Organisationsbestyrelsesmøde nr. 4/2016 Torsdag den 9. juni 2016, kl Falkemosen 16, kælderen, Brøndby 9. juni 2016

Transkript

1 Referat af: Organisationsbestyrelsesmøde nr. 4/2016 Torsdag den 9. juni 2016, kl Falkemosen 16, kælderen, Brøndby 9. juni 2016 Mødedeltagere: Dorthe Larsen Allan Nielsen Hugo Thuge Lars Jensen Stig Rasmussen Fra administrationen: Ulrik Brock Hoffmeyer Vibeke Rømming Thomas Helsted deltager i punkt 10 sammen med Mosernes afdelingsbestyrelse Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Budgetkontrol pr. 30. april Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt 4. Økonomisk orientering om helhedsplaner 5. Oversigt over underskrevne pantebreve 6. Orientering om VA og AB s beslutning om kapitaloverførsel til BO-VESTs arbejdskapital 7. Aktionslisten 8. Afdeling 3 Maglelund - dørtelefoniprojekt 9. Afdeling 4 Tranehaven - økonomisk status vedr. råderetsaltaner 10. Afdeling 6 Moserne - undersøgelse aftage mv. 11. Afdeling 13 Silergården - orientering om styregruppens videre forløb i PCB-sagen 12. Afdeling 13 Silergården - HP3 - godkendelse af det videre forløb for udbedring af MgO-vindspærreplader og fuger i betondæk 13. Afdeling 13 Silergården - HP3 - orientering om gennemførelse af 5-års eftersyn 14. Afdeling 13 Silergården - vandinstallationer i T Afdeling 13 Silergården - oversigt over bevillinger 16. Forsikringsåret 2015

2 17. Evaluering af Tranemosegårds repræsentantskabsmøde den 18. maj Tranemosegårdbladet vedr. organisationens historie 19. Regler og rettigheder for bestyrelsen 20. Mødeplan Orienteringssager Antenneforeningen, v/ulrik Brock Hoffmeyer 22. Orienteringssager BO-VEST, v/ Dorthe Larsen 23. Orienteringssager BIB, v/ Dorthe Larsen 24. Orienteringssager BL, v/allan Nielsen 25. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme, v/ Hugo Thuge 26. Orienteringssager fra administrationen 27. Næste møde 28. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen besluttede at godkende dagsordenen. Punkt 10 tages efter mødet, sammen med Mosernes afdelingsbestyrelse. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender dagsordenen i den foreliggende form. 2. Budgetkontrol pr. 30. april 2016 Bestyrelsen tog budgetkontrollen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager budgetkontrollen til efterretning. Beskrivelse: Budgetkontrollen er som sædvanlig udarbejdet på baggrund af bogføringen pr. 30. marts tillagt forventningerne for resten af Estimatet for hele året 2016 er et underskud på 111 t.kr. Baggrunden herfor er, at bestyrelsen har besluttet en studietur til Venedig i maj måned, som ikke var med i budgettet.

3 Det skal dog understreges, at der stadig kan ske væsentlige ændringer og næste budgetopfølgning vil give et mere præcist billede af det forventede resultat for Budgetkontrol pr. 30. april Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt Bestyrelsen tog oversigterne til efterretning. T 13 står til at skulle have tilskud fra trækningsretten, men da afdelingen ikke indbetaler til trækningsretten, er det besluttet, at de ikke får tilskud derfra. Tilskuddet skal derfor flyttes til dispositionsfonden. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigterne til efterretning. Beskrivelse: Jf. lovgivning indgår A- og G-indskud i trækningsretten og dermed i dispositionsfonden. Derfor er trækningsretten modsat tidligere opgørelser indarbejdet i dispositionsfonden. I opgørelsen over dispositionsfonden, trækningsretten og arbejdskapitalen er indarbejdet alle godkendte beslutninger i Tranemosegård frem til den 4. maj For en nærmere beskrivelse henvises til det vedlagte materiale. Med hensyn til afkastet på porteføljerne, har der været et positivt afkast for 1. kvartal Den amerikanske centralbank har indtil videre valgt at fastholde renterne på deres møder her i 2016 og dette har medført at markederne er mindre bekymrede for udviklingen i den globale økonomi og de finansielle markeder, hvilket er gode nyheder set fra et investorsynspunkt. Det er administrationens forventning, at årets afkast vil ligge i omegnen af 1%, som situationen ser ud netop nu, men meget kan nå at påvirke dette resultat. Som nævnt ovenfor har udviklingen i renterne fra den amerikanske centralbank indvirkning herpå, ligesom renteudviklingen fra den europæiske centralbank. Derudover er der to store begivenheder i året, der også kan give udsving i denne forventning, nemlig folkeafstemningen i England om det fortsatte medlemskab af EU og ikke mindst præsidentvalgkampen i november i USA. 3

4 Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt 4. Økonomisk orientering om helhedsplaner Bestyrelsen tog oversigten til efterretning. : Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager den økonomiske status på helhedsplaner og andre større byggesager til efterretning. Beskrivelse Organisationen har på nuværende tidspunkt gang i 4 Helhedsplaner og større renoveringssager med en samlet anlægssum på ca t.kr. Der er igangværende helhedsplaner i 2 af organisationens 8 afdelinger (Silergården og Gillesager) med lejemål af boligorganisationens lejemål (56 %). Økonomisk orientering for helhedsplaner og andre større byggesager pr. 30. april Oversigt over underskrevne pantebreve Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Oversigt over underskrevne pantebreve 6. Orientering om VA og AB s beslutning om kapitaltilførsel til BO-VEST s arbejdskapital Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigterne til efterretning. Beskrivelse: Bestyrelsen i BO-VEST godkendte på møde den 14. april 2016, at ansøge de tre boligorganisationer om et kontant tilskud til BO-VEST arbejdskapital på 1,2 mio. 4

