Tilsyn Tilbuddets navn: Dansk Røde Kors Bo og Dagcenter. Adresse: Sjællandsvej 3-7, 6000 Kolding. Anmeldt tilsyn foretaget den 22.

Transkript

1 J.nr. 10/18873 Sagsbehandler: Hege M. Ekberg Dato: 22. februar 2011 Tilsyn 2011 Tilbuddets navn: Dansk Røde Kors Bo og Dagcenter Adresse: Sjællandsvej 3-7, 6000 Kolding Anmeldt tilsyn foretaget den 22. marts 2011 Tilsynsførende: Socialfaglig konsulent, Hans Peter Lund og AC-medarbejder Hege M. Ekberg. Kort beskrivelse af tilbuddet / institutionen: Dansk Røde Kors Bo- og Dagcenter er en selvejende institution, som har driftsoverenskomst med Region Syddanmark. Tilbuddet drives efter Lov om Social Service 108 og 104. Målgruppen er fysisk handicappede over 18 år med varigt handicap af neurologisk eller traumatisk oprindelse, og træningsindsatsen er primært af vedligeholdende karakter. Der er 27 døgnpladser og 10 dagpladser. De 27 døgnpladser er torums boliger med eget tekøkken og bad. Boligerne er fordelt med 11 i Inderhuset og 16 boliger i to rækker. Personalenormeringen er 93,7 fuldtidsstillinger, og normeringen styres af det tildelte budget. Tilsynets samlede vurdering Tilsynet vurderer, at der er fokus på en faglig tilgang og udvikling i den pædagogiske praksis, der er velbegrundet i forhold til beboergruppens behov. Tilsynet vurderer, at der er stort fokus på beboerinddragelse, men da tilbuddet ikke har udarbejdet en bruger/beboerpolitik, har tilsynet formuleret en anbefaling vedrørende dette (med udgangspunkt i den regionale brugerpolitik). Tilbuddet har ikke formuleret en pårørendepolitik, og der berettes om enkelte udfordringer, der en gang imellem kan være aktuelle i forhold til pårørendesamarbejdet. Tilsynet har fremsat en anbefaling om udarbejdelse af en pårørendepolitik (med udgangspunkt i den regionale pårørendepolitik). Tilsynet vurderer, med udgangspunkt i beboernes udtalelser, at der er stor tilfredshed med tilbuddet. Tilsynet vurderer, at personalenormeringen og personalesammensætningen er planlagt ud fra brugergruppens behov, og de pædagogiske mål. Tilsynet har desuden haft særligt fokus på den Side 1 á 21

2 brede tværfaglighed, der er på tilbuddet, og vurderer, at der er et velfungerende samarbejde på tværs af faggrupperne og, at der er fokus på at støtte brugergruppen ud fra forskellige fagligheder. Tilsynet bemærker, at ledelsen ønsker at udarbejde en decideret kompetenceudviklingsplan, hvilket er blevet udsat som følge af midlertidig fravær i ledelsen. Ud fra ledelsens udtalelser kan arbejdet medføre nedslidning af personalet, og ud fra medarbejdernes tilfredshed vedrørende såvel det fysiske som det psykiske arbejdsmiljø, vurderer tilsynet, at arbejdsmiljøsituationen generelt håndteres. Tilsynet har fremsat en anbefaling vedrørende uddannelse i konflikthåndtering for medarbejdere uden pædagogisk baggrund, og som kan risikere at stå alene med en beboer der er kørt op. Tilsynet læner sig op ad bygningsafdelingens bygningsgennemgang fra marts 2009, og vurderer at de planlagte ombygninger/nybyggeri er hensigtsmæssige i forhold til brugergruppen. Tilsynet vurderer, at Dansk Røde Kors Bo og Dagcenter er et organisatorisk og driftsmæssigt veldrevet tilbud, hvor der er fokus på udvikling i forhold til tilbagemeldinger fra interne og eksterne aktører. Tilsynet vurderer, på baggrund af medarbejdernes udtalelser, at ansvars og kompetencefordelingen er synlig for medarbejderne. Tilsynet vurderer, at hjemmesidens opbygning følger de regionale retningslinjer, og opfordrer til at de planlagte opdateringer gennemføres. Tilsynet vurderer, at der er handlet tilfredsstillende på tilsynets tidligere anbefalinger. Anbefalinger til kvalitetssikring og -udvikling: Med henblik på kvalitetssikring og udvikling af tilbuddet, anbefaler tilsynet: - At Dansk Røde Kors Bo- og Dagcenter udarbejder en lokal brugerpolitik i tråd med den regionale politik på området (jf. pkt. 2.2). - At Dansk Røde Kors Bo- og Dagcenter udarbejder en lokal pårørendepolitik i tråd med den regionale pårørendepolitik (jf. pkt.2.4.). - At der vurderes om der er et behov for at uddanne medarbejdere uden pædagogisk baggrund i konflikthåndtering (jf. pkt.3.3). Eventuelle bemærkninger, som ikke er indarbejdet: Fra forstanderen: Sygefraværet vurderes af tilsynet til at være stigende. Dette blev forklaret af at der var 3 langtidssyge, opsagte medarbejdere der stadig var i løn frem til udgangen af april. Fraværet er fra marts til april faldet fra 7,91 til 6,15 Fra driftsdirektøren: Ingen. Side 2 á 21

