioteker stiller større krav til brugervenlighed end andre portaler. Designet skal understøtte materialesøgning for elever i alle aldre, hvilket ikke mange leverandører har kompetencer indenfor. Såfremt den valgte leverandør ikke umiddelbart kan overbevise bibliotekerne om at kunne designe en god portal for elever, kan denne fravælges og i stedet udbydes til en mere egnet leverandør. Folkebiblioteksportal: DDB vil tilbyde alle folkebiblioteker en Content Management løsning, men da DDB ikke kommer til at levere til alle biblioteker, eller nogen vælger at stå udenfor DDBsamarbejdet, skal det dog være muligt at tilkøbe en portal gennem bibliotekssystem udbuddet. 1 Serviceorienteret arkitektur definerer at it ikke leveres som silo-systemer, men at den funktionalitet og de data systemet tilbyder er tilgængelige gennem flere brugergrænseflader og for andre systemer. Lagdeling definerer at man adskiller data, funktionalitet og brugergrænseflade fra hinanden, hvilket muliggør bl.a. fælles databaser, funktionalitet der genbruges flere steder i systemet m.v.

9 Administrativ brugergrænseflade: Det forventes at man med bibliotekssystemet vil investere i en administrativ brugergrænseflade (den brugergrænseflade personalet på folke- og skolebiblioteker vil bruge). Såfremt man vurderer at leverandørens understøttelse af kernefunktionalitet er god, men brugergrænsefladen er uhensigtsmæssig, skal det være muligt at fravælge leverandørens brugergrænseflade og i stedet få en anden leverandør til at udvikle en. Det vil være således, at alle skole- og folkebiblioteker vil blive tilbudt en fuld løsning, således at man ikke behøver at tilkøbe yderligere grænseflader udenom fællesskabet. Fælles drift for alle biblioteker For at effektivisere drift og sikre at medarbejderne i bibliotekerne bruger mindre tid på it-tekniske og - administrative udfordringer, skal bibliotekssystemet implementeres som en fælles løsning der afvikles og driftes et sted. Groft sagt kan det forstås på den måde at alle deltagende biblioteker bruger samme installation af systemet, dog skal det pointeres at bibliotekernes særegne behov for lokalindstillinger, - opsætninger, -regler og integrationer vil være indbygget i den centrale løsning, så man oplever systemet som sit eget. Det forventes at sikre en stor besparelse i driften og gøre vedligehold (lokalt og central) væsentligt nemmere. Ambitionen med denne model er netop at sikre at medarbejderne i bibliotekerne kan bruge mere tid på formidling og andre kvalitetsbærende aktiviteter, og mindre tid på holde systemerne kørende. Succeskriterier På et mere overordnet plan bliver det afgørende kriterium for projektets succes, at der hurtigt opnås tilslutning til udbud og løsning fra en (meget) bred kreds af biblioteker. En bredt accepteret kravspecifikation og en bekræftet positiv Business Case skal bane vejen herfor. Grundlaget for at gennemføre udbuddet er en forventning om, at 60 kommuner har afgivet et forpligtende tilsagn om at deltage, forudsat økonomiramme holder og kvalitetsmål indfries. - Det gør overholdelse af aftalt pris til en kritisk succesfaktor. - Det er således især kritisk for projektets succes, at der opnås en høj tilslutningsgrad blandt landets kommuner, og at løsningen er udformet sådan, at potentielt alle landets kommuner vil tilslutte sig. - Systemet skal udbredes både til skole- og folkebiblioteker, og det er derfor yderligere en kritisk succesfaktor, at systemet virker lige godt for begge bibliotekstyper. - Da udrulningen af systemet vil foregå over minimum to år er det et kritisk succeskriterium, at systemet er designet, så kapacitet let kan opgraderes. - Nogle biblioteker er tvunget af formelle bestemmelser og markedsforhold til at udskifte deres nuværende system indenfor den nærmeste fremtid, og det er derfor yderligere en kritisk succesfaktor at leveringsfrister overholdes.

10 For at nå tilslutningsgraden forudsættes en lang række mål nået: Opfyldelse af Brugertilfredshedsmål, som minimum gennem lette og intuitive brugergrænseflader skolebiblioteker og folkebiblioteker bruger systemet med forskellige regelopsætning og velfungerende mekanismer til opsætning af regelstyring hurtig og nem indlæring i brugen af løsningens komponenter overholdelse af svartidskrav overholdelse af oppetidskrav Problemfri idriftsættelse er et succeskriterium, der både stiller krav til design, testkvalitet, driftsorganisation mv. Tidsplan Nedenstående tidsplan, er den på nuværende tidspunkt gældende og den der arbejdes efter. En lang række forhold kan imidlertid påvirke tidsplanen, og den vil derfor løbende blive opdateret. AKTIVITET TIDSPUNKT Underskrivelse af Tilslutningsaftalen Medio oktober ultimo november 2012 Udarbejdelse af udbudsmateriale Medio oktober ultimo januar 2013 Offentliggørelse af udbudsmateriale Primo februar 2013 Frist for aflevering af tilbud Ultimo marts 2013 Tilbudsvurdering herunder finde vinderen af udbuddet Ultimo marts 2013 medio april 2013 Eventuel Kontrakt underskrift Ultimo april 2013 En foreløbig tidsplan for hele projektet foreligger på Det forventes at Løsningen kan idriftsættes medio 2014.