5 kr., som følge af at arbejdskapitalen i BO-VEST er reduceret til 125 t.kr., jf. årsregnskabet for På baggrund heraf har de tre organisationer på ekstraordinære møder i maj 2016 godkendt indstillingen om en samlet kapitaltilførsel på 1,2 mio. kr. Kapitaltilførslen er fordelt efter organisationernes lejemålsenheder og for Tranemosegård udgør beløbet kr ,06, som er overført til BO-VEST den 19. maj Aktionsliste Bestyrelsen tog aktionslisten til efterretning. Vedr. punktet omkring stop af badeværelsesrenoveringer, så mangler der stadig en fyldestgørende besvarelse omkring økonomien. Administrationen sørger for et svar til næste møde. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager aktionslisten til efterretning. Aktionslisten 8. Afdeling 3 Maglelund - dørtelefoniprojekt Bestyrelsen besluttede at godkende et tilskud på kr fra dispositionsfonden. Administrationen skal dog undersøge driftsomkostninger, holdbarhed på tablets samt forhold omkring softwareopdateringer, som skal fremlægges for beboerne. : Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender en økonomisk ramme på i alt kr inkl. moms, således at der i dørtelefoni projektet i Maglelund, kan indgå de forsøgselementer som beskrevet i nedenstående. tilskud på kr fra dispositionsfonden. Beskrivelse: Afdelingen har igennem en længere periode arbejdet på at finde løsninger på at sikre den enkelte beboer og skabe større tryghed i afdelingen. Afdelingens bestyrelse har på afdelingsbeboermødet den 8. september 2015 pkt. 3 foretaget en afstemning om dørtelefoni med video uden oplyst økonomi. Ønsket om dørtelefoni er 5

6 stemt igennem, dog er afdelingsbestyrelsen blevet bedt om at undersøge hvad dette ville koste. Samtidig har bestyrelsen et ønske om at tilbyde beboerne mulighed for at følge deres vand- og varmeforbrug i lejligheden. Afdelingen er i gang med at etablere open source målere, hvilket giver afdelingen mulighed for forskellige visualiseringsmuligheder. Firmaet KeepFocus, som står for afdelingens opsamling af målerdata, validering og opbevaring af data, er i samarbejde med dørtelefonivirksomheden Scantron i gang med at udvikle et produkt, som kan kombinere videodørtelefoni med visualisering af forbruget. Produktet udvikles til DAB Korngården i Ballerup, og omfatter en 7 tablet-løsning, der viser de normale dørtelefonmuligheder. Derudover giver tablet-løsningen, som er baseret på en fremtidssikret open source androidteknologi, således følgende muligheder: Dørtelefoni med video, så man kan se hvem som ringer på Forbrugsinformationer for vand og varme (og el, hvis det skulle blive aktuelt) Tips til at spare på energiforbruget» Individuelle alarmopsætninger, når forbruget bliver for højt Der kan modtages varslinger, beskeder fra bestyrelse og ejendomskontor. Ejendomskontoret kan se om beboerne har set meddelerne og givet svar om de er hjemme. Fast info om ejendomskontoret, kontaktinformationer og åbningstider Der kan laves mindre interesse-afstemninger, så det er muligt at finde ud af hvad beboerne tænker om en idé inden den gennemføres Der vil kunne installeres faste apps, som f.eks. viser vejret Der vil formentlig kunne bookes vasketure, selskabsmødelokaler mv. Da der er tale om open source teknologi, kan andre løsninger efterfølgende indbygges. Afdelingsbestyrelsen ønsker at gennemføre denne løsning som demonstrationsprojekt. Da løsningen imidlertid er noget dyrere end traditionel dørtelefoni ansøges bestyrelsen om tilskud fra dispositionsfonden. Økonomi: Da beboermøde har ønsket dørtelefoni med video opstilles følgende budgetter. For sammenligningens skyld opstilles også budget for alm. dørtelefoni (kun lyd). Anlægsbudget Alm. dørtelefoner Videodørtelefoner Tablet-løsning Håndværkerudgifter kr kr kr. Teknikerudgifter kr kr kr. Øvrige omkostninger kr kr kr. 6