3 Fremsendelsesbemærkning til driftsdirektøren: Rapporten fremsendes hermed til videre behandling, idet der herunder henvises til ovenstående anbefalinger. Den 6. juni 2011, JFB. Eventuelle prioriteringer ved tilsynet: Evt. særlige fokuspunkter: Med udgangspunkt i en relativt bred tværfaglig sammensætning i medarbejdergruppen, har tilsynet valgt at rette særligt fokus på det tværfaglige samarbejde, samarbejdsrelationer og hvilken betydning dette har for beboergruppen. Tilsynet har desuden valgt at fokusere på, hvordan, der arbejdes med beboernes livskvalitet. Evt. særlig prioritering ved tilsynets gennemførelse: Ingen særlige prioriteringer. Deltagere ved tilsynet: Følgende deltog ved tilsynet: Forstanderen, 1 afdelingsleder, 2 beboere (1 medarbejder tolkede for den ene beboer), 2 pårørende og 4 medarbejdere: Køkkenassistent/TR/arbejdsmiljørepræsentant, Sosu-assistent fra række 5, pædagog fra Inderhuset og ergoterapeut/tr. Andet: Intet. 1. Målgruppe og beboersammensætning Målgruppe antal pladser tilbuddets indhold: Dansk Røde Kors Bo- og Dagcenter er et tilbud i Region Syddanmark, som drives efter Lov om Social Service 108 og 104. Målgruppen er voksne borgere over 18 år med erhvervet hjerneskade. Der er 27 boliger i Dansk Røde Kors Bocenter og 10 dagpladser i Dagcentret. Tilbuddet arbejder med målgruppen med funktionsnedsættelse som følge af erhvervet hjerneskade. Det daglige arbejde består i at drage omsorg, personlig pleje, samt pædagogisk-, terapeutisk- og sundhedsfagligt arbejde ud fra den enkeltes behov. Ledelsen fortalte, at ikke alle beboerne har et dagtilbud, da det afhænger af om de kan magte dette. Dagtilbuddet tilbyder tre differentierede tilbud, således at dem der kan håndtere et fuldtids dagtilbud tilbydes dette (3/3 fuld tid), og dem der bedst fungerer med et færre timetal kan få dette (1/3 eller 2/3 af fuld tid). Aktuel beboer/bruger/elevsammensætning ændringer heri siden sidste tilsyn: Side 3 á 21

4 Ifølge ledelsen er der ikke sket væsentlige ændringer i brugergruppen siden sidste tilsyn. Beboerne har generelt komplekse behov. Belægningsforhold: [Belægning år til dato, forventet belægning resten af året, evt. venteliste] Katalogydelse Normerede Forbrugte Budgetterede Faktiske pladser i gnst. pladser i gnst. belægnings- belægnings- procent procent Dansk Røde Kors Bo- og Dagcenter, dagcenter (066) Dansk Røde Kors Bo- og Dagcenter, døgntilbud (065) 10 8,2 92% 81% 27 26,3 98% 97% 37 44,6 (Belægning for 2010, hentet fra LIS). Den faglige konsulent har oplyst, at døgntilbuddet pt. er fuldt belagt, og 1 borger er på venteliste. Ledelsen kunne berette, at en beboer er afgået med døden, kort tid inden tilsynsbesøget. Forstanderen har haft et samarbejde med forstanderen fra Kingstrup, hvor de har uarbejdet informationsmateriale, samt planlagt at tage ud der, hvor potentielle brugere færdes, og informere om tilbuddene. Tilbuddet har 10 særforanstaltninger. Der er for nyligt flyttet en beboer ind, med komplekse behov. Ledelsen fremhævede denne beboer, som eksempel på deres faste procedure med at indskrive beboere til normaltakst, også beboere med særlige udfordringer. Dersom det viser sig, at beboeren har behov, som ikke kan imødekommes til denne takst, vil dette blive drøftet med beboerens kommune, hvor begrundelse for yderligere støtte kan gives. Ledelsen fortalte, at de har gode erfaringer med denne procedure. Andet: Intet 1.1. Tilsynets vurdering af tilbuddets indhold i forhold til målgruppe og aktuel beboersammensætning Tilsynet vurderer, at der er god overensstemmelse mellem tilbuddets indhold, i forhold til målgruppen af voksne med en erhvervet hjerneskade og den faktiske beboersammensætning. 2. Pædagogisk praksis, brugerindflydelse og sundhedsmæssige forhold Pædagogisk koncept og metode: Grundlaget for pædagogisk praksis er forsat den neuropsykologiske og neuropædagogiske Side 4 á 21

5 tilgang. Der er for nylig blevet ansat en neuropsykolog i ½ stilling (15 timer pr. uge). Neuropsykologen er blevet koblet på det nye koncept for individuelle planer og de ydelsesspecifikke standarder (Den Danske Kvalitetsmodel). Neuropsykologen har til nu arbejdet sammen med to af teamene, og forstanderen har fået gode tilbagemeldinger om dette samarbejde. Ved anmeldt tilsyn 2009 fremgik det, at den systemiske tilgang var under implementering i tilbuddet (se rapport fra anmeldt tilsyn 2009). Ledelsen fortalte, at det nu er indarbejdet, gennem systematik i de individuelle planer, og gennem fokus på at de forskellige faggrupper arbejder med beboernes mål/delmål. Hvordan omsættes pædagogiske mål og værdier i hverdagen: Medarbejderne og ledelsen har i foråret 2009 formuleret et nyt værdigrundlag for tilbudet. Værdigrundlaget hviler på Dansk Røde Kors` bærende principper og Region Syddanmarks mission, vision og strategi for det sociale område. Tilsynet har læst pjecen, hvor værdigrundlaget er beskrevet og bemærker, at der er fokus på `det gode liv` for beboere og brugere, samt at tilbuddet skal være en attraktiv arbejdsplads. Foruden Regions Syddanmarks værdier, hviler værdierne for samarbejde med beboere, brugere, netværk og kolleger, på følgende: Respekt, Anerkendelse, Engagement, Ansvar og Dialog. Ledelsen nævnte konkrete eksempler på hvordan de arbejder for at fremme `det gode liv for beboere og brugere med særlige udfordringer. Det blev nævnt, at implementeringsplanen snart vil blive afsluttet, og afløst af en ny lokal strategi, som formuleres med udgangspunkt i Region Syddanmarks nye strategi for socialområdet. Medarbejderne gav udtryk for, at de kender værdierne og, at værdierne bl.a. synliggøres i de individuelle planer, som danner udgangspunkt for det daglige arbejde. Beboerne gav udtryk for, at de oplever værdierne bl.a. vises igennem medarbejdernes ordentlige måde at kommunikere med dem. Anvendelse af individuelle planer / elevplaner i praksis: Tilsynet har læst 2 individuelle planer en fra dagcenteret, og en fra døgntilbuddet. Begge indeholder konkrete og velbeskrevne mål/delmål. Tilsynet bemærkede, at der tilsyneladende benyttes forskellige koncepter, hvilket ledelsen kunne forklarede ved, at de er ved at indarbejde et nyt koncept. Det nye koncept for individuelle planer skal give bedre mulighed for grundig dokumentation, bl.a. for at synliggøre for den enkelte kommune hvad det faglige arbejde består i. Yderligere er standarderne fra Den Danske Kvalitetsmodel indarbejdet i det nye koncept, og det nye koncept er udformet til at kunne rumme den tværfaglighed som medarbejdergruppen på tilbuddet udgør. Ifølge medarbejderne benyttes den individuelle plan som udgangspunkt for det daglige arbejde de udfører. Beboerne bekræftede, at de deltager ved statusmøder, og fortalte endvidere, at de føler sig inddraget i udarbejdelsen af målene. Evt. udviklingsaktiviteter og projekter i det pædagogiske arbejde: Udover det nye koncept for individuelle planer (se forrige pkt.), er der ansat en neuropsykolog i 15 timer pr. uge (også omtalt under pædagogisk koncept og metode). Medarbejderne fortalte, at de efter ansættelsen af neuropsykologen oplever et større fokus på et systematisk Side 5 á 21

