Holbæk Kommune. Digitaliseringsstrategi, Beslutningsstruktur & It-styringsmodel. Projektgrundlag

Transkript

1 Holbæk Kommune Digitaliseringsstrategi, Beslutningsstruktur & It-styringsmodel Projektgrundlag April 2010

2 1. INDLEDNING OG BAGGRUND OPGAVETILGANG PROJEKTFORLØB OVERORDNET FORLØB PLANLÆGNING DIGITALISERINGSSTRATEGI Statusbilledet Digitaliseringsstrategi BESLUTNINGSSTRUKTUR IT-STYRINGSMODEL Screening og prioritering PROJEKTORGANISERING PRISER OG BETALING Digitaliseringsstrategi, Beslutningsstruktur & It-styringsmodel 2

3 1. Indledning og baggrund Dette projektgrundlag er baseret på møde mellem Hans Søie, Erik Kjærgaard Andersen og Ole Lollike samt KMD den 7. april 2010 samt opfølgende møde den og omfatter: 1. Udarbejdelse af en overordnet digitaliseringsstrategi for Holbæk Kommune. Strategien skal sætte de overordnede rammer for efterfølgende strategier på sektorområderne ex skole-digitaliseringsstrategi i relation til undervisningsdelen og velfærdsteknologiske tiltag på ældre-/ omsorgsområdet. 2. Fastlæggelse af beslutningsstruktur, der beskriver retningslinjer for hvem, der træffer beslutning om hvad, i relation til it og digitalisering. 3. Fastlæggelse af en overordnet it-styringsmodel, der med udgangspunkt i Holbæk Kommunes nuværende situation, beskriver og prioriterer tiltag, der skal understøtte en bedre fremtidig styring af it. Holbæk Kommune ligger vægt på, at forløbet bliver handlingsorienteret, og at det holdes på et realistisk ambitionsniveau. Forløbet skal ligeledes naturligt understøtte de fællesoffentlige initiativer omkring digitalisering. Det er målet, at forløbet skal forankres og efterfølgende virke forpligtende og effektgivende helt ude i de enkelte administrative og udførende områder. KMD tilbyder et forløb der giver Holbæk Kommune: En relativ bredt funderet kortlægning af såvel status som målsætninger vedrørende it-organisationen som it og digitalisering. En handlingsorienteret proces der understøtter læring, forankring og medejerskab. En proces der sikrer sammenhæng mellem de tre projekter. Et solidt grundlag for den samlede It-styring. KMD s ydelser vedrørende ovenstående er baseret på: Stor viden om it-anvendelse og vilkår i kommunerne og den offentlige sektor. Erfaring med strategiprocesser og organisationsanalyse i mange kommuner. Best practice forløb, som tilpasses Holbæk Kommunes udgangspunkt og behov. Fokus på både produkt og proces. I følgende afsnit 2 beskrives KMD s overordnede tilgang til opgaven. I afsnit 3 beskrives projektforløbet, herunder projektets faser, tidsforløb og de resultater, der skabes undervejs. Endvidere beskrives den forventede indsats fra Holbæk Kommune. I afsnit 4 gives et forslag til projektorganisation og endelig specificeres projektets økonomi i afsnit 5. Digitaliseringsstrategi, Beslutningsstruktur & It-styringsmodel 3

4 Statusafdækning Consulting 2. Opgavetilgang Projektet består af tre delprojekter med selvstændige leverancer. Nedenstående viser et overblik over delprojekterne samt de påtænkte aktiviteter og forventede leverancer. Behov Aktivitet Leverance Digitaliseringsstrategi Strategiproces Strategidokument inkl. initiativer Beslutningsstruktur Forløb omkring organisering af beslutninger Beslutningsstruktur model med detailbeskrivelse It-styring Screening, prioritering og planlægning Model for it-styring Gennem det samlede projektforløb sikres sammenhæng, videndeling og forankring imellem de tre delprojekter. Som afsæt for de tre delprojekter gennemføres en fælles indledende statusafdækning, der suppleres med input fra den gennemførte Benchmark Projektet afsluttes med en fælles evaluering af alle delprojekter. Den konkrete implementering af projektets resultater er ikke en del af leverancen. Støtte til dette kan fx ske gennem et digitalt ledelsesforløb, et kompetenceudviklingsforløb for medarbejdere, projektstøtte til digitaliseringsprojekter i forvaltninger mv. KMD deltager gerne i dialog om dette. Digitaliseringsstrategi, Beslutningsstruktur & It-styringsmodel 4