7 Anlægsbudget i alt kr kr kr. Normalt vil Tablet-løsningen være betydeligt dyrere end traditionelle videodørtelefoner, men da afdelingen har et eksisterende internt te lefon i system (central og kabler), som ikke længere benyttes, vil der ikke skulle trækkes nye kabler i opgange og lejligheder. Dette telefonisystem kan ikke bruges til de traditionelle videodørtelefoner (det kræver andre kabel-typer). Afdelingen søger dispositionsfonden om tilskud på kr , der dækker forskellen mellem alm. dørtelefoner og tabletløsningen. Såfremt ansøgningen imødekommes, giver det en huslejestigning på ca. 1,5%. Tidsplan: Underforudsætning af bestyrelsens godkendelse af dispositionsfondsmidler påregnes følgende overordnede tidsplan: Juni - juli 2016: Udarbejdelse af oplæg til beboermøde Medio aug. 2016: Beboermøde Sept. - okt. 2016: Udbudsperiode Nov maj 2017: Udførelse Miljø: Ved at etablere en tablet-løsning, som har mange funktioner, forventes det at beboerne får mere opmærksomhed på deres forbrug, henvender sig på ejendomskontoret når vandhaner drypper, toiletter løber og derved sparer på ressourcerne. Ved tablet-løsningen vil de eksisterende kabler og central blive genbrugt. Der spares derved nye kabler. Vurdering: Det er administrationens opfattelse, at tablet-løsningen kan bidrage til at beboerne er mere opmærksomme på deres forbrug. I henhold til tidligere SBI-undersøgelser, har visualisering alene typisk kun nyhedens interesse. Efter en periode falder beboernes interesse og forbruget stiger igen. Tablet-løsningen har andre funktioner, som sandsynliggør at beboerne i højere grad vil fasthold interessen for deres forbrug. Samtidig giver denne løsning nye muligheder for kommunikation med beboerne. Det foreslås, at der efterfølgende evalueres på beboernes brug af tablet-løsningen i de næste 2-3 år efter etableringen, for at måle effekten af tabletløsningen. 9. Afdeling 4 Tranehaven - økonomisk status vedr. råderetsaltaner Bestyrelsen godkendte indstillingen, samt at dispositionsfonden dækker de ekstraordinære udgifter på i alt kr kr. 7

8 Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, at - der optages et 30-årigt realkreditlån på kr. til finansiering af 4. og sidste etape af råderetsaltaner dispositionsfonden dækker ekstraordinære udgifter på i alt kr. i forbindelse med voldgiftssagen Beskrivelse: Byggesagen med etablering af råderetsaltaner i Tranehaven startede i 2002 og forløb over 4 etaper. Under arbejdet med 4. etape konstateredes fejl og mangler ved en række altaner i både 3. og 4. etape. Efter administrationens opfattelse udviste entreprenøren Balco uvilje til at afhjælpe fejl og mangler, hvorfor betalinger blev stoppet. Dette udløste, at Balco indbragte sagen for Voldgiftsnævnet. Sagen blev forligt ved et møde i Voldgiftsretten i maj Forliget indebærer, at Balco udbedrer fejl og mangler og i øvrigt færdiggør entreprisen med opsætning af de tre sidste altaner i etapen tillige med, at Balco skal betale en stor del af bygherrens omkostninger ved Voldgiftssagen. Afhjælpning pågår og forventes afsluttet inden sommerferien I administrationens notat af 19. maj 2016, der vedlægges, er der en nærmere redegørelse for sagen. Økonomi I følge økonomisk opgørelse af 19. maj 2016, der vedlægges, er de samlede restudgifter der skal finansieres kr. Heraf udgør de ekstraordinære udgifter til voldgiftsagen kr. Det foreslås, at de ekstraordinære udgifter på kr. dækkes af et tilskud fra dispositionsfonden og, at restudgiften på kr. finansieres ved optagelse af et 20-årigt realkreditlån. Afdelingens låneydelse modsvares af den særlige forbedringsleje der opkræves for altaner. Tidsplan Mangeludbedringen forventes færdig i juli Bilag 1: Notat af 19. maj 2016 Bilag 2: Økonomisk status på 9402 Altaner af 26. april 2016 Bilag 3: Protokol voldgiftssag, 5. maj

9 10. Afdeling 6 Moserne - Undersøgelse af tage mv. Mosernes afdelingsbestyrelse var inviteret med til debat omkring en evt. helhedsplan for afdelingen. Thomas Helsted holdt et oplæg og fortalte om hvilke ønsker afdelingen havde til renovering og fremtidssikring af afdelingen. Bestyrelsen godkendte at bevilge kr. til udvikling af oplæg til helhedsplan samt at de senere vil tage stilling til en ramme for egen trækningsret samt tilskud fra dispositionsfonden, når der er lavet yderligere beregninger på projektet. Følgende indstilling tager udgangspunkt i den hovedstrategi, der blev præsenteret ved informationsmødet i januar, dog med en ændring vedr. indarbejdelse af en større kloakrenovering i den overordnede strategi. Ændringer i indstilling fra d. 14. april fremgår med rød kursiv Administrationen indstiller: - at bestyrelsen godkender oplæg til handlingsplan for fremtidig renovering i Moserne. - at bestyrelsen godkender, at der igangsættes helhedsplansarbejde for at kunne ansøge Landsbyggefonden om renoveringsstøtte til TMG afdeling 6 - at bestyrelsen godkender, at der kan igangsættes udbud af teknisk rådgivning med henblik på, at der indgås aftale med rådgiver om teknisk rådgivning for projektpakke 1 i sammenhæng med udarbejdelse af en helhedsplansansøgning. at bestyrelsen godkender, at der kan arbejdes med udvikling af oplæg til helhedsplan indenfor en samlet økonomisk ramme på kr. at bestyrelsen tager stilling til en ramme for egen trækningsrets- /dispositionsfondsmidlertil projektpakke 1, da omfang og finansieringsmodel afhænger af rammen for evt. støtte fra organisationen. Handlingsplan for fremtidig renovering i Moserne: Der har i det forgangne år været en meget konstruktiv proces med afdelingsbestyrelsen omkring afdelingens fremtidige renoveringsbehov. Indfaldsvinklen til processen har været: "I hvilket omfang skal der renoveres, hvornår og i hvilken rækkefølge? Formålet har været at finde en renoveringsstrategi med sammenhæng i mellem fremtidssikringstiltag, restlevetid på bygningsdelene, mulige energitiltag, afdelingens daglige vedligeholdelse (langtidsplan) og et hensigtsmæssigt huslejeniveau over tid. 9