6 neuropsykologisk udgangspunkt i det pædagogiske arbejde. Tilbuddet har desuden forpligtet sig til et landsdækkende samarbejde, hvor de årligt sender medarbejdere til en neuropædagogisk diplomuddannelse. Det er forstanderens ønske, at de på sigt, selv skal kunne tilbyde en kortere neuropædagogisk uddannelse på tilbuddet. Ellers er der fokus på vidensdeling internt på tilbuddet, hvor der gange pr. år afholdes åbne oplæg á to timers varighed. Ved åbne oplæg er det tilbuddets medarbejdere der står for undervisningen indenfor emner de har særlig kendskab til. Studerende, nye medarbejdere og øvrige kolleger kan deltage, og medarbejderne, som tilsynet talte med, gav udtryk for stor glæde ved denne mulighed. Anvendelse af Bosted Systemet: Det fortælles, at Bosted Systemet er velfungerende, at opkoblingen er blevet hurtigere og at der er en Bosted-gruppe på tilbuddet, der løbende håndterer eventuelle udfordringer. Andet: Ifølge medarbejderne er der ikke altid tilstrækkeligt med computere til rådighed, og det kan virke forstyrrende, at ledelsen også benytter computerne i afdelingen i stedet for dem de har på deres kontorer. Ledelsen bekræftede, at de til tider benytter de omtalte computere, hvilket har været et forsøg på at være nærværende og synlige i afdelingen. Tilsynet opfordrer til dialog om dette anliggende Magtanvendelse og vold Hvordan introduceres til reglerne om magtanvendelse? Nye medarbejdere skal skrive under på, at de er blevet introduceret til reglerne om magtanvendelse. Reglerne gennemgås desuden med jævne mellemrum i forbindelse med de tidligere omtalte åbne oplæg (se Evt. udviklingsaktiviteter og projekter i det pædagogiske arbejde). Medarbejderne gav udtryk for, at de føler sig sikre i de aktuelle regler. Antal og arten af magtanvendelser siden sidste tilsyn: Ifølge oplysninger fra den faglige konsulent var der i 1. kvartal af magtanvendelser i forhold til en beboer, hvilket i 2010 blev reduceret til 14, og i 2011 har der ikke været nogen. Det oplyses, at VISO har været koblet på i det aktuelle tilfælde, og at samarbejde med læge og medicinering har været medvirkende til at sænke antallet af magtanvendelser. Ledelsen fortalte, at der er fokus på, ikke at erstatte pædagogiske metoder med medicinering, og der er for nyligt forsøgt med reduktion i medicinering, hvilket resulterede i 2 magtanvendelser. I forhold til en særligt udfordrende beboer, er der godkendt midlertidig brug af alarm. Hvordan er magtanvendelserne fulgt op? Efter en magtanvendelse er der fokus på, at sikre at beboeren har det godt og er rolig (aflede, trøste eller lign.). Herefter udfylder medarbejderen skema for magtindberetning, som sendes til afdelingslederen, der godkender og videresender til Regionshuset til behandling. Souschef eller forstander ser alle magtindberetninger før de sendes og når svaret kommer retur. Side 6 á 21

7 Tilbagemeldingen drøftes på gruppemøder og evt. ved personalemøder. Vold beboerne/brugerne/eleverne imellem: Ledelsen fortalte, at der kan forekomme vold imellem beboerne, hvilket i så tilfælde bliver registreret. Tilsynet har modtaget registreringsskema for vold/overgreb mod børn unge og voksne, hvor det fremgår, at der ikke har været episoder i de tre sidste kvartaler af Ingen af de to beboere, som deltog ved tilsynet, har oplevet at der forekommer vold. Andet (Evt. politianmeldelser): Ledelsen fortalte, at der har været politianmeldelser i 2010, som følge af at der er forekommet tyverier, hvor medarbejdere og beboere er blevet frastjålet penge, samt et tilfælde hvor en beboers øreringe er blevet byttet ud med falske lignende øreringe Beboer/bruger/elevindflydelse og trivsel Hvorledes sikres med- og selvbestemmelse? Beboerne sikres med- og selvbestemmelse bl.a. gennem beboerrådet. Tilsynet har læst referater fra tre møder i beboerrådet, hvor der drøftes fællesaktiviteter som fester, kost, byggeri og lignede. Der afholdes valg til beboerrrådet hvert 2. år. I de individuelle planer er der et eget punkt, hvor beboerens ønsker og drømme beskrives/forklares. En medarbejder fortalte, at beboernes egne ønsker er udgangspunktet for målene i den individuelle plan. Beboerne bekræftede, at de deltager i drøftelser omkring fester og fælles aktiviteter, samt daglige gøremål. Hvordan arbejdes der med Regionens brugerpolitik, herunder dato for tilbuddets brugerpolitik (kun voksentilbuddene)? Tilbudet har ikke formuleret en lokal brugerpolitik. Tilsynet anbefaler, at Dansk Røde Kors Bo- og Dagcenter udarbejder en lokal brugerpolitik i tråd med den regionale politik på området. Kender beboerne tilbuddets brugerpolitik (voksentilbuddene)? Se forrige punkt. Trivsel og tilfredshed med tilbuddet? Begge beboere, som deltog ved tilsynsbesøget, gav udtryk for tilfredshed med tilbuddet. Ingen af dem kunne komme i tanke om noget der burde forbedres, men de gav udtryk for, at de glæder sig til det nye byggeri står klart. Side 7 á 21