5 3. Projektforløb 3.1 Overordnet forløb Nedenstående figur viser overordnet det samlede projektforløb sammen med den overordnede tidsplan. Under hver fase er angivet de vigtigste aktiviteter og det output (dokumentation) som skabes. Indholdet af de tre delprojekter er uddybet efterfølgende. August September Oktober November December Januar Februar Digitaliseringsstrategi Planlægning Interview, statusafdækning og info.indsamling W1 Inspirationsseminar W2 Projektgruppemøde W3 Strategipræsentation Projektplan og referat Statusbillede Strategiinput Strategiinput Digitaliseringsstrategi Beslutningsstruktur W4 Strukturworkshop W5 Strukturpræsentation Strukturinput Beslutningsstruktur notat It-styringsmodel W6 Screeningsworkshop W7 Screeningsworkshop W8 Screeningsworkshop Screeningsdok. It-styringsmodel Aktivitet Output Projektet er tilrettelagt, så KMD, efter at have foretaget en nærmere forventningsafstemning og planlægning, starter med at afdække status på it og digitalisering i Holbæk Kommune til brug for gennemførelse af de tre delprojekter. Der trækkes endvidere på indikationerne fra Benchmark Herefter gennemføres strategiforløbet, der beskriver den overordnede vision, pejlemærker og principper for digitalisering og munder ud i en egentlig Digitaliseringsstrategi med tilhørende initiativer. Parallelt med at strategiforløbet afsluttes, påbegyndes arbejdet med beslutningsstruktur for it- og digitaliseringsområdet. Umiddelbart efter afslutning af arbejdet hermed foretages, med baggrund i tidligere gennemførte statusbillede, en screening og prioritering af de indsatser, der skal føre frem til en egentlig It-styringsmodel. Digitaliseringsstrategi, Beslutningsstruktur & It-styringsmodel 5

6 3.2 Planlægning I forbindelse med projektstart sker der en endelig afstemning og fastlæggelse af projektplanen og af projektorganisationen. Kritiske mødedatoer fastlægges, og projektets første forløb detailplanlægges. Kommunens medarbejdere vil skulle informeres om projektets formål, og om hvordan processen gribes an, så de involverede personer får gode forudsætninger for at kunne indgå aktivt i arbejdet. Kommunens indsats i projektopstart Deltage i et indledende projektgruppemøde for relevant chefgruppe/styregruppe og projektgruppe. Sikre information til medarbejdere/ledelse. Resultat af fase 1 Projektet er afstemt og planlagt. Relevante medarbejderne er blevet informeret. 3.3 Digitaliseringsstrategi Digitaliseringsstrategien skal fastlægge Holbæk Kommunes overordnede udvikling vedr. digitalisering. Desuden fastlægges konkrete indsatsområder med henblik på realisering af digitaliseringsstrategien. Digitaliseringsstrategien fokuserer på den forretningsmæssige anvendelse af it til effektivisering og forbedring af arbejdsprocesser og opgaveløsning hhv. service til borgere og virksomheder. Delprojektet leverer følgende resultater: Konsolideret statusbillede af den nuværende digitaliseringssituation i udvalgte serviceområder i Holbæk Kommune. Viden om digitalisering. Digitaliseringsstrategi og -initiativer. Der tages udgangspunkt i nedenstående strategimodel, som med succes har været anvendt i en række andre kommuner. Strategimodellen omfatter: Overordnet vision for it og digitalisering, som uddybes i mere konkrete pejlemærker. Principper, som udtrykker generelle valg i forhold til digitalisering. Indsatsområder, i form af centrale og decentrale aktiviteter og projekter, der skal understøtte realisering af digitaliseringsstrategien. Sammenhængen i strategimodellen illustreres således: Digitaliseringsstrategi, Beslutningsstruktur & It-styringsmodel 6