10 Til grund for processen har ligget: Rådgiverrapporter (Gaihede), Energimærkningsrapporter, Overvejelser om fremtidssikringsanalyse udført af BO-VEST, langtidsplanssimuleringer samt huslejesimuleringer på en 15 årig periode. Afdelingsbestyrelsens arbejde og oplæg til en renoveringsstrategi blev præsenteret for beboerne på et informationsmøde d. 28. januar 2016, hvor de havde mulighed for at stille spørgsmål og komme med input til den præsenterede strategi. Præsentationen fra beboermøde beskriver enkelt processen og hovedstrategien, jf. vedlagt dokument. - afd. 6 beboerinformationsmøde d. 28. januar 2016 Renoverinqsstrateqi: Afdelingsbestyrelsen er interesseret i at man deler renoveringsbehovet op i 2 etaper. Hensigten er at gå i gang med et projekt 1 kloak + varmeanlæg, nu med udførelse i løbet af Projekt 1 skal kunne realiseres indenfor en maksimal huslejestigning på ca. 14 %. Derfor ansøges TMG allerede nu om et tilskud til projektet i form af egen trækningsrets-/dispositionsfondsmidler, da omfang og finansieringsmodel afhænger af rammen for evt. tilskud. Ser man på det samlede renoveringsbehov - kloak + varmeanlæg, installationer og klimaskærm, estimeret til ca t.kr., vil det samlet set næsten medføre en 52% huslejestigning, uanset hvordan man etapeopdeler. Det er en stor udfordring for en afdeling som Moserne med mange ældre, der ikke kan se frem til en sammenlignelig indkomststigning. Derfor er afdelingen interesseret i at få afdækket mulighed for et evt. støtteniveau fra Landsbyggefonden. Ideen er at udvikle en foreløbig helhedsplan som en del af projekt 1, ud fra følgende tankesæt - projekt 1 er de elementer der er mindst sandsynlighed for at få støtte til, de resterende vedligeholdelses elementer er dem der bedst egner sig til at blive kombineret med Landsbyggefondens støttekategorier og afdelings ønsker til fremtidssikring. De skulle gerne give et mere ambitiøst renoveringsprojekt, forhåbentlig med en lavere huslejestigning end de 52%. Det er hensigten, at den rådgiver der skal stå for projekt 1 (projektering) samtidig forestår det indledende arbejde til en helhedsplan og efterfølgende fremsendelse af foreløbig ansøgning til Landsbyggefonden om renoveringsstøtte. Derved skulle vi gerne opnå den rette balance i etape inddelingen. En foreløbig ansøgning vil kunne foreligge i løbet af første halvår Det giver en naturlige pause mellem etaperne, hvilket vil betyde at vi projekterer, udbyder og udfører første del, mens vi venter på Landsbyggefondens første indikation af i hvilket omfang, der kan forventes støttekroner, samtidig med at vi trækker den maksimale restlevetid ud af installationer og klimaskærm. 10

11 Prioritering: Projektelementer med 1. prioritet (udførelse 2017) (projekt 1) Nye varmecentraler - blok 1-15 Nyt varmesystem - blok 1-15 (fra 1 strengs til 2 strengs) Nye varmecentraler - blok Renovering af varmesystem - blok Renovering af kloak Isolering af trappetårn Efterisolering af gavle Projektelementer der enten indgår i (projekt 1) eller indarbejdes i en helhedsplan Tagrenovering eller Nyt tag i forbindelse med udnyttelse af tag m2 og etablering af solceller. Isolering af trappetårn (kan indgå i en helhedsplan) Efterisolering af gavle (kan indgå i en helhedsplan) Renovering af kloak (kan indgå i en helhedsplan som del af evt. LAR) Projektelementer der indarbejdes i en helhedsplan (projekt 2 og 3) Faldstammer Brugsvand kold, varme og cirkulation Udskiftning af installationer med mulighed for badeværelsesrenovering Mulighed for udskiftning af køkkener Udskiftning af vindueri alle blokke Renovering af sålbænke Komplet renovering af facader (ekskl. gavle) inkl. sokkel eller udvendig facadeisolering Kældervinduer Fremtidssikringselementer Bedre indeklima (evt. ventilation) Bedre tilgængelighed i terræn Tilgængelighedsboliger i enkelte blokke inkl. elevator Ombygning af 1-værelses til 11/4værelsesboliger Inddragelse af tagrum Miljø og friarealer Haver til stuelejligheder Fælleshus Solceller 11

12 Grundlaget for ovenstående opdeling er følgende: Varmecentralerne er nedslidte og komponenterne utidssvarende og meget svære at indregulere til stor gene for de beboere varmen ikke kan nå ud til. Nye varmecentraler vil med meget høj sandsynlighed ikke være støtteberettiget hos Landsbyggefonden, derfor giver det god mening at gå i gang med et sådan projekt, som vil give en øjeblikkelig indeklima forbedring. Efterisolering af bygningerne har indflydelse på det fremtidige varmeniveau og dermed også varmecentralernes ydeevne mv, hvorfor det er en fordel at projektere det samtidig. Tidsplan Beboergodkendelse af renoveringsstrategi maj/juni eller august 2016 og huslejekonsekvens for projekt 1 Rådgiverudbud efterfølgende 2016 Økonomi/ investeringstilskud Projekt 1 med 14 % huslejestigning Samlet anlægssum t.kr Investeringstilskud t.kr Realkreditlån, ustøttet5,5% Projektomfang og forventet anlægssum reguleres iht. Organisationens ramme for støtte. afd. 6 beboerinformationsmøde d. 28. januar Afdeling 13 Silergården - orientering om styregruppens beslutning vedr. det videre forløb i PCB-sagen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse: Styregruppen for Grønby Strand-projektet besluttede efter dialog med Landsbyggefonden at, sætte størstedelen af projektet på pause indtil videre frem til udgangen af I den mellemliggende periode vil der blive gennemført et pilotprojekt i Brøndby Almene Boligselskabs pcb-ramte højhus for at undersøge, om der kunne være alternative metoder til at nå under Sundhedsstyrelsens grænseværdier for pcb i boliger. Parallelt hermed skal der gennemføres undersøgelse af, hvordan og beregnes hvor meget det vil koste at rive de pcb-højhuse ned. Formålet hermed er 12