8 Beboerne blev spurgt, hvad der var vigtigt for dem, hvortil de svarede kontakten til familien. En fortalte om god hjælp og støtte til at bevare familiekontakten, herunder hjælp til telefonsamtaler og besøg hos/af familien. En beboer fortalte med stor glæde om en rejse til USA, for at besøge et familiemedlem, hvor 2 medarbejdere var ledsagere Sundhedsmæssige forhold Hygiejne og rengøring: Der er eget rengøringspersonale, som står for rengøring af fællesarealer og hos beboerne. Tilsynet vurderer, at der var rent og pænt på tilbuddet under tilsynsbesøget. Medicinopbevaring /-instruks: Der foreligger en lokal medicininstruks, og næste revideringsdato er april Beboernes medicin opbevares i egne lejligheder. Utilsigtede hændelser registreres og drøftes, og der er fokus på læring ved fejl, såvel i mindre grupper, som i den samlede personalegruppe. På spørgsmålene om medarbejderne kender medicininstruksen, og om de føler sig klædt tilstrækkelig på til at håndtere de medicinopgaver der indgår i deres daglige arbejde, blev der svaret ja til begge dele. Evt. kostpolitik: Tilsynet har fået tilsendt, og læst, kostpolitikken, som er fra februar Kostpolitikken indeholder overordnede kostråd, der skal medvirke til en sund kost, fokus på motion og at den enkeltes kost skal baseres på beboerens behov og ønsker. En beboer gav udtryk for tilfredshed med den kost som serveres på tilbuddet. Den anden beboer får sondeernæring Samarbejde med forældre / pårørende Hvordan arbejdes der med Regionens pårørendepolitik, herunder dato for tilbuddets / institutionens pårørendepolitik? Dansk Røde Kors Bo- og Dagcenter har ikke udformet en lokal pårørendepolitik (se også pkt Andet). Tilsynet anbefaler, at Dansk Røde Kors Bo- og Dagcenter udarbejder en lokal pårørendepolitik i tråd med den regionale pårørendepolitik. Kender de pårørende tilbuddets pårørendepolitik? Se forrige punkt. Side 8 á 21

9 Forældrebestyrelse / pårørenderåd: Der er ikke etableret et pårørenderåd, hvilket begrundes med at beboergruppen består af voksne mennesker, og der tages udgangspunkt i deres ønsker. Forstanderen har dog iværksat et initiativ med at afholde fællesmøder med de pårørende, hvor der gives information om tilbuddet, og pårørende kan komme med ønsker, eller drøfte emner de finder relevante. Tilsynet har læst referater fra to pårørendearrangementer, hvor der bl.a. drøftes etablering af en støtteforening, som de pårørende kan deltage i. Der udsendes nyhedsbreve til de pårørende, og der arrangeres uformelle kaffemøder, hvor de pårørende inviteres. Ledelsen fortalte, at de har fokus på pårørendesamarbejde, og at der aftales samarbejde individuelt. Opfølgning af sager fra forældrebestyrelse / pårørenderåd: Der er ikke etableret et pårøreneråd. Andet: Medarbejderne fortalte, at der kan være udfordringer i forhold til pårørendesamarbejdet i de tilfælde, hvor pårørende har ønsker som strider imod beboernes ønsker. Da flere af beboerne har erhvervet en hjerneskade som følge af et traume, ses der med forståelse på, at pårørende kan være kriseramte. Dog kan dette byde på udfordringer, dersom de pårørende ikke anerkender beboernes ønsker. Der ses også pårørende, der har kæmpet hårdt for at finde et egnet tilbud for deres familiemedlem, som er så udmattede, at de bliver fraværende når der endelig er nogen der kan tage over. Medarbejderne gav udtryk for, at pårørendearrangementer kan være til stor hjælp for bl.a. kriseramte pårørende, som kan udveksle erfaringer, eller få undervisning i ønskede emner Forretningsgang vedr. brugernes økonomi Børn og unge: Procedure for udbetaling af lomme- og tøjpenge: Ikke relevant. Voksne: Procedure for håndtering af beboermidler: Ledelsen fortalte, at de har fokus på brug af netbank og brug af betaling via kort, når de skal støtte/hjælpe beboere med håndtering af beboermidler. Der er etableret et samarbejde med socialområdets jurist, for at sikre en korrekt og tryg håndtering af beboermidler. Den ene af det to beboere, som deltog ved tilsynet fortalte, at medarbejderne hjælper med at styre økonomien. Den anden fortalte, at der ydes hjælp når vedkommende ønsker dette Eksterne samarbejdsforhold Samarbejdet med region, kommuner og andre samarbejdsparter / myndigheder: Ledelsen fortalte, at de generelt oplever et godt samarbejde med de nævnte samarbejdsparter. Side 9 á 21

10 Handleplansamarbejdet: Ledelsen fortalte, at de nu har ca. 10 kommuner de skal samarbejde med vedrørende beboernes individuelle planer. Det er ikke altid kommunerne sender 141 handleplaner. Medmindre det hjælper at bede om denne, sender tilbuddet en individuel plan ud, som de selv har udarbejdet. Ledelsen har dog høstet gode erfaringer med at bede om at få 141 handleplanen tilsendt inden første besøg af beboeren. Ellers fortalte ledelsen, at de fokuserer på et konstruktivt og godt samarbejde med kommunerne, og oplever, at kommunerne gør det samme Klager over tilbuddets ydelser og det pædagogiske indhold Hvilke mundtlige / skriftlige klager har der været siden sidste tilsyn, og hvordan er de håndteret? Der har ikke været klager Særlige problemstillinger F.eks. sidst godkendte undervisningsplan ved intern skole: Ikke relevant. F.eks. anvendelse af maskiner og materialer m.v. overholdelse af arbejdsmiljølov m.v. Blev ikke drøftet under tilsynet Tilsynets vurdering af den pædagogiske praksis, tilfredshed og trivsel m.v. Tilsynet vurderer, at der er fokus på en faglig tilgang og udvikling i den pædagogiske praksis, der er velbegrundet i forhold til beboergruppens behov. Tilsynet vurderer, at der er stort fokus på beboerinddragelse, men da tilbuddet ikke har udarbejdet en bruger/beboerpolitik, har tilsynet formuleret en anbefaling vedrørende dette (med udgangspunkt i den regionale brugerpolitik). Tilbuddet har ikke formuleret en pårørendepolitik, og der berettes om enkelte udfordringer, Side 10 á 21