7 Strategi for it og digitalisering Hvor vil vi gerne hen? Interne rammer Hvordan kommer vi derhen? Vision, pejlemærker og målsætninger. Eksterne rammer Styrende principper Planstrategi Servicestrategi Sundhedspolitik Politisk vision Ledelsesprincipper Digitaliseringsinitiativer Fælles offentlig digitaliseringsstrategi KL-strategi Borger.dk Hvor er vi nu? Styrende principper Statusbillede Figuren afspejler endvidere, at der skal være tæt sammenhæng mellem digitaliseringsstrategien og forretningsstrategien hos Holbæk Kommune. Forretningsstrategien udgøres i praksis af flere elementer, fx planstrategi, servicestrategi, erhvervsstrategi, sundhedspolitik og lignende. Herudover er det vigtigt, at der er tæt sammenhæng mellem digitaliseringsstrategien samt nationale og tværoffentlige digitaliseringsinitiativer og rammebetingelser Statusbilledet Den nuværende status vedr. digitalisering er det grundlag, som digitaliseringsstrategien og de fremtidige initiativer skal bygge på. Derfor skal statusbilledet være dækkende og dokumenteret både i forhold til de faktuelle forhold og i forhold til at afdække styrker, svagheder og aktuelle problemstillinger overordnet og i relation til de enkelte serviceområder. Gennem analyser og interviews skal de centrale strategiske forhold af betydning for den fremtidige digitaliseringsindsats i Holbæk Kommune afdækkes og beskrives. Statusbilledet af den aktuelle digitaliseringssituation etableres gennem følgende aktiviteter: KMD gennemfører en strategiafdækning ved analyse af centrale strategidokumenter for Holbæk Kommune (som eksempler på relevante strategidokumenter i denne sammenhæng kan fx nævnes planstrategi, servicestrategi, ledelsespolitik og borgerservicestrategi). KMD gennemfører interview af udvalgte ledelsesrepræsentanter (kommunaldirektør, fag- og stabschefer og it-chef). Maksimalt 10 interviewrunder med en varighed på 1 time pr. interview. Der inddrages indikationer fra Benchmark Digitaliseringsstrategi, Beslutningsstruktur & It-styringsmodel 7

8 Med udgangspunkt i strategiafdækningen, interview og benchmarking, laves en samlet vurdering. KMD udarbejder et samlet statusbillede i form af en PowerPointpræsentation. Statusbilledet evalueres i projektgruppen. Kommunens indsats i opgaven: Fremfinde relevante dokumenter mv. med henblik på strategiafdækning. Udvalgte personer skal stille sig til rådighed med henblik på interview. Behandling og godkendelse af statusbilledet i projektgruppen på et projektgruppemøde (kan evt. foregå som tlf.møde). Evt. videre bearbejdning af dokumentation. Resultat Kommunens nuværende digitaliseringssituation er dokumenteret i en statuspræsentation. Statuspræsentationen, herunder aktuelle problemstillinger, styrker og svagheder vedr. digitalisering er evalueret i projektgruppen Digitaliseringsstrategi Der gennemføres et inspirationsseminar (W1) for hovedaktørerne i digitaliseringsstrategiarbejdet. Her præsenteres: Oplæg vedr. tendenser og udviklingstræk omkring it og digitalisering i forhold til kommuner og fællesoffentlig. Oplæg vedr. modeller og metoder til strategiformulering, implementering, styring og opfølgning. Indhold af workshoppen kunne være: Præsentation af statusbillede (KMD). De forretningsmæssige mål og visioner for Holbæk Kommune (Holbæk Kommune, kommunaldirektør/stabschef). Indlæg fra KL eller Den digitale Task force. Storgruppeproces vedr. input til digitaliseringsstrategi og indsatser. Deltagerne på workshop 1 bør primært være kommunens ledelseslag, repræsentanter fra it-området samt øvrige nøglemedarbejdere med relation til it og digitalisering. På grundlag af inspirationsseminaret formulerer KMD et udkast til en digitaliseringsstrategi. Oplægget behandles efterfølgende på et møde i projektgruppen (W2) inden det behandles endeligt på et direktionsmøde (W3). Digitaliseringsstrategi, Beslutningsstruktur & It-styringsmodel 8