13 at skabe et så grundigt beslutningsgrundlag for boligorganisationerne og Landsbyggefonden i.f.t. det videre forløb for sagen. Beregningerne foretages af JJW og eventuelle underrådgivere. Styregruppen aftalte, at Brøndby Almene Boligselskab afholder udgifterne til pilotprojektet for pcb-afhjælpning indledningsvist og, at udgifterne efterfølgende fordeles mellem pcb-projekterne i Tranemosegård, PAB og Brøndby Almene Boligselskab. Udgiften forudsættes indarbejdet i den samlede anskaffelsessum for projektet. Såfremt dette mod forventning ikke skulle ske, afholdes udgiften af Tranemosegårds dispositionsfond. Organisationsbestyrelsen får bevillingen til godkendelse, så snart økonomien er kendt. Udgiften til beregning af nedrivning fordeles og finansieres efter samme model og kommer ligeledes til bestyrelsens godkendelse, så snart prisen er kendt. 12. Afdeling 13 Silergården - HP3 - godkendelse af det videre forløb for udbedring af MgO-vindspærreplader og fuger i betondæk Bestyrelsen godkendte det videre forløb for udbedringen af fuger i betondæk og udskiftning af MgO-vindspærreplader. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender det af sagsfremstillingens videre forløb for udbedring af fuger i betondæk og udskiftning af MgOvindspærreplader herunder, at MgO-vindspærrepladerne på sydfacaderne udskiftes i forbindelse med fugeudbedringen. at Enemærke & Petersen (E&P) forestår udskiftningen af MgOvindspærrepladerne, under forudsætning af, at deres tilbud ligger lig/under de øvrige underhåndsbud, som indhentes. - at udbedringen af fuger i de fire boligselskaber påbegyndes i Kisumparken Beskrivelse: Der er efter længere tids tovtrækkeri nået til enighed om valg af fugemateriale og udførelsesmetode mellem E&P og sagens teknikere. Der er i februar 2016 udført en reference af den valgte fuge og udførelsesmetode, som har vist sig at være tæt og E&P er nu klar til at udføre fugeudbedringen. Sideløbende med fugeproblematikken har det vist sig, at der desværre er anvendt MgO plader som vindspærreplader i rækkehusene i T13. Der er udført to rapporter med destruktive indgreb i hhv. oktober og november Af rapporterne fremgår det tydeligt, at vindspærrepladerne ikke egner sig til formålet og derfor må udskiftes inden for overskuelig fremtid. 13

14 Administrationen har i samarbejde med de øvrige boligselskaber gransket mulighederne for en udskiftning af MgO-vindspærrepladerne i forbindelse med fugeudbedringen. Dette især under hensynstagen til de yderligere gener beboerne i rækkehusene vil få, men derudover er der også en økonomisk gevinst i kun at udføre demontering og genmontering af terrasser, solsejl og hegn én gang. Eftersom HP3 ikke er omfattet af Byggeskadefondens forsikring for støttede renoveringer, da renoveringen blev afleveret før de nye regler for Byggeskadefonden trådte i kraft, har vi fra administrationens side kontaktet Landsbyggefonden om en mulig støtte til udskiftningen. Landsbyggefonden har nu udmeldt, at Tranemosegård og de øvrige boligselskaber i Brøndby Strand kan påbegynde udskiftningen med støtte fra Landsbyggefonden og som en udvidelse af HP3 s byggeregnskab (skema C). Der er i første omgang givet tilsagn til udskiftning af sydfacaderne, hvilket samtidig vil sige, at udskiftningen kan ske i forbindelse med fugeudbedringen. 13. Afdeling 13 Silergården - HP3 - orientering om gennemførelse af 5-års gennemsyn Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen om gennemførelse af 5-års eftersynet af HP3 i T13 til efterretning. Beskrivelse: Det er nu blevet tid til at gennemføre 5-års eftersynet på HP3 i rækkehusene i T13. Den tekniske gennemgang og efterfølgende rapport udføres af det rådgivende ingeniørfirma Dominia. Eftersynet gennemføres i samarbejde med de tre andre boligselskaber i Brøndby Strand, men der udføres særskilte rapporter for de enkelte afdelinger. Der er varslet teknisk gennemgang af otte rækkehuse i T13, hhv. den 15. og 16. juni Selve eftersynsmødet med entreprenør og teknikere afholdes i efteråret 2016, når eventuelle reklamationer er behandlet. Den samlede tekniske gennemgang og de efterfølgende rapporter beløber sig til kr. inkl. moms. BB/Lejerbo har udlægget til 5-års eftersynet, og udgifterne fordeles til de enkelte boligselskaber, efter oprindelig fordelingsnøgle, når sagen afsluttes. Udgifterne medtages i byggeregnskabet for HP3. 14