11 der en gang imellem kan være aktuelle i forhold til pårørendesamarbejdet. Tilsynet har fremsat en anbefaling om udarbejdelse af en pårørendepolitik (med udgangspunkt i den regionale pårørendepolitik). Tilsynet vurderer, med udgangspunkt i beboernes udtalelser, at der er stor tilfredshed med tilbuddet. 3. Personale og arbejdsmiljø Matcher antal ansatte (faktisk personaleforbrug) og personalets sammensætning de faglige mål (f.eks. vedrørende pleje, træning, beskæftigelse, fritid)? Medarbejdergruppen er fagligt bredt sammensat af pædagoger og pæd.stud., sosu.hjælper/sosu.ass./sygehjælper/omsorgsmedarb., sygeplejersker, husassistenter, ergoterapeuter/fysioterapeuter, afd.ledere, økonoma, kontor/adm., centerleder, souschef samt pedeller. Medarbejderne gav udtryk for, at de synes de er de faggrupper der skal være på tilbuddet, for at kunne nå de faglige mål. Der blev berettet om et velfungerende tværfagligt samarbejde, der bidrager til at man som medarbejder føler sig som en del af et specialiseret tilbud. Det er taget højde for den brede faglige sammensætning ved udarbejdelsen af det nye koncept for individuelle planer, se pkt. 1. Anvendelse af individuelle planer / elevplaner i praksis. Vikaranvendelse, omfang og procedure: Tilbuddet benytter både timelønnede afløsere og tilkaldevikarer. Timelønnede vil sige afløsere, der er ansat mindre end 8 timer i gennemsnit pr. uge. Der udarbejdes ansættelsesbrev med relevant timeantal. Tilkaldevikarer benyttes som afløsere ved akut behov, eller efter aftale i en konkret situation. Ansættelse og afskedigelse sker i princippet inden og efter hver vagt. Ledelsen fortalte, at der er skåret i fremmødeprofilen, hvilket betyder, at der ikke skal tilkaldes vikarer for hver enkelt sygemelding Personaleudskiftning Antal fratrådte medarbejdere siden sidste tilsynsbesøg årsagen hertil? I perioden er 26 medarbejdere fratrådt deres stillinger. Heraf er 3 blevet sagt op, 1 medarbejder har søgt nye udfordringer andet sted. De øvrige fratrædelser skyldes overgang til pensionstilværelsen, afslutning af praktikperiode, timelønnet arbejde og tidsbegrænsede ansættelser Sygefravær Side 11 á 21

12 Sygefraværsstatistik: Sygefraværet på Dansk Røde Kors Bo- og Dagcenter i perioden februar 2010 januar 2011 (Kun månedslønnede, overenskomstansatte, reglementsansatte eller tjenestemandsansatte): Afdelings-niveau Barns 1. sygedag Børnerelateret fravær Sygedage, Arb.sk, 56, Delvis sygdom Fravær i % Fravær i % Fravær i % Fuldtids Fravær i % (timer) (timer) (timer) ansatte (timer) Røde Kors Adm.Botilbud Sum 0,14% 0,00% 4,30% 8,12 0,05% Røde Kors Sum 0,00% 0,00% 3,09% 4,91 3,09% Servicegr.Botilbud Røde Sum 0,00% 0,00% 0,33% 1,24 0,33% Kors.Adm.Dagcenter Røde Kors.Dagcenter Sum 0,14% 0,00% 1,42% 5,43 1,56% Røde Kors.Fys/Ergo/NV Sum 0,11% 0,00% 7,55% 9,25 7,66% Røde Kors.Inderhus Sum 0,51% 2,15% 10,67% 19,52 13,32% Røde Kors.Køkken Sum 0,00% 0,00% 11,83% 3,51 11,83% Røde Kors.Række.5 Sum 0,11% 0,00% 10,12% 17,13 10,23% Røde Kors.Række.7 Sum 0,27% 10,37% 6,75% 14,47 17,39% Røde Sum 0,00% 0,00% 0,00% 0,1 0,00% Kors.Servicegr.Dagtilbud Røde.Kors.Barsel m.v. Sum 1,83% 57,41% 3,21% 0,23 62,44% Sum Sum 0,23% 2,44% 7,75% 83,92 10,42% (Kilde: HR, Løn og personale). I oversigten fremgår det, at tilbuddets sygedage, arb.sk, 56, delvis sygdom i perioden februar 2010 januar 2011 er på 7,75 % (Tallet indeholder både kort og langtidssygefravær). I samme periode ligger det tilsvarende sygefravær, for de regionale sociale tilbud, på 7,19 %. Til sammenligning benyttes her tilbuddets tilsvarende tal for kalenderårene 2009 og 2010, opgjort i kort og langtidssygefravær: Sygedage, arb.sk, 56, delvis sygdom Sygefravær kort 3,74 % 3,76 % Sygefravær lang 3,44 % 3,67 % Sum: 7,18 % 7,43 % (Kilde: kvartalsvise økonomiopfølgninger, socialøkonomi). Ud fra ovenstående tal, bemærker tilsynet, at sygefraværet ser ud til at være stigende. Aktuelt antal langtidssyge: (Def. på langtidssygdom: Mere end sammenlagt 20 sygedage i løbet af et år). I perioden februar 2010 januar 2011 har der været 16 langtidssyge medarbejdere. Heraf er 3 blevet opsagt, en er stoppet, 3 er fremdeles sygemeldte og de øvrige er tilbage i arbejde. De fleste tilfælde af langtidsfravær har ikke været arbejdsrelaterede, men ledelsen er opmærksom på risici for nedslidning da arbejdet kan være fysisk og psykisk belastende. Side 12 á 21