9 KMD deltager med to konsulenter på alle workshops. Herved sikrer KMD en optimal styring af processerne og informationsopsamlingen til brug for den efterfølgende udarbejdelse af dokumentation. Kommunens indsats i opgaven: For Holbæk Kommune bliver den væsentligste indsats i denne fase at medvirke i workshop 1, 2 og 3. Behandling og godkendelse af strateginotatet. Videre bearbejdning af dokumentation efter nærmere aftale. Lokaler og forplejning stilles til rådighed af Holbæk Kommune. Fremfinde og kommentere relevante dokumenter med hensyn til strategiafdækning. Resultat At der er gennemført en relativt bredt funderet proces vedr. central digitaliseringsstrategi. At digitaliseringsstrategien er formuleret i et digitaliseringsstrateginotat. Der er udarbejdet en implementeringsplan for digitaliseringsstrategien i form af en række initiativer. Digitaliseringsstrateginotatet er godkendt. 3.4 Beslutningsstruktur I dette delprojekt udarbejdes klare og operationelle strukturer og processer for styringen af det samlede it- og digitaliseringsområde, dvs. en konkretisering af beslutningsstrukturen i relation til it og digitalisering. Opgaven består i at: fastlægge ønskede beslutningsstrukturer o hvad skal der træffes beslutning om? o hvem træffer beslutningerne og hvem er involveret? beslutte og beskrive, hvorledes disse strukturer bedst muligt organiseres KMD giver oplæg i forhold til ovenstående styringselementer i projektgruppen. Herefter fastlægges hvorledes disse skal udformes i Holbæk Kommune. Kommunens indsats i opgaven vil være: Resultat Deltagelse i 2 workshops (W4 og W5) med en personkreds der har indsigt i den eksisterende beslutningsstruktur. Behandling og godkendelse af styringssetup i direktion. Digitaliseringsstrategi, Beslutningsstruktur & It-styringsmodel 9

10 Notat der beskriver model for beslutningsstruktur i relation til it- og digitalisering. 3.5 It-styringsmodel Målsætningen med dette delprojekt er at etablere klare, hensigtsmæssige og helhedsorienterede rammer for styring og ledelse af it og digitalisering i hele Holbæk Kommunes organisation. Dette skal specielt sikre, at it og forretning løbende understøtter og påvirker hinanden. It-styring fokuserer på at fastlægge strukturer og processer for bl.a. strategiarbejde (3.3), beslutningsstruktur (3.4), realisering af nytteværdi, projektgennemførsel, informationssikkerhed, it-arkitektur, standarder og evaluering. KMD s erfaringer viser, at det er fordelagtigt at gennemføre en analyse- og planlægningsproces i relation til it-styring, samt at udmønte og dokumentere dette i en egentlig it-styringsmodel. Herved sikres blandt andet: En systematisk evaluering af alle centrale områder vedr. styring af it og digitalisering. Kortlægning af status samt prioritering af udviklingsønsker. Solidt grundlag for efterfølgende udvikling af it-styring. Dette delprojekt har således til formål at udarbejde en it-styringsmodel målrettet Holbæk Kommune. It-styringsmodellen skal danne grundlag for den efterfølgende implementering og udvikling af it-styring i Kommunen. It-styringsmodellen fastlægger de overordnede rammer og principper for itstyring. Modellen uddybes i et screeningsdokument, som mere detaljeret dokumenterer status og udviklingsønsker i relation til it-styring. Udgangspunktet for udformningen af it-styringsmodellen er følgende internationalt anerkendte model, som blandt andre anbefales af Dansk IT (herefter referencemodellen). Digitaliseringsstrategi, Beslutningsstruktur & It-styringsmodel 10