15 14. Afdeling 13 Silergården - vandinstallationer i T13 Bestyrelsen godkendte merudgiften på kr. i forbindelse med fremrykningen af udskiftning af vandinstallationer. I forbindelse med igangsættelse af et prøveprojekt på udskiftning afvandinstallationer i en af lavblokkene, godkendte bestyrelsen at forhøje det bevilligede rammebeløb med kr., så deri alt er bevilget kr. til projektet. Administrationen indstiller: - at organisationsbestyrelsen godkender alle forbrugte udgifter pr. 1. december 2015 i forbindelse fremrykning af udskiftning af vandinstallationer svarende til en merudgift på kr i forhold til det tideligere godkendte - jf. vedlagt økonomi oversigt. - at organisationsbestyrelsen godkender at forhøje det bevilligede rammebeløb på kr. til kr. fra dispositionsfonden, til igangsættelse af fase 1 på et prøveprojekt på udskiftning afvandinstallationer i en af lavblokkene. Udgiften vil efterfølgende blive indarbejdet i den samlede projektøkonomi. Hensigten er at få indarbejdet prøveprojektet i de støtteberettigede udgifter til HP4, hvis der opnås renoveringsstøtte fra Landsbyggefonden. Opnår projektet ikke støtte fra Landsbyggefonden finansieres alle afholdte udgifter af afdelingen. Prøveproiekt på udskiftning af vandinstallationer: Afdelingsbestyrelsen og driften i T13 ønsker at planlægge og udføre et selvstændigt T13-projekt omhandlende udskiftning af vandinstallationer i en enkelt opgang i lavhusene (Kisumparken 64). Ved at udføre en prøveopgang kan man danne sig et solidt erfaringsgrundlag før igangsættelse af det fremtidige installationsprojekt, som pågår under HP4. Dette vil både byggeteknisk og prismæssigt præcisere dialogen med Landsbyggefonden i forhold til bevilling af støttemidler til arbejderne indeholdende tekniske installationer i HP4. Projektomfang for prøveopgang: Nye brugsvandsinstallationer Etablering af sekundavand Nye faldstammer Individuel ventilation Nye badeværelser (Tilgængelighed iht. LBF-krav) Etablering af elevator Tilgængelighedslejligheder 15

16 Med etablering af elevator i gavlboliger, skal projektet leve op til landsbyggefondens støtteordning for tilgængelighed. Økonomi Fase 1: igangsætning af projekt med rådgivning fra arkitekt- og ingeniørfirmaet AI A/S på baggrund af tilbud af d. 8. april BO-VEST vurdering af udgifter er føl- af gende: d. 4 februar Revideres efter indgåelse af rådgi veraftale BO-VEST opstart: af d. 17. maj 2016 (Tilbud fra AI med rød) Håndværkerudgifter: Evt. destruktive undersøgelser Rådgiverhonorar: 0. fase: Registrering Dispositionsforslag/projektforslag Tilgængelighedsprojekt Konstruktive undersøgelser (elevator) Udarbejdelse af projektforslagsøkonomi Projektering samt light udbud Kr Udarbejdelse af digitalt grundlag Præsentationsmappe til Landsbyggefonden Samlede udgifter inkl. moms Kr Honorar arkitekt, afsat Honorar ingeniør, statik Honorar anden rådgiver Kr. Kr Kr. Honorar særundersøgelser Kr Genhusning (ikke relevant i fase 1) Øvrige udgifter: Byggesags honorar til BO-VEST: Kr

17 Gebyrer (myndighedstilladelse) Tryk aftegninger, kopi Mødeudgifter Totalbudget, opstart inkl. Kr Moms Bemærkninger: Baggrunden for den indstillede økonomi af 4. februar 2016, var følgende overvejelse omkring rammen for rådgiverhonorarets størrelse: Totalhåndværker udgifter ca. 11 lej. x 900 t.kr = t.kr Honorar i alt ca. 11 % = t.kr Fase 1 ca. 17 % = kr. Myndighedsprojekt/projektering/udbud ca. 30 % Projektopfølg/byggeledelse/tilsyn mv. ca. 30 % 1. årseftersyn ca. 3 % Al har givet at tilbud på fase 1, der en del højere end det indstillede beløb af d. 4. februar Det samlede honorar skal ligge på omkring 11 % af håndværkerudgifterne, hvilket forhåbentlig betyder at de resterende faser bliver billigere. Tidsplan Fase 1: forventes at tage 2-3 måneder fra igangsætning. Projektering, entrepriseudbud og udførelse pågår først når projektets tilgængelighedsdel er afstemt med Landsbyggefonden. Projektets endelige finansiering samt godkendelse på beboermøde pågår efter afklaring med Landsbyggefonden. Tilbud A1 af d. 8. april 2016 Budgetkontrolark pr. 17. maj Afdeling 13 Silergården - oversigt over bevillinger Bestyrelsen godkendte indstillingen, så derefterbevilges kr. til betaling af allerede afholdte udgifter samt bevilger yderligere kr. til afholdelse af udgifter frem til organisationsbestyrelsesmødet den 21. september