13 Sygefraværspolitik: Der er udarbejdet en sygefraværspolitik (september 2010) Arbejdsmiljø Fysisk arbejdsmiljø, herunder vurdering af hjælpemidler og materiel: Medarbejderne fortalte, at de benytter loftlift ved tunge løft. Desuden forsøger de at planlægge arbejdet således, at man kan arbejde sammen to og to, hvor der er behov for det. Det blev fortalt, at der er tilstrækkeligt med hjælpemidler til at håndtere det fysisk tunge arbejde. Psykisk arbejdsmiljø: Medarbejderne fortæller om et godt psykisk arbejdsmiljø, baseret på et tværfagligt velfungerende samarbejde, supervision og 3. punktmøder. Køkkenpersonalet kan opleve en psykisk belastning idet de enkelte gange oplever, at beboere der er lidt oppe at køre kommer ind til dem. Der blev givet udtryk for, at dette kan opleves utrygt da de mangler redskaber til at håndtere dette, som f.eks. viden om konfliktnedtrapning. Tilsynet anbefaler, at det vurderes om der er et behov for at uddanne medarbejdere uden pædagogisk baggrund i konflikthåndtering. Anmeldte arbejdsskader og arten af disse siden sidste tilsyn: I 2010 var der 17 anmeldte arbejdsskader. Af disse var 5 fald, 2 stikskader og 10 uheld. I 2011 (indtil tilsynsbesøget) er 1 stikskade blevet anmeldt. Vold mod personale (omfang og type, evt. politianmeldelser): Der forekommer vold imod medarbejderne, og der føres kvartalsvise registreringer af episoderne. I 2010 blev der registreret følgende: 1. kvartal: 7 episoder (2 beboere), 2. kvartal: 5 episoder (2 beboere), 3. kvartal: 18 episoder (4 beboere) og 4. kvartal: 9 episoder (4 beboere). Af skemaerne fremgår det, at der primært er tale om trusler om overgreb/vold og fysiske overgreb/vold. To af episoderne er indenfor kategorien seksuelle overgreb/ seksuel chikane. Der er fokus på at alle episoder skal registreres, og sendes til forstanderen, der efterfølgende videresender til afdelingslederen og arbejdsmiljørepræsentanten. Voldsepisoder drøftes i arbejdsmiljøgruppen og evt. til personalemøder. Dato for sidste APV hvordan følges op? Seneste APV for hele huset var i Der skal laves en ny APV i Det oplyses, at forrige Side 13 á 21

14 APV er fulgt op ved at man har samlet de problemstillinger, der var fælles for hele huset i en samlet plan. Derudover har den enkelte SR arbejdet med opfølgning i egen afdeling sammen med nærmeste leder. Arbejdstilsynsbesøg, evt. påbud: Der er ingen påbud fra Arbejdstilsynet. Seneste besøg fra Arbejdstilsynet var i Politikker røg, vold, misbrug m.v.: Tilbuddet har udarbejdet en pjece: I tilfælde af vold mod ansatte (revideret i juli 2010), som omhandler hvordan vold håndteres, samt gode råd. Ledelsen fortalte, at de er ved at udarbejde en rygepolitik. Forstanderen har efter tilsynsbesøget oplyst, at tilbuddet har en alkohol og misbrugspolitik, og at denne vil blive drøftet/revideret på et MED-udvalgsmøde senere i år Uddannelse og udvikling Kompetenceudviklingsplaner: Sidste år blev der gennemført en kompetenceafdækning, og der er et ønske om at udarbejde en decideret kompetenceudviklingsplan, men det vurderes ikke at være realistisk før souschefen er tilbage i fuld stilling (efter endt uddannelse). Særlige efteruddannelsestiltag: Neuropædagogik er fremdeles i fokus når der efteruddannes. Desuden er ufaglærte medarbejdere i køkkenet i gang med køkkenassistentuddannelse. MUS / GRUS. Form og hyppighed: MUS afholdes årligt, og sidste gang var lige inden jul i Medarbejderne fortalte, at enkelte har en kompetenceudviklingsplan. Supervision: Der tilbydes intern supervision. Ledelsen udelukker ikke muligheden for ekstern supervisor, men behovet må vurderes når det er aktuelt. Desuden er der 3. punktmøder, hvor det drøftes, om noget har været særligt belastende. Introduktionsforløb for nye medarbejdere, herunder vikarer: Tilsynet har fået tilsendt Ansættelse og intro A til Z. Medarbejderne fortalte, at introforløb for Side 14 á 21

15 nye medarbejdere vurderes individuelt, og introduktionsperiodens varighed kan blive forlænget dersom det vurderes at være nødvendigt. Hvilken baggrund har de medarbejdere, der fungerer som praktikvejledere, for at udøve praktikvejledning og hvordan følges op på kvaliteten af praktikvejledningen? Alle praktikvejlederne har en praktikvejlederuddannelse. Som oftest organiseres praktiskforløbene ved, at to og to praktikvejledere samarbejder, herunder drøfter kvaliteten af praktikken. Afdelingslederne deltager også i drøftelserne omkring praktikkens kvalitet. Hvordan organiseres praktikforløbet for de studerende og med hvilket indhold, herunder dato for seneste plan over praktikforløbet? Praktikforløbene aftales med pædagogseminariet for et halvt år ad gangen. Ledelsen fortalte, at der er udarbejdet en praktikplan. Praktikstedsbeskrivelsen kan læses på tilbuddets hjemmeside: MED arbejde Hvordan er strukturen? Indtil 2011 har tilbuddet haft et MED-udvalg, og et Arbejdsmiljøudvalg. Dette medførte ofte, at samme punkter blev drøftet to steder, og det er besluttet at fra 2011 skal Arbejdsmiljøudvalget slås sammen med MED-udvalget. Hvordan vægtes arbejdsmiljø og sikkerhedsarbejdet i MED-udvalget? Tilsynet har fået tilsendt og læst referat fra 3 MED-udvalgsmøder, hvor det fremgår at både arbejdsmiljø og sikkerhedsarbejde indgår på møderne Tilsynets vurdering af personale- og arbejdsmiljøsituationen Vurderes personalenormeringen, personalets disponering, kvalifikationer og arbejdsforhold at matche de pædagogiske mål? Tilsynet vurderer, at der personalenormeringen og personalesammensætningen er planlagt ud fra brugergruppens behov, og de pædagogiske mål. Tilsynet har desuden haft særligt Side 15 á 21