11 Referencemodellen indeholder 5 fokusområder, som dækker alle relevante områder i forbindelse med styring af it og digitalisering. Inden for hvert område er identificeret et antal indsatsområder. Med referencemodellen som udgangspunkt sikres det, at Holbæk Kommune har forholdt sig til og prioriteret alle væsentlige spørgsmål i forhold til styring af it og digitalisering på tværs af hele organisationen. I nedenstående afsnit er faserne beskrevet uddybende Screening og prioritering Screening og prioritering gennemføres sammen med projektgruppen (evt. suppleret med nøglemedarbejdere fra Holbæk Kommune) gennem 3 workshops, hvor samtlige indsatsområder screenes med udgangspunkt i referencemodellen med hensyn til: Status Målsætning Prioritering På første workshop fastlægges desuden overordnede principper, der skal gælde generelt for Holbæk Kommunes it-styringsmodel. De tre workshops gennemføres med udgangspunkt i referencemodellen for itstyring og relaterede tjeklister. Herved sikres, at alle grundlæggende indsatser i relation til it-styring bliver behandlet. KMD planlægger, gennemfører og faciliterer de tre workshops. KMD udarbejder it-styringsmodellen i form af den beskrevne model og det uddybende screeningsdokument samt et planlægningsdokument i form af et roadmap, der skitserer et fremadrettet forløb i forhold til det videre arbejde med itstyringsmodellen. Digitaliseringsstrategi, Beslutningsstruktur & It-styringsmodel 11

12 KMD deltager med to konsulenter på alle workshops. Herved sikrer KMD en optimal styring af processerne og informationsopsamlingen til brug for den efterfølgende udarbejdelse af dokumentation. Kommunens indsats i opgaven vil være: Deltagelse i de 3 workshops. Læse review på hhv. it-styringsmodellen, screeningsdokumentet og roadmappet. Godkendelse it-styringsmodellen i styregruppen. Resultat Den dokumenterede og godkendte it-styringsmodel, herunder et screeningsdokument, som mere detaljeret dokumenterer status og udviklingsønsker i relation til it-styring. Roadmap for det videre arbejde med it-styringsmodellen. 4.0 Projektorganisering Styring af projektet foreslås varetaget via en projektorganisation med deltagelse af Holbæk Kommune og KMD. Den endelige projektorganisation fastlægges på det indledende planlægningsmøde. Styregruppen godkender projektplan og de endelige leverancer. Desuden kan styregruppen involveres ved væsentlige ændringer i projektet. Projektgruppen inkluderer ledelsesrepræsentanter og varetager den løbende koordinering og praktiske planlægning omkring projektet. Holbæk Kommune udpeger i den sammenhæng en fast kontaktperson, der er kommunens daglige projektansvarlige, og som fungerer som bindeled til KMD under hele projektforløbet. Kontaktpersonen varetager videre bearbejdning og formidling af materiale fra KMD samt diverse praktiske opgaver i forbindelse med projektet. Projektgruppen evaluerer og godkender løbende den dokumentation, som KMD udarbejder i forbindelse med projektet. Projektdeltagere er den kreds af ledere og medarbejdere, som deltager i workshops. Holbæk Kommunes projektdeltagere fastlægges nærmere. For KMD vil managementkonsulent Jacob Bloch Andreasen være overordnet projektansvarlig. KMD s projektansvarlige udgør sammen med en konsulent et fast projektteam til gennemførelse af projektet. Hertil kan komme ad hoc assistance fra andre konsulenter. Digitaliseringsstrategi, Beslutningsstruktur & It-styringsmodel 12

13 5. Priser og betaling Projektet er estimeret ud fra beskrivelsen i afsnit 3 og 4 samt KMD s erfaringer fra lignende opgaver. KMD deltager med 2 konsulenter på alle workshops og varetager desuden al dokumentationsarbejde. Fase Estimat Digitaliseringsstrategi Beslutningsstruktur It-styringsmodel I alt KMD s timehonorar for konsulenttimer er kr ,00. Det samlede konsulenthonorar for 200 timer vil således udgøre kr ekskl. moms og omkostninger til transport. Beløbet afregnes i følgende rater: Ved projektopstart faktureres ,- kr. Ved afslutningen af Beslutningsstrukturen ,- kr. Ved projektafslutningen ,- kr. Digitaliseringsstrategi, Beslutningsstruktur & It-styringsmodel 13