18 Den samlede godkendte bevilling af bestyrelsen, udgør kr. frem til den 21. september Administrationen indstiller, at: Bestyrelsen efterbevilger kr. til betaling af allerede afholdt udgifter, således at det samlede godkendte forbrug frem til 31. december 2015 udgør kr. Bestyrelsen efterbevilger kr. til betaling af allerede afholdte udgifter i perioden 1. januar 2016 til 1. juni Bestyrelsen bevilger yderligere kr. til afholdelse af udgifter frem til næste bestyrelsesmøde i september 2016 forbundet med Rådgiver JJW s beregninger af prisen på nedrivning af de pcbramte høj- huse Pilotprojektet i Brøndby Almennyttige Boligselskabs pcb-ramte højhus Fortsat arbejde med genhusning i Boliggruppen, således at det samlede af bestyrelsen godkendte beløb frem til september 2016 udgør kr. Finansieringen findes dels ved brug af reguleringskontoen, i alt kr., der allerede er bevilget og tilført af Landsbyggefonden og dels ved betaling fra Tranemosegårds dispositionsfond for det resterende beløb på kr. Beløbet fra dispositionsfonden bevilges med forventning om, at udgiften på sigt indgår i den samlede anskaffelsessum i den af Landsbyggefonden støttede sag og tilbageføres således til dispositionsfonden, når sagen realiseres. At dispositionsfondens betaling nedbringes i takt med en eventuel forhøjelse med beløbet på afdelingens reguleringskonto. At Administrationen fremover på bestyrelsens møder giver en status og, hvis det er nødvendigt, anmoder om yderligere bevilling i sagen. Beskrivelse: Administrationen har på vegne af Tranemosegård betalt en række udgifter forbundet med helhedsplan 4 i afd. 13, Silergården. Imidlertid har den løbende godkendelse af afholdelse af disse udgifter i bestyrelsen været ufuldstændig, hvorfor BO- VEST s administration nu søger om godkendelse af de allerede afholdte men ikkegodkendte udgifter fordelt på perioden frem til 31. december 2015 og perioden mellem d. 1. januar 2016 og frem til d. 1. juni 2016 samt en godkendelse af udgifter forbundet med 3 opgaver, der løses inden for perioden frem til næste møde i Tranemosegårds bestyrelse i september De fleste af udgifterne er godkendt 18

19 til afholdelse i andet regi så som det fælles byggeudvalg, styregruppen for det fælles projekt og af projektgruppen. Projektet er efter dialog med Landsbyggefonfden af styregruppen sat på pause frem til udløbet af I denne periode gennemføres alene løsning af 3 opgaver: beregning af et scenarie med nedrivning af de pcb-ramte højhuse, et pilotprojekt for alternativ løsning af pcb-problematikken, der gennemføres i Brøndby Almennyttige Boligselskabs afdeling og den fortsat løsning af genhusningsopgaven, der gennemføres i Boliggruppen i BO-VEST. Af bilagene fremgår forbrug og godkendelse frem til årsskiftet 2015/2016 og forbruget fra årsskiftet 2015/2016 frem til d. 1. juni Anmodningen af bevillingen på de kr. i perioden frem til næste møde i bestyrelsen i september 2016 sker på baggrund af erfaringstallene i indeværende år samt de på nuværende tidspunkt kendte igangsatte opgaver. Udgiften til pilotprojektet i BAB afholdes i første omgang af BAB, men fordeles efterfølgende blandt selskaberne i Brøndby Strand-bebyggelsen efter den i forvejen kendte fordelingsnøgle. Der tidligere godkendte beløb er godkendt finansieret via dispositionsfonden i Tranemosegård med forventning om, at beløbene indgår som men del af den samlede anskaffelsessum i sagen og betales som en del af den Landsbyggefondstøttede sag. Beløbet vil således kun gøre indhug i dispositionsfondens størrelse, såfremt sagen mod forventning ikke skulle blive realieret. Administrationen indstiller en fornyet samlet dispositionsfondsbevilling set i lyset af, at en del af udgiften allerede på nuværende tidspunkt er finansieret via afdelingens reguleringskonto. Administrationen indstiller desuden, at dispositionsfondens betaling reguleres nedad i takt med eventuelle forhøjelser af afdelingens/sagens reguleringskonto. På formødet afholdt i Mestre, Italien d. 27. maj 2016 udbad bestyrelsen sig en oversigt, hvoraf godkendte og ikke-godkendte beløb fremgik med brug af en farvekode. I bilaget, der viser forbruget i 2016, er anvendt denne model. Økonomi og ressourcer For perioden indtil 31. december 2015: Samlet forbrug kr. Heraf godkendt af bestyrelsen: kr. Til godkendelse/efterbevilling kr. For perioden 1. januar juni 2016: Samlet forbrug kr. Heraf godkendt af bestyrelsen 0 kr. Til godkendelse/efterbevilling kr. 19

20 For perioden 1. juni september 2016: Forventet forbrug kr. Til godkendelse kr. Samlet beløb til efterbevilling/bevilling/godkendelse: kr. Det samlede godkendte beløb vil herefter udgøre: kr. Finansieringen af den samlede beløb sker gennem afdelingens reguleringskonto med kr og gennem Tranemosegårds dispositionsfond med Oversigt - bevillinger Oversigt - bevillinger, forbrug 16. Forsikringsåret 2015 Bestyrelsen tog rapporten til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager rapporten fra Nordflex om Forsikringsåret 2015, til efterretning. Forsikringsåret Evaluering af Tranemosegårds repræsentantskabsmøde den 18. maj 2016 Bestyrelsen evaluerede repræsentantskabsmødet, der forløb rigtig fint. Et ønske om et bedre højtaleranlæg, da der er dårlige lydforhold. Administrationen indstiller, at bestyrelsen evaluerer afholdelsen af Tranemosegårds repræsentantskabsmøde den 18. maj Referat fra repræsentantskabsmødet den 18. maj