16 fokus på den brede tværfaglighed, der er på tilbuddet, og vurderer, at der er et velfungerende samarbejde på tværs af faggrupperne og at der er fokus på at støtte brugergruppen ud fra forskellige fagligheder. Tilsynet bemærker, at ledelsen ønsker at udarbejde en decideret kompetenceudviklingsplan, hvilket er blevet udsat som følge af midlertidig fravær i ledelsen. Ud fra ledelsens udtalelser kan arbejdet medføre nedslidning af personalet, og ud fra medarbejdernes tilfredshed vedrørende såvel det fysiske som det psykiske arbejdsmiljø, vurderer tilsynet, at arbejdsmiljøsituationen generelt håndteres. Tilsynet har fremsat en anbefaling vedrørende uddannelse i konflikthåndtering for medarbejdere uden pædagogisk baggrund, og som kan risikere at stå alene med en beboer der er kørt op. 4. Fysiske rammer Udendørs rammer: Udendørsarealet er indrettet med gårdhave og små opholdssteder, og der er et drivhus, der ifølge ledelsen, kun er egnet til de små kørestole. Udearealerne er generelt nedslidte og belægningen er ujævn. Dette bliver renoveret under ombygningen. Ledelsen oplyste, at der vil blive søgt i fonde til finansiering af et nyt drivhus (oragneri) der også giver plads til de store kørestole. Kræver en venderadius på 2 m Beskrivelse af fællesarealer/værelser/lejligheder: Alle boliger er 2 rums boliger på ca. 56 m2, hvoraf 11 ligger i hovedhuset, nogle med terrasse og nogle med altan, 16 boliger ligger på samme matrikel i 2 rækkehuse med 8 i hver, alle med en lille have eller terrasse. Rækkehusene er indrettet handicapvenligt uden dørtrin, indeholder entre, soveværelse med direkte forbindelse til badeværelse, og åbent køkken i forbindelse med stuen. I køkkenet er der plads til køleskab, vaskemaskine og tørretumbler. I hovedhuset er boligerne indrettet med tekøkken, stue og soveværelse med direkte forbindelse til badeværelse. Fælles for alle boligerne er at der er rumdækkende loftlift i soveværelserne, hvor der er behov for det. Almindelige standardhjælpemidler stilles til rådighed af Centeret, specielt tilpassede hjælpemidler søges via kommunen. Der er en hæve -sænkeseng i soveværelset, derudover er boligen umøbleret. Indretning af boligen foregår i samarbejde med beboeren, pårørende og personalet. Ved indflytning er boligen nymalet, og man har selv mulighed for at bestemme farverne. Derefter vedligeholder man selv sin bolig. I Centeret er der også centralkøkken og fælles spisestue, ligesom der et fælles vaskeri i kælderen. På centeret er der et fysioterapilokale. Ergoterapeutisk træning foregår hos den enkelte beboer. ( he.myfaces.portlet.myfacesgenericportlet.view_id=%2fshow.jsp). Dato og resultat af seneste bygningssyn: Marts 2009 blev der foretaget en bygningsgennemgang af regionens bygningsafdeling. Det fremgår af gennemgangen, at: Boligerne vurderes generelt til middel vedligeholdelsesniveau. Boliger og tilhørende wc/badeforhold er af acceptabel standard. Tilgængeligheden er acceptabel for centerbygningen og uacceptabel for rækkehusene, idet beboerne skal ud i det Side 16 á 21

17 fri for at bevæge sig til centerbygningen. Fælles faciliteter og dagcenter mangler generelt plads og atmosfære og vurderes derfor til uacceptabel standard. Det er ifølge bygningsgennemgangen gode muligheder for om- og tilbygning på den nuværende beliggenhed. Forud for et egentligt byggeprojekt bør undersøges, hvorvidt en rokade af funktioner kan give en optimeret planløsning og mere hensigtsmæssig udnyttelse af bygningerne. Ledelsen fortalte, at tilbuddet er kommet med i første fase af byggeplanen. Det er planlagt at bygge nyt dagcenter (forventes at kunne tages i brug februar 2012), samt en hel del renovering af eksisterende fysiske rammer, herunder bl.a. etablering af mindre fælles opholdsrum. Renoveringen skal generelt ske med udgangspunkt i, at de fysiske rammer skal tilpasses målgruppens behov. Planlagte ombygninger: Se forrige punkt. Dato for seneste beredskabsplan, brandsyn og brandøvelse og resultatet heraf: Tilsynet har modtaget tilbuddets beredskabsplan, som er fra maj Seneste brandsyn var d , og der var ingen bemærkninger. Sikkerhedsrepræsentanterne afholder øvelser for personalet i håndtering af brandalarmeringsanlægget, brandbekæmpelsesmateriel og andet relevant 2 gange pr. år. Medarbejderne skal deltage minimum hvert 2. år. Levnedsmiddelkontrol seneste besøg og resultatet heraf: Seneste levnedsmiddelkontrol var den , og tilbuddet har en elite smiley Tilsynets vurdering af de fysiske rammer Er de fysiske rammer egnede? Er standarden tilfredsstillende? Tilsynet læner sig op ad bygningsafdelingens bygningsgennemgang fra marts 2009, og vurderer at de planlagte ombygninger/nybyggeri er hensigtsmæssige i forhold til brugergruppen. 5. Organisation, drift og forretningsgange Det økonomiske tilsyn, bestående af et kvartalsvis ledelsestilsyn, varetages af det sociale område. Her udtrækkes alene nøgletal fra det økonomiske tilsyn. Vedtaget budget 2011, kroner Dansk Røde Kors Bo- og Dagcenter har et vedtaget budget for 2011 på: kr. Side 17 á 21