21 18. Tranemosegårdbladet-vedr. organisationens historie Bestyrelsen godkendte merudgiften på kr kr., der tages fra dispositionsfonden. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender en merudgift på kr til det ekstraordinære Tranemosegårdblad, der omhandler organisationens historie. Beskrivelse: På repræsentantskabsmødet den 18. maj 2016, besluttede organisationsbestyrelsen at udvide det ekstraordinære Tranemosegårdblad vedr. organisationens historie med 8 siger, så det nu i alt kommer til at blive et blad på 24 sider. Dette medfører en ekstraudgift på kr , så bladet i alt kommer til at koste kr. inkl. tryk og medarbejdertimer. 19. Regler og rettigheder for bestyrelsen Bestyrelsen godkendte Regler og rettigheder for bestyrelsen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter udkastet til bestyrelsens regler, rettigheder og muligheder. Bestyrelsen - regler, rettigheder og muligheder 20. Mødeplan 2017 Bestyrelsen godkendte mødeplanen for Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender mødekalender for 2017 Beskrivelse Administrationen har et ønske om at vende om på rækkefølgen af møderne, så bestyrelsesmøderne i BO-VEST afholdes før møderne i organisationerne. Det skyldes, at en væsentlig del af emnerne på BO-VESTs dagsorden skal behandles i organisationerne efterfølgende, og der med den nuværende rytme kan være op til uger mellem et møde i BO-VEST og de tre organisationer. Møderne i de tre 21

22 organisationsbestyrelser er lagt i de samme uger, for at sikre den bedst mulige koordinering. Forslag til mødedatoer: Bestyrelsesmøder: Torsdag den 9. februar 2017 Torsdag den 20. april 2017 Mandag den 29. maj 2017 i forbindelse med repræsentantskabsmødet Torsdag den 22. juni 2017 Torsdag den 28. september 2017 Torsdag den 7. december 2017 Repræsentantskabsmøde: Mandag den 29. maj 2017 Mødekalender 2017 (med forbehold for ændringer, da mødekalenderen endnu ikke vedtaget af de øvrige bestyrelser) 21. Orienteringssager Antenneforeningen v/ Ulrik Brock Hoffmeyer Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse: 3B Folehaven, med 973 tilslutninger, er nyt medlem i Antenneforeningen Brøndby fra 01/ Foreningen kommer dermed tæt på medlemmer i Tilslutningen i Gadekæret forløber planmæssigt og forventes afsluttet i 3 kvartal Der skal afholdes Repræsentantskabsmøde i foreningen den 22. juni Bestyrelsen arbejder p.t. med planlægning af en temadag til efteråret. 22. Orienteringssager BO-VEST v/ Dorthe Larsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. VAs afdeling Grønning har jubilæum den 10. juni. Alle er velkomne. 22

23 Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 23. Orienteringssager BIB v/ Dorthe Larsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 24. Orienteringssager BL v/ Allan Nielsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 25. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme v/ Hugo Thuge Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Der starter ny driftsleder i Brøndby Fjernvarme den 1. juli Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 26. Orienteringssager fra administrationen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. I forbindelse med overgang til den nye administrationsplatform ser det ud til, at afdelingerne stadig har problemer med at printe det rigtige materiale til afdelingsbestyrelserne. Administrationen undersøger problemet. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 23

24 Administrationsplatformen En gruppe medarbejdere har siden efteråret 2015 arbejdet på at få administrationsplatformen tilpasset til BO-VESTs systemer. Et omfattende projekt, som nu er ved at være tilendebragt. Helt præcist starter konverteringen - dvs. overflytningen - af alt BO-VEST-materiale til den nye IT-platform torsdag den 2. juni og fortsætter frem til søndag den 5. juni. Det betyder også, at BO-VEST lukker for personlig og telefonisk betjening fredag den 3. juni Afdelingsbestyrelser og organisationsbestyrelser er orienteret om dette pr. mail d. 1. juni. Status på udsættelser-april og maj 2016 Antal udsatte i april og maj måned som følge af økonomiske forhold: Fordelt på organisationer: VA: 0 udsættelser Tranemosegård: 0 udsættelser AB: 0 udsættelser Fordelt på afdelinger: Ingen udsættelser Status på udsættelser Status på ledige lejemål i Tranemosegård Antal ledige lejemål Boliger: 0 Erhvervslejemål: 0 Institutioner: 0 Kommentarer til lejemål: Følgende lejemål giver lejetab pga. udlejningsproblemer: Uændret siden sidste møde. Fraflytningsstatistik Statistik for marts og april 2016 Til- og fratrædelser Tiltrædelser Administrationen: Jan Obel, områdeleder i Drift, 1. maj Svetlana Bindslev, økonomimedarbejder i ØKO, 25. maj Lee Schmidt Weinreich, Indkøbskonsulent i Drift, 1. juni 24

25 Marianne Melkjorsen, kommunikationsmedarbejder i Ledelsessekr., 1. juni Yasir Malik flyttes fra en stilling som driftskonsulent i Drift til projektleder i Byg, 1. juni Boligafdelingerne: Andreas Emil Thomsen, ejendomsserviceteknikerelev, 27. juni Fratrædelser Administrationen: Anne Gine Christiansen, udlejningsmedarbejder i Bolig, 20. april Boligafdelingerne: Ingen 27. Næste møde Næste møde i organisationsbestyrelsen er onsdag den 21. september Eventuelt Allan Nielsen ønskede at derpå næste møde blev taget et punkt op omkring postproblematikken. Vil ansatte kunne hjælpe med postomdeling, rengøring eller anden hjælp. Brøndby den 9. juni 2016