18 Takst 2011, kroner Katalogydelse Takst Dansk Røde Kors Bo- og Dagcenter, dagcenter (066) Dansk Røde Kors Bo- og Dagcenter, døgntilbud (065) (Kilde: Takst for LIS d ). Evt. bemærkninger: Ingen Økonomi Forventet over- /underskud: Resultaterne for 2010 var ikke endelig på plads ved tilsynsbesøget, men forstanderen forventede et underskud på ca kr. Det endelige resultat er efterfølgende udarbejdet, og underskuddet blev på kr., hvilket svarer til 3,27% af det samlede budget (Kvartalsvis økonomiopfølgning 2010). Årsag til forventet over- /underskud? Forstanderen begrundede underskuddet med bl.a. for højt vikarforbrug, og at antallet langtidssyge har været højere end beregnet. Se også pkt. 3 Vikaranvendelse, omfang og procedure og pkt vedrørende stigning i sygefraværet. Evt. bemærkninger ved seneste revisionsbesøg: Seneste revisionsbesøg var i december 2010, og tilbudet fik en bemærkning vedr. kontering, og at der var behov for en ekstra kontrolfunktion når der modtages varer, herunder at disse svarer til dem der er skrevet på fakturaen. Ledelsen oplyste, at dette er der taget hånd om. Evt. bemærkninger vedr. ledelsestilsyn: [Vedr. opfølgning på delegeret ansvar for økonomi, månedsrapport, opfølgning] Forstanderen gav udtryk for at det er et godt system når man har lært at bruge det, og at det bidrager til at give overblik Ledelse og organisation Side 18 á 21

19 Er ansvars- og kompetencefordelingen synlig for medarbejderne? Medarbejderne gav udtryk for, at ansvars og kompetencefordelingen er synlig i det daglige arbejde. Hvordan holder forstanderen sig informeret om kvaliteten af tilbuddets ydelser? Forstanderen fortalte, at kvaliteten af tilbuddets ydelser vurderes ud fra kontakt med andre tilbud, kollegialt forum på landsplan, netværk for hjerneskadede og gennem interne parter på tilbuddet. Hvorledes kommunikeres regler og retningslinier? Information som gælder alle medarbejderne kan læses i en fælles husbog, både elektronisk og i pjeceform. Udviklingstendenser: Forstanderen og souschefen har ændret lidt på opgavefordelingen. Det er desuden blevet ansat en økonomimedarbejder, for at sikre et bedre økonomisk overblik. Evt. planer for organisationsudvikling / særlige projekter: Forstanderen fortalte, at de har fokus på, og et ønske om, at være på forkant med udviklingen og eventuelle udfordringer. Lige nu er der særligt fokus på, at sikre en god økonomi, og at være et godt tilbud med hensigtsmæssige fysiske rammer. Hvordan anvendes socialområdets ledelsesgrundlag i praksis på tilbuddet har det været drøftet, og hvilke dele er tillagt størst vægt? Ledelsen fortalte, at værdigrundlaget har været drøftet, og er blevet anvendt Tilsynets vurdering af de organisatoriske og driftsmæssige forhold Herunder evt. budgetproblemer og problemstillinger vedr. ledelse og organisering. Tilsynet vurderer, at Dansk Røde Kors Bo og Dagcenter er et organisatorisk og driftsmæssigt veldrevet tilbud, hvor der er fokus på udvikling i forhold til tilbagemeldinger fra interne og eksterne aktører. Tilsynet vurderer, på baggrund af medarbejdernes udtalelser, at ansvars og kompetencefordelingen er synlig for medarbejderne. Side 19 á 21

20 6. Evt. særlige tværgående fokuspunkter Fra 1. april 2010: Har tilbuddet / institutionen en hjemmeside, og følger den de fælles retningslinjer? Tilbuddets hjemmeside kan læses på: Forstanderen fortalte, at det er enkelte dele som skal opdateres, og at det er fokus på dette. Tilsynets vurdering: Tilsynet vurderer, at hjemmesidens opbygning følger de regionale retningslinjer, og opfordrer til at de planlagte opdateringer gennemføres. 7. Kvalitetssikring og -udvikling Hvorledes er anbefalingerne fra seneste tilsynsrapport for henholdsvis anmeldt og uanmeldt tilsynsbesøg fulgt op? Uanmeldt tilsyn d. 7. juli 2010 anbefaling og opfølgning: 1. At det sikres, at ledelsens initiativer og planer kommunikeres til hele personalegruppen, så organisationen løbende er samlet om mål og retning. - Forstanderen fortalte, at der ikke er iværksat ret meget nyt. Ledelsen har drøftet anbefalingen, og har løbende fokus på kommunikation, som en væsentlig del af ledelse. Forstanderen forsøger at orientere sig om oplysningsniveauet i organisationen gennem MTU og lignende. Anmeldt tilsyn d. 3. november 2009 anbefalinger og opfølgning: 1. At der oprettes støtteforening i samarbejde med de pårørende efter deres ønske. - Ved seneste møde med de pårørende er dette igen blevet drøftet, og der er enighed om at forstanderen skal undersøge muligheden for om de pårørende kan koble sig på Dans Røde Kors` støtteforening, som allerede eksisterer. 2. At der udarbejdes forventningsafstemninger med de pårørende. - Forstanderen fortalte, at der er udarbejdet en forventningsafklaringsliste, som benyttes i forhold til de pårørende. 3. At efteruddannelse målrettes forandringer i målgruppen herunder psykiatriske overbygninger. - Det er etableret kontakt til en psykiater. Det søges også relevante kurser/uddannelser. Endelig har tilbuddet haft en psykiatrisk sygeplejerske i et tidsbegrænset vikariat. 4. At der udarbejdes retningslinjer for, hvad der skrives i Bostedsystemet. - Den nylig ansatte neuropsykolog vil indgå i arbejdet med individuelle planer, og hvordan det Side 20 á 21

21 kan sikres at relevant dokumentation bliver skrevet ind i Bosted Systemet. Processen er igangværende. 5. At der udarbejdes detaljeret sygefraværspolitik. - Det er udarbejdet en sygefraværspolitik (september 2010). 6. At der indrettes bedre hvilerumsfaciliteter i dagcentret, så borgere ikke forsat må anvende et badeværelse som hvileplads jf. anbefaling fra sidste anmeldte tilsyn. - Er ikke handlet på, men vil blive indarbejdet i forbindelse med nyt byggeri til Dagcenteret Tilsynets vurdering af arbejdet med tilsynets tidligere anbefalinger: Tilsynet vurderer, at der er handlet tilfredsstillende på tilsynets tidligere anbefalinger. Side 21 á 21